BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam menunjang kehidupan yang baik dan sejahtera maka salah

satu hal yang terpenting yang tidak bisa dipisahkan adalah pendidikan.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003

tentang sistem pendidikan nasional menyebutkan bahwa pendidikan

adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan

proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan

potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan,

pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta

keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.

Adapun pendidikan yang bisa ditempuh adalah pendidikan yang

bersifat non formal dan pendidikan yang bersifat formal yang bertujuan

untuk menjadikan manusia yang berkualitas dan berbudi pekerti yang baik.

Pendidikan formal bisa didapatkan dari mulai bangku sekolah dasar

hingga sampai dengan bangku kuliah. Banyak bermacam-macam cara

yang digunakan untuk meningkatkan kualitas dari pendidikan itu sendiri

misalnya yaitu dengan melalui program kuliah magang yang dapat

dijadikan sebagai gambaran awal tentang dunia kerja. Maalah yang

seringkali lulusan mahasiswa alami ketika masuk dalam dunia kerja adalah

kesulitan dalam penyesuaian dengan dunia kerja karena banyak hal yang

masih berbeda antara materi-materi yang dipelajari saat masih di bangku

kuliah dengan praktek langsung kerja nyata yang dilakukan.

Program kuliah magang ini menjadi salah satu hal yang penting

bagi mahasiswa karena membantu mahasiswa dalam rangka persiapan

untuk terjun langsung dalam dunia kerja nantinya. Mahasiswa yang sudah

mendapatkan bekal pengetahuan dari proses pendidikan diharapkan

nantinya dapat diterapkan dalam menunjang mereka saat terjun di dunia

kerja. Magang juga bermanfaat bagi mahasiwa sebagai alat pengembangan

diri menuju mahasiswa yang mandiri, kreatif, dan inovatif sehingga

mampu untuk beradaptasi di lingkungan kerja.

Selain itu, program kuliah magang ini juga merupakan program

akademis dari lembaga pendidikan di Brawijaya khususnya pada Jurusan

Administrasi Publik. Dalam mewujudkan salah satu misi Fakultas Ilmu

Administrasi yaitu meningkatkan kualitas dan kuantitas pelaksanaan Tri

Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi: pendidikan dan pengajaran;

penelitian; serta pengabdian pada masyarakat. Oleh karena itu, dengan

adanya program kuliah magang ini diharapkan mahasiswa dapat

memberikan kontribusi yang nyata kepada masyarakat dalam bentuk

memanfaatkan pengetahuan dan materi-materi yang diperolehnya dari

perkuliahan ke dalam dunia nyata.

Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang dipilih

sebagai tempat pengamatan dan praktek kerja lapang yang telah memenuhi

syarat seperti yang telah diajukan oleh Jurusan Ilmu Administrasi Publik.

Data dan informasi perkembangan kependudukan merupakan informasi

strategis dan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak. Penduduk yang selalu

dinamis karena dalam kehidupannya akan mengalami kejadian-kejadian

seperti lahir, pindah, sekolah, bekerja, menikah, dan meninggal. Oleh

karena itu, pelayanan administrasi kependudukan harus selalu memberikan

pelayanan yang prima dengan pemanfaatan kemajuan teknologi dan

informasi pada sekarang ini.

Bentuk kemajuan teknologi dan informasi yang dilakukan dalam

bidang pelayanan administrasi kependudukan oleh kementrian dalam

negeri adalah dengan adanya Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan. Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25

tahun 2015 menyebutkan bahwa Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi

informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan administrasi

kependudukan ditingkat penyelenggara dan dinas kependudukan dan

pencatatan sipil sebagai satu kesatuan. Dengan adanya Sistem Informasi

Administrasi Kependudukan ini antara lain bertujuan untuk agar

terwujudnya database yang terpusat dan dapat diintegrasikan untuk

kepentingan-kepentingan lain.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu

sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur, dan

memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi

kependudukan sehingga tercapai tertib dokumen dan administrasi dibidang

kependudukan. Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 88 /

2004 tentang penerapan teknologi dibangun dalam Sistem Informasi

Administrasi Kependudukan diharapkan pengolahan data akan lebih

mudah dan efisien sehingga dapat meningkatkan pelayanan dalam hal

kemudahan dan kecepatan.

Selain itu, akan lebih baik jika mahasiswa mengetahui lebih jauh

bagaimana prinsip pelayanan dan sistem kerja yang diterapkan di kantor

ini agar nantinya dapat dijadikan sebagai pengalaman sebelum benar-benar

terjun di dunia kerja yang luas dan kompetitif.

B. Tujuan Kegiatan Magang

Pelaksanaan kegiatan KKN/Magang ini dimaksudkan untuk

memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya bagi semua pihak, baik bagi

mahasiswa sendiri, lembaga perguruan tinggi, maupun bagi pihak instansi

selaku obyek pelaksanaan dari kegiatan ini, adapun tujuan yang ingin kami

capai tersebut adalah :

a) Tujuan Umum

1. Untuk memberikan kontribusi nyata kepada masyarakat dalam

bentuk mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh ke dalam

dunia nyata, sekaligus untuk mewujudkan salah satu misi Fakultas

Ilmu Administrasi yaitu meningkatkan kualitas dan kuantitas

pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi

2. Untuk menambah wawasan, dengan melaksanakan Magang ini

mahasiswa diharapkan mendapatkan gambaran kerja yang

sesungguhnya dan juga mendapatkan pengalaman yang selama ini

belum dapat diperoleh selama di bangku perkuliahan.

b) Tujuan Khusus

1. Sebagai wahana untuk mengaplikasikan teori dan ketrampilan

praktis yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan ke dalam

praktek di dunia kerja yang sesungguhnya.

2. Sebagai sarana untuk membandingkan antara teori yang pernah

diperoleh dengan praktek kerja yang sesungguhnya, apakah teori

yang telah diterima di bangku perkuliahan telah sesuai dengan

penerapannya, dan untuk mengetahui apakah kurikulum yang

diberikan telah sesuai dengan kebutuhan dunia kerja pada saat

sekarang ini.

3. Untuk dijadikan sebagai bekal dalam mempersiapkan diri terjun ke

dalam masyarakat dan dunia usaha yang sesungguhnya.

4. Untuk menambah wawasan praktis yang terdapat pada instansi

terkait sehingga mahasiswa mendapat gambaran realita kerja yang

sesungguhnya.

C. Manfaat Kegiatan Magang

a) Bagi Instansi

1. Sebagai salah satu sarana penghubung antara pihak instansi dengan

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

2. Sebagai penyumbang saran bagi pengembangan kinerja pegawai di

kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang di masa

mendatang.

b) Bagi Mahasiswa

1. Untuk mengaplikasikan pengetahuan teoritis yang diperoleh di

bangku perkuliahan dengan kondisi yang sebenarnya di lapangan.

2. Dapat menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada ilmu

yang dimiliki serta dalam tata cara hubungan dengan masyarakat

dilingkungan kerja.

3. Dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk

menyesuaikan diri dalam dunia kerja di masa yang akan datang.

4. Sebagai sarana untuk memperoleh pengalaman kerja guna

meningkatkan kemampuan diri.

5. Untuk menciptakan pola pikir yang lebih maju dalam menghadapi

berbagai permasalahan.

c) Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

1. Sebagai bahan evaluasi atas laporan hasil Magang yang dilakukan

oleh mahasiswa untuk penyesuaian kurikulum di masa yang akan

datang agar menjadi lebih baik.

2. Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan jurusan

Administrasi Publik kepada badan usaha yang membutuhkan

lulusan atau tenaga kerja yang dihasilkan oleh Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

3. Sebagai media untuk menjalin hubungan kerja dengan instansi/

perusahaan yang dijadikan sebagai tempat Magang.

4. Sebagai tolok ukur kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan

ilmu pengetahuan.

