By Tenny Aji Lestari i
Teknik Analisa & Pemecahan Masalah Dalam Melakukan Improvement - 8 Steps & 7 tools
By Tenny Aji Lestari
By Tenny Aji Lestari
Ikhtisar
PENGENALAN PDCA
PENGENALAN IMPROVEMENT
PENJELASAN 7 ALAT BANTU PERBAIKAN
PENJELASAN 8 LANGKAH PERBAIKAN
By Tenny Aji Lestari
1
• Memahami paradigma quality improvement dan perannya dalam mencapai sasaran perusahaan.
2
• Memahami penerapan konsep P-D-C-A dalam proses peningkatan kinerja operasional perusahaan.
3
• Memahami dan mampu menerapkan metodologi 8 langkah perbaikan sebagai salah satu alat peningkatan kualitas proses di perusahaan.
Tujuan
By Tenny Aji Lestari
PENGENALAN PDCA
By Tenny Aji Lestari
Apa itu PDCA?
PDCA adalah salah satu alat bantu/metode manajamen yang digunakan untuk proses kontrol operasional dan untuk proses perbaikan secara terus menerus (continuous improvement).
Walter A. Shewhart memperkenalkan pada tahun 1939 melalui bukunya berjudul Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control dan kemudian dimodifikasi dan dipopulerkan oleh W. Edward Deming.
1
By Tenny Aji Lestari
Mengapa PDCA?
• PDCA bisa diimplementasikan di tiap level pada suatu proses
operasional.
• PDCA bisa diimplementasikan untuk kerja tim dan kerja
individual.
• PDCA merupakan suatu kerangka pemecahan masalah yang
bersifat generik.
• PDCA bertumpu pada standar aktifitas kerja dan perbaikan
terus menerus yang ada dalam lingkup pekerjaan.
PDCA adalah sebuah kerangka berpikir dan kerangka kerja serta bersifat generik, bisa dimplementasikan dalam tiap bagian pekerjaan
dalam operasional sehari-hari dengan cara yang berbeda sesuai dengan kondisi operasional perusahaan.
2
By Tenny Aji Lestari
Karakteristik PDCA system
PDCA merupakan prinsip dasar manajemen yang sangat
berguna bagi efektivitas pengelolaan organisasi karena
didasari oleh beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Berorientasi pada proses
Untuk mencapai hasil yang baik diperlukan
keseimbangan antara proses yang baik, terencana dan
terukur dengan hasil yang didapatkan berdasarkan
konsistensi pelaksanaan proses tersebut.
2. Berpikir secara sistem (system viewpoint)
Melihat secara keseluruhan tentang interaksi komponen-
komponen dalam suatu sistem dalam membentuk
fenomenan tertentu secara positif dalam perusahaan.
3. Fokus pada akar masalah dan solusinya
Masalah diselesaikan dan diperbaiki dengan berfokus
pada mencari akar masalah sehingga didapatkan solusi
yang tepat untuk masing-masing permasalahan yang
spesifik.
3
By Tenny Aji Lestari
Siklus PDCA
Membuat Rencana
Pelaksanaan rencana
Monitor implementasi dari rencana
Tindak lanjut hasil monitor
“Kegiatan perbaikan dilakukan secara terus menerus sehingga mendapatkan hasil yang terbaik.
Tak ada kata berhenti untuk melakukan perbaikan.” 4
By Tenny Aji Lestari
PENGENALAN IMPROVEMENT
By Tenny Aji Lestari
Philosophy
Hindari perangkap ini!
Yang sering terjadi adalah ketika ada problem, kita langsung mencari solusinya tanpa menganalisa terlebih dahulu. Akhirnya di kemudian hari kita akan menemui problem yang sama, tanpa problem itu benar-benar selesai. Seharusnya ketika ada problem, proses analisis dilakukan secara tepat dan terstruktur sehingga bisa didapatkan solusi yang tepat untuk penyebab masalah.
5
Masalah adalah peluang untuk melakukan
perbaikan
By Tenny Aji Lestari
Apa Manfaat Improvement?
1. Meningkatkan kualitas kerja
2. Mendasari kerjasama yang efektif
3. Meningkatkan kompetensi dalam tugas dan tanggung jawab
4. Meningkatkan motivasi kerja
5. Meningkatkan kemampuan berpikir kreatif dan penyelesaian masalah
6. Tindakan pencegahan untuk potensi permasalahan
7. Meningkatkan kualitas komunikasi dalam unit kerja
8. Menciptakan hubungan sinergis antara management dan karyawan
9. Meningkatkan sikap kepemimpinan karyawan
10. Partisipasi terhadap perkembangan perusahaan secara langsung
6
By Tenny Aji Lestari
Sasaran Improvement
Q • Peningkatan kualitas (Quality)
C • Penghematan biaya (Cost)
D • Output yang dihasilkan (terukur dan tidak
terukur)
S • Meningkatkan aspek keselamatan kerja
M • Tanggung jawab terhadap regulasi/aturan dan
kaidah yang berlaku
P • Peningkatan produktivitas
7
By Tenny Aji Lestari
“Raising”
FRAMEWORK: Improvement & Innovation
3 TAHAPAN IMPROVEMENT
“Reaching”
“Maintaining”
Improvement & Innovation
Goal
New Goal
Pemecahan masalah untuk mencapai
target
Pemecahan masalah yang berfokus untuk
mempertahankan target
Pemecahan masalah yang berfokus meningkatkan
kemampuan diatas target atau untuk mencapai diatas
standar
Competence in Improvement
Commitment in Improvement
Organization Benefit
ALASAN IMPROVEMENT
Bila karyawan memiliki
kompetensi & komitmen yang
rendah terhadap
improvement, maka
perusahaan dalam resiko
bangkrut
Bila karyawan memiliki kompetensi
& komitmen yang tinggi terhadap
improvement, maka perusahaan dapat
tumbuh secara berkesinambungan
Improvement
Improvement adalah program perbaikan atau pemecahan masalah untuk mencapai dan/atau mempertahankan target/standard yang ditetapkan, atau untuk meningkatkan level target atau standar yang ada. Innovation adalah penerapan suatu ide / gagasan/cara baru dalam mencapai level target/standar yang lebih tinggi dan bertujuan untuk peningkatan performance perusahaan.
8
By Tenny Aji Lestari
No Prinsip Deskripsi Aplikasi/contoh
1. Continuous Learning
Learnership adalah kemampuan belajar/mengembangkan diri secara berkesinambungan/terus menerus untuk membentuk organisasi pembelajar (learning organization)
Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi (Curiousity) Menekankan pada semangat untuk “Asking the Right
Questions” (mengajukan pertanyaan yang memicu improvement)
Melakukan Knowledge Sharing Mengapa kita sudah memiliki
sertifikasi Internasional tetapi Frequensi Insiden tetap tinggi?
2. Learn to see Melakukan observasi atau pengamatan terhadap lingkungan kerjanya
Memahami situasi yang terjadi untuk memiliki perspektif/wacana yang berbeda sebagai kunci utama dalam melakukan improvement
Data memang penting tapi jauh lebih penting fakta & informasi yang terjadi di lapangan
Melakukan inspeksi secara rutin dan terperinci
Melakukan gerakan TURBA (turun ke bawah) secara rutin
Data laporan insiden telah dibuat & dianalisa secara mendalam,tetapi mengapa insiden tersebut masih berulang?
3. Data Minded Mampu mengumpulkan data dan analisa permasalahan secara akurat
Hindari berasumsi, berbicara lah dengan data / speak with data
Fokus pada fakta, data dan informasi
Membuat laporan control productivity loader secara jam jam-an
Cepat tanggap terhadap adanya suatu deviasi
Mengenali pola dari data historis
4. Capture the Intangible
Tidak hanya melihat fakta-fakta yang terlihat/nampak, tapi juga melihat faktor yang tidak terlihat/intangible
Selalu menghubungkan antara hal yang bersifat rasional & emosional
Melakukan kajian terhadap aspek-aspek yang intangible dalam menganalisa suatu permasalahan
Mengecek benefit improvement dari sisi moral (misal: semangat kerja, disiplin)
Mempertimbangan aspek sosial budaya masyarakat lokal terhadap tingkat kehadiran karyawan
7. Keep It lean
1. Continuous
Learning
2. Learn to See
3. Data Minded
4. Capture the
Intangible
5. Visual Thinking
6.Result oriented
Note: Modifikasi dari Prinsip-prinsip Inovasi Toyota
Prinsip-Prinsip Improvement & Innovation
9
By Tenny Aji Lestari
No Prinsip Deskripsi Aplikasi/contoh
5. Visual Thinking
Konsisiten menggunakan gambar atau image untuk menggugah kesadaran/komitmen dalam melakukan improvement, dapat menyentuh hati & pikiran karyawan
Menyusun/menjelaskan suatu peristiwa/kondisi melalui gambar/image
Suatu visualisasi dapat menceritakan banyak hal
Menyusun laporan kemajuan (progress report) pelaksanaan improvement melalui Grafik, Gambar atau Photo
Membuat poster-poster untuk sosialisasi
Membuat dashboard dengan visualisasi speedometer
6. Result Oriented
Memiliki cara pikir hasil akhir yang ingin dicapai (begin with end in mind)
Memiliki target yang menantang/ stretch goal untuk meningkatkan semangat improvement dalam mendobrak batasan-batasan yang terjadi
Mengurangi kecenderungan untuk memiliki rasa cepat puas (satisfy) dan merasa cukup (sufice) Satisfice
Dalam membuat mine plan sudah memperhitungkan mining closure yang akan dicapai
Tetap fokus mencapai target produksi yang tinggi meskipun kondisi medan sulit dan curah hujan tinggi
Produktivity unit sudah mencapai target perusahaan , apakah sudah lebih baik dari kompetitor
7. Keep it Lean Menghindari cara pikir : semuanya dan seluruhnya (to many to much of everything), asumsi bahwa lebih banyak itu baik (more is better)
Fokus pada hal-hal yang sangat penting (prioritas) Mengurangi kompleksitas : ketidakteraturan
(inconsistency), berlebihan (overload), dan ketidakbergunaan (waste)
Menerapkan budaya 5 R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin
Mengurangi /menghindari Duplikasi proses bisnis
Mengurangi/menghindari dead stock
RUANG LINGKUP
No. Bukan Improvement Contoh
1. Hal-hal yang sudah menjadi kebijakan perusahaan
General Overhaul pada umur equipment tertentu
2. Perbaikan/ Repair /koreksi terhadap suatu kerusakan
Memperbaiki tanggul yang longsor, memperbaiki shank ripper yang patah
3. Program Improvement yang sudah pernah dilakukan dalam perusahaan
Meniru program improvement project site lain
10
By Tenny Aji Lestari
BOD
GM / Manager (Function head,
Dept head, Specialist))
Superintendent
(Spt, Specialist)
Foreman (Foreman, Staff)
LEVEL OF
MANAGEMENT
Pelaksana*
(Operator & Mechanic)**
Supervisor
(Spv, Officer, Specialist)
Ruang Lingkup Fokus Improvement pada Tiap Level Jabatan
11
By Tenny Aji Lestari
Untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang berkesinambungan dibutuhkan budaya Improvement dan Inovasi di seluruh level organisasi
Budaya Improvement: from Need to Greed
Level
Benefit
Commitment
Level
Greed
Habit Need
Pressured
Improvement dengan paksa
rela
Improvement menjadi
kebutuhan
Improvement menjadi
kebiasaan. Inovasi sudah
mulai berkembang
Haus/obsesi akan
Improvement dan Inovasi
12
By Tenny Aji Lestari
7 Alat Bantu Perbaikan
(7 Quality Tools)
By Tenny Aji Lestari
Apa itu 7 Quality Tools ?
Merupakan 7 alat bantu yang umum digunakan untuk membantu mempermudah, melakukan analisa data dan memahami permasalahan yang terjadi didalam suatu sistem
7 alat bantu ini tidak mengikat dan masih terdapat jenis-jenis alat bantu lain nya yang bisa digunakan sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki.
7 Quality Tools terdiri dari:
1. Stratification (Stratifikasi) dan Check Sheet (Lembar Periksa)
2. Graph (Grafik)
3. Scatter Diagram (Diagram Pencar/Tebar)
4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Diagram Ishikawa)
5. Pareto
6. Control Chart (Peta Kendali)
7. Histogram
13
By Tenny Aji Lestari
Tools 1
Stratification dan Check Sheet
By Tenny Aji Lestari
1.A. Stratification (Stratifikasi)
Merupakan proses menguraikan dan mengklasifikasikan data menjadi faktor-faktor atau unsur-unsur yang lebih spesifik.
Berguna untuk menunjukan karakteristik data dan mempermudah untuk melakukan analisa.
Langkah umum dalam pembuatan stratifikasi :
Kumpulkan data dan kelompokan berdasarkan faktor-faktor (X & Y) sesuai dengan baris dan kolom dalam suatu tabel.
Hitung jumlah data secara baris dan kolom sesuai dengan faktor-faktor yang telah ditentukan sebelumnya .
Data ketidakhadiran Area pada Bulan Maret 20XX
Tanpa Stratifikasi Dengan Stratifikasi
Seksi Absen Cuti Sakit Ijin Mangkir
Area-A
3.0% 3.0% - - -
Area-B 2.0% 1.5% 0.5% - -
Area-C 1.5% 1.0% - 0.5% 1.5%
Area-D
1.5% - - - -
Area Absen
Area-A 3.0%
Area-B 2.0%
Area-C 1.5%
Area-D 1.5%
Disajikan dalam bentuk tabel.
14
By Tenny Aji Lestari
1.B. Check Sheet (Lembar Periksa)
Suatu format formulir untuk mengumpulkan data secara sistematis yang menggambarkan frekuensi dan kondisi aktual yang diamati.
Alat bantu ini dipergunakan untuk:
Memudahkan dalam melakukan pengumpulan data
Menelusuri atau mengobservasi suatu kejadian, permasalahan atau kekeliruan, sehingga dapat dicari dan dipahami situasi yang sebenarnya terjadi
Sebagai bahan menganalisa pola suatu data untuk membuat rencana perbaikan dan mengendalikan proses
Yang harus diperhatikan dalam pembuatan check sheet:
Sasaran pengumpulan data harus jelas
Stratifikasi data sesuai kebutuhan agar mudah dipahami dan diisi serta dapat memberikan perincian data yang lengkap
Tentukan tata cara pengumpulan data
Sesederhana mungkin sehingga memudahkan dan mempercepat pengisian
15
By Tenny Aji Lestari
Tools 2
Graph (Grafik)
By Tenny Aji Lestari
2. Graph (Grafik)
• Data yang dinyatakan/disajikan dalam bentuk gambar yang menghubungkan antar variabel terkait.
• Grafik dibagi menjadi 3 macam :
– Grafik Garis (Line Chart) – Diagram Batang (Bar Chart) – Diagram Lingkaran (Pie Chart)
• Manfaat dari Grafik: – Data yang ditampilkan akan lebih cepat, mudah, jelas, untuk
dipahami. – Memudahkan melihat hubungan keterkaitan antar variabel. – Memudahkan melihat perbandingan antar variabel
• Cara pembuatan grafik :
– Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran
– Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses
– Plot data ke dalam grafik dalam koordinat sumbu tertentu (tergantung jenis grafik yang digunakan).
16
By Tenny Aji Lestari
Contoh Grafik
Grafik Garis (Line Graph) Digunakan untuk menunjukan
trend
0
20,000
40,000
60,000
80,000
100,000
120,000
140,000
160,000
180,000
90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '01 '02 '03 '04 '05Tahun
Unit
0
20,000
40,000
60,000
80,000
100,000
120,000
140,000
160,000
180,000
90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 '01 '02 '03 '04 '05Tahun
Unit
Grafik Produksi
Grafik Balok (Bar Graph) Digunakan untuk perbandingan data
sejenis
Grafik Produksi
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000
3055
33463180 3171
2883 2769
2557
27972910
2670 2699
2993
921866 905
760679
739614 613 592 496 420 436
Product A Product B
X 1000 UNIT
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000
3055
33463180 3171
2883 2769
2557
27972910
2670 2699
2993
921866 905
760679
739614 613 592 496 420 436
Product A Product B
X 1000 UNITX 1000 UNIT
Grafik Lingkaran (Pie Chart)
Digunakan untuk menunjukkan persentase masing-masing terhadap keseluruhan
Produksi Persen ( Unit ) ( % )
Toyota 3,429,209 33.8
Daihatsu 679,383 6.7
Nissan 1,324,427 13.1
Honda 1,223,924 12.1
Mitsubishi 997,270 9.8
Suzuki 907,905 8.9
Mazda 778,140 7.7
Others 804,589 7.9
Total 10,144,847 100.0
Merk
17
By Tenny Aji Lestari
Tools 3
Scatter Diagram
(Diagram Pencar)
By Tenny Aji Lestari
3. Scatter Diagram (Diagram Pencar)
Diagram yang digunakan untuk mengetahui jenis hubungan yang ada antara kedua variabel: Apakah positif, negatif atau tidak ada hubungan
Cara pembuatan Scatter Diagram:
• Kumpulkan data yang memiliki kemungkinan hubungan dan buat suatu data sheet/tabel
• Gambarkan sumbu X dan Y beserta skala dan keterangannya, lalu gambar titik-titik data
• Masukan data yang telah diperoleh ke dalam diagram, dan lingkarilah bila ditemukan data yang sama
yang dibayarkan
10.0 14,500
6.8 10,000
15.0 22,000
20.0 29,000
13.7 20,000
8.0 12,000
10.3 15,000
20.0 30,000
12.0 17,500
17.0 25,000
Bensin
( Liter )
Uang
( Rp ) yang dibeli
X Y
5
10
15
20
25
30
5 10 15 20 25
Y (x Rp. 1000 )
( Liter ) X
Bensin yang dibeli
Uan
g ya
ng
dib
ayar
kan
Scatter Diagram Bensin yang dibeli vs Uang yang dibayarkan
Juli 2001
Garis Regresi
18
By Tenny Aji Lestari
Contoh Scatter Diagram
Perkiraan 3 penyebab yang diidentifikasi: 1. Kecepatan kendaraan 2. Kepadatan traffic 3. Kondisi cuaca lokal
Digunakan Scatter diagram untuk mengetahui penyebab utama terjadinya kecelakaan sehingga dapat dilakukan analisa untuk menentukan arah perbaikan yang tepat.
Contoh pertanyaan: Mencari penyebab utama terjadinya kecelakaan jalan raya.
19
By Tenny Aji Lestari
Korelasi positif
Korelasi negatif. Tidak ada korelasi
Korelasi positi tapi ada pengaruh lain
Korelasi negatif tapi ada pengaruh lain
Tidak ada korelasi
y
x
y
x
y
x
y
x
y
x
y
x
Contoh Scatter Diagram
20
By Tenny Aji Lestari
Tools 4 Fishbone (Diagram Tulang Ikan/Ishikawa)
By Tenny Aji Lestari
4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan)
Sering disebut juga sebagai diagram tulang ikan/diagram “ishikawa”.
Diagram yang digunakan untuk :
• Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
• Membantu membangkitkan ide-ide dalam mencari solusi suatu masalah
• Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut
Diagram ini menunjukkan 5 faktor (4M+1E) :
• Man (manusia, tenaga kerja)
• Method (metode)
• Material (bahan)
• Machine (mesin)
• Environment (lingkungan)
Tidak perlu mengada-ada atau memaksakan jadi 4M+1E
21
By Tenny Aji Lestari
Disusun berdasarkan informasi yang didapatkan dari sumbang saran kreatif atau brainstroming dengan rekan kerja.
Hal utama yang terdapat di fishbone/diagram tulang ikan
1. Masalah yang menjadi titik perhatian utama yang dihadapi/akan diperbaiki (terlihat pada bagian ujung/kepala)
2. Penyebab langsung dari masalah yang dihadapi.
3. Faktor yang mempengaruhi penyebab langsung (dengan metode menanyakan idealnya “5 WHY”)
4. Akar penyebab yang merupakan hal dasar yang akan diperbaiki (didapatkan dari proses akhir di poin 3).
4. Fishbone (Diagram Tulang Ikan)
E-NVIRONMENT M-ACHINEM-ACHINE
M-ANM-ATERIALM-ETHODE
PROBLEM
Faktor ( Penyebab )
Karakteristik Mutu( Akibat)
22
By Tenny Aji Lestari
Tools 5
Diagram Pareto
By Tenny Aji Lestari
5. Diagram Pareto
Diagram yang mirip dengan kombinasi grafik batang dan grafik garis.
Diperkenalkan pertama kali oleh Vilfredo Pareto
Diagram ini dipergunakan untuk melihat atau mengidentifikasi masalah atau penyebab yang paling dominan sehingga dapat diprioritaskan permasalahan yang akan diambil untuk diselesaikan atau menentukan penyebab dominan yang akan dipecahkan.
Menggunakan prinsip 20:80 (20% faktor/permasalahan menimbulkan minimal 80% akibat yang ada)
Cara pembuatan pareto :
• Stratifikasi masalah dan nyatakan dalam angka
• Tentukan jangka waktu pengumpulan data
• Atur masing-masing penyebab (sesuai dengan stratifikasi). Urutkan nilai yang paling besar di sebelah kiri dan seterusnya dalam bentuk diagram batang
• Gambarkan grafik garis yang menunjukan jumlah persentase akumulatif (total = 100%) pada bagian atas grafik kolom
• Berikan keterangan atau nama diagram dan jumlah unit seluruhnya
23
By Tenny Aji Lestari
Contoh Diagram Pareto
Data pada tabel dibawah adalah data jumlah komplain
yang diterima departemen XYZ.
24
By Tenny Aji Lestari
Tools 6
Control Chart (Peta Kendali)
By Tenny Aji Lestari
6. Control Chart (Peta Kendali)
• Alat yang dipakai dalam mengendalikan proses
• Peta kendali dipergunakan untuk:
– Mengetahui apakah suatu proses tersebut dalam keadaan terkendali atau tidak.
– Memantau proses sepanjang waktu agar proses dan mengetahui varin yang terjadi.
• Pengelompokkan jenis-jenis peta kendali tergantung pada tipe datanya yang dibedakan menjadi:
– Data Variabel (Variables Data), merupakan data kuantitatif yang diukur untuk keperluan analisis
– Data Atribut (Attributes Data), merupakan data kualitatif yang dapat dihitung untuk pencatatan dan analisis
Setiap peta kendali memiliki:
– Garis tengah (central line), yang biasa dinotasikan sebagai CL
– Batas kendali (control limits), dimana satu batas kendali yang nilainya berada di atas garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali atas/upper control limit (UCL), dan yang satu lagi yang nilainya berada di bawah garis tengah yang dikenal sebagai batas kendali bawah/lower control limit (LCL).
25
By Tenny Aji Lestari
Contoh Control Chart (Peta Kendali)
Cenderung naik Cenderung turun
UCL
LCL
CL
UCL
LCL
CL
• Keausan peralatan secara bertahap
• Kenaikan/penurunan temperatur secara bertahap
• Pergeseran stopper yang bertahap
• Keletihan bekerja
• Akumulasi produk yang terbuang
• Perubahan kondisi lingkungan secara bertahap
• Perubahan komposisi material secara bertahap
Mempunyai kecenderungan naik atau turun.
POLA ABNORMAL-2
Variasi dasar
Performance
Tingkat rata-rata
Apa yang diperlihatkan control chart
Titik keluar dari batas kendali atas
Titik keluar dari batas kendali bawah
POLA
ABNORMAL-1
UCL
LCL
CL
UCL
LCL
CL
UCL
LCL
CL
26
By Tenny Aji Lestari
Penyimpangan sangat besar dari :
• Material
• Peralatan (rusak atau geser)
• Metode
• Alat ukur
• Pencampuran data
2 dari 3 titik mendekati garis 3 sigma atas
POLA ABNORMAL – 3
+ 3 sigma ( UCL )
- 3 sigma ( LCL )
CL
+ 2 sigma ( WCL )
- 2 sigma ( WCL )
+ 3 sigma ( UCL )
- 3 sigma ( LCL )
CL
+ 2 sigma ( WCL )
- 2 sigma ( WCL )
• WCL = Warning Control Limit
• Perubahan temperatur
• Perubahan lainnya
• Keletihan pekerja
• Perbedaan pada alat ukur atau alat tes yang digunakan secara berurut
• Pergiliran mesin atau operator yang teratur
• Penggabungan data atau proses
Mempunyai pola periodik
POLA ABNORMAL – 4
Contoh Control Chart (Peta Kendali)
UCL
LCL
CL
27
By Tenny Aji Lestari
Tools 7
Histogram
By Tenny Aji Lestari
7. Histogram
Diagram yang terdiri atas grafik balok yang menggambarkan penyebaran/distribusi dari data-data yang ada.
Penggunaan Histogram bertujuan untuk:
• Mengetahui distribusi/penyebaran dari data yang ada sehingga bisa dilihat stabilitas prosesnya.
• Melihat apakah terdapat masalah pada suatu proses sehingga keinginan pelanggan tidak terpenuhi.
• Visualisasi perbedaan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan.
Cara membuat Histogram:
• Pilih parameter yang akan menjadi fokus pengukuran.
• Kumpulkan data yang berhubungan dengan parameter proses.
• Tentukan rentang data melalui data maksimum dan minimum.
• Tentukan jumlah kelas, interval dan tentukan kelas-kelasnya.
• Tentukan titik tengah kelas dan hitung jumlah data masing-masing kelas.
• Gambarkan Histogram-nya.
28
By Tenny Aji Lestari
Contoh Histogram
Histogram
0
4
8
12
16
20
24
28
18
.5
20
.5
22
.5
24
.5
26
.5
28
.5
30
.5
32
.5
34
.5
36
.5
38
.5
40
.5
Frek
uen
si
Nilai Tengah
Batas Atas Kelas-1
Interval
mudah dipahami
Data tidak dikelompokkan
Mudah dipahami Susah dipahami
Data dikelompokkan
LOT SAMPLE No.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. 30 29 32 30 20 31 29 25 27 28
29 30 36 24 28 28 27 30 30 27
36 32 22 29 30 33 25 28 28 21
29 23 27 29 29 28 31 27 33 28
37 26 32 30 27 31 24 31 32 27
22 24 25 29 28 38 32 29 30 31
30 30 29 31 34 26 32 28 30 31
33 29 28 32 33 26 31 30 26 26
29 25 26 31 34 26 28 30 32 26
31 29 27 31 24 27 30 29 28 27
NILAI
TENGAH
19.5 - 21.5 20.5 2
21.5 - 23.5 22.5 3
23.5 - 25.5 24.5 8
25.5 - 27.5 26.5 18
27.5 - 29.5 28.5 26
29.5 - 31.5 30.5 25
31.5 - 33.5 32.5 12
33.5 - 35.5 34.5 2
35.5 - 37.5 36.5 3
37.5 - 39.5 38.5 1
KELAS
KELOMPOK FREK.
5.
6.
3.
4.
7.
8.
2.
9.
10.
29
By Tenny Aji Lestari
8 Langkah Perbaikan
(8 Steps for Improvement)
By Tenny Aji Lestari
Apa itu 8 langkah perbaikan ?
Merupakan framework/kerangka kerja yang bisa digunakan untuk memecahkan permasalahan dan melakukan perbaikan.
Prinsip dasar dari 8 langkah adalah PDCA (Plan – Do – Check –Action)
Dengan menggunakan 8 langkah perbaikan ini, maka diharapkan:
• Penyelesaian masalah dan program perbaikan dapat dilakukan secara sistematis.
• Program perbaikan dilakukan dengan pola yang tepat, efektif dan efisien.
• Peningkatan/perubahan positif yang dihasilkan merupakan dari hasil proses yang tepat juga (bukan berupa keberuntungan).
• Dapat mempertahankan keberhasilan yang telah dicapai.
30
By Tenny Aji Lestari
8 MENENTUKAN RENCANA
PERBAIKAN BERIKUTNYA
STANDARISASI
HASIL PERBAIKAN
6 EVALUASI
HASIL PERBAIKAN
5 MELAKSANAKAN
RENCANA PERBAIKAN
1 MENENTUKAN TEMA
& JUDUL
MENENTUKAN TARGET
ANALISA
FAKTOR PENYEBAB
MENENTUKAN
RENCANA PERBAIKAN
OK
Not OK
Alur Kerja 8 Langkah
= Alur langkah Kerja
= Alur kontrol / check, jika hasil perbaikan kurang memuaskan (tidak sesuai target)
7
2
3
4
31
By Tenny Aji Lestari
Langkah 1
Menentukan Tema & Judul
By Tenny Aji Lestari
AKTIVITAS
o Tema Perbaikan o Judul Perbaikan
HASIL
STEP
TOOLS
1. Menentukan Tema & Judul
o Memilih tema dan judul perbaikan
Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik
1
32
By Tenny Aji Lestari
MENGUMPULKAN DATA
1. Bisa menggambarkan keadaan saat ini 2. Bisa digunakan untuk mengendalikan proses 3. Bisa digunakan untuk inspeksi dan evaluasi 4. Bisa digunakan untuk menganalisa dan memperbaiki proses
Manfaat data:
• Menyatakan persoalan menjadi karakteristik yang terukur • Persoalan bisa dilihat dari data yang ada, bukan berdasarkan anggapan
semata
Kumpulkan data historikal yang terkait dengan tema. Bicara dengan data.
Langkah-Langkah Mengumpulkan Data
o Rencanakan pengumpulan data (data APA, SIAPA yang mengumpulkan data, DIMANA dan BERAPA LAMA data dikumpulkan)
o Pastikan cara memperoleh data (BAGAIMANA cara mengumpulkan data)
o Kumpulkan data yang dibutuhkan (gunakan data masa lalu; jika ada atau data baru jika data sama sekali tidak ada)
Ada bermacam-macam data dari tempat kerja kita: kualitas, jumlah produksi, biaya,
keselamatan/kecelakaan kerja, kehadiran/absensi, dsb.
1. Menentukan Tema & Judul
33
By Tenny Aji Lestari
PENGOLAHAN DATA
Data perlu diolah agar lebih fokus pada isu-isu pokok yang memberikan dampak yang signifikan dalam pengambilan subjek perbaikan yang akan dilakukan. Dampak yang dominan tersebut akan mengarahkan untuk pengambilan Tema dan Judul Perbaikan
1. Menentukan Tema & Judul
34
By Tenny Aji Lestari
MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL
• Adakah yang bisa dibuat lebih akurat?
• Adakah yang bisa dibuat lebih cepat?
• Adakah yang bisa ditingkatkan?
• Adakah yang bisa dibuat lebih murah?
• Adakah yang bisa dibuat lebih mudah?
• Adakah yang bisa dibuat lebih ringan?
• Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat?
• Adakah yang bisa dibuat lebih aman?
Buat daftar masalah/program peningkatan yang mungkin diselesaikan, berdasarkan data (KPI, Hasil Audit, Profil Resiko,
Voice of Customer) yang telah dikumpulkan, jadi Pemilihan Tema dan Judul didukung dengan ketersedian data.
1. Menentukan Tema & Judul
35
By Tenny Aji Lestari
ILUSTRASI HUBUNGAN ANTARA TEMA & JUDUL
1. Menentukan Tema & Judul
TEMA
JUDUL
• Tema adalah gambaran umum untuk cakupan tindakan perbaikan (improvement) yang akan dilakukan.
TEMA
• Judul adalah gambaran spesifik tentang cakupan tindakan perbaikan yang akan dilakukan.
• Judul adalah turunan dari Tema dan didapat dari hasil analisa data.
JUDUL
36
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 1
By Tenny Aji Lestari
Langkah Kerja Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5 Bulan 6
1. Menentukan Tema & Judul
2. Menentukan Target
3. Analisa Faktor Penyebab
4. Menentukan Rencana Perbaikan
5. Melaksanakan Rencana Perbaikan
6. Evaluasi Hasil
7. Standarisasi Hasil Perbaikan
8. Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya
Contoh Penerapan Langkah 1
Lakukan pembuatan timeline untuk improvement yang akan dilaksanakan
37
By Tenny Aji Lestari
CYCLE TIME FEBRUARY 2009 (Minutes)
Contoh Penerapan Langkah 1
70.87% Waktu Operasional
DT ada di Jalan
Road Segment Actual Speed
(km/h) Load Side Fleet Term of Use
X1 19.61 Ramp Down 1-2 Short Term
Collar 3 19.50 Ramp Down 3-5 Long Term
Z1 17.37 Flat 3-4 Long Term
Z2 18.8 Flat 4-5 Long Term
Stratifikasi Road Segment (Low Wall Area)
Alasan Pemilihan Jalan Collar 3: 1. Waste dump C4 & C7 adalah long term waste dump di area Low Wall 2. Ramp down muatan mempunyai tingkat kesulitan yang lebih tinggi dibanding
jalan yang flat / datar untuk perihal pembentukan surface jalan
38
By Tenny Aji Lestari
Contoh Penerapan Langkah 1
Menurunkan Cycle time unit RDT
TEMA Meningkatkan kecepatan rata-rata RDT di area Collar 3
JUDUL
Berdasarkan data yang ditampilkan,
maka ditentukan Tema dan Judul dari Perbaikan
adalah:
39
By Tenny Aji Lestari
Langkah 2
Menentukan Target
By Tenny Aji Lestari
o Menentukan Target o Membuat Batasan (dan disertai
dengan statement untuk memperkuat)
AKTIVITAS
Check Sheet Stratifikasi Pareto Scatter Histogram Grafik
TOOLS
o Target Perbaikan o Business Case
HASIL
2 STEP
2. Menentukan Target
40
By Tenny Aji Lestari
MENENTUKAN TARGET
• Target yang ditetapkan perusahaan
• Target dari customer
• Kondisi terbaik yang pernah dicapai
• Hasil analisa data
• Voting (tdk disarankan)
Dasar Penetapan Target Adalah :
Syarat Target yang Ideal
•Specific: Target jelas (tidak bias) S
•Measurable: Nilai dan satuan jelas (terukur) M
•Achievable: Dapat tercapai (bukan nekat) A
•Realistic/Reasonable: Masuk akal/Realistis R
•Time Base: Jelas waktu pencapaiannya (hasil analisa/estimasi) T
2. Menentukan Target
41
By Tenny Aji Lestari
BUSINESS CASE
Business case merupakan gambaran dari perbaikan yang akan dilakukan. Beberapa pertanyaan berikut ini dapat membantu perumusan sebuah business case, yaitu: A. Mengapa project penting untuk dilakukan? B. Mengapa perlu dilakukan saat ini? C. Apa konsekuensinya jika project ini tidak dilakukan? D. Hasil utama yang diharapkan dari perbaikan yang dilakukan?
2. Menentukan Target
42
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 2
By Tenny Aji Lestari
1. TARGET YANG DITETAPKAN PERUSAHAAN
VARIABEL LL Target UL Unit
PRODUCTION
Ach. Plan Coal 90% 100% 110% Percent
Ach. Plan OB 90% 100% 110% Percent
EQUIPMENT PERFORMANCE
PA 80% 90% -- Percent
Eff. Working Hour 60% 70% -- Percent
MTBF 100 150 300 Hours
PC 400 Productivity 250 300 -- BCM/Hour
PC 300 Productivity 200 250 -- BCM/Hour
PC 2000 Productivity 800 900 -- BCM/Hour
PC 750 Productivity 380 420 -- BCM/Hour
PC 1250 Productivity 450 520 -- BCM/Hour
COST OF REVENUE -- 80% 90% Percent
SAFETY PDFR
SR
ENGINEERING
Kesesuaian Desain 85% 100% -- Percent
JS vs TC Variance 0 % 2 % 3 % Percent
Fuel Cost -- 1.2 1,3 USD/BCM
Contoh Penerapan Langkah 2
43
By Tenny Aji Lestari
2. TARGET DARI CUSTOMER ATAU OWNER
EquipmentType
PC-3000 73%
EX-2500 73%
PC1800 75%
RH120C 72%
R 984 71%
PC1250 72%
PC-1100 72%
Utility Plan
PLAN ALAT PRODUKSI (Jumlah)
PLAN PRODUKTIVITAS PLAN UTILITAS
Equipment
Type
EX 2500 1100
PC 3000 1050
RH 120 900
PC1800 850
PC1250 500
R984C 500
PC 1100 450
Productivity
Plan
Overburden Production
Coal Mining Production
80.000.000 Bcm
8.000.000 Ton CUSTOMER REQUIREMENT Tahun 20XX Project XYZ
Contoh Penerapan Langkah 2
44
By Tenny Aji Lestari
Month Speed (Km/Hr)
January 20.88
February 20.86
March 20.77
April 21.64
May 20.66
June 20.72
July 20.59
August 20.94
September 21.60
October 21.17
November 18.98
December 16.94
Average Speed RDT All Area in 2008
Highest achievement
in 2008
TARGET 2009
3. PENCAPAIAN TERBAIK
Contoh Penerapan Langkah 2
45
By Tenny Aji Lestari
4. HASIL ANALISA DATA
Data TROUBLE ERROR A1-B1 periode OKTO - DES 20xx
Dalam menentukan target perbaikan : Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan target manajemen MTBF PTXX alat PC 750 adalah 100 jam. Perhitungan target perbaikan adalah (untuk target maksimum BD A1-B1): Rata-rata jam operasi unit PC750 = 500 jam = 5 kali ( target manajemen ) Target manajemen unit PC750 100 jam Untuk target perbaikan yang lebih menantang: Perhitungan diambil dari jam operasi alat loading EXCA PC 750 dalam satu bulan rata-rata adalah 500 jam, dibagi dengan achievment MTBF YTD (rata-rata pencapaian selama satu tahun MTBF PC 750 yang sudah pernah tercapai adalah 130 jam) Perhitungan target perbaikan adalah : Rata-rata jam operasi unit PC750-7 = 500 jam = 3,8 = 4 kali (Target Perbaikan) Pencapaian YTD MTBF PC 750 130 jam
TARGET
Contoh Penerapan Langkah 2
Eror11&15 Okt Nov Des Total Arvg Target Prctg
Frekwensi 7 10 15 32 11 5 46,88%
Downtime 25,61 48,15 204,95 278,71 92,90 43,55 46,88%
A1-B1
46
By Tenny Aji Lestari
Bulan Speed Avg
January 20.88
February 20.86
March 20.77
April 21.64
May 20.66
June 20.72
July 20.59
August 20.94
September 21.60
October 21.17
November 18.98
December 16.94
Achievement Average Speed DT All Area in Tahun 2008
Highest achievement
in 2008
TARGET 2009
Contoh Penyajian Target
Meningkatkan kecepatan rata-rata RDT menjadi 21.64 km/h pada bulan JUNI 2009
TARGET
Dipilih Target berdasarkan pencapaian terbaik pada tahun operasional sebelumnya, untuk itu dituliskan pernyataan target
sebagi berikut.
47
By Tenny Aji Lestari
BUSINESS CASE
RDT Travel Speed Improvement Project di area Collar 3 ini perlu segera untuk dilakukan, karena jika masih tetap dengan kecepatan rata-rata tahun 2008, maka akan berpotensi menimbulkan kerugian sebesar Rp XXXXX selain itu juga akan berdampak pada kepuasan pelanggan di tahun 2009.
Pada tahun 2009, target rata-rata yang harus dicapai untuk average travel speed adalah XXX km/jam (untuk jalan yang termasuk long term permanent).
Salah satu jalan long term permanent adalah jalan Collar 3 yang pencapaian average travel speed-nya secara YTD masih dibawah target yaitu sebesar 19,XX KM/JAM , sehingga dipilih sebagai lokasi untuk pelaksanaan perbaikan.
Tujuan utama setelah perbaikan ini dilaksanakan adalah untuk meningkatkan kecepatan rata-rata unit RDT di collar 3 minimal sesuai dengan target yang telah ditetapkan yaitu 21,64 km/jam sehingga akan berdampak pada penurunan cycle time unit dan peningkatan produktivitas dan produksi.
Contoh Business Case
48
By Tenny Aji Lestari
Langkah 3
Analisa Faktor Penyebab
By Tenny Aji Lestari
AKTIVITAS
TOOLS HASIL
3
STEP
o Genba o Mencari kemungkinan-
kemungkinan Penyebab o Menentukan Penyebab utama
Fishbone (tool yang paling sering digunakan)
Pareto Scatter Check Sheet
o Penyebab Langsung o Akar Penyebab
3. Analisa Faktor Penyebab
49
By Tenny Aji Lestari
Pada langkah ini hal yang dilakukan adalah:
1. Mencatat fakta lapangan yang ada
2. Analisa menemukan akar penyebab (bisa menggunakan fishbone).
3. Jika diperlukan (untuk mengambil prioritas akar penyebab yang akan diperbaiki atau untuk menguji validitas akar penyebab dan masalah yang dihadapi), maka dilakukan analisa dengan menggunakan scatter diagram, pareto atau lainnya.
4. Menemukan penyebab langsung
Untuk melihat permasalahan yang ada berdasarkan kondisi aktual lapangan, maka cara yang dilakukan adalah dengan mengamati langsung operasional di lokasi kerja (GENBA):
1. Selidiki di proses bagian apa dan mana permasalahan tersebut terjadi
2. Selidiki kronologis masalah, sehingga bisa dipahami dengan baik.
3. Kumpulkan fakta yang ada (berupa ilustrasi/foto) tentang kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi.
4. List semua temuan (fakta yang ada) dan kemudian dikelompokkan kedalam pernyataan masalah yang terklasifikasi menjadi Kelompok utama ( bisa 4M+1E, 4P atau hal lainnya).
5. Untuk tahap awal, klasifikasi yang digunakan adalah 4M+1E
Jangan bahas dulu mengapa penyimpangan tersebut terjadi.
3. Analisa Faktor Penyebab
50
By Tenny Aji Lestari
No.Faktor Stratifikasi
Mis : 4M + 1EPernyataan MasalahData dan Fakta
Penyebab Langsung
Penyimpangan atau kondisi yg
kurang baik (hasil GENBA)
Dikelompokkan Stratifikasi
Pengelompokan Temuan (deviasi
negatif)
Untuk dianalisa satu persatu dengan Fishbone diagram
dibantu pertanyaan 5 why (ideal)
TEKNIK PENULISAN DAN KLASIFIKASI TEMUAN HASIL GENBA
3. Analisa Faktor Penyebab
51
By Tenny Aji Lestari
No.Faktor Stratifikasi
Mis : 4M + 1EPernyataan MasalahData dan Fakta
Man Material
Machine Method Environment
MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN (dari langkah 1)
Penyebab Langsung 3
Penyebab Langsung 7
Penyebab Langsung 4
Penyebab Langsung 1 Penyebab
Langsung 2
Penyebab Langsung 5
Penyebab Langsung 6
TEKNIK PENGELOMPOKKAN MASALAH (MENENTUKAN PENYEBAB LANGSUNG)
3. Analisa Faktor Penyebab
Misalnya: Man Material Machine Method Environment
Penyebab Langsung
Pengelompokan Temuan (deviasi
negatif)
52
By Tenny Aji Lestari
TEKNIK PEMBUATAN FISHBONE
Yang akan dicari solusi perbaikan 2
3
4
5
Penyebab Langsung dianalisa dengan pertanyaan (Ideal nya dengan “5 WHY”) hingga ditemukan akar penyebabnya. Perhatikan cara menarik garis/panah
Environment
MASALAH atau PELUANG PERBAIKAN -> Kepala Ikan (dari langkah 1)
Penyebab Langsung 7
Penyebab
Penyebab
Penyebab
Akar Penyebab
= Penyebab Langsung
= diisi dengan jawaban “Kenapa XXXX bisa terjadi???”
3. Analisa Faktor Penyebab
53
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 3
By Tenny Aji Lestari
Butuh 2 oil trapButuh 2 mekanik (sering nunggu)Selain tools, juga butuh hose
Cover beratBuka seluruh baut (4 baut)Butuh 2 mekanik untuk membuka cover
Posisi drain plug pada ruang sempitRuang gerak sekitar drain plug terbatasKondisi drain plug panasBuka drain plug sulit
Proses drain oil harus ditunggui mekanikAliran oil kecil dan lambatProses drain oil mengandalkan gravitasi
Menuang waste oil ke waste tankMembereskan oil trapMembersihkan oil yang tercecer
No.Faktor Stratifikasi
Mis : 4M + 1EPernyataan MasalahData dan Fakta
5 Buka cover lama MAN
Proses Drain Oil lama METHOD
MACHINE
11
METHOD
METHODWaktu beres-beres lama
Waktu prepare lama
Buka Plug sulit/repot & lama
123
4
1213
141516
6
789
10
Data fakta dan klasifikasi masalah untuk pengamatan periodical service 1 (250 hrs)
yang dilakukan oleh mekanik
Contoh Penerapan Langkah 3 (1)
Data dan Fakta dalam pelaksanaan GENBA
Kelompokan permasalahan berdasarkan temuan (Penyebab Langsung)
54
By Tenny Aji Lestari
No Data dan Fakta Pernyataan Masalah
Stratifikasi
1.
Jalanan sempit ENVIRO
2.
Banyak terdapat spoil di bagian pinggir jalan
ENVIRO
3.
Material tidak sesuai untuk
perkerasan jalan MATERIAL
4. Genangan air di
badan jalan METHOD
Pengamatan kondisi jalan karena travel speed rendah
Contoh Penerapan Langkah 3 (2)
55
By Tenny Aji Lestari
Contoh Penerapan Langkah 3 (2)
Low Spee
d
Jalan Sempit
Spoil di bagian pinggir jalan
Material tidak sesuai untuk permukaan jalan
Genangan air di badan jalan
Metode yang tidak tepat dalam operasional grader
Kemiringan jalan dan tidak adanya aliran
air ke drainase
Belum ada Standard
Parameter
Tidak ada perawatan berkala
Tidak ada jadwal pekerjaan general
Pemilihan material tidak efektif
Kurang pengetahuan
tentang material jalan
Desain Jalan
Pengetahuan pengawas tidak
sama
ENVIRO MATERIAL
METHODE
= Akar Penyebab
FISHBONE DARI CONTOH 2
56
By Tenny Aji Lestari
Langkah 4 Menentukan Rencana Perbaikan
By Tenny Aji Lestari
o Alternatif-alternatif perbaikan
o Ide perbaikan yang akan dijalankan (dalam format 5W+2H)
4 STEP
o Mencari ide-ide perbaikan o Memilih ide-ide perbaikan
Tidak ada tool spesifik Bisa menggunakan
konsep 5W+2H
TOOLS
AKTIVITAS
HASIL
4. Menentukan Rencana Perbaikan
57
By Tenny Aji Lestari
Bukan saatnya untuk mengulang pada bentuk solusi “favorit” atau yang rutin dilakukan untuk mengatasi masalah.
Utamakan “breakthrough decisions”
Gunakan “PENDEKATAN BERPIKIR KREATIF”
BENCHMARKING
BEST PRACTICE
BRAIN STORMING
4. Menentukan Rencana Perbaikan
58
By Tenny Aji Lestari
Dapatkan beberapa alternatif solusi untuk setiap penyebab utama
Ide-ide perbaikan yang dicari adalah yang mencegah permasalahan berulang kembali (repetisi masalah)
Pastikan bahwa ide perbaikan yang diajukan tidak memiliki efek samping yang merugikan, jika ada persiapkan tindakan untuk menanggulanginya
Semua anggota harus terlibat aktif dalam mengeluarkan ide-ide perbaikan yang kreatif, realistis dan terukur.
Alternatif Ide
Perbaikan: • Alternatif Tind. Perbaikan 1 • Alternatif Tind. Perbaikan 2 • Alternatif Tind. Perbaikan ..n
Akar Penyebab (dari langkah ke 3)
Memilih Ide Perbaikan: • Tind. Perbaikan 1 • Tind. Perbaikan..n
MEMILIH IDE PERBAIKAN
4. Menentukan Rencana Perbaikan
59
By Tenny Aji Lestari
DAFTAR PENGEMBANGAN IDE PERBAIKAN
Elimination Apa yang terjadi bila sesuatu dihilangkan (eliminate)?
Reversal Apa yang terjadi bila sesuatu proses dibalik?
Enlargement and Reduction Apa yang terjadi bila sesuatu diperbesar (enlarge) atau dikurangi (reduce)?
Replacement and Substitution Apa yang terjadi bila menggunakan sesuatu yang diubah settingnya atau malah diganti
Changing of Sequence Apa yang terjadi bila urutan kerja/proses diubah
Combine Apakah dimungkinkan dua atau lebih perkerjaan digabungkan menjadi satu?
4. Menentukan Rencana Perbaikan
60
By Tenny Aji Lestari
MEMILIH IDE PERBAIKAN
A. 1 Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan
Akar Penyebab Tindakan Perbaikan
B. 1 Akar Penyebab – Beberapa Tindakan Perbaikan
Akar Penyebab Tindakan Perbaikan
Tindakan Perbaikan
C. Beberapa Akar Penyebab – 1 Tindakan Perbaikan
Akar Penyebab Tindakan Perbaikan
Akar Penyebab
4. Menentukan Rencana Perbaikan
61
By Tenny Aji Lestari
Buatlah Rencana Perbaikan dengan menggunakan metode 5W+2H:
What : Subjek perbaikan yang akan dilakukan (akar penyebab)
How : Apa cara memperbaiki nya (bisa beberapa alternatif
solusi)?
Why : Mengapa dilakukan perbaikan seperti itu? Atau apa
dasar pemikirannya?
Where : Di mana lokasi perbaikannya?
When : Kapan perbaikan tersebut selesai dilakukan?
Who : Siapa penanggung jawab pelaksanaan perbaikan?
How much : Berapa estimasi biaya yang diperlukan untuk melakukan
tindakan perbaikan tersebut?
No What How Why When Where Who How Much
4. Menentukan Rencana Perbaikan
62
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 4
By Tenny Aji Lestari
No What How Why When Where Who
1. Desain Jalan
1. Pelebaran Jalan
Dilakukan redesign untuk jalan di Collar 3, agar tidak ada lagi kondisi blindspot, permukaan jalan yang tidak rata dan jalan sudah lebar mengikuti design yang telah ditentukan
W2 Maret 2009
Collar 3
ASD
2. Menghilangkan area blindpot
W3 Maret 2009
Collar 3
3. Desain permukaan jalan
Pelaksanaan Re-Sharp and Re-handling untuk surface jalan.
W2 April 2009
Collar 3
2. Tidak ada general work scheduling PSV
Pembuatan general work schedule PSV
Pembuatan schedule kerja PSV akan sangat membantu pelaksanaan kerja di lapangan, sehingga akan lebih termonitor dan plan pekerjaan akan lebih tertata
W1 Juni 2009
MINING AREA
ASD
3. Kurang pengetahun untuk material perkerasan
Refresh tentang pemilihan material untuk pekerjaan konstruksi jalan tambang
Refresh ini dilakukan untuk memberitahu dan mengingatkan kembali kepada tiap foreman yang terlibat dalam proyek konstruksi jalan tambang tentang cara pemilihan material yang cocok untuk tiap lapisan jalan sesuai dengan design, sehingga tidak asal material yang digunakan dalam pembuatan jalan
W4 April 2009
MINING AREA
RAK
4. Tidak ada standar parameter sudetan di bundwall
Pembuatan standar parameter tentang drainase jalan
Standar parameter drainase jalan dibuat dan kemudian disosialisasikan sehingga para pengawas & operator unit mengetahui tentang standar parameter drainase jalan tambang,
W2 Juni 2009
MINING AREA
RHA
5. Tidak seragamnya pengetahuan pengawas
Refresh terhadap standar parameter / INK yang sudah ada
Untuk mengingatkan kembali dan menjaga pemahaman pengawas tentang metode pembuatan konstruksi jalan tambang & perawatan jalan tambang maka dilakukan refresh bertahap dalam jangka waktu tertentu
W3 Juni 2009
MINING AREA
RHA
Contoh Penerapan Langkah 4
63
By Tenny Aji Lestari
Langkah 5
Implementasi Ide Perbaikan
By Tenny Aji Lestari
o Melaksanakan ide-ide perbaikan
o Penjelasan proses pelaksanaan perbaikan
o Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan
5 STE
P
AKTIVITAS
HASIL
5. Implementasi Ide Perbaikan
64
By Tenny Aji Lestari
Melakukan tindakan perbaikan untuk menangani akar masalah
1 Lakukan penanggulangan sesuai rencana
2 Kumpulkan data dan catat hal-hal penting yang ada
3 Pastikan tidak menimbulkan masalah baru
4 Mengajak ikut serta pihak-pihak terkait
5 Jika di tengah implementasi terdapat ide yang lebih baik, maka segera diskusikan dengan tim
Yang perlu dijelaskan pada langkah ini
1 Proses dalam pelaksanaan/implementasi ide Perbaikan (langkah kerja/process flow-nya)
2 Kesulitan yang dihadapai
3 Hasil yang dicapai dan bagaimana untuk mendapatkannya
4 Melakukan proses PDCA se-optimal mungkin
5. Implementasi Ide Perbaikan
65
By Tenny Aji Lestari
Buat pengertian bersama dan konsensus sebelum implementasi.
Perhitungkan faktor resiko agar perbaikan yang sesungguhnya tidak terganggu.
Gunakan data untuk meyakinkan hasilnya nanti.
Waspada terhadap hal-hal yang tidak diinginkan
Pada langkah 5 ini merupakan bukti pelaksanaan dari analisa yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya
INGAT !
Perbaikan adalah suatu proses...
HAL PENTING DALAM IMPLEMENTASI IDE PERBAIKAN
5. Implementasi Ide Perbaikan
66
By Tenny Aji Lestari
Untuk memastikan bahwa rencana perbaikan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan, buatlah perbandingan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan dilaksanakan. Gambar atau foto bisa lebih menjelaskan hasil aktifitas perbaikan.
No. Tindakan perbaikan Kondisi sebelum
perbaikan
Kondisi sesudah
perbaikan
WHERE,
WHEN &
WHO
HOW
MUCH
5. Implementasi Ide Perbaikan
67
By Tenny Aji Lestari
Salah satu bentuk check sheet yang bisa digunaakan dalam implementasi dari ide perbaikan.
5. Implementasi Ide Perbaikan
68
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 5
By Tenny Aji Lestari
Contoh Penerapan Langkah 5
PENJELASAN KONDISI SEBELUM PERBAIKAN YANG DILAKUKAN, SESUDAH PERBAIKAN & DAMPAK PERBAIKAN
69
By Tenny Aji Lestari
Langkah 6
Evaluasi Hasil Perbaikan
By Tenny Aji Lestari
o Memeriksa kinerja hasil perbaikan
o Menjelaskan manfaat hasil perbaikan
Pareto Histogram Grafik
TOOLS
o Perbandingan kinerja sesudah perbaikan dengan kinerja awal dan target
o Penjelasan manfaat hasil perbaikan dari segi QCDSMP (Quality, Cost, Deliverable, Safety, Morale, Productivity)
6 STEP
AKTIVITAS
HASIL
6. Evaluasi hasil Perbaikan
70
By Tenny Aji Lestari
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
A B C D LAIN LAIN
100 %
50 %
0
40 % 90 %
82 %
70 %
50 %
N = 50
B A C D LAIN
LAIN
100 %
50 %
0
N = 30
33.33 %
56.57 %
73.33 %
83.33 %
0
0.1
0.2
0.3
Sebelum Penanggulangan
Sesudah Penanggulangan
p/u
p/u
MEMBANDINGKAN DENGAN PARETO
Periksa kinerja (dari Implementasi perbaikan) dengan menggunakan tolak ukur, tools, satuan, periode waktu yang sama dengan proses analisa data yang digunakan pada Langkah 1 -2. (APPLE to APPLE)
Membuat Perbandingan Kinerja SEBELUM – PROSES – SESUDAH mudah untuk dilihat, analisa dan dipahami. Terutama Poin TARGET
6. Evaluasi hasil Perbaikan
71
By Tenny Aji Lestari
Penanggu- langan-1
Penanggu- langan-2
Penanggu- langan-3
0.4
0.3
0.2
0.1
0 J F M A M J A S O N D
0.5
0.6
p/u
50 %
75 %
Penurunan jumlah kerusakan XYZ Tahun 2009
Target
Hasil
Bandingkan progress/hasil yang ada selama proses (mulai dari awal – implementasi tiap point solusi yang telah dirumuskan – semua solusi di terapkan) dengan target yang telah ditetapkan
Hasil akan lebih jelas untuk terlihat
6. Evaluasi hasil Perbaikan
72
By Tenny Aji Lestari
Jika hasil perbaikan kurang memuaskan, proses check yang
harus dilakukan adalah:
Check Step 5
-- Apakah pelaksanaan/implementasi
telah sesuai dengan perencanaan --
Check Step 4
-- Pastikan semua akar penyebab telah dibuatkan
tindakan pencegahan/perbaikannya
secara tepat -- jika OK, maka….
Check Step 3
-- Pastikan akar penyebab yang didapat dari analisa 4 W+1 E telah tepat , mendalam dan
benar merupakan akar -- jika OK, maka….
Check Step 2
-- Apakah target yang ditentukan belum tepat
sehingga mengakibatkan perbaikan tidak sesuai yang
diharapkan jika OK, maka….
6. Evaluasi hasil Perbaikan
73
By Tenny Aji Lestari
PERHITUNGAN UNTUK BENEFIT
Manfaat langsung/riil yang termasuk kategori ini diantaranya adalah : 1. Penghematan/
penurunan operational cost
2. Increase revenue 3. Pendapatan bunga 4. Cash flow 5. Peningkatan produksi
Manfaat potensial, yang termasuk kategori ini diantaranya adalah : 1. Biaya yang bisa dihindari
(cost avoidance) 2. Peningkatan semangat
kerja karyawan 3. Employee engagements index 4. Keuntungan potensial 5. Future value
TANGIBLE BENEFIT INTANGIBLE BENEFIT
6. Evaluasi hasil Perbaikan
74
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 6
By Tenny Aji Lestari
Sebelum Implementasi Setelah Implementasi
17.26
4.47
2.67
0.65
68.88%
86.73%
97.40% 100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
-
2.00
4.00
6.00
8.00
10.00
12.00
14.00
16.00
18.00
20.00
TravelTime
StopTime
LoadTime
Dumpingtime
Minute Cumulative
Travel Time turun dari 19.1 menit menjadi 17.26 menit yang
disebabkan averge speed dump truck yang meningkat
dari 19.61 km/hrs menjadi 21.57 km/hrs (Juni 2009)
Contoh Penerapan Langkah 6 (1)
75
By Tenny Aji Lestari
Contoh Penerapan Langkah 6 (2)
76
By Tenny Aji Lestari
1. PENURUNAN BIAYA OPERASI
1.1 Penurunan Rework/Scrap Rp.
1.2 Penurunan Biaya Overtime Rp.
1.3 Penghematan Material Rp.
1.4 Penurunan Biaya Garansi/Klaim Rp.
1.5 Lain-lain : Rp.
2. PENINGKATAN PENDAPATAN
2.1 Peningkatan Kapasitas Rp.
2.2 Pendapatan Baru (riil) Rp.
3. PENDAPATAN BUNGA
3.1 Peningkatan pendapatan bunga Rp.
3.2 Penurunan beban bunga Rp.
4. ALIRAN KAS
4.1 Penurangan penggunaan fasilitas Rp.
4.2 Penurunan tagihan [A/R] Rp.
4.3 Penurunan holding cost inventory Rp.
A. TOTAL MANFAAT (1+2+3+4) Rp.
Manfaat Riil (Tangible Benefit)
Contoh Penerapan Langkah 6
77
By Tenny Aji Lestari
BIAYA PROYEK (Incremental cost only)
1. PENGEMBANGAN PROYEK
1.1 Man Hour Tim Rp.
1.2 Biaya pencetakan, material, dll Rp.
1.3 Lain-lain: Rp.
2. IMPLEMENTASI PROYEK
2.1 Pelatihan Rp.
2.2 Sosialisasi Rp.
2.3 Peralatan, dll Rp.
B. TOTAL BIAYA PROYEK (1+2) Rp.
Net Quality Income
Net Quality Income (A-B) Rp.
