PEMBENTANGAN PERLUASAN PENGURUSAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN (PKP)

DI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (KKM)

1

PUNCA KUASA

2

Susulan dari Mesyuarat Keselamatan IPKKM yang telah diadakan pada 24 November 2015, TKSU (P) selaku pengerusi mesyuarat telah meminta supaya Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP) diperluaskan ke negeri.

DEFINISI PKP

Proses pengurusan holistik yang mengenal pasti

ancaman dan risiko, impak ancaman dan risiko

tersebut terhadap fungsi kritikal agensi, dan

penentuan strategi pemulihan bagi memitigasi kesan

gangguan tersebut dalam memastikan perkhidmatan

agensi tetap dapat diteruskan dalam tempoh masa

yang ditetapkan apabila berlaku gangguan /

bencana

Sumber : MAMPU

3

KEPENTINGAN PKP

4

SKOP

•Skop bagi Perluasan Pengurusan

Kesinambungan Perkhidmatan di KKM

meliputi semua Jabatan Kesihatan

Negeri (JKN), Hospital Putrajaya, HKL,

Institut Kanser Negara (IKN) Institut

Penyelidikan Sistem Kesihatan (IHSR)

dan Makmal Kesihatan Awam (MKA).

5

3 KOMPONEN PKP

Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)

Untuk mempertahankan kesinambungan proses & fungsi kritikal, misalnya: • Perkhidmatan pelanggan • Pentadbiran • Kewangan Pelan Pemulihan Bencana (DRP) Pemulihan ke atas sistem dan aplikasi kritikal

Pelan Komunikasi Krisis (CCP)

Untuk menjelaskan rancangan yang perlu dilakukan untuk menanggani krisis komunikasi

Pelan Tindak balas Kecemasan

(ERP)

Kemampuan organisasi untuk menguruskan setiap situasi kecemasan ketika gangguan / bencana

6

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN

(BCP)

7

Struktur PKP – Contoh IPKKM

ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan

CCT : Pasukan Krisis Komunikasi

DRT : Pasukan Pemulihan Bencana

8

MESYUARAT PENGURUSAN KKM

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (ERP)

9

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (ERP)

Tubuh emergency response team (ERT);

Tentukan peranan dan tanggungjawab ketua dan ahli pasukan ERT;

Sediakan maklumat kakitangan untuk dihubungi;

Sediakan maklumat ahli keluarga atau waris kakitangan untuk dihubungi;

Sediakan maklumat kakitangan OKU untuk dihubungi;

Sediakan maklumat pembekal untuk dihubungi

Sediakan pelan bangunan dan pelan setiap aras

Senaraikan peralatan logistik (kenderaan, keperluan makanan, dll.)

Senaraikan peralatan ICT yang diperlukan semasa kecemasan

Tentukan tempat berkumpul

Tentukan pejabat alternatif

Sediakan maklumat kontak bomba, polis, hospital, Telekom dan TNB

untuk dihubungi

Sediakan prosedur (SOP) bagi aktiviti-aktiviti kecemasan

Sediakan pelan latihan untuk ERT

TERMA RUJUKAN

10

Struktur PKP – Contoh IPKKM

ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan

CCT : Pasukan Krisis Komunikasi

DRT : Pasukan Pemulihan Bencana

11

MESYUARAT PENGURUSAN KKM

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KRISIS KOMUNIKASI (CCP)

12

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN KRISIS KOMUNIKASI (CCP)

TERMA RUJUKAN

Tubuh Pasukan Pelan Komunikasi / Krisis (CCT)

Tentukan peranan dan tanggungjawab ketua dan ahli pasukan CCT

Sediakan maklumat kakitangan

Sediakan Standard Operating Procedure (SOP) mengenai komunikasi semasa kecemasan/krisis.

Sediakan maklumat orang yang ingin dihubungi ketika kecemasan/krisis di dalam dan di luar agensi

Sediakan nombor telefon kecemasan bagi agensi-agensi kecemasan seperti bomba, polis, ambulan, hospital, dll.

Sediakan nombor telefon dan contact person bagi semua media utama sama ada media elektronik atau media cetak

Tentukan lokasi pusat komunikasi krisis

Sediakan templat kenyataan yang standard bagi digunakan untuk situasi kecemasan sama ada untuk tujuan dalaman agensi atau dengan pihak luar

Edaran Pelan Komunikasi untuk makluman semua warga agensi

13

Struktur PKP – Contoh IPKKM

ERT : Pasukan Tindak balas Kecemasan

CCT : Pasukan Krisis Komunikasi

DRT : Pasukan Pemulihan Bencana

14

MESYUARAT PENGURUSAN KKM

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAKBALAS KECEMASAN (DRP)

15

PELAN SEPINTAS LALU – PELAN TINDAK BALAS KECEMASAN (DRP)

TERMA RUJUKAN

Tubuhkan Disaster Recovery Team (DRT)

Tentukan peranan dan tanggungjawab ahli DRT

Sediakan analisis risiko dan BIA terhadap perkhidmatan kritikal

Sediakan peta rangkaian

Kenal pasti sistem-sistem yang beroperasi menggunakan rangkaian

berkenaan

Sediakan maklumat kakitangan dan pembekal serta lokasi mereka bertugas

Back-up setiap sistem dan aplikasi berkenaan

Senaraikan semua sistem dan aplikasi yang beroperasi

Sediakan set generator untuk back-up bekalan elektrik

Back-up hendaklah disimpan offsite

Sediakan mirrored data centre dan servers

Back-up Internet Service Provider (ISP)

