MANUAL LATIHAN - rurallink.gov.my · 2016-08-09 · HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk...

MANUAL LATIHAN

MODUL HCM - PAYROLL

HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).


Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/50

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah Binti Borhan Pertama kali diterbitkan

2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah Binti Borhan

1-Perubahan paparan antaramuka pada Skrin Infotype 197-Employee's Sosial Security 2-Perubahan/ Penambahan pada Seksyen iaitu: 2.15 Infotype 0077 2.18 Infotype 0196 2.19 Infotype 0197 2.20 Infotype 0198



ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai ....................................................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 4

2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 5

2.1 Infotype 0000 - Actions ............................................................................................ 5 2.2 Infotype 0001 - Organizational Assignment ............................................................. 7 2.3 Infotype 0002 - Personal Data ............................................................................... 10 2.4 Infotype 0003 - Payroll Status ................................................................................ 11 2.5 Infotype 0006 - Address ......................................................................................... 14 2.6 Infotype 0007 - Planned Working Time .................................................................. 16 2.7 Infotype 0008 - Basic Pay ...................................................................................... 17 2.8 Infotype 0009 - Bank Details .................................................................................. 19 2.9 Infotype 0014 - Recurring Allowance ..................................................................... 20 2.10 Infotype 0015 - One Time Payments.................................................................... 22 2.11 Infotype 0019 - Monitoring Of Tasks .................................................................... 23 2.12 Infotype 0027 - Cost Distribution .......................................................................... 24 2.13 Infotype 0032 - Previous Personnel No. ............................................................... 26 2.14 Infotype 0041 - Date Specifications ..................................................................... 27 2.15 Infotype 0057 - Recurring Deductions .................................................................. 28 2.16 Infotype 0077 - Additional Personal Data ............................................................. 29 2.17 Infotype 0105 - Communication ........................................................................... 31 2.18 Infotype 0185 - Personal IDs ............................................................................... 32 2.19 Infotype 0196 - Employees Provident Fund (EPF) ............................................... 33 2.20 Infotype 0197 - Employees' Sosial Security ......................................................... 36 2.21 Infotype 0198 - Schedular Deduction Tax ............................................................ 37 2.22 Infotype 0199 - Add. Tax Deduction ..................................................................... 41 2.23 Infotype 0267 - Additional Off-Cycle Payments .................................................... 42 2.24 Infotype 0547 - BIK (TAX) Infotype For Malaysia ................................................. 43 2.25 Infotype 2010 - Employee Remuneration Info ...................................................... 44 2.26 Infotype 9000 - Employee Miscellaneous Info ...................................................... 45 2.27 Infotype 9001 - Payment voucher Details ............................................................ 47 2.28 Infotype 9100 - Penerima Saraan ........................................................................ 49



1.0 PENGENALAN

Manual ini bertujuan untuk memberi pengenalan kepada skrin data induk (atau dikenali sebagai Infotype) yang digunakan di dalam sistem 1GFMAS-HCM.

1.1 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai

Manual ini bertujuan untuk memberi pengenalan kepada skrin data induk (atau dikenali sebagai Infotype) yang digunakan di dalam sistem 1GFMAS-HCM.

1.2 Objektif

Pengguna akan mengenali Skrin Data Induk Pegawai dan fungsi-fungsinya.



2.0 LANGKAH-LANGKAH

2.1 Infotype 0000 - Actions

Infotype ini hanya boleh diwujudkan melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Infotype ini tidak boleh diwujudkan atau dikemaskini melalui mana-mana transaksi lain termasuk transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji di mana status pegawai di medan “Employment” seperti berikut disimpan:

0-Status Tamat (‘Withdrawn’) untuk pegawai yang ditamatkan dari proses gaji di 1GFMAS-Payroll atas sebab berhenti kerja, bersara dan berpindah ke agensi kerajaan lain. Data induk pegawai di status ini tidak akan termasuk ke dalam proses gaji.

1-Status Tidak Aktif (‘Inactive’) bagi pegawai yang letakkan di dalam tempoh tidak aktif atas sebab cuti tanpa gaji atau keluar sistem sementara kerana tahan gaji. Data induk pegawai di status ini tidak akan termasuk ke dalam proses gaji.

2-Status Persara (Retired) tidak digunakan di sistem 1GFMAS.

3-Status Aktif (‘Active’) bagi pegawai yang perlu dimasukkan ke dalam proses gaji.



1. Skrin IT0000 - Actions dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Personnel No

No. gaji dijana secara automatik oleh sistem.

2 Start/to M

Masukkan tarikh mula tindakan. Tarikh akhir tindakan adalah 31.12.9999

3 Action Type M Pilih/Masukkan jenis tindakan.

4 Reason for Action M Pilih/masukkan sebab tindakan.

5 Personnel area M Pilih/Masukkan Kod Pegawai Pengawal.

6 Employee group M Pilih/Masukkan Kumpulan Pekerja Pegawai.

7 Employee subgroup M Pilih/Masukkan Sub Kumpulan Pekerja.



2.2 Infotype 0001 - Organizational Assignment

Infotype ini hanya boleh diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemakinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji. Diantara data penting di infotype ini adalah:

Maklumat Kod Akaun pegawai dimana pendapatan pegawai dipertanggungkan termasuk Kod Vot (Fund), Jab/ PTJ di Pertanggung (Cost Center), Jab PTJ Penyedia (Functioanal Area), dan Aktiviti/Amanah/Projek Setia (WBS Element)).

