PROSES CETAK SEMULA CEK & GANTIAN CEK/EFT...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota...

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 1

PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEK

A. PROSES CETAK SEMULA CEK

Tujuan

Mencetak semula cek sekiranya nombor cek telah dijana oleh sistem, tetapi

cek fizikal masih belum dicetak disebabkan ralat pencetak.

Boleh juga digunakan sekiranya ’spool’ yang telah diwujudkan telah

dihapuskan.

Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat dan nombor cek yang

sama dengan cek asal yang dijana.

Berlaku masalah lot cek telah habis digunakan, tetapi cek tidak dapat dicetak

secara lengkap di payment run. (Sila rujuk tatacara pada ISU di m/s 6 – 3)

Cara 1 (Kod Transaksi = F110)

Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.

Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan

cek saraan.

1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak dicetak semula.

2. Pada tab pilih variant CHQRESTART untuk program

ZRFFOUS_C.

3. Klik .

3

2

1



Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CHQRESTART akan

dipaparkan.

4. Masukkan ‘Program Run Date’ dan ‘Identification Feature’ yang dipilih.

5. Masukkan no cek yang hendak dicetak semula di ruangan ‘Restart from Check

Number’.

NOTA:

Bagi kes no spool/ no cek tiada masukkan No KZ pada Payment Document No.

(Semak clearing no di FBL1N)

6. Klik .

5

4

6



Skrin Information : Values of variant CHQRESTART saved for specified screens

only akan dipaparkan.

7. Klik .

Mesej Values of variant CHQRESTART saved akan dipaparkan.

8. Klik .

7

8



Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.

9. Klik pada tab .

Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan.

10. Klik .

9

10



Mesej Details have been saved for the run on 24.03.07 MM001akan dipaparkan.

11. Lakukan proses cetakan semula dengan klik pada ikon .

Skrin Schedule Print akan dipaparkan.

12. Klik

13. Masukkan Job Name.

14. Klik .

11

12

13

14



Mesej Print job F110-20070324-MM001 – RESTART has been scheduled akan

dipaparkan.

15. Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’

Skrin Select Log akan dipaparkan.

16. Klik 2X pada log yang dikehendaki

15

16


7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT - 7

Skrin Job Log Entries for job F110-20070324-MM001 – RESTART / 12341901

akan dipaparkan.

17. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.

17



Cara 2 (Kod Transaksi = FBZ5)

Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula sekeping cek sahaja.

Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan cek

saraan.

Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ

(dapatkan daripada FCHN)

2.1 FCHN

1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.

2. Klik .

2

1



Skrin Check Register akan dipaparkan.

3. Dapatkan nombor dokumen pembayaran (KZ)

2.2 FBZ5

Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :

4. Document Number : Payment Document Number (KZ)

Company Code : FGOM

Fiscal Year :

5. Payment Method : C

6. Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek

*Pastikan ’untick’ print immediately.

7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dicetak semula.

3

7

4

5

6



Skrin Display Check Information akan dipaparkan.

8. Klik untuk kembali kepada skrin Print Form for Payment Document.

9. Di ‘Menu Bar’, pilih check > print

8

9



Skrin Print Check akan dipaparkan.

10. Pilih

Skrin International Payment Medium – Check (with check management) akan

dipaparkan.


10

10



Cara 3 (Kod Transaksi = ZRPY059)

Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.

Digunakan untuk mencetak semula cek saraan.

Di skrin HR Check Printing, masukkan maklumat berikut:

1. Pilih ‘Program Run Date’ dan ‘Identification feature ’ bagi cek yang hendak

dicetak semula.

2. Paying Company code : FGOM

3. Payment Method : C/P/S

House bank :

Account ID :

Business Area :

Check lot number :

HR Doc No. :

4. Printer Name : Printer untuk mencetak cek

5. Tandakan kotak dan masukkan no cek yang hendak dicetak

semula.

7

1

2

3

4

5

6



6. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semula

adalah betul.

7. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .

Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan.

8. Klik

Skrin HR Check Printing akan dipaparkan.

9. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool

number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek saraan.

