GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN IPG KPMipgkpt.edu.my/dokumen/GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS...

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN IPG KPM

Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2015

DRAF

http://www.moe.gov.my/

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM


1.0 PENGENALAN

Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada

imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus

(IPGK) tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara

yang dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis dialog/bual

bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis penghargaan dan lain-lain

banyak melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara.

Justeru, semua majlis atau acara IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan

dengan lebih profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.

2.0 TUJUAN

Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:

1.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis dan acara yang

dilaksanakan di peringkat IPG KPM;

1.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di peringkat

IPG KPM;

1.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan

dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang majlis atau acara

IPG KPM.

3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN

3.1 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia

(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )

3.2 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014,

Jabatan Perdana Menteri

3.3 Lampiran 1

Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014

berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi



Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah Kementerian

Pendidikan Malaysia (KPM)

3.4 Lampiran 2

Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara

Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B 3.1/2013

3.5 Lampiran 3

Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta

Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran

Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM.

4.0 JENIS-JENIS MAJLIS

4.1 Rasmi

Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan

Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.

4.2 Rasmi dan Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti hari bekerja

dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh istiadat,

majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja).

Majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek protokol

secara penuh.

4.3 Rasmi dan Tidak Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program

turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari

segi protokol.

4.4 Tidak Rasmi

Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta yang

tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protokol sepenuhnya.



4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal

Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti

individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan

daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang

terkini).

4.6 Separa Rasmi

Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian sumber

peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya daripada sumbangan oleh wang

kelab sukan atau pertubuhan

5.0 JENIS-JENIS ACARA

5.1 Dalaman

Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan warga IPG

KPM

5.2 Luaran

Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak terhad dalam

kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan peserta atau penceramah luar

negara.

5.3 Kebangsaan

Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau penyertaan dari

pelbagai Negeri.

5.4 Antarabangsa

Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan daripada

beberapa Negara tertentu.



6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK

6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung antara IPGK dan

IPGM apabila terdapat sebarang urusan berkaitan majlis atau acara yang

dianjurkan di peringkat kampus terutamanya yang melibatkan mana-mana

kenamaan atau pihak dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar

negara.

6.2 Surat pelantikan ditandatangani oleh Rektor IPGM.

7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA

7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak media.

Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan

dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu program anjuran IPG KPM turut

diukur melalui publisiti media, yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis

sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa.

7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah promosi bagi

majlis dan acara seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan,

syarahan awam, dan lain- lain yang berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran

daripada pihak Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit

Komunikasi Korporat KPM.

7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam melaksanakan perhubungan

media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara:

7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)

merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk

menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk,

pencapaian, individu dan lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik

untuk sebaran media.



7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media

IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan

aktiviti boleh mempromosikan maklumat kepada media massa

melalui kenyataan media, dengan kebenaran Rektor IPGM dan

kelulusan KPM.

7.3.3 Jemputan Media

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar maklumat

mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada IPGM sebulan sebelum

program bermula.

7.3.4 Penyediaan Press Kit

Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur mengandungi semua

bahan seperti berikut:

a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan lain- lain

risalah yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu

majlis tersebut.

b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan

seperti yang terkandung dalam atur cara majlis.

c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya berkaitan)

press kit.

d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press

Release bagi program yang diadakan.

e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di digalakkan

memasukkan risalah atau brosur mengenai IPG KPM dalam kit

tersebut.

f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang

membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam press kit

(sekiranya perlu).

g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama "Press”

kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan

bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari.



h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada

wartawan dan jurugambar akhbar, majalah, televisyen, radio dan

media alternatif.

7.3.5 Publisiti Media

Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada empat situasi.

Ianya penting bagi mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan

media.

a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri

Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program

anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa besarnya impak nilai

berita sesuatu program tersebut.

b) Program Yang Dihadiri Menteri

Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis atau acara IPG

KPM bukanlah ukuran pentingnya majlis atau acara tersebut.

Kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri atau

Timbalan Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain

daripada program yang dianjurkan.

c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)

Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur bersama

digalakkan kerana majlis/acara tersebut dijamin mendapat

liputan meluas media sebelum dan selepas ianya dilaksanakan.

