JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA LAPORAN PROJECT...
Transcript of JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA LAPORAN PROJECT...
JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA
LAPORAN
PROJECT LESSON LEARNED
MENAIKTARAF SISTEM PENYAMAN UDARA
BERPUSAT SERTA LAIN-LAIN PERALATAN
BERKAITAN DI JABATAN KIMIA IBU PEJABAT,
PETALING JAYA, SELANGOR
DISEDIAKAN OLEH:
BAHAGIAN PENGURUSAN PORTFOLIO
CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL
IBU PEJABAT JKR MALAYSIA
DISEMBER 2018
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
1
ISI KANDUNGAN
1 PENGENALAN ................................................................................................................................... 2
2 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT ............................................................................................... 3
3 PENDEKATAN CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL DALAM PENGURUSAN
& PEMANTAUAN PROJEK ............................................................................................................. 4
4 METODOLOGI ................................................................................................................................... 6
5 IKTIBAR PROJEK ............................................................................................................................ 7
6 RUMUSAN ........................................................................................................................................ 14
6.1 Aspek Kekuatan (What Went Well) ........................................................................................ 14
6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better) ............................................... 14
6.3 Cadangan ..................................................................................................................................... 15
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
2
1 PENGENALAN
Kementerian Tenaga, Sains, Teknologi, Alam Sekitar & Perubahan Iklim
(MESTECC) telah melantik Jabatan Kerja Raya untuk melaksanakan Projek
Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan
Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor dengan kos
projek sebanyak RM 4,130,255.02. Skop pembinaan bagi projek ini melibatkan
perkara-perkara seperti berikut:
a) Kerja-kerja penggantian dua (2) unit chiller, satu set papan suis kawalan
utama, membaikpulih unit menara penyejuk, kerja-kerja perpaipan sistem
penyaman udara di dalam chiller plant room
b) Menguji & mentauliah keseluruhan sistem water cooled chiller serta lain-
lain peralatan berkaitan di chiller plant room Jabatan Kimia Malaysia.
Projek ini telah berjaya disiapkan dalam tempoh 5 bulan dan 3 hari, iaitu lebih awal
dari jadual sebanyak 27 hari beserta dengan penjimatan kos Projek ini juga telah
berjaya diserah kepada pihak pelanggan secara ‘3 dalam 1’ iaitu bersama
dokumen Perakuan Siap Kerja (CPC), Lukisan Terbina dan Manual Operasi &
Senggaraan serta Penyata Akaun Muktamad (SOFA).
Jadual 1: Projek Naiktaraf
Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah Perolehan
1. Kerja-Kerja Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
RM 4,130,255.02 Tender Terbuka
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
3
2 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT
Antara stakeholder yang terlibat ialah:
Pelanggan : Kementerian Tenaga, Sains, Teknologi,
Alam Sekitar & Perubahan Iklim
(MESTECC)
Head of Project Team (HOPT) : Pengarah Khidmat Pakar, CKM
Head of Project Team (HOPT) : Bahagian Pakar Penyaman Udara dan
Perlindungan Risiko Kebakaran
Pegawai Penguasa (S.O)
: Bahagian Pakar Penyaman Udara dan
Perlindungan Risiko Kebakaran
Wakil Pegawai Penguasa : Ketua Jurutera Mekanikal Negeri Cawangan
Kejuruteraan Mekanikal Negeri Selangor
Pengguna : Ibu Pejabat Jabatan Kimia Malaysia
Petaling Jaya, Selangor
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
4
3 PENDEKATAN CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL DALAM
PENGURUSAN & PEMANTAUAN PROJEK
Bahagian Pakar Penyaman Udara dan Perlindungan Risiko Kebakaran CKM telah
mengambil beberapa pendekatan dalam melaksanakan kerja-kerja penggantian
ini dari peringkat awal perancangan lagi bagi memastikan pelaksanaan
pengurusan dan pemantauan projek yang efektif dan menepati aspek masa, kualiti
dan kos yang ditetapkan.