Rasio Biaya/Manfaat (B/A) (%)
Contoh Penerapan Langkah 6
78
By Tenny Aji Lestari
MANFAAT POTENSIAL (INTANGIBLE BENEFIT)
Point Intangible Benefit
Q
C
D
S
M
P
Untuk poin manfaat potensial yang bisa diperoleh (intangible benefit) tidak mengikat kedalam 6 poin QCDSMP. Hal ini dengan artian bahwa tidak perlu memaksakan/memaksa/ merekayasa sehingga terpenuhi secara QCDSMP , jika hanya terdapat 5 dari 6 poin atau kurang, maka sajikan saja apa adanya.
Contoh Penerapan Langkah 6
79
By Tenny Aji Lestari
Langkah 7
Standarisasi Hasil Perbaikan
By Tenny Aji Lestari
o Membuat standarisasi proses o Membuat standarisasi kinerja/
hasil
Tidak ada tools khusus
Bisa menggunakan prosedur kerja
TOOLS
o Dokumen mutu (SOP/INK/STD) o Monitoring sistem (Form)
sebagai kontrol o Buku manual dan lain nya
7 STEP AKTIVITAS
HASIL
7. Standarisasi Hasil Perbaikan
80
By Tenny Aji Lestari
Tanpa adanya standar, dengan berjalannya waktu, tindakan perubahan yang telah dibuat dan diimplementasikan akan mulai dilupakan secara bertahap sehingga tetap akan kembali ke cara lama. Potensi masalah yang sudah ditanggulangi akan muncul kembali.
Tanpa adanya standar yang jelas, pergantian personal/karyawan dalam suatu unit kerja akan menambah potensi timbulnya masalah yang berulang.
Prosedur Tertulis
Uraian Pekerjaan
Perubahan Kebijakan
Pelatihan/Sosialisasi
STANDARD
D
PA
C
D
SA
C
PA
D
SA
C
PEMELIHARAAN
PERBAIKAN
PEMELIHARAAN
KEMAJUAN
INGAT !
Tujuan Standarisasi adalah kualitas hasil improvement tetap terjaga (secara proses dan hasil).
7. Standarisasi Hasil Perbaikan
81
By Tenny Aji Lestari
Orang Lama
Orang Baru
Masalah
Timbul /
Berulang
PROSES KERJA
• Standard Parameter (STD)
• Form (untuk monitoring aktifitas)
KINERJA/
HASIL
STANDARISASI
1
2
TIDAK MEMAHAMI
LUPA
TANPA STANDA
RD
DOKUMEN MUTU
7. Standarisasi Hasil Perbaikan
• Instruksi Kerja (INK) • Standard Operating
Procedure (SOP)
82
By Tenny Aji Lestari
Contoh
Penerapan
Langkah 7
By Tenny Aji Lestari
Standarisasi Proses Kerja
Standarisasi Kinerja/Hasil (termasuk untuk monitoring )
DOKUMEN (berbentuk SOP/INK)
Prosedur (SOP-INK-STD-FORM) yang dibuat harus sesuai dengan ketentuan resmi perusahaan
Contoh Penerapan Langkah 7
No Kondisi Sesudah Perbaikan Dokumen yang dibuat /
Revisi Tangga
l
1
Pembuatan jadwal pekerjaan PSV perminggu secara detail lengkap dengan time frame dan PIC pekerjaan
Rencana progres kerja mingguan section OB (jalan, waste dump, pompa, sump)
W2 juni
2 Jalan tidak bergelombang, tidak pecah dan padat
Instruksi kerja road patching and road surfacing
W2 juni
No Kondisi Sesudah Perbaikan Dokumen yang dibuat /
Revisi Tangga
l
1 Kondisi Jalan Area minimal dalam kondisi indikator “GOOD” (95-100%)
Road Audit Report dan checklist (PRO-ENG-PLANT-HSE)
W2 juni
2 Kecepatan rata-rata RDT di Area 21,75 km/jam
Payload monitoring secara mingguan
W2 juni
3 Sodetan / perimeter ditch teratur STD Perimeter Dicth W2 juni
DOKUMEN (berbentuk
STD/ FORM)
83
By Tenny Aji Lestari
Langkah 8 Menentukan Rencana Perbaikan Berikutnya
By Tenny Aji Lestari
o Menentukan rencana perbaikan berikutnya
Check Sheet Stratifikasi Pareto Histogram
TOOLS
o Tema dan Judul perbaikan berikutnya
8 STEP
AKTIVITAS
HASIL
8. Menentukan Rencana Perbaikan
Berikutnya
84
By Tenny Aji Lestari
1. Gali potensi masalah-masalah/program-program perbaikan yang masih ada.
Masalah/program perbaikan umumnya tidak dapat ditanggulangi dengan sempurna dan perlu proses yang bertahap (karena banyak variabel yang saling berkaitan) dan kondisi ideal sulit untuk dicapai.
Tetap berpatokan pada prinsip Input – Proses – Output (rantai operasional).
2. Buat rencana tentang yang akan dilakukan dengan masalah-
masalah yang masih ada dalam lingkup operasional. Pemilihan/prioritas untuk hal yang akan dipecahkan (tema untuk
kegiatan improvement berikutnya). (Bisa mengambil dari Langkah 1 atau mengambil hal lain yang lebih
mendesak dan penting, berdasarkan hasil analisa pribadi, analisa grup ataupun persetujuan atasan).
3. Review hal yang telah berjalan baik dan benar serta yang belum.
Mengulas hal yang telah dilakukan akan membantu peningkatan kualitas untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan berikutnya.
Analisa dan pahami perbedaan antara teori dan
praktek terutama dalam kondisi operasional. Perbandingkan antara rencana yang ada dan implementasinya untuk melihat deviasi yang terjadi.
8. Menentukan Rencana Perbaikan
Berikutnya
85
By Tenny Aji Lestari
No. Step / Langkah Objective / Aktivitas DeliverableS / Hasil
1. Menentukan Tema &
Judul
Memilih Tema
Memilih Judul
Tema Perbaikan
Judul Perbaikan
2. Menentukan Target Menentukan Target
Menentukan batasan
perbaikan
Target perbaikan
Ruang lingkup/batasan
perbaikan
Business Case
3. Analisa Faktor Penyebab Menentukan penyebab
langsung terhadap
problem yang dibahas
Menentukan akar
penyebab
Penyebab langsung
Akar penyebab (dan bisa juga
jika akar penyebab yang
dihasilkan banyak, ditentukan
akar penyebab utama nya
dengan analisa pareto atau
scatter)
4. Menentukan Rencana
Perbaikan
Mencari ide-ide perbaikan
(penanggulangan)
Memilih ide perbaikan
Apa akar permasalahannya
(What)
Lokasi Pelaksanaan (Where)
Alasan pemilihan (Why)
Cara Perbaikannya (How)
Biaya diperlukan (How Much)
Penanggung jawab (Who)
Target penyelesaian/due date
(When)
5. Melaksanakan Rencana
Perbaikan
Pelaksanaan rencana
perbaikan yang telah
dipilih
Deskripsi /penjelasan proses
pelaksanaan perbaikan
Perbandingan kondisi sebelum
dan sesudah perbaikan
6. Evaluasi Hasil Perbaikan Memeriksa hasil
perbaikan
(membandingkan
sebelum dan sesudah
perbaikan)
Menjelaskan manfaat
hasil perbaikan
Deskripsi /perbandingan kinerja
sebelum dan sesudah perbaikan
(membandingkan sesudah
perbaikan dengan kinerja
awal/target)
Penjelasan manfaat hasil
perbaikan secara QCDSMP
7. Standarisasi Hasil
Perbaikan
Membuat standarisasi
Proses
Membuat standarisasi
Kinerja
Monitoring Kinerja
Dokumen Mutu (SOP, INK)
Dokumen Mutu (STD, Form)
Sistem Control Chart
8. Menentukan Perbaikan
Berikutnya
Menentukan rencana
perbaikan berikutnya
Tema dan Judul perbaikan
berikutnya
Kesimpulan 8 Langkah
86
Top Related