Aplikasi Protokol Dalam Pengendalian Majlis Rasmi di Sekolah

8/12/2019 Aplikasi Protokol Dalam Pengendalian Majlis Rasmi di Sekolah

http://slidepdf.com/reader/full/aplikasi-protokol-dalam-pengendalian-majlis-rasmi-di-sekolah 1/79

1

1

APLIKASI

PROTOKOLDALAM PENGENDALIAN

MAJLIS RASMI DI SEKOLAH

DISAMPAIKAN OLEH :

ALIAS BIN YOOP

PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH

PPD KLANG



2

1. DEFINISI MAJLIS RASMI

Suatu majlis, upacara, keramaian,

perjumpaan yang diadakan di

sekolah atau pejabat dengan

diperakukan oleh kerajaan, jabatanatau organisasi. Ia dijalankan dengan

dengan lancar, elok, bersih dan

tersusun dari segi tugas, susun atur,program, pertuturan, pakaian dan

sebagainya.



3

DEFINISI PROTOKOL

Berasal daripada bahasa ‘Yunani’ yangmenggabungkan dua kata dasar ‘ protos’ yang

bermaksud ‘yang pertama’ dan ‘koll’ bererti

‘ pelekat’ . Ini bermakna ‘protokol’ itu pada

asalnya membawa makna ‘pelekat yang pertama’ atau ‘tanda taraf’ atau ‘status’ .

Secara ringkasnya, ‘ protokol’ berkaitan

dengan peraturan dalam penganugerahandarjah kebesaran, susunan keutamaan,

panggilan hormat, jemputan, tempat duduk

dan sebagainya.



4

Menurut beberapa pendapat, etiket ialah;a. Peraturan pergaulan / budi bahasa

b. Hukum-hukum adab tertib

c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial

d. Kesopanan dan bertimbang rasae. Peraturan / cara melakukan sesuatu

Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-

peraturan yang berkaitan dengan citarasa,kesesuaian, adab tertib, penampilan, kesopanandan sebagainya semasa menghadiri sebarangmajlis sama ada majlis rasmi atau majlis tidakrasmi.

DEFINISI ETIKET



5

PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL

PERINGKAT SEKOLAH

Ahli-Ahli Jawatankuasa :

- Guru Panitia Agama Islam

- Guru Panitia Bahasa Melayu

- Guru Panitia Bahasa Inggeris- Penyelaras Badan Beruniform

` - Penyelaras Sukan Dan Permainan

- Penyelaras Kelab Dan Persatuan

- Juruacara Rasmi Sekolah- Pengurus Pentas/Guru Kemahiran

Hidup.



6

MAJLIS RASMIDAN FORMAL



Contoh :

• Perhimpunan Pagi

• Perhimpunan Mingguan

• Hari Ucapan dan AnugerahKecemerlangan Sekolah

• Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah

• Pameran Kerjaya

• Kursus Kepimpinan Ketua Pelajar

7



8

Contoh Aturcara Majlis Perhimpunan Pagi

0730 pagi - Para pelajar berada di tapak

perhimpunan0735 pagi - Para guru mengambil tempat0740 pagi - Para Pentadbir mengambil tempat

- Ketibaan Tamu Kehormat (Pengetua)- Nyanyian Lagu Negaraku- Nyanyian Lagu Negeri Selangor

- Nyanyian Lagu Sekolah- Doa- Ucapan Guru / Pentadbir- Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)- Penyampaian Hadiah dan Sijil

- Persembahan0830 pagi - Tetamu meninggalkan majlis0835 pagi - Majlis bersurai



9

MAJLIS TIDAK RASMIDAN FORMAL



Contoh :

• Mesyuarat Agung PIBG

• Pelancaran Kempen Menabung di

Maybank

10



11

MAJLIS RASMIDAN TIDAK FORMAL



Contoh :

• Jamuan Hari Guru

• Hari Kantin

12



13

MAJLIS TIDAK RASMI

DANTIDAK FORMAL



Contoh :

• Majlis oleh pihak swasta atau NGO

- Sambutan Hari Keluarga

- Persembahan Aneka Ragam

14



15

“Majlis-majlis rasmi di sekolah ialahHari Ucapan dan Penyampaian

Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka,Hari Sukan dan Hari PerasmianSekolah”.