Jadual 2: Pendekatan yang Diambil
Fasa Aspek Pendekatan yang Diambil
Peranan & Tanggungjawab
Pengurusan Sumber
Pengurusan Komunikasi
Permulaan Pembahagian tugas telah dilakukan Head of Project Team (HOPT) mengikut organisasi sediada
Penyelarasan untuk pelupusan aset Jabatan Kimia sedia ada dilaksanakan sebelum projek dimulakan
Perancangan Mengenalpasti skop kerja iaitu Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Jenis Chiller
Bengkel Pelan Pengurusan Risiko telah dilaksanakan
Mesyuarat Teknikal & Mesyuarat Pra-Pembinaan diadakan.
Perancangan Merujuk dan menggunakan dokumen Pelan Pengurusan Projek (PMP) yang telah disediakan sebagai kaedah dalam melaksanakan pengurusan projek.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
5
Fasa Aspek Pendekatan yang Diambil
Peranan & Tanggungjawab
Pengurusan Sumber
Pengurusan Komunikasi
Pemantauan
Komitmen yang tinggi daripada pengurusan CKM serta kerjasama yang erat antara stakeholder. Pemeriksaan kualiti dijalankan di tapak setiap hari. NCR akan dikeluarkan sekiranya berlaku percanggahan dengan spesifikasi yang ditetapkan. Pegawai Penguasa (S.O) dan Wakil Pegawai Penguasa (WPP) yang kompeten dalam bidang kuasa dan skop kerja masing-masing.
Menggunakan teknik dan kaedah penjadualan projek dalam pemantauan & pengesanan kemajuan projek. Komitmen yang tinggi dari kontraktor serta kerjasama erat dari end user bagi pelaksanaan kerja di luar waktu pejabat Intervensi dan bantuan daripada Bahagian Pengurusan Portfolio CKM sejak dari awal projek telah membantu dalam kejayaan pelaksanaan projek.
Mesyuarat koordinasi awalan telah dibuat di peringkat tertinggi bagi penentuan skop dan kos siling projek. Kekerapan mengadakan mesyuarat bersama stakeholder bagi mendapatkan maklumbalas keperluan/skop kerja, kelulusan bahan dan membuat keputusan. Pegawai Penguasa (S.O) dan Wakil Pegawai Penguasa (WPP) sering berbincang mengenai kemajuan projek.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
6
4 METODOLOGI
Pengumpulan maklumat project lesson learned ini dibuat melalui
perlaksanaan temubual bersama HODT projek pada 23 November 2018.
Temubual ini dijalankan untuk mengumpul semua maklumat dan juga
mencatatkan pengalaman pegawai yang telah terlibat di dalam projek ini.
Pengumpulan maklumat ini dikhususkan kepada fasa rekabentuk dan pembinaan
bagi projek ini.
Semua maklumat yang dikumpulkan diklasifikasikan kepada tiga aspek
utama seperti berikut:
What went well?
What could have been done better?
What are the lesson learned?
Setiap pegawai yang terlibat di dalam projek ini diminta untuk memberikan
maklumbalas dan maklumat berkaitan pelaksanaan projek diperingkat reka bentuk
dan pembinaan. Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, data
kemudiannya digabungkan dan dianalisa mengikut knowledge areas yang telah
dikenalpasti.
Carta Alir Project Lesson Learned
Interview Session to gather information relevant to lesson learned.
Consolidate information according to knowledge areas & project life-cycle.
Finding and recommendation
Analysis project lesson learned according to knowledge areas.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018
7
5 IKTIBAR PROJEK
Berikut disediakan Jadual 3 dan Jadual 4 yang masing-masing
menunjukkan analisa hasil maklumat yang diperolehi dan dikategorikan
mengikut knowledge areas serta huraian daripada hasil maklumat tersebut.
Jadual 3: Analisa Keseluruhan
Bidang Pengetahuan (Knowledge
Area)
What Went Well
(WWW)
What Could Have Been
Done Better (WCHBDB)
1 Skop 2 1
2 Masa 3 0
3 Kos 1 0
4 Kualiti 2 1
5 Sumber 1 0
6 Komunikasi / Stakeholder
2 1
7 Risiko 1 0
8 Perolehan 1 0
9 Integrasi 0 1
JUMLAH 13 4
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
8
Jadual 4: Iktibar Projek
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
1 Skop Pelupusan aset sedia ada sistem penyaman udara Jabatan Kimia telah dilaksanakan sebelum kerja-kerja naiktaraf bermula.
