2
KANDUNGAN
Muka Surat
1.0 PENDAHULUAN 4
2.0 TAFSIRAN 9
3.0 PERANAN KETUA JABATAN 12
4.0 TATACARA PEMOTONGAN EMOLUMEN 13
4.1 Kes Pegawai Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat
Dihubungi
4.1.1 Senarai Semak Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak
Hadir Bertugas Dan Dapat Dihubungi
4.1.2 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak Hadir
Bertugas Dan Dapat Dihubungi
4.2 Senarai Semak: Pegawai Tidak Hadir Bertugas Tujuh
(7) Hari Bekerja Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dihubungi
4.2.1 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak Hadir
Bertugas Tujuh (7) Hari Bekerja Berturut-Turut Dan
Tidak Dapat Dihubungi
4.3 Kes Pegawai Meletak Jawatan
4.3.1 Senarai Semak: Kes Pegawai Meletak Jawatan
Tanpa Memenuhi Tempoh Notis 30 Hari
3
4.3.2 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Meletak
Jawatan Tanpa Memenuhi Tempoh Notis 30 Hari
4.4 Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan Kes Jenayah/ Kesalahan
Tatatertib Yang Serius Dan Dikenakan Tindakan Tahan Kerja
Dan Gantung Kerja
4.4.1 Ringkasan Jadual Mengenai Tahan Kerja Dan
Gantung Kerja
4.4.2 Senarai Semak: Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan
Kes Jenayah/ Kesalahan Tatatertib Yang Serius Dan
Dikenakan Tindakan Tahan Kerja Dan Gantung Kerja
4.4.3 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan Kes
Jenayah/ Kesalahan Tatatertib Yang Serius Dan
Dikenakan Tindakan Tahan Kerja Dan Gantung Kerja
4.5 Senarai Semak: Kes Pegawai Yang Memulakan Kemudahan
Cuti Tanpa Terlebih Dahulu Mendapatkan Kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus
4.5.1 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Memulakan
Kemudahan Cuti Tanpa Terlebih Dahulu Mendapatkan
Kelulusan Pihak Berkuasa Melulus
5.0 PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM 41
5.1 Hapus Kira Kehilangan Disebabkan Oleh Pembayaran Lebih –
Arahan Perbendaharaan 327
5.2 Contoh Panduan Tindakan Mengenakan Surcaj
6.0 PERATURAN-PERATURAN YANG BERKAITAN 50
LAMPIRAN-LAMPIRAN 54
4
1.0 PENDAHULUAN
1.1 Berdasarkan Laporan Akaun Belum Terima (ABT), Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) bagi Lebihan Gaji Dan Elaun (LBGE) hingga
31 Disember 2016, nilai tunggakan ABT-LBGE adalah sebanyak
RM10.19juta berbanding nilai tunggakan ABT-LBGE pada 30 Jun 2016 iaitu
sebanyak RM8.41juta. Peningkatan sebanyak RM1.78juta daripada 30 Jun
2016 sehingga 31 Disember 2016 merupakan satu amaun yang besar untuk
ditanggung oleh pihak kerajaan dan langkah proaktif perlu diambil bagi
mengatasi/ mengurangkan nilai tunggakan tersebut.
1.2 Semakan dan penelitian Bahagian Kewangan terhadap pelaporan ABT,
KPM dan permohonan hapus kira daripada setiap Bahagian/ Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN)/ Pejabat Pendididkan Daerah (PPD) dan sekolah
bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) menunjukkan bahawa antara punca-
punca utama yang menyumbang kepada ABT-LBGE di peringkat Bahagian/
JPN/ PPD dan sekolah bertaraf PTJ adalah seperti yang berikut:
1.2.1 Ketua Jabatan tidak mengeluarkan arahan/ membuat
pemotongan emolumen dalam kes pegawai tidak hadir bertugas
tanpa sebab secara berselang-seli atau secara berterusan;
1.2.2 pemahaman kepada istilah ‘Ketua Jabatan’, di mana pihak JPN,
PPD dan sekolah bertaraf PTJ masih memegang tafsiran Ketua
Jabatan sebagai pihak kementerian untuk apa-apa jenis kelulusan cuti
5
walaupun penurunan kuasa telah dibuat melalui Surat-surat KPM dan
garis panduan seperti yang berikut:
(a) rujukan: KPMSP.500/4/1/13 Jilid 3 (91) bertarikh 22 Disember
2015: Kaedah Pelaksanaan Cuti Separuh Gaji Dan Pihak
Berkuasa Melulus;
(b) rujukan: KP(PP)0069/6/3 Jilid 4 (5) bertarikh 21 Disember 2010:
Penubuhan Lembaga Perubatan Mengikut Perintah Am Bab F
Ke Atas Pegawai Yang Telah Diberi Kelayakan Cuti Sakit Bergaji
Penuh;
(c) rujukan: KP(PP)0069/6/3 Jilid 2 (28) bertarikh 23 Mac 2010:
Panduan Pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29
Tahun 2009 Kemudahan Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang
Mengikuti Pasangan Bertugas Atau Berkursus Di Dalam Atau Di
Luar Negeri Di Kementerian Pelajaran Malaysia dibaca bersekali
dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2016 Dasar
Baharu Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikuti
Pasangan Bertugas Atau Berkursus Di Dalam Atau Di Luar
Negara; dan
(d) Panduan Pengurusan Kemudahan Cuti, Kementerian Pelajaran
Malaysia bertarikh 12 November 2009.
Ketiga-tiga Surat KPM dan Panduan Pengurusan Kemudahan Cuti
telah memberikan kuasa kepada JPN/ PPD dan sekolah bertaraf PTJ
6
untuk meluluskan cuti berdasarkan kepada jenis cuti yang dipohon
oleh pegawai. Sejurus JPN/ PPD dan sekolah bertaraf PTJ telah
meluluskan sesuatu permohonan Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji
pegawai, seharusnya tindakan pemberhentian emolumen boleh
diambil oleh Pusat Tanggungjawab yang berkenaan tanpa perlu
menunggu surat kebenaran dari pihak kementerian;
1.2.3 kelewatan di peringkat Pusat Tanggungjawab untuk
memberhentikan gaji pegawai yang Tidak Hadir Bertugas Tanpa
Sebab ataupun yang telah diluluskan Cuti Tanpa Gaji/ Cuti Separuh
Gaji;
1.2.4 pegawai di Pusat Tanggungjawab kurang peka terhadap
peraturan yang berkuat kuasa di dalam Pekeliling Perkhidmatan,
Surat Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling
Perbendaharaan, Surat Pekeliling Kewangan dan lain-lain pindaan
dari semasa ke semasa;
1.2.5 kecuaian di peringkat Pusat Tanggungjawab dalam pengiraan/
pelarasan gaji pegawai sehingga mengakibatkan lebihan bayaran
emolumen berbanding emolumen sebenar yang seharusnya diterima
oleh pegawai;
1.2.6 pegawai meletak jawatan tanpa memberi satu (1) bulan notis; dan
7
1.2.7 pegawai yang dikenakan Perintah Tahan Kerja (PTK) masih
dibayar gaji penuh disebabkan oleh keputusan Lembaga Tatatertib
yang lambat dikeluarkan di mana tarikh PTK dikebelakangkan
mengikut tarikh pertuduhan di mahkamah.
1.3 Sehubungan dengan itu, bagi menangani masalah ABT-LBGE yang
disebabkan oleh punca-punca utama seperti di perenggan 1.2.1 hingga 1.2.7,
garis panduan ini telah disediakan bagi memastikan Ketua Jabatan mengambil
tindakan kawalan dan pengawasan terhadap pegawai di bawah seliannya supaya
ABT-LBGE dapat dikawal dengan cepat dan teratur. Pendekatan ini dilaksanakan
bagi mengurangkan peningkatan amaun ABT-LBGE yang merupakan satu
kerugian kepada pihak kerajaan.
1.4 Panduan ini juga turut dilengkapi dengan perkara-perkara seperti yang
berikut:
1.4.1 tafsiran Ketua Jabatan;
1.4.2 tafsiran tidak hadir bertugas;
1.4.3 peranan Ketua Jabatan;
1.4.4 senarai dokumen sokongan yang diperlukan dalam proses
pemotongan gaji sama ada:
(a) penahanan gaji di bank; dan
(b) pengeluaran daripada sistem gaji berkomputer.
8
1.4.5 carta alir tindakan berserta tempoh masa tindakan perlu diambil oleh
Ketua Jabatan; dan
1.4.6 pengurusan kehilangan dan hapus kira wang awam; dan
1.4.7 peraturan-peraturan yang berkuat kuasa.
9
2.0 TAFSIRAN
2.1 Ketua Jabatan dalam konteks pemotongan emolumen di dalam kes
pegawai tidak hadir bertugas tanpa sebab adalah seperti yang
berikut:
Bil. Peringkat Jawatan
1. Bahagian Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Rektor atau pegawai yang diberi kuasa.
2. Institusi
Pengarah Kampus-kampus Institut Pendidikan Guru Malaysia/ Pengarah Kolej Vokasional/ Pengarah Kolej Matrikulasi/ Pengarah Teknologi Pendidikan Negeri/ Pengarah Kampus-kampus Institut Aminuddin Baki atau pegawai yang diberi kuasa.
3. Negeri Pengarah Negeri atau pegawai yang diberi kuasa.
4. Daerah Pegawai Pendidikan Daerah atau pegawai yang diberi kuasa.
5. Semua jenis sekolah
Pengetua/ Guru Besar atau pegawai yang diberi kuasa.