PEKELILING MAJLIS RASMI

KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYT

SPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT

Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah



16

Semua sekolah / institusi pendidikan yang inginmengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaanke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahajadikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusandaripada Kementerian Pelajaran. Undangan untuk

upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua PengarahPelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawaitinggi kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui

Pengarah Pelajaran Negeri.

1. MENGUNDANG ORANG KENAMAAN

SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991

Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke

Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan



17

Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja

i. Pengetua / Guru Besarii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolahiii. Tamu Kehormat / VIP

Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena HariKeputeraan Sahaja], penyampaian ucapan seperti berikut :

i. Pengetua / Guru Besarii. Wakil Kementerian Pelajaraniii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

2. PENYAMPAIAN UCAPAN

Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989

Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah



18

ATUR CARA MAJLIS Atur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis

dari mula hingga akhir.

Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah

malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan

ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam.

Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari

Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengaharidan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah

tidak lebih awal daripada 2.30 petang.

Cara membuat aturcara majlis ialah dengan

menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.Selepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari

waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum

itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap

acara.



19

Contoh Aturcara Majlis

0730 pagi - Para peserta mengambil tempat0740 pagi - Para tetamu mengambil tempat

0800 pagi - Ketibaan Tamu Kehormat- Perarakan masuk Tamu Kehormat- Nyanyian Lagu Negaraku- Doa- Ucapan Pengerusi Jawatankuasa

Pengelola- Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian)- Penyampaian Hadiah dan Sijil- Penyampaian Cenderamata kepada Tamu

Kehormat- Persembahan

1030 pagi - Tetamu meninggalkan majlis1120 pagi - Jamuan Ringan1200 t/hari - Majlis bersurai



20

PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH

a. Petikan Surat Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985

( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai

dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )

Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjaditumpuan pemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik didalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat sertamempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar,termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untukmencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawaipelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuaiapabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab /

pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian yang kemasdan bersih, pakaian yang berpatutan dan bersesuaian bagiguru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan kakitanganperkhidmatan pendidikan adalah penting. Pakaian seumpamaini adalah melambangkan disiplin dan imej profesionperguruan.



21

PAKAIAN

PENDAHULUAN

Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yangdapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imejkeperibadian seseorang.

Pakaian seseorang dapat mencerminkan;a. Kedudukan ekonomi

b. Tahap pendidikanc. Tahap kedudukan sosiald. Kerjayae. Moral / tahap boleh dipercayaif. Imej dirig. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan

Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi: fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentukbadan.



22

JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI

a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)

b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)

c. Pakaian kebangsaan (warna bebas)

d. Lounge Suit

e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang)

f. Pakaian kerja (bertugas)

g. Batik lengan panjang



23

KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertaklukkepada tahap atau taraf majlis tersebut.

Tahap atau kategori majlis adalah seperti

berikut :

Majlis penuh istiadat

Majlis formal

Majlis separa formal

Majlis tidak formal



24

KESESUAIAN PAKAIAN

BAGI LELAKI :

BajuBaju kemeja yang dicadangkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklahdimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak dilipat.

SeluarSeluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang ‘slack’, berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untukdisesuaikan dengan warna baju dan tali leher.

Tali LeherBagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yangdipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara manual.Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya mencecahkepada tali pinggang.



25

BAGI KAUM WANITA

Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepadapemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakaihendaklah tidak mencolok mata serta menutup aurat

Pakaian yang dicadangkan ialah pakaian kebangsaan atau

pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yangsesuai.

Kasut sukan, ‘jeans’, ‘slack’, seluar pendek dan apa-apa pakaianyang menutup muka atau yang mencolok mata, tidak bolehdipakai.



26

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA

a. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.

b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja(sepasang / sedondon)

c. Elakkan memakai pakaian berwarna-warni melebihi empatwarna

d. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yangbersesuaian dan tidak keterlaluan.

e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang haridan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam.Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi padasatu masa.

f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentukkasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna

pakaian serta majlis yang dihadiri.



