Bhgn Pengurusan

8/19/2019 Bhgn Pengurusan

1/99

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian

Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit

Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard

(Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas

pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan,

khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa,

latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah

merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan

tugas seharian.

DATUK FARIDA MOHD ALI

Ketua Setiausaha, KKMSeperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima

aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam

KKM. i samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan

teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan

yang berulang yang dilakukan oleh Pusat !anggungjawab (P!").

Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh

KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan

yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam

pengurusan kewangan oleh pihak "abatan #udit $egara.%ni

termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan

dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan,

perakaunan dan lain-lain. i samping itu, akti&iti-akti&iti na'iran,

lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar

anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. i samping

itu, tindakan puniti juga telah diambil terhadap anggota KKM yang

didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang

ditetapkan.

engan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan

Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit

ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan

keperluan dan perubahan. #dalah diharapkan semua pihak akan

menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam

penyampaian perkhidmatan di KKM.

Sekian, terima kasih.

DATUK FARIDA MOHD ALI

Ketua Setiausaha, KKM

P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd / 1232/4 //567 #M


2/99ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7 1232/4 //567 #M


3/99

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

SENARAI KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Pengurusan ekod

• Pembukaan2Pendataran 0ail 7

• Penutupan 0ail 8

• Penggunaan dan Kawalan 0ail 3

• 0ail 9ilang atau !idak apat ikesan :

• Pembaikan Kecil /6

• Pengendalian 0ail !idak #kti /7• Pelupusan 0ail (ahagian2"abatan2nit2;awangan) /8

• Pelupusan 0ail (ahagian Khidmat Pengurusan) /:

Pengurusan Surat

• Penghantaran Surat Secara Pos


4/99

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

P+$@S#$ +K*5 P+MK##$2P+$#0!##$ 0 #%<

PUNCA KUASA:

/. #kta #rkib $egara 7664 (#kta 371)

7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%

4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)

8. #rahan Keselamatan-keselamatan okumen (Perkara 87-?3)

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

/. !eliti kandungan surat2dokumen yang hendakdiailkan. Semak klasiikasi ail dan kodklasiikasi.

0ail dibuka apabila5i. 0ail yang iperlukan elum #daB

ii. 0ail #sal itutup dan ersambung pada

Kulit 0ail "ilid aharuB

iii. 0ail #sal !idak apat ikesanB

i&. 0ail #sal idapati osak dan Perlu

igantikan dengan Kulit aharuB

&. Perubahan Pentadbiran Sesuatu Pejabat

#wamB dan

&i. Skima Klasiikasi 0ail irombak atauertukar kepada Sistem Klasiikasi yang

aharu

7. Membuat analisa perkara2kandungan surat2dokumen mengikut pengkelasan keselamatan

terperingkat. ujuk dengan pegawai pengelas

jika perlu.

uka Kulit 0ail aharu Menggunakan "enisKulit 0ail yang Sesuai (bagi ail terperingkat)

;atatkan !ajuk 0ail dan $ombor ujukan 0ail

4. !entukan nama dan tajuk ail untuk ailbaharu. uka kulit ail baharu5

i. !ebuk lubang pada kulit ail dan kertasminit.

ii. !ulis tajuk ail dan nombor rujukan ail.iii. Masukkan tali hijau dan kertas minit.

!ajuk 0ail dan $ombor ujukan 0ail 9endaklah

icatatkan pada Kulit 0ail dengan "elas

Menggunakan akwat Kekal =arna 9itam

atau iru

8 Masukkan kandungan, catat nomborkandungan pada bahagian atas sebelah kanan

surat2dokumen dan minitkan lampiran padakertas minit.

i. Kertas Minit ikandungkan di Sebelah

Kiri 0ailii. Surat atau okumen ikandungkan di

Sebelah Kanan 0ail

> atarkan ail baharu dalam uku atar 0aildan sediakan %ndeks.

uku atar 0ail

2 P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7 1232/4 //567 #M


5/99


;#!# #


6/99


P+$@S#$ +K*5 P+$!P#$ 0 #%<

PUNCA KUASA:


7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%



/. Pastikan ail memenuhi kriteria penutupan ail. Kriteria Penutupan 0ail5-

i. Mencapai Ketebalan 8smB atauii. Kandungannya Sudah Mencapai /66

!ahun dan !idak . 0ail yang ditutup dan tidak digunakan lagidiasingkan daripada ail jilid baharu.

Pindahkan 0ail dari ilik 0ail ke Pusat ekod

! P*S+ S!#$#



7/99


;#!# #


8/99


P+$@S#$ +K*5 P+$@@$##$ #$ K#=# !ahun 766? ahagian A%%


8. #rahan Keselamatan D Keselamatan okumen (Perkara 87-?3)


/. 0ail dikeluarkan berdasarkan kepadapermohonan sama ada secara lisan ataumenggunakan borang permohonan ail.

orang Pinjaman 0ail iisi (wajib)

7. Setiap ail yang dikeluarkan untuk tindakanpegawai hendaklah terlebih dahulu direkodkanke dalam ekod Pinjaman dan Pemulangan

0ail (sama ada secara manual atau elektronik).

ekod Pinjaman dan Pemulangan 0ail (sama

ada secara manual atau elektronik)

4. ;atatkan dengan jelas singkatan nama jawatan pegawai yang menggunakan ail dan

tarikh ail itu dihantar kepada pegawai padaKad Pergerakan 0ail.

oket Kad Pergerakan 0ail

8. Kad Pergerakan 0ail dikeluarkan dari ail dandisimpan di egistri untuk rujukan.

0ail yang iambil !indakan !idak oleh

isimpan oleh Pegawai Melebihi /8 9ari atau

7 Minggu

>. Sekiranya ail dipinjam melebihi tempohyang ditetapkan, pegawai bertanggungjawab

perlu meneleon pegawai berkenaan untuk

mendapatkan semula ail atau mengemaskinitarikh pinjaman sekiranya ail masihdiperlukan untuk tindakan.

