DEFINISI LAPORAN

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang dihadapi

yang dilaporkan.

( Kamus Dewan 1996:766). Laporan juga dikenali sebagai suatu kenyataan formal

hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang

sesuatu hal yang disampaikan sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang

diarah untuk menyampaikannya.

(Oxford English Dictionary). Laporan digunakan oleh golongan professional seperti

penyelidik, pentadbir, perunding, penyiasat dan seumpamanya untuk membuat

sesuatu projek, mengesan masalah dan mengambil tindakan untuk mengatasi

sesuatu masalah, menentukan strategi pemasaran atau untuk menilai kejayaan

sesuatu rancangan.

(Ab. Rahman Ab Rashid dan Yap Kim Fatt:1998).Penulisan laporan berbeza,

bergantung kepada tujuan atau perkara yang dilaporkan.

Menurut Ellis dan Hopkins (1985) Laporan ialah dokumen untuk menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca

tertentu.

(Buku Bahasa Melayu 1, Siti Hajah Abdul Aziz ) Kertas yang mengandungi khabar atau maklumat. Kenyataan formal hasil daripada

sesuatu penyelidikan lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh

sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.

( Buku Bahasa Melayu Komunikasi, Dr Abdull Sukor Shaari, Prof Madya Dr Nuraini Yusoff, Mohd Isha Awang ) Disampaikan secara sistematik dan objektif dengan menitikberatkan kejelasan dan

ketepatan kandungannya.

FUNGSI LAPORAN

Kita harus memulai dengan perkara yang lebih jelas mengenai apa yang ingin ditulis.

Ia tidak sama dengan subjek kerana ia berfokus pada tujuan laporan. Apa yang kita

harapkan ialah untuk pembaca benar-benar lakukan selepas mereka membaca

laporan itu (mempengaruhi). Sebagai contoh:

No. Fungsi Huraian

1. Merakamkan dan

merekodkan sesuatu

- Laporan hasil daripada program yang telah

dijalankan dan laporan tentang gejala

ponteng sekolah yang berlaku di sekolah-

sekolah.

- Merakamkan dan merekodkan sesuatu

perkara atau peristiwa.

2. Memaklumkan

pelaksanaan dan

perkembangan sesuatu

- Dihasilkan terutamanya jika sesuatu projek

itu memakan tempoh masa yang panjang

hingga dua atau tiga tahun.

3. Menyalurkan cadangan - Seseorang dapat menyalurkan idea dan

pandangan untuk diambil perhatian dan

dinilai oleh pihak-pihak tertentu.

- Contohnya, laporan yang disediakan oleh

pihak atasan yang bertujuan untuk kenaikan

pangkat kakitangan bawahanya.

4. Mempertahankan

tindakan

- Seseorang individu dapat menyuarakan

pandangan dan pendirian secara formal,

berdisiplin dan professional.

- Dapat menggariskan alasan dan bukti yang

konkrit dalam laporan

5. Membentangkan

perancangan

- Membentangkan perancangan bagi sesuatu

projek, aktiviti atau program yang bakal

dijalankan.

- Mendapatkan pengesahan dan keputusan

majoriti.

CIRI-CIRI LAPORAN

Untuk menulis laporan memerlukan kebolehan menulis yang tinggi dari segi

penguasaan bahasa. Antaranya ciri laporan terbaik ialah :

a) Bersifat objektif dan sahih Iaitu bukan tanggapan dan agakan. Ini kerana laporan bertujuan memberi

maklumat yang betul dan tepat. Sebelum melapor, satu kajian dan penelitian

data harus dilakukan. Bahan yang dilapor hendaklah mempunyai unsur ilmiah,

empiritikal dan konkrit.

b) Persembahan BerilustrasiFakta yang dipersembahkan hendaklah disertai dengan gambar, graf, jadual,

peta minda bagi memudahkan pemahaman pembaca.

c) Bahasa yang ringkas, tepat dan padatBahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang sederhana dan mudah

difahami kerana laporan bertujuan untuk memperjelaskan fenomena yang

berlaku dan memberikan kefahaman kepada pembacanya. Justeru, bahasa

laporan mestilah mudah difahami dengan menggunakan ayat- ayat yang

ringkas, tepat dan padat. Bahasa yang terlalu ilmiah dan banyak

menggunakan istilah khusus hanya sesuai untuk bidang dan orang- orang

tertentu sahaja.

d) Bersifat objektif dan sahih.Kandungan laporan hendaklah berdasarkan sumber yang sahih. Penulis

hendaklah membuat penilaian ke atas bahan sama ada perlu dimasukkan ke

dalam laporan ataupun tidak.

