PEKELILING BENDAHARI BIL : 5/2008
No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)
PEKELILING PEJABAT BENDAHARI
Tarikh : 1 April 2008
Pengarah UiTM Negeri
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi UiTM
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
1.0 TUJUAN
Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan peti tender dan
sebut harga rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam proses
tersebut.
GP PBBP:1/2006
1
TAKRIFAN
2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan,
Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan
tahunan.
2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan
tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-
sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah
kawalannya .
2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang dilantik untuk
menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.
2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-
kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan
operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.5 “Bekalan” adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekal bagi
menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga
merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti
peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan
dan kelengkapan pejabat.
2.6 “Perkhidmatan” adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan
sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua (2) seperti
berikut:
GP PBBP:1/2006
2
(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:
Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti
pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.
(b) Perkhidmatan Perunding:
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian
ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang
memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur,
pengurusan, perundangan dan kepakaran dalam bidang-bidang
khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan
Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini.
2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan
dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak
kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-
kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 ”Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja-
kerja yang nilainya melebihi RM200,000.
2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan
dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran
bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi
RM200,000 bagi setiap panggilan.
2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan
oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan,
analisa tender disediakan oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan seperti
berikut:
GP PBBP:1/2006
3
(a) Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik
untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.
(b) Jawatankuasa Analisa Harga adalah jawatankuasa yang dilantik
untuk menilai tawaran harga, kemampuan kewangan, pengalaman
petender dan lain-lain kriteria yang dinyatakan di dalam dokumen harga
tender.
2.11 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan Bekalan dan
Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi
perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.
2.12 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa syarikat untuk
mengemukakan sebut harga rasmi bagi:
a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000
hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf
Bumiputera.
b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000
hingga RM200,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan.
c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000
hendaklah dipelawa di kalangan Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan
Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-kepala yang
berkaitan.
GP PBBP:1/2006
4
2.13 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat Bendahari.
2.14 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang mengandungi
maklumat pesanan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja-kerja kepada pembekal /
kontraktor.
2.15 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh syarikat bagi
tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja di dalam
semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog tersebut termasuklah
katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks.
3.0 PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
3.1 Arahan Perbendaharaan 197 dan 170 menyatakan peti tender dan
sebut harga rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin pada waktu
yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut
Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2)
pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai kumpulan pengurusan dan professional.
Penubuhan Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi
adalah seperti berikut:
3.1.1 UiTM Malaysia
Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini dianggotai
oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan
wakil dari Pejabat Pendaftar. Setiap kumpulan akan diketuai oleh
seorang Ketua Kumpulan.
GP PBBP:1/2006
5
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Malaysia ialah Ketua
Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian Pengurusan
Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Malaysia manakala Ketua
Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah ditentukan oleh Pejabat
Pendaftar.
3.1.2 UiTM Negeri
Dilantik oleh Pengarah UiTM Negeri di mana jawatankuasa ini
dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari
UiTM Negeri dan wakil dari Pejabat Pengarah. Tertakluk kepada
keperluan, setiap kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua
Kumpulan.
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Negeri ialah Ketua Unit
Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Negeri manakala Ketua Kumpulan
wakil Pejabat Pengarah adalah ditentukan oleh Pengarah UiTM Negeri.
Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di
perenggan 4.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat
Bendahari UiTM Negeri.
3.2 Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang berbeza
bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang
secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi
tujuan tersebut, setiap anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi
atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut
harga rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh
setiap ahli kumpulan secara berasingan atau dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan.
GP PBBP:1/2006
6
Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah
tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender
dan Sebut Harga Rasmi:
a. Staf Unit Perolehan, Pejabat Bendahari.
b. Pegawai kumpulan pengurusan dan profesional Pejabat
Bendahari UiTM Negeri.
c. Pengarah UiTM Negeri.
Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi
pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c.
Pegawai yang mempunyai kepentingan terhadap sesuatu tender atau
sebut harga rasmi atau akan membuat analisa sebut harga rasmi atau
tender adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak
dibenarkan membuka peti tender atau sebut harga rasmi .