2.2 Kehilangan termasuk kehilangan Wang Awam dan Aset Awam
disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai; kekurangan, bayaran
terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat
10
balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-
sia.
2.3 Pusat Tanggungjawab: satu unit organisasi di mana pengurusnya
telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal
sumber kewangan dan sumber-sumber lain.
2.4 Tidak Hadir Untuk Bertugas: tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh
masa pada masa dan di tempat pegawai itu dikehendaki hadir bagi
pelaksanaan tugas-tugasnya. Ketidakhadiran untuk bertugas oleh
seseorang pegawai tanpa cuti atau terlebih dahulu mendapat
kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah.
2.5 Pelucuthakan Emolumen Kerana Tidak Hadir Bertugas: jika
seseorang pegawai telah didapati bersalah kerana tidak hadir untuk
bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran
atau tanpa sebab yang munasabah, pegawai itu tidak berhak kepada
apa-apa emolumen bagi tempoh ketidakhadirannya dan segala
emolumen sedemikian hendaklah disifatkan telah terlucut hak
walaupun Pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan tidak
mengarahkan pelucuthakan itu.
2.6 Pihak Berkuasa Tatatertib: ertinya Suruhanjaya Perkhidmatan
berkenaan yang bidang kuasanya meliputi perkhidmatan yang
pegawai tersebut ialah seorang anggota mengikut peruntukan-
11
peruntukan Bahagian X Perlembagaan Persekutuan, dan termasuklah
seorang pegawai atau suatu lembaga pegawai dalam perkhidmatan
awam yang boleh menjalankan fungsi Suruhanjaya berhubungan
dengan pengawalan tatatertib menurut Fasal (5A), (5B), (6) atau (6A)
Perkara 144 Perlembagaan Persekutuan.
12
3.0 PERANAN KETUA JABATAN
Ketua Jabatan hendaklah bertanggungjawab sepenuhnya dalam
melaksanakan tindakan kawalan dan pengawasan terhadap pegawai di
bawah seliaannya. Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan dengan
memantau pegawai bawahan masing-masing dan menegur atau memberi
nasihat supaya pegawai sentiasa mematuhi waktu bekerja dan
menggunakan kemudahan cuti dengan teratur. Jika teguran dan nasihat telah
diberi oleh Ketua Jabatan, tetapi pegawai masih mengulangi kesalahan yang
sama, maka Ketua Jabatan hendaklah melaporkan perkara tersebut dengan kadar
segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib dan pada masa yang sama mengambil
tindakan pemotongan emolumen berdasarkan kepada peruntukan Perintah Am
14(A), Perintah Am Bab C seperti yang berikut:
“14A.(a) Jika seseorang pegawai tidak hadir bekerja bagi sesuatu
tempoh tanpa sesuatu sebab yang pada pendapat Ketua
Jabatan adalah satu sebab yang munasabah, maka
pegawai itu tidak berhak mendapat apa-apa gaji atau lain-
lain emolumen bagi tempoh tidak hadir bekerja itu; dan
(b) sesuatu perakuan oleh Ketua Jabatan memperakui
tempoh yang bagi pegawai itu tidak berhak mendapat gaji
dan emolumen di bawah perenggan (a) kepada Pihak
Berkuasa yang bertanggungjawab bagi membayar gaji
dan lain-lain emolumen pegawai itu adalah satu kuasa
yang mencukupi bagi memotong gaji dan emolumen bagi
tempoh tak hadir bekerja itu”.
4.0 TATACARA PEMOTONGAN GAJI
4.1 Kes Pegawai Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dihubungi
Di dalam kes di mana pegawai tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu
(1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau secara berselang-seli
dan dapat dihubungi sama ada melalui sistem khidmat pesanan ringkas,
panggilan telefon atau lawatan ke rumah, Ketua Jabatan boleh menerima
alasan pegawai sekiranya pegawai mengemukakan bukti telah diberi Sijil Cuti
Sakit oleh Pegawai Perubatan atau pegawai boleh diberi kelulusan Cuti Rehat
yang berkelayakan dalam kes pegawai terpaksa mengambil cuti kecemasan
dalam keadaan ahli keluarga meninggal dunia/ ditimpa kemalangan dan lain-
lain alasan yang difikirkan munasabah oleh Ketua Jabatan.
Walau bagaimanapun, sekiranya pegawai tidak hadir bertugas sekurang-
kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau secara
berselang-seli (tanpa pembuktian), Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen
yang berkaitan dan melaporkan segera kepada Unit Sumber Manusia/ Unit
Kewangan di peringkat bahagian/ JPN/ PPD/ sekolah dan melaporkan kepada
Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh masa yang bersesuaian sekiranya
ketidakhadiran pegawai adalah bagi tempoh yang berpanjangan secara
berterusan atau secara berselang-seli. Senarai semak bagi tatacara kes
pegawai Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dihubungi adalah seperti yang
berikut:
14
4.1.1 Senarai Semak Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak Hadir Bertugas
Dan Dapat Dihubungi
1. Mendapatkan penjelasan secara bertulis/ lisan daripada
pegawai.
2. Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai.
3. a) Mengarahkan pegawai memohon cuti rehat jika
penjelasan pegawai diterima dengan asas-asas yang
kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan
(contoh: surat kematian saudara terdekat, surat
pengesahan atau laporan polis), kecuali jika pegawai
mempunyai Sijil Cuti Sakit;
ATAU
b) Melaporkan kepada Ketua Jabatan mengenai
ketidakhadiran pegawai, jika penjelasan pegawai
ditolak.
4. Tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatan sekiranya
penjelasan pegawai ditolak adalah seperti yang berikut:
a) Melaporkan segera mengenai ketidakhadiran pegawai
kepada Unit Sumber Manusia dan mengarahkan
Unit Kewangan untuk membuat pemotongan
emolumen di bawah peruntukan Perintah Am 14A,
Perintah Am Bab C (contoh seperti di Lampiran A
dan B); dan
b) Melaporkan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib
dalam tempoh masa yang bersesuaian sekiranya
ketidakhadiran pegawai adalah bagi tempoh yang
berpanjangan secara berterusan atau secara
berselang-seli (contoh seperti di Lampiran C).
15
4.1.2 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat
Dihubungi
Tempoh Tindakan
1 hari
1 hari
1 hari
1 hari
* ketidakhadiran pegawai tanpa mendapat kebenaran/ kelulusan bercuti atau tanpa sebab yang munasabah pada waktu pegawai dikehendaki bertugas tidak boleh ditolak dari cuti rehat pegawai.
1 hari
Jumlah 5 hari
Pertimbangan
Ketua Jabatan
Pegawai Tidak Hadir
Ditolak
Lapor Ke Unit Sumber
Manusia/ Kewangan
untuk pemotongan
emolumen pegawai
*Sijil cuti sakit, sijil kematian
saudara terdekat, surat
pengesahan, laporan polis,
dll
Penjelasan Pegawai
Diterima.
Pegawai mohon
cuti rehat
Ketua Jabatan
mendapatkan
penjelasan
16
4.2 Senarai Semak: Pegawai Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7) Hari
Bekerja Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dihubungi
Di dalam kes di mana pegawai tidak hadir bertugas tujuh (7) hari bekerja
berturut-turut dan usaha-usaha sewajarnya untuk mencari serta mengesan
pegawai telah dilakukan tetapi masih gagal, Ketua Jabatan perlu menyediakan
dokumen yang berkaitan dan melaporkan segera kepada Unit Sumber Manusia/
Unit Kewangan di peringkat bahagian/ JPN/ PPD/ sekolah bagi tujuan
pemotongan emolumen dan melaporkan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib.
Senarai semak bagi tatacara kes pegawai Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7) Hari
Bekerja Berturut-turut Dan Tidak Dapat Dihubungi adalah seperti yang berikut:
1. Melaporkan segera mengenai ketidakhadiran pegawai kepada
Unit Sumber Manusia dan mengarahkan Unit Kewangan
untuk membuat pemotongan emolumen (contoh seperti di
Lampiran A dan B).
2. Mengeluarkan surat arahan kembali bertugas melalui Surat
Berdaftar Akuan Terima (A.R. Register)/ serahan tangan
kepada pegawai di alamat akhir diketahui (Lampiran D).
3. Mengemukakan laporan berhubung ketidakhadiran pegawai
kepada Pihak Berkuasa Tatatertib (Lampiran E).
17
4.2.1 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7)
Hari Bekerja Berturut-Turut Dan Tidak Dapat Dihubungi
Tempoh Masa
3 hari
5 hari
1 hari
1 hari
1 hari
Jumlah 11 hari
* ketidakhadiran pegawai tanpa mendapat kebenaran/ kelulusan bercuti atau tanpa sebab yang munasabah pada waktu pegawai dikehendaki bertugas tidak boleh ditolak dari cuti rehat pegawai.
