Modul Latihan Asasaduan.mbsa.gov.my/iresponz/usermanuals/mlaplikasi/TrainingModule2.pdf• Microsoft...

Modul Latihan Asas

PADIMAS SYSTEMS SDN. BHD. (71037H) Alamat: Lot 10-1, Jalan SP 2/4 4 Taman Serdang Perdana 4 43300 Seri Kembangan, Selangor

Telefon: 03 – 8941 3006 4 Telefax: 03 – 8941 0213 4 E-mail: [email protected]

www.padimasystems.com

Modul Latihan Asas iResponz 2

Modul Latihan Modul 1: Pendahuluan 1.1 Keperluan Asas Sistem Modul 2: Pengenalan 2.1 Halaman Utama Modul 3: Bagaimana Membuat Aduan 3.1 Butiran Aduan 3.2 Butiran Masalah Modul 4: Bagaimana Menyemak Aduan 4.1 iList 4.2 Membalas Aduan 4.3 Lampiran 4.4 Notifikasi (PRO) 4.5 Audit Tindakbalas Modul 5: Bagaimana Membuat Carian Modul 6: Bagaimana Menjana Statistik Modul 7: Bagaimana Menjana Laporan Modul 8: iMessage 8.1 Semak Pesanan 8.2 Hantar Pesanan 8.3 Hapus Pesanan 8.4 Balas Pesanan Modul 9: iSMS 9.1 Semak Pesanan 9.2 Hantar Pesanan 9.3 Hapus Pesanan 9.4 Balas Pesanan Modul 10: iStat Modul 11: Info Eksekutif


Modul 1: Pendahuluan

1.1 Keperluan Asas Sistem

Berikut merupakan keperluan asas yang diperlukan di setiap stesen klien iResponz

atau PC untuk membolehkan aplikasi iResponz berfungsi.

• Microsoft Windows 95/98/2000/XP.

• Microsoft Internet Explorer browser versi 6 (MSIE) ke atas.

Aplikasi iResponz telah diuji berfungsi sepenuhnya dengan menggunakan

browser ini.

• Adobe Acrobat Reader versi 5 ke atas.

• Satu sambungan LAN yang berfungsi dengan rangkaian yang teratur.

• Capaian Internet yang berfungsi sekiranya aplikasi iResponz dihostkan di

luar LAN dalaman anda ataupun Intranet.

• Alamat URL iResponz yang betul.

• Juga disarankan stesen klien iResponz atau PC menggunakan Pentium III

dengan 256MB RAM ke atas dan berupaya memaparkan resolusi 1024 x

768.

• Pencetak (printer) yang sesuai seperti inkjet atau laser.

• Bagi penggunaan lanjutan, adalah dinasihatkan sistem operasi Windows

anda sentiasa dikemaskinikan dengan ciri-ciri keselamatan oleh Microsoft.

Penggunaan perisian anti-virus yang dilengkapi dengan definisi virus terkini

adalah sangat digalakkan.


Modul 2: Pengenalan

2.1 Halaman Utama

Gambarajah di atas menunjukan laman utama aplikasi iResponz dan juga susun

atur entiti-entiti utama skrin iaitu iLists, iMessage dan iStats. Laman utama ini

direkabentuk untuk memberi pendedahan yang maksimum kepada pengguna

tentang kedudukan semua maklumbalas yang perlu diberi atau yang telah diberi

perhatian.

Menu utamanya terdiri daripada:-

• Home

• My Profile

• Bantuan

• Urus Sistem

• Pengaduan

• Carian

• Statistik

• Laporan

• Info Eksekutif

• Keluar


2.1.1iList

iList mengandungi senarai semua bentuk masalah yang masih aktif. Masalah

ataupun aduan boleh disemak dengan mudah menerusi tetingkap iList.

2.1.2 iMessage

iMessage adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk memudahkan pengguna

sistem ePublic menghantar pesanan ringkas kepada pengguna yang lain

2.1.3 iStat

iStat adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk menjana maklumat semasa dalam

bentuk tabular. Ia juga menjana statistik berdasarkan aduan semasa.