3. agi ail-ail yang telah selesai diambiltindakan, hendaklah dikemaskini tarikh

pemulangan ail di dalam ekod Pinjaman dan

Pemulangan 0ail.

ekod Pinjaman dan Pemulangan 0ail (sama

ada secara manual atau elektronik)

?. Kad Pergerakan 0ail hendaklah dikandungkansemula ke dalam ail.

# P*S+ S!#$#



9/99


;#!# #


10/99


P+$@S#$ +K*5 0#%< 9% !ahun 766? ahagian A%%


8. #rahan Keselamatan-keselamatan okumen (Perkara 87-?3)


/. Pin. /2:6#)

sebagai ail sementara dengan mencatatkantajuk dan nombor ail yang hilang.

i. Sampul Kecil (#m 84> Pin. /2:6#)Bii. Kertas Minit ikandungkan pada di

Sebelah Kiri Sampul KecilB dan

iii. Surat atau okumen ikandungkan di

Sebelah Kanan Sampul Kecil

4. Sekiranya ail asal ditemui, Sampul Keciltersebut hendaklah dikandungkan ke dalamail tersebut sebagai kandungan seterusnya.

;atat $ombor Kandungan di Penjuru #tas

Sebelah Kanan Sampul Kecil Sebagai $ombor

Kandungan 0ail. $ombor Kandungan Sampul

Kecil iminit ke dalam Kertas Minit

8. "ika ail tidak dijumpai dalam tempoh tigabulan dari tarikh kehilangan ail atau tarikh

pewujudan Sampul Kecil, ail baru hendaklahdibuka dengan memberi tajuk dan nombor ail

yang sama dan dijadikan jilid baru.

>. Sampul Kecil serta kandungannya hendaklahdipindahkan ke dalam ail baru dan dijadikan

kandungan yang pertama.

% P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd : 1232/4 //567 #M


11/99


;#!# #


12/99

P+$@S#$ +K*5 P+M#%K#$ K+;%<

PUNCA KUASA:


7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%%



/. Kenal pasti serta asingkan ail yang rosak dan

perlu diganti kulit ail baru.7. ;atatkan tajuk dan nombor klasiikasi ail di

atas kulit ail baharu.

4. @unting dan masukkan kulit ail lama (mukahadapan sahaja) ke dalam kulit ail baru.

8. Pindah kandungan ail dan kertas minit dariail lama ke dalam ail baharu.

>. Kandungan ail dan kertas minit yang koyakboleh dibuat pembaikan kecil denganmenggunakan gam kanji.

1' P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /6 1232/4 //567 #M


13/99

;#!# #


14/99

P+$@S#$ +K*5 P+$@+$# !ahun 766? ahagian A%%%


8. "adual Pelupusan ekod (rusan #m, Kewangan dan Perakaunan, ekod Perubatan)


/. Memisahkan ail akti dan ail tidak akti di"abatan. 0ail !idak #kti5i. Segala !indakan ke atas 0ail telahSelesai2!amat

ii. 0ail !idak igunakan2irujuk oleh

"abatan

7. 0ail tidak akti hendaklah ditutup dan dicapatau tuliskan %!!P P##......... pada muka

hadapan kulit ail.

icatatkan pada Kulit 0ail dengan "elas

Menggunakan akwat Kekal =arna 9itam

atau iru dan ipalang Merah

4. Kenalpasti dan asingkan rekod mengikutkumpulan serta susun ail mengikut siri dan

nombor rujukan ail.

8. 0ail yang tidak akti dan telah ditutupdimasukkan ke dalam kotak dan dipindahkan

ke pusat rekod bagi tujuan berikut5i. Simpanan sementara bagi tujuan

penyediaan orang Permohonan

Pelupusan

ii. Mematuhi tempoh simpanan yang

ditetapkan dalam "adual Pelupusan

ekod.

>. ujuk "adual Pelupusan ekod untukmemastikan ail telah cukup tempoh

simpanan yang telah ditetapkan oleh #rkib$egara.

"adual Pelupusan ekod

i. rusan #m

ii. Kewangan dan Perakaunan

iii. ekod Perubatan

3 uat senarai pelupusan sekiranya ail telahcukup tempoh simpanan yang ditetapkan oleh

#rkib $egara Malaysia dengan mengisi borang

pelupusan rekod mengikut jenis rekod.

orang #rkib 726:, orang #rkib 426:, orang

#rkib 826:, orang #rkib >26:, orang #rkib

326:, orang #rkib ?26:, orang #rkib :26:,orang #rkib 126:

12 P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /7 1232/4 //567 #M


15/99

;#!# #


16/99

P+$@S#$ +K*5 P+


17/99



> Kemukakan satu (/) salinan orangPermohonan bagi Pemusnahan ekod #wamke "abatan #rkib $egara Malaysia.

agi ekod Kewangan dan Perakaunan satu(/) salinan borang hendaklah dikemukakan ke

"abatan #kauntan $egara dan "abatan #udit

Kesihatan.

