- 1. AUDIT PRESTASI Ceramah oleh: Azmin Husin Sektor Audit Badan
Berkanun Persekutuan Jabatan Audit Negara
2. TERMINOLOGI
- AUDIT NILAI BAGI WANG (VALUE FOR MONEY)
- AUDIT KECEKAPAN & KEBERKESANAN
3. KONSEP & OBJEKTIF AUDIT PRESTASI 4. TAKRIF Satu penilaian
terhadap aktiviti-aktiviti organisasi untuk menentukan
sumber-sumber diurus dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan
keberkesanan serta keperluan-keperluan akauntabiliti telah dipatuhi
. 5. Definasi (Lima Conference of INTOSAI 1977) Salah satu
bidang/jenis audit yang berorientasikanprestasi, keberkesanan,
ekonomi dan kecekapanperkhidmatan awam. Bidang audit ini bukan
sahaja termasuk aspek-aspek spesifik mengenai pengurusan, tetapi
juga aktiviti-aktiviti pengurusan yang komprehensif (termasuk
sistem-sistem organisasi dan pentadbiran). 6. PETIKAN DARIPADA
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2/1979 Audit Pengurusanadalah
berkenaan dengan perkara tanggungjawab pengurusan dalam hal-hal
penggunaan wang awam, harta-benda, kakitangan-kakitangan dan
sumber-sumber lain. Dalam perkataan lain, Audit Pengurusan
merupakan pemeriksaan yang objektif dan analitikal terhadap
kecekapan dan kekesanan dalam mana sumber-sumber diurus dan
digunakan. Sebagai lanjutan kepada Audit Pengurusan,Audit
Programmelibatkan terutamanya penyiasatan ke atas hasil-hasil atau
faedah-faedah yang dicapai oleh sesuatu agensi dan juga penilaian
prestasi program-program dalam pencapaian matlamat-matlamat yang
ditentukan oleh Parlimen. 7. PERBANDINGAN AUDIT DALAMAN /
PENGURUSAN
- Fokus terhadap ekonomi dan kecekapan organisasi;
- Melapor kepada Pengurusan
- Mengaudit fungsi & aktiviti secara berasingan
- Mekanismenya kepada pemantauan terus menerus
- Fokus terhadap ekonomi, kecekepan dan keberkesanan;
- Lapor kpd. Pengurusan/Parlimen;
- Review organisasi & program secara menyeluruh;
- Mekanismenya adalah tidak terus menerus
8. PERBEZAAN AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN
- Guna data kewangan sahaja untuk menggubal pendapat mengenai
kedudukan kewangan dan pematuhan undang/peraturan
- Guna data kewangan dan bukan kewangan utk. menilai ekonomi
& kecekapan dlm. Pengurusan sumber.
9.
- Fokus kpd. Kesilapan, ketinggalan, penipuan dalam
transaksi;
- Tiada komen samada jabatan kerajaan memenuhi kehendak kumpulan
sasaran yang diberi khidmat;
- Tidak memberi syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan
& keberkesanan.
- Fokus terhadap prestasi keseluruhan organisasi -
program/projek/aktiviti;
- Menilai sejauh mana jabatan kerajaan memenuhi ekspektasi kump.
sasaran.
- Membuat syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan dan
keberkesanan.
10. AUDIT PRESTASI * EKONOMI * KECEKAPAN * KEBERKESANAN AUDIT
KORPORAT AUDIT KERAJAAN *PENDAPAT KEDUDUKANKEWANGAN *PEMATUHAN SKOP
AUDIT PRESTASI 11. OBJEKTIF AUDIT
- Untuk memberi maklumat kepada Pengurusan/Parlimen samada
pengurusan sumber i.e kewangan, tenaga dan fizikal telah dibuat
dengan ekonomi, cekap dan berkesan;
- Kehendak akauntabiliti telah dipatuhi;
- Menambahbaik kualiti perkhidmatan awam dengan menggalakkan
amalan-amalan pengurusan yang cemerlang.
12. Pek.Perb.2/1979Perenggan4. Maksud Dengan perkembangan
jentera-jentera kerajaan yang begitu pesat dan bertambah
kompleksnya operasi-operasi kerajaan, telah menyebabkan selalunya
berlaku perwakilan fungsi-fungsi pengurusan dan pentadbiran kepada
peringkat pengurusan bawahan.Oleh itu terdapatlah satu keperluan
yang penting bagi menentukan bahawa "accountability" dan pengurusan
kewangan adalah dijalankan dengan berpatutan . Di samping itu,
perubahan-perubahan semasa dalam sistem-sistem belanjawan, kewangan
dan perakaunan telah mendesak keperluan bagi menubuhkan Unit-unit
Audit Dalam di agensi-agensi terpilih. Unit-unit tersebut akan
menyiasat aktiviti-aktiviti dan operasi-operasi agensi-agensi yang
berkenaan secara berterusan serta juga melaporkan pendapat/syornya
ke pihak pengurusan atasan dengan sertamerta. 13. STRATEGI &
PENDEKATAN AUDIT
-
- Auditan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur penting untuk
menjayakan sesuatu program atau pengeluaran sesuatu output.