Penyerahan
Surat
Lapor Ke Unit Sumber Manusia/
Kewangan untuk pemotongan
emolumen pegawai dan Surat Arahan
Kembali Bertugas dikeluarkan melalui
Surat Berdaftar Akuan Terima
(A.R.Register) / Serahan Tangan
Laporan ke Pihak
Berkuasa Tatatertib Laporan ke Pihak
Berkuasa
Tatatertib
Penyiaran Notis
Akhbar
Kehadiran Pegawai tidak
hadir
Hadir
Pewartaan
pembuangan kerja
Laporan ke Pihak
Berkuasa
Tatatertib
Surat Terserah
(Pegawai dapat
dikesan-sama ada
hadir atau tidak)
Surat
Dikembalikan
Tidak Terserah
18
4.3 Kes Pegawai Meletak Jawatan
Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2015, peletakan
jawatan hendaklah dibuat oleh pegawai dengan mengemukakan notis
peletakan jawatan kepada Ketua Jabatan. Bagi pegawai yang dilantik tetap
tempoh notis peletakan jawatan adalah 30 hari sebelum peletakan jawatan
berkuat kuasa. Manakala bagi pegawai selain pelantikan tetap, tempoh
pengemukaan notis peletakan jawatan adalah mengikut syarat pelantikan
pegawai itu, atau 30 hari sekiranya tempoh tidak diperuntukkan dalam syarat
pelantikan. Bagi maksud tempoh notis peletakan jawatan, cuti tanpa gaji boleh
diambil kira sebagai tempoh notis. Sekiranya peletakan jawatan tidak memenuhi
tempoh notis yang ditetapkan, pegawai hendaklah membayar sebulan gaji iaitu
gaji pokok sebagai ganti notis. Bayaran sebulan gaji sebagai ganti notis
hendaklah dibuat oleh pegawai sebelum peletakan jawatannya berkuat kuasa.
Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menuntut bayaran sebulan gaji
daripada pegawai. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan boleh menimbang
permohonan pegawai untuk memendekkan tempoh notis peletakan jawatan
atas sebab-sebab yang disyaratkan di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
1 Tahun 2015.
19
4.3.1 Senarai Semak: Kes Pegawai Meletak Jawatan Tanpa
Memenuhi Tempoh Notis 30 Hari
Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen yang berkaitan dan melaporkan
segera kepada Unit Sumber Manusia dan Unit Kewangan bagi tujuan
pemotongan atau penahanan emolumen. Tindakan Ketua Jabatan adalah
seperti berikut:
1. Ketua Jabatan menyemak tempoh notis peletakan jawatan
dikemukakan.
2. a) sekiranya tempoh notis peletakan jawatan menepati
tempoh yang ditetapkan, Ketua Jabatan boleh
mengeluarkan surat makluman kepada pegawai;
b) sekiranya tempoh notis peletakan jawatan tidak
memenuhi tempoh notis yang ditetapkan, Ketua
Jabatan boleh menimbang permohonan
pegawai untuk memendekkan tempoh notis peletakan
jawatan atas sebab-sebab yang disyaratkan di bawah
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2015.
Sekiranya dipertimbangkan, Ketua Jabatan boleh
mengeluarkan surat makluman kepada pegawai;
ATAU
c) sekiranya tempoh notis peletakan jawatan tidak
memenuhi tempoh notis yang ditetapkan dan Ketua
Jabatan tidak boleh menimbang permohonan
pegawai untuk memendekkan tempoh notis peletakan
jawatan, maka Ketua Jabatan perlu mengambil
tindakan seperti di perenggan 3.
20
3. Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan-tindakan seperti
yang berikut:
a) mengarahkan Unit Sumber Manusia/ Unit Kewangan
untuk membuat pemotongan gaji/ penahanan gaji di
bank (contoh seperti di Lampiran A dan B);
ATAU
b) mengeluarkan surat arahan tuntutan bayaran sebulan
gaji (gaji pokok) kepada pegawai sekiranya tindakan
pemotongan gaji/ penahanan gaji di bank tidak berjaya
dilakukan.
21
4.3.2 Carta Aliran Bagi Tatacara Kes Pegawai Meletak Jawatan Tanpa
Memenuhi Tempoh Notis 30 Hari
Pegawai Meletak Jawatan
Ketua Jabatan
mengeluarkan
surat makluman
kepada pegawai.
Lapor ke Unit Sumber
Manusia/ Unit
Kewangan untuk
membuat pemotongan
gaji/ penahanan gaji di
bank.
Tidak menepati tempoh
Menepati tempoh
(DITERIMA)
Ketua Jabatan
menyemak
tempoh notis
peletakan jawatan
Ketua Jabatan
boleh
mempertimbang
permohonan
pegawai untuk
memendekkan
tempoh notis
peletakan jawatan
berdasarkan
sebab-sebab di
bawah peruntukan
Pekeliling
Perkhidmatan
Bilangan 1 Tahun
2015
surat arahan tuntutan
bayaran sebulan gaji
(gaji pokok) daripada
pegawai hendaklah
dikeluarkan sekiranya tindakan
pemotongan gaji/
penahanan gaji di
bank tidak berjaya
dilakukan. sekiranya
dipertimbangkan,
Ketua Jabatan
boleh
mengeluarkan
surat makluman
kepada pegawai.
DIPERTIMBANGKAN DITOLAK
22
4.4 Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan Kes Jenayah/ Kesalahan
Tatatertib Yang Serius Dan Dikenakan Tindakan Tahan Kerja Dan
Gantung Kerja
Prosedur jika prosiding jenayah telah dimulakan terhadap seseorang pegawai
dalam mana-mana mahkamah adalah diperuntukkan di bawah Peraturan 28
sehingga 33, Bahagian IV Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993.
Jika prosiding jenayah dimulakan terhadap seseorang pegawai, Pendaftar
Mahkamah hendaklah mengemukakan laporan yang berkaitan prosiding tersebut
kepada Ketua Jabatan/ Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan laporan yang
berkaitan prosiding tersebut. Seterusnya Ketua Jabatan hendaklah
mengemukakan laporan itu kepada Pihak Berkuasa Tatatertib yang mempunyai
bidang kuasa untuk menjatuhkan hukuman buang kerja atau turun pangkat,
beserta syor sama ada pegawai itu patut ditahan kerja mengikut peraturan 44
(1) (a), Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
Jika prosiding jenayah itu terhadap pegawai berkeputusan dengan pensabitan,
Pihak Berkuasa Tatatertib hendaklah menggantung pegawai daripada
menjalankan tugas (GANTUNG KERJA) di bawah Peraturan 45 (1) (a), berkuat
kuasa mulai tarikh sabitan, sementara menunggu keputusan tindakan tatatertib
yang berkait daripada sabitan tersebut. Seseorang pegawai yang digantung
kerja tidak berhak menerima apa-apa bahagian emolumen sepanjang tahun
penggantungan kerja tersebut.
23
Jika prosiding jenayah tersebut berkeputusan dengan pembebasan, pegawai itu
hendaklah dibenarkan menjalankan semua tugasnya serta berhak menerima
apa-apa emolumen yang tidak dibayar dalam tempoh tahan kerja serta cuti
rehat tahunan dan segala kelayakan lain yang pegawai itu berhak.
4.4.1 Ringkasan Jadual Mengenai Tahan Kerja Dan Gantung Kerja
Perkara Tahan kerja (siasatan) Tahan kerja Gantung kerja
Peraturan pegawai awam (kelakuan dan tatatertib) 1993
43 44 45
Bila Disyaki melakukan : •kesalahan tatatertib yang serius • kesalahan jenayah
• dituduh di mahkamah atas kesalahan jenayah • tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat telah bermula
• disabitkan bersalah atas kesalahan jenayah • dikeluarkan perintah tahanan buang negeri
Faktor diambil kira • kesalahan berkait secara langsung dengan tugas • kehadiran mengganggu siasatan
• kesalahan berkait secara langsung dengan tugas • kehadiran mengganggu siasatan • menjejaskan imej jabatan • mendatangkan kerugian kepada kerajaan
Tempoh Maksimum dua (2) bulan • sehingga kes selesai • pada bila-bila masa oleh Pihak Berkuasa Tatatertib
Sehingga Pihak Berkuasa Tatatertib bersidang dan menjatuhkan hukuman
Emolumen 100 %
50% - 100% 0
Terhenti apabila • prosiding jenayah di mahkamah telah bermula • prosiding tatatertib dengan tujuan buang kerja/ turun pangkat bermula.
Sabitan jenayah
4.4.2 Senarai Semak: Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan Kes Jenayah/
Kesalahan Tatatertib Yang Serius Dan Dikenakan Tindakan Tahan Kerja
Dan Gantung Kerja
Bagi pegawai didapati terlibat dengan kes jenayah atau kesalahan tatatertib yang
serius, Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen yang berkaitan dan melaporkan
segera kepada Unit Sumber Manusia dan Unit Kewangan serta Pihak Berkuasa
Tatatertib.
Tindakan yang perlu diambil oleh Ketua Jabatan adalah seperti yang berikut:
1. Ketua Jabatan menerima prosiding mahkamah daripada
pegawai/ Pendaftar.
2. Ketua Jabatan melaporkan kepada Pihak Berkuasa
Tatatertib beserta syor untuk perintah tahan kerja.
3. Pihak Berkuasa Tatatertib memutuskan pegawai ditahan
kerja atau sebaliknya.
4. Sekiranya pegawai dikenakan perintah tahan kerja, Ketua
Jabatan hendaklah melaporkan kepada Unit Kewangan
untuk pemotongan sejumlah emolumen (rujuk jadual 4.4.1)
yang dipotong mulai tarikh kuat kuasa yang ditetapkan oleh
Pihak Berkuasa Tatatertib.
5. Ketua Jabatan mendapatkan keputusan prosiding
mahkamah daripada Pendaftar
6. Sekiranya keputusan prosiding pegawai adalah seperti yang
berikut:
a) disabitkan (sama ada dengan rayuan atau tanpa rayuan), Pihak
Berkuasa Tatatertib hendaklah mengenakan tindakan gantung
kerja (tidak layak emolumen) terhadap pegawai.
b) dibebaskan tanpa rayuan Pendakwa Raya, pegawai layak
semua emolumen mulai tarikh kuat kuasa tahan kerja.