3.3 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian
Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri
adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut
Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan menyelaras proses
pembukaan tender dan sebut harga rasmi. Ketua Unit Panggilan Tender
dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan untuk membuka peti
tender dan sebut harga rasmi.
3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, pegawai
pembuka mestilah terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang
berlainan.
GP PBBP:1/2006
7
4.0 TUGAS KETUA UNIT PANGGILAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN / KETUA UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut
Harga Rasmi setiap hari. (Contoh adalah di Lampiran D).
4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada
Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika
hari Isnin merupakan hari cuti.
4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,
jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua
Kumpulan.
4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka peti tender dan sebut
harga rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada
dua (2) orang pegawai di mana seorang daripadanya mestilah pegawai
kumpulan pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua
(2) kumpulan yang berlainan dan mempunyai seorang pencatat
maklumat.
4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat
perubahan masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan
Sebut Harga Rasmi.
4.6 Menutup peti tender dan sebut harga rasmi pada masa dan tarikh tutup
yang ditetapkan.
GP PBBP:1/2006
8
4.7 Membuat pemantauan untuk memastikan peti tender dan sebut harga
rasmi dibuka secepat mungkin selepas tender dan sebut harga rasmi
ditutup.
4.8 Menyelaras staf sokongan bagi sesi pembukaan peti tender dan sebut
harga rasmi sehingga kepada proses pembukaan dokumen dan urusan
menandatangani dokumen yang berkaitan.
4.9 Menguruskan penyerahan dokumen tender / sebut harga rasmi yang
berkaitan berserta dengan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga
Rasmi bagi tujuan analisa. Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga
Rasmi yang dihantar kepada Jawatankuasa Analisa Teknikal Peralatan
mestilah TIDAK mempunyai maklumat nama syarikat dan nilai tawaran.
Penghantaran dan penerimaan hendaklah dibuat secara bertulis
(Contoh surat adalah di Lampiran B1, B2 dan B3 dan Contoh Jadual
Pembukaan Tender /Sebut Harga Rasmi yang dihantar adalah di
Lampiran C).
4.10 Ketua Unit Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian
Pengurusan Perolehan UiTM Malaysia menghantar salinan Borang PB
3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan sebut harga rasmi
yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Malaysia /
Bahagian Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon 5 untuk
tujuan pengemaskinian rekod belanjawan.
4.11 Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri menghantar
salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) untuk kesemua tender dan
sebut harga rasmi yang diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti
UiTM Negeri kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM
Negeri untuk tujuan pengemaskinian UiTM Negeri.
GP PBBP:1/2006
9
4.12 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen
peti tender dan sebut harga rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00
tengahari.
4.13 Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di
papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga
Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat.
4.14 Merekodkan kelewatan penerimaan dokumen tender dan sebut harga
rasmi dengan menggunakan kad perakam khas.
4.15 Menyediakan Jadual ’Cut Off’ dan menyimpan maklumat tersebut
dalam fail am tender dan sebut harga rasmi (Contoh di Lampiran F)
4.16 Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian
Perolehan dan Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri
adalah diminta untuk mengemaskinikan ahli Jawatankuasa Pembuka
Tender dan Sebut Harga Rasmi dari masa ke semasa.
4.17 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka
di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan
keselamatan dokumen adalah terjamin.
4.18 Mengarahkan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi menyemak semula dokumen tender dan sebut harga rasmi serta
membuat laporan jika terima aduan dalam tempoh 14 hari dari
penerima dokumen bagi perselisihan dokumen di antara Jadual
Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal
yang diterima.
GP PBBP:1/2006
10
5.0 TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi
berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga
Rasmi yang diterima daripada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut
Harga Rasmi, Bahagian Perolehan UiTM Malaysia / Ketua Unit
Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Contoh adalah di
Lampiran E).
5.2 Memastikan pegawai yang membuka tender dan sebut harga rasmi
bukan di kalangan pegawai yang akan membuat analisa harga rasmi
atau teknikal.
5.3 Menghantar jadual kehadiran pembuka tender dan sebut harga rasmi
kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi Bahagian
Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM
Negeri setiap hari Rabu atau hari bekerja berikutnya jika hari Rabu
merupakan hari cuti.