Menentukan implikasi/kesan terhadap ketidakpatuhan terhadap
output/hasil program/projek.
-
- Sumber Kriteria-kriteria:-
-
-
- Arahan, panduan kerja polisi dan peraturan organisasi
-
-
- Prosedur-prosedur dan aktiviti di organisasi lain.
14. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT
-
- Auditan dibuat berdasarkan output (result) sesuatu
program/projek dan mengenalpasti punca/sebab kelemahan-kelemahan
akibat ketidakpatuhan prosedur.
-
-
- Sumber Kriteria-kriteria:
-
-
-
- Result yang dijangkakan/dirancangkan.
-
-
-
- Kualiti dan jangkamasa output
15. Konsep 3 Es
-
- meminimumkan kos sumber yang digunakan dengan mengambilkira
kualiti yang baik.
-
- Juruaudit akan menentukan samada sumber digunakan:-
-
-
- Jenis yang betul(Spesifikasi,Kualiti)
16. Konsep 3 Es
-
- hubungan antara input dan output
-
-
- Pertambahan output - input tak berubah
-
-
- Penurunan input - output tak berubah
-
- contoh penggunaan katil hospital, bilik bedah dan penggunaan
ubat-ubatan
17. Konsep 3 Es
- E ffectiveness (Keberkesanan)
-
- Setakat mana program/projek mencapai objektif yang
ditetapkan.
-
- Pada praktikalnya, konsep untuk susah untuk ditentukan dan
diukur.
18. Konsep 3 Es
-
- E ffectiveness (Keberkesanan)
-
- Untuk melapor mengenai keberkesanan, attributes berikut boleh
dipakai:-
-
- 1. Penerimaan oleh klien.
-
- 5. Pencapaian/Hasil Kewangan
-
- 8. Persekitaran Tempat Kerja
19. E ffectiveness (Keberkesanan)
- Sumber Maklumat Mengenai Keberkesanan
-
- Sumber Dalaman Organisasi
-
-
- Penyata Kewangan dan akaun, laporan kemajuan fail peribadi,
Rancangan Strategik dll.
-
- Standard Industri Yang Sedia Ada
20. Standard-standard Pemeriksaan Audit Prestasi (U.S GAO) 21.
Standard-standard Pemeriksaan
- Kerja hendaklah dirancang
- Kakitangan hendaklah dikawal selia
- Pematuhan kpd. Undang-undang/peraturan
- Pemahaman tentang kawalan-kawalan pengurusan
- Bukti audit yang mencukupi, kompeten dan relevan hendaklah
diperolehi untuk menyokong penemuan dan rumusan audit.
22. KAEDAH DAN TEKNIK PENGAUDITAN 23. PROSES AUDIT
24. PROSES AUDIT PRESTASI 25. PROSES PERANCANGAN
-
- Proses memahami dan mengumpul maklumat awal mengenai:-
-
-
- madat, organisasi, belanjawan, program-program utama,
undang-undang dan peraturan berkaitan dan prosedur asas.
-
-
- Memberi panduan kpd. Juruaudit terhadap bidang-bidang yang
perlu diaudit (secara kasar) dan juga yang ada kepentingan umum
atau negara.
-
-
- Penetuan Lines of Audit Enquiry (LAE)
26. PROSES PERANCANGAN
- 2. SURVEY AWALAN (Preliminary)
-
- Setelah mengenal pasti bidang untuk ditumpukan, jalankan survey
terhadap bidang-bidang yang dipilih.
-
- Ini dijalankan secara lebih terperinci berbanding proses
overview.
-
- Maklumat-maklumat yang perlu dalam survey adalah:
-
-
- Latar Belakang dan Sejarah
-
-
- Perancangan/Kewangan/Pelaksanaan/Operasi
Program/Aktiviti/Projek
-
-
- Isu-isu yang berpotensi (Matters of Audit Significance)
27. PROSES PEMERIKSAAN
-
- Objektif, Skop, Metodologi Audit
-
- Mengenalpasti Kriteria dan Keadaan
-
- Mengenalpasti Sebab dan Kesan
- Menggubal Penemuan dan Syor
28. PELAPORAN
- Laporan Audit Pengurusan mengandungi:-
-
- 1.Fakta-fakta mengenai program/projek/aktiviti:-
-
- Latar Belakang, Perancangan, Sumber Kewangan, Pelaksanaan,
Operasi, Prosedur
-
- Ketidakcekapan (Inefficiencies)
-
- Ketidakpatuhan (Non-compliance)
29. PELAPORAN(samb.)
-
-
-
- Tepat, jelas, spesifik dan boleh dilaksanakan
-
-
- Penjimatan kos atau faedah-faedah lain
30. Menggubal Penemuan & Syor
- Elemen-elemen berikut dipakai:-
-
- KRITERIA (Apa sepatutnya dipatuhi/ikuti)
-
- KEADAAN (Apa yangdiamalkan/diikuti)
-
- SEBAB/PUNCA (Mengapa berlaku)
-
- KESAN (Akibatnya dan kesan terhadap pengguna, masyarakat,
sosio-ekonomi/budaya, negara, etc.)