8

9



B. PROSES PEMBATALAN & GANTIAN CEK

Tujuan

Mencetak semula cek dengan cara membatalkan cek lama dan

menggantikannya dengan cek baru.

Cek lama perlu diserahkan kepada JANM/JMS sebelum proses gantian cek baru

dibuat untuk mengelakkan pembayaran dibuat dua kali.

Cek yang dicetak semula menggunakan nombor cek yang baru.

Proses ini digunakan bagi cek-cek yang < 90 hari.

Cara 1 (Kod Transaksi = F110)

Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan samada >

sekeping cek.

Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan cek asal

kecuali nombor cek.

Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual

(M) dan cek saraan.

Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari

yang sama dengan hari cek asal dijana.



1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.

2. Pada tab : Maintain variant CEK_RPRNT untuk program

ZRFFOUS_C.

3. Klik .

1

3

2



Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CEK_RPRNT akan

dipaparkan.

4. Masukkan ‘Program Run Date’ dan Identification Feature’ yang dipilih.

5.Tandakan kotak . Masukkan

no cek yang

hendak dibatalkan di ruangan ’Check Number’ dan juga maklumat pembatalan

di ruangan ’Void

reason code’.

6. Klik .

5

4

6



Skrin Information : Values of variant CEK_RPRNT saved for specified screens

only akan dipaparkan.

7. Klik .

Mesej Values of variant CEK_RPRNT saved akan dipaparkan.

8. Klik .

7

8



Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.

9. Klik pada tab .

Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan.

10. Klik .

9

10



Mesej Details have been saved for the run on 22.03.07 AKB12 akan dipaparkan.

11. Lakukan proses cetakan dengan klik pada .

Skrin Schedule Print akan dipaparkan.

12. Klik

13. Masukkan Job Name

14. Klik .

11

12

13

14



Mesej Print job F110-20070322-AKB12 has been scheduled akan dipaparkan.

15. Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’

Skrin Select Log akan dipaparkan.

16. Klik 2X pada log yang dikehendaki

15

16



Skrin Job Log Entries for job F110-20070322-AKB12 / 17345201 akan

dipaparkan.


17



Cara 2 (Kod Transaksi = FBZ5)

Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek

sahaja.

Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat yang sama dengan cek

asal kecuali nombor cek.

Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual

(M) dan cek saraan.

Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari

yang sama dengan hari cek asal dijana.

Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ

(dapatkan daripada FCHN)

2.1 FCHN

1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.

2. Klik .

2

1



Skrin Check Register akan dipaparkan.

3. Dapatkan nombor dokumen pembayaran (KZ).

2.2 FBZ5

Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :

4. Document Number : Payment Document Number (KZ)

Company Code : FGOM

Fiscal Year :

5. Payment Method : C

Check lot number : No lot cek gantian


*Pastikan ’untick’ print immediately.

7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dibatalkan.

3

7

4

5

6




8. Klik pada ikon untuk kembali kepada skrin Print Form for Payment

Document.

9. Di ‘Menu Bar’, pilih check > print

8

9



Skrin Print Check akan dipaparkan.

10. Pilih butang

11. Skrin ‘Reprint Check’ akan dipaparkan dan mesej ‘check data and specify

void reason code’ akan dipaparkan pada penunjuk status di bawah skrin.

10

11



Di skrin Reprint Check, masukkan maklumat berikut :

12. Paying company code : FGOM

House bank :

Account ID :

13. Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan

Void reason code :

14. Check lot number : Nombor lot cek gantian


16. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.

12

13

14

16

15



17. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Reprint Check’.

18. Pada ‘Menu Bar’, pilih check > reprint.

17

18



19. Mesej Check 321130 voided, reprinted on check 321146 akan dipaparkan.

20. Pada ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Requests untuk mendapatkan

‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.

19

20



Cara 3 (Pembatalan cek tanpa melibatkan reversal dokumen Baucar Bayaran)

Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek

sahaja.

Proses ini digunakan samada cek telah/belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan semua jenis cek termasuk cek

saraan.

Digunakan sekiranya pembatalan dibuat dalam bulan yang sama/berbeza dan

pembayaran semula dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar

Bayaran baru.