26
c) dibebaskan dan rayuan dibuat oleh Pendakwa Raya, maka
Pihak Berkuasa Tatatertib hendaklah memutuskan sama ada
atau tidak pegawai itu patut terus ditahan kerja.
d) disabitkan tetapi dengan rayuan dibebaskan, maka pegawai
layak semua emolumen mulai tarikh kuat kuasa tahan kerja/
gantung kerja.
27
4.4.3 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Terlibat Dengan Kes Jenayah/ Kesalahan Tatatertib Yang Serius Dan Dikenakan Tindakan Tahan Kerja Dan Gantung Kerja
Tahan Kerja
1. Kerana terlibat dengan kes jenayah
2.Disyaki melakukan kesalahan tatatertib yang serius
Diputuskan oleh Pihak Berkuasa
Tatatertib yang ada kuasa mengenakan
hukuman buang kerja/ turun pangkat
1. Syarat pegawai disyaki telah :
(i) melakukan jenayah
(ii) melakukan kesalahan tatatertib yang serius
2. Tempoh :
(i) Maksimum 2 bulan atau prosiding
jenayah/ tatatertib bagi tujuan buang
kerja/ turun pangkat dimulakan, ikut
mana yang terdahulu;
(ii) Terhenti pada tarikh prosiding jenayah/
tatertib dimulakan.
3. Tiada potongan/ pengurangan emolumen dalam
tempoh ini.
(i) Oleh Pihak Berkuasa Tatatertib yang ada kuasa buang kerja/ turun pangkat;[28(6)]
(ii) Mulai tarikh pegawai disabitkan dengan kes jenayah oleh mahkamah walaupun pegawai ada membuat rayuan;
[28(6) & (10);45]
(iii) Tidak layak terima emolumen yang telah tidak dibayar semasa ditahan kerja & sepanjang tempoh gantung kerja[45(3)]
(iv) Jika dibuang kerja,emolumen yang tidak dibayar semasa tahan / gantung kerja tidak boleh dibayar;[45A(1)]
(v) Jika pegawai tidak dibuang kerja,dia berhak terima emolumen yang telah ditahan itu;[45A(2)]
(vi) Hentikan bayaran emolumen jika pegawai keluar negeri tanpa izin semasa ditahan kerja.[47(3)]
Untuk tujuan prosiding jenayah/ kes
tatatertib yang serius 28(4) & 44(1)
Untuk tujuan siasatan kes
jenayah/ tatatertib yang
serius.[43(1)]
1. Syaratnya prosiding jenayah / tatatertib dengan
tujuan buang kerja telah dimulakan.
2. Jika disebabkan kes jenayah,boleh ditahan mulai
tarikh ditangkap/saman. Jika tindakan tatatertib
buang kerja,mulai tarikh yang ditetapkan oleh
Pihak Berkuasa Tatatertib.
3. Penahanan kerja terhenti dan emolumen boleh
dibayar jika pegawai dipanggil bertugas semula
walaupun kes selesai.[44(5)]
4. Emolumen yang telah ditahan hanya dibayar
selepas kes selesai dan Pihak Berkuasa Tatatertib
putuskan ianya boleh dibayar.
5. Layak terima minimum 50% emolumen
bulananya.[44(6)]
6. Emolumen dikembalikan jika pegawai dibebaskan
[44(7)]
28
4.5 Senarai Semak: Kes Pegawai Yang Memulakan Kemudahan Cuti Tanpa Terlebih Dahulu Mendapatkan Kelulusan Pihak Berkuasa Melulus
Kemudahan cuti seperti Cuti Rehat, Cuti Menjaga Anak, Cuti Mengikut
Pasangan ke Luar Negeri, Cuti Bersalin, Cuti Haji, Cuti Belajar dan Cuti Tanpa
Rekod diberi kepada pegawai bagi tujuan seperti berikut:
(i) menjaga kebajikan serta menerapkan ciri-ciri budaya ikram;
(ii) memberi motivasi/ galakan positif kepada pegawai untuk
meningkatkan prestasi dan produktiviti; dan
(iii) menyediakan kemudahan yang lebih selesa kepada pegawai.
Walau bagaimanapun, semua kemudahan cuti yang disediakan oleh kerajaan
bukanlah hak pegawai dan hanya boleh dinikmati dengan kebenaran dan
kelulusan Ketua Jabatan (Pohon rujuk istilah Ketua Jabatan bagi setiap
maksud cuti untuk kelulusan seperti di Lampiran F). Sehubungan dengan itu,
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan bahawa pegawai telah
mengemukakan permohonan cuti dalam tempoh masa yang ditetapkan/
munasabah dan telah diberi kelulusan terlebih dahulu sebelum bercuti. Dalam kes
di mana pegawai tidak mengemukakan permohonan cuti dan tidak diberi kelulusan
bercuti, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut dalam
menguruskan kemudahan cuti pegawai:
1. Pastikan pegawai memenuhi semua syarat-syarat yang ditetapkan di
bawah Pekeliling/ Surat Pekeliling/ Surat Edaran yang berkuat kuasa
sebelum memproses permohonan cuti pegawai.
2. Permohonan lengkap hendaklah dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Melulus untuk kelulusan.
3. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menyemak status
kelulusan permohonan cuti pegawai dengan Pihak
Berkuasa Melulus.
29
4. Sekiranya pegawai menggunakan kemudahan Cuti tanpa terlebih
dahulu mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus kes pegawai
hendaklah ditafsirkan sebagai tidak hadir bertugas tanpa kebenaran.
Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai untuk kembali
bertugas dan mengambil tindakan pemotongan emolumen mengikut
Perintah Am 14(A), Perintah Am Bab C.
30
4.5.1 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Memulakan Kemudahan Cuti Tanpa Terlebih Dahulu Mendapatkan Kelulusan Pihak Berkuasa Melulus
Pegawai Mengemukakan Permohonan Cuti
Ketua Jabatan tidak
menyokong
permohonan
pegawai. Surat
makluman
dikeluarkan kepada
pegawai.
Tidak menepati syarat-
syarat dan tempoh
(TIDAK LAYAK
MEMOHON)
Menepati syarat-
syarat dan tempoh
(LAYAK
MEMOHON)
Ketua Jabatan
menyemak
permohonan cuti
pegawai
Ketua Jabatan menyokong
permohonan cuti pegawai untuk
kelulusan Pihak Berkuasa
Melulus.
Ketua Jabatan DENGAN BUDI
BICARANYA boleh
mempertimbangkan
permohonan cuti pegawai
untuk kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus bagi kes yang
tidak memenuhi tempoh masa
berdasarkan justifikasi
permohonan pegawai
Pihak Berkuasa Melulus meluluskan cuti pegawai
Pihak Berkuasa
Melulus tidak
meluluskan cuti
Ketua Jabatan mengeluarkan surat kelulusan cuti kepada pegawai beserta arahan pemberhentian gaji. Unit Sumber Manusia dan Unit Kewangan hendaklah mengambil tindakan sewajarnya
Ketua Jabatan
mengeluarkan
surat makluman
kepada pegawai
Sekiranya pegawai menggunakan kemudahan cuti tanpa mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus, kes pegawai akan diuruskan
sebagai tidak hadir bertugas tanpa kebenaran dan Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai untuk kembali bertugas serta
melaporkan kepada Unit Sumber Manusia dan Unit Kewangan untuk membuat pemberhentian/ pemotongan emolumen mulai tarikh
pegawai tidak hadir bertugas.
Pihak Berkuasa Melulus meluluskan cuti pegawai
Ketua Jabatan mengeluarkan surat kelulusan cuti kepada pegawai beserta arahan pemberhentian gaji. Unit Sumber Manusia dan Unit Kewangan hendaklah mengambil tindakan sewajarnya
31
4.6 Cuti Atas Sebab Perubatan
Kemudahan Cuti Atas Sebab Perubatan diberi atas pertimbangan Ketua
Jabatan atau Kuasa Tertentu apabila seseorang pegawai itu disahkan oleh
Pegawai Perubatan atau sebuah Lembaga Perubatan atau seorang ahli panel
doktor sebagai tidak sihat untuk menjalankan tugas-tugas jawatannya.
Pengesahan itu hendaklah di atas sijil sakit yang diterima oleh pegawai.
Cuti Sakit
Cuti Sakit (CS) adalah merupakan cuti bergaji penuh yang diberi atas sebab-
sebab perubatan. Pemberian Kemudahan CS adalah bagi membolehkan
pegawai yang disahkan tidak sihat untuk memulihkan kesihatannya tertakluk
kepada penerimaannya oleh Ketua Jabatan atau Kuasa Tertentu (pohon rujuk
istilah Ketua Jabatan bagi maksud Cuti Sakit di Lampiran G).
Cuti Sakit Lanjutan
Kemudahan Cuti Sakit Lanjutan (CSL) diberi kepada pegawai yang disahkan
tidak sihat untuk bertugas dan perlu rehat yang panjang setelah menghabiskan
Cuti Sakit di bawah Perintah Am 17(a) Bab C.
32
4.6.1 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Memulakan Kemudahan Cuti Sakit
Tidak Lengkap
Lengkap
Melebihi 90 hari
Tidak Melebihi 90 hari
Tidak lengkap
Lengkap
Mulakan penubuhan Lembaga Perubatan dalam tempoh
pegawai sedang menghabiskan Cuti Rehat/ Cuti Rehat Khas
sebelum memulakan Cuti Sakit Lanjutan dalam kes pegawai
disahkan oleh Lembaga Perubatan mempunyai harapan untuk
sembuh.
Permohonan mengemukakan sijil sakit
kepada Ketua Jabatan
Kelulusan Ketua
Jabatan
Maklumkan kelulusan
kepada pegawai
Rekod dalam Buku Perkidmatan
Kerajaan pegawai
Ketua Jabatan kemukakan
permohonan kepada
BPSM, KPM
Semak permohonan
Mula
Tamat
BPSM, KPM memberi
kelulusan
Maklumkan kelulusan kepada
Ketua Jabatan/ pegawai
Rekod dalam Buku Perkidmatan
Kerajaan pegawai
Jika pegawai masih tidak sihat untuk
bertugas tetapi ada harapan untuk
sihat semula
B
33
Tidak Lengkap
Lengkap
Nota: i) * sekiranya pegawai tidak mengemukakan sijil sakit dan Ketua Jabatan tidak menubuhkan Lembaga
Perubatan maka pegawai hanya layak dipertimbangkan Cuti Sakit secara tanpa gaji.
ii) ** Permohonan menubuhkan Lembaga Perubatan telah dikemukakan kepada Jabatan Kesihatan
Negeri/ Hospital Kuala Lumpur/ Hospital Universiti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.10
Tahun 1995.
Ketua Jabatan Kemukakan permohonan
Cuti Sakit Lanjutan kepada BPSM, KPM
berserta dokumen sokongan
Semak
permohonan
Keputusan BPSM, KPM
Maklumkan keputusan kepada
Ketua Jabatan / pegawai
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan pegawai
Tamat
B
34
4.7 Cuti Atas Separuh Gaji
Kemudahan Cuti Separuh Gaji (CSG) adalah diberikan kepada pegawai
lantikan tetap di atas sebab-sebab kesihatan sanak saudara yang rapat
kepada pegawai. CSG juga boleh diberi kepada Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan yang ditawarkan untuk mengikuti lawatan sambil belajar di
seberang laut yang diluluskan oleh Kuasa Tertentu (pohon rujuk istilah
Ketua Jabatan bagi setiap maksud cuti untuk kelulusan seperti di
Lampiran H).
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan bahawa pegawai telah
mengemukakan permohonan CSG dalam tempoh masa yang ditetapkan/
munasabah dan telah diberi kelulusan terlebih dahulu sebelum bercuti.
Walau bagaimanapun, dalam kes di mana pegawai tidak dapat
mengemukakan permohonan CSG dalam tempoh masa yang ditetapkan
atas keperluan mendesak atau belum menerima kelulusan CSG, Ketua
Jabatan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut dalam
menguruskan kemudahan cuti pegawai:
1. Pastikan pegawai memenuhi semua syarat-syarat yang
ditetapkan di bawah Pekeliling/ Surat Pekeliling/ Surat
Edaran yang berkuat kuasa sebelum memproses
permohonan CSG pegawai.
2. Permohonan lengkap hendaklah dikemukakan kepada
Ketua Jabatan/ Pihak Berkuasa Melulus untuk kelulusan.
3. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menyemak status
kelulusan permohonan cuti pegawai dengan Pihak
Berkuasa Melulus.
35
4. Sekiranya pegawai tidak layak menggunakan kemudahan
CSG, Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai
untuk kembali bertugas. Sekiranya pegawai tidak hadir
bertugas, Ketua Jabatan hendaklah mengambil
tindakan pemotongan emolumen mengikut Perintah
Am 14(A), Perintah Am Bab C.
5. Sekiranya pegawai layak menggunakan kemudahan
CSG, tetapi belum mendapat kelulusan Pihak Berkuasa
Melulus, Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai
untuk mengisi borang Perakuan Persetujuan
Pembayaran Separuh Gaji Dan Elaun seperti di
Lampiran J.
36
4.7.1 Carta Aliran Kes Pegawai Yang Memulakan Kemudahan Cuti Separuh Gaji
Tidak Lengkap
Lengkap
Melebihi 14 hari
Tidak melebihi 14 hari
Semak
permohonan
Pegawai melengkapkan borang
permohonan
Tamat
Ketua Jabatan membuat keputusan
Keputusan dimaklumkan kepada pegawai
Permohonan dikemukakan kepada Ketua
Jabatan berserta dokumen sokongan
Mula
Rekod dalam Buku Perkhidmatan Kerajaan pegawai
Ketua Jabatan kemukakan
permohonan kepada Kuasa tertentu
Kuasa Tertentu membuat keputusan
Keputusan dimaklumkan kepada
pegawai
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan pegawai
Tamat
Tempoh
Permohonan CSG
37
4.8 Cuti Tanpa Gaji
Kemudahan Cuti Tanpa Gaji (CTG) diberi kepada pegawai bagi
membolehkan pegawai menyelesaikan urusan-urusan peribadi yang
mustahak sama ada di dalam Malaysia atau di luar Malaysia yang tidak
menyalahi peraturan-peraturan dan undang-undang negara (pohon
rujuk istilah Ketua Jabatan bagi setiap maksud cuti untuk kelulusan
seperti di Lampiran I).
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan bahawa pegawai telah
mengemukakan permohonan CTG dalam tempoh masa yang ditetapkan/
munasabah dan telah diberi kelulusan terlebih dahulu sebelum bercuti.
Walau bagaimanapun, dalam kes di mana pegawai tidak dapat
mengemukakan permohonan CTG dalam tempoh masa yang ditetapkan
atas keperluan mendesak atau belum menerima kelulusan CTG, Ketua
Jabatan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut dalam
menguruskan kemudahan cuti pegawai:
1. Pastikan pegawai memenuhi semua syarat-syarat yang
ditetapkan di bawah Pekeliling/ Surat Pekeliling/ Surat
Edaran yang berkuat kuasa sebelum memproses
permohonan CTG pegawai.
2. Permohonan lengkap hendaklah dikemukakan kepada
Ketua Jabatan/ Pihak Berkuasa Melulus untuk kelulusan.
3. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menyemak status
kelulusan permohonan cuti pegawai dengan Pihak
Berkuasa Melulus.
38
4. Sekiranya pegawai tidak layak menggunakan kemudahan
CTG, Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai
untuk kembali bertugas. Sekiranya pegawai tidak hadir
bertugas, Ketua Jabatan hendaklah mengambil
tindakan pemotongan emolumen mengikut Perintah
Am 14(A), Perintah Am Bab C.
5. Sekiranya pegawai layak menggunakan kemudahan CTG,
tetapi belum mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus,
Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan pegawai untuk
mengisi borang Perakuan Persetujuan Pemberhentian
Bayaran Gaji Dan Elaun seperti di Lampiran K.
39
4.8.1 Carta Aliran Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Bertugas Di Bawah Pentadbiran
JPN
Tidak Lengkap
Lengkap
Melebihi 28 hari
Tidak melebihi 28 hari
Semak
permohonan
Pegawai melengkapkan borang
permohonan
Tamat
Kelulusan ketua Jabatan
Maklumkan keputusan kepada
pegawai
Permohonan dikemukakan kepada Ketua
Jabatan berserta dokumen sokongan
Mula
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan pegawai
Ketua Jabatan kemukakan
permohonan kepada JPN
Kelulusan JPN
Maklumkan keputusan kepada
pegawai
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan pegawai
Tamat
40
4.8.2 Carta Aliran Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Bertugas di Bahagian-
bahagian KPM
Tidak Lengkap
Lengkap
BPSM semak
permohonan
Pegawai melengkapkan borang
permohonan
BPSM membuat keputusan
Ketua Jabatan kemukakan permohonan
kepada BPSM
Mula
Keputusan dimaklumkan kepada
Ketua Jabatan / pegawai
Rekod dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan pegawai
Tamat
41
5.0 PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM
Kehilangan wang awam adalah diurus berpandukan kepada Arahan
Perbendaharaan 314 sehingga 328 selaras dengan hasrat Kerajaan untuk
meningkatkan dan menambah baik perkhidmatan awam, peraturan kewangan
yang dikeluarkan juga perlulah jelas dan bersesuaian dengan perkembangan
semasa. Hapus kira pada amnya merupakan satu prosedur perakaunan bagi
memastikan laporan kewangan yang disediakan adalah kemas kini, tepat dan
teratur. Di samping itu, hapus kira kehilangan wang awam juga bertujuan untuk
membolehkan Pihak Berkuasa Kewangan mengesyorkan tindakan surcaj atau
tatatertib ke atas pegawai yang bertanggungjawab menyebabkan kehilangan.
5.1 Hapus Kira Kehilangan Disebabkan Oleh Pembayaran Lebih –
Arahan Perbendaharaan 327
5.1.1 Apabila terdapat apa-apa pembayaran lebih atau pembayaran
yang salah dibuat, Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan hendaklah
mendapatkan lebihan bayaran tersebut secara sekali gus atau
dengan ansuran seperti dijelaskan dalam AP 327(b) daripada
penerima bayaran.
5.1.2 Bagi penerima bayaran yang terdiri daripada Pegawai Kerajaan,
permohonan untuk bayaran secara ansuran boleh
dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan. Jika diluluskan,
permohonan untuk suatu Pendahuluan daripada Kumpulan
Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama
penerima bayaran hendaklah dipohon.
42
5.1.3 Bayaran terlebih yang diterima dalam tahun semasa, Jabatan
hendaklah mendebitkan Kumpulan Wang Pendahuluan dan
mengkreditkan ke dalam akaun yang terlebih bayar. Manakala
ansuran bulanan pegawai hendaklah dikreditkan ke dalam Akaun
Pendahuluan.
5.1.4 Bayaran terlebih yang diterima dalam tahun berikutnya, Jabatan
hendaklah mendebitkan Kumpulan Wang Pendahuluan Diri dan
mengkreditkan ke dalam Akaun Hasil Lain-lain Terimaan.
