10 Penyimpanan dan Pemusanahan Dokumen.pptx
-
Upload
mohamad-rovan-a -
Category
Documents
-
view
44 -
download
0
description
Transcript of 10 Penyimpanan dan Pemusanahan Dokumen.pptx
PEMELIHARAAN DANPEMUSNAHAN DOKUMEN
Zainal Fikri
Catatan memori, sejarah dan cerita tentang perusahaan dan tansaksi-transaksinya.
Perusahaan Makin Besar / Kompleks
Meningkatnya Peraturan / Pengawasan Pemerintah
Menyimpan dan menahan dokumen dlm waktu cukup lama
TANGGUNGJAWAB ATAS PENYIMPANAN DAN PENGATURAN DOKUMEN
pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen
1.Membentuk komite2.Melimpahkan tanggungjawab
kepada pejabat tertentu3.Mendesentralisasikan
tanggungjawab kepada divisi atau konsultan
4.Menetapkan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan
pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen
Pendekatan komite mempunyai keunggulan, : •melibatkan pimpinan perusahaan yang mempunyai pengetahuan mengenai catatan mana yang perlu disimpan. •Komite mencakup eksekutif akuntansi dan hukum selain juga fungsi-fungsi lain yang tersangkut.
pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen
pejabat tertentu. •Tanggungjawab pejabat eksekutif ini
untuk menetapkan kebijaksanaan dan prosedur penyimpanan catatan
• rencana pengesahan dan penahanan bersama oraganisasi yang bertanggungjawab atas berbagai catatan.
pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen
Kepala divisi atau departemen. • " main aman " menyimpan setiap
berkas dan dokumen meskipun penggunaannya sangat kecil, • tidak akan menghasilkan kegiatan
yang terkoordinasi •menimbulkan biaya yang makin
tinggi
pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen
konsultan :•mengembangkan atau memantau
program penyimpanan dan pengaturan catatan. •manfaat : menggunakan ketrampilan
dan bakat yang khusus, gagasan baru, pandangan lebih luas terhadap permasalahan, serta tehnik baru yang mungkin lebih mudah.
PROSEDUR
•Penyiapan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan.•Penyiapan rencana penyimpanan
dan pemusnahan semua catatan.•Provisi untuk pengaturan
catatan yang tidak tercakup dalam daftar penyimpanan.
•Provisi untuk rencana perawatan, pemuktahiran dan perbaikan catatan bila perlu.•Pembentukan pusat penyimpanan
catatan yang ekonomis dan efisien.•Prosedur untuk proses
administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluarsa).
•Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan.•Adanya audit berkala guna
menentukan kesesuaian dengan program.
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN
1.Tanggal kadaluarsa2.Persyaratan berdasarkan
perturan pemerintah atau undang-undang
3.Sifat catatan atau dokumentasi itu sendiri
4.Jenis usaha5.Persyaratan kontrak
1. Tanggal kadaluarsa•Menetapkan atau membatasi
periode dari tindakan hukum•Kasus-kasus terlibat hukum minimal
23 tahun setelah ada ketetapan hukum•Sedangkan menurut AHIMA
(American Health Information Management Association (Hufman,1994) jadwal retensi minimal :
2. PP / UUAHIMA :
3. Sifat Dokumen1. Nilai dokumen dipandang dari
segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang.
2. Ketersediaan salinan yang
serupa atau identik.
3. Sifat Dokumen3. Sejauh mana data dapat
diringkaskan atau dimasukkan kedalam dokumen lain.
4. Sejauh mana catatan
merupakan bukti asli atau transaksi tertentu-dokumen pokok.
4. Jenis Usaha1.Fabrikasi
2.Kesehatan
3.Penelitian
4. Kontrak1.Syarat Kontrak
2.Keterlambatan penyelesaian kontrak
3.Kahar (Force Majure)
4.Perselisihan
PENGELOMPOKAN CATATN UNTUK PENYIMPANAN
Klasifikasi :•permanen; • jangka waktu tertentu-barangkali
dalam bentuk mikro film / file dan kemudian dimusnahkan; •sementara waktu dan kemudian
dimusnahkan.
Referensia.Mendukung hak kepemilikan atas suatu harta kekayaan.
b.Mendukung pembayaran yang dilakukan kepada pihak lain.
c.Mendukung klaim kepada pihak lain.
d.Diharuskan oleh komisi perundangan atau undang-undang publik lainnya.
Referensie.Memberikan perlindungan terhadap kalim pajak di waktu yang akan datang.
f.Memberikan data statistik operasional yang penting.
PERSYARATAN PEMERINTAH
Office of the Federal Register National Archives and record
Service, General Service Administration
Pedoman ini meliputi :1. Apa catatan yang harus
disimpan2. Siapa yang menyimpan3. Berapa lama disimpan
• disarankan agar dokumentasi pendukung tersedia sampai akhir suatu tahun pajak. • Kebanyakkan akta merinci
periode penyimpanan untuk catatan gaji, • kontrak dengan pemerintah, • kesepakatan serikat kerja, • dan dokumen-dokumen hukum
lainnya.
MENTRANSFER CATATAN
•Penyimpanan tidak aktif•Kotak penyimpanan pemusnahan
yg tdk berguna•Bersifat sementara
•Laporan•Surat menyurat•Formulir lainya (sifat sementara)
TEMPAT PENYIMPANAN
1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api.
2. Cadangan ruangan yang
cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan datang.
3.Gang-gang dalam daerah penyimpanan hams diberi angka atau huruf yang memungkinkanidentifikasi yang cepat jika lokasinya besar; juga tiap-tiap peti kemas harus diberi nomor atau huruf untuk memudahkan selanjutnya.4.Tiap-tiap lemari harus diberi tanda / kode yang jelas.
5. Catatan rahasia harus memakai kunci khusus.
6. Tanggungjawab hams
diterapkan secara jelas. 7. Kotak tertutup lebih dianjurkan;
biar lebih memuaskan.
Tempat penyimpanan yang ideal : • mudah dijangkau, • tahan api, • tahan banjir, dan • dilengkapi dengan peralatan
fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan
INDEKS CATATAN TIDAK AKTIF
Fungsi Indeks : 1. Catatan lokasi dan tempat
penyimpanan 2. Catatan yang menunjukkan
tanggal pemusnahan
Kartu IndeksUraian tentang
catatan LokasiPeriode penyimpanan
Tanggal pemusnahanReferensi silangKeterangan lain yang
perlu
PEMUSNAHAN AKHIR CATATAN
• Penggunaan berkas Indeks Catatan tdk aktif• Catat tanggal pemusnahan• Buat rencana pemusnahan• Buat jadwal pemusnahan• Periksa kembali dokumen yg akan
dimusnahkan• Buat sertifikat pemusnahan
• Dijual• Dipotong-potong• Di bakar (Rekomendasi)
PENGGANDAAN CATATANKeunggulan Tehnik : 1. Memerlukan ruang penyimpanan
yang kecil. 2. Cara ini cepat dan relatif murah
jika digunakan dalam volume besar.
3. Ketepatan-citra aktual dokumen.
4. Relatif bersifat permanan
PENGGANDAAN CATATANKeunggulan Tehnik :
5. Penyederhanaan prosedur.6. Dalam beberapa keadaan dapat
digunakan sebagai pengganti untuk dokumen asli.