Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
1 / 51
GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA (5S))
JKR HULU TERENGGANU
VERSI 2/2015
Disediakan Oleh: JAWATANKUASA
PROMOSI EKSA (5S)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
2 / 51
KANDUNGAN MUKASURAT
1. TUJUAN 5
2. LATAR BELAKANG 5
3. KONSEP (5S) 5
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (5S) 6
5. PRINSIP 5S 7
5.1 SISIH 7
5.2 SUSUN 8
5.3 SAPU 8
5.4 SERAGAM 9
5.5 SENTIASA AMAL 9
6. PELAKSANAAN EKSA (5S) 10
6.1 POLISI 10
6.2 OBJEKTIF 10
6.3 LOGO 10
6.4 SLOGAN 10
6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 11
6.8 PEWUJUDAN ZON 16
6.9 KEPERLUAN ZON 19
6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 20
6.11 KEPERLUAN FAIL 21
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
3 / 51
7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S) 22
7.1 KOMPONEN A- KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 22
7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 25
7.2.1 PERALATAN PEJABAT 25
7.2.2 BILIK / RUANG PENYIMPANAN FAIL 26
7.2.3 HIASAN DALAMAN 28
7.2.4 TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN 28
7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 29
7.2.6 RUANG KAUNTER 29
7.2.7 BILIK HELPDESK / CALL CENTRE 30
7.2.8 LANTAI 30
7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 31
7.2.10 SILING 31
7.2.11 LAMPU DAN SOKET 31
7.2.12 MEJA 32
7.2.13 LACI (MEJA / ALMARI) 32
7.2.14 KERUSI 34
7.2.15 PETI SEJUK 34
7.2.16 KOMPUTER DAN PENCETAK 34
7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 35
7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM 35
7.3.1 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN 35
7.3.2 BILIK LATIHAN 36
7.3.3 BILIK SUMBER / MULTIMEDIA 37
7.3.4 SURAU / BILIK SOLAT 37
7.3.5 PANTRI 39
7.3.67
TANDAS 40
7.3.7 PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER 41
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
4 / 51
7.3.8 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN / RUANG MENUNGGU 42
7.3.9 LOBI UTAMA / RUANG HADAPAN 43
7.3.10 LALUAN UTAMA / LALUAN AWAM 43
7.4
KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN
44
7.5
KOMPONEN E- KAWASAN PERSEKITARAN
45
7.5.1 TEMPAT MELETAK KENDERAAN 45
7.5.2 KAWASAN PERSEKITARAN JKR HULU TERENGGANU 45
7.5.3 SUDUT / PONDOK PENGAWAL 45
7.5.4 PAPAN TANDA JABATAN / PAPAN TANDA ARAH / PETUNJUK 46
7.5.5 MEDIA / BAHAN PAMERAN 46
7.6
KOMPONEN F- TEMPAT KHUSUS (JKR HULU TERENGGANU)
7.6.1 BILIK PEMANDU
46
46
7.6.2 STOR / TEMPAT PENYIMPANAN 47
8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 51
9. PENUTUP 52
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
5 / 51
1. TUJUAN
Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga
Jabatan Kerja Raya Hulu Terengganu (JKRHT) dalam mengamalkan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) 5S agar persekitaran kerja bersih, kemas dan
kondusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi
piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima
sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
2. LATAR BELAKANG
EKSA (5S) telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan
persekitaran tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat
dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti
secara sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan
pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi dapat
dijimatkan.
3. KONSEP 5S
5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke
Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang
dinyatakan di dalam jadual di bawah:
BAHASA
JEPUN
BAHASA
MALAYSIA
BAHASA
INGGERIS
MAKSUD
CONTOH
Seiri
Sisih
Sort
Menyisih barang-barang yang
tidak perlu: Mengasingkan dan
melupuskan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat
kerja secara sistematik.
Membuang sampah
Seiton
Susun
Set In Order
Kekemasan: Menyusun secara
kemas dan sistematik, barang
Berupaya mendapatkan dokumen dalam
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
6 / 51
yang diperlukan supaya mudah
diambil dan dikembalikan di
tempat asal selepas
digunakan.
tempoh 30 saat.
Seiso
Sapu
Shine
Pembersihan: Membersihkan
dan memeriksa tempat kerja
secara terperinci supaya tiada
debu atau kotoran di atas
lantai, peralatan dan
persekitaran tempat kerja.
Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.
Seiketsu
Seragam
Standardise
Keseragaman: Mewujudkan
piawaian amalan terbaik di
tempat kerja dan
memastikan piawaian
tersebut dipatuhi di samping
memastikan tempat kerja itu
bersih dan teratur
sepanjang masa.
Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.
Shitsuke
Sentiasa Amal
Sustain
Disiplin: Melatih pekerja untuk
mengamal 5S secara
berterusan supaya menjadi
tabiat dan budaya kerja
organisasi dalam
merealisasikan EKSA (5S)
Lakukan amalan 5S secara harian.
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (5S) (EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM)
4.1 EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah
diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling
Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif
Sektor Awam). Justeru dalam Garis Panduan ini, nama EKSA akan
digunakan bagi menggantikan nama 5S.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
7 / 51
4.2 Tujuan penjenamaan semula:
4.2.1 Menampilkan imej baru
4.2.2 Kekal relevan
4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri
4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi
4.2.5 Memenuhi keperluan semasa
4.3 Objektif bagi penjenamaan semula:
4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat
4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif
4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif
4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)
4.4 Faedah melaksanakan EKSA (5S):
4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan
rapi)
4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi
4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran
4.4.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam
4.4.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi
4.4.6 Meningkatkan semangat kerja berpasukan
4.4.7 Meningkatkan disiplin warga agensi
4.4.8 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
4.4.9 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
5. PRINSIP 5S
5.1 Sisih
Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat kerja.
Aktiviti sisih melibatkan:
5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
8 / 51
5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa
akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prosedur
5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka
kaedah / kos yang paling rendah perlu ditentukan
5.2 Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat
ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang
teratur, kemas, berkesan dan selamat.
Aktiviti ini melibatkan:
5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu-
Keluar Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak
mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai tarikh
luput yang sama, maka aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu
Keluar Dulu) akan digunakan.
5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.
5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.
5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30
saat.
5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa
adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali
ke tempat asal.
5.3 Sapu
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di
dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti
kerja.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
9 / 51
Aktiviti ini melibatkan:
5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.
5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang
telah ditetapkan.
5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan
5.4 Seragam
5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat
kerja bersih dan teratur sepanjang masa.
5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman
prosedur, susun atur atau format.
5.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun,
sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk
mempertingkatkan EKSA (5S).
Aktiviti ini melibatkan:
5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.
5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.
5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga JKRHT
5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA (5S) secara berterusan
melalui latihan.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
10 / 51
6 PELAKSANAAN EKSA (5S)
6.1 Polisi
Kami berazam mewujudkan persekitaran kerja berkualiti dan
membudayakan amalan kerja yang cekap dan cemerlang.
6.2 Objektif
6.2.1 Mewujudkan Persekitaran Kerja yang bersih, kemas, kondusif dan
selesa
6.2.2 Mengamalkan kerja berpasukan, disiplin dan profesionalisma
6.2.3 Penghasilan perkhidmatan dan Produk yang Berkualiti
6.2.4 Mempertingkatkan kecemerlangan organisasi
6.2.5 Memenuhi tahap kepuasan pelanggan
6.3 Logo
6.4 Slogan
" Persekitaran Kondusif, Perkhidmatan Efektif "
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
11 / 51
6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan
6.7.1 Carta Organisasi
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
12 / 51
6.7.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)
6.7.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA (5S).
6.7.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan.
6.7.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber
kewangan.
6.7.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan
dasar JKR Hulu Terengganu.
6.7.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-
ketua.
6.7.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.
6.7.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan
JK Audit)
6.7.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (5S) 5S
(dengan bantuan JK Promosi).
6.7.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-
amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).
6.7.3 Peranan Pengerusi
6.7.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA (5S).
6.7.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA (5S).
6.7.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA (5S).
6.7.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
6.7.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa
Pelaksana (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.
6.7.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.
6.7.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan
Jawatankuasa Pelaksana (Audit, Latihan, Promosi)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 13
6.7.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA (5S) melalui contoh
amalan terbaik.
6.7.4 Peranan Fasilitator
6.7.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli
kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA (5S).
6.7.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan
yang disediakan.
6.7.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan
6.7.5 Peranan Penyelaras
6.7.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)
6.7.5.2 Menyelaraskan program EKSA (5S)
6.7.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA (5S)
6.7.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA
(5S)
6.7.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta
memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA (5S)
6.7.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA (5S) dalam
organisasi.
6.7.6 Peranan Setiausaha
6.7.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana
EKSA (5S)
6.7.6.2 Menyelaraskan Program EKSA (5S) JKR Hulu Terengganu.
6.7.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA (5S)
6.7.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta
minit berkaitan pelaksanaan EKSA (5S)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 14
6.7.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA (5S) dalam
organisasi
6.7.6.6 Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan
perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA (5S)
6.7.6.7 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta
memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA (5S)
6.7.6.8 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon
6.7.7 Peranan Jawatankuasa Audit
6.7.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan
pelaksanaan audit.
