PERMOHONAN MENGHADIRI KURSUS/LATIHAN/PERSIDANGAN/PEMBENTANGAN KERTAS KERJA KE LUAR NEGARA

MAKLUMAT PEMOHON

Nama Pemohon : ____________________________________________

Fakulti / Pusat : ____________________________________________

SENARAI SEMAK

Borang Permohonan Menghadiri Kursus/Latihan/persidangan/Pembentangan Kertas Kerja ke Luar Negara UTHM.PP/ULK-14/2007/Pin.4 yang telah lengkap diisi.

Kertas kerja yang lengkap (jika ada)

Brosur Persidangan yang akan dihadiri

Borang Permohonan Tempahan Penerbangan (sekiranya perlu)

Bukti Penerimaan Kertas Kerja / Pendaftaran oleh Pihak Penganjur

Pengesahan tahap persidangan oleh penganjur (Email/surat rasmi)

Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negara (Borang A)

(Untuk Kegunaan Unit Latihan & Kursus, Pejabat Pendaftar)

(Untuk kegunaan Unit Latihan & Kursus)

Maklumat Peruntukan Baki

Peruntukan pusat

Anggaran Perbelanjaan

Yuran

Perbelanjaan Lain

Ulasan

Disahkan oleh:

___________________________Penolong PendaftarTarikh:

Disemak oleh :

…………………………………………………………….Pembantu Tadbir (P/O)Tarikh :

UNIT LATIHAN DAN KURSUS PEJABAT PENDAFTAR.

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

GARIS PANDUAN & PERATURAN PERMOHONAN MENGHADIRI KURSUS/LATIHAN/PERSIDANGAN/

PEMBENTANGAN KERTAS KERJA KE LUAR NEGARA

1. Borang permohonan menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan (UTHM.PP/ULK-14/2007/Pin.4) hendaklah diisi dengan lengkap dan dikemukakan ke Unit Latihan & Kursus, Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya enam (6) minggu sebelum tarikh perjalanan ke luar negara.

2. Naib Canselor adalah berkuasa untuk meluluskan sebarang permohonan untuk melakukan perjalanan ke Luar Negara.

3. Tempoh lawatan untuk kursus/latihan/seminar/persidangan ke luar Negara tidak boleh melebihi 7 hari.

4. Bagi menghadiri kursus-kursus di luar Negara, hendaklah kursus-kursus tersebut tidak dapat dikelola atau dianjurkan oleh institut latihan di dalam negara.

5. Pegawai hendaklah memastikan sumber kewangan bagi pembiayaan perjalanan ke luar Negara dengan menggunakan Geran penyelidikan atau peruntukan PTj yang berkaitan.

6. Penyertaan dalam kursus di luar Negara (selain daripada seminar/persidangan/bengkel) yang tempohnya terlalu pendek seperti tiga atau empat hari adalah tidak digalakkan.

7. Permohonan kursus/latihan/seminar/persidangan ke Luar Negara menggunakan geran penyelidikan hendaklah mendapat kelulusan daripada Pengarah PPI dengan menggunakan borang yang disediakan oleh Pusat Penyelidikan & Inovasi.

8. Pegawai hanya boleh dipertimbangkan untuk mengikuti kursus dan latihan di luar Negara untuk seterusnya selepas genap satu (1) tahun tamat mengikuti kursus dan latihan berkenaan. (Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 2005)

9. Hanya dua orang pegawai sahaja dibenarkan untuk menyertai setiap lawatan yang diadakan di luar negara kecuali terdapat peraturan lain di bawah geran penyelidikan tertentu. (Pekeliling Dalaman Kewangan Bil. 7 Tahun 2009 KPTM)

10. Pencalonan menghadiri persidangan ke luar negara hanya digalakkan kepada peserta yang akan membentangkan kertas kerja.