Modul 3: Bagaimana Membuat Aduan

Proses penerimaan aduan ini terbahagi kepada 2 bahagian iaitu:-

3.1 Butiran Pengadu

3.2 Butiran Masalah

3.1 Butiran Pengadu

Terdapat 2 pilihan untuk menyalurkan butiran dan maklumat pengadu sebelum

memasukkan aduan/masalah iaitu:

• Panduan untuk Pengadu Baru

• Panduan untuk Pengadu Terdahulu

3.1.1 Panduan untuk Pengadu Baru

Klik pada menu ‘Pengaduan’ dan satu halaman seperti di bawah dipaparkan bagi

menyalurkan maklumat pengadu yang belum pernah membuat aduan sebelum ini.

Nyatakan butiran pengadu di medan yang tertera. Isi maklumat selengkap yang

mungkin untuk memudahkan rujukan di masa hadapan. Klik untuk

melaporkan butiran masalah daripada pengadu.


3.1.2 Panduan untuk Pengadu Terdahulu

Klik pada butang ‘Carian Pengadu’ pada sebelah kanan halaman pengaduan baru

untuk pengadu yang pernah membuat pengaduan. Sekiranya anda bernama Aaron

dan pernah mengadu sblm ini, masukkan A pada nama pengadu dan satu senarai

nama yang bermula dengan huruf A akan dipaparkan.

Klik pada nama Aaron dan halaman untuk memasukkan aduan baru akan dipaparkan.


Di halaman ini anda boleh membuat kemaskini maklumat yang sedia ada seperti pertukaran alamat, nombor telefon dan sebagainya.

Kemudian klik untuk melaporkan butiran masalah daripada pengadu.

Pilih butang bagi mengetahui senarai (lihat gambarajah di bawah) aduan atau masalah yang pernah dibuat oleh pengadu.


3.2 Butiran Masalah

Untuk skrin yang dipaparkan, anda perlulah nyatakan maklumat pengaduan dii

medan paparan skrin.

Pastikan anda mengisi maklumat di yang telah disediakan seperti:-

• Bentuk Maklumbalas

• Kategori dan Jenis Masalah

• Kawasan dan Sub-Kawasan

• Lokasi Masalah atau Kejadian

• Keterangan Lanjut Masalah

• Taraf dan Keutamaan Aduan (tempoh maklumbalas untuk setiap aduan baru

ialah 3 hari bekerja)


Setelah selesai, klik butang untuk simpan aduan yang diterima atau

butang untuk batal proses. Aduan yang telah diedarkan tadi akan diedar

ke Jabatan dan Petugas di Jabatan yang berkaitan.

Sekiranya pengguna memilih butang , satu paparan seperti dia atas yang

dinamakan Sub-Aduan akan menyusul. Ia adalah untuk menerima aduan/masalah

yang seterusnya daripada pengguna yang sama.


Modul 4: Bagaimana Menyemak Aduan

4.1 iList

iList mengandungi senarai semua bentuk masalah yang masih aktif. Masalah

ataupun aduan boleh disemak dengan mudah menerusi tetingkap iList.

iList adalah inbox yang disediakan untuk membolehkan penguna sistem menyemak

senarai maklumbalas yang telah diterima. Maklumat yang diterima dipaparkan

secara terperinci bermula dengan Bilangan, No. Rujukan [Siri], Tarikh Edaran, Hayat

[Hari], Nama Pengadu, Jenis Masalah, Kawasan organisasi, Edaran Kepada, Status

Perlaksanaan, Keutamaan dan Edaran Daripada.

4.1.1 Penelitian Maklumat

iList mempunyai 2 ‘filter’ yang bertujuan membantu pengguna memilih, mengasing

dan memudahkan penelitian maklumat. Setiap kali iResponz dimulakan, ‘filter’ iList

ditetapkan sebagai ADUAN, Belum Disemak dan Penerimaan oleh JAB/CAW lain. Ini

memberikan panduan kepada pengguna bahawa penyenaraian maklumat sekarang

adalah untuk Aduan Yg Belum Disemak di mana Penerimaan oleh JAB/CAW lain.


4.1.2 Filter Bentuk Masalah

ADUAN merujuk kepada maklumbalas yang dihantar, CADANGAN merujuk kepada

maklumbalas yang dihantar berbentuk cadangan, PERMOHONAN merujuk kepada

maklumbalas yang dihantar adalah untuk sesuatu permohonan manakala

PERTANYAAN pula merujuk kepada maklumbalas dalam bentuk pertanyaan.

