DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 1/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui tender.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pembelian. Prosedur ini menerangkan cara/proses lantikan pembekal dibuat, cara-cara penyediaan permohonan pembelian belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/kerja/perkhidmatan dan penilaian prestasi ke atas perolehan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.

Seksyen VII Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM

Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

27 Februari 2004 Manual FAMS

Minit 4/1(1998) Pembentukan Jawatankuasa-jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia.

UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian.

UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender

OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga.

OPR/BEN/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan).

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 2/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

OPR/BEN/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda Dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan

SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setujuterima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak

SOK/KEW/GP009/BUY Garis PanduanTerimaan Dan Pengesahan Terimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa

SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKPT - Jawatankuasa Pembukaan Tender JKT - Jawatankuasa Teknikal LP - Lembaga Perolehan LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia

(CIDB) (Construction Industry Development Board) PA - Penolong Akauntan

PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM

PKK - Pusat Khidmat Kontraktor PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ. PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)

SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia

TNC - Timbalan Naib Canselor Urusetia LP - Semua staf Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari

Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

5.0 TANGGUNGJAWAB

Setiap pegawai dan staf yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur dan tatacara mengikut bidang tugas, kuasa dan tanggungjawab yang telah ditetapkan di dalam melaksanakan perolehan secara tender serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 3/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

6.0 CARTA ALIR

Permohonan

Pembelian

Permohonan

Pendaftaran

Tender

Proses

Pendaftaran

Tender

Penyediaan

Dokumen

Tender

Penyediaan

Iklan

Jualan

Dokumen

Tender

Penutupan dan

Pembukaan

Tender

Penyediaan

Laporan

Penilaian Tender

Penyediaan

Laporan dan

Mesyuarat Tender

Mesyuarat

Lantikan

Pembekal

Penyediaan

Surat Tawaran

Penyediaan

Kontrak

Penyediaan

Permohonan

Pesanan Belian

Penyediaan

Pesanan Belian

Serah Pesanan

Belian kepada

Pembekal

Terima Bekalan/

Perkhidmatan/

Kerja

Rekod Terimaan

Penilaian

Prestasi

Pembekal

Tamat

Mula 7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.1

5

7.16

7.17

7.18

7.19

7.20

Tindakan

Pembetulan

7.7.2

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 4/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Pembelian

7.2.1

Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

Pemohon

7.3 Sedia Permohonan Pendaftaran

7.3.1 Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).

Pemohon

7.3.2 Serahkan Borang Permohonan Pembelian (R.O), Borang Pendaftaran Tender yang telah lengkap bersama senarai spesifikasi ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

Pemohon

7.4 Proses Pendaftaran

7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang

permohonan diterima:-

PA

(a) senarai spesifikasi tender dilampirkan bersama borang; dan

(b) pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang bagi permohonan yang telah lengkap.

PB

7.4.4 Daftar tender dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku Daftar Tender (OPR/BEN/BD002/BUY).

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.4.5 Rekod maklumat berikut pada borang pendaftaran tender:-

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 5/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

(a) Nombor rujukan tender;

(b) Tarikh dan masa tutup iklan, nombor peti dan tarikh iklan;

(c) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan.

7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen tender.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.4.7 Failkan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi

di dalam Fail Pendaftaran Tender (UPM/BEN/SP/03/F001).

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.5 Penyediaan Dokumen Tender

7.5.1 Sedia dokumen tender dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender (SOK/KEW/GP003/BUY).

Pemohon

7.5.2

Serah dokumen tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

Pemohon

7.6 Penyediaan Iklan

7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender (OPR/BEN/GP003/BUY) untuk menyemak tatacara penyediaan iklan tender.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.7 Jualan Dokumen Tender

7.7.1 Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen tender dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

(a) Nombor rujukan tender; (b) Tajuk tender; (c) Tarikh tutup tender; dan (d) Nombor peti tender

7.7.2

Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen tender tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 6/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

7.7.3 Dokumen tender akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap petender yang hendak membeli dokumen menunjukkan sijil asal yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.7.4 Rekod jualan dokumen tender di dalam Borang Jualan Dokumen Tender/Sebut Harga (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

(a) Bilangan dokumen; (b) Nama syarikat; (c) Nombor resit; (d) Alamat syarikat; (e) Nombor telefon dan faks.

7.8 Penutupan dan Pembukaan Tender

7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebutharga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.

PK/PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Tender

7.9.1

Laporan penilaian tender bekalan/perkhidmatan

(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

JKT/JKPH

(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

JKT

(c) Untuk penyediaan laporan penilaian analisis harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

JKPH

7.9.2 Laporan Penilaian Tender Kerja JKT (a) Laporan penilaian tender kerja akan disediakan

oleh JKT.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 7/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

(b) Sedia laporan penilaian tender kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

7.9.3 Serah laporan penilaian tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

JKT/JKPH

7.10 Penyediaan Laporan dan Mesyuarat

7.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian tender pada setiap laporan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.10.2 Semak laporan tender yang telah dikemukakan, jika

tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

Urusetia LP

7.10.3 Sedia laporan mesyuarat. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

Urusetia LP

7.11 Mesyuarat dan Lantikan Petender

7.11.1 Mesyuarat LP akan dijalankan oleh dua (2) Lembaga Perolehan (LP) Universiti iaitu:-

(a)

LP (A) yang mempunyai had nilai setuju terima lebih daripada RM20 juta sehingga RM100 juta;

(b) LP (B) yang mempunyai had nilai setuju terima sehingga RM20 juta.

7.11.2 Buat pertimbangan dan keputusan lantikan berdasarkan laporan yang telah disediakan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

Ahli LP

7.11.3 Jika tender pembelian melebihi RM100 juta kemukakan cadangan lantikan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.

Setiausaha LP

7.12 Penyediaan Surat Tawaran

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 8/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.12.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan cagaran keselamatan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.13 Penyediaan Kontrak

7.13.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan kontrak.

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian

7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15 Penyediaan Pesanan Belian

7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk PO held. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.3 Jika lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

PK (Zon/Seksyen

Kewangan)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 9/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, sila rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Pembekal

7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4)

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.18 Rekod Terimaan

7.18.1

Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.19 Penilaian Prestasi Pembekal

7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.19.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

PK/PKA Seksyen Perolehan

7.20 Tamat

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 10/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/BEN/SP/03/F001 -Fail Perolehan Tender{No. Rujukan Tender} (a) SOK/KEW/BR002/BUY-

Borang Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga

(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga

(d) Senarai Spesifikasi

(e) OPR/BEN/DF004/BUY-Format dan Surat Iklan Tender

(f) OPR/BEN/DF005/BUY -Borang Pembukaan Tender

(g) OPR/BEN/DF019/BUY- Surat Edaran Keputusan Lembaga Perolehan (LP)

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 Tahun

PK

(h) OPR/BEN/DF012/BUY - Keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)

(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

(j) Dokumen Kontrak PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 Tahun

PK

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 11/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

2. UPM/BEN/SP/03/F004 -Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF009/BUY –

Agenda Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

(b) OPR/BEN/DM002/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Tender

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 Tahun

PK

(c) OPR/BEN/LP002/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Tender (untuk lantikan baru)

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

(d) SOK/KEW/LP001/BUY-

Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan

(e) SOK/KEW/LP002/BUY- Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan

(f) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan

(g) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Kerja

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 12/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

3. UPM/BEN/SP/03/F010 – Fail Minit Mesyuarat Tender (a) OPR/BEN/DM002/BUY - Minit Mesyuarat

PTK PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

7 Tahun

PK

4. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

Pejabat Bendahari

3 Tahun

PK

Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

5.

OPR/BEN/BD002/BUY – Daftar Tender

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

6. OPR/BEN/BD003/BUY - Daftar

Kontrak Tender

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

7.

OPR/BEN/BD005/BUY - Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Tender

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Seksyen Perolehan

3 Tahun

PK

8. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

9. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

Halaman: 13/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disemak

Oleh Disahkan

Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 04/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

02 02 SOK:Kew 02/2012

Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012

Bendahari WP 14/08/2012