Maklumat mengenai Kumpulan Pekerja (Employee Group) dan Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup) yang dikemaskini melalui Infotype 0000-Actions dan penentu kepada kod akaun “General Ledger”.

Maklumat mengenai Pusat Pembayar (Pay Center) yang menjadi penentu kepada Kod PTJ Penyedia (Functional Area) di baca dari Table ZPYT001F-Pay Center with Functional Area.



1. Skrin IT0001 - Organizational Assignment dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan tarikh mula tindakan. Tarikh akhir tindakan adalah 31.12.9999

2 Subarea M Pilih/masukkan Kod Kumpulan PTJ.

3 Cost Ctr M Pilih/masukkan Jab/PTJ dipertanggung.

4 Bus. Area M

Pejabat Perakaunan dipapar berdasarkan Kod Pegawai Pengawal di Id pengguna.

5 Fund M Pilih/masukkan Dana/Vot.



6 Func. Area M Func. Area dipapar berdasarkan pilihan Pusat Pembayar.

7 Payr.area M

Payr.area dipapar berdasarkan Pejabat Perakaunan & kumpulan gaji .Tukar jika perlu.

Kumpulan gaji bagi pegawai yang gajinya diproses pada tarikh atau unit yang sama.

8 Org.key M

Org.key dipapar berdasarkan gabungan Employment Status + Kod Pej Perakaunan + Kod Jabatan/PTJ. Medan ini menjadi penentu akses pengguna ke sistem.

Kod ‘Authorization’ yang menentukan akses kepada data pegawai oleh pengguna sistem.

9 PayrAdmin M

PayrAdmin dipapar berdasarkan kumpulan gaji ”Regular Cycle” di Pejabat Perakaunan. Medan ini menjadi penentu akses pengguna ke sistem.

10 WBS Element M Pilih/masukkan kod Aktiviti/Amanah/ Projek Setia.

11 Pay Center

Pilih/Masukkan Pusat Pembayar.

12 Transfer To Bus Area

Pilih/masukkan Pejabat Perakaunan Baru

13 Transfer To Pay Center

Masukkan Pusat Pembayar Baru untuk pegawai berpindah PTJ.

Maklumat ini di masukkan melalui program ZRPY033. Pejabat Perakaunan baru mungkin sama dengan kod di Business Area.

14 Actual Transfer Date

Masukkan tarikh efektif pindah untuk pegawai berpindah PTJ.

Tarikh mula pindah pegawai di pejabat baru tidak boleh menggunakan tarikh sebelum tarikh ini.



2.3 Infotype 0002 - Personal Data

Infotype ini hanya boleh diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemakinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji. Di antara data penting untuk gaji pegawai di infotype ini adalah maklumat peribadi pegawai seperti nama dan tarikh lahir.

1. Skrin IT0002 - Personal Data dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Gender

Pilih Jantina sama ada lelaki (L) atau perempuan (P).

Di ruangan Additional Data, jantina pegawai akan berubah berdasarkan jantina yang diisi di medan Gender.

2 Full name

Masukkan nama penuh pegawai.

3 Birth date

Masukkan tarikh lahir pegawai.



4 Nationality

Nationality dipaparkan 'MY'. Medan ini tidak digunakan di 1GFMAS tetapi mesti sentiasa diisikan 'MY' bagi membolehkan No IC dipaparkan di slip gaji pegawai.

Rekod kewarganegaraan sebenar disimpan di IT0077.

5 Mar.Status

Pilih/masukkan status perkahwinan pegawai.

6 Since

Medan ini tidak digunakan oleh 1GFMAS. Biarkan kosong.

7 Religion

Pilih/masukkan kod agama pegawai.

2.4 Infotype 0003 - Payroll Status

Infotype ini dikemaskini secara automatik oleh sistem apabila data pegawai diwujudkan pertama kali, setiap kali perubahan data gaji dibuat dan setiap kali program proses gaji dilaksanakan.

Infotype ini hanya perlu diterangkan untuk memberi pemahaman cara sistem mengawal selia sistem gaji di 1GFMAS. Medan yang mesti difahami kegunaannya di Infotype ini hanyalah medan yang diterangkan di jadual di bawah.

1. Skrin IT0003 - Payroll Status dipaparkan.



No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Accounted to

Ruangan Accounted to menunjukkan tarikh setakat mana proses gaji telah dijalankan.

Biarkan seperti yang dipaparkan oleh sistem dan jangan diubah.

2 Earliest MD change

Tarikh terawal perubahan data induk berkaitan dengan proses gaji dikemaskini selepas proses gaji terakhir.

Sistem menyimpan tarikh ini bagi proses gaji berikutnya.

Jika proses gaji “retro-calculation” dilaksanakan, tarikh sebelum proses gaji terakhir di medan ini akan menyebabkan data gaji lepas dikira semula (Payroll retro-calculation). Jika tidak, data induk akan dipastikan melalui konfigurasi sistem tidak dapat dikemaskini menggunakan tarikh sebelum proses gaji yang terakhir.

3 Mast.data chng.bonus

Tarikh terawal perubahan data induk di IT0027 dikemaskini selepas proses gaji terakhir.

Medan ini mempunyai fungsi yang sama dengan medan Earliest MD Change.

Rujuk medan Earliest MD Change.