5.4 Mendapatkan pegawai pengganti jika pegawai asal tidak dapat hadir
pada hari pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi.
5.5 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari yang telah
ditetapkan dan memberi nama pegawai dan tarikh baru sebagai ganti.
5.6 Melapor kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti
GP PBBP:1/2006
11
tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak
kunci dengan serta merta.
5.7 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang bertukar ke Kampus
UiTM Negeri / berhenti/ bersara.
5.8 Memaklumkan kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang mempunyai masalah
disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam menjalankan tugas
tersebut.
5.9 Menjalankan tugas sebagai pembuka peti tender dan sebut harga rasmi
mengikut peraturan di perenggan 6.0 garis panduan ini tertakluk
kepada syarat-syarat di perenggan 3 pekeliling ini.
6.0 TUGAS PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan
pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi secara serentak. Pegawai
Pembuka DIMESTIKAN hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan. Memaklumkan 3 hari sebelum tarikh buka tender /sebut harga rasmi kepada Ketua Kumpulan Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi jika tidak dapat hadir.
6.2 Melantik pengerusi dan ahli pembuka bagi setiap pembukaan tender dan
sebut harga rasmi. Mengisytiharkan tiada kepentingan atau tidak akan membuat analisa harga rasmi atau teknikal bagi tender /sebut harga
rasmi yang akan dibuka.
GP PBBP:1/2006
12
6.3 Melihat dalam peti tender dan sebut harga rasmi untuk memastikan
semua dokumen tender dan sebut harga rasmi telah dikeluarkan
daripada peti tender dan sebut harga rasmi. Peti tender dan sebut harga
rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen tender dan
sebut harga rasmi dikeluarkan.
6.4 Pastikan bahawa tawaran harga dan teknikal bagi tender bekalan
dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan bergam /
berlakri. Bagi tender kerja-kerja dan perkhidmatan, memadai dengan
satu sampul surat berlakri /bergam.
6.5 Menyemak, menulis Kod Petender serta menandatangan ringkas pada
dokumen tender:
(a) Bekalan
(i) Teknikal – Muka hadapan fail/buku, katalog, sampul surat,
semua dokumen-dokumen yang berasingan/
tambahan dari dokumen induk dan pada sebarang
pindaan oleh syarikat (jika ada).
MESTI SEMAK SETIAP HELAIAN UNTUK MEMASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL. Padamkan/potong tanda nama supaya
penganalisa tidak dapat mengetahui nama syarikat
yang menender.
Menyemak bilangan mukasurat dokumen spesifikasi adalah lengkap.
GP PBBP:1/2006
13
(ii) Harga – Borang Tender, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of
Quantity, Sampul Surat, sebarang pindaan oleh
syarikat (terutama sekali Pindaan Harga Rasmi)
dan pada muka hadapan semua dokumen-
dokumen yang berasingan/ tambahan dari
dokumen induk.
(b) Kerja-Kerja/Perkhidmatan - Sampul surat, Borang Tender,
Ringkasan Harga Rasmi, Bill of
Quantity, sebarang pindaan oleh
syarikat (terutama sekali Pindaan
Harga Rasmi dan lain-lain, muka
hadapan fail/buku, katalog,
dokumen-dokumen yang
berasingan/tambahan dari
dokumen induk).
6.6 Menyemak, menulis Kod Penyebutharga serta menandatangan ringkas
pada dokumen Sebut Harga Rasmi / MTO: Borang Rasmi Sebut Harga
Rasmi, Ringkasan Harga Rasmi, Bill of Quantity, Sampul Surat,
Pindaan Harga Rasmi dan pada semua muka hadapan fail/buku,
katalog dan dokumen-dokumen yang berasingan / tambahan dari
dokumen induk.
6.7 Catat/Cop pada Muka Hadapan fail/buku jika ada dokumen yang tidak
lengkap atau janggal dalam dokumen seperti – ’TIADA DOKUMEN TEKNIKAL DISERTAKAN’, ’BILANGAN MUKASURAT TIDAK LENGKAP’, ’TIDAK MENGISI BORANG TENDER / BORANG RASMI SEBUT HARGA’, ’DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT DITERIMA’.
