Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 1
PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEK
A. PROSES CETAK SEMULA CEK
Tujuan
Mencetak semula cek sekiranya nombor cek telah dijana oleh sistem, tetapi
cek fizikal masih belum dicetak disebabkan ralat pencetak.
Boleh juga digunakan sekiranya ’spool’ yang telah diwujudkan telah
dihapuskan.
Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat dan nombor cek yang
sama dengan cek asal yang dijana.
Berlaku masalah lot cek telah habis digunakan, tetapi cek tidak dapat dicetak
secara lengkap di payment run. (Sila rujuk tatacara pada ISU di m/s 6 – 3)
Cara 1 (Kod Transaksi = F110)
Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.
Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan
cek saraan.
1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak dicetak semula.
2. Pada tab pilih variant CHQRESTART untuk program
ZRFFOUS_C.
3. Klik .
3
2
1
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 2
Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CHQRESTART akan
dipaparkan.
4. Masukkan ‘Program Run Date’ dan ‘Identification Feature’ yang dipilih.
5. Masukkan no cek yang hendak dicetak semula di ruangan ‘Restart from Check
Number’.
NOTA:
Bagi kes no spool/ no cek tiada masukkan No KZ pada Payment Document No.
(Semak clearing no di FBL1N)
6. Klik .
5
4
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 3
Skrin Information : Values of variant CHQRESTART saved for specified screens
only akan dipaparkan.
7. Klik .
Mesej Values of variant CHQRESTART saved akan dipaparkan.
8. Klik .
7
8
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 4
Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.
9. Klik pada tab .
Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan.
10. Klik .
9
10
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 5
Mesej Details have been saved for the run on 24.03.07 MM001akan dipaparkan.
11. Lakukan proses cetakan semula dengan klik pada ikon .
Skrin Schedule Print akan dipaparkan.
12. Klik
13. Masukkan Job Name.
14. Klik .
11
12
13
14
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 6
Mesej Print job F110-20070324-MM001 – RESTART has been scheduled akan
dipaparkan.
15. Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’
Skrin Select Log akan dipaparkan.
16. Klik 2X pada log yang dikehendaki
15
16
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 7
Skrin Job Log Entries for job F110-20070324-MM001 – RESTART / 12341901
akan dipaparkan.
17. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.
17
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 8
Cara 2 (Kod Transaksi = FBZ5)
Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula sekeping cek sahaja.
Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan cek
saraan.
Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ
(dapatkan daripada FCHN)
2.1 FCHN
1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.
2. Klik .
2
1
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 9
Skrin Check Register akan dipaparkan.
3. Dapatkan nombor dokumen pembayaran (KZ)
2.2 FBZ5
Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :
4. Document Number : Payment Document Number (KZ)
Company Code : FGOM
Fiscal Year :
5. Payment Method : C
6. Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek
*Pastikan ’untick’ print immediately.
7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dicetak semula.
3
7
4
5
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 10
Skrin Display Check Information akan dipaparkan.
8. Klik untuk kembali kepada skrin Print Form for Payment Document.
9. Di ‘Menu Bar’, pilih check > print
8
9
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 11
Skrin Print Check akan dipaparkan.
10. Pilih
Skrin International Payment Medium – Check (with check management) akan
dipaparkan.
11. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.
10
10
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 12
Cara 3 (Kod Transaksi = ZRPY059)
Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.
Digunakan untuk mencetak semula cek saraan.
Di skrin HR Check Printing, masukkan maklumat berikut:
1. Pilih ‘Program Run Date’ dan ‘Identification feature ’ bagi cek yang hendak
dicetak semula.
2. Paying Company code : FGOM
3. Payment Method : C/P/S
House bank :
Account ID :
Business Area :
Check lot number :
HR Doc No. :
4. Printer Name : Printer untuk mencetak cek
5. Tandakan kotak dan masukkan no cek yang hendak dicetak
semula.
7
1
2
3
4
5
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 13
6. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semula
adalah betul.
7. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .
Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan.
8. Klik
Skrin HR Check Printing akan dipaparkan.
9. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool
number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek saraan.
8
9
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 14
B. PROSES PEMBATALAN & GANTIAN CEK
Tujuan
Mencetak semula cek dengan cara membatalkan cek lama dan
menggantikannya dengan cek baru.