WWW Kelulusan pelupusan aset mendapat kelulusan awal melalui penyelarasan dan bengkel dengan pihak pelanggan sebelum kerja-kerja bermula
Skop kontrak yang komprehensif
WWW WWW WCHBDB Perubahan Kerja (VO) dapat dielakkan menerusi perancangan dan penilaian yang teliti untuk penetapan butiran dan kos WPS yang teratur dengan mengambil kira aspek luar jangka termasuk kerja-kerja sivil dan elektrik
Maklumat dan dokumentasi lengkap termasuk rekod senggara yang lengkap selepas serah projek perlu disimpan dengan baik dalam bentuk hardcopy dan softcopy oleh pelaksana projek dan pelanggan bagi mengurangkan risiko luar jangka bagi pelaksanaan projek-projek sedia ada terutamanya life building.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
9
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
2 Masa Pengurusan masa yang baik
WWW WWW WWW WWW Penjadualan Projek dan pemantauan yang berkesan membolehkan projek dapat disiapkan mengikut jadual dan diiktiraf sebagai "Project 3 in 1"
WWW WWW WWW WWW Projek siap lebih awal sebanyak 27 hari menerusi kerjasama dan komunikasi berkesan oleh semua pihak JKR dan pihak pelanggan.
WWW WWW WWW Jadual perancangan kerja mengambil kira aktiviti pihak pelanggan dan tempoh cuti umum semasa dalam tempoh kontrak
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
10
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
3 Kos Pengurangan dalam kos pembinaan.
WWW WWW Pengurangan dan penjimatan kos semasa projek menerusi kajian dan perancangan mengambil kira aspek luar jangka termasuk kerja-kerja elektrik dan sivil.
4 Kualiti Penghasilan rekabentuk sistem mekanikal.
WWW WWW WCHBDB WCHBDB Method statement dan kelulusan bahan telah dihantar mengikut borang SPK.
Maklumat dan rekod Lukisan Siap Bina bagi rekabentuk asal dan sedia ada bangunan pihak pelanggan tidak mencerminkan pemasangan sebenar di tapak. Perkara ini menyebabkan lukisan reka bentuk bagi kerja penggantian tidak menepati keperluan sebenar di tapak.
Pengawasan tapak bina.
WWW WWW Terdapat pegawai (Standing Supervision) yang memantau kualiti pemasangan bagi sistem mekanikal di tapak bina
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
11
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
5 Sumber Pengemblengan sumber manusia dan jentera dengan sebaiknya
WWW WWW Komitmen semua pihak bekerja di luar waktu pejabat, demi menyiapkan projek lebih awal dari ditetapkan; sebagai contoh wakil pelanggan menyediakan kakitangan untuk mengawasi kerja-kerja yang dilakukan pada waktu malam
6 Komunikasi / Stakeholder
Kekangan waktu kerja bagi kontraktor melibatkan semua pihak
WCHBDB Kerja-kerja perlu dilakukan pada luar waktu pejabat akan meningkatkan kos dan sumber secara tidak langsung
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
12
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
Komunikasi yang baik dan jelas di antara wakil pelanggan, JKR dan kontraktor
WWW WWW WWW Sentiasa berkomunikasi melalui pertemuan mesyuarat, aplikasi Whatsapp dan panggilan telefon
Penglibatan Stakeholder dalam keputusan penting
WWW WWW WWW WWW Sentiasa berkomunikasi melalui stakeholder untuk keputusan-keputusan penting dan dipersetujui bersama
7 Risiko Pengurusan risiko diadakan seawal mungkin dan perlu mengenalpasti semua risiko yang wujud
WWW WWW Bengkel Risk Assessment telah dilaksanakan bagi projek ini di peringkat awalan dan pindaan dilakukan sebelum projek disiapkan
8 Perolehan Perolehan adalah secara tender terbuka
WWW Penilaian tender dilakukan dengan teliti agar melantik kontraktor yang benar-benar layak sahaja dari segi kewangan, teknikal serta pengalaman berkaitan
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu
Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
13
Bil. Bidang Pengetahuan
Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)
Masalah / Kelemahan / Kekangan
(Knowledge Area)
What Went Well? What Could Have Been Done Better?
9 Integrasi Integrasi sistem di bangunan sedia ada
WCHBDB
Peralatan sedia ada (BAS) yang tidak digantikan bersama dengan peralatan baru (ACMV) tidak diambil kira dalam kelulusan peruntukan menyebabkan sistem tidak dapat dikawal dan dipantau secara optimum.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
14
6 RUMUSAN
Secara keseluruhannya, Kerja-Kerja Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara
Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat,
Petaling Jaya, Selangor merupakan satu projek yang boleh dijadikan contoh dan
pengajaran kepada pelbagai pihak. Projek ini merupakan projek penggantian yang
padat dan singkat. Dengan komitmen yang diberikan oleh semua pihak terutama
pasukan projek dari Bahagian Pakar Penyaman Udara dan Perlindungan Risiko
Kebakaran, projek ini dapat disiapkan lebih awal daripada yang dijadualkan dan
diiktiraf sebagai projek serahan yang merangkumi 3 in 1 iaitu lengkap dengan
dokumen Perakuan Siap Kerja (CPC), Lukisan Terbina dan Manual Operasi &
Senggaraan (O&M) serta Penyata Akaun Muktamad (SOFA). Projek ini juga telah
mendapat penghargaan secara bertulis yang telah diberikan oleh pihak pelanggan
kepada Cawangan Kejuruteraan Mekanikal, JKR.
6.1 Aspek Kekuatan (What Went Well)
Untuk menjadi projek yang diiktiraf sebagai projek 3 in 1 bukanlah sesuatu
yang mudah. Segala aspek perlu dititikberatkan dari peringkat penyerahan
sehingga penyerahan. Antara faktor kejayaan projek ini adalah penjadualan
projek yang dilakukan dengan baik pada peringkat awal projek, komunikasi
yang berkesan antara semua stakeholder dan disusuli dengan pemantauan
yang berkesan oleh pegawai tapak bina (standing supervision) agar
perancangan yang telah diatur tidak tersasar. Peranan dan tanggungjawab
yang turut digalas bersama oleh semua pihak termasuk Pegawai Tapak
Bina dapat membantu dalam menyelesaikan banyak perkara yang dihadapi
diperingkat pembinaan sama ada yang berpunca daripada rekabentuk
ataupun berpunca dari keadaan semasa di tapak. Di samping itu, konsep
‘delighting customer’ dijadikan sebagai kunci utama untuk memastikan
setiap aktiviti yang dirancang khususnya bagi bangunan berpenghuni ketika
kerja naiktaraf berjalan (life building) bukan sahaja mengambil kira visi dan
misi JKR malahan juga visi dan misi pihak pelanggan.
6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better)
Terdapat juga beberapa aspek dalam pelaksanaan projek yang perlu
ditambahbaik antaranya dalam penetapan skop projek dan perancangan
sumber manusia. Aspek ini dilihat adalah wajar untuk diterapkan kepada
projek-projek yang akan datang bagi memastikan penyampaian
perkhidmatan yang lebih cemerlang.
Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain
Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor
2018
15
6.3 Cadangan
Penemuan-penemuan yang dibincangkan dalam laporan ini adalah amat
berguna untuk perancangan kerja-kerja yang seumpamanya (kerja-kerja
menaiktaraf) pada masa akan datang. Penemuan ini seharusnya dilihat
dari sudut yang positif dalam memastikan setiap teguran yang dibuat
adalah tidak berulang. Secara keseluruhan antara cadangan
penambahbaikan yang boleh diambil sebagai pengajaran bagi projek ini
adalah seperti berikut
1. Maklumat dan dokumentasi lengkap termasuk rekod senggara yang
lengkap selepas serah projek perlu disimpan dengan baik dalam bentuk
hardcopy dan softcopy oleh pelaksana projek dan pelanggan bagi
mengurangkan risiko luar jangka bagi pelaksanaan projek-projek sedia
ada terutamanya life building.
2. Pengurusan masa perlu dilaksanakan bagi kerja-kerja yang dilakukan
pada luar waktu pejabat bagi mengelakkan peningkatan mendadak
terhadap kos dan sumber.
3. Integrasi sistem di bangunan sedia ada perlu diambil kira semasa
peringkat perancangan supaya sistem dapat dikawal dan berfungsi
secara optimum.