Close Ad

NOTA RINGKAS Microsoft Access o Merupakan program bagi pangkalan data o Konsep Pangkalan data o Tempat menyimpan maklumat seperti inventori, senarai gaji, senarai pelanggan, pelajar, pekerja Contoh pangkalan data kad index atau kad telefon. o Guna pangkalan data Microsoft access o Menyisih nama mengikut abjab o Mencetak senarai nama pilihan o Mencipta borang bagi memudahkan o Digunakan untuk menyimpan data o Membuat cari secara rambang o Laporan o Pengiraan o Menyaring o Membuka dan menutup o Perkara pertama ialah untuk membuka access (Komputer misti mempunyai program Access biasa satu package semasa install windows) o Cara buka program: Menu start Submenu program Microsoft access Namakan fail bagi pengkalan data o Cara menutup program Hanya perlu klik pada tanda X dihujung bucu kanan atau Pilih file dan exit pada bar menu. o Istilah penting o Jadual(Table) o Borang (Form) o Pertanyaan(Query) o Laporan (Report) o Rekod(Record) o Jadual(Table) sebagai laci umpamanya jadual stok, jadual pelajar jadual pekerja mengandungi data seperti nama, alamat, kp,nombor telefon dsbnya setiap jadual dicipta secara berasingan dan disimpan dalam pangkalan data yang sama jika ianya berkaitan contoh jadual senarai pelanggan hotel, jadual tempahan, jadual bilik. Dalam jadual perlu didifinasikan semua field dan jenis data untuk setiap field yang dimasukkan, Data boleh terus dimasukkan dalam jadual. o Borang (Form) Salah satu lagi kaedah untuk memasukkan data dalam pangakaan data dalam satu skrin yang khusus Sama seperti borang cetak bagi memudahkan memasukan data Data yang dimasukkan secara automatik ditempatkan dalam jadual Sebarang perubahan dalam borang akan dipaparkan secara automatik dalam jadual Maklumat yang dimasukkan boleh dilihat dalam bentuk jadual atau borang o Pertanyaan(Query) Membantu mencari maklumat tertentu dalam lebih daripada satu jadual Boleh memilih medan-medan tertentu yang dikehendaki Boleh menapis maklumat tertentu yang dikehendaki mengikut syarat-syarat yang dikehendaki Boleh digunakan untuk mempamirkan, menukar dan menganalisis data Query juga sebagai sumber untuk menyediakan borang dan laporan Boleh dapatkan data yang spesifik o Laporan (Report) Maklumat dalam borang boleh dicetak mengikut keperluan Boleh membentang data dalam format cetak. o Rekod(Record) dan Medan(Field) Mengandungi data untuk individu dan objek Disimpan dan disusun mengikut corak tertentu Setiap maklumat dalam rekod seperti nama, nombor telefon dikenali sebagai medan o Membentuk Pangkalan Data Baru 2 cara : Blank Database atau Database Wizard Blank Database o Memilih sendiri o Bebas menentukan rekabentuk dan kandungan Database Wizard o Memiih Template yang sedia ada o Akan dipandu pada setiap peringkat Cara membina Pangkalan Data Klik Start > Blank database >Ok > taip nama fail pangkalan data Tutup pangkalan data dengaan klik menu file>exit. o Mencipta Jadual(Table) Buka fail pangkalan data > klik Start>program>Microsoft Access.>fail pangkalan data yang sedia ada o Mulakan bina Jadual Klik Table>New>Design View> OK Taip nama jenis Data untuk setiap Field >save nama fail jadual o Masuk data Klik Table>klik Fail Jadual>Open> masuk data>save o Bentuk Form Klik tab Form>New>Form wizard>pilih Medan yang hendak dimasukan dalam borang>next>next>pilih style>namakan borang>finish Ingatan : bagi medan yang tidak diperlukan kemasukkan data tidak perlu dimasuk dan menjadi borang contoh medan yang secara automatik dimasukkan data umpamanya medan yang berdasarkan pengiraan, o Merekabentuk dan Ubahsuai Borang o Untuk mengaalih lokasi Pastikan paparan Borang dalam Design View Blok dan drag o Mengubahsuai bagi memasukan maklumat tajuk dsb Pastikan paparan borang dalam Form View Klik Form>fail borang>design>view>toolbox>Aa>drag buat textbox pada kolum yang hendak ditaip Untuk dapatkan toolbox klik tetikus sebelah kanan o Cipta button command Buka toolbox(klik sebelah kanan tetikus) Klik button command>.lihat categories and action Pilih mana yang berkenaan.