PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

DEFINISI MAJLIS RASMI

Majlis Rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan

protokol tertentu yang perlu diikuti.

• Jawatankuasa Tetap• Tempat majlis• Penyediaan senarai

jemputan• Atur cara majlis• Kesesuaian pakaian• Penulisan kad

jemputan• Kesesuaian menu

• Susunan keutamaan• Susunan tempat

duduk• Juru acara• Penyediaan atur cara

pentadbiran• Peranan penyambut

tetamu• Raptai• Post-mortem

PROTOKOL DALAM MAJLIS RASMI

PENUBUHAN JAWATANKUASA

• JAWATANKUASA TETAP• JAWATANKUASA PELAKSANA• TIDAK DITUBUHKAN SECARA AD-HOC• MEMPUNYAI FUNGSI DAN TUGAS

YANG JELAS• TIADA PERTINDANAN TUGAS ANTARA

AJK

PEMILIHAN TEMPAT• DIKETAHUI RAMAI• ADA KEMUDAHAN ASAS• KEMUDAHAN YANG SESUAI UNTUK

MAJLIS YANG DILAKSANA• KAWASAN TEMPAT LETAK KERETA

YANG MENCUKUPI

MENGENDALI MAJLIS RASMI MENGIKUT SUSUNAN

KEUTAMAAN

• PERINGKAT KEBANGSAAN • PERINGKAT NEGERI• PERINGKAT DAERAH• PERINGKAT JABATAN• PERINGKAT SEKOLAH

KAD JEMPUTAN• CIRI-CIRI KAD JEMPUTAN• PROTOKOL KAD JEMPUTAN• TEMPOH PENGHANTARAN KAD

JEMPUTAN DAN MENERIMA JAWAPAN

PENYEDIAAN SENARAI NAMA

Senarai ini perlu disediakan 2 – 4 bulan sebelum majlis dijalankan

• SENARAI RINGKAS JEMPUTAN• SENARAI NAMA• SENARAI KEUTAMAAN• SENARAI KEHADIRAN

SENARAI RINGKAS JEMPUTAN

• Ringkasan senarai jemputan ini dicatat dalam kertas kerja perancangan dan merupakan senarai pertama.

• Disedia untuk mengetahui secara kasar kategori tetamu dan bilangannya.

• Contoh : Ketua-ketua jabatan - 15 orang Ibu bapa - 400 orang

SENARAI NAMA• Jawatankuasa Jemputan perlu senaraikan nama

tetamu & tetamu kehormat mengikut kategori & dicatatkan satu demi satu.

• Senarai perlu mengandungi maklumat berikut :

1) Nama penuh dengan gelaran serta pingat ( jika ada )2) Jawatan dan pangkat3) Alamat pejabat dan telefon4) Alamat rumah dan telefon ( jika perlu )5) Nama setiausaha sulit @ PA serta telefon ( jika ada )

SENARAI KEUTAMAAN

• Senarai ini diambil dari senarai kedua dan disusun ikut keutamaan berdasarkan susunan keutamaan pegawai persekutuan @ negeri yang terkini.

• Senarai ini tidak perlu dicatat secara terperinci.

Contoh : YAB.Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi Perdana Menteri

Malaysia

SENARAI KEHADIRAN

• Ruangan ini merupakan senarai semak kehadiran setiap jemputan.

• Mengenalpasti samada tetamu hadir @ tidak hadir.

• Senarai ini juga amat penting untuk rujukan Jawatankuasa Sambutan dan protokol, Persiapan tempat, serta Juruacara

PROTOKOL SAMBUTAN

• PERANAN PENGANJUR• PEMAKAIAN ROZET• CARA MENYAMBUT• CARA MENGIRING

PANGGILAN HORMAT• Penghormatan ini harus dipatuhi semasa Penghormatan ini harus dipatuhi semasa

pengacaraan majlis, ucapan, dan pengacaraan majlis, ucapan, dan penyediaan teks ucapan berdasarkan penyediaan teks ucapan berdasarkan gelaran :gelaran :Di RajaDi RajaTurun – temurunTurun – temurunKurniaan Darjah KebesaranKurniaan Darjah KebesaranJawatanJawatanKeagamaanKeagamaan

• Penggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap orang-orang kenamaan sebagai tanda penghormatan kepada kedudukan mereka. Amat mustahak bagi seorang pengacara majlis mengetahui dan menggunakan panggilan hormat dan gelaran yang betul mengikut protokol dalam sesuatu majlis yang dikendalikan.