4.1.3 Filter Status Pergerakan

Di dalam filter ini, maklumbalas yang terdiri daripada ADUAN, CADANGAN,

PERMOHONAN dan PERTANYAAN boleh dipaparkan mengikut kategori Sulit,

Ditolak (rejected), Diterima hari ini, Belum disemak, Dalam siasatan, Dalam

tindakan, Telah diselesaikan, Yang berulang, Ditangguh (KIV) dan Tertunggak.

4.1.4 Hayat

Hayat (hari) untuk maklumbalas yang diterima terdiri daripada 2 ciri:- 1) Ciri Hayat Warna Hijau

Bagi hayat maklumbalas yang kurang daripada 3 hari dan di bawah keutamaan SEGERA atau hayat maklumbalas yang kurang daripada 14 hari di bawah keutamaan BIASA, ciri hayat adalah warna hijau.

2) Ciri Hayat Warna Merah

Bagi hayat maklumbalas yang melebihi 3 hari dan di bawah keutamaan SEGERA atau hayat maklumbalas yang melebihi 14 hari di bawah keutamaan BIASA, ciri hayat adalah warna merah.


4.2 Semak Aduan

Bagi melakukan penyemakan aduan, anda klik pada salah satu aduan yang telah

disenaraikan di menu i-List. Kemudian anda akan dijaringkan ke Bahagian yang telah

dipilih. Contohnya pengadu bernama Roshidah.


Halaman butiran maklumat lengkap mengandungi segala butiran tentang

maklumbalas yang diterima. Halaman ini membahagikan maklumat mengikut

seksyen utama seperti berikut:

• Butiran Lengkap

• Edaran

• Lampiran

• Notifikasi

• Audit Tindakbalas

Di bahagian kanan halaman utama Butiran Maklumat Lengkap, terdapat 2 butang

operasi yang disediakan iaitu cetakan lengkap, dan kemaskini yang mana akan

membawa anda ke halaman yang berkaitan. Walaubagaimanapun, ianya bergantung

kepada tahap capaian pengguna.


4.3 Edaran (Membalas Aduan)

Pilih mana-mana pengaduan pada senarai iList di Halaman Utama (sila rujuk Modul

1: Pengenalan Halaman Utama). Kemudian halaman berkenaan Butiran Lengkap

pengadu akan dipaparkan seperti di bawah sebagai contoh pengadu bernama

Jamaluddin.

Seterusnya klik pada . Satu senarai edaran akan dipaparkan di mana ia

mengandungi Nama Pelaksana, Hayat dan Keutamaan aduan seperti gambarajah

berikut.

Klik pada senarai aduan untuk membalas aduan.


Opsyen bagi menyatakan sebarang maklumbalas am terhadap edaran yang

diterima. Setiap kenyataan yang diberi akan direkodkan tetapi status Pelaksana

Semasa dikekalkan.

Fungsi Pinda Edaran hanya boleh dicapai oleh PRO sahaja.


Terdapat beberapa butang edaran pada sebelah kanan aplikasi iaitu makluman

sahaja, siasatan, tindakan, penyelesaian, penutupan, pembatalan, dan

penangguhan. Anda bioleh pergi terus ke edaran yang berikutnya tanpa melalui

turutan edaran.

Penutupan & Pembatalan hanya boleh dicapai oleh PRO sahaja.

Klik [Kemaskini] untuk pengesahan operasi ini.


Modul 5: Bagaimana Membuat Carian

Carian Maklumat adalah modul yang akan memberi pendedahan kepada pengguna

tentang teknik membuat carian dan pertanyaan. Ini adalah bertujuan untuk

memudahkan proses carian dan semakan aduan yang pernah diterima sebelum ini.

Ketepatan hasil carian boleh dikawal dengan memilih kriteria carian yang sesuai.

• Tumpukan sasaran carian kepada kumpulan rekod-rekod tertentu yang dipilih

melalui kriteria TUMPUAN CARIAN.

• Jelaskan julat tarikh dengan memilih samada SET TARIKH yang ringkas atau

tempoh DARI dan HINGGA.

• Seterusnya, pilih kriteria tambahan jika ada atau klik [Cari !].

* Carian berdasarkan No. Rujukan atau Nama Pengadu boleh dibuat tanpa

penjelasan tumpuan sasaran dan julat tarikhnya.


Kita ambil contoh set tarikh 1 bulan terakhir. Kemudian klik butang . Senarai seperti di bawah akan dipaparkan. Klik pada mana-mana aduan untuk melihat butiran maklumat lengkap pengaduan.