Cek lama perlu diserahkan kepada JANM/JMS sebelum proses gantian cek baru
dibuat untuk mengelakkan pembayaran dibuat dua kali.
Cek yang dicetak semula menggunakan nombor cek yang baru.
Proses ini digunakan bagi cek-cek yang < 90 hari.
Cara 1 (Kod Transaksi = F110)
Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan samada >
sekeping cek.
Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan cek asal
kecuali nombor cek.
Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual
(M) dan cek saraan.
Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari
yang sama dengan hari cek asal dijana.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 15
1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.
2. Pada tab : Maintain variant CEK_RPRNT untuk program
ZRFFOUS_C.
3. Klik .
1
3
2
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 16
Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CEK_RPRNT akan
dipaparkan.
4. Masukkan ‘Program Run Date’ dan Identification Feature’ yang dipilih.
5.Tandakan kotak . Masukkan
no cek yang
hendak dibatalkan di ruangan ’Check Number’ dan juga maklumat pembatalan
di ruangan ’Void
reason code’.
6. Klik .
5
4
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 17
Skrin Information : Values of variant CEK_RPRNT saved for specified screens
only akan dipaparkan.
7. Klik .
Mesej Values of variant CEK_RPRNT saved akan dipaparkan.
8. Klik .
7
8
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 18
Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.
9. Klik pada tab .
Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan.
10. Klik .
9
10
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 19
Mesej Details have been saved for the run on 22.03.07 AKB12 akan dipaparkan.
11. Lakukan proses cetakan dengan klik pada .
Skrin Schedule Print akan dipaparkan.
12. Klik
13. Masukkan Job Name
14. Klik .
11
12
13
14
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 20
Mesej Print job F110-20070322-AKB12 has been scheduled akan dipaparkan.
15. Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’
Skrin Select Log akan dipaparkan.
16. Klik 2X pada log yang dikehendaki
15
16
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 21
Skrin Job Log Entries for job F110-20070322-AKB12 / 17345201 akan
dipaparkan.
17. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.
17
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 22
Cara 2 (Kod Transaksi = FBZ5)
Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek
sahaja.
Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat yang sama dengan cek
asal kecuali nombor cek.
Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual
(M) dan cek saraan.
Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari
yang sama dengan hari cek asal dijana.
Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ
(dapatkan daripada FCHN)
2.1 FCHN
1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.
2. Klik .
2
1
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 23
Skrin Check Register akan dipaparkan.
3. Dapatkan nombor dokumen pembayaran (KZ).
2.2 FBZ5
Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :
4. Document Number : Payment Document Number (KZ)
Company Code : FGOM
Fiscal Year :
5. Payment Method : C
Check lot number : No lot cek gantian
6. Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek
*Pastikan ’untick’ print immediately.
7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dibatalkan.
3
7
4
5
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 24
Skrin Display Check Information akan dipaparkan.
8. Klik pada ikon untuk kembali kepada skrin Print Form for Payment
Document.
9. Di ‘Menu Bar’, pilih check > print
8
9
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 25
Skrin Print Check akan dipaparkan.
10. Pilih butang
11. Skrin ‘Reprint Check’ akan dipaparkan dan mesej ‘check data and specify
void reason code’ akan dipaparkan pada penunjuk status di bawah skrin.
10
11
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 26
Di skrin Reprint Check, masukkan maklumat berikut :
12. Paying company code : FGOM
House bank :
Account ID :
13. Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan
Void reason code :
14. Check lot number : Nombor lot cek gantian
15. Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek
16. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.
12
13
14
16
15
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 27
17. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Reprint Check’.
18. Pada ‘Menu Bar’, pilih check > reprint.
17
18
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 28
19. Mesej Check 321130 voided, reprinted on check 321146 akan dipaparkan.
20. Pada ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Requests untuk mendapatkan
‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.
19
20
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 29
Cara 3 (Pembatalan cek tanpa melibatkan reversal dokumen Baucar Bayaran)
Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek
sahaja.
Proses ini digunakan samada cek telah/belum diedarkan kepada PTJ atau
penerima.
Digunakan untuk membatal dan menggantikan semua jenis cek termasuk cek
saraan.