Contoh : Sultan Johor - DYMM Baginda Sultan

KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS

• PEMILIHAN PAKAIAN BERGANTUNG KEPADA JENIS MAJLIS YANG DIADAKAN

• MAJLIS PENUH ISTIADAT• MAJLIS FORMAL • MAJLIS BUKAN FORMAL

PENGACARAAN MAJLIS

• FORMAL DAN BUKAN FORMAL

• PENYEDIAAN TEKS PENGACARAAN

TEKS PENGACARAAN MAJLIS

Masa Aturcara Teks Ucapan

9.00 pg Sebaik sahaja YB Tan Sri……….masuk ke Dewan Besar melalui pintu utama

TUAN-TUAN PARA HADIRIN YANG DIHORMATI, DIUMUMKAN KETIBAAN YB TAN SRI……. MASUK KE DEWAN UTAMA DIIRINGI OLEH……

Contoh : Tarikh : 05 Disember 2008 Nama Majlis : MAJLIS ANEKA RAGAM

Pengacara majlis yang baik dari segi protokol : -

– Suara yang baik dan lunak didengar.– Fasih dalam penggunaan bahasa serta

terang dan jelas sebutannya dan tidak pelat.– Kelajuan percakapan sederhana,– Tidak gugup dalam percakapan,– Tidak gemuruh – akan menimbulkan

ketakutan.

Sambungan ….

– Tidak panik jika berdepan dengan pelbagai situasi,

– Tahu menggunakan budi bicara,– Sentiasa bersifat sabar,– Tidak berwatak terlalu serius,– Mempunyai pengetahuan asas mengenai

adat istiadat, protokol dan etiket.

JAMUAN

TIGA KATEGORI JAMUAN:a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis- Diadakan samada dipertengahan majlis atau di

penghujung majlis- Jika majlis mengambil masa yang lama, maka di adakan

jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat- Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula

mengikut cara jamuan di adakan samaada:

Buffet berdiri Pada majlis ini tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk

menikmati makanan. Menu yang disediakan hendaklah yang senang di makan. Makan yang berbungkus adalah tidak sesuai.

Buffet duduk Buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan

kemudian duduk di kerusi yang disediakan. Kadangkala ada meja yang disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada makanan yang susah sedikit

untuk di makan dan berat sedikit.

Duduk Jamuan cara ini bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu

senang untuk makan dan berasa selesa.

b) Majlis Khas Jamuan ringan

Diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dari jenis buffet.

Walaubagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya

c) Jamuan makan

Ia terbahagi kepada dua:

Menu Biasa Makanan China atau Chinese Food tidak sesuai bagi majlis rasmi

dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.

Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan

Menu Barat Digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis

tersebut khas di adakan untuk tetamu luar negeri.

JURUACARA MAJLIS FORMAL

• MEMAKLUMKAN PERISTIWA YANG AKAN BERLAKU MENGIKUT URUTAN

• IANYA BERGANTUNG KEPADA ELEMEN BERIKUT: MASA, ATURCARA DAN HEBAHAN

CONTOH Aturcara majlis:CONTOH Aturcara majlis:

• ketibaan tetamuketibaan tetamu• ketibaan tetamu V.I.Pketibaan tetamu V.I.P• ketibaan tetamu V.V.I.Pketibaan tetamu V.V.I.P• nyanyian lagu kebangsaannyanyian lagu kebangsaan• bacaan doabacaan doa• ucapan alu-aluanucapan alu-aluan• ucapan tetamu utamaucapan tetamu utama• persembahanpersembahan• penyampaian hadiah /cenderamatapenyampaian hadiah /cenderamata• majlis bersuraimajlis bersurai

SUSUNAN TEMPAT DUDUKDALAM MAJLIS RASMI MENGIKUT PROTOKOL

• PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK• BILANGAN GENAP DAN GANJIL• ATAS PENTAS• MEJA MAKAN

PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK.

– Jumlah dif di pentas khas dihadkan kepada jumlah kecil, 2, 3, 4, 5, 6, 7.

– Susunan mengikut kekananan atau susunan keutamaan,

– Tuan rumah duduk di sebelah kanan tetamu kehormat,

– Isteri duduk di sebelah kiri suami.

BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.

1 2

BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.

12 3

BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.

13 2 4

BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.

24 1 3 5

KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG DENGAN ISTERI.

423 1

KEKANANAN BAGI ENAM ORANG DENGAN ISTERI.

4 62135

BERDASARKAN KEKANANAN BAGI BENTUK AUDITORIUM DUA LAPIS

(JEMPUTAN SEORANG).

4 2 1 3 5

9 7 5 3 1 19 17 15 13 11

2 4 6 8 1012 14 16 18 20

JUMLAH TETAMU DI PENTAS KHAS TERHAD

• JEMPUTAN SEORANG: GANJIL 3,5,7,9

• JEMPUTAN BERSAMA ISTERI: GENAP 6,8,10

• JUMLAH DIHADKAN SUPAYA PENGHORMATAN DAN TUMPUAN DIBERI KEPADA TETAMU

SUSUNAN DAN KIBARAN BENDERA

• PRINSIP MENYUSUN BENDERA• SUSUNAN MAJLIS PERINGKAT

PERSEKUTUAN• SUSUNAN MAJLIS PERINGKAT NEGERI

– DIKIBARKAN PADA TIANG– DALAM PERARAKAN– DIBENTANGKAN DI BALAKANG PENTAS.

BENDERA YANG DIKIBARKAN

• PERINGKAT PERSEKUTUAN

BENDERA MALAYSIA BENDERA NEGERI

BENDERA YANG DIKIBARKAN

• 3 BENDERA DIKIBARKAN DI MAJLIS PERINGKAT PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DI DALAM NEGERI

• CONTOH: BENDERA PERSEKUTUAN, BENDERA NEGERI DAN BENDERA BADAN/SYARIKAT ATAU LAIN-LAIN

BENDERA NEGERI BENDERA MALAYSIABENDERA SEKOLAH/BADAN

BENDERA YANG DIKIBARKAN

• PERINGKAT NEGERI

BENDERA NEGERI BENDERA MALAYSIA

BENDERA YANG DIKIBARKAN

• 3 BENDERA DIKIBARKAN DI MAJLIS PERINGKAT NEGERI YANG DIADAKAN DI DALAM NEGERI

• CONTOH: BENDERA NEGERI, BENDERA PERSEKUTUAN DAN BENDERA BADAN/SYARIKAT ATAU LAIN-LAIN

BENDERA MALAYSIA BENDERA NEGERIBENDERA SEKOLAH/BADAN

PERARAKAN

. PERARAKAN SEBARIS KE HADAPAN

BENDERA PENGAKAP

BENDERA NEGERI

BENDERA MALAYSIA

PERARAKAN

PERARAKAN SEDERET BERHADAPAN

BENDERA NEGERI

BENDERA MALAYSIA

BENDERA PENGAKAP

MEMBENTANG BENDERA DI BELAKANG PENTAS

BENDERA MALAYSIA

BENDERA PERSATUAN /

BADAN BERKENAAN

SENARAI SUSUNAN BENDERA SENARAI SUSUNAN BENDERA BERDASARKAN KEKANANAN RAJABERDASARKAN KEKANANAN RAJA

JIKA SEMUA BENDERA NEGERI DAN JIKA SEMUA BENDERA NEGERI DAN PERSEKUTUAN DIKIBARKAN PERSEKUTUAN DIKIBARKAN DALAM SESUATU MAJLIS RASMI.DALAM SESUATU MAJLIS RASMI.

-- Susunannya hendaklah disemak Susunannya hendaklah disemak dengan Jabatan Penerangan – dengan Jabatan Penerangan – kekananan DYMM/TYT adalah kekananan DYMM/TYT adalah berbeza dari semasa ke semasa.berbeza dari semasa ke semasa.

PENYAMBUT TETAMU• JENIS PENYAMBUT TETAMU:

PENYAMBUT TETAMU UTAMA, TEMPAT DUDUK DAN BUKU CENDERAMATA

• CIRI-CIRI PENYAMBUT TETAMU:

PERWATAKAN MENARIK,TINGKAHLAKU BAIK,PAKAIAN KEMAS, CEKAP DAN PANTAS, KENAL TETAMU, SABAR DAN TOLERAN DAN MAHIR DALAM TEKNIK MENYAMBUT TETAMU

• TUGAS PENYAMBUT TETAMU:

SEMAK SENARAI,KENAL TETAMU,IRINGI KE TEMPAT DUDUK, BERI MAKLUMAT YANG DIPINTA, JAGA KETENTERAMAN MAJLIS, JAGA KESELESAAN TETAMU

PEGAWAI PROTOKOL/PEGAWAI PENGIRING

• PERANAN: MENJAGA KEBAJIKAN TETAMU ATAU KONTIJEN YANG DIIRINGI

• CIRI-CIRI PEGAWAI PROTOKOL: SABAR, CEKAP DAN PANTAS, KESIHATAN YANG BAIK,TIDAK MENONJOLKAN DIRI SEMASA BERTUGAS

PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

• MASA• PERISTIWA/PERIHAL• PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB• SEBAGAI SENARAI SEMAK BERTUGAS

SEMASA MAJLIS BERLANGSUNG

PERINGATAN

RAPTAI….. PERLU DILAKSANAKAN BAGI MELIHAT DAN MENGENALPASTI

SEJAUH MANA MAJLIS DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN LANCAR.

RUJUKAN

Pengurusan gerak Kerja Kokurikulum. Ab. Alim Abd Rahim.Oxford Fajar ( 2004 )