Walau bagaimanapun kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada

wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan.

d) Sidang Akhbar (Press Conference)

Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya terdapat sesuatu

penjelasan isu atau pengumuman.



8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU

8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:

BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN

1

SPB Yang di-Pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-Pertuan Negeri

Warkah Persilaan dibawa mengadap

2

TYT Yang di-Pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/ YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri

Surat Jemputan

3

YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri

Surat/Kad Jemputan

4 Jemputan lain

Surat/Kad Jemputan Faks E-mel Telefon Sistem Pesanan Ringkas

Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri



8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu ditandatangani

seperti berikut:

BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP WARKAH PERSILAAN/ SURAT JEMPUTAN/KAD JEMPUTAN

DITANDATANGANI OLEH

1

SPB Yang di-Pertuan Agong DYMM Raja/Permaisuri TYT Yang di-Pertuan Negeri YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana Menteri YB Menteri-menteri Kabinet

Warkah Persilaan dan Surat Jemputan ditandatangani oleh Menteri Pendidikan

2

Menteri Pendidikan Timbalan Menteri Pendidikan I Timbalan Menteri Pendidikan II

Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.

3

Ketua Setiausaha KPM Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. YAB Menteri Besar YAB Ketua Menteri Exco Negeri Agensi Luar Pengarah-pengarah Bahagian KPM

Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM.

4

Rektor IPGM Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri

Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Pengarah IPG kampus

8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar

negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah

menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu

mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar



pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan

Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.

9.0 PROSES KERJA

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN

1

Merancang Majlis /Acara

(a) IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.

(b) Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM bagi semua Majlis yang melibatkan kenamaan negara, Menteri Kabinet YB Menteri Pendidikan/ YB Timbalan Menteri/ KSU/ KPPM.

(c) Mengenalpasti sumber kewangan untuk melaksanakan majlis/acara.

IPG KPM perlu menghantar perancangan tersebut kepada Penyelaras Perancangan Tahunan IPGM selewat-lewatnya bulan Oktober tahun semasa bagi pelaksanaan pada tahun berikutnya Rujuk Lampiran 1 dan 2 (sekiranya berkaitan)

2 Menyediakan

Kertas Cadangan Pelaksanaan Majlis/ Acara

(a) IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.

(b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.

Rujuk Lampiran 3 bagi Format Kertas Cadangan Penyelaras Majlis & Acara IPGK.

3 Mendapatkan

Kelulusan Pelaksanaan Majlis/ Acara

(a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan.

(b) Kertas cadangan dibentangkan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat

IPGM Pengarah Pusat/



BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN

IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru atau mana-mana mesyuarat IPGM yang sesuai)

(c) Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah Menteri, prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.

Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil Pengarah IPGK atau wakil IPGK Pegawai Meja PPPI IPGM

4 Menyelaras

Persediaan/ Pelaksanaan Majlis/Acara

(a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

memastikan semua majlis yang dipersetujui untuk menjemput kehadiran kenamaan negara, diselaraskan bersama-sama IPGM.

(b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK mengambil kira aspek protokol termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan.

(c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK

memastikan urusan yang berkaitan dengan pihak media berjalan lancar (Pengurusan Publisiti dan Media)

(d) Semua pihak yang terlibat di

peringkat IPG KPM memastikan majlis/ acara berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera.

Penyelaras Majlis dan Acara IPGK Semua pihak



CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA

Tidak TAMAT

IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.

IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.

Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan.

Sekiranya perlu kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM / Jemaah Menteri:

Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.

Mula

Perancangan Pelaksanaan Majlis/ Acara

Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.

Pembentangan kertas cadangan

untuk kelulusan di mesyuarat

peringkat IPGM

Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM.

Pelaksanaan Majlis/ Acara

Persiapan Pelaksanaan Majlis/ Acara

Ya



10.0 RUMUSAN

10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling dan

Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan majlis dan acara.

10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada

semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan.

SELESAI

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN IPG KPMipgkpt.edu.my/dokumen/GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS...

Documents

Transcript of GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN IPG KPMipgkpt.edu.my/dokumen/GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS...