Post on 07-Feb-2018
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 1 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
PROSEDUR
PENGENDALIAN MAKLUMBALAS
PELANGGAN DAN ANALISA DATA
PK.UiTM.FKM.(PA).10
Nama Tandatangan
Disediakan Oleh
Eli Nadia Abdul Latip
Pengerusi Jawatankuasa Maklumbalas Pelanggan
Disemak Oleh
Prof Madya Sunhaji Kiyai Abas
Ketua Pengawal Dokumen
Diluluskan Oleh
Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar
Dekan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 2 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
REKOD PINDAAN Tarikh No.
Pindaan Muka Surat
Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan
03/03/2010 00 Keluaran
Ke 1
Rujuk Borang Pindaan Dokumen
Kualiti (PPDK.FKM.01-2010)
08/04/2014 00 Keluaran
Ke 2 Rujuk Borang Pindaan Dokumen
Kualiti (PPDK.FKM.01-2014)
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 3 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
Kandungan Muka Hadapan
Rekod Pindaan 2
1.0 Objektif 4
2.0 Skop 4
3.0 Definasi 4
4.0 Singkatan 5
5.0 Dokumen Rujukan 5
6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7
7.0 Rekod Kualiti 11
8.0 Lampiran 11
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 4 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan semua
maklumbalas pelanggan yang berkaitan akademik dikendalikan dengan cekap
mengikut kaedah-kaedah yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi semua jenis maklumbalas yang berkaitan akademik
daripada pelanggan yang diterima oleh kakitangan FKM dan dikendalikan dengan
cekap dan berkesan.
3.0 DEFINASI
3.1 Maklumbalas
Maklumbalas adalah apa jua maklumat balas berkaitan akademik yang
disampaikan oleh pelanggan atau diperolehi mengenai Sistem Kualiti
Akademik FKM.
3.2 Pelanggan
Pelanggan ialah pelajar, kakitangan, pihak industri dan mana-mana pihak
atau individu yang mendapat manfaat secara langsung ke atas produk
akhir yang disediakan oleh FKM. Ia termasuklah institusi penyelidikan
awam, institusi pengajian tinggi awam, institusi penyelidikan swasta yang
diperakukan oleh MPKSN dan Jabatan-jabatan serta Agensi Kerajaan.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 5 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
3.3 Borang Maklumbalas Pelanggan
Borang yang disediakan oleh FKM untuk mendapatkan maklumat,
cadangan atau komen daripada pelanggan berkaitan perkhidmatan FKM.
3.4 Maklumbalas Pelanggan
Maklumbalas merangkumi maklumat yang diperolehi melalui laporan,
tinjauan, mesyuarat, dialog dan audit dalam mengenai Sistem Kualiti
FKM.
4.0 SINGKATAN
D - Dekan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
TD(A) - Timbalan Dekan Akademik
TD(PA) - Timbalan Dekan Pelajar
TD(PJI) - Tinbalan Dekan Penyelidikan dan Jaringan Industri
PJMBP - Pengerusi Jawatankuasa Maklumbalas Pelanggan
PP(A) - Penolong Pendaftar (Akademik)
PE(A) - Pegawai Eksekutif (Akademik)
PTO - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 6 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil Jenis Dokumen Lokasi
5.1
Manual Kualiti (No Rujukan: MK-UiTM-FKM-01)
• Seksyen 4.2.4 : Kawalan Rekod
• Seksyen 5.2 : Keutamaan Pelanggan
• Seksyen 7.2.1 : Penentuan Keperluan Pelanggan
• Seksyen 8.2.1 : Kepuasan Pelanggan
Bilik ISO
5.2 PK.UiTM.FKM.(P).07 - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) Bilik ISO
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 7 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
A. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja/Tindakan Rekod
Mula
PJMBP/PP(A)
/PE(A) /PTO
Dapatkan Maklumbalas daripada setiap Jawatan Kuasa, Pelajar dan Penasihat Akademik Luar dan lain-lain (Senarai Maklumbalas Fakulti Kejuruteraan Dirujuk)
- Laporan Maklumbalas daripada
Jawatankuasa (Senarai Maklumbalas Jawatankuasa)
- Borang Kepuasan hati Pelanggan
- Laporan Penasihat Akademik Luar
- Laporan CQI Klasifikasikan jenis maklumbalas pelanggan
Majukan Maklumbalas kepada PYB
PYB
Analisa Maklumbalas Laporan Maklumbalas
Cadangan Tindakan Pembetulan / Pencegahan (Sekiranya perlu)
Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan
Dapatkan persetujuan D/WP/TD(PA) mengenai cadangan tindakan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 8 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja/Tindakan Rekod
D/WP/TD(PA)/
PJMBP Memberi Persetujuan
PE(A) / PYB Maklumkan tindakan kepada pelanggan secara rasmi jika perlu
D/TD(A)/TD(PA)/
TD(PJI)/PJMBP
Semak Keberkesanan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan
PYB / SA Laksanakan Tindakan Pembetulan & Pencegahan jika perlu
PE(A) / PYB Rekodkan tindakan & sediakan Laporan maklumbalas pelanggan untuk MKSP jika perlu
Tamat
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 9 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
B. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Borang Maklumbalas Pelajar
(OMR)
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja/Tindakan Rekod
Mula
PP(A) / PE(A)
Notis Pemberitahuan
Dapatkan Borang OMR dari HEA
Kenalpasti SA dan kursus yang diajar oleh SA dan Jadual Waktu Kuliah
PTO
Edarkan OMR di dalam kelas
Borang OMR
Pastikan borang diisi oleh Pelajar dan dikumpulkan semula.(mulai minggu ke 11)
Borang OMR
Serahkankan Borang OMR yang telah dikumpul kepada PP(A)/PE(A)
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 10 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja/Tindakan Rekod
PP(A) / PE(A)
Analisa berkomputer borang OMR
Menyerahkan data hasil analisa berkomputer kepada KMB
PJMBP
Menganalisa prestasi keseluruhan dan serahkan Dekan
Laporan prestasi (Borang OMR)
D/WP/TD(PA) Ambil Tindakan mengikut prestasi jika perlu
Tamat
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan
:
PK.UiTM.FKM.(PA).10
No. Keluaran
:
02
PENGENDALIAN
MAKLUMBALAS PELANGGAN
DAN ANALISA DATA
No. Pindaan
:
00
Tarikh Kuatkuasa :
8 April 2014
Muka Surat
:
- 11 -
FAKULTI KEJURUTERAAN
MEKANIKAL
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Jenis/Rekod Lokasi Tempoh
Simpanan
1. Borang Aduan & Maklumbalas Pelanggan Pejabat Pentadbiran
Am, FKM 1 Tahun
2. Fail Jawatankuasa Bilik Jawatankuasa 1 Tahun
3. Fail Analisis
Maklumbalas Pelajar (OMR)
Pejabat Pentadbiran
Akademik, FKM 1 Tahun
8.0 LAMPIRAN
Bil Jenis Lampiran Lampiran
8.1 Contoh Laporan Maklumbalas daripada Jawatankuasa Lampiran 1
8.2 Senarai Maklumbalas Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Lampiran 2
8.3 Contoh Borang Kepuasan Hati Pelanggan Lampiran 3
8.4 Contoh Laporan Penasihat Akademik Luar Lampiran 4
8.5 Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan Lampiran 5
8.6 Contoh Borang OMR Lampiran 6
8.7 Contoh Laporan Prestasi Borang OMR Lampiran 7