4 Payroll correction

Payroll correction adalah medan tanda jika ada pembetulan data semasa status payroll di mod Payroll Correction.

Dipaparkan bertanda jika pengguna ada membuat pembetulan data semasa status payroll di transaksi PA03 di



mod Payroll Correction. Ini membolehkan no gaji pegawai dimasukkan ke dalam proses gaji apabila pilihan dibuat dengan matchcode ’W’.

Medan ini dikosongkan semula secara automatik selepas proses gaji diulang untuk pegawai yang ada perubahan.



2.5 Infotype 0006 - Address

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.

Data di subtype 01-Employer Address di infotype ini adalah wajib ada untuk proses gaji. Jika alamat lengkap tiada, Infotype ini perlu dikemaskini hanya bagi membolehkan proses gaji dilaksanakan dengan paling minima di isi “KUL“ di medan “City“ dan “MY“ di medan “Country key“.

Data di Subtype 02 –Government Housing adalah untuk alamat rumah sewa kerajaan yang diperlukan di laporan ZRPY025-Payroll Master Listing dan ZRPY028-Senarai Potongan Sewa Rumah & Kump Penerima Bayaran. Data ini perlu disimpan lengkap walaupun tanpa data ini proses gaji pegawai di setiap bulan masih boleh dilaksanakan hingga sempurna.

1. Skrin IT0006 - Addresses (Sty 1) dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan tarikh mula tindakan. Tarikh akhir adalah 31.12.9999.

2 Address type M

Pilih jenis alamat yang hendak disimpan sama ada alamat pejabat ataupun alamat rumah sewa kerajaan.



3 Address1

Masukkan alamat pegawai.

4 Address2 M Masukkan alamat tambahan pegawai.

5 Postal Code/City M Masukkan poskod dan Bandar seperti di borang input data.

6 Country Key M Country Key dipaparkan sebagai "MY-Malaysia".

2. Skrin IT0006 - Addresses (Sty 2) dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 House Type

Masukkan jenis rumah kerajaan yang disewa pegawai.

2 House Class Code

Masukkan kod kelas rumah kerajaan yang disewa pegawai.



2.6 Infotype 0007 - Planned Working Time


Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji. Tetapi di sistem gaji Jabatan Akauntan Negara, maklumat jadual kerja adalah tidak penting untuk disimpan. Infotype ini dikemaskini sekadar membolehkan proses gaji dilaksanakan. Apabila dikemaskini, infotype ini akan menyimpan jadual kerja umum seperti yang ditunjukkan di skrin di bawah. Data di skrin ini tidak memberi sebarang pengaruh kepada pengiraan di proses gaji.

1. Skrin IT0007 - Planned Working Time dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M


2 Work schedule rule M Work schedule rule akan dipaparkan sebagai GENC (1GFMAS-Generic).



2.7 Infotype 0008 - Basic Pay

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji. Di antara data penting untuk gaji pegawai di infotype ini adalah maklumat skim gaji (Pay Scale), kod pendapatan (wagetype) dan amaun gaji pokok yang akan di prorate oleh sistem jika tarikh mula dan tarikh akhir tidak menunjukkan sebulan penuh. Situasi ini berlaku pada gaji pokok pegawai baru atau pegawai yang tamat perkhidmatan pada separuh bulan gaji.

Bagi kumpulan C (Jwtn Bkn Tetap-KBH), pegawai mestilah diwujudkan kadar bulanan (kod pendapatan 0007- Gaji Pokok (Harian) (DR)) atau kadar harian (kod pendapatan 0008-Kadar Gaji Hari (DR)) dan (kod pendapatan 0009-Kadar Elaun Hari (DR)) jika perlu di IT0008.



1. Skrin IT0008 - Basic Pay dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan Tarikh Mula Pendapatan untuk kod gaji pokok. Tarikh akhir adalah 31.12.9999.

2 Reason M Pilih/masukkan sebab perubahan gaji pegawai.

3 PS type M Pilih/masukkan Skim Saraan pegawai.

4 PS Area M Pilih/masukkan Skim klasifikasi perkhidmatan di tangga gaji pegawai.



5 PS group M Pilih/masukkan Gred Gaji di tangga gaji pegawai.

6 Wage Type M Masukkan kod pendapatan untuk gaji pokok pegawai.

007 - Gaji Pokok (Harian) (DR) 008 - Kadar Gaji Hari (DR) 009 - Kadar Elaun Hari (DR)

7 Amount M Masukkan amaun gaji pokok pegawai.

8 Increment Month M Pilih/masukkan bulan kenaikan gaji pegawai.

2.8 Infotype 0009 - Bank Details


Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji. Di antara data terpenting untuk gaji pegawai di infotype ini adalah cara pembayaran gaji bersih pegawai iaitu sama ada dengan cara cek atau penghantaran bank. Jika penghantaran bank digunakan, infotype ini perlu ada maklumat bank pegawai.

1. Skrin IT0009 - Bank Details dipaparkan.



No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan Tarikh mula tindakan. Tarikh akhir mestilah 31.12.9999.

2 Bank Country M

Bank Negara dipaparkan ‘MY Malaysia’. Kosongkan jika cara pembayaran adalah ’C’

3 Bank Key

Masukkan kod bank gaji seperti di borang input data jika cara pembayaran adalah ’T’. Kosongkan jika cara pembayaran adalah ’C’

4 Bank Account

Masukkan nombor akaun bank seperti di borang input data jika cara pembayaran adalah ’T’. Kosongkan jika cara pembayaran adalah ’C’.

