Laporan Jawatankuasa Sambutan dan Pendaftaran Progran Pendidikan Pencegahan Dadah

Minggu 1 - Pembentangan Organisasi

Pada minggu pertama, ahli jawatankuasa (AJK) tertinggi program pendidikan

pencegahan dadah telah membentuk organisasi program. Antara jawatankuasa yang

terlibat ialah sambutan dan pendaftaran. Jawatankuasa ini terdiri daripada Nur

Khalilah binti Shamsul Bahri, Nurul Fatihah binti Ibrahim dan Lee Yee Ching. Nur

Khalilah dilantik sebagai ketua pengarah di bawah jawatankuasa ini. Tugas

jawatankuasa ini ialah berhubung dengan bahagian protokol untuk mengetahui

jemputan dan sambutan, menempah parking untuk VIP dan memastikan sambutan

dan jumlah peserta yang akan hadir.

Minggu 2 - Pelaksanaan Perancangan Awal

Minggu kedua merupakan minggu merancang tugasan yang perlu dibuat. Antara

perancangan ialah pada mulanya, kita berhubung dengan bahagian protokol untuk

memastikan bilangan VIP yang dijemput hadir sebagai ahli panel program ini dan

mula menyediakan senarai nama pelajar tahun 1 dan tahun 3 daripada kursus kerja

sosial untuk memudahkan proses pendaftaran pada hari program nanti. Selepas

mengetahui bilangan VIP, jawatankuasa sambutan dan pendaftaran perlu berurusan

dengan Wisma Aman untuk menempah parking VIP. Tambahan itu, jawatankuasa

akan berhubung dengan jawatankuasa protokol untuk mengetahui jenis kenderaan

VIP dan nombor plat kenderaan supaya dapat mengenali dan mengarah kenderaan

VIP ke tempat parking yang betul. Tugasan jawatankuasa juga pada hari kejadian

ialah menjaga kaunter pendaftaran untuk memastikan setiap peserta mendaftarkan diri

sebelum program bermula.

Minggu 3 - Gerak kerja awal.

Ahli jawatankuasa juga membuat senarai nama para peserta iaitu senarai nama

peserta tahun 1 dan tahun 3, tujuannya adalah untuk memastikan bilangan para

peserta adalah lengkap mengikut bilangan ahlinya. Tugas kami yang seterusnya

adalah membuat surat permohonan pengosongan kenderaan bagi memudahkan proses

tetamu jemputan berjalan dengan lancar.

Ahli jawatankuasa pendaftaran membuat persediaan semasa berlangsungnya

program iaitu ahli jawatan kuasa pendaftaran memastikan kedatangan peserta diambil

iaitu dengan memastikan bahawa nama dan no matrik setiap orang para peserta adalah

betul mengikut senarai nama yang telah dibuat sebelum masuk ke dewan. Proses

pendaftaran akan berlangsung di bahagian lobi utama dewan.

Seterusnya ahli jawatankuasa pendaftaran juga memastikan bahawa proses

pendaftaran berjalan dengan lancar, bagi memastikan kehadiran dapat diambil dengan

sepenuhnya. Seterusnya ahli jawatankuasa pendaftaran juga memastikan kehadiran

tetamu berjalan dengan lancar iaitu dengan bersiap sedia di tempat kereta bagi

memudahkan pergerakan tetamu jemputan.

Minggu 4 - Pembentangan gerak kerja.

Bagi memastikan proses pendaftaran berjalan dengan lancar kami sebagai ahli

jawatankuasa pendaftaran perlulah membentangkan dahulu hasil kerja awal kami

memastikan tidak berlaku sebarang kesilapan semasa proses pendaftaran berlaku

semasa berlangsungnya pendaftaran. Pembentangan ini haruslah dilakukan bersama

dengan penyelaras program iaitu Dr Fauziah Binti Ibrahim.

Tujuan pembentangan dilakukan adalah untuk memastikan semua kerja yang

dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan dapat mengenal pasti kesalahan awal dan

seterusnya dapat diperbaiki supaya gerak kerja yang akan berlangsung dapat

dilakukan dengan lancar.