6.7.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman
EKSA (5S).
6.7.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan
yang dikenalpasti semasa proses audit.
6.7.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
6.7.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA
(5S) kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S).
6.7.7.6 Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut
keperluan.
6.7.8 Peranan Jawatankuasa Promosi
6.7.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA (5S) dalam
Carta Gantt Induk.
6.7.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti
pertandingan EKSA (5S) :kebersihan, poster, banner dan lain-lain)
bagi memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA (5S)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 15
6.7.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan
aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
6.7.8.4 Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada
yang layak
6.7.8.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.
6.7.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran
terhadap kepentingan EKSA (5S) di kalangan warga kerja kepada
Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)
6.7.9 Peranan Jawatankuasa Latihan
6.7.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk
amalan EKSA (5S) kepada semua warga kerja JKR Hulu
Terengganu.
6.7.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil
belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh
aktiviti EKSA (5S) serta amalan peningkatan kualiti yang lain.
(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil
keputusan audit aktiviti EKSA (5S)).
6.7.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang
dijalankan
6.7.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang
untuk menghadiri latihan EKSA (5S) secukupnya.
6.7.10 Peranan Ketua Zon
6.7.10.1 Bertindak selaku Penyelaras EKSA (5S) Peringkat Zon (rujuk
pelan pembahagian zon).
6.7.10.2 Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA (5S) Peringkat Zon (rujuk
contoh carta organisasi peringkat Zon).
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 16
6.7.10.3 Memastikan ahli-ahli JK Pelaksana (Latihan / Promosi / Audit)
EKSA (5S) Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu
aktiviti JK Pelaksana EKSA (5S) (Latihan / Promosi / Audit)
peringkat zon secara berjadual.
6.7.10.4 Mengadakan mesyuarat pada setiap bulan dengan ahli-ahli
kumpulan.
6.7.10.5 Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta
Gantt Zon, selaras dengan Carta Gantt induk.
6.7.10.6 Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA (5S)
kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S) secara berkala.
6.7.10.7 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti
EKSA (5S).
6.7.10.8 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga
kerja
6.8 Pewujudan Zon
6.8.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA (5S) adalah untuk memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.
6.8.2 Senarai 3 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA (5S) JKRHT:
BIL.
NAMA ZON
ARAS
1.
ZON BANGUNAN
BAWAH
2.
ZON JALAN
ARAS 1
3.
ZON PENTADBIRAN
ARAS 2
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 17
6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih
terperinci adalah seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 18
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 19
6.9 Keperluan Zon
6.9.1 Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon perlu dibentuk.
6.9.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon dibuat oleh
Ketua Zon tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Jurutera
Daerah JKR Hulu Terengganu selaku Pengerusi Jawatankuasa
Pelaksana EKSA (5S)
6.9.3 Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon :
6.9.4 Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon berperanan:
6.9.4.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon
6.9.4.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon
6.9.4.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA (5S)
6.9.4.4 Melaksana aktiviti-aktiviti 5S peringkat zon
6.9.4.5 Memantau pelaksanaan EKSA (5S) peringkat zon
6.9.4.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S) sepertimana
yang dinyatakan dalam Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
(5S) JKRHT yang terkini
6.9.4.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.
6.9.4.8 Menyediakan Sudut EKSA Zon di lokasi yang strategik.
6.9.4.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA (5S) peringkat
zon.
6.10 Keperluan Sudut EKSA (5S)
6.10.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
6.10.1.1 Nama Zon
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 20
6.10.1.2 Polisi ,Objektif, Visi & Misi EKSA (5S)
6.10.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)
6.10.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)
6.10.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)
6.10.1.6 Carta Organisasi Zon(Catatan: peringkat zon sahaja)
6.10.1.7 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas
pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (5S) di zon tersebut serta
lengkap bertarikh)
6.10.1.8 Logo EKSA (5S) JKRHT
6.10.1.9 Slogan EKSA (5S) JKRHT
6.10.1.10 Informasi berkaitan EKSA (5S) (Catatan: untuk tujuan
promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar
bagi aktiviti seperti Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan
slot Buletin EKSA (5S))
6.10.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan
menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau
secara maya
6.10.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh Jurutera Daerah
JKR Hulu Terengganu, perlu dipamerkan.