5 Payment method M

Pilih/Masukkan cara pembayaran sama ada “T” (Penghantaran Bank-EFT) atau ‘’C” (Cek).

2.9 Infotype 0014 - Recurring Allowance

Infotype ini diwujudkan buat kali pertama dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini menyimpan kesemua data pendapatan pegawai selain daripada gaji pokok yang di simpan di IT0008-Basic Pay dan pembayaran Bonus yang di simpan di IT0015-One Time Payments atau IT0267- Additional Off-Cycle Payments.

Tarikh adalah penting di infotype ini sebagai penentu kepada tempoh perlu diterima oleh pegawai.



1. Skrin IT0014 - Recurring Allowance dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Masukkan tarikh mula & tarikh akhir bagi kod pendapatan.

2 Wage Type M Masukkan Kod Pendapatan.

3 Amount M

Masukkan amaun bagi kod pendapatan. Pastikan ruangan sebelah adalah "RM".



2.10 Infotype 0015 - One Time Payments

Infotype ini diwujudkan buat kali pertama dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini digunakan khusus untuk pembayaran atau potongan yang hanya perlu berlaku untuk sebulan sahaja. Untuk 1GFMAS, infotype ini digunakan untuk:

Pembayaran imbuhan tahunan yang perlu dilaksanakan melalui proses gaji ‘Regular’.

Potongan pinjaman dari sistem 1GFMAS-LMS. Potongan ini dikemaskini secara automatik oleh program dari 1GFMAS-LMS atau secara manual oleh pengguna sistem yang menggunakan ID Pengguna yang didaftarkan di ZPYT012 – User Id for Loan Data Update.

Pembayaran zakat di luar sistem gaji 1GFMAS (TP1) yang perlu di ambil kira di dalam kiraan PCB di proses gaji.

1. Skrin IT0015 - One Time Payment/Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Wage Type M Masukkan kod pendapatan/potongan.

2 Amount M

Masukkan amaun pendapatan/potongan. Pastikan ”RM” di ruangan sebelahnya.

3 Date of origin M Masukkan tarikh pendapatan/ potongan.



2.11 Infotype 0019 - Monitoring Of Tasks

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini bukan infotype wajib ada untuk proses gaji dan hanya perlu dikemaskini bagi pegawai yang dalam skim perkhidmatan kontrak dan boleh digunakan bagi tujuan untuk menyimpan tarikh tamat kontrak pegawai yang perlu diberi pemantauan.

1. Skrin IT0019 - Monitoring of Tasks dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Task Type M

Pilih/masukkan jenis pengawasan kerja. Pilih ‘01’ bagi merekodkan tarikh tamat kontrak.

2 Date of Task M Masukkan tarikh tamat kontrak pegawai.

3 Processing indicator M Pilih/masukkan status tugas.

4 Reminder Date M Masukkan tarikh peringatan bagi tarikh tamat kontrak.



2.12 Infotype 0027 - Cost Distribution

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi ZRPY036-Kemaskini IT0027 bagi setiap rekod di IT0001-Organizational Assignment.

Infotype ini adalah infotype wajib ada kerana medan WBS yang terdapat di IT0027 diperlukan untuk proses gaji. Ia mengandungi data kod akaun yang sama seperti data kod akaun di skrin IT0001. Ini kerana medan WBS di Infotype 0001 bukan medan “standard” sistem SAP yang boleh diambil kira di proses gaji bagi penghantaran data ke sistem 1GFMAS-Kewangan.

Medan ini di “customize” bagi tujuan memudahkan pengguna mengisi maklumat di medan WBS di IT0001 dan tanpa perlu melaksanakannya di IT0027. Oleh itu, tugas mengemaskini IT0027 perlu dilaksanakan melalui transaksi ZRPY036-Kemaskini IT0027 setiap kali IT0001 dikemaskini.

1. Skrin IT0027 - Cost Distribution dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Tarikh mula dan tarikh akhir dari IT0001-Org Assignment.

2 Distrib. M Pilih/Masukkan ‘01’.

3 CoCd M Di paparkan “FGOM”.

4 Cost ctr M Kod Jab/PTJ yang dipertanggung dari IT0001 Org Assignment.

5 WBS element M Kod Aktiviti/Amanah/ Projek Setia dari IT0001 Org Assignment.



2. Skrin Change Cost Distribution dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Pct. M Masukkan “100”.

2 Fund M Kod Dana/Vot dari IT0001 Org Assignment.

3 Functional Area M

Kod Functional Area dari IT0001 Org Assignment yang di wujudkan berdasarkan pilihan Pay Center (Pusat Pembayar).



2.13 Infotype 0032 - Previous Personnel No.

Infotype ini diwujudkan buat kali pertama dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini digunakan oleh pegawai yang mempunyai maklumat nombor gaji lama atau nombor badan polis.