Proses ini TIDAK melibatkan pembatalan pembayaran (KZ).

3.1 FCH9

Di skrin Void Issued Check, masukkan maklumat berikut :

1. Paying company code :

2. House bank :

Account ID :

3. Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan

Void reason code :

4. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.

4

1

2

3




5. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Void Issued Checks’.

6. Klik ikon untuk membatalkan cek tersebut.

7. Mesej Check 321147 voided, payment document not reversed dipaparkan.

***Sekiranya cek baru (gantian) disediakan secara manual, kemaskini nombor

cek tersebut di FCH5

3.2 ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01

- Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit.

3.3 ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S SP01

- Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses pembayaran.

5

6

7



Cara 4 (Kod Transaksi = ZRPY059)

Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan > sekeping cek.

Digunakan untuk menggantikan cek saraan sahaja.

Sistem akan membatalkan nombor cek lama dan menggantikan dengan nombor

cek yang baru.

Di skrin HR Check Printing, masukkan maklumat berikut:

1. Pilih ‘Program Run Date’ & ‘Identification feature ’ -cek yang hendak dibatalkan. 2. Paying Company code : FGOM 3. Payment Method : C/P/S House bank : Account ID : Business Area : Check lot number : HR Doc No. : 4. Printer Name : Printer untuk mencetak cek 5. Tandakan kotak masukkan no cek yang hendak dibatalkan serta Void reason code. 6. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semula adalah betul. 7. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .

1

7

2

3

4

5

6



Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan.

8. Klik

Skrin HR Check Printing akan dipaparkan.

9. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool

number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek saran dan ZRPY062

(Pengwujudan Dokumen dan Nombor Cek bagi pembayaran melalui HR).

PERHATIAN

Pengguna perlu melarikan ZRPY062 setiap kali selepas melarikan ZRPY059

samada semasa menjana cek asal atau gantian.

Sekiranya cek asal dibatalkan sebelum proses ZRPY062 dibuat, maka cek

tersebut tidak akan dipaparkan di dalam laporan ZRAP002 dan ZRAP031. Begitu

juga dengan cek gantian, perlu melarikan ZRPY062.

8

9



PROSES PEMBATALAN & GANTIAN EFT

Tujuan

Proses pembatalan EFT ini perlu dibuat sekiranya Baucar Bayaran telah dipost dan menjadi open items di FBL1N.

Membatalkan nombor EFT yang telah dijana tetapi belum dibuat proses Kelulusan EFT (ZRAP011) disebabkan terdapat kesalahan pada maklumat EFT berkenaan.

Baucar Bayaran asal tidak dibatalkan dan akan berstatus 8. Sebarang penggantian akan dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar Bayaran baru.

Cara 1 – ZRAP011

Disebabkan kesilapan semasa proses kunci masuk baucar bayaran samada oleh PTJ bagi Baucar Bayaran eSPKB atau oleh Pejabat Perakaunan bagi Baucar Bayaran manual.

Proses ini dilakukan sebelum proses Kelulusan EFT (ZRAP011) dilarikan.

1.1 ZRAP011

Di skrin Kelulusan Pembayaran EFT, masukkkan maklumat berikut:

1. Tarikh Larian Pembayaran :

ID Pembayaran :

Tarikh Pembayaran :

Pejabat Perakaunan :

2. Klik .

2

1



3. Pastikan proses pembatalan EFT dibuat sebelum proses Kelulusan 1

dilakukan (Status 0, Keterangan TERIMA).

4. Klik pada kotak bagi EFT yang hendak dibatalkan, dan teruskan dengan

proses Kelulusan 1.

3

4



5. Cetak Laporan Penolakan Pembayaran EFT melalui kod transaksi ZRAP030

untuk rujukan atau sebagai dokumen sokongan semasa proses penggantian

EFT.

1.2 ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01

- Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit.

1.3 ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S ZRAP011

ZRAP012

- Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses Muat Turun

EFT.

PROSES CETAK SEMULA CEK & GANTIAN CEK/EFT...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota...

Documents

Transcript of PROSES CETAK SEMULA CEK & GANTIAN CEK/EFT...Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota...