1

PANDUAN PERMOHONAN TUNTUTAN DALAM HRMIS

MODUL PENGURUSAN SARAAN & FAEDAH GANJARAN:

SUBMODUL PENGURUSAN TUNTUTAN

1. PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN

PERJALANAN DALAM NEGERI

2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN

PENCERAMAH DAN FASILITATOR

SAMBILAN

3. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN

LEBIH MASA

KANDUNGAN

PROSES PERMOHONAN TUNTUTAN

ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI

Menyemak dan memastikan amaun tuntutan betul dan

menyediakan ringkasan baucar serta senarai semak

Menyediakan Permohonan Tuntutan

Menyemak dan memastikan permohonan tuntutan adalah

lengkap dan tepat

PENGESAH PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Mengesahkan permohonan tuntutan yang di pohon

adalah atas urusan rasmi

Menghantar permohonan tuntutan ke

eSPKB

Mengesahkan amaun tuntutan dan ringkasan baucar serta

senarai semak

PEMILIKKOMPETENSI

PENYEMAK TUNTUTANPENGESAH TUNTUTAN

eSPKB

Integrasi

PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PELAKSANATUNTUTAN

CL-011

CL-016

CL-001CL-004 CL-036

CL-066

ALIRAN PROSES TUNTUTAN ELAUN

PERJALANAN DALAM NEGERI

1. PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN

PERJALANAN DALAM NEGERI

1.1 SELENGGARA KENDERAAN PERJALANAN

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyelenggara Kenderaan Perjalanan.

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

• Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri.

• Klik Tuntutan.

• Klik Selenggara Kenderaan Perjalanan

Klik butang Tambahuntuk menambah kenderaan yang dimiliki

Pilih Jenis Kenderaan berdasarkan drop down list.

Isikan maklumat kenderaan. (yang bertanda * adalah mandatori)

Klik butang Simpan.

1.2 PROSES PERMOHONAN TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN

DALAM NEGERI

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

• Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri.

• Klik Tuntutan.

• Klik Permohonan Baru.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk memohon Elaun Perjalan Dalam Negeri.

Masukkan Tujuan Tuntutansebagai Elaun Perjalanan Dalam Negeri

Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan.(ruang bertanda * adalah mandatori).

Klik butang Simpan.

Untuk kes-kes tertentu, Pemilik Kompetensi boleh menghantar permohonan

tuntutan yang lewat dengan menandakan kotak Tuntutan Yang Tertinggal

Tandakan kotak Tuntutan Yang Tertinggal dan masukkan maklumat Bulan dan Tahun.

Kemudian Klik Butang Simpan.

Pada tab ”Maklumat Permohonan Tuntutan”.Pastikan Alamat Tempat Tinggalmerupakan alamat tetap semasa Pemilik Kompetensi.

Isi ruangan Tarikh,Waktu Bertolak dan Sampai serta keterangan Tujuan/Tempat perjalanan yang di tuju. Isikan ruangan Jarak(km) dan pilih no plat kereta yang digunakan untuk perjalanan tersebut. Lengkapkan kitaran perjalanan tersebut dengan mengisi ruangan kedua untuk perjalanan balik dan tandakan kotak kecil pada bahagian Tamat (ditandakan bulatan merah).

Ulang Langkah yang sama untuk tuntutan perjalanan yang lain.

Klik butang Simpan setelah semua maklumat perjalanan lengkap diisikan.

Pada tab Senarai Tuntutan, masukkan maklumat untuk Tambang Pengangkutan Awam, Elaun Makan/Elaun Harian, Bayaran Sewa Hotel / Elaun Loging & Bayaran Pelbagai.

Scroll ke bawah untuk mengisikan maklumat tuntutan.

Klik butang Simpan setelah semua maklumat tuntutan lengkap diisikan.

Klik tab Pengakuan Pengesahan untuk menyemak bahagian pengakuan (c)

Perbelanjaan yang dipaparkan merupakan perbelanjaan yang telah dibayar oleh pemohon tanpa resit bayaran

Pada tab Senarai Dokumen Sokongan pemohon boleh memuat naik beberapa jenis dokumen sokongan.

Pemohon perlu menandakan kotak kecil pada jenis dokumen sokongan yang ingin dimuatnaik dan klik butang Simpan.

Klik pada hyperlink Jenis Dokumen Sokongan untuk memuatnaik dokumen sokongan tersebut.

Klik pada butang Tambah untuk muat naik fail.

Klik butang Browse untuk mencari fail yang ingin dimuat naik dan kemudian klik butang Simpan.

Pada tab Maklumat Permohonan Tuntutan, pemohon boleh menyemak keseluruhan tuntutan dengan klik pada butang Previu Cetak. Pemohon juga boleh mencetak secara terus daripada HRMIS.

Setelah semakan di buat, klik butang Hantaruntuk menghantar tuntutan kepada penyemak tuntutan di jabatan (Claim Verifier).

Satu kotak mesej akan memaparkan nombor rujukan permohonan anda. Nombor rujukan ini boleh digunakan untuk menyemak status permohonan tuntutan anda.

Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagian seperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan.

2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN

PENCERAMAH DAN FASILITATOR

SAMBILAN

PEMILIK KOMPETENSI

PENYEMAK TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI

PEMOHON)

CL-301CL-304

CL

-314

PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PENGESAH TUNTUTAN

(UNIT ORGANISASI PENGANJUR)

CL-319CL-324

PENGESAH TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI

PEMOHON)

PELAKSANA TUNTUTAN

CL-329

PENGESAH PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PENTADBIR TUNTUTAN

CL-338CL-334

CL-309

ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN SAGUHATI PENSYARAH,

PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN

PENYEMAK TUNTUTAN (UNIT ORGANISASI

PENGANJUR)

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan.

2. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN

PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

• Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri.

• Klik Tuntutan.

• Klik Permohonan Baru.

Klik butang Tambah untuk membuat tuntutan baru.

Masukkan Tujuan Tuntutansebagai Tuntutan Pelbagai

Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan.(ruang bertanda * adalah mandatori).

Klik butang Simpan.

Pada skrin senarai Jenis Tuntutan, pilih Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan

Klik butang Cari untuk mendapatkan senarai penganjur.

Masukkan maklumat penganjur @ klik butang Teruskan untuk memilih Penganjur dari senarai penganjur.

Klik pada Kod Unit Organisasi penganjur yang berkenaan untuk memilih penganjur.

Klik butang Tambahuntuk memasukkan maklumat Kursus/ Ceramah.

Masukkan Maklumat Kursus/Ceramah,Ketegori Penceramah,Tarikh Mula Kursus/ Ceramah dan Tarikh Tamat Kursus/Ceramah.

Sila buat pilihan mengikut tarikh dan masukkan maklumat jam/minit.

Klik butang simpan untuk menyimpan maklumat ceramah.

Klik pada hyperlink Senarai Dokumen Sokongan untuk memuat naik dokumen sokongan (cth: Surat/ Memo Jemputan Ceramah

Klik butang Hantar untuk menghantar Permohonan Tuntutan kepada Penyemak Bahagian.

Setelah berjaya di hantar, satu kotak mesej akan memaparkan nombor rujukan permohonan anda.

Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagianseperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan.

Klik butang Keluar. Skrin kembali ke senarai permohonan tuntutan setelah pemohon selesai membuat penghantaran permohonan Tuntutan Pelbagai-Bayaran Saguhati Pensyarah, Penceramah dan Fasilitator Sambilan

3. PERMOHONAN TUNTUTAN

BAYARAN LEBIH MASA

Menyediakan Permohonan Tuntutan

PENGESAH PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Mengesahkan permohonan tuntutan yang telah disahkan adalah lengkap bagi tuntutan

yang melebihi 1/3 gaji

Menghantar permohonan

tuntutan ke eSPKB

Mengesahkan amaun tuntutan dan

ringkasan baucar serta senarai semak

PEMILIKKOMPETENSI

PENGESAH TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN 2

eSPKB

Integrasi

PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PELAKSANA TUNTUTAN

Mengesahkan permohonan tuntutan yang telah disemak adalah berdasarkan urusan

rasmi bagi tuntutan yang tidak melebihi 1/3 gaji

PENYEMAK TUNTUTAN

CL-804

CL-824

CL-829

CL-814 CL-811

CL-801

CL-807

ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA

Langkah 1: Waktu Kerja Lebih Masa

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

• Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri.

• Klik Tuntutan.

• Klik Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Tuntutan Bayaran Lebih Masa

3. PERMOHONAN TUNTUTAN BAYARAN

LEBIH MASA

Klik butang Tambah untuk merekodkan pengumpulan masa Kerja Lebih Masa

Klik butang Tambah untuk tambah maklumat Kerja Lebih Masa

Masukkan Tujuan sebagai Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa & semua maklumat Kerja Lebih Masa yang diperlukan.

Klik butang Simpanuntuk menyimpan maklumat kerja lebih masa yang telah dimasukkan.

Klik butang Batal untuk keluar dari skrin ini setelah selesai memasukkan pengumpulan masa Kerja Lebih Masa .

Tandakan pada kotak bulan tuntutan Kerja Lebih Masa yang dikehendaki dan

klik butang Hantar.

Langkah 2: Permohonan tuntutan Bayaran Lebih Masa

Klik pada Permohonan Baru.

Klik hyperlink no. rujukan permohonan yang berkenaan untuk membuat tuntutan.

Klik kaedah pembayaran tuntutan ’Akaun Bank (EFT)’ dan Klik no akaun bank yang berkenaan

Klik pada hyperlink untuk membuat pindaan terhadap maklumat tuntutan Kerja Lebih Masa yang telah di buat

*Maklumat tuntutan kerja lebih masa yang dimasukkan mengikut tarikh

Skrin maklumat Pengiraan yang dilakukan oleh sistem mengikut maklumat tuntutan yang telah dimasukkan.

Klik pada hyperlink Senarai Dokumen Sokongan untuk memuat naik dokumen sokongan (cth: Surat Pengesahan Tugas Lebih Masa)

Klik butang Hantar untuk menghantar Permohonan Tuntutan kepada Penyemak Bahagian.

Permohonan berjaya dihantar kepada Pengesah Bahagianseperti dipaparkan merujuk kepada aliran kerja yang telah disetkan.

Klik butang Keluar. Skrin kembali ke senarai permohonan tuntutan setelah pemohon selesai membuat penghantaran permohonan.

40

TERIMA KASIH

PERMOHONAN TUNTUTAN PERJALANAN

DUA KALI SEBULAN (SPPb Bil. 4/2010)

Tuntutan Pertama

•Tempoh aktiviti 1-15hb bulan semasa

•Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 25hb

bulan berkenaan

Tuntutan Kedua

•Tempoh aktiviti 16-30/31hb bulan semasa

•Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 10hb

bulan berikutnya

Tuntutan Bulanan

•Tempoh aktiviti 1-30/31hb bulan semasa

•Disahkan oleh pengesah sebelum atau pada 10hb

bulan berikutnya

SKOP PERLAKSANAAN

•Pemilik kompetensi(CO) boleh pilik kaedah Tuntutan Pertama

atau Bulanan pada pertama kali

•Tuntutan kedua hanya boleh dituntut jika Tuntutan Pertama

telah selesai disahkan oleh Penyelia CO.

•Tuntutan Bulanan tidak boleh dipilih jika CO telah memilih

Tuntutan Pertama/Kedua

SKOP PERLAKSANAAN

TUNTUTAN PERMOHONAN KALI PERTAMA/

BULANAN

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat permohonan Elaun Perjalanan Dalam Negeri

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

• Klik submenu Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri.

• Klik Tuntutan.

• Klik Permohonan Baru.

Lengkapkan semua maklumat permohonan tuntutan.(ruang bertanda * adalah mandatori).

Klik butang Simpan.Masukkan Kaedah Tuntutan sebagaiTuntutan Pertama atau Bulanan.

*Jika Memilih Tuntutan Bulanan, langkah-langkah untuk membuat permohonan adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

Pemilik Kompetensi boleh mengubah kaedah tuntutan jika kaedah yang dipilih ialah Tuntutan Pertama atau Tuntutan Bulanan sahaja.

Klik Butang Simpan

* Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

Sila masukkan maklumat kenyataantuntutan bagi aktiviti yang bermula dari 1 hingga 15 haribulan bulan semasa sahaja.

Klik Butang Simpan

*Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

TUNTUTAN PERMOHONAN KALI KEDUA

Masukkan Kaedah Tuntutan sebagaiTuntutan Kedua.

*Jika kaedah tuntutan yang dipilih ialah Tuntutan Pertama atau Tuntutan Bulanan, mesej ” Permohonan tuntutan kali pertama untuk Bulan dan Tahun yang dipilih telah wujud”.

Pemilik Kompetensi tidak boleh mengubah kaedah tuntutan jika permohonan tuntutan ialah Tuntutan Kedua.

Klik Butang Simpan

Sila masukkan maklumat kenyataantuntutan bagi aktiviti yang bermula dari16 hingga 30/31 haribulan bulan semasasahaja.

Klik Butang Simpan

*Langkah-langkah seterusnya adalah sebagaimana Permohonan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri yang sediada

Jarak Kilometer yang telah dituntut pada Tuntutan Pertama

Baki jarak kilometer bagi kiraan untuk 0-500 Kilometer(KM) pertama pada Tuntutan Kedua

Formula kiraan jarak perjalanan adalah berdasarkan bulanan.Jumlah jarak akan dijumlah dari Tuntutan Pertama bagi mendapatkan baki jarak yang belum digunakan.

Contoh:-Tuntutan Prtama:152 KMTuntutan Kedua: 452 KM

Kiraan pada Tuntutan Kedua:

Bagi 0-500, Kilometer yang dikira pada tuntutan kedua ialah 348 KM,ini kerana 152 KM pertama telah dikira pada Tuntutan Pertama.

Baki jarak perjalanan pada tuntutan kedua iaitu 104 km lagi akan dikira mengikut kadar yang telah ditetapkan iaitu kadar 501-1000KM