1. Skrin IT0032 - Prev. Personnel No. dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start/to M


2 Prev. Personnel No. M Masukkan No gaji lama pegawai.



2.14 Infotype 0041 - Date Specifications

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini bukan infotype wajib ada untuk proses gaji. Walau bagaimanapun, infotype ini digunakan untuk menyimpan tarikh-tarikh penting seperti berikut:

01-Tarikh Lantikan Pertama 02-Tarikh Lantikan Sekarang 03-Tarikh Pencen/Bersara Awal

1. Skrin IT0041 - Date Specifications dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M


2 Date Type M Masukkan Tarikh Spesifikasi.

3 Lantikan pertama M Masukkan tarikh lantikan.



2.15 Infotype 0057 - Recurring Deductions

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dan dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini menyimpan kesemua potongan gaji pegawai selain daripada potongan pinjaman dari 1GFMAS-LMS dan pembayaran zakat di luar sistem gaji (TP1) yang dikemaskini di IT0015-One Time Payments.

Bagi kod potongan jenis saraan yang mana pembayarannya perlu dibuat atas nama individu, IT9100-Penerima Saraan akan dibuka secara automatik setelah infotype ini diwujudkan untuk diisi dengan maklumat penerima bayaran berkaitan.

1. Skrin IT0057 - Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Masukkan tarikh mula & tarikh akhir untuk kod potongan.

2 Member type M Pilih/masukkan kod potongan.



3 Wage Type M Kod potongan sama seperti di medan Member type.

4 Membership Fee M Pilih/masukkan amaun potongan.

5 Payee key M Pilih/masukkan kod penerima bayaran.

6 Membership number

M Masukkan no rujukan bagi potongan, jika ada.

2.16 Infotype 0077 - Additional Personal Data

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain.

Infotype ini adalah infotype wajib ada bagi semua pegawai (termasuk pegawai bergaji hari) untuk proses gaji. Maklumat di medan Pension/EPF Eligible perlu bagi menentukan samada pegawai ada atau tiada caruman KWSP di Infotype 0196-EPF. Selain daripada medan ini, maklumat-maklumat lain di infotype ini perlu bagi tujuan mana-mana laporan berbentuk statistik mengenai pegawai.

Penerangan mengenai medan Pension/EPF Eligible ini adalah seperti berikut:

1 - Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai bergaji hari)

2 - Berpencen dan tiada caruman KWSP

3 - Tidak berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja & Majikan)

4 - Berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja sahaja)

5 - Pekerja asing dan ada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai 'Expatriate" - Majikan sahaja)

Berkait dari maklumat Pension/EPF Eligible di infotype ini, setiap pegawai perlu ada di rekod IT0196 perkara-perkara berikut:

Bagi pegawai yang membuat caruman KWSP (iaitu bagi Pension/EPF Eligible 3, 4

dan 5), rekod di IT0196 diwujudkan dengan medan ditandakan. Bagi pegawai yang tiada caruman KWSP (iaitu bagi Pension/EPF Eligible 1 dan 2),

rekod di IT0196 diwujudkan TANPA menandakan medan ini .



1. Skrin IT0077 - Additional Personal Data dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start/to M


2 Ethnic origin M Pilih/masukkkan Etnik Asal pegawai.

3 Pension/EPF Eligible

M Pilih/masukkan taraf pencen/KWSP pegawai.

4 Citizen M Pilih/masukkan kod taraf warganegara.



2.17 Infotype 0105 - Communication

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini bukanlah infotype wajib untuk proses gaji. Walau bagaimanapun, maklumat di Infotype ini menyimpan maklumat emel dan nombor telefon pegawai untuk digunakan dalam pelbagai pemberitahuan sistem. Data di subtype 0010–Email Address di infotype ini digunakan untuk proses menjana email pemberitahuan kepada pegawai yang baru dilantik. Manakala data di subtype 0015–Mobile No, menyimpan maklumat nombor telefon pegawai.

1. Skrin IT0105 - Communication dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M


2 Type M

Masukkan kod jenis komunikasi & masukkan alamat emel/no telefon pegawai.



2.18 Infotype 0185 - Personal IDs

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali dengan menggunakan transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah infotype wajib untuk proses gaji. Maklumat IC/No Passport di infotype ini adalah maklumat wajib bagi pelbagai maklumat hantaran data gaji ke penerima bayaran. Kod yang di guna di 1GFMAS adalah: 01 – IC 02 – Passport 03 – Alternative IC 90 – Tentera/Polis

1. Skrin IT0185 - Personal IDs dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start/to M


2 IC Type M Pilih/masukkan kod jenis kad pengenalan pegawai.

3 Identity Number M Masukkan No Kad Pengenalan atau lain-lain jenis ID/No pegawai.



2.19 Infotype 0196 - Employees Provident Fund (EPF)

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Infotype ini adalah infotype wajib ada bagi semua pegawai (termasuk pegawai yang tiada caruman KWSP dan pegawai bergaji hari) untuk proses gaji. Apabila berlaku pertukaran taraf pencen bagi mana-mana pegawai dari “1“ atau “2“ ke “3“,“4“ atau “5“di IT0077-Add Personal Data, perubahan tersebut perlu di susuli dengan perubahan di infotype ini.

Penerangan mengenai medan Pension/EPF Eligible di IT0077 adalah seperti berikut:

1 - Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai bergaji hari)

2 - Berpencen dan tiada caruman KWSP

3 - Tidak berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja & Majikan)

4 - Berpencen dan ada caruman KWSP (Pekerja sahaja)

5 - Pekerja asing dan ada caruman KWSP (contoh: bagi pegawai 'Expatriate" - Majikan sahaja)

Di IT0196 ini, maklumat berikut diperlukan:

Bagi pegawai yang membuat caruman KWSP (iaitu bagi Pension/EPF Eligible 3, 4 dan 5), rekod di IT0196 diwujudkan dengan

medan ditandakan. Bagi pegawai yang tiada caruman KWSP (iaitu bagi Pension/EPF Eligible 1 dan 2), rekod di IT0196

diwujudkan TANPA menandakan medan ini . Bagi status pencen '4' dan '5', rekod di IT0196 perlu juga diwujudkan dengan

medan ditandakan. Bagi status '1','2' dan '3', rekod di IT0196 mestilah tidak ditandakan pada medan ini.