6.10.4 Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan
aktiviti EKSA (5S) termasuk gambar sebelum & selepas, gotong royong,
anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi
EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 21
6.11 Keperluan Fail
6.11.1 Dokumentasi pelaksanaan EKSA (5S) perlu disediakan di peringkat
Pelaksana, (Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.
6.11.2 Keperluan dalam Fail EKSA (5S) adalah seperti berikut:
BIL TAJUK BAHAGIAN
(PARTITION)
KANDUNGAN FAIL YANG
BERKAITAN
1 PENGENALAN Polisi, Objektif dan Garis Panduan
EKSA (5S)
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pelaksana) dan Zon
2 CARTA ORGANISASI Carta Organisasi Induk ,
Jawatankuasa (Pelaksana) dan
Zon
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pelaksana) dan Zon
3 PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan / zon
masing-masing
Fail Induk dan Zon
sahaja
4 CARTA GANTT Carta Gantt Induk / JK (Pelaksana)
/ Zon masing-masing
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pelaksana) dan Zon
5 MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat yang disimpan
mengikut peringkat jawatankuasa
masing-masing
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pelaksana) dan Zon
6 GAMBAR AKTIVITI Gambar yang diambil
mempamerkan suasana aktiviti
EKSA (5S). Tarikh gambar
diambil perlu dipaparkan bersama
Fail Induk, Jawatankuasa
(Pelaksana) dan Zon
7 GAMBAR SEBELUM
DAN SELEPAS
Gambar yang diambil
mempamerkan suasana sebelum
dan selepas pelaksanaan EKSA
(5S). Tarikh gambar diambil perlu
dipaparkan bersama
Fail Induk dan Zon
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 22
6.11.3 Bagi maklumat dokumen tambahan seperti memo,surat, rekod belanjawan,
maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA (5S) selain
dari yang dinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi boleh dibuat dalam
fail yang sama dengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partition
dalam Fail EKSA (5S) di bawah tajuk „9.LAIN-LAIN’.
6.11.4 Alternatif cara mendokumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang
berasingan adalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu
dinamakan sebagai Fail EKSA (5S)-LAIN-LAIN
6.12 Kriteria Audit
6.12.1 Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA (5S) terkini yang telah
dikeluarkan.
7 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S)
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA (5S) ini terbahagi kepada 6 komponen utama
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKR Hulu Terengganu ini.
Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan
Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Komponen C :Tempat Umum
Komponen D :Keselamatan Persekitaran
Komponen E :Kawasan Persekitaran Fasiliti
Komponen F :Tempat Khusus
7.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
7.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20 pecahan komponen
yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang
dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.
7.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara
ringkas seperti di bawah:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 23
SUB KOMPONEN
TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garis Panduan selaras dengan Polisi EKSA (5S) JKR Hulu Terengganu
A2 JK Pelaksana (melalui penyelaras)
Menyebarkan Manual/ Garis Panduan serta Polisi EKSA (5S) dan memastikan semua wargakerja memahaminya
A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)
Memastikan Amalan EKSA (5S) dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua warga kerja
A4 Sekretariat (JK Pelaksana)
Setiausaha (JK Latihan,Promosi & Audit dan JK Zon)
Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA (5S) disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini
A5 JK Pelaksana Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S) seperti manual / Garis Panduan yang dibangunkan oleh JKR Hulu Terengganu
A6 Ketua Zon Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA ditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan
A7 JK Pelaksana Ketua Zon
Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA (5S) yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut
i. JK Latihan ii. JK Promosi iii. JK Audit
A8 JK Pelaksana JK Latihan,Promosi dan Audit
JK Zon
Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA (5S) secara berkala seperti:
i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt ii. Menyebar Maklumat Latihan,
Promosi dan Audit
iii. Melaksana Program EKSA (5S)
A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA (5S)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 24
A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA (5S) seperti program kesedaran dan lawatan
A11 Penyelaras JK Pelaksana Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit Ketua Zon
Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA (5S) dalam Mesyuarat Pengurusan JKR Hulu Terengganu/ Mesyuarat JK Pelaksana EKSA (5S) /Mesyuarat lain yang berkaitan
A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun
A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan warga kerja JKR Hulu Terengganu
A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)
A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit (Pelaksana)
Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut
i. Anugerah Zon terbaik ii. Anugerah Bilik terbaik iii. Anugerah Bahagian terbaik iv. Anugerah Workstation terbaik v. Anugerah Tandas terbaik vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik
A16 JK Pelaksana dengan bantuanFasilitator
Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain
A17 JK Promosi (Pelaksana) Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga JKR Hulu Terengganu
i. Hebahan secara media cetak – Buletin
ii. Hebahan secara media elektronik- infoblast, portal
A18 JK Pelaksana JK Zon
Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 25
A19 JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai
A20 JK Zon
Sekretariat (JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zon)
Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut
i. Notis / Arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik
save energy
iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan Air vi. Kempen Hijau dan kitar semula
Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)
7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat
7.2.1 Peralatan Pejabat
7.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / tray
dalam laci
7.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa
boleh digunakan dengan selamat
7.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda
atau berlabel
7.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan
mudah difahami
7.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan
dipamerkan di tempat bersesuaian
7.2.1.6 Susun Atur Peralatan Pejabat : 7.2.1.6.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,
berkeadaaan baik serta tidak mengancamkeselamatan dan kesihatan pekerja
7.2.1.6.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan
supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa , ceria
dan berimej korporat
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 26
7.2.1.6.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa
memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan
berhampiran dengan work station pegawai
7.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
(Panduan Pengurusan Pejabat)
7.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik
7.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu
tersusun dan kemas
7.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan
meletakkan indeks
7.2.2.4 Susun atur fail
7.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan
7.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas
dan mudah dilihat.
