Post on 22-Feb-2018
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
PROSEDUR KERJA
HEP-PK-02
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
KHAIRUL ARIFIN BIN JAMALUDIN Pegawai Hal Ehwal Pelajar
(Pengambilan & Data)
KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N
AHMAD AZWAN BIN MAT YATIM PPPT
Pengarah
19 -12 -2016 23 -12- 2016
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 2/7 Tarikh 01-01-2017
KANDUNGAN
1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3
2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3
3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3
4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ........................ 3
5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 3
6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4
7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 4
8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 4
9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5
10. DEFINISI ........................................................................................................................ 5
11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 5
12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 6
13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 6
14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 7
15. REKOD 7.5 ...................................................................................................................... 7
16. LAMPIRAN 8.5.1 .............................................................................................................. 7
17. PETUNJUK PRESTASI (PI) .......................................................................................... 7
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 3/7 Tarikh 01-01-2017
1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini bertujuan menerangkan garis panduan yang perlu diikuti untuk menguruskan pendaftaran pelajar baharu.
2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini sesuai digunakan oleh pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) untuk mengendalikan proses pendaftaran.
3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Calon yang berjaya dan pelajar
4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2
5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2
PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2
PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN
Pegawai Hal
Ehwal Pelajar
(Pengambilan &
Data), PHEP (PD)
Pegawai yang
dilantik untuk
menguruskan
pengambilan
dan data pelajar
Mengendalikan
proses
pengambilan
dan data pelajar
Berminat
menguruskan
proses
pengambilan
dan data pelajar
Berpengalaman
dalam melaksanakan
tugas-tugas
menguruskan proses
pengambilan dan
data pelajar
KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 MS ISO 9001:2015 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1
Maklumat Atas Talian (Online)
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Surat Tawaran Pengajian Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
Fail Peribadi Pelajar
Pemuliharaan 8.5.4 Bilik Fail Peraturan dan perundangan 8.2.2
(a) Garis Panduan Pengambilan Pelajar Politeknik Malaysia
Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)
Mesyuarat Pengurusan Operasi Pengambilan Pelajar
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 4/7 Tarikh 01-01-2017
6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C
JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Peralatan a. Sistem b. Internet
Bahan a. BJT Keperluan lain a. Pejabat Kondusif
7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4
8. RISIKO PROSES 6.1
PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAK BALAS JIKA
BERLAKU
Pendaftaran Pelajar Baharu
Pendaftaran Gagal
1. Sediakan rekod penerimaan secara manual
2. Menyediakan senarai nama calon yang ditawarkan
3. Penyelenggaraan sistem penerimaan
4. Penyelenggaraan sistem capaian internet
5. Hebahan melalui media sosial
6. Mengadakan promosi
1. Membuat penerimaan secara pangilan talifon
2. Membuat pendaftaran secara manual
3. Arahan menyediakan salinan pendua kepada calon
4. Membuat tawaran susulan.
5. Membuat tawaran secara terus.
6. Menyediakan senarai penempatan alternatif.
JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 5/7 Tarikh 01-01-2017
9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7
10. DEFINISI Terminologi & Definisi
1. Calon yang berjaya Calon yang ditawarkan Program Pengajian di Politeknik Malaysia
2. Surat Tawaran Pengajian
Surat Tawaran Pengajian Rasmi yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik Malaysia
3. Yuran Bayaran yang perlu dijelaskan oleh pelajar bagi mendaftar pengajian di Politeknik
4. Pelajar Pelajar PSA yang berdaftar. 5. Unit Kewangan
Unit yang menerima bayaran Yuran Pengajian bagi membolehkan pendaftaran pelajar di laksanakan secara manual
6. PSA Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 11. SINGKATAN 4.4
Singkatan Maksud
BJT Borang Jawapan Tawaran
PHEP(PD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan & Data)
POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU
TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK
ELAK BERLAKU
Tidak menjelaskan Yuran
- Pembayaran yuran boleh di jelaskan di Politeknik
- Menyampaikan maklumat bayaran yuran secara dalam talian.
- Semakan Bukti Bayaran Yuran
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 6/7 Tarikh 01-01-2017
12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4
PETUGAS PENDAFTARAN URUS SETIA
13. SIPOC DIAGRAM 4.4
PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Calon yang berjaya
BJT PENERIMAAN PELAJAR DI
DALAM SISTEM
Maklumat pendaftaran
Calon yang berjaya
Bank Rekod data bayaran MEMUAT NAIK DATA
BAYARAN KE DALAM SISTEM PENGURUSAN
PELAJAR SEMASA
Pelajar berdaftar Pelajar
Data Bayaran
Arah Calon melaksanakan Pendaftaran Online
Arah Calon Mencetak Slip Pendaftaran online
Pindah Data Bayaran Ke Sistem
Keluarkan Senarai Nama Pelajar Mendadftar
PENDAFTARAN ONLINE
Pindah Data Online Ke
Sistem
Ya
Tidak
HEP-PK-02 Keluaran 1 Pindaan 0
PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Mukasurat 7/7 Tarikh 01-01-2017
14. PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB BIL TINDAKAN
URUS SETIA
1. Pindah data bayaran ke sistem semasa yang digunakan.
2. Arah calon melakukan pendaftaran ’online’.
3. Arah calon mencetak slip pendaftaran ’online’.
4. Arah calon untuk membuat pendaftaran ’online’ bagi calon yang belum melaksanakan pendaftaran secara ’online’.
5. Sedia senarai nama pelajar yang telah mendaftar di Politeknik selepas tempoh pendaftaran tamat.
15. REKOD 7.5
BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
16. LAMPIRAN 8.5.1
BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN
17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Statistik pelajar baharu yang telah mendaftar disediakan dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh pendaftaran rasmi.