BAB II

RENCANA KERJA

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Tempat pelaksanaan magang di Kantor Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Malang, Perkantoran Terpadu Gedung A Lt. 2 Jl. Mayjen Sungkono

Malang. Waktu pelaksanaan magang disesuaikan dengan batas waktu yang

ditetapkan selama 7 minggu, terhitung mulai 29 Juni 2015 sampai dengan 21

Agustus 2015. Magang dilakukan setiap hari Senin sampai dengan hari jumat

mulai pukul 08.00-16.00 WIB, dan pada bulan Ramadhan mulai pukul 08.00-

15.00 WIB.

B. Metode Pelaksanaan Magang

Selama pelaksanaan magang di Kantor Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Malang, kami menggunakan metode sebagai berikut:

1. Wawancara

2. Dokumentasi

3. Metode Penilaian Kinerja

C. Jadwal Kegiatan Magang

Pada Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang, terdapat

pembagian jam kerja yang berlaku bagi seluruh pegawai. Pembagian jam kerja

dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 1. Jam Kerja Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

No. Hari Kerja Jam Kerja Istirahat

1. Senin – Kamis 08.00 - 16.00 WIB 12.00 - 13.00 WIB

2. Jumat 08.00 - 15.00 WIB 11.30 - 13.00 WIB

Tabel 2.Jam Kerja Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang selama

Bulan Ramadhan

No. Hari Kerja Jam Kerja Istirahat

1. Senin – Kamis 08.00 - 15.00 WIB 12.15 – 12.45

2. Jumat 08.00 - 14.30 WIB 11.15– 13.00

Jam kerja kegiatan Magang yang dilakukan pada Kantor Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Malang yakni pada pukul 08.00 - 15.00. Namun hal ini

hanya berlaku selama satu bulan awal magang karena bulan ramadhan, untuk

selanjutnya kegiatan magang dilakukan sesuai jam kerja awal yaitu pada pukul

08.00 - 16.00.

D. Pembagian Kegiatan Magang

Pada saat pelaksanaan kegiatan magang di Kantor Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Malang, pembagian kerja kelompok kami adalah sebagai

berikut:

Tabel 3.Pembagian Kerja Magang

No. Nama TanggalBidang

KerjaKeterangan

1. Bangga Pradifta 2-4 Juli Ekspor

7-11 Juli Cukai Tanggal 9 Libur Pemilu

14-18 Juli Manifes

21-25 Juli Ekspor

28 Juli-1 Agustus - Libur Hari Raya

4-8 Agustus Cukai

11-15 Agustus Manifes

2 Gigih Mulyo 2-4 Juli Cukai

7-11 Juli Manifes Tanggal 9 Libur Pemilu

14-18 Juli Ekspor

21-25 Juli Cukai

28 Juli-1 Agustus - Libur Hari Raya

4-8 Agustus Manifes

11-15 Agustus Ekspor

3 Yanuar Fiandana 2-4 Juli Manifes

7-11 Juli Ekspor Tanggal 9 Libur Pemilu

14-18 Juli Cukai

21-25 Juli Manifes

28 Juli-1 Agustus - Libur Hari Raya

4-8 Agustus Ekspor

11-15 Agustus Cukai

BAB III

HASIL KEGIATAN

A. Gambaran Umum Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Malang

1. Visi dan Misi Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Malang

a. Visi

Dengan kemajuan dan pemanfaatan teknologi pada era ini

guna mewujudkan pelayanan yang prima kepada seluruh

masyarakat maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Malang mempunyai visi “Terwujudnya pusat database

kependudukan yang akurat dan aktual berbasis Sistem

Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)”.

Prinsi-prinsip dari visi tersebut adalah :

1. Pusat database kependudukan

Guna menghindari kerancuan sumber data kependudukan,

fungsi sebagai pusat database kependudukan mutlak menjadi

prinsip utama. Semua data dan informasi yang berkaitan

dengan kependudukan dihimpun, dikelola, dan dimanfaatkan

untuk kepentingan pembangunan.

2. Database yang akurat dan aktual

Sebagai pusat database kependudukan, prasyarat utama yang

harus dipenuhi adalah akurasi dan aktualitas database. Untuk

mencapai level akurasi dan aktualitas data yang tinggi,

dilakukan dengan pemutakhiran berkelanjutan melalui

pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang

terintegrasi.

3. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Integrasi pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

harus diakomodasi dalam satu sistem informasi berbasis

teknologi terkini yang handal, mempunyai tingkat keamanan

yang tinggi, mempermudah dan mempercepat proses

pelayanan, serta menyajikan hasil layanan.

b. Misi

Misi dari Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan profesionalitas, efisiensi dan efektifitas

organisasi ;

2. Mengoptimalkan dan meningkatkan pengelolaan administrasi

kependudukan ;

3. Meningkatkan kualitas kinerja pelayanan administrasi

kependudukan secara prima;

Selain visi dan misi yang telah ditetapkan yang telah

disebutkan di atas, Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Malang juga mempunyai motto “Bersama Anda

Layanan Kami Prima”. Makna dari motto tersebut adalah

pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil menganut

sistem stelsel pasif, dalam artian bahwa pelayanan diberikan

berdasarkan pelaporan yang dilakukan oleh masyarakat. Sehingga

untuk mencapai pelayanan prima harus didukung oleh partisipasi

aktif dari seluruh komponen masyarakat.

2. Sejarah dan Lokasi

3. Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 6 Tahun 2012

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah dan Peraturan Walikota

Malang Nomor 57 Tahun 2012 Tentang Uraian Tugas Pokok, Fungsi dan

Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maka dibentuklah

struktur organisasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

malang sebagai berikut:

4. Tugas Pokok dan Fungsi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Malang

Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil melaksanakan tugas

pokok penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang

kependudukan, pencatatan sipil, dan transmigrasi. Dinas Kependudukan

Dan Pencatatan Sipil mempunyai fungsi :

1. Perumusan/pelaksanaan kebijakan teknis kependudukan pencatatan

sipil;

2. Penyusunan dan pelaksanaan Rencana Strategis dan Rencana Kerja

Tahunan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

3. Pelaksanaan pendaftaran penduduk;

4. Pelaksanaan pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK);

5. Penerbitan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk

(KTP), Kartu Tanda Penduduk Khusus;

6. Pelaksanaan penerbitan dan pengelolaan dokumen catatan sipil;

7. Pencatatan mutasi penduduk dan perubahan data-data penduduk;

8. Pengumpulan dan pengolahan data penduduk dengan hak akses;

9. Pelaksanaan dan fasilitasi transmigrasi;

10. Pengelolaan sistem dan pelayanan informasi kependudukan;

11. Pelaksanaan penyuluhan kependudukan dan catatan sipil;

12. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kependudukan;

13. Pelaksanaan pencatatan sipil;

14. Pelaksanaan kegiatan bidang pemungutan retribusi;

15. Pelaksanaan administrasi umum meliputi penyusunan program,

ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah

tangga, perlengkapan, kehumasan, kepustakaan, dan kearsipan;

16. Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM);

17. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP);

18. Pelaksanaan fasilitasi pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan

secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas

layanan;

19. Pengelolaan pengaduan masyarakat bidang kependudukan &

catatan sipil;

20. Pemberdayaan dan pembinaan jabatan fungsional;

21. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi;

22. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai tugas dan

fungsi.

B. Bidang Kegiatan Magang Pada Kantor Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Malang

a. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang : Administrasi

Kependudukan, dan perubahannya Undang-Undang Nomor 24

Tahun 2013

2. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang: Peraturan

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006

3. Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang: Persyaratan

dan Tata Cara Pendaftaran Kependudukan dan Pencatatan Sipil

4. Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 15 Tahun 2008 tentang:

Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil

5. Peraturan Walikota Malang Nomor 11 Tahun 2009 tentang:

Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Kependudukn di

lingkungan Pemerintah Kota Malang

b. Jenis-Jenis Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Malang

1. Pelayanan Pendaftaran penduduk, meliputi:

Penerbitan dan penandatanganan dokumen biodata penduduk

Penebitan Kartu Keluarga (KK)

Penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Pelaporan pendaftaran perpindahan penduduk dan pelaporan

kedatangan penduduk

Pendaftaran pindah datang orang asing

Pendaftaran pindah datang orang asing dalam wilayah NKRI

(Pindah datang orang asing yang memiliki izin tinggal tetap

dalam wilayah NKRI dan pindah datang orang asing yang

memliki izin tinggal terbatas dalam wilayah NKRI)

