MANUAL TATACARA PENGGUNAAN E-MEL MS · PDF file6.0 BUKU ALAMAT/KENALAN ... Memilih nama...

Manual Penggunaan E-mel MS Exchange

________________________________________________________________________ Unit Pengurusan Teknologi Maklumat

Unit Pengurusan Teknologi Maklumat

Versi 2.0

MANUAL TATACARA PENGGUNAAN E-MEL MS EXCHANGE 2013

MENGGUNAKAN OUTLOOK WEB APP (OWA)

DAN KONFIGURASI PADA TELEFON PINTAR

PEJABAT SETIAUSAHA

KERAJAAN NEGERI SEMBILAN



KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN E-MEL MS EXCHANGE ................................................... 1

2.0 LOG MASUK OUTLOOK WEB APP (OWA) ............................................. 1

3.0 ANTARA MUKA OWA ............................................................................... 2

4.0 MEMANIPULASI E-MEL ............................................................................ 5

4.1 Membaca kandungan e-mel .............................................................5

4.2 Menghantar e-mel baru ....................................................................6

4.3 Membalas dan menyebarkan e-mel (reply/reply all/froward)............6

4.4 Menghapuskan e-mel ...................................................................... 8

5.0 FUNGSI KALENDAR ................................................................................. 9

6.0 BUKU ALAMAT/KENALAN ..................................................................... 11

7.0 TUGASAN ................................................................................................ 13

8.0 KONFIGURASI PADA MS EXCHANGE (OWA) ...................................... 14

9.0 KONFIGURASI E-MEL EXCHANGE DI TELEFON PINTAR ................... 22



RAJAH

Rajah 1 : Antara muka login pengguna MS Exchange (OWA)........................................2

Rajah 2 : Antara muka memilih bahasa dan time zone................................................... 3

Rajah 3 : Antara muka OWA dan Pilihan Fungsi............................................................. 3

Rajah 4 : Bar Navigasi........................................................................................................ 4

Rajah 5 : Bar Navigasi (Setting) ........................................................................................ 4

Rajah 6 : Bar Navigasi (Log out)........................................................................................ 4

Rajah 7 : Pilihan status mesej........................................................................................... 5

Rajah 8 : Langkah-langkah mengarang e-mel................................................................. 6

Rajah 9 : Langkah-langkah membalas/menyebarkan e-mel .......................................... 7

Rajah 10 : Langkah-langkah menghapuskan e-mel......................................................... 8

Rajah 11 : Jenis paparan kalendar.................................................................................... 9

Rajah 12 : Memasukkan maklumat yang diperlukan ...................................................... 10

Rajah 13 : Memilih nama jemputan/kehadiran daripada senarai pengguna................ 10

Rajah 14 : Pengguna kehadiran pengguna ..................................................................... 11

Rajah 15 : Senarai pengguna di jabatan/agensi yang dipilih.......................................... 11

Rajah 16 : Pilihan untuk menambah kenalan................................................................... 12

Rajah 17 : Maklumat lanjut kenalan.................................................................................. 12

Rajah 18 : Maklumat lanjut group...................................................................................... 13

Rajah 19 : Maklumat tugasan ............................................................................................ 14

Rajah 20 : Butang konfigurasi (setting)............................................................................ 14

Rajah 21 : Fungsi Refresh e-mel....................................................................................... 15

Rajah 22 : Fungsi Set automatic replies........................................................................... 16

Rajah 23 : Pilihan Sender name on top............................................................................. 16

Rajah 24 : Pilihan Subject name on top............................................................................ 17

Rajah 25 : Pilihan Newest message on top...................................................................... 17

Rajah 26 : Pilihan Oldest message on top........................................................................ 17

Rajah 27 : Pilihan Show reading pane on the right......................................................... 18

Rajah 28 : Pilihan Show reading pane at bottom............................................................. 18

Rajah 29 : Langkah-langkah memilih tema antara muka OWA ..................................... 19

Rajah 30 : Langkah-langkah menukar kata laluan........................................................... 20

Rajah 31 : Fungsi-fungsi lain yang terdapat di dalam OWA........................................... 21

