BIDANG TUGAS

JAWATANKUASA PENGELOLA

PELANTIKAN JAWATANKUASA & PENGAGIHAN TUGAS

Pengarah program / projek

• Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.

• Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.

• Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.

• Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

• Bertanggungjawab menentukan hala tuju program pendidikan luar.

Timbalan pengarah

Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.

Memangkus tugas pengarah semasa ketiadaannya.

Kem komandan

Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan perlaksanaan pendidikan luar.

Mengadakan taklimat kepada peserta.Orang yang membuat keputusan penting

ketika melaksanakan aktiviti pendidikan luar.

setiausaha Menyediakan dan

mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.

Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.

Mewujudkan kekitaan dan kerja berkelompok dalam kalangan AJK.

Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.

Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.

Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.

Memanggil ahli jawatankuasa untuk bermesyuarat.

Timbalan setiausaha

Memangku tugas

setiausaha semasa

ketiadaannya.

Membantu setiausaha

dalam melicinkan

perlaksanaan aktiviti.

bendahari

Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.

Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.

Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.

Menyimpan semua risit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.

Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.

Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.

Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan program.

Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali.

Jawatankuasa alatan/ teknikal

Menyimpan rekod alatan kumpulan seperti khemah,

periuk, paranga dan pisau.

Menyediakan segala keperluan berkaitan

teknikal bagi melicinkan

perlaksanaan program.

Mengemaskini alatan dan mengawal

pergerakan alatan kumpulan.

Bertanggungjawab terhadap alatan yang digunakan semasa sesuatu

aktiviti atau projek dilaksanakan.

Jawatankuasa atur cara/

buku program

Menyediakan ataur cara bagi

penyampaian hadiah.

Menjemput dan mendapatkan senarai

VIP dan jempuatan yang sepatutnya hadir

pada hari penyampaian hadiah.

Menyediakan acara sambutan kedatangan VIP,

penyambut tetamu dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.

Mendapat Pengacara Majlis (MC) bagi setiap kategori atau keseluruhan kategori dan menyediakan draf teks

MC.

Menyediakan satu buku program bagi aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan semasa program

dijalankan.

Jawatankuasa makanan dan minuman

Menyediakan bajet dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa sepanjang program berlangsung.

Mendapatkan katerer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman.

Menyediakan bajet bagi setiap kumpulan peserta. Memberi nasihat kepada kumpulan peserta terhadap

hidangan makanan. Membuat tempahan dan memaklumkan jenis makanan

serta jumlahnya. Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan

kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas dan AJK yang ketinggalan.

Memastikan kebersihan tempat makan.

Jawatankuasa protokol Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika perasmian atau penutup.Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.Menyambut tetamu, para jemputan dan peserta mengarahkan ke tempat duduk yang sepatutnya.Menyedia susun atur kerusi bagi jemputan VIP di dalam dewan.Menjaga kawalan peserta.

Jawatankuasa promosi / publisiti

Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta tentang sesuatu projek atau aktiviti.Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti.

Jawatankuasa persiapan/keceriaan

Memastikan perjalanan program lancar dan tapak program sentiasa bersih dan ceria.Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

Jawatankuasa disiplin/ keselamatan

Memastikan keselamatan di dlam kawasan aktiviti terjamin.Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diinginiMerancang aktiviti kawalan malam.Membawa beberapa unnit kelengkapan perubatan seperti “first aid”.

Jawatankuasa pendaftaran atau peserta

Menguruskan pendaftaran pelajar sebelum bertolak dan memastikan jumlah peserta mencukupi.Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta dalam sesuatu projek.

Jawatankuasa pendidikan Merancang modul integrasi mata pelajaran dalam pendidikan luar berdasarkan objektif.Merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan.

Jawatankuasa kerohanian Merancang dan melaksana aktiviti kerohanian termasuk solat,kuliah subu dan kuliah magrib.Membuat giliran iman dan bilal bagi setiap solat.Memastikan peserta bukan isllam mengamalkan ajaran agama masing-masing dan diberi kuliah moral.Menyediakan satu malam penghayatan kepada peserta.

Jawatabkuasa aktiviti darat & aktiviti luar

Membuat aktiviti darat dan luat dalam pelaksananaan programMemastikan aktiviti2 yang dirancang berjalan dengan lancar.Memastikan alatan yang diperlukan dalam melakukan aktiviti selamat digunakan.

Jawatankuasa pengangkutan

o Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan.

o Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta.

Jawatankuasa fotografi Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media aktiviti cetak mahupun elektronik.

Menggunakan kamera atau video-video camera bagi merakamkan aktiviti atau projek.

Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.

Jawatankuasa persembahan dan pertandingan

Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek yang dijalankan.

Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.