Pendaftaran WNI pindah ke luar negeri

Pendaftaran pindah ke luar negeri (SKPLN) bagi orang asing

Pendaftaran orang asing datang dari luar negeri dengan izin

tinggal terbatas

Pendaftaran penduduk orang asing yang meiliki izin tinggal

terbatas yang berubah status menjadi izin tinggal tetap

Surat keterangan lahir mati

Surat keterangan pelepasan kewarganegaraan Indonesia

2. Pelayanan Pencatatan Sipil, meliputi:

Pencatatan kelahiran

Pencatatan perkawinan

Pencatatan perceraian

Pencatatan kematian

Pencatatan pengakuan anak

Pencatatan pengesahan anak

Pencatatan pengangkatan anak

c. Bidang Kegiatan Magang

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Prosedur dan mekanisme penerbitan Kartu Tanda Penduduk

(KTP):

Penduduk mengisi dan menandatangani formulir

permohonan KTP WNI

Penduduk membawa surat pengantar dari RT dan RW

Petugas registrasi kelurahan melakukan verifikasi dan

validasi data

Petugas registrasi mencatat dalam buku harian peristiwa

kependudukan dan peristiwa penting (Buku Register)

Lurah menandatangani formulir pemohonan Kartu Tanda

Penduduk (KTP)

Petugas registrasi menyerahkan formulir permohonan

Kartu Tanda Penduduk (KTP) kepada penduduk untuk

dilaporkan kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil

Pelaksanaannya dilakukan dengan cara:

Petugas registrasi melakukan verifikasi dan

validasi data penduduk

Petugas registrasi menyampaikan formulir

permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang

dilampiri dengan kelengkapan berkas persyaratan

sebagai dasar penerbitan Kartu Tanda Penduduk

(KTP)

Petugas registrasi melakukan perekaman data

kedalam database kependudukan

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

menandatangani dan menerbitkan Kartu Tanda penduduk

2. Kartu Keluarga

Mekanisme/prosedur penerbitan Kartu Keluarga (KK):

Penduduk mengisi dan menandatangani formulir

permohonan Kartu Keluarga (KK)

Penduduk membawa surat pengantar dari RT dan RW

Petugas registrasi melakukan verifikasi dan validasi data

penduduk

Petugas registrasi mencatat dalam buku harian peristiwa

kependudukan dan peristiwa penting (Buku Register)

Lurah menandatangani formulir permohonan Kartu

Keluarga (KK)

Lurah/petugas registrasi meneruskan berkas formulir

permohonan Kartu Keluarga (KK) kepada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Petugas Dinas Kpendudukan dan pencatatan sipil

melakukan perekaman data ke dalam database

kependudukan

Kepala Dinas Kpendudukan dan Pencatatan Sipil

menerbitkan dan menandatangani Kartu Keluarga (KK)

3. Akta Kelahiran

Prosedur/mekanisme pelayanan Akta kelahiran di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil:

Penduduk mengisi dan menyampaikan formulir F2-01,

saksi menandatangani di formulir permohonan kemudian

menyerhakan kepada petugas pendaftaran pencatatan

kelahiran dengan melampirkan semua persyaratan

Petugas pencatatan sipil yang menangani bidang

pencatatan kelahiran melakukan verifikasi dan validasi

data

Penduduk menandatangani Register Akta Kelahiran

Petugas verifikator melakukan verifikasi ulang kesesuaian

berkas permohonan dengan register dan kutipan akta yang

telah dicetak

Pejabat pencatatan sipil yang menangani bidang

pencatatan kelahiran mencatat pada register dan

menerbitkan kutipan Akta Kelahiran

Kepala instansi pelaksana atau pejabat pencatatan sipil

menandatangani register register dan kutipan akta

kelahiran

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

menandatangani register akta kelahiran dan kutipan akta

kelahiran

Petugas memberikan stempel dan melakukan pengarsipan

digital (scanning) register akta, kutipan akta dan semua

berkas permohonan akta kelahiran

Petugas menyerahkan kutipan akta pada pemohon di loket

pengambilan

4. Akta Kematian

Prosedur/mekanisme penerbitan akta kematian di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil:

Penduduk mengisi dan menyampaikan formulir F-2.28

dan F-2.29, saksi menandatangani di formulir permohonan

kemudian menyerahkan kepada petugas pendaftaran

pencatatan kematian dengan melampirkan semua

persyaratan

Petugas pencatatan sipil yang menandatangani bidang

pencatatan kematian melakukan verifikasi dan validasi

data

Penduduk menandatangani register akta kematian

Petugas verifikator melakukan verifikasi ulang kesesuaian

berkas permohonan dengan register dan kutipan akta yang

telah dicetak

Pejabat pencatatan sipil yang menangani bidang

pencatatan kematian mencatat pada register dan

menerbitkan kutipan akta kematian

Kepala instansi pelaksana atau pejabat pencatatan sipil

menandatangani register dan kutipan akta kematian

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

menandatangani register akta kematian dan kutipan akta

kematian

Petugas memberikan stempel dan melakukan pengarsipan

digital (scanning) register akta, kutipan akta dan semua

berkas permohonan akta kematian

Petugas menyerahkan kutipan akta pada pemohon di loket

pengambilan

5.

C. Bentuk-Bentuk Dukungan

Dalam melaksanakan kegiatan magang di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Malang, tidak terlepas dari adanya dukungan dalam

menyusun laporan magang, Adapun bentuk-bentuk dukungan yang ada antara lain

yaitu :

1. Hubungan antara staf pegawai dengan peserta magang yang baik.

Sehingga peserta magang tidak merasa canggung ketika pelaksanaan

magang.

2. Sikap yang ditunjukkan oleh seluruh staf pegawai yang ramah.

3. Staf pegawai membantu peserta magang dalam mencari bahan terkait

dengan penyusunan laporan magang.

4. Lengkapnya peralatan kantor sehingga memudahkan dalam

melaksanakan tugas-tugas kantor seperti mesin fotocopy dan scanner,

komputer, serta akses internet.

D. Hambatan-Hambatan Selama Kegiatan Magang

Selama melaksanakan kegiatan magang di Dinas Kependudukan dan

Pencatatn Sipil di Kota Malang, tidak lepas dari yang namanya hambatan. Adapun

beberapa hambatan yang kami temukan selama proses melakukan kegiatan

magang terutama dalam pengerjaan tugas yang diberikan, antara lain :

a. Wongnya keluruahan ki kurang canggih cuk

b. Asd

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Temuan Gap antara Teori dan Praktek

Selama kegiatan magang yang kami lakukan ini, kami memperoleh banyak

pengetahuan dan pengalaman yang sangat berharga untuk kehidupan di kampus

maupun di luar kampus secara umum. Demikian pula dengan pengetahuan baru

terkait dengan judul magang kami. Banyak data-data yang kami peroleh selama

kegiatan magang berlangsung yang digunakan sebagai penyusunan laporan

magang ini. Data yang kami dapatkan diantaranya adalah berkaitan dengan

penerapan teknologi dan informasi pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil

di Kota Malang.

1. Teori Administrasi Publik

Administrasi publik yang sebagai sebuah disiplin ilmu memiliki sifat

elektik dan multidisipliner. Dengan sifatnya yang multidisipliner tersebut

bangunan teori administrasi publik sangat dipengaruhi oleh konsep, metodologi

dan pendekatan dari sidiplin ilmu yang lain seperti ilmu ilmu politik, ekonomi,

sodiolgi, manajemen, psikologi, dan lain-lain.

Administrasi publik merupakan sebuah seni dan juga ilmu yang ditujukan

untuk dapat mengatur “public affairs” dan melaksanakan berbagai tugas yang

telah ditetapkan. Sebagai disipin ilmu administrasi publik bertujuan untuk

memecahkan masalah publik melalui perbaikan terutama di bidang organisasi,

sumberdaya manusia, dan keuangan (Chandler dan Plano dalam Keban, 2004).

Beberapa definisi lain terkait administrasi publik dari pendapat-pendapat yang

dikutip Stillman II sebagai berikut:

a. Aminidtrasi publik merupakan produksi barang-barang dan jasa yang

direncanakan untuk melayani kebutuhan masyarakat konsumen. Definisi

tersebut memandang bahwa administrasi publik merupakan suatu kegiatan

yang berkaitan dengan ekonomi atau dapat disamakan dengan bisnis tetapi

secara khusus dalam menghasilkan barang dan pelayanan publik (Dimock,

Dimock dan Fox)

b. Administrasi publik sebagai “the work of government” atau pekerjaan

yang dilakukan oleh pemrintah (Barton dan Chappel).