11. Visa perjalanan hendaklah diuruskan oleh pemohon sebelum tempahan tiket dibuat. Pegawai boleh merujuk kepada laman web Kementerian Luar Negara, http://www.kln.gov.my bagi senarai Negara-negara yang memerlukan visa.

12. Tempahan tiket kapal terbang dan tuntutan elaun pakaian panas bagi yang layak hendaklah dikemukakan melalui Unit Pentadbiran dan Kewangan, Pejabat Pendaftar.

UTHM.PP/ULK-14/2007/Pin.4

13. Setelah mendapat kelulusan menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan, pegawai hendaklah berurusan terus dengan pihak penganjur terutama dari segi pendaftaran dan hal-hal lain sekiranya ada.

14. Sekiranya berlaku pembatalan kursus/latihan/seminar/persidangan samada oleh pihak penganjur atau pegawai sendiri, pegawai hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada Unit Latihan & Kursus Pejabat Pendaftar.

15. Sekiranya pegawai ingin menarik diri menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan, pegawai hendaklah memaklumkan sendiri kepada pihak penganjur mengenai penarikan diri pegawai dari menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan tersebut.

16. Kegagalan memenuhi keperluan para 14 dan 15 di atas, pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos oleh pihak penganjur atau kos-kos lain yang telah dikenakan disebabkan perkara ini.

17. Pegawai yang telah tamat menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan diwajibkan menyerahkan salinan kertas kerja/nota/bahan kursus kepada Perpustakaan (Unit Perolehan) menggunakan borang seperti yang dilampirkan (Perp.UPS/PP).

18. Pegawai yang ingin menggunakan kenderaan Universiti dikehendaki memohon kepada Unit Kenderaan, Pejabat Pendaftar.

19. Sebarang tuntutan perjalanan pegawai hendaklah menggunakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan (Ben/UPY/005) dan dikemukakan ke Pejabat Pendaftar atau Pusat Tanggungjawab yang berkaitan selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas tamat menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan.

20. Tuntutan ini mestilah disertakan bersama salinan surat tawaran menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan dengan syarat-syaratnya, bukti-bukti resit serta dokumen-dokumen sokongan yang telah diakui sah oleh Dekan/Ketua PTj seperti keratan tiket kapal terbang/bording pass, salinan borang pergerakan kakitangan (UTHM.PP/BPP-10/2007), salinan borang permohonan mengunakan kenderaan sendiri (BEN/UPY/006/2006-Pin.1), aturcara kursus/latihan/seminar/persidangan dan Borang Penyerahan Kertas Kerja, Laporan dan Penerbitan kepada Perpustakaan (Perp.UPS/PP) beserta borang penerimaan Laporan Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi/Kursus Ke Luar Negara (Lampiran B).

21. Sekiranya syarat-syarat dan peraturan yang ditetapkan ini tidak dipatuhi maka Pegawai tersebut boleh dikenakan tindakan yang sewajarnya seperti surcaj dan lain-lain tindakan tatatertib.

22. Pegawai yang telah menghadiri kursus/latihan/seminar/persidangan/Lawatan rasmi dikehendaki melengkapkan dan menghantar Borang Penyerahan Laporan Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi/Kursus Ke Luar Negara Kepada Unit Pentadbiran & Kewangan (Lampiran B).

23. Bagi tujuan pengemaskinian rekod latihan di dalam Sistem maklumat Staf(SMS), pegawai hendaklah mengemukakan salinan sijil atau bukti kehadiran kepada unit Latihan & Kursus. Kegagalan pegawai berbuat demikan, Unit Latihan & Kursus tidak bertanggungjawab sekiranya rekod latihan pegawai tidak dikemaskinikan.

PERMOHONAN MENGHADIRI KURSUS/LATIHAN/PERSIDANGAN/PEMBENTANGAN KERTAS KERJA

KE LUAR NEGARABAHAGIAN A: BUTIR-BUTIR STAF

Nama

Nombor Kad PengenalanNombor Staf

Jawatan HakikiTarikh Lantikan

PTJ/Fakulti

Jabatan/Unit

BAHAGIAN B: BUTIR-BUTIR LATIHAN ( sila tandakan [X] di ruangan berkaitan)

Jenis Latihan Kursus Persidangan Seminar Lain-lain

Bengkel Simposium Kolokium

Tajuk Latihan

Tempat Latihan

Taraf Latihan Antarabangsa Kebangsaan Universiti Lain-lain

Penganjur

Alamat Penganjur

Tarikh Latihan Mula: Tamat: Tempoh: hari

Yuran Pendaftaran(Wajib diisi)

RM

Yuran adalah termasuk:- Penginapan Tanpa Penginapan

Peranan Pegawai Peserta Pembentang Kertas kerja Nota Prosiding

Lain-lain (Ahli panel/penceramah/fasilitator/pemerhati/dll)

Tajuk Kertas Kerja

Tarikh tutup permohonanoleh Penganjur

UTHM.PP/ULK-14/2007/Pin.4

BAHAGIAN C : FAEDAH LATIHAN (diisi oleh pemohon)

Kepada Pegawai :

Kepada Bahagian/Jabatan/Unit :

Tarikh : Tandatangan Pegawai:

BAHAGIAN D: ULASAN KETUA JABATAN/PEGAWAI PENYELIA

Sila bulatkan [ 0 ] pada salah satu perkara di bawah ini:-

1. Kursus/Latihan/Persidangan/seminar yang akan dihadiri mempunyai tahap yang ___ di Peringkat Antarabangsa (berdasarkan pengesahan penganjur) :

1 2 3 4 5 Sangat rendah sederhana tinggi sangat rendah tinggi

Tandakan ( x) pada petak berkenaan (jika ada) :

2. Kertas Kerja yang dibentangkan bersesuaian dengan bidang tugas/keperluan jabatan/bidang penyelidikan

Ya Tidak

Ulasan Keseluruhan

Tandatangan : Nama : Tarikh : Jawatan :

BAHAGIAN E : ANGGARAN PERBELANJAAN (diisi oleh pemohon)

1. Peruntukkan Kewangan (Tandakan pada petak berkenaan)

Pejabat Pendaftar PTJ Lain-lain (sila nyatakan): ............................. 2. Baki peruntukkan :

3. Anggaran Perbelanjaan :

PERAKUAN KETUA PTJ/DEKAN

Ulasan Ketua PTJ/Dekan ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Tandatangan : Nama :

Tarikh : Jawatan :

BAHAGIAN F : KELULUSAN OLEH PENDAFTAR

Ulasan Urusetia ; Unit Latihan & Kursus

Kelulusan : (Tindakan pada petak berkenaan)

DILULUSKAN TIDAK DILULUSKANUlasan :

Tandatangan : Nama :

Tarikh : Jawatan :

LATIHAN-LATIHAN YANG TELAH DIHADIRI BAGI TAHUN INI DAN TAHUN LEPAS

Vot Jumlah Tanggungan (RM)Pejabat

PendaftarPTJ/ Lain-

lain29000

Yuran pendaftaranLain-Lain :

21000Tambang PerjalananPenginapanMakanLain-Lain Jumlah

TahunJumlah Kursus

LuarPeruntukkan Diluluskan

20 _ _

20 _ _

(Sila gunakan lampiran jika tidak mencukupi)

Tahun Hadir Tajuk Peranan (Peserta@

Pembentang)

Tempat Tarikh (tempoh latihan)

Anjuran

Tahun Semasa

20_ _

Tahun Lepas

20_ _

BORANG PENYERAHAN KERTAS KERJA, LAPORAN DAN PENERBITAN-PENERBITAN KEPADA PERPUSTAKAAN UTHM.

Perp.UPS/PP

A. Maklumat peserta

1. Nama :

2. Fakulti/Jabatan :

3. Tajuk Seminar/Kursus/Bengkel/Persidangan/Simposium:

4. Tajuk Bahan Yang Diperolehi : i.

ii.

iii.