Manakala bayaran balik pegawai hendaklah dikreditkan ke dalam
Kumpulan Wang Pendahuluan Diri Pegawai Awam.
5.1.5 Kelulusan bayaran balik Akaun Pendahuluan bagi tempoh
tidak melebihi daripada 60 bulan boleh ditimbang di peringkat
Pegawai Pengawal. Bagi bayaran balik melebihi tempoh tersebut,
permohonan hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan
Perbendaharaan.
5.1.6 Bagi penerima bayaran yang bukan Pegawai Kerajaan, bayaran
secara sekali gus hendaklah dibuat. Walau bagaimanapun
Ketua Jabatan boleh mempertimbangkan permohonan bayaran
secara ansuran jika berpuas hati bahawa penerima bayaran tidak
akan mungkir bayaran ansuran bulanan yang dipersetujui.
5.1.7 Sekiranya pembayaran balik sepenuhnya tidak boleh
didapatkan atau tidak patut didapatkan, Pegawai Pengawal
hendaklah melantik Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis
bagi menjalankan tugas-tugas seperti berikut:
43
(a) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke
atas pembayaran lebih/ salah;
(b) Mendapatkan keterangan mengapa pembayaran berkenaan
tidak patut didapatkan sama ada sebahagian atau
sepenuhnya;
(c) Mendapatkan maklumat bahawa penerima bayaran menerima
bayaran dengan suci hati seperti contoh penerima tidak
mengetahui langsung bahawa bayaran yang diterima adalah
salah, penerima tidak terlibat secara langsung dalam
penyediaan bayaran berkenaan atau pembayaran berkenaan
berpunca dari peraturan yang tidak jelas dan lain-lain
keterangan yang boleh membuktikan bahawa penerima tidak
berniat untuk menerima bayaran berkenaan;
(d) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat dalam menyediakan
pembayaran atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu
bagi mendapatkan maklumat bahawa kesalahan berkenaan
disedari atau tidak disedari semasa penyediaan dokumen
pembayaran;
(e) Meneliti rekod-rekod kewangan dan menyediakan kronologi
kes;
(f) Tindakan-tindakan lain yang difikirkan sesuai bagi
melengkapkan siasatan;
44
(g) Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan lain-
lain peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan dipatuhi;
(h) Mengesyorkan langkah-langkah kawalan bagi mengelak
berulangnya kejadian tersalah atau terlebih bayar; dan
(i) Menyediakan dan menandatangani Lampiran L – Arahan
Perbendaharaan 328(a) menggunakan format seperti di
Lampiran E (WP10.3) dan mengemukakan kepada Pegawai
Pengawal untuk ulasan dan syor.
5.1.8 Laporan lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal
hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk
pertimbangan dalam tempoh dua (4) bulan dari tarikh diketahui
apa-apa pembayaran lebih atau pembayaran yang salah.
5.1.9 Tindakan Kementerian /Jabatan Selepas Kelulusan
(a) Kelulusan bayaran terlebih yang tidak boleh didapatkan dibiar
dipertanggungkan kepada akaun di bawah AP 327(d)
hendaklah dicatatkan dalam rekod kewangan yang berkaitan.
(b) Syor surcaj/ tatatertib hendaklah dibawa kepada Pihak
Berkuasa Tatatertib Kementerian/Jabatan dalam tempoh tiga
(3) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
(c) Maklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor
surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh tidak
lewat daripada 14 hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.
45
5.1.9 Carta Aliran Kerja Bagi Tatacara Permohonan Hapus Kira Pembayaran Lebih
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
2.1
2.2 2.3
2.4
2.5
2.6
Kenal pasti lebihan gaji yang berlaku di agensi dan samada lebihan tersebut boleh didapatkan atau tidak boleh didapatkan. Sekiranya tidak boleh didapatkan, agensi hendaklah memohon untuk hapus kira lebihan tersebut daripada Pegawai Pengawal dengan mengambil langkah-langkah berikut: Bagi sekolah bukan PTJ permohonan hendaklah melalui PPD dan JPN. Manakala sekolah PTJ pula perlu melalui JPN. Begitu juga bagi IPGM/BTPN/ KMN/ SBP/SMTV/SMKA/ SABK hendaklah melalui Bahagian yang menyelaras. Agensi hendaklah mengemukakan senarai Jawatankuasa Penyiasat kepada Bahagaian Kewangan sebelum diangkat untuk kelulusan Pegawai Pengawal. Jawatankuasa Penyiasat yang dilantik oleh KSU secara bertulis adalah bertanggungjawab menyediakan laporan siasatan berserta Lampiran L yang telah ditandatangan. Laporan lengkap dengan syor hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Pegawai Pengawal akan meninbangkan Laporan Jawatankuasa Penyiasat beserta syor dan ulasan. Setelah kelulusan hapus kira diperolehi, agensi yang terlibat
Agensi terlibat
JPN dan Bahagian-Bahagian di KPM
Jawatankuasa Penyiasat Ketua: Pengurusan & Profesional Ahli : Mempunyai pengalaman dalam pengurusan Kewangan
Agensi terlibat
Mula
Permohonan hapus
kira dari agensi
JPN dan Bahagian-
Bahagian di KPM
Bahagian Kewangan,
KPM
Laporan siasatan berserta Lampiran L
2 bulan dari tarikh diketahui
pembayaran lebih atau salah
KSU, KPM/ Perbendaharaan Malaysia bagi kes amaun
melebihi RM25,000
Lulus
Tamat
Lantikan Jawatankuasa
Penyiasat
Syor dan ulasan KSU bagi kes
amuan sehingga RM25,000
Catat kelulusan di dalam rekod kewangan
Tidak /
Lulus
Tidak /
sokong
Syor surcaj/ tatatertib dlm tempoh 3 bulan
dari tarikh kelulusan
Maklum kepada Perbendaharaan tidak lewat
14 hari bekerja dari tarikh keputusan
Siasat
an
46
2.7
2.8
hendaklah mencatatkan kelulusan tersebut di dalam rekod kewangan yang berkaitan. Semua syor surcaj / tatatertib hendaklah dibawa oleh agensi ke Pihak Berkuasa Tatatertib Kementerian dalam tempoh 3 bulan dari tarikh keputusan Pegawai Pengawal. Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada Perbendaharaan tidak lewat daripada 14 hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.
Catatan: Carta aliran ini merupakan garis panduan umum sahaja kepada agensi di KPM untuk
memudahkan permohonan hapus kira Lebihan Bayaran. SINGKATAN KPM – Kementerian Pelajaran Malaysia ABT – Akaun Belum Terima A.P. – Arahan Perbendaharaan PTJ – Pusat Tanggungjawab JPN – Jabatan Pelajaran Negeri PPD – Pejabat Pelajaran Daerah IPGM – Institut Pendidikan Guru Malaysia BTPN – Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri KMN – Kolej Matrikulasi Negeri SBP – Sekolah Berasrama Penuh SMTV – Sekolah Menengah Teknik/ Vokasional SMKA – Sekolah Menengah Kebangsaan Agama SABK – Sekolah Agama Bantuan Kerajaan KSU, KPM – Ketua Setiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia SUB (KEW) – Setiausaha Bahagian, Bahagian Kewangan TSUB (PK) – Timbalan Setiausaha Bahagian, Cawangan Pentadbiran Kewangan KPSU (PK) – Ketua Penolong Setiausaha, Cawangan Pentadbiran Kewangan PSU (PK) – Penolong Setiausaha, Cawangan Pentadbiran Kewangan PA (PK) – Penolong Akauntan, Cawangan Pentadbiran Kewangan
47
5.2 Contoh Panduan Tindakan Mengenakan Surcaj
Pegawai Awam yang melakukan kesalahan di bawah Seksyen 18, Akta
Prosedur Kewangan 1957 boleh dikenakan surcaj. Tindakan surcaj boleh
diambil apabila pihak Perbendaharaan memperakukan kepada Ketua Jabatan
supaya pegawai dikenakan surcaj.
Surcaj adalah tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi harta kerajaan
yang hilang atau yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap penjawat
awam yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya,
kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.
5.2.1 Dokumen Yang Diperlukan
i) Surat perakuan dari Perbendaharaan.
ii) Perakuan dari Ketua Jabatan.
iii) Salinan Kenyataan Perkhidmatan.
iv) Laporan mengenai pelanggaran Seksyen 18, Akta Prosedur Kewangan 1957.
5.2.2 Proses Kerja
i) Urus setia akan meneliti perakuan.
ii) Urus setia akan menyediakan kertas prima facie.
iii) Kertas prima facie ditimbangkan oleh mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib.
iv) Kertas prima facie dipertimbangkan oleh Lembaga Tatatertib.
v) Surat pertuduhan dihantar kepada pegawai dan minta buat representasi dalam tempoh 21 hari.
48
vi) Dapatkan ulasan Ketua Jabatan.
vii) Urusetia menyediakan kertas untuk pertimbangan Lembaga.
viii) Lembaga membuat pertimbangan dan kenakan surcaj jika didapati bersalah.
ix) Keputusan Lembaga dihantar kepada pegawai melalui Ketua Jabatan.
5.2.3 Kuasa Yang Meluluskan
i) Lembaga Tatatertib.
49
5.2.4 Carta Aliran Tatacara Mengenakan Tindakan Surcaj
BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Urusetia akan meneliti perakuan Urusetia akan menyediakan kertas prima facie Kertas prima facie dipertimbangkan oleh mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib (JKTT) Kertas prima facie dipertimbangkan oleh Lembaga Tatatertib (LTT). Surat pertuduhan dihantar kepada Pegawai dan pegawai diminta untuk membuat representasi dalam tempoh 21 hari. Dapatkan ulasan Ketua Jabatan. Urusetia menyediakan kertas untuk pertimbangan Lembaga Tatatertib. Lembaga membuat pertimbangan dan kenakan surcaj jika pegawai didapati bersalah. Keputusan Lembaga Tatatertib dihantar kepada pegawai melalui Ketua Jabatan.
