TARIKH: 19 OKTOBER 2018
JAM : 8.30-10.30 PAGI
TEMPAT: THE GUEST HOTEL &
SPA PORT DICKSON
TEGURAN AUDIT
OBJEKTIF PENGAUDITAN
• Objektif pengauditan adalah bagi menilai sama ada:
•Struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan diwujudkan; •Sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap
pungutan hasil, perbelanjaan, amanah, perolehan, aset dan inventori serta kenderaan diwujudkan; •Pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-
undang dan peraturan yang ditetapkan; dan •Rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan
dengan lengkap dan kemas kini.
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Pengurusan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
4.1.2 Sistem dan Prosedur –
Pemeriksaan Mengejut (AP309)
Bahagian Amalan Perubatan
(CKAPS) tidak melaksanakan
Pemeriksaan Mengejut sekali dalam
tempoh 6 bulan selepas tarikh
terakhir pemeriksaan iaitu pada 18
Mei 2017 (18 November 2016).
4.1.2 Pemeriksaan Mengejut
Arahan Perbendaharaan (AP) 309
Semakan Audit terhadap Pemeriksaan
Mengejut yang telah dijalankan bagi 3
PTJ di KKM mendapati semua
bahagian tidak menjalankan
pemeriksaan mengejut terhadap
terminal Touch n Go yang juga
merupakan barang berharga.
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Pengurusan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
4.1.3 Pengurusan Lembaga
Tatatertib/Surcaj - Laporan Suku
Tahun Pengurusan Tatatertib Pegawai
Awam Lewat Dihantar Kepada JPA
Kesemua Laporan Suku Tahun telah
lewat dikemukakan kepada pihak JPA.
Bukti bertulis berkaitan tarikh sebenar
Laporan dihantar telah tidak
dikemukakan kepada pihak Audit.
4.1.3 Pengurusan Lembaga
Tatatertib/Surcaj- Laporan Suku Tahun
Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam
Tidak Dihantar Ke JPA
Semakan Audit terhadap rekod Laporan
Suku Tahun Pengurusan Tatatertib
Pegawai Awam KKM yang disediakan
oleh Unit Integriti mendapati 3 daripada
4 Laporan Suku Tahun tidak
dikemukakan kepada pihak JPA,
manakala laporan bagi suku tahun
pertama 2017 telah lewat dikemukakan.
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Bajet
TAHUN 2016 TAHUN 2017
4.2.2 Pemantauan Projek –
Penyelenggaraan Rekod SPPII
Kurang Berkesan
Perbezaan maklumat peruntukan
dan perbelanjaan di antara
Laporan Prestasi Perbelanjaan
Pembangunan dengan Laporan
Perincian Kewangan SPP II.
4.2.2 Pemantauan Projek- Penyelenggaraan
Rekod SPPII Kurang Berkesan
Mengikut 1PP-PB 1.3 Perenggan 10, Pegawai
Pengawal hendaklah memastikan Sistem
Pemantaun Projek II (SPPII) sentiasa dikemas
kini. Kesemua maklumat seperti maklumat
projek, siling, peruntukan tahunan, tambahan/
kurangan siling/ peruntukan tahunan dan
perbelanjaan setiap tahun perlu diisi
sepenuhnya dengan tepat.
Semakan Audit mendapati berlaku perbezaan
maklumat peruntukan dan perbelanjaan
antara Laporan Prestasi Perbelanjaan
Pembangunan dengan Laporan Perincian
Kewangan SPPII.
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Terimaan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Penerimaan Melalui Mel - Kelewatan
Menghantar Resit
16 dari 30 sampel Resit Rasmi
telah lewat dihantar kepada
pelanggan.
4.3.1 Penerimaan Melalui Mel
4.3.1.1 Kelewatan Menghantar Resit
Mengikut AP60 (ii), apabila Wang Awam telah
diterima melalui pos atau penghantar,
sesalinan resit rasmi baginya mestilah
disediakan pada hari yang sama dan dihantar
selewat-lewatnya pada hari bekerja
berikutnya.
Semakan Audit terhadap 30 sampel terimaan
melalui mel yang diterima di 3 PTJ terlibat
mendapati 21 Resit Rasmi telah lewat
dihantar kepada pelanggan. Butiran lanjut
adalah seperti di Jadual 9.
PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Perolehan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Pengurusan Sebut Harga Melebihi
RM50,000 Hingga RM500,000 -
Pelaksanaan Integrity Pact Kurang
Berkesan
Pelaksaanaan Integrity Pact ke
atas 5 dari 10 sampel Sebut Harga
Besar / ‘A’ tidak dipatuhi.
Semakan Audit terhadap 10 sampel Sebut
Harga ‘A’ mendapati pelaksaanaan Integrity Pact
ke atas 1 Sebut Harga Di Bahagian Akaun
tidak dipatuhi dengan berkesan.
PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Perolehan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Pengurusan Kontrak - Kontrak
Formal Lewat Ditandatangani
Kontrak Pembangunan Modul
Clinical Documentation dalam SPP
telah lewat ditandatangani selama
24 hari.
Pengurusan Kontrak - Kontrak Formal Lewat
Ditandatangani
1PP-PK4 menetapkan kontrak hendaklah ditandatangani
secepat mungkin selepas semua terma dan syarat
dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya
empat (4) bulan daripada tarikh keluarnya Surat Setuju
Terima. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date)
hendaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima
ditandatangani oleh petender yang berjaya, manakala
tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh
kedua-dua pihak.
Semakan Audit mendapati 1 kontrak ditandatangani
melebihi 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima.
Iaitu Kontrak (KKM-10/2016 (RT) Membekal, menghantar,
memasang,menguji dan mentauliah sebanyak 500unit
ambulans bersama kelengkapan peralatan perubatan
kepada kementerian kesihatan Malaysia secara rundingan
terus.
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Perbelanjaan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
4.5.1 Had Kuasa Berbelanja - Perbezaan
Had Kuasa Berbelanja Bagi Kelulusan
Baucar Bayaran
Terdapat perbezaan had kuasa
berbelanja bagi meluluskan Baucar
Bayaran dengan Surat Perwakilan Kuasa
(AP101) dan Modul Penyelenggaraan
eSPKB (BV141)
3 kakitangan yang telah diberi kuasa
sebagai Peraku II pada baucar bayaran
adalah bukan dari kalangan Gred 27 dan
ke atas.
4.5.1 Had Kuasa Berbelanja
Semakan Audit di 3 PTJ terlibat iaitu
Bahagian Kejuruteraan, Bahagian
Pembangunan dan Bahagian Akaun
mendapati berlaku perbezaan had
kuasa berbelanja bagi meluluskan
baucar bayaran dengan surat
perwakilan kuasa (AP101) dan Modul
Penyelenggaraan eSPKB (BV141).
PENEMUAN AUDIT – Kawalan Perbelanjaan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Pembayaran Di Bawah Arahan
Perbendaharaan (AP)59 - Kelewatan
Pembayaran Kepada Kontraktor/Pembekal
Selepas Tarikh kelulusan Pendahuluan Diri
2 dari 4 transaksi pembayaran di bawah
AP59 bagi tahun 2016 telah melebihi
tempoh 14 hari dari tarikh kelulusan
Pendahuluan Diri diterima.
Pembayaran Di Bawah AP59-
Semakan Audit mendapati pihak KKM
telah membuat 2 pembayaran di
bawah AP59 bagi tahun 2017.
Karar Solution- Perkhidmatan
Penyelenggaraan Rangkaian dan
Pencetakkan Nasional bagi
Pembekalan bahan cetakan.
PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Kawalan Penggunaan Kenderaan -
Tindakan Susulan Terhadap
Penyelesaian Notis Kesalahan Lalu
Lintas/Saman Tertunggak Tidak
Dilaksanakan.
Terdapat 25 sampel notis kesalahan
lalu lintas/saman tertunggak di KKM
Tiada tindakan susulan yang telah
diambil ke atas saman tersebut
selepas notis kesalahan lalu
lintas/saman dikeluarkan.