1. Skrin IT0196 - Employees Provident Fund dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start/to M


2 EPF Number

Masukkan No. KWSP pegawai, jika ada.

3 Contributing to EPF M

Tandakan jika taraf pencen/KWSP pegawai di IT0077 adalah “3”, “4” atau “5“. Biarkan kosong jika taraf pencen pegawai adalah “1” dan “2”.

4 Employee Statutory Rate/ Personal Rate

M

Statutory rate pegawai dipaparkan berdasarkan taraf pencen yang dimasukkan di IT0077. Tukar jika perlu.

Caruman di 1GFMAS adalah menurut kadar statutori yang di tetapkan. Kadar peribadi



(Personal) hanya boleh digunakan dengan kebenaran.

5 Amount (Personal rate)/ Employee

Masukkan amaun jika pegawai mencarum dengan jumlah peribadi berbanding peratusan.

Medan bagi menyimpan amaun EPF jika pegawai membuat caruman peribadi menggunakan jumlah berbanding dengan peratusan.

6 Self Contributor

Tandakan medan Self Contributor jika pegawai mencarum bagi status pencen '4' dan '5'.

Caruman di 1GFMAS adalah menurut kadar statutori yang di tetapkan. Kadar peribadi (Personal) hanya boleh digunakan dengan kebenaran.

7 Employer Statutory Rate

M

Statutory rate majikan dipaparkan berdasarkan taraf pencen yang dimasukkan di IT0077. Tukar jika perlu.

8 Personal rate

Pilih Personal rate majikan, jika pegawai mencarum bagi status pencen '4' dan '5'

Bagi status pencen '4' - kosongkan bahagian Percentage dan Amount Bagi status pencen '5' - kosongkan bahagian Percentage dan masukkan Amount 5.00. Masukkan '1' diruangan bersebelahannya.



9 Amount

Medan bagi menyimpan amaun EPF jika caruman majikan menggunakan jumlah berbanding peratusan.

Bagi status pencen 5=pekerja asing, pastikan ruangan bersebelahan diisi dengan '1'.

10 Refno M

Refno dipapar berdasarkan Pusat Pembayar pegawai. Semak dan pastikan betul.

Nombor rujukan majikan yang di baca dari Pusat Pembayar pegawai.

2.20 Infotype 0197 - Employees' Sosial Security

Infotype ini diwujudkan melalui transaksi PA30-Maintain Infotype ini diwujudkan HANYA bagi pegawai yang mencarum ke PERKESO sahaja (iaitu pegawai yang dari kumpulan Pekerja = B (Jwtn Bkn Tetap-KBB)).

1. Skrin IT0197 - Employee's Sosial Security dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan Tarikh mula tindakan. Tarikh akhir adalah 31.12.9999

2 SOCSO Number

Tidak perlu dimasukkan sebab nombor keahlian perkeso akan di ambil dari no kad pengenalan pegawai di IT0185-Personal ID.



3 Status

Pilih/masukkan status pegawai.

4 Employer SOCSO Reference Number

M Dipapar berdasarkan Pusat Pembayar pegawai. Semak dan pastikan betul.

Nombor rujukan majikan yang dibaca dari Pusat Pembayar Pegawai.

2.21 Infotype 0198 - Schedular Deduction Tax

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA40-Personnel Actions. Pengemaskinian berikutnya boleh dilaksanakan melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah infotype wajib ada untuk proses gaji bagi pengiraan dan penghantaran potongan cukai ke LHDN. Ia mesti diwujudkan bagi semua pegawai walaupun tidak dikenakan potongan cukai pendapatan untuk membolehkan laporan berkaitan cukai pendapatan untuk LHDN merangkumi semua pegawai yang dibayar gaji melalui sistem 1GFMAS yang memerlukan maklumat TP3 dari majikan lama di ambil kira di kiraan PCB sistem 1GFMAS. Subtype yang terlibat bagi infotype ini adalah seperti berikut:- 01 Schedular Tax Deduction - Schedular Tax Deduction digunakan untuk semua pegawai, 03 Previous Employment Details – Hanya bagi pegawai baru



1. Skrin IT0198 - Schedular Deduction Tax (Sty 01) dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Masukkan tarikh mula tindakan. Tarikh akhir mestilah 31.12.9999.

2 Tax type - Malaysia

Pilih/masukkan jenis cukai yang dikehendaki.

Subtype 01 - Schedular Tax Deduction digunakan untuk semua pegawai, manakala subtype 03 - Previous Employment Details, digunakan untuk mengisi maklumat



berkaitan penggajian dengan majikan-majikan terdahulu dalam tahun semasa bagi tujuan PCB.

3 Income tax number M Masukkan no cukai pendapatan pegawai.

4 Income tax office M Untuk 1GFMAS, sistem akan memaparkan “01”.

Kod pejabat cukai di mana cukai pegawai akan diserahkan.