Urusetia tatatertib semak
perakuan Jabatan
Urusetia sediakan
kertas prima facie
Kertas prima facie
dibentangkan dalam
mesyuarat JKTT
setuju
Surat pertuduhan
dihantar kepada pegawai
Kertas prima facie
dipertimbangkan oleh LTT
tiada
Prima
facie
Pegawai menjawab surat
pertuduhan
Minta ulasan Ketua
Jabatan
Urusetia sediakan kertas
pertimbangan Lembaga
Tatatertib
Keputusan LTT
Bersalah dan dikenakan surcaj
Keputusan Lembaga
Tatatertib diberitahu kepada
Pegawai melalui Ketua
Jabatan
Tidak bersalah
Bebas
pindaan
50
6.0 PERATURAN-PERATURAN YANG BERKAITAN
(A) CUTI
6.1 Cuti Sakit
5.1.1 Perintah Am 15, 17 dan 53 Bab C
5.1.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1985
5.1.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995
5.1.4 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
5.1.5 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006
5.1.6 Surat Edaran KPM bilangan: KPMSP.500-4/2/1 JLD.4 (56)
bertarikh 16 November 2015
6.2 Cuti Sakit Lanjutan
5.2.1 Perintah Am 22 dan 53 Bab C
5.2.2 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Lampiran D7 Perenggan 5
5.2.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995
5.2.4 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
6.3 Cuti Separuh Gaji
6.3.1 Perintah Am 13, 51 dan 63 Bab C
6.3.2 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991
6.3.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
51
6.3.4 Surat Edaran KPM bilangan: KPMSP.500-4/1/13 Jld 3 (91) bertarikh 22 Disember 2015
6.4 Cuti Tanpa Gaji
6.4.1 Perintah Am 14 dan 52 Bab C
6.4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991
6.4.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002
6.4.4 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009
6.4.5 Surat Edaran KPM bilangan: KP(PP) 0069/6/3 Jilid 2 (28) bertarikh 23 Mac 2010
6.4.6 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2014
6.4.7 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2016
(B) PERUBATAN
6.5 Lembaga Perubatan
6.5.1 Perintah Am Bab F
6.5.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan, KPM Bilangan 6 Tahun 1994
6.5.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995
6.5.4 Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Bilangan 18 Tahun 2010, KKM
6.5.5 Surat Edaran KPM bilangan KP(PP) 0069/6/3 Jld.4(5)
bertarikh 21 Disember 2010
6.5.6 Surat Edaran KPM bilangan KP(PP) 0089/175 Jld.7 (68)
bertarikh 30 November 2015
52
(C) PENGURUSAN GAJI/ PENDAHULUAN DIRI
(1) Pekeliling Bahagian Kewangan Bilangan 2 Tahun 1999
(2) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 5 Tahun 2012
(3) Surat Edaran KPM bilangan KP(BKEW)(PK)1067/D/1-1/Jld.2 (51) bertarikh 31 Julai 2013
(4) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2016
(D) AKAUN BELUM TERIMA
(1) Arahan Perbendaharaan (AP) 53 dan 53A
(2) Arahan Perbendaraan (AP) 89A dan AP 90
(3) 1Pekeliling Perbendaharaan - WP10.6
(4) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 9 Tahun 2011
(5) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 13 Tahun 2014
(E) PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA WANG AWAM
(1) Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)
(2) Akta Tatacara Kewangan 1957(Semakan 1972) - Seksyen 17
(3) Akta Tatacara Kewangan 1957 - Seksyen 17(b)
(4) Akta Perwakilan Kuasa 1953 - Seksyen 5
(5) Perwakilan Kuasa P.U.B 436 – 30 November 2007
53
(6) Arahan Perbendaharaan (AP) 314 hingga 328
(7) 1Pekeliling Perbendaharaan - WP10.3
(8) Surat Rujukan KK/BPA/WAI 10/173/291 Jld.3(1) bertarikh 17 Mac 2016
(F) SURCAJ
(1) Arahan Perbendaharaan (AP) 323 hingga 326, AP 327(e) dan (f) dan AP 328(d) dan (e)
(2) Surat Rujukan KK/BPA/WAI 10/173/291 Jld.3(1) bertarikh
17 Mac 2016
(G) TINDAKAN TATATERTIB
(1) Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993
– [P.U. (A) 396/1993]
(2) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993
– [P.U.(A) 395/1993]
(3) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib)
(Pindaan) 2002 – [P.U.(A) 246]
(4) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 26 Tahun 2008
54
Lampiran A
CONTOH: SURAT ARAHAN PEMOTONGAN GAJI PEGAWAI
Rujukan : Tarikh :
Kepada: (UNIT KEWANGAN)
Tuan,
ARAHAN PEMOTONGAN GAJI PEGAWAI (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Tempat Bertugas)
Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai ……….. sehingga …………) atau:
Tarikh Bulan Bilangan Hari
3. Sehubungan dengan itu, pihak tuan dipohon untuk membuat pemotongan emolumen pegawai pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan peruntukan di bawah Perintah Am 14A, Perintah Am Bab C. Kerjasama pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
55
Lampiran B
PROSEDUR PEMOTONGAN/ PEMBERHENTIAN GAJI
SG 20 dikemukakan kepada JANM
untuk mengeluarkan pegawai dari Sistem Gaji
Berkomputer
Bulan yang berikutnya
Meninggal Dunia/ Letak Jawatan/ Tidak Hadir Bertugas
Tanpa Kebenaran/ Cuti Tanpa Gaji/ Bersara
Gaji belum
dihantar ke bank
Gaji telah
dihantar ke
bank
Ketua Jabatan
maklumkan
kepada Jabatan
Akauntan
Negara Malaysia
(JANM) untuk
menahan gaji
pegawai
JANM
mengambil
tindakan
penahanan gaji
pegawai
Ketua Jabatan keluarkan surat
arahan pemotongan emolumen
+ Penyata
Kewangan (Kew 8)
+ SG 20
+ Isi borang
permohonan kelulusan
pembayaran gaji melalui baucar
berasingan (bagi pegawai yang
hendak dikeluarkan dari
Sistem Gaji Berkomputer)
Maklumat mengenai
sebab ketidakhadiran
pegawai didapatkan
56
Lampiran C
CONTOH: LAPORAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN DAPAT DIHUBUNGI
Rujukan: Tarikh :
Kepada:
(LEMBAGA TATATERTIB)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan Dan Tempat Bertugas)
Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran
Jawatan Dan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat
kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai ….
hingga…..) atau:
Tarikh Bulan Bilangan Hari
3. Pegawai berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui surat berdaftar
akuan terima (nyatakan bil. surat dan tarikh) dan beliau telah menerima surat tersebut pada
(nyatakan tarikh). Walau bagaimanapun pegawai gagal mematuhi arahan tersebut. Dengan ini
pegawai boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan
4(2)(g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab.
4. Bersama-sama ini dikemukakan (nyatakan bukti-bukti yang menunjukkan pegawai tidak hadir
bertugas seperti kad perakam waktu) dan Kenyataan Perkhidmatan pegawai yang dikemaskini.
Dikemukakan laporan ini untuk pertimbangan tuan selanjutnya.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
57
Lampiran D CONTOH: ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA
Rujukan : Tarikh :
Kepada: (NAMA DAN ALAMAT PEGAWAI)
Tuan,
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.
2. Berdasarkan rekod kad perakam waktu, tuan (Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..) atau:
Tarikh Bulan Bilangan Hari
3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan yang sama. Dengan ini tuan dikehendaki hadir bertugas serta merta.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah, ………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI) Jawatan Jabatan
58
Lampiran E
CONTOH: LAPORAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN TIDAK DAPAT DIHUBUNGI
Rujukan: Tarikh:
Kepada:
(LEMBAGA TATATERTIB)
Tuan,
LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred,
Gelaran Jawatan Dan Tempat Bertugas)
Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian tuan mengenai perkara di atas.
2. Dimaklumkan bahawa Encik (Nama Pegawai, Skim Perkhidmatan dan Gred, Gelaran Jawatan
Dan Jabatan Tempat Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran
terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai …. hingga…..)
3. Pegawai berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui surat berdaftar akuan
terima (nyatakan bil. surat dan tarikh). Walau bagaimanapun, surat arahan kembali bertugas tersebut
dikembalikan tidak terserah/pegawai berkenaan tidak lagi menetap di alamat terakhir yang diketahui.
Usaha-usaha telah dibuat untuk mengesan pegawai iaitu (nyatakan usaha-usaha yang dibuat untuk
mengesan pegawai). Walau bagaimanapun pegawai masih tidak dapat dikesan. Pegawai boleh dikenakan
tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993 [P.U(A)395/1993] dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan yang
sama iaitu tidak bertanggungjawab.
4. Bagi maksud penyiaran notis akhbar di bawah peraturan 26, Peraturan yang sama, bersama-sama
ini dikemukakan (nyatakan bukti-bukti yang menunjukkan pegawai tidak hadir bertugas seperti kad
perakam waktu) dan Kenyataan Perkhidmatan pegawai yang terkini untuk pertimbangan pihak tuan
selanjutnya.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
………(Tandatangan)……..