c. Administrasi publik sebagai semua yang dicapai pemerintah, atau

dilakukan sesuai dengan pilihan kebijakan sebagaimana dijanjikan pada

kampannya pemilihan (Starling)

d. Administrasi pulik adalah usaha kerjasama kelompok dalam suatu

lingkungan publik, yang mencakup ketiga cabang yaitu yudikatif,

legislatif, dan eksekutif, mempunyai suatu peranan penting dalam

memformulasikan kebijakan publik sehingga menjadi bagian dari proses

politik; sangat berbeda dengan cara-cara yang ditempuh oleh administrasi

swasta dan berkaitan erat dengan beberapa kelompok seasta dan individu

dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat (Nigro dan Nigro).

e. Administrasi publik merupakan pemanfataan teori-teori dalam proses-

proses manajemen, politik dan hukum untuk memenuhi mandat

pemerintah di bidang legislatif, yudikatif, dan eksekutif dalam rangka

fungsi-fungsi pengaturan dan pelayanan terhadap masyarakat secara

keseluruhan ataupun sebagian (Rosenbloom).

f. Administrasi publik adalah seuatu kombinasi yang kompleks antara teori

dan praktik dengan tujuan memprosmosikan pemahaman terhadap

pemerintah dalam hubungannya dengan masyarkat yang diperintah, dan

juga mendorong kebijakan publik agar lebih responsif terhadap kebutuhan

sosial. Administrasi publik berusaha melembagakan praktik-praktik

manajemen agar sesuai dengan nilai efektifitas, efisiensi, dan pemenuhan

kebutuhan masyarakat secara lebih baik (Nicholas Henry).

Dari semua batasan di atas, ada beberapa makna penting berkenaan dengan

hakikat administrasi publik, yaitu:

Bidang tersebut lebih berkaitan dengan dunia eksekutif, meskipun

juga berkaitan dengan dunia yudikatif dan legislatif;

Bidang tersebut berkenaan dengan formulasi dan implementasi

kebijakan publik;

Bidang tersebut juga berkaitan dengan berbagai masalah

manusiawi dan usaha untuk mengerjakan tugas-tugas pemerintah;

Meskipun bidang tersebut berbeda dengan administrasi swasta

tetapi ia overlapping dengan administrasi swasta;

Bidang tersebut diarahkan untuk menghasilkan public good

(barang publik) dan services (pelayanan).

Bidang ini memiliki aspek teoritis dan praktis

2. E-Government Sebagai Penunjang Sistem Administrasi Modern

E-Government (berasal dari kata Bahasa Inggris electronics government,

juga disebut e-gov, digital government, online government atau dalam konteks

tertentu transformational government) adalah aplikasi teknologi yang berbasis

internet dan perangkat digital lainya yang dikelola oleh pemerintah untuk

keperluan penyampaian informasi dari pemerintah ke masyarakat, mitra bisnis,

pegawai, badan usaha, dan lembaga-lembaga yang ainya secara online. E-

Government adalah penggunaan teknologi dan informasi modern dalam

modernisasi sistem administrasi yang terdiri dari tindakan dibawah ini:

Desain komputerisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional antar

departemen dan badan

Komputerisasi pelayanan kepada masyarakat dan badan usaha yang sering

kali berdampak pada integritas pelayanan antar departemen dan adan yang

berbeda

Penyediaan teknologi informasi dan komunikasi kepada para pengguna

pelayanan pemerintah

Fungsi utama E–Government pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Malang adalah sebagai alat bantu dalam pelayanan dari pemerintah kepada

masyarakat, selain itu manfaat dari implementasi E-Government yang lain adalah:

Memperbaiki efektifitas dan efisiensi kinerja aparatur dalam proses

pemerintahan

Memberdayakan masyarakat melalui penciptaan masyarakat baru faham

Teknologi dan mampu mengapdatasi perubahan global

Meningkatkan good government dengan control, transparansi, dan

akuntabilitas

Meningkatkan kualitas pelayanan pubik dari pemerintah kepada

masyarakat (Mindarti, 2005)

Bentuk wujud dari penerapan E-Government pada Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Malang adalah dengan adanya sistem informasi

administrasi kependudukan (SIAK). Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan adalah suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-

prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem

administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang

kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan

Pencatatan Sipil.

Selain program SIAK, website online dispendukcapil juga merupakan salah satu

bentuk e- gov. Yang didalamnya dapat menyajikan informasi tentang persyaratan

dan ketentuan dalam proses pelayanan di despendukcapil seperti persyaratan

pengurusan akta kelahiran, kematian, ktp, kk, perpindahan penduduk, dll

Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan)

online, yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004

tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005

tentang Administrasi Kependudukan

Dalam penerapannya pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Malang, sistem informasi administrasi kependudukan ini sudah cukup baik

karena kompetensi pegawai-pegawai yang ada pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Malang sudah mumpuni. Dengan pembekalan tentang

kemajuan teknologi dan informasi, para pegawai dapat beradaptasi dengan

perubahan yang ada yaitu dengan komputerisasi dalam penggunaan sistem

informasi administrasi kependudukan.

Dari segi pengadaan dan penyediaan fasilitas guna mendukung untuk

tercapainya E-Government, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Malang sudah cukup. Hal ini didukung dengan beberapa fasilitas yang sudah

disediakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang seperti

adasdasdasdadsasasda...(data sarana dan prasarana).

Dengan didukung sarana dan prasarana yang telah disediakan oleh Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang dan juga pegawai-pegawai yang

kompeten dalam pemanfaatan sarana dan prasarana tersebut maka dapat

mendukung pelayanan yang optimal kepada masyarakat. Justru hambatan yang

terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang adalah pada

pegawai-pegawai yang terletak di kelurahan-keluarahan. Pada kenyataanya

Administrasi publik

Pelayanan Publik

Electronic Government (Konsep, pengapliaksian electronic govenrment: 4

tingaktan dalam penerapan electronic government)

Teori electronic government oleh Mustopadidjaya (2003) dalam Habibullah,

Achmad (2010:188) yang menyatakan bahwa pemerintahan yng mengadopsi

teknologi yang berbasis internet, internet yang dapat melengkapi dan

meningkatkan program dan pelayanannya. Tujuan utamanya adalah untuk

memberikan kepuasan maksimal.

Heeks (1999) dalam Hasibuan dan Santoso (2005:1) mendefinisikan e

government adalah yang dilakukan oleh pemerintah dengan menggunakan

teknologi informasi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat

TEMUAN GAP

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi maka pemerintah dalam

melakukan kegiatannya secara langsung maupun tidak langsung telah menyerap

kemajuan-kemajuan teknologi dan informasi. Pemanfaatan teknologi dan

informasi dalam bidang pemerintah telah membantu pemerintah dalam

menjalankan roda pemerintahan. Banyak perubahan-perubahan yang dibawa oleh

kenajuan teknologi dan informasi dalam bidang pemerintah. Seperti dalam bidang

kependudukan, administrasi kependudukan yang berorientasi pada pertumbuhan

penduduk dengan kemajuan teknologi dan informasi menjadi lebih efektif dalam

pelayanannya.

Salah satu pengaruh dari kemajuan teknologi dan informasi dalam bidang

administrasi kependudukan adalah dengan adanya sistem informsi administrasi

kependudukan yang terintegrasi langsung dengan pusat. Penerapan sistem

informasi administrasi kependudukan (SIAK) sangat membantu dalam

memberikan pelayanan yang terkait dengan kependudukan kepada masyarakat.

Begitu pula penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu sistem

informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur, dan memakai

standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan

sehingga tercapai tertib dokumen dan administrasi dibidang kependudukan.

Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 88 / 2004 tentang penerapan

teknologi dibangun dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

diharapkan pengolahan data akan lebih mudah dan efisien sehingga dapat

meningkatkan pelayanan dalam hal kemudahan dan kecepatan.

Dalam pengamatan yang kami lakukan saat kegiatan magang berlangsung

ditemukan beberapa hal yang berkaitan dengan penerapan teknologi dan informasi

dalam hal ini penerapan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK)

pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang yaitu sebagai

berikut:

1. asd

2. asd

3. asd

B. TEMUAN GAP ANTARA TEORI DAN PRAKTEK

C. REKOMENDASI PERBAIKAN

BAB V

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

B. Saran

Daftar Pustaka