5 Contributing to tax M Tandakan medan contributing to tax.

Medan penentu samaada PCB di kira. Ia perlu ditandakan bagi semua pegawai.

6 Married

Tandakan petak ini jika kategori PCB pegawai adalah “2” atau “3”.

Kategori “2” atau “3” adalah bagi pegawai yang berkahwin dgn pasangan tidak bekerja atau pasangan bekerja.

7 Number of dependents

Masukkan bilangan tanggungan pegawai.

Bilangan tanggungan yang layak bagi pengiraan cukai secara PCB.

8 Spouse relief

Tandakan jika kategori PCB pegawai adalah “2”.

Kategori “2” adalah bagi pegawai yang telah berkahwin dengan pasangan tidak bekerja.

9 ER Tax Reference No.

ER Tax Reference No dipapar berdasarkan Pusat Pembayar pegawai. Semak dan pastikan betul.

Nombor rujukan majikan yang dibaca dari Pusat Pembayar pegawai.

10 Optional Deductions

Masukkan amaun pada petak-petak pilihan.

Bahagian ini adalah untuk merekodkan maklumat TP1-Jenis pembayaran luar



sistem 1GFMAS yang boleh mendapat rebet cukai di kiraan PCB.

2. Skrin IT0198 - Schedular Deduction Tax (Sty 03) dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Gross Renumeration

M Masukkan jumlah pendapatan kasar yang dikenakan cukai.

2 Total EPF Amount

Masukkan jumlah EPF yang dikenakan cukai.

3 Scheduled Tax Deduction

M

Masukkan jumlah potongan cukai berjadual yang telah dikenakan cukai.

4 Zakat deduction M Masukkan jumlah potongan zakat.



2.22 Infotype 0199 - Add. Tax Deduction

Infotype ini diwujudkan buat pertama kali melalui transaksi PA30-Maintain. Rekod di infotype ini hanya diwujudkan untuk pegawai yang dibenarkan membuat caruman cukai bulanan melalui kiraan secara manual atau untuk pembayaran cukai CP38 seperti diarahkan oleh LHDN. Jenis-jenis potongan adalah seperti berikut:

01 Bagi kod potongan CP38 03 Bagi kod potongan Cukai di kira secara manual.

1. Skrin IT0199 - Addl. tax deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Masukkan tarikh mula & tarikh akhir potongan.

Tarikh efektif rekod pendapatan.

2 Tax type - Malaysia M Pilih/masukkan Jenis Cukai Tambahan.

01 - Bagi kod pendapatan CP38 03 - Bagi kod pendapatan cukai yang dikira secara manual



3 Amount M Masukkan jumlah potongan cukai.

4 Income tax number M

No cukai pendapatan majikan. Dipapar berdasarkan data di IT0198-Schedular Deduction Tax. Semak dan pastikan betul.

2.23 Infotype 0267 - Additional Off-Cycle Payments

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah untuk proses gaji bagi pembayaran Imbuhan tahunan yang pembayarannya di buat secara Off-Cycle.

1. Skrin IT0267 - Additional Off-Cycle Payments dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Wage Type M Masukkan kod pendapatan.

2 Amount M

Masukkan amaun pendapatan. Pastikan ”RM” di ruangan sebelahnya.



3 Payment date M Masukkan tarikh pembayaran pendapatan.

4 Off-cycle reas.

Sebab Off-cycle. Biarkan kosong.

5 Payroll Identifier

Kod pengenalan bagi pembayaran yang dibuat lebih dari satu dalam sehari. Biarkan kosong.

2.24 Infotype 0547 - BIK (TAX) Infotype For Malaysia

Infotype ini dikemaskini sama ada melalui transaksi ZRPY049–Kemaskini Data IT0547 & IT9001 secara Auto-Pick-Up untuk kod 901 atau secara manual bagi lain-lain kod pada bila-bila masa yang diperlukan.

Infotype ini menyimpan nilai pendapatan bercukai yang diperolehi oleh pegawai di luar sistem gaji (termasuk pembayaran yang di buat di sistem 1GFMAS-Kewangan) bagi membolehkan ianya dimasukkan ke Borang EC untuk tujuan pengiraan cukai tahunan.

1. Skrin IT0547 - BIK(TAX) Infotype for Malaysia dipaparkan.



No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Masukkan Tarikh mula & Tarikh akhir pendapatan.

Jika di masukkan melalui program ZRPY049, tarikh adalah dari BSAK-BUDAT dari jenis dokumen ‘KZ’.

2 Amount M Masukkan jumlah pendapatan.

Jika di masukkan melalui program ZRPY049, amaun adalah dari BSAK- WRBTR dari jenis dokumen ‘KZ’ untuk kod ‘901’

2.25 Infotype 2010 - Employee Remuneration Info

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini penting untuk proses gaji bagi kumpulan C (Jwtn Bkn Tetap-KBH) yang mendapat bayaran secara kadar harian dengan menggunakan kod pendapatan 0010–Jum Hari Bekerja (DR)) Pegawai mestilah terlebih dahulu diwujudkan kadar bulanan (kod pendapatan 0007- Gaji Pokok (Harian) (DR)) atau kadar harian (kod pendapatan 0008-Kadar Gaji Hari (DR)) dan (kod pendapatan 0009-Kadar Elaun Hari (DR)) jika perlu di IT0008. Kod pendapatan 0010 di IT2010 mesti diwujudkan setiap bulan gaji di mana pembayaran perlu dibuat. Jika tidak dikemaskini, tiada pembayaran gaji akan diproses untuk pegawai berkenaan walaupun pegawai tersebut di wujudkan kod pendapatan 0007, 0008 dan 0009 di IT0008. Nilai unit kod pendapatan 0010 mestilah tidak melebihi 23 hari.