27

MAJLIS WANITA LELAKI

(a) Jamuan MakanMalam Formal

Baju Kurung

Baju KebayaLabuh

Baju Kebangsaan

Lounge Suit

(b) Jamuan MakanMalam TidakFormal

Baju MelayuModen

Baju Batik Lengan Panjang

(c) Jamuan Makan

Tengahari Rasmi

Baju Kebaya

Baju Kurung


Lounge Suit Pakaian Kerja

(d) Jamuan Makan

Tengahari Tidak

Rasmi

Baju MelayuModen


Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut :



29

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan

menyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jika

dalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, maka

nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebuthendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain

yang lengkap, seperti:

(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran

yang disandang (jika ada – PJK, PPN, AMN, SMS dsb), (b) Nama isteri,

(c) Jawatan atau pangkat,

(d) Alamat pejabat lengkap,

(e) Nombor telefon pejabat,

(f ) Alamat rumah lengkap,

(g) Nombor telefon rumah,

(h) Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.



30

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan

Keutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Nama disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini

hendaklah mengikut panduan Susunan Keutamaan

Persekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi

yang berkenaan . Semasa menyediakan senarai ini,memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan

ditulis, misalnya :

Dato’ Abdul Ghafar Bin Mahmud (KPPM),

Tuan Abdullah Bin Mad Yunus (Pengarah Pelajaran Negeri),

Hajah Kamariah Binti Salim (Pegawai Pelajaran Daerah).



31

1

2

3

4

5 6

7



32

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:

6.6.1 Nama majlis,6.6.2 Pihak penganjur,

6.6.3 Logo agensi,

6.6.4 Tempat majlis,

6.6.5 Ruang nama jemputan,

6.6.6 Tarikh majlis diadakan,

6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,

6.6.8 Masa ketibaan tetamu,

6.6.9 Panduan pakaian,

6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan,6.6.11 Atur cara majlis,

6.6.12 Pelan ke tempat majlis,

6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan),

6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu)



33

SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA

PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tamu Kehormat)PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah

BerkenaanTIM.PENGERUSI : Penolong Kanan

NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBGSETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuaratBENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk



34

AHLI JAWATANKUASA

• AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan

• AJK Disiplin * AJK Seranta• AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan

• AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas

• AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan

• AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan TempatJamuan

• AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat

• AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan

• AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya

• AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan

• AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian

• AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB /Menteri

• AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis

Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa



35

SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan

1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas.

2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik

4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas

6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, PeralatanJamuan

7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara

9. Tentera Latihan Perbarisan

10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa

12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu



36

PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS

BILIK DARJAH

MAKMAL SAINS MAKMAL

KOMPUTER

PADANG

PERMAINAN

TAPAK PERASMIAN

KANT I N

BI L I K

DAR J AH

B

I L I K

DAR J AH

P1

P2P3

P4

P5P6

P7

P8

P.Jaga

P8

PELAN LAKAR PENTAS



37

PELAN LAKAR PENTAS

Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG

PENTAS

14 2 53

MEJA

12

MEJA HADIAH

LALUAN PENERIMA HADIAH

RUANG BERI

HADIAH

BARISAN BENDERA BARISAN BENDERA



38

PERSIAPAN DEWAN Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja,

iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamu

di atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan

bunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas

angin, lampu dan siar raya);

Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan

muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu),

rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas,hiasan bunga atau pokok hidup).

Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan

perasmi yang berucap.

Kedudukan tetamu khas

Kedudukan juruacaraDulang, troli hadiah dan alas

Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ).



39

5. SUSUNAN KEUTAMAAN

TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAANSusunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikutkedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakattermasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukankerajaan dan orang awam.

BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN

a. Susunan tempat duduk

b. Susunan atur cara

c. Susunan benderad. Tertib ketibaan dan kepulangan

e. Penyampaian ucapan



P E NE R I M A

KEDUDUKAN PENANDA DI LANTAI PENTAS



41

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

Menggambarkan taraf, susunan keutamaan,kekananan serta pentingnya seseorang itu dalammajlis yang berkenaan.

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUKDI ATAS PENTAS

Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamukehormat adalah tetamu yang terkanan sekali.

Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamukehormat.



42

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS

a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk

b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk

1

3 421

2



43

c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk

d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk

2 1

4 52 31

3



44

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan TetamuKehormat Bersama Isteri

3 1 2 65 4

(S) (S) (S) (I) (I) (I)

SUSUNAN BENDERA



45

SUSUNAN BENDERAPengibaran bagi semua bendera negeri adalahmengikut keutamaan negeri-negeri. Susunankeutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaan

Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan YangTerutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini,susunan keutamaan bendera-bendera adalah sepertiberikut ;

1. Malaysia2. Kedah3. Pahang4. Perak

5. Perlis6. Selangor7. Negeri Sembilan8. Johor9. Kelantan

10. Terengganu

11. Sarawak

12. Pulau Pinang

13. Melaka

14. Sabah

15. W/P Kuala Lumpur /

Labuan / Putrajaya

16. Sekolah /Agensi



46

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6. Selangor 11. Sarawak2. Kedah 7. N/Sembilan 12. Pulau Pinang 3. Pahang 8. Johor 13. Melaka

4. Perak 9. Kelantan 14. Sabah5. Perlis 10.Terengganu 15. Wilayah Persekutuan

(KL / Labuan / Putrajaya)



47

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Malaysia 6.Terengganu 11. Melaka

2. SELANGOR 7. Perlis 12. Sabah

3. Kedah 8. N / Sembilan 13. Sarawak

4. Pahang 9. Johor 14. P. Pinang

5. Perak 10.Kelantan 15. W / Persekutuan



48

6. PENGIBARAN BENDERA

PENGIBARAN DUA BENDERA

Bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikutibendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia

Bendera

Malaysia

Bendera

Negeri



49

PENGIBARAN TIGA BENDERA

Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-

tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berasadi sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelahkiri bendera Malaysia.

Bendera

Malaysia

Bendera Negeri Bendera Agensi/Sekolah



50

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA

( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR )

15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

1. Malaysia 6. Perlis 11. Sarawak

2. SELANGOR 7. Negeri Sembilan 12. P. Pinang

3. Kedah 8. Johor 13. Melaka

4. Pahang 9. Kelantan 14. Sabah

5. Perak 10. Terengganu 15. Wilayah

Persekutuan

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI



51

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DITENGAH (PROGRAM DI NEGERI SELANGOR)

14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 15

1. Malaysia 6. Perlis 11. Melaka

2. SELANGOR 7. Terengganu 12. Sabah

3. Kedah 8. Negeri Sembilan 13. Sarawak

4. Pahang 9. Johor 14. Pulau Pinang

5. Perak 10. Kelantan 15. W/Persekutuan

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI

Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan




pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.

6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM

Raja Permaisuri Agong

DYMM Yang DiPertuan

Agong

DYMMRaja Permaisuri

Agong

Perdana

Menteri

DYMM Yang

DiPertuan Agong

DYMM Raja

Permaisuri AgongSultan

Negeri

Sultanah

Negeri

Gambar DYMM dan Pemerintah Negeri

Menteri

Besar

3 1 2 4

6 10 SUSUNAN GAMBAR RASMI



6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI


pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain.

6.10.1 Susunan gambar di Negeri Selangor

Gambar Pegawai Kanan

PENGARAHTIMB.PENGARAH

PPD

2 1 3

PerdanaMenteri

DYMM SultanSelangor

DYMM Yang Dipertuan

Agong

DYMMRaja Permaisuri

Agong

Timb.Perdana Menteri

1 2 43



54

RUJUKAN KEHORMAT

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat.Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang

menjadi amalan sekarang ini ialah;

Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormatuntuk penyandang untuk pasangan

1. YDP Agong Seri Paduka Baginda -

2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda -

3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

4. TPM Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

5. Menteri /TM Yang Berhormat Yang BerbahagiaS/U Parlimen

6. Yang Di Pertua Yang Berhormat Yang BerbahagiaDN \ DR



55

7. Timbalan YDP Yang Berhormat Yang BerbahagiaDN / DR

8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia

9. Tun & Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia

10. Tan Sri & Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia

11. Datuk/Dato’/Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia

12.Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia

13. Hakim Besar Yang Arif Yang BerbahagiaMalaya / Borneo

14. Hakim Mahkamah Yang Arif Yang Berbahagia Agong/Tinggi

15. Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang BerbahagiaNegara

16. Panglima Angkatan Yang Amat Setia Yang Amat BerbahagiaTentera

17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia



56

Ketua Turus Tentera

18. Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia

19. KSU Yang Berbahagia Yang Berbahagia

20. Speaker Dewan Yang Berhormat Yang Amat BerbahagiaUndangan Negeri

21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat BerbahagiaKetua Menteri