Salinan orang Permohonan bagi Pemusnahan

ekod #wam.

3 !erima Surat Kebenaran Pemusnahan

daripada #rkib $egara. Sekiranya melibatkanekod Kewangan dan Perakaunan Surat

Kebenaran Pemusnahan daripada "abatan

#kauntan $egara dan "abatan #udit

Kesihatan.

Surat Kebenaran Pemusnahan

? ekod-rekod yang diputuskan simpanhendaklah dilaksanakan pemindahan rekodke #rkib $egara dalam tempoh tiga (4) bulan

dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang

diterima.

ekod-rekod yang diputuskan musnahhendaklah dilaksanakan pemusnahan rekod-

rekod berkenaan dalam tempoh tiga (4) bulandari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang

diterima.

ujuk Panduan Pelupusan ekod #wam

Seperti yang iterangkan di Para 3.4 (3.4./-

3.4.1)

ujuk Panduan Pelupusan ekod #wam

Seperti yang iterangkan di Para ? (?./-?.4)

: Setelah rekod dimusnahkan2dipindahkansecara i'ikal, pengesahan bahawa rekod

tersebut telah dimusnahkan hendaklah

dimaklumkan kepada #rkib $egara dalam

tempoh satu (/) bulan daripada tarikh

pemusnahan.

#rkib //26: D orang Permohonan bagiPemindahan ekod

#rkib /726: D orang PenentusahanPemusnahan ekod #wam

Kewangan #rkib /426: D orang

Penentusahan Pemusnahan ekod Kewangan

dan Perakaunan

1 Sekiranya pemusnahan atau pemindahantidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (4)

bulan yang ditetapkan, permohonan secara

bertulis hendaklah dibuat kepada Ketua

Pengarah #$M untuk melanjutkan tempoh

pemindahan rekod.

P*S+ S!#$# 1"

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /> 1232/4 //567 #M


18/99


;#!# #


19/99


Musnah2PindahPindah

Musnah

ekod-rekod yangiputuskan Simpan

9endaklah ilaksanakanPemindahan ekod

ke #rkib $egara

ekod-rekod yang iputuskan Musnah 9endaklahilaksanakan Pemusnahan

9antar Penetusahan Permindahan2Pemusnahan ekod

!amat

P*S+ S!#$# 1$

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /? 1232/4 //567 #M


20/99

P+$@S#$ +K*5 P+ !ahun 766? D Panduan Pengurusan Pejabat D ab A%% dan A%%%

4. Surat Pekeliling Perbendaharaan il. 8 !ahun 766? D Pindaan ke #tas #rahan Perbendaharaan (#P)

/>6 ertarikh 7? 0ebruari 766?

8. Surat Kementerian K >>?21?2>8 "d.8 (8?) ertarikh 4 $o&ember /114 - Pelupusan ahan-ahan

ercetak2Kertas !erpakai aripada Kementerian2"abatan Kerajaan2adan erkanun

>. "adual Pelupusan ekod Kewangan dan Perakaunan 766:3. Panduan Pemusnahan ekod Kewangan Kerajaan disediakan oleh ahagian Pengurusan #udit

alam, "abatan #kauntan $egara Malaysia ertarikh /6 "ulai 7664

?. @aris Panduan Pengelasan dan Pengelasan Semula Mengikut #kta ahsia asmi /1?7 dan Surat

Pekeliling #m. il 7 !ahun /1:?

:. Salinan =arta Kerajaan P.. (#) 4?? - Peraturan-peraturan #rkib $egara (Penetapan orang-borang

bagi Pelupusan ekod #wam) 766:


/. Pengisian borang pelupusan rekod mengikut jenis rekod.

orang #rkib 726:, orang #rkib 426:, orang

#rkib 826:, orang #rkib >26:, orang #rkib326:, orang #rkib ?26:, orang #rkib :26:,orang #rkib 126:

7. Semak borang permohonan pelupusan yangditerima.

Kembalikan orang Permohonan yang !idak


21/99



>. uat semakan dan penilaian rekod. Sediakan


22/99


;#!# #


23/99


Musnah2PindahPindah

Musnah

Maklumkan ahagian2;awangan2nit yang

Memohon untuk rusan

Pemindahan ekod

Maklumkan ahagian2;awangan2nit yangMemohon untuk rusan Pemusnahan ekod

!amat

P*S+ S!#$# 21

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7/ 1232/4 //567 #M


24/99

P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## P*S


25/99



? !erima slip salinan orang Pengeposan Pos


26/99


;#!# #


27/99

Surat eserta orang Pengeposan Pos


28/99

P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! +#0!#

PUNCA KUASA:

/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Pos


/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangan2nit KKM dan direkodkan dalam orang #kuan

Serahan Surat iasa, Surat Pos . !ampal Barcode dan Franking surat mengikutkadar harga yang ditetapkan.

3. -6/). orang oket (Pos Mel 4>-6/)(@ambar ajah 3)

?. orang Pos Mel 4>-6/ dilampirkankanbersama senarai kiriman barang-barangberdatar.

orang oket (Pos Mel 4>-6/)

:. awa surat serta orang (Pos Mel 4>-6/) kePejabat Pos Malaysia.

i. Surat-surat !elah ifranking dengan

etul

ii. ekod alam Senarai Kiriman orang-borang

iii. utir-butir Perbelanjaan dan Pos -6/2Surat-surat

dihantar ke Pejabat Pos Malaysia

1. !erima esit #kuan Penerimaan daripadaPejabat Pos Malaysia.

esit #kuan Penerimaan iterima dari Pejabat

Pos Malaysia (@ambar ajah :)

/6. Salinan orang (Pos Mel 4>-6/) disimpan

untuk rujukan.