Sila rujuk Modul 4 Bagaimana Menyemak Aduan.


Modul 6: Bagaimana Menjana Statistik

Statistik yang berbentuk ringkas bertujuan memberitahu dan mengukur keupayaan

organisasi anda didalam usaha menyelesaikan semua bentuk masalah yang diterima

dari orang ramai. Ia menjana maklumat berbentuk tabular berdasarkan aduan

semasa.

Pilih satu JENIS statistik dan nyatakan BENTUK MASALAH yang diperlukan serta

pilih SET TARIKH yang mudah, atau pilih julat tarikh DARI dan HINGGA.:-

1) Pilih bentuk masalah dan SET TARIKH. Kemudian,klik butang

2) Pilih bentuk masalah dan DARI..HINGGA. Kemudian,klik butang

Setelah itu, statistik tersebut akan dipaparkan. Berikut adalah contoh setiap statistik.


Sebagai contoh statistik 07.Mengikut Kategori & Jenis Masalah untuk April 2005

Ada beberapa statistik membenarkan data “drill down” dilakukan.

Statistik boleh juga digunakan sebagai salah satu kaedah “carian”

Rajah ini menunjukkan hasil carian statistik yang ada data “drill down”. Sila rujuk Modul 4 Bagaimana Menyemak Aduan.


Modul 7: Bagaimana Menjana Laporan

Tujuan laporan ialah untuk menjana laporan bercetak dalam format tertentu seperti

.PDF. Ruangan ini memberikan kemudahan kepada pengguna untuk menjana

laporan-laporan utama untuk tujuan pengurusan semua masalah yang telah

dilaporkan.

Pilih satu JENIS laporan serta pilih SET TARIKH yang mudah, atau pilih julat tarikh

DARI dan HINGGA.

* Pengguna memerlukan perisian Acrobat Reader


Contoh laporan untuk 01. Edaran Aduan Tanpa Tindakan > Semua Pelaksana >

2005 > Bulan Ini


Modul 8: iMessage

iMessage adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk memudahkan pengguna

sistem iResponz menghantar pesanan ringkas kepada pengguna yang lain. Mesej

berwarna MERAH adalah merupakan iMessage.

Fungsi

iMessage adalah sistem pesanan ringkas yang membenarkan pengguna iResponz

menghantar pesanan diantara satu sama lain. Setiap pesanan yang bakal dihantar

perlulah mempunyai pengirim dan penerima yang mana penerima adalah dari

Jabatan/Bahagian/Cawangan organisasi. Walaubagaimanapun, sebelum memulakan

iMesage, pastikan anda adalah pengguna yang telah berdaftar.

8.1 Semak Pesanan

Bagi menyemak pesanan anda, sila klik pada mana-mana mesej. Seterusnya anda

akan diberikan beberapa butang arahan seperti delete (hapus), reply (balas), new

(baru) dan show all (paparkan semua).


8.2 Hantar Pesanan

Klik butang New (baru) untuk menghantar mesej/aduan baru anda. Mesej anda tidak

dibenarkan melebihi 230 aksara. Masukkan mesej/aduan anda pada ruang di

sebelah atas dan pilih penerima yang telah didaftarkan pada ruang bawah kekotak.

Tekan kekunci 'control' untuk memilih lebih daripada seorang penerima. Untuk

menghantar salinan ke email penerima, anda perlu tandakan 'cc message to

recipient's e-mail'. Sila tekan butang Send (Hantar) untuk hantar. Satu mesej

pemberitahuan yang mengatakan mesej anda telah dihantar akan dipaparkan. Klik

pada Show All (papar semua) untuk melihat mesej yang telah dihantar.


8.3 Hapus Pesanan

Bagi proses menghapuskan pesanan, anda hanya perlu klik pada butang Delete

(hapus). Satu mesej pemberitahuan akan dipaparkan untuk mengetahui status

proses anda samada berjaya ataupun tidak.