Digunakan sekiranya pembatalan dibuat dalam bulan yang sama/berbeza dan
pembayaran semula dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar
Bayaran baru.
Proses ini TIDAK melibatkan pembatalan pembayaran (KZ).
3.1 FCH9
Di skrin Void Issued Check, masukkan maklumat berikut :
1. Paying company code :
2. House bank :
Account ID :
3. Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan
Void reason code :
4. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.
4
1
2
3
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 30
Skrin Display Check Information akan dipaparkan.
5. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Void Issued Checks’.
6. Klik ikon untuk membatalkan cek tersebut.
7. Mesej Check 321147 voided, payment document not reversed dipaparkan.
***Sekiranya cek baru (gantian) disediakan secara manual, kemaskini nombor
cek tersebut di FCH5
3.2 ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01
- Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit.
3.3 ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S SP01
- Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses pembayaran.
5
6
7
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 31
Cara 4 (Kod Transaksi = ZRPY059)
Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan > sekeping cek.
Digunakan untuk menggantikan cek saraan sahaja.
Sistem akan membatalkan nombor cek lama dan menggantikan dengan nombor
cek yang baru.
Di skrin HR Check Printing, masukkan maklumat berikut:
1. Pilih ‘Program Run Date’ & ‘Identification feature ’ -cek yang hendak dibatalkan. 2. Paying Company code : FGOM 3. Payment Method : C/P/S House bank : Account ID : Business Area : Check lot number : HR Doc No. : 4. Printer Name : Printer untuk mencetak cek 5. Tandakan kotak masukkan no cek yang hendak dibatalkan serta Void reason code. 6. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semula adalah betul. 7. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .
1
7
2
3
4
5
6
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 32
Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan.
8. Klik
Skrin HR Check Printing akan dipaparkan.
9. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool
number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek saran dan ZRPY062
(Pengwujudan Dokumen dan Nombor Cek bagi pembayaran melalui HR).
PERHATIAN
Pengguna perlu melarikan ZRPY062 setiap kali selepas melarikan ZRPY059
samada semasa menjana cek asal atau gantian.
Sekiranya cek asal dibatalkan sebelum proses ZRPY062 dibuat, maka cek
tersebut tidak akan dipaparkan di dalam laporan ZRAP002 dan ZRAP031. Begitu
juga dengan cek gantian, perlu melarikan ZRPY062.
8
9
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 33
PROSES PEMBATALAN & GANTIAN EFT
Tujuan
Proses pembatalan EFT ini perlu dibuat sekiranya Baucar Bayaran telah dipost dan menjadi open items di FBL1N.
Membatalkan nombor EFT yang telah dijana tetapi belum dibuat proses Kelulusan EFT (ZRAP011) disebabkan terdapat kesalahan pada maklumat EFT berkenaan.
Baucar Bayaran asal tidak dibatalkan dan akan berstatus 8. Sebarang penggantian akan dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar Bayaran baru.
Cara 1 – ZRAP011
Disebabkan kesilapan semasa proses kunci masuk baucar bayaran samada oleh PTJ bagi Baucar Bayaran eSPKB atau oleh Pejabat Perakaunan bagi Baucar Bayaran manual.
Proses ini dilakukan sebelum proses Kelulusan EFT (ZRAP011) dilarikan.
1.1 ZRAP011
Di skrin Kelulusan Pembayaran EFT, masukkkan maklumat berikut:
1. Tarikh Larian Pembayaran :
ID Pembayaran :
Tarikh Pembayaran :
Pejabat Perakaunan :
2. Klik .
2
1
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 34
3. Pastikan proses pembatalan EFT dibuat sebelum proses Kelulusan 1
dilakukan (Status 0, Keterangan TERIMA).
4. Klik pada kotak bagi EFT yang hendak dibatalkan, dan teruskan dengan
proses Kelulusan 1.
3
4
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 35
5. Cetak Laporan Penolakan Pembayaran EFT melalui kod transaksi ZRAP030
untuk rujukan atau sebagai dokumen sokongan semasa proses penggantian
EFT.
1.2 ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01
- Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit.
1.3 ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S ZRAP011
ZRAP012
- Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses Muat Turun
EFT.
Top Related