1

TOPIK PendahuluanApa itu Penyesuaian?Apa yang dimaksudkan dengan

Penyata Penyesuaian?Tujuan penyesuaian?Dokumen yang terlibat?Kenapa berbeza?Bagaimana menyediakan Penyata

Penyesuaian?2

PENDAHULUANPanduan ini menerangkan tujuan dan cara

penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun Amanah oleh Jabatan-jabatan Persekutuan.

Arahan Perbendaharaan AP156 sehingga AP163 menerangkan peruntukan-peruntukan Perbendaharaan di dalam pengakaunan, pengesahan dan penyesuaian rekod-rekod akaun amanah PTJ/PK Jabatan yang menyelenggara akaun amanah dengan rekod-rekod Pejabat Perakaunan.

Di dalam panduan ini perkataan ‘Pejabat Pembayar’ digantikan dengan perkataan ‘Pejabat Perakaunan.’

4

ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN.DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN.

MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJDIBUAT OLEH JABATAN/PTJ

APAKAH ITU FLIMSI? APAKAH ITU FLIMSI?

5

FlimsiFlimsi yang dikeluarkan oleh JANM;C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Mengurus (Bekalan).C230T - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Mengurus (Tanggungan).C232P - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pembangunan.C233S - Laporan Terperinci Perbelanjaan (PFI)C330 - Laporan Terperinci Hasil.C350A - Laporan Terperinci Amanah.C350TP - Laporan Terperinci Tunai Panjar

6

C350 - Laporan Terperinci AmanahLaporan ini dikeluarkan berdasarkan;PTJ Membayar.Kod Amanah.PTJ Pengawal.

7

Kepentingan Laporan C350Mengandungi maklumat terperinci urusniaga

amanah.Menunjukkan transaksi amanah yang benar-

benar telah dibuat oleh PTJ Membayar.Terdiri daripada urusniaga Amanah.

8

Maklumat di Laporan C350Jenis urus niaga :-

Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.

No. rujukan dokumen.Jumlah Semasa (bulan berkenaan).Jumlah Kemaskini (sehingga bulan

berkenaan).

9

PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah

PTJ Yang MengawalAkaun Amanah

Kod Amanah

Akaun Amanah

PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah

PTJ Yang MengawalAkaun Amanah

Kod Amanah

Akaun Amanah

Apa itu PENYESUAIAN?

AP 143 (b) Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun.

10

Apa yang dimaksudkan dengan PENYATA PENYESUAIAN?Penyata yang menunjukkan

perbezaan di antara Buku PTJ dengan Laporan Terperinci Amanah (C350).

Disediakan secara berasingan bagi setiap kod akaun amanah/deposit.

11

TUJUAN PENYESUAIANPenyesuaian serta penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun

Amanah hendaklah dilakukan oleh PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah.

Berikut adalah sebab-sebab penyesuaian akaun amanah harus dilakukan oleh PTJ/PK Jabatan yang menyelenggara akaun amanah :-a) Memastikan ketepatan pengakaunan urusniaga amanah kepada kod amanah sebenar oleh Pejabat Perakaunan yang memproseskan urusniaga PTJ/PK Jabatan yang menyelenggara akaun amanah.b) Memastikan segala urusniaga-urusniaga sah yang tiada di dalam Buku Akaun Amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah tetapi diakaunkan oleh Pejabat Perakaunan direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaunamanah.

c) Memastikan segala urusniaga amanah yang dilakukan direkod di dalam Buku Akaun Amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah sebenarnya diakaunkan oleh Pejabat Perakaunan dengan betul dan membantu PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah melaporkan kepada pengurusan jika ada berlaku apa-apa penyelewengan.d) Melaporkan urusniaga-urusniaga yang tidak sah kepada Pejabat Perakaunan supaya tindakan pelarasan selanjutnya dapat dilakukan.e) Membantu dalam penyiasatan segala urusniaga yang tidak ada di dalam Buku Akaun Amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah tetapi telah diakaun di Pejabat Perakaunan supaya urusniaga yang sah dapat direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah.f) Membantu pihak jabatan penyelenggara akaun amanah memberi maklumat yang tepat dan lengkap kepada pihak pengurusan bagi membantu keputusan pengurusan.g) Akaun awam yang disediakan oleh pihak JAN akan menunjukkan butir-butir akaun amanah dengan lengkap dan tepat.