e) Struktur dan nada yang formalStruktur perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran. Sama

ada perenggan demi perenggan atau bab demi bab. Laporan itu perlu ditulis

secara bertimbang rasa dan bertolak ansur. Kesan sesuatu laporan juga perlu

diteliti. Gaya penulisan laporan berbeza antara satu sama lain kerana

kemahiran berbahasa setiap individu berbeza. Penulis perlu memilih

perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat mudah difahami.

f) Kegunaan LaporanIaitu perlu mencatat fungsi dan objektif laporan itu ditulis dan hendakah

selaras dengan tajuk laporan itu. Ada juga laporan tertentu. Kesimpulan

penting untuk melengkapkan laporan dan maklumat hendaklah tepat. Ia

mengandungi latar belakang sejarah hingga kepada penghasilan laporan.

Hujah dikemukakan berdasarkan bukti kukuh.

g) Pernyataan PendapatTerdapat pada akhir laporan dan merupakan rumusan secara keseluruhan

terhadap perkara yang ditulis dalam laporan. Jika laporan dalam bentuk bab,

kesimpulan harus dibuat di dalam setiap bab. Cadangan merupakan

mencatatkan rasionalnya laporan itu ditulis. Laporan akan dianggap dokumen

bertulis jika pelapor memahami keperluan pembaca dan mengemukakan

butiran yang bersesuaian.

JENIS- JENIS LAPORAN

Terdapat pelbagai jenis laporan yang ditulis untuk pelbagai tujuan dan maksud

tertentu. Jenis- jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan kandungan dan sifat

laporan. Laporan dapat dibahagikan kepada dua kategori iaitu laporan berbentuk

borang seperti laporan berita dan laporan berkala dan laporan berbentuk terbuka

atau panjang seperti laporan kajian, laporan prestasi dan laporan tahunan. Antara

jenis laporan yang umum ialah:

Laporan Tahunan• Disediakan oleh sesebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi.

• Tujuan : Menyediakan perancangan yang lebih baik @ mencapai prestasi

yang lebih tinggi pada masa akan datang.

• Dibuat setahun sekali.

• Disampaikan mengikut urutan tarikh.

Laporan Khas • Tujuan : Mendapatkan maklumat yang pantas, tepat & jelas.

• Berguna kepada organisasi @ masyarakat mendapatkan gambaran

sebenar sesuatu peristiwa.

Laporan Prestasi• Mengandungi penjelasan tentang tugas yang telah selesai & kejayaan yang

dicapai oleh sesebuah syarikat atau organisasi.

Laporan Penilaian

• Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus

penilaian.

• Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada pihak

tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.

Laporan Sulit

• Mengandungi maklumat tentang latar belakang individu.

• Maklumat mestilah tepat

• Membantu sesuatu pihak membuat keputusan terhadap permohonan

seseorang calon.

Laporan Kajian

• Dilakukan oleh sesuatu jawatankuasa atau lembaga yang

dipertanggungjawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, kejadian,

dasar dan sebagainya.

• Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan & disampaikan

kepada pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya. Tidak bersifat fiksyen.

Laporan Lawatan

• Tujuan : Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu

berlangsung.

• Dilaporkan mengikut perkembangan peristiwa.

• Tepat & mudah difahami.

Laporan Aktiviti Persatuan

• Tujuan : Merakamkan atau memaklumkan sesuatu.

• Ditulis mengikut format tertentu.

• Disediakan oleh setiausaha persatuan.

FORMAT LAPORAN

Format umum sesuatu laporan itu terdiri daripada perkara-perkara berikut:

a. Tajuk Laporan

Laporan dimulakan dengan memperkenalkan nama persatuan atau

organisasi, diikuti dengan tajuk laporan. Ada juga laporan yang tidak

menyatakan nama persatuan atau organisasi, tetapi terus kepada tajuk.

Jika dalam setahun terdapat beberapa laporan yang akan ditulis,

nombor bilangan laporan perlu dicatatkan. Nama dan tajuk laporan

hendaklah ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan.

Tajuk laporan ditulis di tengah-tengah bahagian atas karangan dan

digariskan sepenuhnya. Selang sebaris daripada tajuk dituliskan tarikh,

masa, dan tempat, terutama bagi laporan yang khusus tentang aktiviti,

lawatan atau majlis tertentu. Kesemua maklumat ini ditulis dibahagian

tengah laporan. Huruf pertama bagi setiap kata kecuali kata sendi, kata

hubung, dan kata sandang hendaklah ditulis dengan huruf besar. Tajuk

boleh juga ditulis keseluruhannya dengan huruf besar.

b. Isi / kandungan Laporan

Terdiri daripada tajuk dan subtajuk dan menggunakan sistem

penomboran. Isi bermula dengan pendahuluan atau pengenalan dan

diakhiri dengan penutup sama seperti karangan biasa. Isi laporan ini

bergantung pada perkara-perkara yang hendak dilaporkan.

c. Penamat Laporan

Ditulis di sebelah kiri laporan selepas perenggan terakhir dengan

melangkaui dua atau tiga baris kosong penamat. laporan ditulis selang

sebaris daripada ayat terakhir dalam isi laporan dan dimulakan dengan

frasa pengakuan pelapor, iaitu, 'Disediakan oleh' atau 'Dilaporkan oleh'

yang diikuti dengan tanda koma pada akhir frasa itu. Dibawah

pengakuan pelapor disediakan ruang untuk tandatangan pelapor.

Selepas itu, nama lengkap pelapor ditulis di dalam kurungan dengan

huruf besar kesemuanya dan diikuti nama dan jawatan pelapor. Selang

sebaris dicatatkan pula tarikh laporan itu ditulis. Kesemua maklumat ini

ditulis di sebelah kiri. Penamat laporan seperti ini sama seperti

bahagian penamat pada minit mesyuarat. Terdapat cara yang lain bagi

penamat laporan, iaitu pelapor tidak perlu menandatangani laporan

tersebut, sebaliknya hanya nama penuh pelapor dengan huruf besar

dengan beserta jawatan sahaja yang dicatatkan. Tarikh laporan pula

ditulis di sebelah kanan bersetentang dengan pengakuan pelapor.

Contoh:

Akhir sekali, bahagian-bahagian lain, dalam sebuah laporan

terdapat bahagian-bahagian lain yang tidak kurang pentingnya,

terutamanya jika laporan tersebut mempunyai banyak halaman yang

terdiri daripada beberapa bab. Hal ini bermakna tidak semua laporan

memerlukan perkara-perkara tersebut. Antara bahagian lain itu ialah:

i) Senarai kandungan

Maklumat ini diperlukan untuk laporan yang panjang. Senarai

kandungan terdapat pada bahagian awal laporan dan hendaklah

ditulis secara berurutan, bermula dari halaman kandungan itu

sendiri hingga ke halaman yang terakhir. Senarai kandunga

disertakan muka surat dan penomboran pada tajuk atau subtajuk,

sama ada yang terdapat dalam badan laporan.

Disediakan oleh:

16 OGOS 2010

NURUL HIDAYAH BINTI MOHD SAWAL

ii) Senarai jadual dan rajah

Jika dalam laporan terdapat jadual, gambarajah, carta, graf dan

peta yang digunakan untuk menjelaskan sesuatu hujah, maklumat

datang penerangan supaya lebih mudah difahami, maka perkara

tersebut perlu disenaraikan dalam satu halaman khas selepas

senarai kandungan. Nombor jadual atau rajah tersebut perlu

dicatakan berserta nombor halamannya.

iii) Abstrak atau ringkasan Abstrak atau ringkasan diperlukan bagi laporan yang panjang,

terutama laporan kajian. Perkara ini memberikan gambaran umum

tentang keseluruhan kandungan laporan, ringkasa atau latar

belakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama serta

cadangan.

iv) Senarai rujukan atau bibliografi

Rujukan merupakan bahan sumber yang dinyatakan dalam isi

sesutu laporan sementara bibliogarafi ialah bacaan tambahan oleh

pelapor. Rujukan atau bibliografi ini perlu disenaraikan pada

bahagian akhir laporan dan ditulis mengikut susunan abjad bermula

daripada a hingga z.

v) Apendiks atau lampiran

Merupakan maklumat tambahan bagi laporan yang panjang bagi

bertujuan untuk mengukuhkan hujah atau memberikan bukti.

Perkara ini merupakan sebahagian daripada isi laporan. Bahagian

ini diletakkan di bahagian akhir laporan selepas senarai bibliografi.

Bilangan lampiran bergantung pada keperluan justifikasi laporan,

malah ada laporan yang tidak memerlukan lampiran.

______________________________________ }

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

__________________________________________________________

___________________________________________________________

_________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

________________,} ____________ }

________________ }

( _______________ ) }

________________

________________

Petunjuk ;

a Tajuk laporan

b Isi / kandungan

c Pengakuan pelapor

d Tarikh

e Tandatangan pelapor

f Nama pelapor

b

c

e

d

f

g

a

g Nama jawatan dan persatuan

(Sumber: Siti Hajar Abd Aziz, muka surat 282)