GP PBBP:1/2006
14
6.8 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender /
penyebut harga yang tiada dalam senarai pembeli sebagai ”TIADA DALAM SENARAI PEMBELI”.
6.9 Menyemak, mengasingkan dan mencatatkan dokumen petender yang
tidak sama dengan nombor siri dokumen belian sebagai ” NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN”.
6.10 Menyemak semua dokumen tender dan sebut harga rasmi dan
mencatat semua dokumen yang telah disertakan dalam Jadual
Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi dengan mengisi Lampiran A1 (Bekalan), Lampiran A2 (Kerja) dan Lampiran A3 (Perkhidmatan). Maklumat tersebut mestilah dicatat sama ada oleh
pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi yang hadir. Sebarang pindaan pada maklumat di Lampiran A1, A2 dan A3 mesti ditandatangan.
6.11 Menyimpan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi atau anak
kunci peti penyimpanan anak kunci peti tender dan sebut harga rasmi
dengan selamat.
6.12 Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti tender dan
sebut harga rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat
Bendahari dan satu peti lagi untuk Kumpulan Pejabat
Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci peti tender dan sebut
harga rasmi di dalamnya.
6.13 Melapor kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian anak kunci peti
GP PBBP:1/2006
15
tender dan sebut harga rasmi atau anak kunci peti penyimpanan anak
kunci dengan serta merta.
6.14 Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3)
hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan.
6.15 Tidak Membuka dokumen tender dan sebut harga rasmi yang lewat
diterima kecuali dengan alasan yang munasabah, misalannya terdapat
kejadian tanah runtuh/banjir di atas jalan dalam kampus yang
menghubungi Unit Perolehan/ Bahagian Perolehan dan sebagainya
(dicatatkan alasan tersebut pada muka hadapan dokumen tender dan
sebut harga rasmi).
6.16 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika
mempunyai kepentingan terhadap tender atau sebut harga rasmi
tersebut atau akan membuat analisa sebut harga rasmi dan tender.
6.17 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi tanpa
kehadiran wakil pembuka yang lain.
6.18 TIDAK BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika salah
seorang pegawai pembuka bukan daripada pegawai kumpulan
pengurusan dan professional.
6.19 HANYA BOLEH membuka peti tender dan sebut harga rasmi jika
pegawai-pegawai pembuka adalah terdiri daripada wakil dari dua
kumpulan yang berlainan.
6.20 Menyemak semula dokumen tender /sebut harga rasmi jika terdapat
aduan perbezaan maklumat di dalam Jadual Pembukaan Tender /
Sebut Harga Rasmi dengan dokumen fizikal yang diterima.
GP PBBP:1/2006
16
Menyediakan laporan kepada Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut
Harga Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat
Bendahari UiTM Negeri.
7.0 TANGGUNGJAWAB PENERIMA DOKUMEN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN ANALISA
7.1 Menyemak dan memastikan semua dokumen yang diterima sama
seperti yang dicatat di dalam Jadual Pembukaan Tender dan Sebut
Harga Rasmi.
7.2 Memastikan bilangan dokumen mencukupi.
7.3 Maklumkan secara bertulis kepada Ketua Unit Panggilan Tender Dan
Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit
Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri dalam tempoh 14 hari dari
terima dokumen dari Ketua Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga
Rasmi, Bahagian Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Negeri jika terdapat perselisihan dokumen yang diterima..
7.4 Menyimpan dokumen tender dan sebut harga rasmi yang telah dibuka
di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan
keselamatan dokumen adalah terjamin.
7.5 Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit
Panggilan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan
Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri jika
berlaku kehilangan dokumen tender dan sebut harga rasmi.
GP PBBP:1/2006
17
Semua maklumat pembukaan dokumen tender dan sebut harga rasmi hendaklah
DIRAHSIAKAN.
8.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA
8.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA
Malaysia dan Negeri, mulai 1 April 2008. 8.2 Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan peraturan pembukaan peti
tender dan sebut harga rasmi yang terdahulu adalah dibatalkan.
Saya yang menurut perintah,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5. Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
GP PBBP:1/2006
18
Top Related