Minggu 5 - Penerangan dan Penyelesaian Masalah

Ketua Pengarah menerangkan secara terperinci tugasan bagi jawatankuasa sambutan

dan pendaftaran kepada setiap ahli jawatankuasa. Perincian tugas bermula sebelum,

semasa dan selepas program. Selain itu, Ketua Pengarah juga menerangkan bahawa

jawatankuasa sambutan dan pendaftaran hendaklah berhubung dengan post-post lain

seperti post program, protokol, teknikal, tugas-tugas khas, pameran dan logistik.

Masalah Penyelesaian

1. Kelewatan pengesahan jumlah VIP yang

akan hadir telah menjejaskan proses

jawatankuasa untuk menempah jumlah

tempat letak kenderaan

1. Sentiasa berhubung dengan jawatankuasa

Protokol tentang bilangan VIP.

2. Kelewatan menempah tempat letak kereta

di hadapan Pusanika

2. Sentiasa berhubung dengan pihak Wisma

Aman untuk mengetahui status permohonan.

3. Menghadapi masalah tentang bilangan

kenderaan yang akan pihak AADK gunakan

untuk pameran.

3. Berhubung dengan jawatankuasa pameran.

Minggu 6 - Perancangan dan Pelaksanaan Gerak Kerja

Sebelum Semasa Selepas

1. Menempah tempat letak

kenderaan VIP dan pihak

AADK di hadapan

Pusanika.

1. Menjaga kaunter pendaftaran

pelajar di hadapan Auditorium

Siswa dengan memastikan setiap

pelajar merekodkan kehadiran dan

maklumat berkaitan untuk

pembahagian sijil dan mengisi

borang Rakan Anti Dadah AADK.

1. Memaklumkan kepada

jawatankuasa Cenderamata

bilangan pelajar yang hadir

untuk urusan pembahagian sijil.

2. Berurusan dengan pelajar

tahun satu dan tahun tiga

Kerja Sosial untuk

mendapatkan senarai nama

pelajar.

2. Memastikan Wisma Aman telah

menyediakan tempat letak

kenderaan VIP dan mencukupi

dengan bilangan yang ditempah.

2. Memaklumkan kepada Majlis

Tertinggi dan AJK lain tentang

jumlah kehadiran dan sambutan

pelajar.

3. Membantu jawatankuasa

protokol menguruskan

jemputan.

3. Memastikan sambutan pelajar

untuk datang ke program disambut

baik.

3. Melaksanakan post mortem

selepas program berakhir

dengan menilai setiap

kelemahan dan hasil

jawatankuasa sambutan dan

pendaftaran.

4. Menyediakan cenderahati

untuk pelajar semasa

pendaftaran dan sesi

cabutan bertuah.

4. Memastikan VIP dan pihak

AADK mendapat tempat letak

kenderaan yang sepatutnya.

5. Berurusan dengan

jawatankuasa Pameran

untuk tempat letak

kenderaan AADK.

5. Memaklumkan kepada

jawatankuasa lain tentang ketibaan

VIP dan pihak AADK.

6. Berurusan dengan

jawatankuasa Protokol

untuk mengetahui jenis dan

bilangan kenderaan VIP

serta no plat.

6.Berhubung dengan ahli

jawatankuasa TTK yang menunggu

ketibaan VIP di pintu utama UKM.

7. Menyediakan borang

Rakan Dadah AADK untuk

pelajar tahun satu dan dua

Kerja Sosial.

7. Menyerahkan borang Rakan Anti

Dadah AADK kepada jawatankuasa

cenderamata untuk diserahkan

kepada AADK.

Kelebihan dan Kelemahan Jawatankuasa Sambutan dan Pendaftaran

Kelebihan Kelemahan

1. Bidang tugas jawatankuasa sambutan dan

pendaftaran melibatkan peringkat awal

program sahaja.

1. Tidak memastikan tagging ada untuk

diletakkan di tempat letak kenderaan ada

semasa hari kejadian.

2. Sambutan peserta yang hadir telah

membantu memeriahkan program.

2. Kelewatan ahli jawatankuasa hadir di

tempat letak kenderaan Pusanika

menyebabkan sedikit masalah kepada pihak

Wisma Aman.

3. Kerjasama yang baik dapat dilihat dengan

pihak Wisma Aman semasa proses

menempah tempat letak kenderaan

walaupun permohonan lewat.

2. Masalah untuk berkomunikasi dengan

AJK TTK telah menyukarkan jawatankuasa

untuk berhubung.

4. Kerjasama yang baik diberikan oleh ahli

jawatankuasa telah memudahkan gerak

kerja sambutan dan pendaftaran.