2# P*S+ S!#$#



29/99


30/99

Surat ihantar ke Pejabat Pos

!erima #kuan Penerimaan daripada Pejabat Pos Malaysia

Salinan orang (Pos Mel 4>-6/) isimpan untuk ujukan

!amat

2% P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7: 1232/4 //567 #M


31/99

P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## P*S %#S#

PUNCA KUASA:

/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat D Perkhidmatan Pos


/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangandan nit dan direkodkan dalam orang #kuan

Serahan Surat iasa, Surat Pos -6/).

orang (Pos Mel 4>-6/)(@ambar ajah 3)

?. 9antar surat ke Pejabat Pos Malaysia.

:. Salinan borang Pos Mel 4>-6/disimpan untukrujukan.

orang (Pos Mel 4>-6/)

P*S+ S!#$# 2&



32/99

;#!# #


33/99

P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## M+< ##

PUNCA KUASA:

/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat D Perkhidmatan Pos


/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangandan nit dan direkodkan dalam orang #kuan

Serahan Surat iasa, Surat Pos -6/).

orang (Pos Mel 4>-6/) @ambar ajah 3

?. 9antar surat ke Pejabat Pos Malaysia.

:. Salinan borang Pos Mel 4>-6/disimpan untukrujukan.

orang (Pos Mel 4>-6/)

P*S+ S!#$# 1



34/99

;#!# #


35/99


36/99

;#!# #


37/99


!ulis #lamat dengan -6/) isimpan sebagai ujukan

!amat

P*S+ S!#$# "

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 4> 1232/4 //567 #M


38/99


P+$@S#$ K# P+#K#M = #K!

PUNCA KUASA:

/. Surat Pekeliling #m il. // !ahun /1:/ - Sistem Penggunaan Kad Perakam =aktu (Punch ;ard) di

Pejabat-pejabat Kerajaan

7. Surat Pekeliling #m il. / !ahun 7668 - Penggunaan Sistem Perakam =aktu +lektronik di #gensi- #gensi Kerajaan

4. Pekeliling Perkhidmatan ilangan 7 !ahun 766? - Pelaksanaan =aktu ekerja erperingkat di

Semua #gensi Kerajaan Persekutuan

8. Surat "P# mengenai Panduan Mengurus Pegawai !idak 9adir ertugas (*gos 76/6)

>. Peraturan-Peraturan Pegawai #wam (Kelakuan dan !atatertib) /114


/. Ketua "abatan melantik Pegawai Penyelarasyang bertanggungjawab untuk membuat

semakan dan laporan bulanan Kad Perakam=aktu (KP=).

i. Pegawai Penyelaras yang itugaskan

Secara !etap untuk Mengurus KP=

dalam 0ail MejaB atauii. Pegawai yang ilantik Melalui Surat

Perlantikan asmi "ika Menggunakan

Sistem ertugas Secara ergilir-gilir

7. Pegawai Penyelaras menyediakan KP=. KP= Perlu icetak pada Setiap #khir ulan

4. Pegawai Penyelaras memantau kehadiran dankelewatan anggota.

Pastikan #nggota Mengetik Kadnya Sahaja

8. #nggota mengetik KP= mengikut =aktuerperingkat (=P) yang telah ditetapkan.

Penentuan =P Perlu Mendapat Persetujuan

daripada Ketua nit2Ketua ;awangan2Ketua"abatan dengan Mengisi orang Pemilihan

=aktu ekerja erperingkat, Merujuk

kepada Pekeliling Perkhidmatan ilangan 7

!ahun 766? - Pelaksanaan =aktu ekerja

erperingkat di Semua #gensi Kerajaan

Persekutuan

>. #nggota yang tidak ketik atau lewatperlu catitkan keterangan dan dapatkantandatangan Pegawai Penyelia.

Pengesahan Perlu iperolehi pada 9ari2

Minggu yang Sama

3. Pegawai Penyelia tandatangan sekiranyaberpuas hati dengan keterangan yang

diberikan.

Pegawai Penyelia Perlu Meneliti Keterangan

Sebelum Pengesahan ibuat

# P*S+ S!#$#



39/99



?. Pegawai Penyelaras menyemak KP= bagimenyediakan laporan bulanan KP=.

i. Semak ata dalam 9M%S dan Sijil ;uti

Sakit Supaya Selaras dengan ekod dalam

KP=

ii. erikut adalah Perkara-perkara yang

isemak5

a) Kehadiran Mengikut =P yang

itetapkanB

b) !erdapat Keterangan erhubung

KelewatanB

c) Keterangan "ika !iada Ketikan Keluaratau Masuk PejabatB

d) Kesahihan ;uti ehat dan ;uti SakitB dan

e) !andatangan Pengesahan PegawaiPenyelia

:. !atacara KP= berwarna kuning5i. KP= anggota kekal kuning sekiranya

tiada catitan merah atau mendapat

pengesahan Pegawai Penyelia.

ii. KP= berwarna kuning tiada pengesahanpenyelia bagi lewat 4 kali dan lebih,

perlu ditukar kepada KP= berwarna

hijau.