1. Skrin IT2010 - Employee Remuneration Info dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Date M Masukkan tarikh pembayaran.

2 Wage type M Masukkan kod pendapatan.

3 Number/unit M

Masukkan unit hari atau jam bekerja bagi pembayaran. Pilih/Masukkan Days atau Hours di ruangan sebelahnya

2.26 Infotype 9000 - Employee Miscellaneous Info

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini bukan infotype wajib untuk proses gaji. Maklumat yang disimpan di infotype ini termasuklah maklumat terperinci pegawai yang perlu ada bagi mengeluarkan laporan statistik mengenai pegawai atau membuat pengiraan bayaran yang berkaitan dengan tempat bertugas pegawai.



1. Skrin IT9000 - Employee Miscellaneous Info dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Emp Sub Category

Maklumat pecahan bagi sub Kumpulan Pekerja, sebagai contoh: Imam

2 Position M Masukkan nama jawatan pegawai.

3 Work Area M Masukkan nama tempat bertugas (seperti di kod BU di sistem HRMIS).

4 State Code M Masukkan kod negeri tempat bertugas.

Maklumat seperti ini penting bagi pengiraan elaun seperti elaun sara diri.

5 District Code M Masukkan kod daerah bagi negeri tempat bertugas.

Maklumat seperti ini penting bagi pengiraan elaun seperti elaun sara diri.



6 Service Scheme (JPA)

M Masukkan skim perkhidmatan berkomputer JPA.

2.27 Infotype 9001 - Payment voucher Details

Infotype ini dikemaskini sama ada melalui transaksi ZRPY049-Kemaskini Data IT0547 & IT9001 secara Auto-Pick-Up atau secara manual pada bila-bila masa yang diperlukan.

Infotype ini menyimpan nilai terperinci pendapatan bercukai yang di perolehi oleh pegawai melalui sistem 1GFMAS-Kewangan. Amaun yang disimpan di infotype ini perlu disimpan di IT0547-BIK juga menggunakan kod 901 bagi membolehkan ianya dimasukkan ke Borang EC bagi tujuan pengiraan cukai tahunan.

1. Skrin IT9001 - Payment Voucher Details dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M Masukkan Tarikh Mula & Tarikh Akhir pendapatan.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, tarikh yang masukkan adalah dari BSAK-BUDAT dari dokumen jenis ‘KZ’.



2 Amount M Masukkan jumlah pendapatan.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, amaun adalah dari BSAK- WRBTR dari dokumen jenis ‘KZ’ ke kod ‘901’

3 Vendor M Masukkan kod vendor pegawai.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, kod vendor adalah dari BSAK- XBLNR dari dokumen jenis ‘K6’.

4 Payment Date M Masukkan tarikh pembayaran.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, tarikh pembayaran adalah dari BSAK-BUDAT dari dokumen jenis ‘KZ’.

5 Voucher Date M Masukkan tarikh baucar pembayaran.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, tarikh baucar pembayaran adalah dari BSAK-BUDAT dari dokumen jenis ‘KZ’.

6 Clearing Document

M Masukkan nombor dokumen pembayaran.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, nombor dokumen pembayaran adalah dari BSAK-BUDAT dari dokumen jenis ‘KZ’.

7 Voucher Number M Masukkan nombor baucar pembayaran.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, nombor baucar pembayaran adalah data dari BSAK-XBLNR dari dokumen jenis ‘K6’.

8 District Code M Masukkan maklumat baucar pembayaran.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, maklumat baucher pembayaran adalah dari BSAK-SGTXT dari dokumen jenis ‘K6’.

9 Business Area M Masukkan Kod Pejabat Perakaunan Pembayar.

Jika dimasukkan melalui program ZRPY049, Kod Pejabat



Perakaunan pembayar adalah dari BSAK-GSBER dari dokumen jenis ‘K6’.

2.28 Infotype 9100 - Penerima Saraan

Infotype ini dikemaskini melalui transaksi PA30-Maintain. Infotype ini adalah infotype susulan kepada IT0057-Personal Deductions bagi kod potongan saraan. Ia perlu dikemaskini bagi menyimpan maklumat penerima saran untuk pengeluaran cek HR.

1. Skrin IT9100 - Penerima Saraan dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Wage Type M Kod potongan berdasarkan kod potongan saraan di IT0057.

2 Payee Name M Masukkan nama penerima saraan.

3 IC Number M Masukkan no kad pengenalan penerima saraan.

4 Bank Key

Masukkan kod bank gaji jika cara pembayaran adalah 'S’. Kosongkan jika cara pembayaran adalah 'P’.



5 Bank Account

Masukkan nombor akaun bank jika cara pembayaran adalah ’S’. Kosongkan jika cara pembayaran adalah ’P’

6 Payment Method M

Pilih/masukkan cara pembayaran kepada penerima saraan samada “S” (Penghantaran Bank-EFT) atau ‘’P” (Cek).

MANUAL LATIHAN - rurallink.gov.my · 2016-08-09 · HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk...

Documents

Transcript of MANUAL LATIHAN - rurallink.gov.my · 2016-08-09 · HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk...