Laporan Pertanggungjawaban

Akhir Tahun: Direktorat Administrasi

Lusi Pratiwi – Artnice Mega

Pembuatan SOP Administrasi(1)

OArahan:o Mengelola secara optimal

sistem manajemen administrasi Kabinet KM ITB

o Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB

Pembuatan SOP Administrasi(2)

OKendala: Sosialisasi SOP melalui menteri dan menko, tetapi masih banyak staff yang belum memahami SOP sehingga seringkali tanpa sadar tidak mematuhi SOP.

OSolusi: Menyebarkan SOP melalui dropbox kabinet, menempel SOP tertentu di sekre (misal: SOP surat masuk di dekat boks kementrian)

Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(1)

OArahan: Mengelola secara optimal sarana dan prasarana penunjang aktivitas kabinet KM ITB

Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(2)

OKendala:OBarang di sekretariat sangat

banyak. Bahkan ada barang-barang peninggalan kabinet sebelumnya dan banyak pula barang-barang yang sulit pendataannya, misalnya pensil, spidol, pulpen.

OSekre berpindah ke CC Barat Ruang 28, pendataan menjadi kurang rapi

Pendataan dan penjagaan barang milik kabinet(3)

OSolusi: Revitalisasi sekre untuk merapikan barang-barang. Barang yang sudah tidak dibutuhkan dibuang atau dibagikan kepada tim revitalisasi

Kalender Kegiatan Kabinet(1)

OArahan: Mengupayakan keselarasan waktu kegiatan yang diselenggarakan Kabinet KM ITB dalam lingkup KM ITB

OKendala: Adanya perubahan waktu kegiatan dan adanya kegiatan yang sebelumnya tidak termasuk dalam proker kabinet

Kalender Kegiatan Kabinet(2)

OSolusi: Bekerja sama dengan kemenkoan DINPUS untuk mengaktifkan whiteboard di sekre sebagai sarana publikasi kegiatan menggunakan post it

Pengumpulan LPJ Bulanan(1)

OArahan: Mengupayakan usaha-usaha untuk berkembang sebagai fungsi penunjang KM ITB

OKendala: Pengumpulan LPJ dari sekretaris menteri ke direktorat administrasi sering terlambat

Pengumpulan LPJ Bulanan(2)

OSolusi: Memajukan deadline pengumpulan sehingga keterlambatan tidak mempengaruhi pengumpulan LPJ ke kongres

Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(1)

OArahan:o Memfasilitasi pemenuhan

kebutuhan akademis anggota KM ITB

o Membantu penyelesaian masalah nonakademis anggota KM ITB

Memfasilitasi Mahasiswa ITB yang mewakili ITB maupun Indonesia(2)

OKendala: Permohonan surat pengantar seringkali mendadak

OSolusi: Mengerjakan pembuatan surat sesegera mungkin

Kumpul Rutin Sekretaris

OArahan: Membantu mempublikasikan kegiatan yang dilakukan elemen KM-ITB kepada seluruh anggota KM-ITB

OKendala: Tidak semua sekretaris datang kumpul

OSolusi: Informasi disebarkan melalui sekretaris menko dan media maya

Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(1)

OArahan: Menjaga komunikasi antara kabinet KM-ITB dengan seluruh elemen KM-ITB

OKendala: Tidak semua himpunan bisa datang pada waktu yang telah ditetapkan

Kunjungan Silaturahmi Satu Kesekjenan ke HMJ(2)

OSolusi: Himpunan yang tidak datang mendapatkan informasi langsung dari sekjen kabinet

~ SEKIAN ~TERIMA KASIH