Pemberian Kad 9ijau ibuat Setelah Memberi

#maran ertulis Supaya ia !idak Mengulangi


40/99



/6 !atacara KP= berwarna merah5

Semasa memegang kad merah, tiada lagicatitan merah bagi tempoh satu bulan, kad

merahnya akan ditukarkan kepada kad

berwarna hijau.

"ika mendapat satu (/) catitan merah di atas

kad merahnya, tanpa keterangan yang

diterima oleh pegawai atasannya, tindakan

prosiding tatatertib mengikut Perintah #m abGH akan dijalankan.

Perlu Merujuk Perintah #m ab , dan

Peraturan-peraturan Pegawai #wam (Kelakuan

dan !atatertib) /114 bagi Melaksanakan

Prosiding !atatertib

// Pegawai Penyelaras menyediakan


41/99


;#!# #


42/99


itukar Kad

Kuning Sekiranya

!iada ;atitan

Kad Kuning

4 ;atitan

Merah di KP=

Kuning !anpa

Pengesahan

#da

!indakan

!elah ibuat

Semak KP=

!iada

Pelanggaran

!empoh Sebulan

KP= Merah

itukar Kad

9ijau Sekiranya

!iada ;atitan

Merah dalam

!empoh Sebulan

Penyelia

KP= itukar kepada Kad

9ijau dan Surat #maran

7 ;atitan

Merah di KP=

9ijau !anpa

Pengesahan

Penyelia

KP= itukar kepada

Kad Merah dan Sur at #maran !er akhir

/ ;atitan

Merah di KP=

Merah !anpa

Pengesahan

Penyelia

Sediakan


43/99

K+S%


44/99

P#$#$ P+$@S#$ K+#K##$ #$ K+;+M#S#$ % P+M%S-P+M%SK+M+$!+%#$ K+S%9#!#$ M#. Mengawal selia penubuhan pasukan bomba di organisasi persendirian, institusi pendidikan dan

organisasi3. Mengawal selia penubuhan organisasi keselamatan kebakaran di premis ditetapkan


/ Kebakaran2kecemasan2bencana dikesan.

7 Penggera diaktikan. i. Sistem Penggera Kebakaran "enis #utomatik (heat detector dan smokedetector )

ii. Sistem Penggera Kebakaran "enisManual (break glass)

iii. Penyenggaraan Sistem KeselamatanKebakaran Secara erkala ijalankan

bagi Memastikan Sistem ini dalam

Keadaan aik

4 Ketua lok2Penolong Ketua lok2Ketua !ingkatmengesahkan kejadian dengan melakukan

pemeriksaan di kawasan2blok2aras.

9asil Pemeriksaan ilaporkan kepada

Pengurus Kebakaran dan Kecemasan

8 Pengurus Kebakaran dan Kecemasanmengarahkan pengungsian bangunan

(e&akuasi).

#rahan Pengungsian ikeluarkan Setelah

Mendapat Pandangan dan $asihat daripada

"abatan omba dan Penyelamat ("PM) dan

Pihak erkuasa Ketua lok mengarahkan pegawai di ilikKawalan Sistem angunan (;S) untuk

membuat pengumuman kecemasan.

#rahan Pengungsian angunan 9endaklah

ibuat dengan Segera dan jelas Melalui

Sistem Siaraya serta Penggera Kecemasan

!2 P*S+ S!#$#



45/99



3. Ketua lok menubuhkan Pusat Kawalan!empat Kejadian (PK!K).

i. PK!K iwujud2itubuh itempat

erdekatan dengan Ion erkumpulB dan

ii. PK!K ilengkapi dengan Peralatan

Seperti #lat Pembesar Suara, Papan

!ulis, Papan !anda dan eberapa

Peralatan yang iperlukan

?. Ketua lok2 Penolong Ketua lok2 Ketua #ras

menghubungi Pasukan Keselamatan atauagensi berkenaan.

i. "abatan omba dan Penyelamat

Malaysia ("PM)B "abatan Pertahanan #wam Malaysia ("P #M)B

ii. Polis iaja Malaysia (PM)B

iii. Maklumat $ombor !eleon dan Pegawaiyang oleh ihubungi Perlu isedia dan

Kemaskini

:. Pengungsian bangunan dilakukan. i. Pasukan Penyelamat bagi Setiap #ras2lok Membantu Penghuni Keluar dari

angunan dan Menyelamatkan Mangsa

Serta Memeriksa Pintu, !ingkap danSuis itutupB

ii. Pasukan Pemadam bagi Setiap #ras2

lok Memadam Kebakaran yang

erlakuB dan

iii. Pasukan Kawalan Keselamatan dan

!raik Mengawal


46/99



//. Pemeriksaan struktur bangunan dilakukan. Pihak erkuasa2#gensi yang !erlibat5i. "PMB

ii. "abatan Kerja aya ("K)B dan

iii. Pihak erkuasa yang ertauliah

/7. Pengurus Kebakaran dan Kecemasan

memaklumkan status keselamatan bangunankepada Pusat Kawalan !empat Kejadian

(PK!K).

i. Sekiranya angunan Selamat iduduki,

"PM2"K2Pihak berkuasa2Ketua lok

#kan Mengumumkan untuk Memasuki

Semula angunan Setelah isahkanSelamat oleh #gensi-agensi yang

erkenaan

ii. Sekiranya angunan !idak Selamat

iduduki, Ketua Setiausaha KKM

oleh Meluluskan ;uti Kecemasan

erdasarkan Pekeliling Perkhidmatanil./ !ahun /1:3 (Peraturan

Memberikan Kebenaran !idak 9adir

Kerja atas Sebab Kecemasan #m)

/4.


