Modul Latihan Asas
PADIMAS SYSTEMS SDN. BHD. (71037H) Alamat: Lot 10-1, Jalan SP 2/4 4 Taman Serdang Perdana 4 43300 Seri Kembangan, Selangor
Telefon: 03 – 8941 3006 4 Telefax: 03 – 8941 0213 4 E-mail: [email protected]
www.padimasystems.com
Modul Latihan Asas iResponz 2
Modul Latihan Modul 1: Pendahuluan 1.1 Keperluan Asas Sistem Modul 2: Pengenalan 2.1 Halaman Utama Modul 3: Bagaimana Membuat Aduan 3.1 Butiran Aduan 3.2 Butiran Masalah Modul 4: Bagaimana Menyemak Aduan 4.1 iList 4.2 Membalas Aduan 4.3 Lampiran 4.4 Notifikasi (PRO) 4.5 Audit Tindakbalas Modul 5: Bagaimana Membuat Carian Modul 6: Bagaimana Menjana Statistik Modul 7: Bagaimana Menjana Laporan Modul 8: iMessage 8.1 Semak Pesanan 8.2 Hantar Pesanan 8.3 Hapus Pesanan 8.4 Balas Pesanan Modul 9: iSMS 9.1 Semak Pesanan 9.2 Hantar Pesanan 9.3 Hapus Pesanan 9.4 Balas Pesanan Modul 10: iStat Modul 11: Info Eksekutif
Modul Latihan Asas iResponz 3
Modul 1: Pendahuluan
1.1 Keperluan Asas Sistem
Berikut merupakan keperluan asas yang diperlukan di setiap stesen klien iResponz
atau PC untuk membolehkan aplikasi iResponz berfungsi.
• Microsoft Windows 95/98/2000/XP.
• Microsoft Internet Explorer browser versi 6 (MSIE) ke atas.
Aplikasi iResponz telah diuji berfungsi sepenuhnya dengan menggunakan
browser ini.
• Adobe Acrobat Reader versi 5 ke atas.
• Satu sambungan LAN yang berfungsi dengan rangkaian yang teratur.
• Capaian Internet yang berfungsi sekiranya aplikasi iResponz dihostkan di
luar LAN dalaman anda ataupun Intranet.
• Alamat URL iResponz yang betul.
• Juga disarankan stesen klien iResponz atau PC menggunakan Pentium III
dengan 256MB RAM ke atas dan berupaya memaparkan resolusi 1024 x
768.
• Pencetak (printer) yang sesuai seperti inkjet atau laser.
• Bagi penggunaan lanjutan, adalah dinasihatkan sistem operasi Windows
anda sentiasa dikemaskinikan dengan ciri-ciri keselamatan oleh Microsoft.
Penggunaan perisian anti-virus yang dilengkapi dengan definisi virus terkini
adalah sangat digalakkan.
Modul Latihan Asas iResponz 4
Modul 2: Pengenalan
2.1 Halaman Utama
Gambarajah di atas menunjukan laman utama aplikasi iResponz dan juga susun
atur entiti-entiti utama skrin iaitu iLists, iMessage dan iStats. Laman utama ini
direkabentuk untuk memberi pendedahan yang maksimum kepada pengguna
tentang kedudukan semua maklumbalas yang perlu diberi atau yang telah diberi
perhatian.
Menu utamanya terdiri daripada:-
• Home
• My Profile
• Bantuan
• Urus Sistem
• Pengaduan
• Carian
• Statistik
• Laporan
• Info Eksekutif
• Keluar
Modul Latihan Asas iResponz 5
2.1.1iList
iList mengandungi senarai semua bentuk masalah yang masih aktif. Masalah
ataupun aduan boleh disemak dengan mudah menerusi tetingkap iList.
2.1.2 iMessage
iMessage adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk memudahkan pengguna
sistem ePublic menghantar pesanan ringkas kepada pengguna yang lain
2.1.3 iStat
iStat adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk menjana maklumat semasa dalam
bentuk tabular. Ia juga menjana statistik berdasarkan aduan semasa.
Modul Latihan Asas iResponz 6
Modul 3: Bagaimana Membuat Aduan
Proses penerimaan aduan ini terbahagi kepada 2 bahagian iaitu:-
3.1 Butiran Pengadu
3.2 Butiran Masalah
3.1 Butiran Pengadu
Terdapat 2 pilihan untuk menyalurkan butiran dan maklumat pengadu sebelum
memasukkan aduan/masalah iaitu:
• Panduan untuk Pengadu Baru
• Panduan untuk Pengadu Terdahulu
3.1.1 Panduan untuk Pengadu Baru
Klik pada menu ‘Pengaduan’ dan satu halaman seperti di bawah dipaparkan bagi
menyalurkan maklumat pengadu yang belum pernah membuat aduan sebelum ini.
Nyatakan butiran pengadu di medan yang tertera. Isi maklumat selengkap yang
mungkin untuk memudahkan rujukan di masa hadapan. Klik untuk
melaporkan butiran masalah daripada pengadu.
Modul Latihan Asas iResponz 7
3.1.2 Panduan untuk Pengadu Terdahulu
Klik pada butang ‘Carian Pengadu’ pada sebelah kanan halaman pengaduan baru
untuk pengadu yang pernah membuat pengaduan. Sekiranya anda bernama Aaron
dan pernah mengadu sblm ini, masukkan A pada nama pengadu dan satu senarai
nama yang bermula dengan huruf A akan dipaparkan.
Klik pada nama Aaron dan halaman untuk memasukkan aduan baru akan dipaparkan.
Modul Latihan Asas iResponz 8
Di halaman ini anda boleh membuat kemaskini maklumat yang sedia ada seperti pertukaran alamat, nombor telefon dan sebagainya.
Kemudian klik untuk melaporkan butiran masalah daripada pengadu.
Pilih butang bagi mengetahui senarai (lihat gambarajah di bawah) aduan atau masalah yang pernah dibuat oleh pengadu.
Modul Latihan Asas iResponz 9
3.2 Butiran Masalah
Untuk skrin yang dipaparkan, anda perlulah nyatakan maklumat pengaduan dii
medan paparan skrin.
Pastikan anda mengisi maklumat di yang telah disediakan seperti:-
• Bentuk Maklumbalas
• Kategori dan Jenis Masalah
• Kawasan dan Sub-Kawasan
• Lokasi Masalah atau Kejadian
• Keterangan Lanjut Masalah
• Taraf dan Keutamaan Aduan (tempoh maklumbalas untuk setiap aduan baru
ialah 3 hari bekerja)
Modul Latihan Asas iResponz 10
Setelah selesai, klik butang untuk simpan aduan yang diterima atau
butang untuk batal proses. Aduan yang telah diedarkan tadi akan diedar
ke Jabatan dan Petugas di Jabatan yang berkaitan.
Sekiranya pengguna memilih butang , satu paparan seperti dia atas yang
dinamakan Sub-Aduan akan menyusul. Ia adalah untuk menerima aduan/masalah
yang seterusnya daripada pengguna yang sama.
Modul Latihan Asas iResponz 11
Modul 4: Bagaimana Menyemak Aduan
4.1 iList
iList mengandungi senarai semua bentuk masalah yang masih aktif. Masalah
ataupun aduan boleh disemak dengan mudah menerusi tetingkap iList.
iList adalah inbox yang disediakan untuk membolehkan penguna sistem menyemak
senarai maklumbalas yang telah diterima. Maklumat yang diterima dipaparkan
secara terperinci bermula dengan Bilangan, No. Rujukan [Siri], Tarikh Edaran, Hayat
[Hari], Nama Pengadu, Jenis Masalah, Kawasan organisasi, Edaran Kepada, Status
Perlaksanaan, Keutamaan dan Edaran Daripada.
4.1.1 Penelitian Maklumat
iList mempunyai 2 ‘filter’ yang bertujuan membantu pengguna memilih, mengasing
dan memudahkan penelitian maklumat. Setiap kali iResponz dimulakan, ‘filter’ iList
ditetapkan sebagai ADUAN, Belum Disemak dan Penerimaan oleh JAB/CAW lain. Ini
memberikan panduan kepada pengguna bahawa penyenaraian maklumat sekarang
adalah untuk Aduan Yg Belum Disemak di mana Penerimaan oleh JAB/CAW lain.
Modul Latihan Asas iResponz 12
4.1.2 Filter Bentuk Masalah
ADUAN merujuk kepada maklumbalas yang dihantar, CADANGAN merujuk kepada
maklumbalas yang dihantar berbentuk cadangan, PERMOHONAN merujuk kepada
maklumbalas yang dihantar adalah untuk sesuatu permohonan manakala
PERTANYAAN pula merujuk kepada maklumbalas dalam bentuk pertanyaan.
4.1.3 Filter Status Pergerakan
Di dalam filter ini, maklumbalas yang terdiri daripada ADUAN, CADANGAN,
PERMOHONAN dan PERTANYAAN boleh dipaparkan mengikut kategori Sulit,
Ditolak (rejected), Diterima hari ini, Belum disemak, Dalam siasatan, Dalam
tindakan, Telah diselesaikan, Yang berulang, Ditangguh (KIV) dan Tertunggak.
4.1.4 Hayat
Hayat (hari) untuk maklumbalas yang diterima terdiri daripada 2 ciri:- 1) Ciri Hayat Warna Hijau
Bagi hayat maklumbalas yang kurang daripada 3 hari dan di bawah keutamaan SEGERA atau hayat maklumbalas yang kurang daripada 14 hari di bawah keutamaan BIASA, ciri hayat adalah warna hijau.
2) Ciri Hayat Warna Merah
Bagi hayat maklumbalas yang melebihi 3 hari dan di bawah keutamaan SEGERA atau hayat maklumbalas yang melebihi 14 hari di bawah keutamaan BIASA, ciri hayat adalah warna merah.
Modul Latihan Asas iResponz 13
4.2 Semak Aduan
Bagi melakukan penyemakan aduan, anda klik pada salah satu aduan yang telah
disenaraikan di menu i-List. Kemudian anda akan dijaringkan ke Bahagian yang telah
dipilih. Contohnya pengadu bernama Roshidah.
Modul Latihan Asas iResponz 14
Halaman butiran maklumat lengkap mengandungi segala butiran tentang
maklumbalas yang diterima. Halaman ini membahagikan maklumat mengikut
seksyen utama seperti berikut:
• Butiran Lengkap
• Edaran
• Lampiran
• Notifikasi
• Audit Tindakbalas
Di bahagian kanan halaman utama Butiran Maklumat Lengkap, terdapat 2 butang
operasi yang disediakan iaitu cetakan lengkap, dan kemaskini yang mana akan
membawa anda ke halaman yang berkaitan. Walaubagaimanapun, ianya bergantung
kepada tahap capaian pengguna.
Modul Latihan Asas iResponz 15
4.3 Edaran (Membalas Aduan)
Pilih mana-mana pengaduan pada senarai iList di Halaman Utama (sila rujuk Modul
1: Pengenalan Halaman Utama). Kemudian halaman berkenaan Butiran Lengkap
pengadu akan dipaparkan seperti di bawah sebagai contoh pengadu bernama
Jamaluddin.
Seterusnya klik pada . Satu senarai edaran akan dipaparkan di mana ia
mengandungi Nama Pelaksana, Hayat dan Keutamaan aduan seperti gambarajah
berikut.
Klik pada senarai aduan untuk membalas aduan.
Modul Latihan Asas iResponz 16
Opsyen bagi menyatakan sebarang maklumbalas am terhadap edaran yang
diterima. Setiap kenyataan yang diberi akan direkodkan tetapi status Pelaksana
Semasa dikekalkan.
Fungsi Pinda Edaran hanya boleh dicapai oleh PRO sahaja.
Modul Latihan Asas iResponz 17
Terdapat beberapa butang edaran pada sebelah kanan aplikasi iaitu makluman
sahaja, siasatan, tindakan, penyelesaian, penutupan, pembatalan, dan
penangguhan. Anda bioleh pergi terus ke edaran yang berikutnya tanpa melalui
turutan edaran.
Penutupan & Pembatalan hanya boleh dicapai oleh PRO sahaja.
Klik [Kemaskini] untuk pengesahan operasi ini.
Modul Latihan Asas iResponz 18
Modul 5: Bagaimana Membuat Carian
Carian Maklumat adalah modul yang akan memberi pendedahan kepada pengguna
tentang teknik membuat carian dan pertanyaan. Ini adalah bertujuan untuk
memudahkan proses carian dan semakan aduan yang pernah diterima sebelum ini.
Ketepatan hasil carian boleh dikawal dengan memilih kriteria carian yang sesuai.
• Tumpukan sasaran carian kepada kumpulan rekod-rekod tertentu yang dipilih
melalui kriteria TUMPUAN CARIAN.
• Jelaskan julat tarikh dengan memilih samada SET TARIKH yang ringkas atau
tempoh DARI dan HINGGA.
• Seterusnya, pilih kriteria tambahan jika ada atau klik [Cari !].
* Carian berdasarkan No. Rujukan atau Nama Pengadu boleh dibuat tanpa
penjelasan tumpuan sasaran dan julat tarikhnya.
Modul Latihan Asas iResponz 19
Kita ambil contoh set tarikh 1 bulan terakhir. Kemudian klik butang . Senarai seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada mana-mana aduan untuk melihat butiran maklumat lengkap pengaduan.
Sila rujuk Modul 4 Bagaimana Menyemak Aduan.
Modul Latihan Asas iResponz 20
Modul 6: Bagaimana Menjana Statistik
Statistik yang berbentuk ringkas bertujuan memberitahu dan mengukur keupayaan
organisasi anda didalam usaha menyelesaikan semua bentuk masalah yang diterima
dari orang ramai. Ia menjana maklumat berbentuk tabular berdasarkan aduan
semasa.
Pilih satu JENIS statistik dan nyatakan BENTUK MASALAH yang diperlukan serta
pilih SET TARIKH yang mudah, atau pilih julat tarikh DARI dan HINGGA.:-
1) Pilih bentuk masalah dan SET TARIKH. Kemudian,klik butang
2) Pilih bentuk masalah dan DARI..HINGGA. Kemudian,klik butang
Setelah itu, statistik tersebut akan dipaparkan. Berikut adalah contoh setiap statistik.
Modul Latihan Asas iResponz 21
Sebagai contoh statistik 07.Mengikut Kategori & Jenis Masalah untuk April 2005
Ada beberapa statistik membenarkan data “drill down” dilakukan.
Statistik boleh juga digunakan sebagai salah satu kaedah “carian”
Rajah ini menunjukkan hasil carian statistik yang ada data “drill down”. Sila rujuk Modul 4 Bagaimana Menyemak Aduan.
Modul Latihan Asas iResponz 22
Modul 7: Bagaimana Menjana Laporan
Tujuan laporan ialah untuk menjana laporan bercetak dalam format tertentu seperti
.PDF. Ruangan ini memberikan kemudahan kepada pengguna untuk menjana
laporan-laporan utama untuk tujuan pengurusan semua masalah yang telah
dilaporkan.
Pilih satu JENIS laporan serta pilih SET TARIKH yang mudah, atau pilih julat tarikh
DARI dan HINGGA.
* Pengguna memerlukan perisian Acrobat Reader
Modul Latihan Asas iResponz 23
Contoh laporan untuk 01. Edaran Aduan Tanpa Tindakan > Semua Pelaksana >
2005 > Bulan Ini
Modul Latihan Asas iResponz 24
Modul 8: iMessage
iMessage adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk memudahkan pengguna
sistem iResponz menghantar pesanan ringkas kepada pengguna yang lain. Mesej
berwarna MERAH adalah merupakan iMessage.
Fungsi
iMessage adalah sistem pesanan ringkas yang membenarkan pengguna iResponz
menghantar pesanan diantara satu sama lain. Setiap pesanan yang bakal dihantar
perlulah mempunyai pengirim dan penerima yang mana penerima adalah dari
Jabatan/Bahagian/Cawangan organisasi. Walaubagaimanapun, sebelum memulakan
iMesage, pastikan anda adalah pengguna yang telah berdaftar.
8.1 Semak Pesanan
Bagi menyemak pesanan anda, sila klik pada mana-mana mesej. Seterusnya anda
akan diberikan beberapa butang arahan seperti delete (hapus), reply (balas), new
(baru) dan show all (paparkan semua).
Modul Latihan Asas iResponz 25
8.2 Hantar Pesanan
Klik butang New (baru) untuk menghantar mesej/aduan baru anda. Mesej anda tidak
dibenarkan melebihi 230 aksara. Masukkan mesej/aduan anda pada ruang di
sebelah atas dan pilih penerima yang telah didaftarkan pada ruang bawah kekotak.
Tekan kekunci 'control' untuk memilih lebih daripada seorang penerima. Untuk
menghantar salinan ke email penerima, anda perlu tandakan 'cc message to
recipient's e-mail'. Sila tekan butang Send (Hantar) untuk hantar. Satu mesej
pemberitahuan yang mengatakan mesej anda telah dihantar akan dipaparkan. Klik
pada Show All (papar semua) untuk melihat mesej yang telah dihantar.
Modul Latihan Asas iResponz 26
8.3 Hapus Pesanan
Bagi proses menghapuskan pesanan, anda hanya perlu klik pada butang Delete
(hapus). Satu mesej pemberitahuan akan dipaparkan untuk mengetahui status
proses anda samada berjaya ataupun tidak.
8.4 Balas Pesanan
Klik pada mana-mana mesej pada halaman utama iMessage. Kekotak seperti di
bawah akan dipaparkan di mana. Anda hanya perlu menaip mesej anda dan tekan
butang Reply (balas) pada sebelah kanan kekotak. Kemudian satu mesej akan
memaklumkan bahawa mesej anda telah dihantar.
Modul Latihan Asas iResponz 27
sModul 9: iSMS
iSMS adalah modul terkini dari Padimas Systems Sdn. Bhd. yang membolehkan
aplikasi iResponz mengendalikan modem GPRS/GSM atau telefon bimbit (jenama
dan model tertentu) samada untuk tujuan menghantar pesanan ringkas (SMS) atau
menerima pesanan ringkas secara terus. Mesej berwarna BIRU dan dilabelkan
[sms] merupakan mesej yang dihantar melalui khidmat pesanan ringkas (SMS)
melalui telefon bimbit.
9.1 Semak Pesanan Ringkas SMS
Bagi menyemak Pesanan Ringkas (SMS) anda, anda hanya perlu klik pada mana-
mana mesej yang berwarna biru dan berlabel [sms]. Seterusnya anda akan
dipaparkan dengan beberapa butang arahan seperti delete (hapus), reply (balas),
new (baru) dan show all (paparkan semua).
Modul Latihan Asas iResponz 28
9.2 Menghantar Pesanan Ringkas SMS
Klik butang iSMS untuk menghantar pesanan ringkas (SMS) baru anda. Masukkan
mesej/aduan anda pada ruang di sebelah atas dan pilih penerima yang telah
didaftarkan pada ruang bawah kekotak. Tekan kekunci 'control' untuk memilih lebih
daripada seorang penerima. Untuk menghantar salinan ke email penerima, anda
perlu tandakan 'cc message to recipient's e-mail'. Sila tekan butang SendSMS
untuk hantar. Satu mesej pemberitahuan yang mengatakan mesej anda telah
dihantar akan dipaparkan. Klik pada Show All (papar semua) untuk melihat mesej
yang telah dihantar.
9.3 Menghapus Pesanan Ringkas SMS
Bagi proses menghapuskan Pesanan Ringkas (SMS), anda hanya perlu klik pada
butang Delete (hapus).
Modul Latihan Asas iResponz 29
9.4 Membalas Pesanan Ringkas SMS
Klik pada mana-mana Pesanan Ringkas SMS pada halaman utama iMessage.
Kekotak seperti di bawah akan dipaparkan. Anda hanya perlu menaip pesanan anda
dan tekan butang Reply (balas) pada sebelah kanan kekotak.
Modul Latihan Asas iResponz 30
Modul 10: iStat
iStat adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk menjana maklumat semasa dalam
bentuk tabular. Ia juga menjana statistik berdasarkan aduan semasa. Bilangan
Aduan Yang Belum Ditutup (Semasa) dipaparkan pada muka utama setiap kali
pengguna melayari sistem.
Penggunaan iStat
Bagi memulakan penggunaan iStat, klik pada menu tarik ke bawah untuk
mengetahui segmen-segmen pengagihan statistik yang disenaraikan.
Bilangan Aduan Yang Belum Ditutup (Semasa)
Statistik ini memaparkan keseluruhan aduan semasa yang masih di bawah
penyelenggaraan. Ia dibahagikan kepada DITERIMA, SIASATAN, TINDAKAN,
SELESAI, DITANGGUH dan DITOLAK.
Modul Latihan Asas iResponz 31
Bilangan ADUAN Mengikut Saluran (5 teratas)
Memaparkan statistik berdasarkan saluran pengaduan 5 teratas. Antaranya
TELEFON, LISAN, FAKS/SURAT, LAIN-LAIN, eADUAN, HARI BERTEMU
PELANGGAN dan banyak lagi. Ia berasaskan jumlah keseluruhan aduan yang
diterima.
Anda juga boleh mendapatkan statistik maklumat semasa untuk segmen-segmen
pengagihan statistik yang lain dengan mengulangi langkah di atas.
Modul Latihan Asas iResponz 32
Modul 11: Info Eksekutif
Info eksekutif ini merupakan gambaran bergrafik bagi memudahkan pihak MPSNS
menilai keseluruhan statistik aduan. Ia terbahagi kepada:-
• Pelaksana
• Status
• Saluran
• Kawasan
• Kategori
• Prestasi
• Cetak
• Konfigurasi
Di bawah ini merupakan ini merupakan satu contoh untuk Jumlah Edaran Aduan
Mengikut Pelaksana
Anda boleh mengetahui maklumat lain dengan memilih butang-butang yang tertera di
atas skrin.
Top Related