7.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah
diperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam
tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail)
7.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring
dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor
rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan
kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail
7.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas
digunakan sebelum tamat waktu bekerja
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 27
7.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di
dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail
terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet
7.2.2.5 Format pelabelan fail
7.2.2.5.1 Tetulang fail mengandungi:
7.2.2.5.1.1 Nombor fail
7.2.2.5.1.2 Logo JKRHT
7.2.2.5.1.3 Tajuk fail
7.2.2.5.1.4 Singkatan nama JKRHT, Jabatan / unit
7.2.2.5.1.5 Nombor susunan fail
7.2.2.5.2 Muka depan fail mengandungi:
7.2.2.5.2.1 Logo JKRHT / Jabatan / Unit (jika ada)
7.2.2.5.2.2 Tajuk fail
7.2.2.5.2.3 Nama Jabatan / Unit
7.2.2.5.3 Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label
mengikut kesesuaian fail
7.2.2.6 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi
tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif /
tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar Pengguna
dan Kad Keluar Masuk Fail)
7.2.2.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail
7.2.2.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang
selamat dan diparkirkan
7.2.2.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas
dan mudah difahami
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 28
7.2.2.10 Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor
untuk dihubungi)
7.2.3 Hiasan Dalaman
7.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja
7.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian
tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan
sebagainya)
7.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya
7.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan
bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet
serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
7.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium
dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan,
penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.
7.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan.
7.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
7.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan
7.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang
berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM
LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 29
7.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap
partition dan bilik pegawai
7.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
7.2.5 Ruang Kerja Terperingkat
7.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan
Kawasan Kerja Larangan
7.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak
berdebu dan selesa
7.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan
dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang
ditetapkan dalam peraturan keselamatan)
7.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan
nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk
bilik berkenaan
7.2.6 Ruang Kaunter
7.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih
dan disusun supaya kelihatan kemas
7.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,
Direktori Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan
untuk pelanggan
7.2.6.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
7.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
7.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 30
Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada pelanggan)
7.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan
7.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan.
7.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra
Pelanggan
7.2.7 Bilik Help Desk / Call Centre
7.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
7.2.7.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
7.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh:
Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan
yang perlu disampaikan kepada telefonis)
7.2.8 Lantai
7.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin,
tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah
atau rosak.
7.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan
dipatuhi
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 31
7.2.8.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.
7.2.9 Dinding / Partition Pegawai
7.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik
7.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan
imej korporat
7.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat
kerja masing- masing termasuk bilik pegawai
7.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur
7.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan
7.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapan partition.
7.2.10 Siling
7.2.10.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik
7.2.10.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan
7.2.10.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu diambil.
7.2.11 Lampu dan soket
7.2.11.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah
difahami
7.2.11.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik
7.2.11.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik
7.2.11.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk
pembaikan segera perlu diambil.
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 32
7.2.12 Meja
7.2.12.1 Di bahagian atas meja
7.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan
7.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan
(optional)
7.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
7.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah
disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa
7.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang
ditetapkan
7.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan
(tidak termasuk self-ink rubber stamp)
7.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja
7.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul
sampah
7.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu
dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang
sesuai seperti black tape / cable casing
7.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan
secara gunasama
7.2.13 Laci (Meja / Almari)
7.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas
7.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,
penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 33
7.2.13.2.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan
dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan
disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
7.2.13.2.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan diguna
bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti
diari, planner dan buku catatan
7.2.13.2.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi
menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
7.2.13.3 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci,
penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
7.2.13.3.1 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan
dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan
disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
7.2.13.3.2 Laci kedua dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan diguna
bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti
diari, planner dan buku catatan
7.2.13.4 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:
7.2.13.4.1 Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3,
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan
kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel
sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen
rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN RASMI).