22. Ahli Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Undangan Negeri

23. SUK /PU/PKN Yang Berhormat Yang Berbahagia

24. Ketua Jabatan Yang Berusaha Yang Berbahagia

25. Raja / Tengku Yang Mulia Yang Mulia

26. Profesor / Doktor Yang Berbahagia Yang Berbahagia

27. Mufti Sahibus Samahah Yang Berbahagia

28. Kadi / Ulama Sahibul Fadhilah Yang Berbahagia

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK



57

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK

a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar

b. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelassebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannyasederhana

d. Cergas dan cepat dalam pergerakannyae. Tidak gugup / gagap dalam percakapannyaf. Tidak mempunyai darah gemuruhg. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasih. Tahu menggunakan budibicarai. Sentiasa bersifat sabar

j. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombongh. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat

dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

CONTOH TEKS JURUACARA



58

Nama Majlis : Perhimpunan Kebangsaan Guru 1Malaysia

Tempat : Dewan Besar,SMK Tinggi Klang

Tarikh : 26 Jun 2011

Hari : Khamis

Cue (0830)

Semua hadirin mengambil tempat.

Pengumuman (ANN).

Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermulasebentar lagi.

Cue (0835)

Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.

Pengumuman (ANN).

Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia,

diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah

Pelajaran Selangor.

Cue (0840)

Nyanyian Lagu Negaraku - Setelah Tetamu Kehormat duduk, semua

hadirin duduk.

Pengumuman (ANN).



59

g ( ) YAB Tan Sri Muhyidin b. Haji Mohd YasinTimb. Perdana Menteri, Malaysiamerangkap Menteri Pelajaran Malaysia,

Yang Berbahagia, Tuan Haji Mahmod Bin Karim,Timbalan Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Selangor,Ketua-Ketua Sektor, Jabatan Pelajaran Selangor,Pegawai-Pegawai Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah,Seluruh Negeri Selangor,Para Pengetua, Para Guru Besar, guru-guru dan

para tetamu yang dihormati sekalian.

Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat danhidayahNya, maka dapat kita hadir dalam Majlis Perhimpunan Guru1Malaysia yang berlangsung di SMK Tinggi Klang.

Bagi memberkati majlis, dijemput Al-Fadhil Ustaz Fadhil Bin Fadliuntuk memimpin bacaan doa.Dipersilakan.



60

BUKU ATUR CARABuku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting

bagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan

baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam

buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan

diluluskan oleh pengerusi pengelola.

Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, sepertimajlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran

kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang

dirasmikan oleh orang kenamaan.

Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman

yang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan



61

Kandungan Buku Atur Cara :

Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola,Pengerusi Pelaksana);

Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana

dan Ahli Jawatankuasa Kecil);

Senarai peserta;

Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;

Penghargaan;Iklan (jika ada).



62

AHLI JAWATANKUASA INDUK

- AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA

- AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA

- AHLI JAWATANKUASA KECIL

MASALAH YANG DIHADAPI



63

S G

Bil. Jenis Masalah CadangPenyelesaian

Tindakan

1. Ruang Perasmian/Tapak Perhimpunan

Ruang Sempit dan AirBertakung

Diluaskan serta diturapsemula

JKR / JPN

2. Laluan Masuk KeSekolah

Keadaan Becak danberlopak

Diturap semula JKR / JPN

3. Kawasan PerparitanHadapan Sekolah

Semak dan tersumbat Dibersihkan MajlisDaerah

4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dantiada berpagar

Digantikan dengan yangbaru

JPN / PPD

5. Penutup Longkang Pecah danMembahayakan

Digantikan dengan yangbaru

JPN / PPD

6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilikdarjah yang ada

JKR / JPN

7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD

8. Tekanan Air Sangat Rendah KeranaPaip yang ada sudah uzur

Gantian paip baru JPN / JBA

9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD



66

PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN

Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci

dengan tujuan:

Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;

Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat

dalam majlis tersebut;

Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas- lunas

protokol yang diterima;

Untuk mengawal masa;

Untuk menjadi panduan masa akan datang;Sebagai rekod.

Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut :

Masa;

Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;

Pegawai yang bertanggungjawab.Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis

panduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh

seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran,

senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacara

mengendalikan majlis dengan lancar.



68

PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Yang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam

majlis:

Maklumat

Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat

keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan

keraian tersebut diadakan.

Atu r Cara Keraian yang Berkenaan

Penyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian

yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi

tetamu sampai dan balik.

Susunan Tempat Duduk



69

Susunan Tempat Duduk• Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya

supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yangberkenaan.

Kawasan yang Diperuntukkan• Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang

diperuntukkan baginya.

Tempat-tempat Penting• Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti

bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.

Senarai Tetamu yang Dijemput• Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu

yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

Senarai Tamu Khas

• Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akandisambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci.



70

Pakaian Penyambut Tetamu

• Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang

sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedangdijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuanadalah tidak sesuai.

Cara Menyambut Tetamu

• Tetamu hendaklah disambut dengan hormat,diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempatduduk secara hormat.

Mengenali Tetamu

• Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklahmengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidakdikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanyadengan cara hormat.

Ketibaan Penyambut Tetamu



71

Ketibaan Penyambut Tetamu Penyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada

masa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklah

melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambil

senarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk

tetamu kehormat yang di bawah kawalannya.

Pertanyaan dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan.

Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secaraterbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar

dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu

sendiri kurang pasti.

Kesulitan

Sebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujukkepada pegawai bertugas.

Mudah Senyum Penyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.



TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN



73

TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN

a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk

menggembirakan tetamu.

b. Peraturan-peraturan yang perlu diketahui;

~ tatatertib pergaulan

~ cara duduk dan berdiri

~ bersopan santun dan berbudi bahasa

~ saat ketibaan

~ tertib di meja makan

~ tertib semasa makan

~ tertib semasa meninggalkan majlis

CARA MAKAN



74

CARA MAKAN

CARA MAKAN BERDIRI

a. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.

b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu ditangan kanan.

c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa

menyuap makanan.

d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.

e. Kurangkan pergerakan semasa makan.

f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu

kehormat berangkat pulang.g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan

rumah.

CARA MAKAN DUDUK



75

CARA MAKAN DUDUK

a. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 – 15 minit sebelummajlis bermula.

b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas

meja.d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk

sekiranya makan dengan tangan.

e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda.f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yangseemeja anda sudah berhenti makan.

g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamukehormat berangkat pulang.

h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah

sebelum pulang.

LARANGAN DI TEMPAT MAKAN



76

LARANGAN DI TEMPAT MAKAN

a. Bercakap-cakap semasa makan.b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.

C. Memilih-milih makanan

d. Menumpahkan makanan

e. Melaga-lagakan sudu

f. Menerpa ke makanan yang baru dihidang

g. Menolak terus makanan yang dihidangkan

h. Menghisap rokok

i. Meluahkan makanan dari dalam mulut

j. Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggan

k. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.



77

PENGACARAAN MAJLIS RASMI

PENDAHULUAN

a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi.

b. Dikenali sebagai juruacara atau ‘master of ceremonies’ (MC)

PERANAN PENGACARA MAJLIS

a. Mengawal Majlis

b. Membuat Pengumuman

c. Memberi Panduan

KESIMPULAN



78

KESIMPULAN

Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkaitrapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapandan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga

cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan,perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaanberjalan lancar dan teratur.

Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagisesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemasmengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan

dijalankan dengan penuh kesopanan.

Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuankepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana iadapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu.Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikanpanduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalam

merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.

Disediakan oleh,

ALIAS BIN YOOP,

PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH.

PPD KLANG.



Sekian,

Terima kasih.

Aplikasi Protokol Dalam Pengendalian Majlis Rasmi di Sekolah

Documents

Transcript of Aplikasi Protokol Dalam Pengendalian Majlis Rasmi di Sekolah