(NAMA KETUA JABATAN PEGAWAI)
Jawatan
Jabatan
59
Lampiran F
Peringkat Kuasa Melulus
Jenis Cuti Tempoh Cuti Tempat Bertugas
*Kuasa Melulus
Cuti Rehat
mengikut kelayakan pegawai
semua jenis sekolah
Pengetua/ Guru Besar
PPD Pegawai Pendidikan Daerah
JPN Pengarah Negeri
Bahagian Setiausaha Bahagian/ Pengarah
Institusi Pengarah
Cuti Bersalin sehingga 90 hari *sama seperti Kuasa Melulus di atas
Cuti Haji sehingga 40 hari *sama seperti Kuasa Melulus di atas
Cuti Menjaga Anak
sehingga lima (5) tahun
*sama seperti Kuasa Melulus di atas
Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas Atau Berkursus Di Dalam Atau Di Luar Negara
mengikut tempoh pasangan bertugas/ berkursus
Sekolah Sukan/ Sekolah Seni
Pengarah Bahagian Sukan/ Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian
Sekolah Agama Bantuan Kerajaan
Pengarah Bahagian Pendidikan Islam
Sekolah Pendidikan Khas
Pengarah Bahagian Pendidikan Khas
Sekolah Menengah Teknik
Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional
Sekolah Berasrama Penuh
Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan
60
Sekolah Kecemerlangan
JPN/ PPD/ Sekolah Menengah Harian/ Sekolah Rendah
Pengarah Negeri
Institusi (IPGM/ Kolej Matrikulasi
Pengarah IPGM/ Pengarah Kolej Matrikulasi
Bahagian Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Cuti Belajar
berdasarkan tempoh yang diluluskan
semua bahagian/ agensi di bawah KPM
Jabatan Perkhidmatan Awam
Cuti Tanpa Rekod berdasarkan jenis cuti
pohon rujuk Panduan Pengurusan Kemudahan Cuti, Kementerian Pelajaran Malaysia bertarikh 12 November 2009
61
Lampiran G
Peringkat Kuasa Melulus Cuti Sakit dan Cuti Sakit Lanjutan
Tempoh Cuti Sakit
Kuasa Melulus Peruntukan Impak gaji
90 hari Ketua Jabatan Perintah Am 17 (a) Bab C Bergaji penuh
90 hari Kuasa Tertentu (BPSM,KPM)
Perintah Am 17 (a) Bab C Bergaji penuh
i) 25 hari (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang mengajar)
ii) Tempoh cuti rehat yang berkelayakan (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang tidak mengajar dan Anggota Kumpulan Sokongan)
Ketua Jabatan
Perintah Am 17 (b)/53(ii) Bab C
Bergaji penuh
90 hari Kuasa Tertentu (BPSM,KPM)
Perintah Am 22/53 Bab C P.Perk 9/91 Lampiran D7
* Separuh gaji **(penubuhan Lembaga Perubatan)
90 hari Kuasa Tertentu (BPSM,KPM)
Perintah Am 22/53 Bab C P.Perk 9/91 Lampiran D7
*Tanpa gaji (Elaun bantuan bersamaan separuh gaji) **(penubuhan Lembaga Perubatan)
Nota: i) * sekiranya pegawai tidak mengemukakan sijil sakit dan Ketua Jabatan tidak menubuhkan Lembaga
Perubatan maka pegawai hanya layak dipertimbangkan Cuti Sakit secara tanpa gaji.
ii) ** Permohonan menubuhkan Lembaga Perubatan telah dikemukakan kepada Jabatan Kesihatan
Negeri/ Hospital Kuala Lumpur/ Hospital Universiti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.10
Tahun 1995.
62
Lampiran H
Peringkat Kuasa Melulus Cuti Separuh Gaji
Tempoh Kuasa Melulus Peruntukan Impak Gaji
Tidak melebihi 14
hari
Ketua Jabatan Perintah Am
13(d) dan 51 (d)
Bab C
Separuh Gaji
(Gaji pokok dan
imbuhan tetap
sahaja)
Melebihi 14 hari Kuasa Tertentu
(BPSM)
Perintah Am 13
(a) (ii) dan 51
(a) (ii) Bab C
Separuh Gaji
(Gaji pokok dan
imbuhan tetap
sahaja)
63
Lampiran I
Peringkat Kuasa Melulus Cuti Tanpa Gaji
Tempoh Cuti Tempat
Bertugas
Kelulusan Impak Gaji
Tidak melebihi 28
hari JPN/PPD/Sekolah
PTJ
JPN/PPD/Sekolah
PTJ Tanpa Gaji
Melebihi 28 hari JPN/PPD/Sekolah
PTJ JPN Tanpa Gaji
Kurang atau
melebihi 28 hari
Bahagian-
bahagian KPM BPSM Tanpa Gaji
64
Lampiran J
BORANG PERSETUJUAN PEMBAYARAN SEPARUH GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM GAJI (KELUAR SISTEM GAJI SEMENTARA) KERANA BERCUTI SEPARUH GAJI
SELARAS PERINTAH AM 13 DAN 51 BAB C (CUTI) TAHUN 1974
1. Maklumat Pegawai Yang Memohon Cuti Separuh Gaji.
Nama Pegawai
Nombor KP/ No Gaji
Jawatan/Gred Jawatan
Emel
No Telefon/HP
Alamat
Tarikh Mula Bercuti Separuh Gaji
Tarikh Kembali Berkhidmat
2. Perakuan Persetujuan Pembayaran Separuh Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Gaji
Pegawai Memohon Cuti Separuh Gaji.
Saya ………………………………………………….No KP …………………………………..
dengan ini membenarkan Ketua Jabatan untuk membayar separuh gaji dan elaun melalui
sistem gaji kerana telah memohon Cuti Separuh Gaji mulai
……………………………………... .Saya juga bersetuju akan membuat bayaran balik bagi
amaun jumlah lebihan bayaran gaji dan elaun yang telah diterima dengan kadar segera.
Tandatangan Pegawai ……………………… Tarikh :…………………
65
3. Pengesahan Ketua Jabatan Berhubung Perakuan Persetujuan Pembayaran Separuh
Gaji dan Elaun Kepada Pegawai Yang Memohon Cuti Separuh Gaji Melalui Sistem Gaji
Oleh Jabatan.
Saya mengesahkan bahawa pegawai telah bersetuju untuk menerima pembayaran separuh
gaji dan elaun melalui sistem gaji mulai……………………………… .Saya juga mengesahkan
pegawai adalah layak untuk menggunakan kemudahan Cuti Separuh Gaji selaras Perintah
Am 14/ 51 Bab C (Cuti) Tahun 1974.
………………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama:
Cop Jabatan:
Tarikh:
Nota:
1. Pembayaran separuh gaji dan elaun melalui sistem gaji mesti dibuat mulai 1hb bulan pada bulan pegawai mula bercuti separuh gaji. Bayaran gaji dan elaun pada bulan di mana pegawai mula bercuti separuh gaji dibuat mengikut bilangan hari pegawai bertugas dan dibayar secara baucar berasingan.
2. Pembayaran separuh gaji dan elaun pegawai akan dibuat secara baucar berasingan sekiranya pegawai masih bertugas dan tidak memulakan cuti separuh gaji.
66
Lampiran K
BORANG PERSETUJUAN PEMBERHENTIAN BAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI SISTEM GAJI (KELUAR SISTEM GAJI SEMENTARA) KERANA BERCUTI TANPA GAJI
SELARAS PERINTAH AM 14 BAB C (CUTI) TAHUN 1974
1. Maklumat Pegawai Yang Memohon Cuti Tanpa Gaji.
Nama Pegawai
Nombor KP/ No Gaji
Jawatan/Gred Jawatan
Emel
No Telefon/HP
Alamat
Tarikh Mula Bercuti Tanpa Gaji
Tarikh Kembali Berkhidmat
2. Perakuan Persetujuan Pemberhentian Bayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem Gaji
Pegawai Memohon Cuti Tanpa Gaji.
Saya ………………………………………………….No KP …………………………………..
dengan ini membenarkan Ketua Jabatan untuk memberhentikan pembayaran gaji dan elaun
melalui sistem gaji kerana telah memohon Cuti Tanpa Gaji mulai
……………………………………... .Saya juga bersetuju akan membuat bayaran balik bagi
amaun jumlah lebihan bayaran gaji dan elaun yang telah diterima dengan kadar segera.
Tandatangan Pegawai ……………………… Tarikh :…………………
67
3. Pengesahan Ketua Jabatan Berhubung Perakuan Persetujuan Pemberhentian
Bayaran Gaji dan Elaun Pegawai Yang Memohon Cuti Tanpa Gaji Melalui Sistem Gaji
Oleh Jabatan.
Saya mengesahkan bahawa pegawai telah bersetuju untuk diberhentikan bayaran gaji dan
elaun melalui sistem gaji mulai……………………………… .Saya juga mengesahkan
pegawai adalah layak untuk menggunakan kemudahan Cuti Tanpa Gaji selaras Perintah
Am 14 Bab C (Cuti) Tahun 1974.
………………………………..
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama:
Cop Jabatan:
Tarikh:
Nota:
1. Pemberhentian pembayaran gaji dan elaun melalui sistem gaji mesti dibuat mulai 1hb bulan pada bulan pegawai mula bercuti tanpa gaji. Bayaran gaji dan elaun pada bulan di mana pegawai mula bercuti tanpa gaji dibuat mengikut bilangan hari pegawai bertugas dan dibayar secara baucar berasingan.
2. Pembayaran gaji dan elaun pegawai akan dibuat secara baucar berasingan sekiranya pegawai masih bertugas dan tidak memulakan cuti tanpa gaji.
Top Related