.8.2 Notis Kesalahan Lalu Lintas/Saman
Menurut WP4.1 Para 14.2, Pemandu
adalah bertanggungjawab menyelesaikan
notis kesalahan lalu lintas/saman yang
dikeluarkan oleh pihak berkuasa (Polis
Diraja Malaysia, Pihak Berkuasa
Tempatan, Jabatan Pengangkutan Jalan
dan pihak-pihak lain) jika kesalahan
dilakukan oleh pemandu.
Semakan Audit mendapati sebanyak 4
notis kesalahan lalu lintas/ saman yang
telah dikeluarkan oleh pihak berkuasa
antara tahun 2012 hingga 2017 masih
belum diselesaikan. PTJ yang terlibat
adalah Bahagian Khidmat Pengurusan,
Bahagian Amalan Perubatan dan Akaun.
PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan
Tahun 2016 Tahun 2017
Kawalan Kad Inden -
Penyelenggaraan Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden Kurang
Berkesan
8 Buku Rekod tidak diperiksa
oleh Ketua Jabatan dari
semasa ke semasa
Buku Rekod tersebut hanya
diperiksa oleh Pegawai
Kenderaan sahaja.
4.8.3 Penyelenggaraan Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden Kurang Berkesan
1PP WP4.1 Para 7.5 menyatakan
Pegawai Kenderaan mestilah
menyediakan buku rekod pergerakan Kad
Inden kenderaan. Buku rekod ini
hendaklah dikemas kini, dijaga dengan
baik dan diperiksa oleh Ketua Jabatan
dari semasa ke semasa.
Semakan Audit mendapati 5 Buku Rekod
Pergerakan Kad Inden tidak dikemas kini.
PTJ yang terlibat adalah Bahagian
Khidmat Pengurusan dan Unit Sumber
Perubatan (Bahagian Perkembangan
Perubatan).
PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan
Tahun 2016 Tahun 2017
Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit (KSBTTR) & SmartTAG
Pemulangan KSBTTR Kepada
Kementerian Setelah Pegawai
Bersara/Bertukar Kurang Berkesan
2 dari 7 sampel Pegawai JUSA
bersara/berhenti tidak mempunyai
bukti bertulis bahawa KSBTTR telah
dipulangkan kepada pihak KKM.
.8.4 Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit (KSBTTR) Kenderaan
Jabatan
1PP WP4.1 Para 12.2 menyatakan Format
Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan
Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit
hendaklah dikemas kini dan disimpan
selamat oleh Pegawai Kenderaan. Adalah
menjadi tanggungjawab Pegawai
Kenderaan untuk memastikan semua
butiran penggunaan kad dimasukkan ke
dalam buku rekod sebelum kad diberikan
kepada pemandu.
Semakan Audit mendapati 5 Buku Rekod
Pergerakan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit (KSBTTR) tidak dikemas kini
pada ruangan Bayaran Tol (RM).
PERKARA YANG MEMERLUKAN PENAMBAHBAIKAN
PERKARA HURAIAN BERBANGKIT KAEDAH
PENYENGGARAAN FAIL
• Surat Lantikan / Minit mesyuarat disimpan secara berasingan; • Tidak diserah dalam tempoh pengauditan;
CAPAIAN KEPADA SPA • Kekerapan gangguan sistem/teknikal yang menyukarkan akses
kepada sistem (daftar aset); • Sistem tidak stabil (modul pemeriksaan);
SERAHAN BUKTI AUDIT
• Dokumen diserahkan setelah pengauditan selesai/ dilaporkan; • Lewat - tidak diserah semasa pengauditan (kelulusan dan
penggunaan had penggunaan bahan api bulanan kereta rasmi Jabatan dan dokumen bukti beberapa pembekal dihubungi bagi tujuan kajian pasaran;
PENGEMASKINIAN
MAKLUMAT
• Dibuat setelah teguran Audit (Daftar pergerakan KSBTTR dan Kad Inden)
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
(KKM)
SEKIAN, TERIMA KASIH
JABATAN AUDIT NEGARA
BAHAGIAN I – SEKSYEN AUDIT KKM
SEKTOR AUDIT KEWANGAN
Top Related