47/99


;#!# #


48/99


49/99

K+S%


50/99

P+$@S#$


51/99



/7.


52/99



/?. Pelantikan semula atau penggantian # perlu melalui

Pejabat EMK.

/:. !amat tempoh lantikan. Proses Perlantikan imulakan Semula

/1. Sedia surat penghargaan untuk tandatangan

EMK.

Surat Penghargaan iedarkan kepada #


53/99


;#!# #


54/99

rusetia #


55/99

K+S%


56/99

P+$@$%##$ #"#9 K++S##$, %$!#$@ #$ P%$@#!#@% P+$"#=#! #=#M % K+M+$!+%#$ K+S%9#!#$ M#


57/99



3. rus setia edar orang SK2"PM2Kem.=ilayah kepada calon terpilih melalui

ahagian2"K$2%nstitusi.

orang SK2"PM2Kem. =ilayah

?. rus setia terima orang SK2"PM2Kem.=ilayah daripada calon melalui ahagian2"K$2

%nstitusi.


:. rus setia mendapatkan sokongan. i. orang SK2"PM2Kem. =ilayahBii. Penjawat #wam !eknikal5

Perlu sokongan KPK dan KSB dan

iii. Penjawat #wam ukan !eknikal59anya Perlu Sokongan KS

N*ta 5 Pencalonan yang !idak Mendapat

Sokongan Kpk !idak Perlu iangkat untukSokongan KS

1. rusetia mengemukakan kepada EMK untukulasan (sekiranya membawa gelaran).


N*ta5 Pingat !idak Membawa @elaran yang

Perlu Mendapat lasan EMK ialah5

i. Persekutuan5 "ohan Mangku $egara,

"ohan Setia Mahkota, "ohan SetiairajaB

ii. =liayah Persekutuan5 "ohan Mahkota

=ilayahB dan

iii. Pulau Pinang5 arjah "ohan $egeri

/6. rus setia mengemukakan orang

Pencalonan kepada SK2"PM2Kem. =ilayah.


//. SK2"PM2Kem. =ilayah memaklumkankeputusan kepada calon yang erjaya.

/7. SK2"PM2Kem. =ilayah membuat pewartaan.

/4. rus setia mendapatkan senarai penerima

darjah kebesaran daripada SK2"PM2Kem.

=ilayah.

/8. rusetia mengemaskini rekod penerima. Senarai Penerima arjah Kebesaran daripada

SK2"PM2Kem. =ilayah

/>. P!"/ mengemaskini buku perkhidmatan

N*ta 5 P!"/ merujuk kepada pengurus bukuperkhidmatan.

Senarai Penerima arjah Kebesaran daripada

SK2"PM2Kem. =ilayah

P*S+ S!#$# ""

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >> 1232/4 //567 #M


58/99


;#!# #


59/99

#nggota ukan !eknikal #nggota !eknikal

!idak Sokong SokongKS Sokong KP !idak Sokong

!idak Setuju

@elar an

EMK

!iada @elar an

rus Setia Kemuka or angPencalonan kepada

SK2"PM2Kem. =ilayah

SK2"PM2Kem. =ilayah

Memaklumkan KeputusanKepada ;alon yang erjaya

Pewartaan

rus Setia Mendapatkan Senar ai

Penerima arjah Kebesarandaripada SK2"PM2Kem. =ilayah

ekod

ekod P Penerima

!amat

Pingat tidak membawa gelaran yang perlu mendapat persetujuan Menteri Kesihatan5

i) Persekutuan 5 "ohan Mangku $egara, "ohan Setia Mahkota, "ohan Setia iraja

ii) =liayah Persekutuan 5 "ohan Mahkota =ilayah

iii) Pulau Pinang 5 arjah "ohan $egeri

P*S+ S!#$# "$

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >? 1232/4 //567 #M


60/99

"% P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >: 1232/4 //567 #M


61/99


P*S+ S!#$# "&

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >1 1232/4 //567 #M


62/99


#' P*S+ S!#$#



63/99


P*S+ S!#$# #1



64/99


#2 P*S+ S!#$#



65/99


P*S+ S!#$# #



66/99


P+M*9*$#$ P+"#


67/99



4. rus setia kemukakan permohonan kepadaPegawai Pelulus untuk keputusan.

8. rus setia memaklumkan keputusan kepadapemohon dan Ketua "abatan.

>. Pemohon mengemukakan permohonanperlindungan insuran kepada KP2"K$.

Kelayakan Perlindungan %nsuran untuk

Setahun Sekali Sahaja

3. KP2"K$ mengemukakan sijil perlindunganinsuran kepada pemohon.

?. Pemohon membuat lawatan persendirian keluar $egara.

:. rus setia kemaskini


68/99


;#!# #


69/99

K+S%


70/99

P+M*9*$#$ P+"#


71/99



3. Pemohon membuat lawatan ke luar negara.

?. Pemohon mengemukakan tuntutan perjalananke luar negara (jika ada).

Sebelum /6 9aribulan pada ulan erikut

:. Pemohon mengemukakan laporan kursus2mesyuarat2persidangan2lawatan yang telah

dihadiri kepada KP.

Selewat-lewatnya Sebulan Selepas !amat

rusan ke


72/99


;#!# #


73/99

rus Setia #ngkat untuk Keputusan KS

MaklumanKeputusan

!idak


74/99

K+S%


75/99

P+M+K# !ahun 76/4

DOKUMEN RUJUKAN:

/. Panduan Pengurusan Kenderaan Kerajaan KKM


/. P!" kemukakan permohonan kepadaahagian Khidmat Pengurusan (KP).

K"

i. orang Permohonan Kenderaan


76/99


:. Pegawai kenderaan P!" buat semakanpenerimaan kenderaan dari Spanco.

erdasarkan Senarai Semak alam orang

#kuan !erimaan

1. Pegawai kenderaan P!" dan Pegawai yang

layak dibekalkan dengan K" perlu

tandatangan dokumen terimaan kenderaan

dari Spanco.

i. orang #kuan !erimaanB dan

ii. orang #kuan Maklumat Penghantaran

Kenderaan

/6. Pegawai kenderaan P!" hantar suratpemakluman akuan terimaan kenderaan ke

KP.

//. Pegawai kenderaan P!" kemas kini rekodpenempatan kenderaan.

/7. Pegawai kenderaan P!" membuka ail bagisetiap kenderaan.

/4. Pegawai kenderaan P!" sediakan buku logkenderaan.

i. Kenderaan "abatanB dan

ii. Kereta asmi "awatan bagi Pegawaiyang ibekalkan dengan Pemandu

(@red tama ke atas)

N*ta5 ujuk Perkara 74-7>, PekelilingPerbendaharaan il. >276/4

/8. Pegawai kenderaan P!" buat pemeriksaan

berkala ke atas kenderaan jabatan.

/>. Pegawai kenderaan P!" hantar kenderaan ke

Spanco untuk selenggara.

i. Kereta "abatan Pemandu rusii. Kereta asmi "awatan

- !idak ibekalkan dengan Pemandu

Pegawai rus Sendiri

- ibekalkan dengan Pemandu,

Pemandu ruskan

$! P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd ?8 1232/4 //567 #M


77/99



/3. Penggantian kenderaan

a) !amat pajak5

KP proses permohonan.

b) Kemalangan atau kehilangan5

Pegawai kenderaan P!" dan pegawai yangdibekalkan dengan K" perlu maklum padaSpanco dan KP.

3 ulan Sebelum !arikh !amat Pajakan Melalui

Sistem atas !alian ekeretaLtreasur y .go &.my dan

KP akan apatkan !andatangan S(P) bagiMenghantar okumen #sal ke Perbendaharaan

dan Spanco

Setelah !erima


78/99


;#!# #


79/99

Pegawai Kenderaan P!" F Pegawai!andatangan #kuan !erimaan

Kenderaan2Semak !erimaan Kenderaan

Pegawai Kenderaan P!" 9antar #kuan

!erimaan ke KP

Pegawai Kenderaan P!" Kemaskini ekod

Pegawai Kenderaan P!" uka 0ail Kenderaan

Pegawai Kenderaan P!" uat

Pemeriksaan erkala Kenderaan

Pegawai Kenderaan P!" F PegawaiSelenggara Kenderaan

Penggantian Kenderaan

Kemalangan2Kehilangan,Pegawai Kenderaan P!"

9ubungi Spanco F


80/99

Pegawai Kenderaan P!"2

Pegawai rus okumenerkaitan dengan Spanco

Pegawai Kenderaan

P!"2Pegawai !erimaKenderaan dari Spanco

Pegawai Kenderaan P!"

Kemaskini ekod

P!"2Pegawai Pulang

Kenderaan ke Spanco

!amat

$% P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd ?: 1232/4 //567 #M


81/99

K+S%


82/99

K+. KP merekod dan mengemaskini kelayakan

bekalan bahan api.

3. P!" dan pegawai terima surat kelulusandaripada KP.

?. P!" proses pembekalan kad inden minyakdengan pembekal.

alam !empoh 7 Minggu dari !arikh !erimaan

Surat Kelulusan dari KP

:. P!" terima kad inden minyak dari pembekaldan menyerahkannya kepada pegawai.

1. P!" merekod dan mengemaskini kelayakanbahan api pegawai.

i. Kemaskini Setiap ulanB dan

ii. Kemuka orang Permohonan aru ke

KP "ika erlaku Perubahan #lamatKediaman dan Penempatan Pegawai

%' P*S+ S!#$#

ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd :6 1232/4 //567 #M


83/99

;#!# #


84/99

P+M*9*$#$ P+$E+=##$ #$@ P+"##! #2P%$#92P+


85/99



8. KP menyemak permohonan penyewaan.

>. KP mengemukakan permohonan yanglengkap kepada ahagian Kewangan, KKM

untuk ulasan.

ahagian Kewangan akan Menyediakan

lasan bagi Permohonan !ersebut (bagipermohonan penyewaan baru sahaja). "ika

itolak oleh ahagian Kewangan, Keputusan

imaklumkan kepada P!" yang erkaitan

3. "ika disokong, KP mengemukakanpermohonan kepada Kementerian Kewangan

dan nit Perancang +konomi (+P).

+P 9anya bagi Keluasan uang Pejabat

Melebihi >666 kps. Sekiranya Permohonan

!ersebut !idak ipertimbangkan olehKementerian Kewangan F +P. Keputusan

imaklumkan kepada P!" yang erkaitan

?. "ika disokong, KP mengemukakanpermohonan penyewaan kepada ahagian

Pengurusan 9artanah, "PM untuk kelulusan.

:. Menerima keputusan daripada P9. N*ta5 Mesyuarat di Peringkat P9 ijadualkanSekali Sebulan

1. Menyampaikan keputusan P9 kepada P!"./6. P!" menyediakan surat niat kepada tuan

tanah yang perlu ditandatangani oleh kedua-dua pihak iaitu tuan tanah dan penyewa dan

P!" menduduki ruang yang disewa.

Surat $iat Perlu Mempunyai utir-butir

erikut5

i. !arikh PenyewaanB

ii. #lamat PremisB

iii. 9arga SewaanB dan

i&. Kedua-dua Pihak Perlu Memberi 4

ulan $otis Sekiranya erhasrat untuk

Menamatkan Penyewaan

//. P!" menyediakan dra perjanjian penyewaan

ruang pejabat berdasarkan dra perjanjianpenyewaan yang disediakan oleh Pejabat

Peguam $egara (#@;) dan mengemukakankepada tuan tanah untuk persetujuan.

/7. P!" mengemukakan dra perjanjian yang

dipersetujui oleh tuan tanah kepada KP.

/4. KP mengemukakan dra perjanjian kepada

Pejabat Penasihat ndang-ndang (P)

untuk semakan.

P*S+ S!#$# %



86/99



/8. P menyemak terma-terma di dalam

dra perjanjian agar menjaga kepentingankerajaan.

/>. KP mengemukakan dra perjanjian yang

telah disemak oleh P kepada "K$.

/3. P!" memuktamadkan perjanjian berdasarkannilai sewaan.

Perjanjian itandatangani oleh Pegawai yang

!elah iturunkuasa erdasarkan Surat

ahagian Perolehan dan Penswastaan il.

(6>)dlm.KKM(S)->?2!3273 "ld. 8 bertarikh />$o&ember 76//

/?. P!" mematikan setem dan mengemukakan 7

salinan perjanjian kepada KP.

/:. KP mengemukakan sesalinan perjanjiankepada P9 dan sesalinan lagi akan disimpan

di dalam ail penyewaan.

/1. "ika perlu perlanjutan2pindah ruang, P!"

mengemukakan permohonan kepada KP.Selewat-lewatnya : ulan Sebelum !amat

!empoh Penyewaan

%! P*S+ S!#$#



87/99


;#!# #


88/99

Sokong

Ea

KP Kemukakan

Permohonan P9


89/99

KP Kemukakan dra

Perjanjian yang !elahisemak kepada P!"

P!" Menandatangani dan

MemuktamadkanPerjanjian. 7 Salinanihantar ke KP

KP Kemukakan / salinanPerjanjian ke P9 dan

/


90/99

K+S%


91/99

P+$@#$@+#9#$ P%$@#! P+K9%M#!#$ ;+M+


92/99


1. KP mengadakan PPSM %PKKM. i. orang Penilaian Kegiatan danSumbanganB

ii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan

#kti&itiB

iii. Perakuan Pegawai PenilaiB dan

i&. Keputusan !apisan SPM, PM,

"abatan %nsol&ensi

/6. KP kemukakan keputusan kepada5

i. "P #(calon yang layak).

ii. "K$2%nstitusi(calon yang tidak layak).

i. orang Penilaian Kegiatan dan

Sumbanganii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan

#kti&iti

iii. Perakuan Pegawai Penilai


"abatan %nsol&ensi

//. KP terima keputusan daripada "P #.

/7. KP keluarkan Surat Pemakluman Penerima

PP;.

Surat Keputusan "P #

/4. KP mengemaskini rekod penerima

/8. KP mengemaskini uku ekod

Perkhidmatan.

$ota5 P!"/ merujuk kepada pengurus buku

perkhidmatan.

i. Surat Pemakluman

ii. Surat Keputusan "P #

/>. KP memaklumkan keputusan kepada

Pejabat2;awangan2nit2ahagian.

&' P*S+ S!#$#



93/99

;#!# #


94/99

KP !erimaKeputusan !apisan


95/99

P+$@#$@+#9#$ P%$@#! P+K9%M#!#$ ;+M+


96/99

:. KP terima keputusan tapisan PM, SPM,"abatan %nsol&ensi.

1. KP mengadakan PPSM %PKKM. i. orang Penilaian Kegiatan danSumbanganB

ii. Salinan sijil dan ukti Penglibatan

#kti&itiB

iii. Perakuan Ketua "abatanB dan


"abatan %nsol&ensi

/6. KP kemukakan keputusan kepada5

i. "P #

(calon yang layak).

ii. "K$2%nstitusi(calon yang tidak layak).

i. orang Penilaian Kegiatan dan

SumbanganB

ii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan

#kti&itiB

iii. Perakuan Ketua "abatanB dan


"abatan %nsol&ensi

//. KP terima keputusan daripada "P#.

/7. KP keluarkan Surat Pemakluman Penerima

PP;.

/4. KP mengemaskini rekod penerima.

/8. P!"/ mengemaskini buku perkhidmatan.

N*ta 5 P!"/ merujuk kepada pengurus buku

perkhidmatan.

&! P*S+ S!#$#



97/99

;#!# #


98/99

!idak


99/99

ekod P

Penerima PP;

!amat

P*S+ S!#$#


Bhgn Pengurusan

Documents

Transcript of Bhgn Pengurusan