>finish o Cipta kotak combo Tujuan o Mudah memasukan data hanya perlu klik sahaja o Sesuai untuk medan yang mempunyai pilihan terhad seperti jantina, taraf perkahwinan, Agama dsbnya, Cara Cipta o Pasti borang berada dalam DESIGN VIEW o Letak kursor pada kotak yang dipilih>klik tetikus kanan> change to>combo box>klik tetikus kanan>properties>Row Source type>Value list> Row source>taip eg. Lelaki;perempuan( guna ; untuk asingkan.> view pada toolbox o Formula dalam pangkalan data Membolehkan membuat pengiraan Formula dibentuk berdasarkan medan yang disediakan Tidak perlu membuat pengiraan secara manual Contoh pengiraan seperti mengira markah bagi menetukan gred pelajar o Cara membuat formula o o Klik kotak medan yang dikehendaki (contoh medan jumlah) pada pada kedudukan form(borang) o Letak kursor pada medan jumlah dan klik sebelah kanan tetikus>properties>Klik kotak control souce pada luar sebelah kanan kotak.> dapat lihat tanda tiga titik o Klik tanda 3 titik>hapus teks jumlah gantikan dengan ujian1+ujian2+ujian3(formula yang dikehendaki)>klik OK o Ingatan: anda boleh menggunakan tanda seperti campur atau medan untuk dimasukkan dalam dialog expression builder ) o Secara automatik data dalam medan jumlah akan dimasukkan. o Mencari rekod o Boleh mencari rekod mengikut kriteria yang ditetapkan . Kemudahan button command di Form Footer di borang. o Cara mencari rekod. Buka borang klik button command (gambar teropong) cari rekod>terpapar kotak dialog>taip apa yang hendak dicari di ruang Find What. Kalau nak replace tekan button replace >taip difind dan taip direplace Boleh juga guna button Edit o Menyusun rekod o Rekod yang dimasukkan tanpa tersusun akan dapat disusun o Susunan boleh secara menaik (ascending A-Z atau 1-10) atau menurun decending (Z-A atau 10-1) o Susunan data boleh dilihat dalam Form View atu Datasheet View o Dalam Datasheet view lebih jelas. o Menyaring (filter)Rekod o Jumlah rekod kekadang besar , rekod yang diperlukan hanyalah rekod-rekod tertentu sahaja bagi sesuatu masa boleh di saringkan rekod yang hendak digunakan sahaja o Boleh dilakukan 2 cara saringan mengikut pilihan (terhad satu field sahaja) dan mengikut borang. o Cara Mengikut pilihan Buka borang > pergi mana-mana rekod>klik rekod dikehendaki Cara mengikutborang Buka borang >tewkan button Filter (gambar macam tempat nyala obor ada 3 button)>borang kosong akan terpapar o Query o Lebih baik daripada tapis o Boleh ambil maklumat daripada jadual o Boleh beri tumpuan kepada set data yang diperlukan o Boleh guna Query Wizard dan tanpa Wizard o Cara Query tanpa Wizard Klik tap Query>terpapar kotak dialog>create query in design view>pilih nama fail>add> close show table>klik file dalam kotak maklumat(double klik)> TAIP DI KOTAK Kriteria yang dikehendaki>klik view o Cara Query Wizard Klik tap Query>terpapar kotak dialog>letak kursor dekat create query using wizard > new >simple query wizard> medan yang hendak dipaparkan 2X >masuk pertanyaan yang diperluakan>next>finish Klik symbol buku(bawah tool file (disebelah kiri)>pilih data sheet view untuk melihat keputusan carian. o Report (laporan) o Laporan berdasarkan Design view Report wizard Auto report Chart wizard Label wizad o Mencipta auto report o Buka pangkalan data o Dalam bar objek klik button report>new>auto report>nama jadual atau pertanyaan>OK o Mencipta laporan secara wizard o Buka pangkalan data o Dalam bar objek klik button report>report wizard>next next