5. Tarikh Seminar/Kursus/Bengkel/Persidangan/Simposium :

6. Tempat :

Tandatangan Tarikh

______________________________________________________________________________________

B. Pengesahan Perpustakaan

Adalah dengan ini disahkan bahawa telah menyerahkan kertas kerja, laporan dan penerbitan-penerbitan yang telah dihadiri kepada Perpustakaan UTHM.

Tandatangan Nama Pegawai dan Cop Rasmi______________________________________________________________________________________

C. Untuk Kegunaan Pejabat Pendaftar

Penyerahan kertas kerja, laporan dan penerbitan-penerbitan yang telah dihadiri disahkan.

Tandatangan Nama Pegawai dan Cop Rasmi

Tuntutan perjalanan tidak disahkan sekiranya borang ini tiada pengesahan daripada pihak Perpustakaan dan Pejabat Pendaftar.

LAMPIRAN A

Menghadiri Persidangan, Seminar Dan Lawatan Rasmi Ke Luar Negeri

a) Nama Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi/Kursus: …………………………….................

………………………………………………………………………………………………………..

b) Tujuan:……………………………………………………………………………..........................

c) Tempat hendak diadakan:…………………………………………………………………………

d) Tempoh:……………………………………………………………………………………………

e) (i) Bilangan Peserta dan Nama …………………………………………….….................

Ketua, jika bilangannya ..……………………………………………......................

Lebih daripada seorang ….…………………………………………….................

(ii) Keterangan-keterangan Peserta :

Nama Pangkat

…………………………………… …………………………………….

…………………………………… …………………………………….

…………………………………… …………………………………….

(iii) Sebutkan sama ada pegawai-pegawai …………………………………...

Kedutaan Malaysia di negeri tempat ………………………………….....

Persidangan/seminar lawatan rasmi ………………………………….....

Itu diadakan akan menyertai persidangan ………………………………........

Itu. Sekiranya menyertai, nyatakan …………………………….….......

Mengapa kehadiran pegawai-pegawai ……………………….……….......

Daripada negeri itu diperlukan: ………………………….…………………..

f) Kerap Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi : ……………………………………..................

…………………………………………….

g) Perbelanjaan ditanggung oleh : ………………………………………………………………….

……………………………………………………………….

h) Faedahnya kepada negara : ……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………..

i) Kelulusan Kementerian Dalam …………………………………………………………………..

Negeri dan Kementerian Luar ……………………………………………………………………

(Jika Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi itu diadakan di negara Israel)

j) Saya mengesahkan bahawa maklumat-maklumat di atas adalah benar.

Tarikh : ………………………. …...…………………………………….

Tandatangan

(Nama Pegawai :………...…………………)

(Jawatan : ………………………………….)

k) Ulasan Ketua Jabatan : …………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

Tarikh : ……………………… ………………………………........

Tandatangan Ketua Jabatan

l) Ulasan Pegawai Pengawal : ……………………………………………………….....................

………………………………………………………………………………………………………..

.……………………………………………………………………………………………………….

Tarikh : ……………………… ……………………………….......

Tandatangan Pegawai Pengawal

Berapa kali pegawai tersebut di perenggan e(ii) telah menghadiri Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi

di Luar Negeri :

I. Tahun ini ( ) ………………………… kali

1. Tujuan : …………………………………………………………………….

Tempat : ……………………………………………………………………

Tempoh : …………………………………………………………………...

2. Tujuan : …………………………………………………………………….

Tempat : ……………………………………………………………………

Tempoh : …………………………………………………………………...

II. Tahun lepas ( ) ………………………… kali

1. Tujuan : …………………………………………………………………….

Tempat : ……………………………………………………………………

Tempoh : …………………………………………………………………...

2. Tujuan : …………………………………………………………………….

Tempat : ……………………………………………………………………

Tempoh : …………………………………………………………………...