Rajah 32 : Langkah-langkah memasukkan tandatangan ............................................... 22



1

1.0 PENGENALAN E-MEL MS EXCHANGE

Microsoft Exchange (MS Exchange) merupakan perisian yang dibangunkan

oleh Microsoft. E-mel MS Exchange boleh dicapai melalui fungsi Webmail

yang dinamakan sebagai Outlook Web App (OWA) dengan menggunakan

pelayar web seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome,

Safari dan sebagainya. Pengguna OWA dapat mengakses e-mel di mana

sahaja termasuk di pejabat atau di luar pejabat. Pengguna hanya

memerlukan rangkaian internet dan juga kemudahan komputer.

Prasyarat untuk memulakan OWA

a) Komputer peribadi dengan akses internet; dan

b) Web Browser (Pelayar Web) seperti Internet Explorer, Mozilla

Firefox, Google Chrome, Safari dan sebagainya

2.0 LOG MASUK OUTLOOK WEB APP (OWA)

2.1 Langkah – langkah yang perlu diambil untuk log in ke inbox OWA

adalah seperti berikut:

a) Pilih mana-mana browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox,

Google Chrome, Safari dan sebagainya)

b) Pada bar alamat, taip alamat web berikut:

https://1nsmail.ns.gov.my

2.2 Antaramuka login MS Exchange menggunakan fungsi OWA akan

dipaparkan seperti skrin di bawah.

https://1nsmail.ns.gov.my/



2

Rajah 1 : Antara muka login pengguna MS Exchange (OWA)

2.3 Bagi pengguna yang mempunyai Active Directory (AD) di komputer

yang sedang digunakan, mereka boleh menggunakan nama

pengguna (username) dan juga kata laluan (password) yang

sama untuk log in ke OWA.

2.5 Manakala bagi pengguna yang tidak mempunyai AD di komputer

yang sedang digunakan, mereka boleh menggunakan nama

pengguna (username) dan juga kata laluan (password) yang telah

dibekalkan untuk log in e-mel.

3.0 ANTARA MUKA OWA

3.1 Bagi pengguna yang pertama kali log in, satu paparan skrin untuk

memilih bahasa dan time zone akan dipaparkan. Pengguna

dinasihatkan untuk memilih :

(a) Bahasa : English (United State)

(b) Time Zone : (UTC +08:00) Kuala Lumpur, Singapore

Masukkan nama pengguna

Masukkan kata laluan

Klik butang Sign In 3

1

2



3

Rajah 2 : Antara muka memilih bahasa dan time zone

3.2 Pengguna telah sedia untuk menggunakan e-mel MS Exchange

melalui fungsi OWA Webmail.

3.3 Antara muka utama OWA, pilihan fungsi, bar navigasi pilihan setting

dan butang log out adalah seperti skrin di bawah

Rajah 3 : Antara muka OWA dan Pilihan Fungsi

Pilih bahasa

Pilih time zone

1

2

Klik butang Save 3

Bar Navigasi Nama Pengguna

Butang

Setting

Reading

Pane

Inbox

Folder

E-mel

baru



4

Rajah 4 : Bar Navigasi

Rajah 5 : Bar Navigasi (Setting)

Rajah 6 : Bar Navigasi (Log out)

3.4 Setiap menu utama yang terdapat di dalam Bar Navigasi (Mail,

Calendar, People dan Tasks) akan dijelaskan di dalam Manual

Pengguna ini.

• Refresh your view - check for new messages • Set automatic replies to Out of Office setting • Display settings – modify default view of OWA

layout • Change Theme – change the background

theme of your OWA window within browser

Mail – for managing your mail Calendar – for managing Calendar

People – allows you to create groups for sending messages

Tasks – Current To do list

Klik anak

panah

Klik butang Sign

out



5

4.0 MEMANIPULASI E-MEL

4.1 Membaca kandungan e-mel

Di dalam ruangan Inbox, pengguna akan dapat melihat beberapa tab

menu untuk melihat status e-mel yang diterima

a) All : untuk melihat kesemua e-mel yang diterima

b) Unread : untuk melihat e-mel yang masih belum dibaca

c) To me : untuk melihat e-mel yang hanya dihantar kepada akaun

sendiri

d) Flagged : untuk melihat e-mel yang telah ‘ditandakan’

Rajah 7 : Pilihan status mesej

Panduan :

i) E-mel yang di tandakan dengan warna biru akan dipaparkan

di ruangan reading pane;

ii) E-mel yang belum dibaca akan ditandakan dengan tulisan

gelap (bold);

Status mesej

Flagged mesej

Butang hapus

emel



6

4.2 Menghantar E-mel baru

Langkah – langkah yang perlu diambil untuk mengarang dan

menghantar e-mel baru:

a) Klik pada New mail

b) Masukkan alamat penerima, subjek dan kandungan e-mel yang

ingin dihantar

c) Klik pada Insert sekiranya ada kepilan yang ingin dihantar

d) Klik pada butang Send

Rajah 8 : Langkah-langkah mengarang e-mel

4.3 Membalas dan menyebarkan e-mel (reply/reply all/froward)

Langkah – langkah yang perlu diambil untuk membalas atau

menyebarkan e-mel yang diterima :

a) Klik pada e-mel yang ingin dibalas/disebarkan

b) Klik pada butang reply/reply all/ forward

c) Masukkan alamat penerima

d) Klik pada butang Send

Klik pada New mail 1 Klik pada Send 4

Ruang kandungan e-mel 2

Klik pada Insert 3



7

Rajah 9 : Langkah-langkah membalas/menyebarkan e-mel

Nota :

E-mel yang tidak sempat dihantar boleh disimpan sebagai Draf.

Klik pada e-mel 1

Masukkan alamat

penerima

3

Klik pada reply/reply all/ forward 2

Klik pada Send 4



8

4.4 Menghapuskan e-mel

E-mel yang tidak lagi diperlukan sepatutnya dibuang atau hapuskan

untuk menjimatkan ruang akaun pengguna di dalam server e-mel.

Terdapat beberapa cara untuk menghapuskan e-mel. Antaranya :

a) Klik kanan pada e-mel yang hendak dihapuskan dan klik pada

delete; atau

b) Klik pada butang pangkah berwarna merah

Rajah 10 : Langkah-langkah menghapuskan e-mel

Klik pada Delete

Butang hapus emel



9

5.0 FUNGSI KALENDAR

5.1 Kalendar pada e-mel MS Exchange membolehkan pengguna untuk

membuat jadual Temujanji (appointment), Mesyuarat (meeting),

Tugasan (Task) dan sebagainya.

5.2 Terdapat beberapa cara paparan kalendar iaitu harian, hari bekerja,

mingguan dan bulanan (day, work week, week, month).

Rajah 11 : Jenis paparan kalendar

5.3 Langkah-langkah menggunakan kalendar :

a) Klik pada New Event yang terdapat di menu sebelah kiri

b) Masukkan maklumat yang diperlukan seperti :

(i) nama majlis, mesyuarat/ temu janji dan sebagainya;

(ii) tempat/lokasi;

(iii) jemputan/kehadiran;

(iv) masa

c) Untuk memilih jemputan/kehadiran, pengguna perlu klik pada

butang tambah (+) dan memilih nama jemputan daripada

senarai pengguna yang disediakan

d) Pengguna boleh membuat carian nama jemputan/kehadiran

menggunakan kotak search yang disediakan

e) Pilih jemputan/kehadiran dengan klik pada tanda tambah (+)

f) Klik butang OK



10

Rajah 12 : Memasukkan maklumat yang diperlukan

Rajah 13 : Memilih nama jemputan/kehadiran daripada senarai pengguna

5.4 Sebarang jemputan yang diterima melalui e-mel akan dijadualkan

terus ke dalam kalendar pengguna jika pengguna memilih untuk

hadir (accept). Pengguna diberi pilihan untuk hadir, tidak pasti atau

tidak hadir.

3

1

Klik New Event

Masukkan maklumat yang diperlukan

4

Klik + untuk memilih nama jemputan/ kehadiran

6

Memilih nama jemputan/ kehadiran

5 Membuat carian nama

7 Klik butang OK



11

Rajah 14 : Pilihan kehadiran pengguna

6.0 BUKU ALAMAT/KENALAN

6.1 E-mel MS Exchange telah dilengkapkan dengan semua alamat e-

mel Penjawat Awam di pelbagai jabatan/agensi bawah Pentadbiran

Kerajaan Negeri Sembilan. Pengguna boleh melihat dan mencari

alamat pengguna seperti berikut :

a) Klik pada menu Directory dan pilih jabatan/agensi yang

diperlukan

b) Pengguna boleh melihat senarai pengguna

c) Maklumat pengguna seperti alamat e-mel, nota dan

organisasi juga akan dipaparkan

Rajah 15 : Senarai pengguna di jabatan/agensi yang dipilih



12

6.2 Pengguna e-mel MS Exchange boleh untuk menambah kenalan luar

atau group pada akaun e-mel sendiri. Langkah-langkah seperti

berikut :

a) Klik butang tambah (+) dan satu pop up skrin akan dipaparkan

b) Masukkan maklumat sama ada untuk menambah kenalan

atau group

c) Masukkan maklumat mengenai kenalan/group

d) Klik pada butang Save

Rajah 16 : Pilihan untuk menambah kenalan

Rajah 17 : Maklumat lanjut kenalan

1

Klik pada butang tambah (+)

2

Masukkan maklumat

3

Masukkan maklumat kenalan

4

Klik butang Save



13

Rajah 18 : Maklumat lanjut group

7.0 TUGASAN

7.1 E-mel MS Exchange memberi kemudahan kepada pengguna untuk

membuat tugasan dan memantau tugasan yang telah

dibuat/diarahkan.

7.2 Langkah – langkah perlu diambil bagi membuat tugasan:

a) Untuk menambah senarai tugasan, klik pada New Task yang

terdapat di menu sebelah kiri

b) Masukkan maklumat tugasan

c) Klik butang Save

3

Masukkan maklumat kenalan

4

Klik butang Save



14

Rajah 19 : Maklumat tugasan

8.0 KONFIGURASI PADA MS EXCHANGE (OWA)

Pengguna boleh mengubah konfigurasi antara muka OWA mengikut

kesesuaian pengguna. Di antara pilihan konfigurasi yang disediakan

adalah:

a) Refresh : untuk melihat e-mel baru yang masuk

b) Set automatic reply : untuk membalas e-mel secara automatik

semasa ketiadaan di pejabat

c) Display setting : untuk mengubah paparan e-mel

d) Change theme : untuk mengubah tema latar belakang OWA

e) Change password : untuk menukar kata laluan

f) Options : untuk melihat pilihan lain yang disediakan

Untuk mengubah konfigurasi seperti di atas, pengguna boleh klik pada

butang setting yang terdapat pada penjuru atas sebelah kanan

Rajah 20 : Butang konfigurasi (setting)

2

Masukkan maklumat

kenalan

1

Klik butang New Task

3 Klik butang Save

Klik butang Setting



15

8.1 Refresh

Bagi melihat e-mel baru yang diterima, pengguna boleh klik pada

butang Refresh. Setiap e-mel baru yang diterima akan dipaparkan

pada Inbox pengguna.

Rajah 21 : Fungsi Refresh e-mel

8.2 Set automatic replies

Fungsi ini digunakan apabila pengguna tidak berada di dalam

pejabat atau sedang bercuti. Fungsi ini akan menghantar e-mel

pemberitahuan kepada penghantar secara automatik untuk

memaklumkan bahawa pengguna sedang bercuti atau berada di luar

pejabat.

Langkah-langkah yang terlibat:

a) Klik pada Set automatic replies

b) Masukkan maklumat yang diperlukan semasa ketiadaan di

pejabat

c) Klik butang Save



16

Rajah 22 : Fungsi Set automatic replies

8.3 Display Setting

Pengguna boleh mengubah cara paparan dan susun atur yang

disukai seperti message list, conversation dan reading pane. Antara

perubahan yang boleh dilakukan adalah seperti berikut :

a) Message list

Rajah 23 : Pilihan Sender name on top

1

Masukkan maklumat semasa ketiadaan di pejabat

2 Klik butang Save



17

Rajah 24 : Pilihan Subject name on top

b) Conversations

Rajah 25 : Pilihan Newest message on top

Rajah 26 : Pilihan Oldest message on top



18

c) Reading pane

Rajah 27 : Pilihan Show reading pane on the right

Rajah 28 : Pilihan Show reading pane at bottom



19

8.4 Change Theme

Pengguna boleh mengubah latar belakang antara muka OWA

dengan memilih beberapa tema yang disediakan. Langkah-langkah

yang terlibat :

a) Klik pada Change theme

b) Pilih tema latar belakang

c) Klik OK

Rajah 29 : Langkah-langkah memilih tema antara muka OWA

Pilih tema yang

disukai

1

Klik butang OK

2



20

8.5 Change password

Pengguna disarankan untuk menukar kata laluan setiap enam (6)

bulan sekali bagi tujuan keselamatan. Sila pastikan pengguna ingat

kata laluan yang diubah untuk mengelakkan sebarang masalah pada

masa hadapan.

Langkah-langkah yang terlibat :

a) Klik pada Change password

b) Masukkan kata laluan semasa dan kata laluan yang baru.

c) Masukkan sekali lagi kata laluan yang baru

d) Klik butang Save

Rajah 30 : Langkah-langkah menukar kata laluan

Klik butang Save 2

Masukkan kata

laluan baru 1



21

8.6 Options

Fungsi options membenarkan pengguna untuk memasukkan

maklumat peribadi yang lain seperti gambar, nombor telefon untuk

dihubungi dan melihat kapasiti saiz Inbox yang telah digunakan.

Rajah 31 : Fungsi-fungsi lain yang terdapat di dalam OWA



22

Pengguna juga boleh memasukkan tandatangan individu pada

setiap e-mel yang dihantar. Langkah-langkah memasukkan

tandatangan seperti berikut :

a) Klik pada Setting

b) Masukkan tandatangan (nama, jawatan, no. Telefon, nama

jabatan/agensi)

c) Klik butang Save

Rajah 32 : Langkah-langkah memasukkan tandatangan

9.0 KONFIGURASI E-MEL EXCHANGE DI TELEFON PINTAR

Di sini disertakan langkah-langkah konfigurasi e-mel Exchange di

telefon pintar pengguna. Dua (2) platform utama yang sering

digunakan adalah :

a) Android (Samsung, HTC, Lenovo, LG); dan

b) IOS (iPhone/iPad/iPod)

Klik butang Save 2

Masukkan kata laluan baru

1



23

9.1 Android

i) Klik pada setting di telefon pintar

ii) Klik pada Accounts/ Add account

iii) Pilih Microsoft Exchange ActiveSync



24

iv) Masukkan alamat e-mel dan kata

laluan yang disediakan. Klik Next

v) Tunggu sehingga pengesahan/auto

discover selesai.

vi) Tunggu sehingga pengesahan/auto

discover selesai. Sedikit masa

diperlukan untuk konfigurasi

pertama kali ke telefon bimbit.



25

vii) Konfigurasi berjaya. Sentiasa klik

pada butang Sync untuk melihat e-

mel baru

9.2 IOS

i) Klik pada setting di telefon pintar

ii) Klik pada Mail, Contact, Calendars



26

iii) Klik pada Add Account

iv) Pilih Exchange

v) Masukkan alamat e-mel, kata laluan

dan description



27

vi) Tunggu pengesahan. Sedikit masa

diperlukan untuk konfigurasi

pertama kali ke telefon bimbit.

vii) Pengesahan selesai

viii) Pilih item yang ingin di Sync dan klik

Save



28

x) Akaun e-mel NS telah berjaya

ditambah

xi) Klik pada Mail. Konfigurasi telah

berjaya.

MANUAL TATACARA PENGGUNAAN E-MEL MS · PDF file6.0 BUKU ALAMAT/KENALAN ... Memilih nama...

Documents

Transcript of MANUAL TATACARA PENGGUNAAN E-MEL MS · PDF file6.0 BUKU ALAMAT/KENALAN ... Memilih nama...