1

HRMIS SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MANUAL HRMIS 2.0

PENGURUSAN REKOD PERIBADI *Submodul Rekod Peribadi

(Maklumat Keluarga)

SEKSYEN PERJAWATAN & PENGGAJIAN

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA ARAS 6, BANGUNAN CANSELERI

UNIVERSITI MALAYA TEL: 03-79677867 FAKS: 79677094

2

ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKA SURAT

1 Pengenalan HRMIS 3

2 Objektif

3 Kaedah Pelaksanaan HRMIS

4 Glosari

5 Langkah-langkah untuk memasuki laman web HRMIS 2.0 4-6

6 Menu utama HRMIS 2.0 7

7 Proses Pengemaskinian Data (Carta Alir) 8

8 Panduan Pengguna Mengemaskini Maklumat Keluarga 9-13

9 Rujukan 14

10 Helpdesk Pentadbir HRMIS 15

3

1. PENGENALAN HRMIS

Apa itu HRMIS?

- Adalah sistem pengurusan sumber manusia yang bersepadu dimudahcarakan oleh

teknologi yang menggabungkan amalan terbaik pengurusan sumber manusia global.

- Ia adalah projek perintis yang dibangunkan di bawah inisiatif Kerajaan Elektronik.

2. OBJEKTIF

- Membantu pengurusan Universiti dan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mendapatkan

data yang berkualiti dan terkini.

- Perancangan tenaga kerja perkhidmatan awam yang berkesan.

- Mengemaskini rekod peribadi secara langkah demi langkah melalui konsep mesra pengguna.

3. KAEDAH PELAKSANAAN

- Maklumat kendiri dimasukkan oleh pemilik kompentensi sendiri dan bertanggungjawab ke

atas sebarang perubahan dan pengemaskinian data dalam HRMIS.

- Sebahagian maklumat pemilik kompetensi dikemaskini oleh pentadbir HRMIS berdasarkan

Sistem Maklumat Bersepadu dan salinan dokumen yang telah disahkan.

4. GLOSARI

KP : Kad Pengenalan

Pemilik Kompetensi : Rekod Peribadi yang mengandungi semua maklumat asas berkaitan dengan peribadi penjawat awam.

Waran Perjawatan : Dokumen yang mengandungi maklumat perjawatan Universiti

yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan (MOF) melalui JPA.

4

5. LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMASUKI LAMAN WEB HRMIS 2.0

5.1 Sila layari Portal Rasmi HRMIS di alamat url : http://www.eghrmis.gov.my/ seperti

rajah dibawah

5.2 Untuk mengakses aplikasi HRMIS 2, Sila klik pada Aplikasi HRMIS 2.0

Klik pada

“HRMIS 2.0”

5

5.3 Masukkan maklumat id pengguna dan kata laluan. Mengikut butiran dibawah dan Tekan butang HANTAR.

ID PENGGUNA : No. Kad Pengenalan KATA LALUAN : No. Kad Pengenalan (Bagi yang pertama kali

masuk sahaja)

5.3.1 Skrin setelah selesai log in

6

5.3.2 Sekiranya pengguna bertaraf lantikan kontrak di bawah peruntukan tabung

fakulti atau kolej, mesej berikut akan terpapar seperti rajah dibawah.

5.3.3 Sekiranya kata laluan tidak sah sebanyak 3 kali, sila hubungi pentadbir HRMIS UM

untuk reset Kata Laluan. Sila login semula seperti pengguna baru.

Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut

Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut

7

6. MENU UTAMA HRMIS

6.1 Peti Simpanan

Kegunaan Peti Simpanan adalah untuk menerima makluman status pengemaskinian

maklumat yang memerlukan pengesahan daripada pentadbir HRMIS.

6.2 Modul-Modul HRMIS yang digunapakai masa kini di Universiti Malaya.

1. Pentadbiran Sistem

2. Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib

3. Data Perjawatan

4. Penamatan Perkhidmatan

5. Pengurusan Rekod Peribadi

Segala MAKLUMAN status

kemaskini maklumat akan

diberitahu pada peti simpanan

Modul yang

digunakan di UM

1.

2.

3.

4.

5.

8

7. PROSES PENGEMASKINI DATA - (CARTA ALIR)

SEMAKAN DATA

* Sebarang pengemaskinian maklumat perlu mendapatkan pengesahan daripada Pentadbir HRMIS UM

STAF SEMAK MAKLUMAT DI PORTAL UM

STAF SEMAK DAN/ATAU KEMASKINI

MAKLUMAT DI HRMIS

MULA

TAMAT

STAF HANTAR SALINAN DOKUMEN YANG

DISAHKAN

BSM SAHKAN DATA DI HRMIS

STAF TERIMA MAKLUMAN PENGESAHAN

MELALUI PETI SIMPANAN HRMIS

iHRIS = HRMIS

HRMIS ≠ iHRIS @ Data

tiada dalam iHRIS

BSM INPUT DATA

DI iHRIS

9

8. PANDUAN PENGGUNA MENGEMASKINI MAKLUMAT KELUARGA

8.1 Skrin Utama

8.1.2 Skrin Left Menu.

Langkah 2 Gerakan mouse ke left menu Fungsi

Langkah 1 Klik pada menu Rekod Peribadi

10

8.1.3 Sila pilih Kemaskini Rekod Peribadi.

8.1.4 Skrin Kemaskini Rekod Peribadi akan terpapar seperti rajah dibawah.

Langkah 3 Klik pada menu Kemaskini Rekod Peribadi

Langkah 4 Klik pada tab menu Keluarga

11

8.2 Sub-Menu Maklumat Keluarga

- Keterangan berikut terbahagi kepada 2 bahagian:

8.2.1 Tambah Maklumat Keluarga

8.2.2 Senarai KP/Kad Pengenalan

8.2.1 Maklumat Keluarga

Langkah 5 Klik pada butang Tambah

Langkah 6 Sila pilih hubungan keluarga yang hendak dikemaskini

12

Contoh: Bahagian Tambah Maklumat Keluarga

8.2.2 Kemaskini Kad Pengenalan Ahli Keluarga

Langkah 7 Sila kemaskini maklumat dan pastikan semua maklumat

bertanda * wajib

diisi

Langkah 8 Klik pada butang Tambah

13

Keterangan

- Pilih Jenis KP – BARU

- Sila masukkan No. KP (contoh: 920101146363) dan pastikan kad pengenalan adalah

12 digit.

- Pilih Kategori semasa dan klik butang Teruskan.

8.2.3 Tambah Dokumen Sokongan

*Setiap maklumat yang telah dikemaskini akan disemak dan disahkan oleh Pentadbir HRMIS UM.

Langkah 9 Kemaskini semua jenis maklumat berdasarkan keterangan dibawah dan Klik butang Teruskan

Langkah 10 Klik butang Muat Naik

Langkah 11 Pilih Jenis Dokumen yang hendak dimuat naik dan Klik Teruskan.

Langkah 12 Klik butang Hantar

14

9. RUJUKAN

Buku panduan manual HRMIS 2.0 – Portal Rasmi HRMIS

Buku panduan manual HRMIS – Universiti Sarawak (UNIMAS)

Buku panduan manual HRMIS – Universiti Sultan Idris Shah (UPSI)

Buku panduan manual HRMIS – Universiti Utara Malaysia (UUM)

15

10. HELPDESK PENTADBIR HRMIS UNIVERSITI MALAYA

KETUA HRMIS : PUAN SITI AZLINA BINTI MAKMOR

PEGAWAI HRMIS : CIK ZUNNAJAH BINTI KAMARUDDIN

PENTADBIR HRMIS : ENCIK MOHAMAD ASRAF BIN AHMAD

: CIK NURZIYANA BINTI MOHD YUSOF

: PUAN NOR AZLINA BINTI ISMAIL

NO. TELEFON : 03-79677867/3524

NO. FAKS : 03-79677094

EMEL : hrisadmin@um.edu.my