8.4 Balas Pesanan

Klik pada mana-mana mesej pada halaman utama iMessage. Kekotak seperti di

bawah akan dipaparkan di mana. Anda hanya perlu menaip mesej anda dan tekan

butang Reply (balas) pada sebelah kanan kekotak. Kemudian satu mesej akan

memaklumkan bahawa mesej anda telah dihantar.


sModul 9: iSMS

iSMS adalah modul terkini dari Padimas Systems Sdn. Bhd. yang membolehkan

aplikasi iResponz mengendalikan modem GPRS/GSM atau telefon bimbit (jenama

dan model tertentu) samada untuk tujuan menghantar pesanan ringkas (SMS) atau

menerima pesanan ringkas secara terus. Mesej berwarna BIRU dan dilabelkan

[sms] merupakan mesej yang dihantar melalui khidmat pesanan ringkas (SMS)

melalui telefon bimbit.

9.1 Semak Pesanan Ringkas SMS

Bagi menyemak Pesanan Ringkas (SMS) anda, anda hanya perlu klik pada mana-

mana mesej yang berwarna biru dan berlabel [sms]. Seterusnya anda akan

dipaparkan dengan beberapa butang arahan seperti delete (hapus), reply (balas),

new (baru) dan show all (paparkan semua).


9.2 Menghantar Pesanan Ringkas SMS

Klik butang iSMS untuk menghantar pesanan ringkas (SMS) baru anda. Masukkan

mesej/aduan anda pada ruang di sebelah atas dan pilih penerima yang telah

didaftarkan pada ruang bawah kekotak. Tekan kekunci 'control' untuk memilih lebih

daripada seorang penerima. Untuk menghantar salinan ke email penerima, anda

perlu tandakan 'cc message to recipient's e-mail'. Sila tekan butang SendSMS

untuk hantar. Satu mesej pemberitahuan yang mengatakan mesej anda telah

dihantar akan dipaparkan. Klik pada Show All (papar semua) untuk melihat mesej

yang telah dihantar.

9.3 Menghapus Pesanan Ringkas SMS

Bagi proses menghapuskan Pesanan Ringkas (SMS), anda hanya perlu klik pada

butang Delete (hapus).


9.4 Membalas Pesanan Ringkas SMS

Klik pada mana-mana Pesanan Ringkas SMS pada halaman utama iMessage.

Kekotak seperti di bawah akan dipaparkan. Anda hanya perlu menaip pesanan anda

dan tekan butang Reply (balas) pada sebelah kanan kekotak.


Modul 10: iStat

iStat adalah mini-aplikasi yang disediakan untuk menjana maklumat semasa dalam

bentuk tabular. Ia juga menjana statistik berdasarkan aduan semasa. Bilangan

Aduan Yang Belum Ditutup (Semasa) dipaparkan pada muka utama setiap kali

pengguna melayari sistem.

Penggunaan iStat

Bagi memulakan penggunaan iStat, klik pada menu tarik ke bawah untuk

mengetahui segmen-segmen pengagihan statistik yang disenaraikan.

Bilangan Aduan Yang Belum Ditutup (Semasa)

Statistik ini memaparkan keseluruhan aduan semasa yang masih di bawah

penyelenggaraan. Ia dibahagikan kepada DITERIMA, SIASATAN, TINDAKAN,

SELESAI, DITANGGUH dan DITOLAK.


Bilangan ADUAN Mengikut Saluran (5 teratas)

Memaparkan statistik berdasarkan saluran pengaduan 5 teratas. Antaranya

TELEFON, LISAN, FAKS/SURAT, LAIN-LAIN, eADUAN, HARI BERTEMU

PELANGGAN dan banyak lagi. Ia berasaskan jumlah keseluruhan aduan yang

diterima.

Anda juga boleh mendapatkan statistik maklumat semasa untuk segmen-segmen

pengagihan statistik yang lain dengan mengulangi langkah di atas.


Modul 11: Info Eksekutif

Info eksekutif ini merupakan gambaran bergrafik bagi memudahkan pihak MPSNS

menilai keseluruhan statistik aduan. Ia terbahagi kepada:-

• Pelaksana

• Status

• Saluran

• Kawasan

• Kategori

• Prestasi

• Cetak

• Konfigurasi

Di bawah ini merupakan ini merupakan satu contoh untuk Jumlah Edaran Aduan

Mengikut Pelaksana

Anda boleh mengetahui maklumat lain dengan memilih butang-butang yang tertera di

atas skrin.

Modul Latihan Asasaduan.mbsa.gov.my/iresponz/usermanuals/mlaplikasi/TrainingModule2.pdf• Microsoft...

Documents

Transcript of Modul Latihan Asasaduan.mbsa.gov.my/iresponz/usermanuals/mlaplikasi/TrainingModule2.pdf• Microsoft...