31. HUBUNGAN 3ES DGN. MODEL PROGRAM PROJEK TELAGA TIUB OUTPUT
PENCAPAIAN IMPAK INPUT Ekonomi 4 Ms Men,Money Machines,Materials
Efficiency Bil. Telaga Tiub Dibina Effectiveness * Setakat mana
paras air menurun * Luas tanah didapat balik *Tambahan Pendapatan
Penduduk 32. Indikator bagi Ekonomi dan Kecekapan
- Indikator yang utama dalam pengukuran isu-isu ekonomi dan
kecekapan ialah:-
33. Bidang-bidang Yang Terlibat (Isu-isu Ekonomi dan
Kecekapan)
- Pengurusan aset/inventori
- Pembayaran dan Kutipan Hasil
- Pengurusan geran/pemberian
- Kos Pentadbiran dan Perjalanan
- Sistem maklumat pengurusan
34. Elemen-elemen Dalam Pemeriksaan & Pelaporan KRITERIA
KEADAAN CAUSE EFFECTS 35. KRITERIA
- Standard yang ditetapkan/diambil oleh Juruaudit untuk membuat
pengukuran dan penilaian sesuatu program/projek yang diaudit.
-
- undang-undang, peraturan, pekeliling, polisi prosedur,
rancangan, standard (eg. MS ISO)
36. Mengenal pasti Kriteria
- 1. Kenal pasti peraturan, undang-undang polisi, prosedur,
standard dsb.
- 4. Pilih Kriteria yang relevan
- 5. Tentukan kriteria ini umum atau spesifik berbanding dgn.
Keadaan (condition)
37. Mengenal pasti Kriteria (samb.)
- Menilai dan menyemak kriteria dari segi:
38. KEADAAN (Condition)
- Keadaan yang berlaku dalam sesuatu program/projek/aktiviti yang
perlu difahami dan dikenal pasti elemen-elemennya.
- Supaya dapat membuat penilaian
- Keadaan boleh dikenalpasti di peringkat berikut:-
-
- organisasi -budaya organisasi,
-
- kumpulan kerja -aliran kerja, peralatan, komunikasi
-
- Individu/Personel -kelayakan, latihan
-
- Persekitaran -Teknologi, pembekal, pelanggan
39. CAUSE(Sebab/Punca)
- Causes- Sebab musabab/punca keadaanyang tidak selaras/menepati
kriteria, yang wujud dalam program/projek/aktiviti.
- 3 langkah menggubalCausesadalah:-
-
- Menghasilkan causes daripada kriteria dan condition yang
ditemui;
-
- Menentukan causes yang boleh diambil tindakan
-
- Mengesahkan kesahihan causes
40. Menghasilkan Causes
- Maklumat mengenai Causes (sebab musabab) boleh diperolehi
daripada soal selidik, carta aliran, carta organisasi dsb.
- Maklumat juga boleh diperolehi daripada analisis kawalan
pengurusan/kawalan dalaman.
- Salah satu teknik untuk mengenal pasti Causes adalahRajah
Tulang Ikan .
41. Rajah Tulang Ikan Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama
ISU/MASALAH (CONDITION) Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama
42. EFFECTS (Kesan)
- Setelah selesai mengenal pasti Kriteria, Condition (keadaan),
langkah seterusnya adalah mengenal pasti effects daripada
kelemahan/kepincangan dalam program/projek/aktiviti yang
dikaji.
- Menggariskan Effects dalam penemuan audit adalah penting
kerana:-
-
- boleh dijadikan sebagai pemangkin untuk perubahan
-
- boleh meyakinkan Pengurusan mengapa tindakan
menambahbaikan/perubahan perlu.
-
- Berkait dengan pencapaian objektif
43. Jenis-jenis Effects
- Terdapat 2 jenis effects:-
-
-
- Tidak ketara, tiada kaitan secara langsung dengan
program/projek.
-
-
- Pencapaian matlamat & objektif program/projek.
44. Ciri-ciri Effects
- Effects sebenar- akibat/kesan daripada condition semasa atau
lepas di mana tindakan pembetulan perlu untuk mengubah
prosedur/proses/amalan yang tidak ekonomi dan cekap.
- Effects berkemungkinan- kesan yang logik yang akan
berlaku.
- Effects Signifikan- Effects penting yang memberi kesan ketara
dan perlu tindakan pembetulan.
- Effects Boleh Diukur- diukur dengan data-data sejarah atau
data-data anggaran.
45. Fokus Audit Effectiveness(Kecekapan)
- Tentukan samada objektif adalah sesuai, relevan dan tepat.
- Tentukan setakat mana program telah mencapai matlamat yang
ditetapkan.
- Tentukan samada Pengurusan telah mengambil kira berbagai
alternatif yang menghasilkan pencapaian yang lebih berkesan dan kos
yang lebih rendah.
- Kenal pasti cara lain untuk menambahbaikan program.
- Tentukan undang-undang/peraturan yang berkaitan dipatuhi.
46.