Tentukan strategi pemulihan

Mohon bajet yang mencukupi

16

Permulaan Pelaksanaan : Februari – April 2016

Pembangunan Pelan PKP : Mei – Ogos 2016

Penentuan Strategi PKP : Mei – Ogos 2016

Pelaksanaan Program PKP :September 2016

Wujud

Struktur PKP

TOR

PKP

Kenalpasti

Fungsi Kritikal

Analisis

Impak

Perkhidmatan

Strategi

Pemulihan

Pelan

Komunikasi

Krisis

Wujudkan

Lokasi

Alternatif

Pelan Pemulihan

Bencana

Program Kesedaran &

Latihan Pasukan

dan Warga

Program

Pengujian

Simulasi

Audit

PKP

Kajian

Impak PKP

(1 tahun sekali)

Sesi

Pendedahan

PKP

Sedia Jadual

Pelaksanaan

Penilaian

Risiko

Pelan Tindak

Balas Kecemasan

Selenggara

Program PKP

Dasar PKP

Kelulusan

Pengurusan

Kanan

agensi

Kelulusan

Pengurusan

Kanan

agensi

18

PERMULAAN PELAKSANAAN

Antara aktiviti yang perlu dilakukan adalah :-

Mewujudkan struktur PKP – Aktiviti ini dilakukan dengan

menubuhkan Jawatankuasa Pemandu dan

Jawatankuasa Pelaksana PKP KKM. Jawatankuasa

ini terdiri daripada wakil yang boleh membuat keputusan

bagi agensi, pemilik perkhidmatan dan pakar

teknologi yang bertanggungjawab untuk membangunkan

pelan pemulihan strategik agensi.

Sesi Pendedahan PKP – Aktiviti seterusnya adalah

Transfer Of Technology (TOT) PKP kepada Pasukan

PKP KKM. Sesi pendedahan ini akan merangkumi

perkara-perkara seperti mengapa perlunya PKP di KKM,

prinsip-prinsip serta kaedah-kaedah yang terlibat dalam

pembangunan PKP. Ia turut akan menerangkan peranan

dan tanggungjawab setiap ahli dalam struktur pengurusan

PKP KKM.

19

PENENTUAN STRATEGI PKP

Penentuan Strategi PKP – Strategi PKP akan

ditentukan menerusi Bengkel Resolusi Analisis

Impak Perkhidmatan KKM. Semasa bengkel ini,

strategi pemulihan akan dikenal pasti. Untuk tujuan

tersebut, aktiviti mengenal pasti fungsi kritikal

agensi akan dilakukan dan seterusnya penilaian

risiko akan dilaksanakan dan kemudiannya analisa

impak perkhidmatan akan dilakukan.

Persetujuan Fungsi Kritikal KKM & Strategi

Pemulihan - Hasil yang diperolehi dari bengkel

akan dibentangkan untuk mendapatkan kelulusan.

20

PEMBANGUNAN PELAN PKP

Pelan akan dibangunkan oleh

jawatankuasa kecil selepas fungsi

kritikal dan strategi pemulihan

diluluskan.

21

PROGRAM KESEDARAN &

LATIHAN PASUKAN DAN WARGA

Perancangan Latihan untuk Pasukan PKP

- Lawatan ke agensi yang telah melaksanakan PKP

Perancangan Latihan untuk Warga KKM

- Latihan ERP yang dijalankan dari masa ke semasa

Kesedaran Kepada Warga KKM

- Hebahan melalui emel, portal dan semasa

perhimpunan pagi selepas dokumen ditandatangani

22

PROGRAM PENGUJIAN SIMULASI

- Latihan Kebakaran

- Pengujian SOP bagi aplikasi.

23

SELENGGARA PROGRAM PKP

Dokumen Akan Dikemaskini Selepas

Proses Simulasi Jika Terdapat

Sebarang Perubahan Sebelum

Ditandatangani

24

AUDIT PKP

Selepas dokumen ditandatangani,

Auditor yang telah dikenalpasti akan

dilantik bagi menjalankan aktiviti

Audit. Ini adalah memastikan

dokumen yang dibangunkan

digunapakai semasa bencana.

25

KAJIAN IMPAK PKP

- Aktiviti berkala, dijalankan sekurang-

kurangnya setahun sekali

- Urusetia akan mendapatkan

maklumbalas dari semua bahagian

untuk mengenalpasti / mengemaskini

fungsi kritikal (jika ada)

- Seterusnya, dokumen PKP akan

dikemaskini jika terdapat sebarang

perubahan.

26

PERKEMBANGAN SEMASA

- Bengkel Pertama telah dilakukan pada

12 April 2016 (secara VC)

- Maklumat wakil ERP, CCP, DRP dan

Urusetia telah diperolehi dari semua

fasiliti yang terlibat

- Bengkel Kedua (secara VC) akan

diadakan pada June 2016 – Penentuan

strategi dan Pembangunan Pelan

Urusetia Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan

Kementerian Kesihatan Malaysia 27

Urusetia Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan

Kementerian Kesihatan Malaysia 28