7.2.13.4.2 Meja adalah meja gunasama di bilik tertentu , atas
faktor keselamatan, dibenarkan untuk menggunakan
laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci
yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai
PERIBADI
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 34
7.2.13.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu
diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang
bersesuaian dan disusun kemas
7.2.13.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu
barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi
tidak boleh bercampur
7.2.13.7 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih
7.2.14 Kerusi
7.2.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika
tidak digunakan
7.2.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi
(jika almari tidak disediakan)
7.2.14.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih
7.2.15 Peti Sejuk
7.2.15.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan
yang baik.
7.2.15.2 Bagi peti sejuk di pantri, item-item yang disimpan berada dalam
keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.
7.2.15.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam bilik
7.2.16 Komputer dan pencetak
7.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa
tidak berhabuk dan sedia untuk diguna
7.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi
ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat
secara terus atau membelakangkan pintu masuk
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 35
7.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
7.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan
7.2.17 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot)
7.2.17.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja
disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan
tape untuk tujuan penanda parkir peralatan)
7.2.17.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian
zon
7.3 Komponen C: Tempat Umum
Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam
penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk
pelawat.
Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah:
7.3.1 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan
Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
7.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
7.3.1.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik
7.3.1.3 Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan
7.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
7.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu
masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in
board)
7.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan
perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar,
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 36
maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti /
hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian
dan lain-lain)
7.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas
mesyuarat selesai
7.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan
hitam diletakkan di tempat yang disediakan
7.3.1.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai
7.3.1.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon
dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
7.3.1.11 Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di bilik
mesyuarat / bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.
7.3.1.12 Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
7.3.1.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan
di lokasi yang bersesuaian
7.3.1.14 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama
pegawai dan nombor untuk dihubungi)
7.3.2 Bilik Latihan
Pastikan Bilik Latihan berada dalam keadaan berikut:
7.3.2.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
7.3.2.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang
berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian
Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan
dan lain-lain)
7.3.2.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam
keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 37
7.3.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang
baik
7.3.2.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif
7.3.2.6 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan
nombor untuk dihubungi)
7.3.3 Bilik Sumber & Multimedia
7.3.3.1 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih, susunan rapi dan kemas
serta menyenangkan pelanggan
7.3.3.2 Sistem susunan yang teratur dan barang-barang yang disimpan
mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/
tanda/label/abjad/bahan) apabila diperlukan
7.3.3.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan dengan baik
7.3.3.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang
disediakan mencukupi, informatif dan efektif
7.3.3.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang
baik
7.3.3.6 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama
pegawai dan nombor untuk dihubungi)
7.3.4 Surau / Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik
solat tempat yang selesa untuk beribadat:
7.3.4.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat
berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 38
7.3.4.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk
keselesaan ramai
7.3.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat
atau digantung dengan kemas
7.3.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau / Bilik
Solat
7.3.4.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan
7.3.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam
almari / kabinet / rak yang disediakan
7.3.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik
solat dengan jelas
7.3.4.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi
7.3.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan
7.3.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai
7.3.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk
mendapatkan suasana yang sentiasa segar
7.3.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan
7.3.4.13 Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK dibenarkan. Tanda
amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.
7.3.4.14 Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau / bilik solat,
sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.
7.3.4.15 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan
nombor telefon).
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 39
7.3.5 Pantri 7.3.5.1
Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau
7.3.5.2
Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas
daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan
bau yang tidak menyenangkan
7.3.5.3
Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau
yang tidak menyenangkan
7.3.5.4
Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau
7.3.5.5
Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan
teratur setelah digunakan
7.3.5.6
Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu
dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)
7.3.5.7
Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakkan di atas meja dan
sinki selepas digunakan
7.3.5.8
Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun
dengan teratur di dalam kabinet/rak
7.3.5.9
Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas
7.3.5.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan
7.3.5.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (Contoh :
dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut
kesesuaian/optional)
7.3.5.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan
7.3.5.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual
tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang
berkaitan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 40
7.3.5.14 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk
dihubungi)
7.3.7 Tandas
7.3.7.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering
7.3.7.2 Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam
tandas:
7.3.7.2.1 Bekas sampah
7.3.7.2.2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
7.3.7.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer)
7.3.7.2.4 Mesin penyembur pewangi
7.3.7.2.5 Cecair pencuci
7.3.7.2.6 Kertas tisu
7.3.7.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles
dan pintu utama
7.3.7.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan
tidak bersawang
7.3.7.5 Semua lampu berfungsi dengan baik
7.3.7.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap
dengan penyelak dan penyangkut pakaian.
7.3.7.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan selamat
7.3.7.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna
7.3.7.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi
dengan sempurna
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 41
7.3.7.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna
7.3.7.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
7.3.7.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan
sentiasa ada sabun
7.3.7.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan
7.3.7.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang
menyenangkan
7.3.7.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang
baik
7.3.7.16 Jika tempat mengambil wuduk turut disediakan, pastikan ianya
sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik
7.3.7.17 Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang
bersih, baik dan berfungsi.
7.3.7.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan
dipaparkan pada pintu bilik air
7.3.7.19 Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (PIC) bagi pengesahan
kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap
hari
7.3.7.20 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor
untuk dihubungi)
7.3.8 Perpustakaan / Pusat Sumber
7.3.8.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan
kemas
7.3.8.2 Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan
pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah dicapai
(seperti rak/ tanda/ label/abjad/bahan)
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 42
7.3.8.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik
7.3.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk
disediakan dan mudah dilihat
7.3.10 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu
7.3.10.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun
7.3.10.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar
7.3.10.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun
dengan teratur dan berada dalam keadaan baik
7.3.10.4 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria
7.3.10.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di
kawasan yang mudah dilihat
7.3.10.6 Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.
7.3.10.7 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:
7.3.10.7.1 Sistem Maklumbalas Pelanggan
7.3.10.7.2 Direkotri Pelanggan
7.3.10.7.3 Borang-borang / Brosur berkaitan
7.3.10.7.4 Bahan bacaan untuk pelanggan
7.3.10.8 Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan
persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada
dilaksanakan
7.3.10.9 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra
pelanggan
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 43
7.3.11 Lobi Utama / Ruang hadapan
7.3.11.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas
dan ceria.
7.3.11.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan
berkeadaan baik
7.3.11.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang
halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang
laluan.
7.3.11.4 Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan
maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan
di tempat yang mudah dilihat
7.3.11.5 Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:
7.3.11.5.1 Buku Kedatangan Pelawat
7.3.11.5.2 Direktori Pegawai
7.3.11.5.3 Sudut Informasi untuk Pelanggan
7.3.11.5.4 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
7.3.12 Laluan Utama/ Laluan Awam
7.3.12.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan
yang diletak di sepanjang laluan
7.3.12.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika
ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak
menghalang laluan
7.3.12.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan
7.3.12.4 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah
sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya
7.3.12.5 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 44
7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran
7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin
suasana kerja yang selamat:
7.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan
yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga, fire extinguisher,
kotak-kotak dan sebagainya)
7.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa
ditutup dan tidak dihalang
7.4.1.3 Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan
kemas, teratur dan tidak berserabut.
7.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran
7.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali
pantri
7.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah
jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)
7.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-barang
pra pelupusan)
7.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran luaran dan
dalaman JKRHT (Contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik
air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya)
7.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual
penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan
bersih dan diletakkan ditempat yang susuai dan mudah dicapai.
7.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan
diselenggarakan dengan segera
7.4.2 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:
7.4.2.1 Arahan Keselamatan
7.4.2.2 Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill)
7.4.2.3 Tanda amaran
7.4.2.4 Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 45
7.4.2.5 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya
7.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran Fasiliti
7.5.1 Tempat Meletak Kenderaan
7.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan
pelawat
7.5.1.2 Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat
disediakan dengan jelas
7.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih
7.5.1.4 Kemudahan parkir untuk OKU disediakan
7.5.2 Kawasan Persekitaran JKR Hulu Terengganu
7.5.2.1 Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik
7.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran JKR Hulu Terengganu berkeadaan
baik dan tidak berlubang / rosak
7.5.2.3 Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam
keadaan baik dan selamat untuk digunakan
7.5.2.4 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan
dipatuhi, ada disediakan
7.5.2.5 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di
sekitar kawasan
7.5.2.6 Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak dibiarkan
panjang
7.5.2.7 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi
7.5.2.8 Kawasan / Tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan
diuruskan dengan baik
7.5.2.9 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih
7.5.2.10 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik
7.5.3 Pondok Pengawal Keselamatan
7.5.3.1 Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 46
7.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra
pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu)
7.5.4 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk
Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:
7.5.4.1 Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan,
tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat
7.5.4.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih
7.5.4.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami
7.5.4.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik
7.5.4.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan
7.5.5 Media / Bahan Pameran
7.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan
notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit perlu berada
dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa
dikemaskini mengikut keadaan semasa
7.5.5.2 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu
berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur
7.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan
supaya dapat menarik perhatian pelanggan
7.6 Komponen F: Tempat Khusus (JKR Hulu Terengganu)
7.6.7 Pondok Pemandu
7.6.7.1 Pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat
7.6.7.2 Senarai inventori (KEW-PA 7) dipaparkan
7.6.7.3 Meja kerja sentiasa kemas, bersih dan peralatan disusun dengan
baik
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 47
7.6.7.4 Perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat
disediakan
7.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan
7.6.11.1 Pintu Stor
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
7.6.11.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan
difahami
7.6.11.1.2 Borang permohonan stok
7.6.11.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan
dengan jelas
7.6.11.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor
7.6.11.2 Dalam Stor
7.6.11.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu
dan tersusun kemas
7.6.11.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian bagi tiap-tiap
bahan / komponen barangan (mengikut Tatacara
Pengurusan Stor)
7.6.11.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan
teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil /
dicapai / dicari
7.6.11.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak
diperlukan, berada di dalam stor
7.6.11.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan
baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli)
7.6.11.2.6 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada
peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan,
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 48
penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi
mengekalkan unsur korporat
7.6.11.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan
di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang
ramai
7.6.11.2.8 Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan
kemas
7.6.11.2.9 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang
dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada
warga kerja
7.6.11.3 Simpanan Barang di Stor
7.6.11.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan
kakitangan stor
7.6.11.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara
Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out
(LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh
luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput
atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama
aturan Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First Out
(MDKD/FIFO) digunakan
7.6.11.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan
ruang yang ada seperti berikut:
7.6.11.3.3.1 Ruang stor hendaklah dibahagi
mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat
ganti atau makmal dan sebagainya
7.6.11.3.3.2 Setiap kumpulan barang ditanda
menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-
duanya sekali
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 49
7.6.11.3.3.3 Setiap para melintang diberikan satu
huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor.
(contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak
Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)
* Lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2.
7.6.11.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin,
peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya
dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat
7.6.11.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok
barang yang sama
7.6.11.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah
diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian
dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun
dengan kemas
7.6.11.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur
dengan bahan yang masih boleh digunakan
7.6.11.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah
disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh
pegawai yang bertanggungjawab
7.6.11.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-
pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor)
dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)
atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian)
7.6.11.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama
dengan barang.
7.6.11.3.11 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang
di dalam stor
7.6.11.3.12 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang
mempunyai spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 50
sejuk mesti direkodkan dan dikemaskini manakala
suhu bilik dipantau sepanjang masa
7.6.11.4 Simpanan Barang Toxic
7.6.11.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur
mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan
dan perlu dilabel
7.6.11.4.2 Peralatan seperti rak/ pallet/ alatan sokongan lain untuk
kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan
sebaiknya
7.6.11.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat
dan tidak digunakan lagi
7.6.11.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau
menyimpan barang toxic berkeadaan baik
7.6.11.4.5 Mempunyai tanda arah / label/ abjad bagi setiap barangan
siap
7.6.11.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod
pengeluaran
7.6.11.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di
tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
7.6.11.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
7.6.11.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
7.6.11.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih
berkuatkuasa dari pihak Bomba
7.6.11.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah
diletakkan bersebelahan
7.6.11.5.1.3 Digantung pada bracket yang
dipasang di dinding dan berparkir
7.6.11.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)
JKR Hulu Terengganu
Versi 2/2015
m/s 51
Water Sprinkler dan Hose Reel)
7.6.11.5.3 Pencahayaan yang mencukupi
7.6.11.5.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan
MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas
7.6.11.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat
mudah dicapai dan berparkir
8. Keupayaan Sumber Manusia
8.1 Dari segi penampilan diri dan imej
Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian,
dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai
dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan
8.2 Perhubungan dengan rakan sejawat
Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan
sebagainya, dapat diamalkan
8.3 Perhubungan dengan pelanggan
Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi
bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu
8.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi
pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif
dapat dipamerkan
9 PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga JKRHT
dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA
(5S) dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang
cemerlang.
Top Related