GARIS PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

(E-GERAK)

SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI (E-GERAK) www.moe.gov.my/jpnsabah/egerak

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

(E-GERAK) 1.0 OBJEKTIF

a) Maklumat pergerakan pegawai disimpan secara elektronik bagi memudahkan proses capaian ; b) Sumber rujukan utama untuk pengesahan pergerakan pegawai ; c) Meningkatkan keberkesanan pemantauan pergerakan pegawai.

2.0 FUNGSI SISTEM

a) Merekodkan maklumat pergerakan pegawai ; b) Memaparkan maklumat pergerakan pegawai.

3.0 SKOP MAKLUMAT

3.1 Kategori maklumat pergerakan yang PERLU didaftarkan adalah seperti berikut :-

a) Menghadiri program/aktiviti/tugas yang diadakan di luar pejabat ; b) Menghadiri sebarang mesyuarat/taklimat/bengkel/kursus yang dilaksanakan di dalam dan

di luar pejabat. c) Cuti yang diluluskan.

3.2 Bagi merekod cuti yang diluluskan hanya perlu menyatakan jenis cuti dan tarikh cuti yang dipohon.

3.3 Kategori maklumat pergerakan yang TIDAK PERLU didaftarkan adalah seperti berikut :- a) Melaksanakan kerja-kerja dalam pejabat ; b) Melaksanakan urusan peribadi (Contohnya: Melawat keluarga di Hospital, Membayar Bil

dll.)

4.0 TADBIR URUS SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

4.1 Pentadbir Sistem Unit Pengurusan Teknikal, Sektor Teknologi Maklumat & Komunikasi

4.2 Tanggungjawab Pentadbir Sistem :-

a) Memastikan sistem ini sentiasa berfungsi dengan berkesan ; b) Menyediakan pelaporan pelaksanaan sistem e-Gerak ; c) Memberi khidmat nasihat berhubung isu-isu berkaitan penggunaan sistem e-Gerak ; d) Mengambil tindakan sebarang isu-isu teknikal sistem e-Gerak.

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

(E-GERAK) 5.0 AGENSI PELAKSANA

5.1 Tanggungjawab Agensi Pelaksana :-

a) Setiap agensi perlu melantik seorang pegawai meja yang bertanggungjawab sebagai

admin bagi mengendalikan Sistem Maklumat Pergerakan Pegawai di sektor/PPD masing-masing.

b) Tanggungjawab admin:- i. memastikan semua maklumat kakitangan didaftarkan dalam sistem bagi

membolehkan sistem ini digunakan oleh kakitangan ; ii. Mengemaskini maklumat kakitangan yang baru dan yang telah bertukar.

6.0 PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

6.1 Capaian a) Sistem ini boleh dicapai mengunakan komputer peribadi, komputer riba komputer tablet

atau smartphone dan dapat diakses dimana-mana sahaja.

6.2 Kawalan a) Pemantauan pelaksanaan sistem ini perlu dilaksanakan dengan kerap bagi memastikan

semua pergerakan pegawai direkod. i. Pemantauan dilaksanakan setiap hari pada jam 9.00 pagi ; ii. Peringatan/Pemakluman melalui Infoblast/emel/telefon dikenakan kepada pegawai

yang tidak merekod pergerakan dalam sistem e-Gerak ; iii. Laporan pergerakan pegawai dibentang dalam Mesyuarat Pengurusan Agensi.

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

(E-GERAK) 7.0 CARTA ALIRAN KERJA PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PERGERAKAN PEGAWAI

CARTA ALIRAN PERKARA

TANGGUNGJAWAB

1. Mengeluarkan surat/memo arahan

2. Terima arahan

3. Daftarkan pergerakan dalam e-gerak

4. Memantau pergerakan

pegawai setiap jam 9.00 pagi.

Pergerakan pegawai direkod? 4.1 YA. 4.2 TIDAK. Peringatan/

Pemakluman melalui Infoblast/emel/telefon

5. Laporan Pergerakan Pegawai dan Staf dan tahap penggunaan eGerak dilaporkan dalam mesyuarat Sektor/PPD.

Ketua Sektor/Ketua Unit

Pegawai Pegawai Pegawai Meja

Unit Pentadbiran

TIDAK

Mula

1

2

4

3

5

YA

TAMAT