REKOD-REKOD PTJ/PK JABATAN YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH/PEJABAT PERAKAUNAN YANG DIRUJUK/DIGUNAKAN DI DALAM PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah merekodkan urusniaga penerimaan, pembayaran dan pelarasan akaun amanah di dalam buku akaun amanah mereka masing-masing. Selain dari merekodkan penerimaan hasil/vot, urusniaga terimaan wang amanah juga direkodkan ke dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew 248).

Pejabat Perakaunan mengakaun dan melaporkan urusniaga-urusniaga PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah di dalam Laporan Terperinci Amanah C350.

Maka, penyesuaian serta penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun Amanah dilakukan dengan merujuk kepada buku akaun amanah PTJ/PK jabatan yang menyelenggara akaun amanah dan Laporan Terperinci Amanah C350 keluaran Pejabat Perakaunan.

MEMBAWA BAKI AKAUN AMANAHKE HADAPAN

Satu di antara butir-butir penyesuaian akaun amanah adalah amaun baki akaun amanah yang dibawa ke hadapan oleh Pejabat Perakaunan. Amaun ini mungkin tidak sama dengan amaun yang dibawa ke hadapan oleh PTJ/PK oleh kerana Pejabat Perakaunan hanya mula membawa ke hadapan baki akaun amanah tertentu mulai baki tahun 1988 mengikut tatacara yang ditetapkan.

Tatacara yang ditetapkan adalah seperti berikut:-

a) Dibawa ke hadapan oleh Pejabat Perakaunan.b) Tidak dibawa ke hadapan oleh Pejabat Perakaunan.c) Dibawa ke hadapan mengikut syarat.

Dokumen yang digunakan?LAPORAN AMANAH C350 JANM

Rekod yang menyenaraikan semua terimaan dan bayaran yang dibuat dalam tempoh tertentu.

Rekod yang terdapat pecahan mengikut kod-kod akaun amanah yang terlibat dalam tempoh tertentu.

Rekod yang mengandungi baki awal dan baki terkini dalam tempoh tertentu.

16

17

Dokumen yang digunakan?LAPORAN AMANAH SELAIN JANM

Rekod yang menyenaraikan semua terimaan dan bayaran yang dibuat dalam tempoh tertentu.

Dikeluarkan melalui Sistem SPEKSL400 – Laporan U/niaga Akaun AmanahL401 – Penyata Akaun AmanahL402 – Penyata Lengkap Akaun Amanah mengikut kod

L405 – Penyata Akaun Amanah mengikut Jabatan/ PTJ

18

Dokumen yang terlibat?BUKU AKAUN AMANAH

Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Amanah dan mengandungi maklumat seperti terimaan, perbelanjaan, tanggungan, pelaburan dan baki.

Direkod secara berasingan mengikut kod-kod akaun amanah/deposit

19

Nama Akaun Amanah : ………………………………………………..

No. Kod Akaun Amanah : ……………………………………………..

No Kod Jab/PTJ : ……………………………………………………………

No Pelaburan JumlahTarikh Perihal Perenggan No Baki Dikenakan Dijelaskan Belum tambah/(kurang) Pelaburan

Arahan Rujukan Dt Kt Amanah Semasa Semasa Selesai Amanah Kemaskini

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanggungan Urusniaga Akaun Semasa

BUKU AKAUN AMANAH

(13)

Baki bersihkemaskinni selepas

ambilkiratanggungan belum

selesai & pelaburan

21

Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR UTAMA

Satu rekod kewangan utama bagi satu-satu kod yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, no. rujukan, debit, kredit dan baki

22

BUKU LEJAR UTAMA

AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSIT :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :

Tarikh Nama Syarikat No. Kontrak No. Rujukan Debit (Dt.) Kredit (Kt.) Baki (Dt.)/Kt.

SPANM BIL. 1/2011

Satu rekod kewangan individu syarikat yang diselenggarakan oleh PTJ bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, amaun kontrak, tarikh akhir pegangan, no. rujukan, debit, kredit dan baki

23

Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR SUBSIDIARI

24

BUKU LEJAR SUBSIDIARI

AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSTI :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :

Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan Debit (Dt.) Kredit (Kt.) Baki (Dt.)/Kt.

Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan Debit (Dt.) Kredit (Kt.) Baki (Dt.)/Kt.

Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :

SPANM BIL. 1/2011

Dokumen yang terlibat?LEJAR DEPOSIT

Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat terimaan dan bayaran.

25

LEJAR DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki

    Resit (RM) (RM) (RM)

               

               

                 

FORMAT PENYATA PENYESUAIAN AMANAH/DEPOSIT

27

1. Sijil Pengesahan Baki2. Penyata Penyesuaian3. Senarai A4. Senarai B5. Senarai C6. Senarai D7. Senarai Baki Pendeposit

28

SSIJIL

29

SPENYATA PENYESUAI

AN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Penyata Penyesuaian perlu disokong dengan lampiran-lampiran berikut: SENARAI A - Senarai Kredit di C350 yang

tiada di Buku Amanah PTJ

Contoh:- Terimaan melalui TT- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ lain- Faedah pelaburan yang belum direkod- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

30

31

SENARAI

A

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

SENARAI B – Senarai Debit di Buku PTJ yang tiada di C350

Contoh:- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar/lulus tetapi belum diproses oleh JANM- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku tetapi belum dihantar/luluskan (peraku 2)- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

32

33

SENARAI

B

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

SENARAI C – Senarai Debit di C350 yang tiada di Buku PTJ

Contoh:- Kesilapan input oleh JANM/PTJ lain- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/PTJ lain

34

35

SENARAI

C

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

SENARAI D – Senarai kredit di Buku PTJ yang tiada di C350

Contoh:- Penyata Pemungut belum diproses (PERAKU)- Pelarasan rekod oleh PTJ - Kesilapan input oleh JANM/PTJ

36

37

SENARAI

D

38

SENARAI BAKI

PENDEPOSIT

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?DOKUMEN YANG DIPERLUKAN:

BUKU AKAUN AMANAH(Ambil baki di ruangan 7)

ATAU LEJAR DEPOSIT/LEJAR UTAMALEJAR

SUBSIDIARI

DANLAPORAN C350

39

Bagaimana Menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

PADANKAN

- Pastikan urusniaga debit/kredit di Buku PTJ SAMA dengan catatan debit/ kredit di C350.

- Tandakan item yang dapat dipadankan.

40

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

- Kenalpasti item yang solo :

Buku PTJ:Debit – Catatkan di Senarai B dengan lengkapKredit – Catatkan di Senarai D dengan lengkap

L400:Kredit - Catatkan di Senarai A dengan lengkapDebit – Catatkan di Senarai C dengan lengkap

41

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

REKODKAN Rekodkan maklumat di Penyata

Penyesuaian mengikut ruangan yang berkaitan

Kira dan pastikan:Baki Buku PTJ

+ (Senarai A & Senarai B) – (Senarai C & Senarai D)

= Baki C350

42

RINGKASAN FORMAT PENYATA PENYESUAIANBaki Buku PTJ (Dt) / Kt * (RUANGAN 7- Buku Akaun Amanah )@ Baki di Lejar Deposit

XXXXX

Tambah:Kredit di C350/A441 TETAPI tiada catatan kredit di Buku PTJ (Senarai A)

XXX

Debit di Buku PTJ TETAPI tiada rekod debit di C350/A441 (Senarai B)

XXX XXXX

Tolak:Debit di C350/A441 TETAPI tiada rekod debit di Buku PTJ (Senarai C)

(XXX)

Kredit di Buku PTJ TETAPI tiada rekod kredit di C350/A441 (Senarai D)

(XXX) (XXXX)

Baki mengikut C350/A441 (Dt) / Kt * XXXXX

Kenapa berbeza?

Catatan di Buku PTJ tidak terdapat di C350Masa catatan yang berbezaSilap catat di Buku PTJJANM/ PTJ tersalah inputUrusniaga pada akhir bulan penutupan

akaun bulananSistem

44

Kenapa berbeza?

Catatan di C350 tidak terdapat di Buku PTJMasa catatan yang berbezaCatatan tertinggal di Buku

PTJ/Lejar/Senarai PendepositBerlakunya bayaran yang tidak dibenarkan JANM/PTJ tersalah inputPelarasan oleh JANM/ PTJ lain

45

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanansetiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit

Tiada beza

Ada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat

Kemukakan kepada JANM

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki ada perbezaan

Sediakan PenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat

SESI LATIH AMAL

PROSES PEMADANAN DAN MENCARIKAN PASANGAN ;)

TERIMA KASIH

47