Manualpengguna_SBP_newPatch

5/16/2018 Manualpengguna_SBP_newPatch - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/manualpenggunasbpnewpatch 1/46

Manual Sistem Pengurusan

Aset dan Inventori (e-Peralatan v3)

Modul Stok Bekalan Pejabat

ADMINISTRATOR & MODERATOR



Isi KandunganPengenalan Sistem ............................................................................................1 e-Peralatan v3.0– Halaman Login...................................................................... 1 e-Peralatan v3.0 – Penetapan Sistem................................................................ 3 Penetapan Sistem – Pembolehubah Stok Bekalan Pejabat ............................................3

Kategori Stok ...................................................................................................4

Unit Pengukuran .................................................................................................7 Stok Bekalan Pejabat | Pendaftaran ..................................................................8 Stok Bekalan Pejabat | Pendaftaran – Penetapan Stor ...................................................8 Stok Bekalan Pejabat | Pendaftaran – Daftar Kad Baru.................................................13 Stok Bekalan Pejabat | Permohonan ...............................................................26 Stok Bekalan Pejabat | Permohonan – Permohonan Anda ...........................................26 Stok Bekalan Pejabat | Permohonan – Proses Permohonan.........................................33 Stok Bekalan Pejabat | Permohonan – Carian Pesanan................................................38 Stok Bekalan Pejabat | Laporan....................................................................... 41 Stok Bekalan Pejabat | Laporan – Kadar Pusingan Stok...............................................41

Manual e-Peralat an v3

Stok Bekalan Pejabat | Laporan – Lampiran S ..............................................................43



Pengenalan Sistem

istem Pengurusan Aset dan Inventori (e-Peralatan V3.0) ini dibangunkankhusus kepada agensi-agensi kerajaan dalam memantau harta modal daninventori yang telah didaftarkan di dalam Jabatan-Jabatan Kerajaan mengikutPekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.

Sistem ini telah dibangunkan dengan antaramuka mesra pengguna ( user friendly ), di manapenguna baru yang akan menggunakan sistem ini boleh mempelajarinya dalam masabeberapa minit sahaja.

e-Peralatan v3.0– Halaman Login

Diakses dengan menggunakan pelayar( browser) Internet Explorer 6.xx(I.E) ke atas atauMozilla Firefox 2.x.x.

Halaman Login e-Peralatan v3.0

1S

1 Manual e-Peralatan v3




Alamat e-Peralatan v3.0– URL bagi sistem e-Peralatan v3.0 ini adalahhttp://eperalatan.puo.edu.my . Pentadbir Sistem (Admin) akan memberi alamat yang

boleh diakses oleh pengguna untuk melayari sistem e-Peralatan v3.0 ini.

Log-Masuk – Pengguna akan memasukkan ID PENGGUNA dan KATALALUANbagi sistem ini untuk mengakses e-Peralatan v3.0. Pentadbir Sistem (Admin) akanmendaftar pengguna mengikut bahagian/jabatan/unit dan modul yang telahditetapkan.

http://eperalatan.puo.edu.my/

http://eperalatan.puo.edu.my/




e-Peralatan v3.0 – Penetapan Sistem

Penetapan Sistem – Pembolehubah Stok Bekalan Pejabatagi kegunaan modul Stok Bekalan Pejabat, terdapat beberapa penetapan sistem( system setting) yang perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum menggunakansistem e-Peralatan v3.0 ini. Penetapan Sistem ini adalah satu modul yang

penting agar sistem e-Peralatan v3.0 ini dapat dilayari dengan lebih efisyen dan lancar.Hanya pengguna bertahap Administrator dan Moderator sahaja yang bolehmengakses modul ini.Untuk menetapkan maklumat Stok Bekalan Pejabat;

1. Pergi ke Modul Penetapan Sistem2. Klik pautan Penetapan Pembolehubah, antaramuka sistem seperti di bawah

akan dipaparkan:

Halaman Penetapan Sistem (Pembolehubah)

3. Bagi modul Stok Bekalan Pejabat, pengguna perlu menetapkan HANYA diruangan MERAH seperti rajah di atas.

2B



Kat egori Stok

Pada penetapan Kategori Stok, pengguna boleh menetapkan Kod Kategori, SubKategori, Kod Jenis dan Nama Jenis bagi Stok Bekalan Pejabat yang akan didaftarkan.

1. Klik pada pautan Kategori Stok, antaramuka Senarai Kategori Stok BekalanPejabat seperti di bawah akan dipaparkan;

Halaman Senarai Kategori Stok Bekalan Pejabat

♦ Untuk penambahan KOD dan KATEGORI baru bagi Stok BekalanPejabat, klik butang KATEGORI BARU. Paparan berikut akandipaparkan;

♦ Untuk penambahan KOD dan KATEGORI baru bagi Stok BekalanPejabat, klik butang KATEGORI BARU. Paparan berikut akandipaparkan;

♦ Jika pengguna menekan butang LIHAT, pengguna akan di bawa kepaparan Senarai Jenis Stok Bekalan Pejabat seperti di bawah;




♦ Untuk penambahan KOD dan SUB KATEGORI baru bagiKATEGORI Stok Bekalan Pejabat, klik butang SUB KATEGORI.Paparan berikut akan dipaparkan;

♦ KLIK butang Sub Kategori Baru dan paparan seperti berikut akandipaparkan (Pop Up)

♦ Masukkan KOD dan SUB KATEGORI untuk Stok Bekalan dankemudian KLIK butang DAFTAR.

♦ Untuk menghapuskan maklumat KOD dan SUB KATEGORI Stok Bekalan Pejabat yang tidak dikehendaki, klik butang HAPUS. Satu paparan popup window akan dipaparkan untuk pengesahan pemadaman maklumatkategori ini.

♦ Untuk mengemaskini maklumat KOD dan SUB KATEGORI, klik

butang EDIT. Antaramuka seperti rajah di bawah akan dipaparkan;

♦ Peringkat terakhir adalah memasukkan Jenis untuk Sub Kategori tadi. Pilihsatu Sub Kategori dan KLIK pada pautan Jenis, antaramuka Jenis KategoriStok Bekalan Pejabat seperti di bawah akan dipaparkan;




♦ KLIK butang JENIS BARU Kategori Baru dan paparan seperti berikutakan dipaparkan (Pop Up)

♦ Masukkan KOD JENIS dan JENIS (Nama) untuk Jenis Stok Bekalan dankemudian KLIK butang DAFTAR.

♦ Untuk menghapuskan maklumat JENIS Stok Bekalan Pejabat yang tidak dikehendaki, klik butang HAPUS. Satu paparan popup window akandipaparkan untuk pengesahan pemadaman maklumat kategori ini.

♦ Untuk mengemaskini maklumat JENIS Stok Bekalan Pejabat, klik butang EDIT. Antaramuka seperti rajah di bawah akan dipaparkan;

♦ Contoh kemasukan anda adalah seperti berikut : KATEGORI : KERTAS> SUB KATEGORI : KERTAS A4 > JENIS : KERTAS A4 INDAKIAT / KERTAS A4 50Gram ; dan sebagainya.

o Jika sebarang perubahan pada KOD atau KATEGORI, andaperlu tukar pada field di atas.

o Klik butang SIMPAN untuk menyimpan data terkini yang dikemaskini atau


o Klik butang BATAL untuk membatalkan proses kemaskini ini.



Unit Pengukuran

Pada penetapan Unit Pengukuran, pengguna perlu menetapkan unit pengukuran iniagar ianya dapat memudahkan lagi proses pendaftaran Stok Bekalan Pejabat.

♦ Klik pada pautan Unit Pengukuran, antaramuka Senarai Unit Pengukuranseperti di bawah akan dipaparkan;

Halaman Senarai Unit Pengukuran

♦ Untuk penambahan Unit Pengukuran baru bagi Stok Bekalan Pejabat, klik butang TAMBAH.

♦ Untuk menghapuskan maklumat Unit Pengukuran yang tidak dikehendaki,klik butang HAPUS. Satu paparan popup window akan dipaparkan untuk pengesahan pemadaman maklumat kategori ini.

♦ Untuk mengemaskini maklumat Unit Pengukuran, klik butang EDIT.

Antaramuka seperti rajah di bawah akan dipaparkan;

o Jika sebarang perubahan pada Unit Pengukuran, anda perlu tukarpada field di atas.

o Klik butang SIMPAN untuk menyimpan data terkini yang dikemaskini atau

o Klik butang BATAL untuk membatalkan proses kemaskini ini.





Stok Bekalan Pejabat | Pendaftaran

Stok Bekalan Pejabat | Pendaft aran – Penetapan Storenetapan Stor - Stok Bekalan Pejabat adalah satu fungsi sistem yang membolehkan pengguna mendaftarkan maklumat mengenai Stok BekalanPejabat mengikut Jabatan/Bahagian/Unit. Proses Penetapan Stor Baru ini

dilakukan apabila pengguna membuat pembelian secara terus tanpa melalui/memohonpenambahan stok dari STOR PUSAT dan terusdisimpan di stor bahagian tersebut.

Pengguna tertentu seperti Administrator,

Standard User atau Moderator yang mempunyai akses ke modul Stok Bekalan Pejabat ini boleh mendaftarkan Stor BekalanPejabat yang telah ditetapkan untuk Bahagian/Jabatan/Unit. Contoh antaramukapendaftaran Penetapan Stor ini ialah:

♦ Kumpulan Pengguna – menunjukkan nama Kumpulan Pengguna yang berkenaan. Boleh juga diklasifikasikan sebagai nama Kementerian / Jabatan

♦ Kem / Jab – menunjukkan nama kementerian / jabatan yang berkenaan.Konfigurasi juga boleh dilakukan menunjukkan nama bahagian / unit.

3P



♦ Bil | Keterangan Stor – menunjukkan stor bahagian / stor – stor lainyang didaftarkan

♦ - butang ini akan mendaftar stor baru / menambah

stor – stor lain jika diperlukan.

Untuk teruskan dengan proses seterusnya, KLIK pada butang .Paparan berikut akan dipaparkan;

♦ << SENARAI – butang ini akan membawa pengguna kembali kepaparan sebelum ini iaitu paparan yang menunjukkan senarai stor yang terdapat didalam kementerian / jabatan / bahagian / cawangan.

♦ DAFTAR >> - butang daftar ini akan mendaftar keterangan stor yang telah diisi di bahagian keterangan stor kedalam pengkalan data, dankemudiannya membawa pengguna ke paparan baru.

♦ ISIKAN ruangan Keteranagan Stor* dan KLIK butang DAFTAR, danpaparan seperti dibawah akan dipaparkan;


♦ << SENARAI – butang ini akan membawa pengguna kembali kepaparan sebelum ini iaitu paparan yang menunjukkan senarai stor yang terdapat didalam kementerian / jabatan / bahagian / cawangan.



♦ HAPUS STOR >> - butang ini akan menghapus stor yang sedang dipilih/ dilihat. Stor ini akan seterusnya dihapus dan segala data berkenaandengan stor ini juga akan turut dihapus sama sekali. Paparan ‘confirmation’akan dipaparkan dahulu sebagai langkah keselamatan.

♦ KEMASKINI STOR – sebarang perubahan kepada data stor akandikemaskini (update) dan disimpan didalam pangkalan data.

♦ LOKASI / RAK ITEM – apabila butang ini ditekan, paparan sepertidibawah akan dipaparkan;

o Paparan Lokasi / Rak Item ini adalah bertujuan untuk menambahtemat simpanan stok bekalan didalam stor.

o Item yang dimasukkan boleh terdiri dari rak, almari, ruang dansebagainya.


o Untuk memasukkan maklumat, isikan bahagian NAMA LOKASIdan KOD LOKASI, Kemudian KLIK butang DAFTAR.Paparan berikut akan dipaparkan;



o Untuk mengemaskini data, sila KLIK butang EDIT yang mempunyai ikon KANTA tersebut.

o Paparan seperti dibawah akan dipaparkan;

o Butang DAFTAR akan bertukar menjadi butang simpan danbutang RESET akan bertukar menjadi butang BATAL.

o Setelah perubahan kepada nama RAK / ALMARI / GOBOK dan sebagainya dilakukan, KLIK pada butang SIMPAN danmaklumat yang baru dibetulkan tadi akan disimpan terus kedalamsistem

♦ Untuk menghapus rak / almari / gobok / ruang dan sebagainya darisenarai rak / almari / gobok / ruang didalam stor, KLIK pada butang HAPUS.


♦ SENARAI ITEM – apabila butang ini ditekan, paparan seperti dibawahakan dipaparkan;



♦ Bahagian ini akan menunjukkan senarai item yang berkuranganbilangannya dan mencecah kuantiti minima yang ditetapkan. Ini adalahpaparan notifikasi. Sila KLIK KELUAR untuk teruskan dengan proses

seterusnya.

♦ DAFTAR PENTADBIR – untuk mendaftar pentadbir stor. Pentadbirstor adalah orang yang bertanggungjawab mengurus, membuat terimaan,melulus permohonan lain ke stor tersebut, menolak permohonan danmelakukan proses pengeluaran barang yang telah dipesan.

♦ KLIK butang DAFTAR PENTADBIR. Paparan seperti dibawah akandipaparkan;


♦ Setelah POPUP paparan ini dipaparkan, pilih nama yang berkenaan untuk dilantik sebagai pentadbir stor. Setelah nama yang dikehandaki dipilih,nama tersebut akan dipaparkan pada ruangan pentadbir stor , sepertiditunjukkan dibawah;



Stok Beka lan Pejabat | Pendaft aran – Daftar K ad Baru


endaftaran kad baru merupakan satu proses

dimana kad – kad stok yang baru direkodkandan disimpan didalam sistem. Menu ini juga

boleh berfungsi untuk mengemaskini data – datakad sediada serta melakukan terimaan baru bagi stok bekalan sediad

Pa.

Pengguna tertentu seperti Administrator, Standard User atau Moderator yang mempunyai akses ke modul Stok Bekalan Pejabat ini boleh mendaftarkan Stor BekalanPejabat yang telah ditetapkan untuk Bahagian/Jabatan/Unit. Contoh antaramukapendaftaran Daftar Kad Baru ini apabila diKLIK ialah:

Keterangan bagi ruang – ruang (field) adalah seperti dibawah;

♦ Stor* - memaparkan senarai – senarai stor yang telah didaftarkan dibahagian ‘PENETAPAN STOR’ yang telah ditunjukkan tadi. Untuk



bahagian ini, sila pilih Stor yang berkenaan sebelum meneruskan denganpendaftaran kad – kad baru.

* Harus diingat bahawa hanya pentadbir stor yang dibenarkan dan

didaftarkan boleh menguruskan stor yang ditadbirnya secara ekslusif.

♦ Keterangan Item* - bahagian ini memaparkan keterangan bagi kad itemyang akan didaftarkan. Keterangan item boleh terdiri dari keteranganpendek bagi item yang hendak didaftarkan ataupun keterangan pengenalanbagi item tersebut.

♦ Kod item / Part No* - kod item / part no. ini adalah satu kod umumyang digunakan oleh pengeluar untuk jenis barang yang tertentu.Contohnya, Kertas A4 dari Syarikat A akan mempunyai KOD ITEM /PART NO yang sama untuk semua jenis A4 yang dikeluarkannya. Namun,

pengguna boleh memasukkan sendiri kod item mengikut format danpekeliling masing – masing (Jika ada). Kod item ini haruslah dibiarkan unik untuk membezakan antara jenis barang yang diterima.

♦ Kategori Item – Pilihan berdasarkan Kategori Stok Bekalan yang didaftarkan.

♦ Sub Kategori Item – Pilihan berdasarkan Sub Kategori Stok Bekalan yang didaftarkan.

♦ Jenis Item* – Pilihan berdasarkan Jenis Stok Bekalan yang didaftarkan.


* Untuk mengisi bahagian Kategori, Sub Kategori dan Jenis Item ini, Klik pada

ikon dan pop-up seperti dibawah akan dipaparkan;



* Pengguna boleh membuat tapisan keatas data – data didalam list umumkategori dan sub kategori untuk mendapatkan jenis yang dikehendaki.Pengguna juga boleh memasukkan katakunci di ruangan ‘Katakunci’ dankemudian menekan butang ‘FILTER’

* PERHATIAN! : Katakunci yang dimasukkan haruslah KOD JENIS atauNAMA bagi JENIS sahaja. Ianya menjurus kepada nama yang lebih spesifik untuk jenis sesebuah barang itu.


♦ Gambar Item – ruangan untuk memasukkan gambar untuk item / barang yang hendak didaftarkan (optional). Jika pengguna ingin memasukkangambar, KLIK butang “BROWSE” di sebelah ruangan Gambar Item,dan pilih dari fail yang berkenaan di komputer masing – masing sepertiditunjukkan dibawah;



* Sila pilih dari senarai gambar yang ada didalam komputer dan KLIK OPEN.

♦ Kuantiti Minima – kuantiti minima yang dimasukkan adalah sebagai titik minimum sebelum sistem mengeluarkan notifikasi Peringatan kuantitibarangan tersebut. Sebagai Contoh, jika kuantiti minima diset kepada 10,dan barang didalam stor berjumlah KURANG DARI 10, Sistem akanmengeluarkan paparan seperti dibawah;


♦ Setelah semua ruangan diisi, KLIK butang DAFTAR BARU. Satupaparan pengesahan akan dipaparkan. KLIK OK untuk teruskan ke

proses seterusnya.



♦

Paparan – menunjukkan skrin pengurusan stor yang berkenaan. Didalampaparan ini, perkara – perkara berikut akan dipaparkan;

o Kumpulan Pengguna – menunjukkan kumpulan pengguna /organisasi

o Kem / Jab – menunjukkan kementerian / jabatan / bahagian/unit / cawangan yang berkenaan

o Stor – menunjukkan senarai stor yang terdapat didalam organisasi

o Kategori – berdasarkan Kategori Stok Bekalan yang didaftarkan.

o Sub Kategori – berdasarkan Sub Kategori Stok Bekalan yang didaftarkan.

o Jenis – berdasarkan Jenis Stok Bekalan yang didaftarkan.

o - butang untuk menapis (filter) senarai barang stok melalui jenis yang tertentu. Butang ini juga bertindak sebagaibutang untuk melakukan carian pantas untuk jenis stok barangan.Paparan pop-up adalah seperti berikut.




o Butang Lihat – butang lihat ini adalah untuk pengguna melihatdengan lebih lengkap dan terperinci mengenai maklumat lengkapkad stok terbabit.

♦ Apabila butang tersebut diKLIK, paparan seperti berikut akan dibuka(Popup). Paparan berikut adalah seperti dipaparkan dibawah;

♦ Paparan diatas menunjukkan Maklumat Kad Daftar Stok untuk stok barangan yang telah dipilih. Keterangan item yang terdapat pada paparan

ini adalah seperti berikut;

o Stor* - Nama stor yang ditadbir

o Keterangan Item* - Nama pengenalan item yang dipilih

o Kod Item / Part no* - Kod unik yang dibekalkan bersamadengan barang tersebut

o Kategori item - Merupakan Kategori Umum bagi item tersebut

o Sub Kategori Item – Sub kategori barangan, merujuk kepada

Kategori yang dipaparkan tadi

o Jenis* - Merujuk kepada nama yang lebih spesifik dan biasanyapada bahagian ini barangan stok tersebut sudah dapat dikenalpasti.


o Gambar Item – ruang kemasukan data untuk menukar gambar,atau memasukkan gambar baru



o Kuantiti Minima – ruang untuk mengemaskini / menukar tahapkuantiti minima yang telah ditentukan pada proses sebelum ini.

o - menghapus kad stok tersebut. Antara syaratuntuk proses ini berjaya adalah terimaan barang juga mestilahdihapuskan terlebih dahulu. Jika tidak, proses ini tidak dapatdilakukan.

o - butang untuk membatal kemasukan data yang telahdimasukkan DENGAN SYARAT pengguna belum menekanbutang ‘KEMASKINI KAD’

o - butang untuk mengemaskini kandungan /maklumat kad yang dibuka. Dengan menekan butang ini,

informasi dan maklumat terbaru yang ditukar akan terusdikemaskini.

o - butang untuk menapis (filter) senarai barang stok melalui jenis yang tertentu. Butang ini juga bertindak sebagaibutang untuk melakukan carian pantas untuk jenis stok barangan.Paparan pop-up adalah seperti berikut.




♦ - untuk kad stok yang sedang dilihat tersebut,butang terimaan baru digunakan apabila pembelian untuk barang – barang tersebut dibuat. Setiap pembelian / terimaan baru samada dari pembekal

ataupun dari stor lain akan dilakukan dengan hanya mengKLIK butang ini.Paparan yang akan diterima adalah seperti berikut

♦ Penjelasan paparan adalah seperti dibawah

o Tarikh Terimaan* - pilih tarikh terimaan barang tersebut(Contohnya 07-11-2008)

o No Rujukan / No PO* - masukkan no. rujukan . no PO untuk pesanan barang tersebut

o Nilai Terimaan Semasa (RM)* - masukkan harga semasa ketikabarangan stok tersebut dibeli. MASUKKAN NOMBOR SAHAJA (Contoh : 25 / 25.00 / 25.0 / 25.10 / 25.1)


o Diterima Daripada* - Sila Pilih samada terimaan tersebut adalahdari PEMBEKAL ataupun dari STOR LAIN



• KLIK ikon kantauntuk memilihpembekal, seterusnya paparan berikut akandipaparkan;

• Klik butang setelah pembekal yang tertentu dikenalpasti. Maklumat pembekal yang dipilih tersebut akan dipapar secara automatik diruangan PEMBEKAL

o Kuantiti Terimaan* - Masukkan kuantiti yang diterima (Unit Terbesar) dan (Unit Terkecil). Jika barang stok tersebut dibeli

secara banyak, Sila masukkan kuantiti untuk unit terbesar dan pilih0 untuk unit terkecil.

o Pembelian juga boleh dilakukan dalam unit terkecil sahaja terutamadidalam kes – kes kecemasan (Contohnya pihak organisasimembeli A4 sebanak 4 Rim sahaja). Dalam kes sebegini, masukkannilai 0 untuk jumlah terbesar (kotak) dan 4 untuk nilai terkecil(Rim)

* Unit terbesar adalah unit kuantiti secara besar untuk setiap barangantersebut, contohnya ; Kertas A4 dibeli didalam kotak, dan didalam kotak tersebut akan ada 5 atau 10 rim bergantung kepada pembelian. Dalam kes ini,KOTAK adalah unit terbesar dan RIM adalah unit terkecil.


* Contoh lain ; pembelian pensel – Unit terbesar adalah kotak, manakala unitterkecil adalah batang,



* Tips : dalam kes – kes dimana keadaan adalah sukar untuk menentukan unitterbesar dan terkecil, adalah dicadangkan agar unit terbesar menggunakanKOTAK dan unit terkecil menggunakan UNIT / BUAH.

o Nisbah Kuantiti* - Nisbah kuantiti adalah kiraan tentang perbandingan antara unit terbesar dan unit terkecil. Contohnya;Didalam satu kotak A4 : terdapat 5 Rim kertas A4, jadi Nisbahkuantitinya adalah 1 Unit Terbesar : 4 Unit terkecil

o Lokasi ditempatkan – penyenaraian dari LOKASI / RAK ITEM yang dimasukkan

o Pegawai Penerima* - masukkan nama pegawai yang menerimabarang terbabit dan mengesahkan terimaan barangan tersebut.

o Nota – masukkan nota terimaan atau sebarang nota berkenaan

dengan terimaan barang terbabit (jika ada)

o Exp Date – tarikh luput barangan tersebut (jika ada)

o Mfg Date – tarikh barang tersebut diperbuat (jika ada)

♦ Setelah ruang bertanda * diisi, KLIK butang SIMPAN. Paparan pengesahan akan dipaparkan seperti dibawah

♦ Pada paparan ini, Klik butang simpan untuk menyimpan data – data yang telah dimasukkan kedalam sistem.




♦ Paparan seperti berikut akan dapat dilihat pada antaramuka utamakad stok tersebut

♦ Untuk mengemaskini kad stok tersebut, dan melihat maklumatlengkap terimaan barang yang telah dilakukan, KLIK butang

dari mana – mana senarai terimaan yang berkaitan.Paparan yang akan dipaparkan adalah seperti berikut;

♦ Terdapat beberapa maklumat baru di paparan ini seperti


o Kuantiti Semasa di Stor – menunjukkan bilangan stok tersebut distor



o Butang Senarai Pengeluaran – menunjukkan senarai / log pengeluaran yang pernah dilakukan. Paparan adalah seperti berikut

♦ Dibahagian bawah paparan kad stok tadi, terdapat paparan butanguntuk melakukan operasi – operasi yang tertentu, antaranya;

o - butang untuk mengemaskini data – dataterimaan stok jika terdapat perubahan pada kad stok tersebut

o - butang untuk menghapus rekodterimaan yang berkenaan.

o - butang pelarasan untuk melaraskan bilanganitem jika kuantiti di stor dan kuantiti di dalam sistem tidak sama. KLIK butang tersebut, paparan seperti dibawah akan dipaparkan;


Pelarasan stok bekalan terbahagi kepada dua iaituPelupusan Stok dan Kehilangan & Hapuskira



• Pelupusan Stok akan terjadi dan berlaku sekiranya stok bekalan tersebut sudah mencecah tarikh akhir / tarikhluput barangan tersebut.

• Kes Kehilangan & Hapuskira pula akan berlakusekiranya terdapat kehilangan kepada stok bekalan distor.

• Isikan ruang yang kosong seperti No Rujukan , Notadan Kuantiti yang hendak dilupus / hilang. Kemudianklik butang daftar. Rekod pelupusan / kehilanganakan direkodkan kedalam sistem dan dipapardibahagian bawah borang tersebut.

o - butang ini akan mencetak kad stok untuk barangan yang telah dipilih. Format yang akan dikeluarkan adalah PDFyang memudahkan pengguna mencetaknya kemudian. Contohpaparan adalah seperti berikut;




Stok Bekalan Pejabat | Permohonan

Stok Bekalan Pejabat | Permohonan – Permohonan Andaermohonan Anda - adalah satu fungsi sistem yang membolehkan penggunamemohon Stok Bekalan Pejabat secara Online mengikut Jabatan/Bahagian/Unit. Proses Permohonan ini boleh dilakukan samada untuk

Permohonan Diri Sendiri atau Permohonan untuk penambahan Stok Bekalan Pejabatdi Jabatan/Bahagian/Unit.

Pengguna tertentu seperti Standard User hanya boleh memohon stok bekalan samada

di bahagiannya atau di bahagian lain tetapi kelulusan permohonan itu adalahbergantung kepada Pegawai Stor yang akan meluluskan permohonan tersebut. Bagipengguna seperti Administrator dan Moderator pula mereka boleh meluluskan,menolak, membatalkan, dan mengemaskini kuantiti keluaran yang dipohon olehpengguna tahap Standard User mengikut Jabatan/Bahagian/Unit. Di bawah adalahantaramuka Senarai Permohonan Anda yang disusun mengikut status permohonan:

Halaman Senarai Permohonan Diri Sendiri

Belum Dilulus – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang berstatusBelum Dilulus.

Diluluskan – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang telah Diluluskan.

Ditolak – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang telah Ditolak

Selesai – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang berstatus Selesai

Butang Hapus – Pengguna boleh menghapuskan atau memadam maklumatPermohonan secara Online hanya pada status Belum Dilulus sahaja. Jika permohonanini telah Diluluskan, Ditolak atau berstatus Selesai, pengguna hanya boleh melihat


P



sahaja dan permohonan ini tidak boleh dipadamkan. Satu paparan popup window akandipaparkan untuk pengesahan pemadaman maklumat permohonan ini.

Butang Lihat – Pengguna boleh melihat Maklumat Lengkap Permohonan Stok Bekalan Pejabat yang telah dipohon secara online. Contoh paparan adalah seperti dibawah;

Halaman Maklumat Lengkap Permohonan

Butang Permohonan Baru – Klik pada butang PERMOHONAN BARU untuk membuat permohonan Stok Bekalan secara Online. Paparan di bawah adalah

antaramuka Permohonan Memesan Barang-Barang;

Halaman Daftar Permohonan Pengeluaran Stok

Pilihan Stor – Jika pengguna hendak membuat permohonan ke stor lain (selaindaripada stor di bahagiannya), pengguna perlu memilih drop down list Stor. Pilih storyang hendak dipohon.




Kegunaan Untuk – Jika pengguna membuat permohonan ini untuk kegunaan kursusatau kegunaan persendirian, pengguna tersebut tidak perlu menanda kotak yang terdapat pada ruangan KEGUNAAN UNTUK.

Jika pengguna membuat permohonan untuk penambahan stok di stor bahagianpengguna perlu menanda kotak tersebut seperti ini . Satu popup window akandipaparkan untuk mengesahkan permohonan ini adalah untuk penambahan stok distor bahagian.

Butang Batal – Klik butang Batal jika proses permohonan ini tidak mahu diteruskan.

Butang Seterusnya – Klik butang Seterusnya untuk meneruskan proses permohonanini. Satu popup window untuk mengesahkan permohonan pengguna ini adalahpermohonan peribadi. Paparan seperti di bawah akan dipaparkan;

Halaman Permohonan Memesan Barang-Barang

Butang Tambah – untuk menambah Jenis Alatulis dan Kuantiti yang dipohon, klik butang Tambah, paparan seperti di bawah akan dipaparkan;




Halaman Tambah Item

Kategori – klik pada drop down list Kategori tersebut, paparan senarai stok bekalanmengikut kategori akan dipaparkan

Katakunci – jika pengguna hendak mencari item berdasarkan katakunci, masukkanitem yang ingin dicari. Sebagai contoh masukkan PEN, klik butang FILTER, paparan

yang akan dilihat adalah semua stok yang berjenis PEN.

Untuk memilih item yang ingin dipohon, klik pada kotak seperti ini . Masukkankuantiti bagi item yang dipohon. Pengguna boleh memohon kuantiti bagi item tersebutberdasarkan kepada unit pengukuran TERBESAR atau TERKECIL atau kedua-duanya sekali.

Butang Tambah – untuk menambah permohonan item yang dipilih ke antaramukapermohonan memesan barang

Butang Batal – untuk membatalkan permohonan tambah item ini.

Butang Gugur – jika pengguna hendak membuang atau menggugurkan item yang telah dipilih, klik butang Gugur ini. Item yang dipilih sebelum ini akan dibuang.

Butang OK – setelah selesai proses permohonan ini dilakukan, klik butang OK,tunggu sehingga permohonan anda Diluluskan oleh pegawai stor. Kelulusanpermohonan ini akan dihantar ke email pemohon.




Untuk menyemak permohonan anda pada sistem e-Peralatan v3.0ini, sila klik padabutang Diluluskan, seperti rajah di bawah;

Halaman Permohonan Telah Diluluskan

Paparan di atas memaparkan senarai permohonan yang telah diluluskan, klik butang lihat untuk melihat permohonan yang telah diluluskan tersebut. Antaramuka di bawahakan dipaparkan;

Halaman Maklumat Lengkap Permohonan

Butang Cetak – pengguna perlu mencetak Resit Permohonan sebelum prosespengeluaran item dapat dilakukan. Klik pada butang Cetak. Paparan seperti di bawahakan dipaparkan;




Halaman Resit Permohonan

Butang Cetak 2 - jika permohonan tersebut memerlukan tandatangan dari Ketua Jabatan, pengguna perlu menekan butang Cetak 2. Paparan seperti di bawah akandipaparkan;




Halaman Pesanan Barang Stor Butang OK – setelah pengguna mencetak resit permohonan seperti yang dipaparkan,klik butang OK untuk kembali ke laman senarai permohonan. Anda perlu mencetak resit di atas sebelum proses pengeluaran dapat dilakukan. Resit ini akan disimpan oleh

pegawai stor yang mengeluarkan barang tersebut untuk tujuan rujukan pada masa akandatang.

Jika permohonan anda ditolak, anda boleh melihat senarai permohonan tersebutapabila anda menekan butang Ditolak seperti rajah di bawah;

Halaman Permohonan Ditolak

Jika permohonan anda selesai dan proses pengeluaran item telah dibuat, anda bolehmelihat senarai permohonan tersebut apabila anda menekan butang Selesai seperti rajahdi bawah;


Halaman Permohonan Selesai



Stok Broses Permohonan - adalah satu fungsi sistem yang membolehkan penggunakhususnya Pegawai Stor untuk meluluskan dan mengeluarkan barang stok bekalan pejabat yang telah dipohon oleh pengguna myOASIS v1.0.

Permohonan ini adalah mengikut mengikut Jabatan/Bahagian/Unit.

ekalan Pejabat | Permohonan – Proses Permohonan

Pengguna tertentu seperti Standard User hanya boleh memohon stok bekalan samadadi bahagiannya atau di bahagian lain tetapi kelulusan permohonan itu adalahbergantung kepada Pegawai Stor yang akan meluluskan permohonan tersebut. Bagipengguna seperti Administrator dan Moderator pula mereka boleh meluluskan,menolak, membatalkan, dan mengemaskini kuantiti keluaran yang dipohon olehpengguna tahap Standard User mengikut Jabatan/Bahagian/Unit. Di bawah adalahantaramuka Senarai Permohonan untuk Diproses yang dikhususkan untuk PegawaiStor;

Pegawai yang mempunyai akses untuk mentadbir lebih dari satu stor akan diberi pilihanuntuk melakukan pentadbiran keatas stor tertentu terlebih dahulu seperti paparandibawah

Setelah memilih stor yang berkaitan, paparan seperti dibawah akan dipaparkanmenunjukkan permohonan yang masih belum diluluskan

Halaman Senarai Permohonan Untuk Diproses

Belum Dilulus – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang berstatusBelum Dilulus. Pegawai Stor boleh meluluskan atau menolak permohonan ini.

Diluluskan – Memaparkan senarai permohonan stok bekalan yang telah Diluluskan.Permohonan ini telah diluluskan oleh Pegawai Stor dan proses pengeluaran barang tersebut perlu dilakukan oleh pegawai stor setelah pemohon menyerahkan resitpermohonan.


P



Butang Lihat – jika Pegawai Stor hendak meluluskan permohonan yang telahdipohon ini, klik pada butang Lihat. Paparan seperti di bawah akan dipaparkan;

Halaman Maklumat Lengkap Permohonan – Pegawai Stor

Butang Edit – pada butang ini, pegawai stor boleh mengurangkan permohonan yang dipohon oleh pemohon. Pegawai hanya boleh mengurangkan permohonan sahaja dan

permohonan tersebut tidak boleh ditambah oleh Pegawai Stor. Sebagai contoh sepertipaparan di bawah;

Halaman Kuantiti Diluluskan – Pegawai Stor

Ruangan Nota – pada ruangan ini Pegawai Stor boleh meletakkan sebab mengapapengurangan kuantiti atau permohonan ini ditolak atau pun apa-apa sebab yang perludisampaikan kepada pemohon.




Butang Senarai Permohonan – membolehkan pegawai kembali ke senaraipermohonan yang hendak diluluskan.

Butang Tolak/Batal Permohonan – jika permohonan ini hendak

ditolak/dibatalkan, pegawai perlu menekan butang ini. Satu paparan popup window akan dipaparkan untuk mengesahkan permohonan ini ditolak/dibatalkan.

Butang Lulus Permohonan – jika permohonan ini hendak diluluskan, pegawai perlumenekan butang ini untuk meluluskan permohonan ini. Satu popup window akandipaparkan untuk mengesahkan kelulusan ini.

Proses pengeluaran item akan dijalankan setelah pemohon membawa resitpermohonan yang telah diluluskan. Untuk mengeluarkan item tersebut, pegawai perlumenekan butang Diluluskan dan paparannya adalah seperti di bawah;

Halaman Senarai Permohonan Untuk Diproses

Ruangan No.Pesanan – jika terdapat senarai permohonan yang panjang, pegawaiboleh membuat carian berdasarkan pada no pesanan pada ruangan ini. Barcode

scanner juga boleh digunakan pada ruangan ini untuk proses membuat carian denganlebih cepat dan pantas.

Butang Lihat – jika Pegawai Stor hendak mengeluarkan permohonan yang telahdiluluskan ini, klik pada butang Lihat. Paparan seperti di bawah akan dipaparkan;




Halaman Maklumat Lengkap Permohonan – Pegawai Stor

Butang Edit – pada butang ini, pegawai stor boleh mengurangkan permohonan yang dipohon oleh pemohon. Pegawai hanya boleh mengurangkan permohonan sahaja danpermohonan tersebut tidak boleh ditambah oleh Pegawai Stor. Sebagai contoh sepertipaparan di bawah;

Halaman Kuantiti Diluluskan – Pegawai Stor

Ruangan Nota – pada ruangan ini Pegawai Stor boleh meletakkan sebab mengapa

pengurangan kuantiti atau permohonan ini ditolak atau pun apa-apa sebab yang perludisampaikan kepada pemohon.

Butang Senarai Permohonan – membolehkan pegawai kembali ke senaraipermohonan yang hendak diluluskan.





Butang Tolak/Batal Permohonan – jika permohonan ini hendak ditolak/dibatalkan, pegawai perlu menekan butang ini. Sebagai contoh jika pemohonini tidak melakukan proses pengeluaran, maka pegawai perlu menolak/membatalkanpermohonan ini. Satu paparan popup window akan dipaparkan untuk mengesahkan

permohonan ini ditolak/dibatalkan.

Butang Pengeluaran Stok – jika permohonan ini hendak dikeluarkan, pegawai perlumenekan butang ini untuk meluluskan permohonan ini seterusnya mengeluarkan itemyang dipohon. Satu popup window akan dipaparkan untuk mengesahkan kelulusan ini.



Stok Bearian Pesanan adalah satu fungsi sistem yang membolehkan penggunamembuat carian maklumat mengenai permohonan Stok Bekalan Pejabatmengikut Jabatan/Bahagian/Unit yang telah dibuat.

kalan Pejabat | Permohonan – Carian Pesanan

CPengguna yang mempunyai akses ke modul Stok Bekalan Pejabat ini boleh membuatCarian Pesanan yang telah ditetapkan oleh Bahagian/Jabatan/Unit. Contohantaramuka Carian Pesana ini ialah:

Halaman Carian Pesanan

Stor Permohonan – Pilih Stor ( drop down list) yang berkenaan untuk melakukancarian.

Penambahan Stok di Stor - Pilihan carian mengikut drop down list Stor yang telah /pernah melakukan penambahan stok dari stor lain. Sila tandakan kotak carian disebelah kiri.

Keterangan Stok – Carian yang berdasarkan kepada keterangan bagi stok bekalan

pejabat. Anda perlu memasukkan input keterangan di ruang yang dipaparkan. Silatandakan kotak carian di sebelah kiri.

Kod Item / Part No. – Carian yang berdasarkan kepada Kod Item / Part No. bagistok bekalan pejabat. Anda perlu memasukkan input keterangan di ruang yang dipaparkan. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri


A

A




Batch no. stok – Carian yang berdasarkan kepada Batch No. bagi stok bekalanpejabat. Anda perlu memasukkan input keterangan di ruang yang dipaparkan. Silatandakan kotak carian di sebelah kiri

Kategori Stok – Carian yang berdasarkan kepada kategori bagi stok bekalan pejabat. Anda perlu memilih dari drop down list di ruang yang dipaparkan. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

Sub Kategori Stok – Carian yang berdasarkan kepada Sub Kategori bagi stok bekalanpejabat. Anda perlu memilih dari drop down list di ruang yang dipaparkan. Silatandakan kotak carian di sebelah kiri

Jenis Stok – Carian yang berdasarkan kepada jenisbagi stok bekalan pejabat. Andaperlu memilih dari drop down list keterangan di ruang yang dipaparkan. Sila tandakankotak carian di sebelah kiri

Status Permohonan – Carian yang berdasarkan status permohonan bagi stok bekalanpejabat. Anda perlu memilih dari drop down list di ruang yang dipaparkan. Silatandakan kotak carian di sebelah kiri

Tarikh Permohonan – Pilihan carian berdasarkan kepada tarikh permohonan semasapermohonan stok bekalan pejabat ini dibuat. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

Tarikh dikeluarkan – Pilihan carian berdasarkan kepada tarikh permohonan semasapermohonan stok bekalan pejabat ini dibuat. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

No.Pesanan - Pilihan carian berdasarkan kepada no pesanan semasa permohonanstok bekalan pejabat ini dibuat. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

Pemohon - Pilihan carian berdasarkan kepada nama pemohon yang melakukanpermohonan stok bekalan pejabat ini. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

Penerima - Pilihan carian berdasarkan kepada nama pemohon yang melakukanpermohonan stok bekalan pejabat ini. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri

Pegawai Bertanggungjawab - Pilihan carian berdasarkan kepada pegawai yang melakukan proses lulus atau batal permohonan stok bekalan pejabat ini. Sila tandakankotak carian di sebelah kiri

Kata Kunci - Pilihan carian berdasarkan kepada kata kunci bagi permohonan stok bekalan pejabat ini. Sila Pilih dahulu 2 pilihan samada KEGUNAAN atau NOTAPERMOHONAN dan masukkan katakunci tersebut di kotak bersebelah denganpilihan tersebut. Sila tandakan kotak carian di sebelah kiri



Jenis Carian - Jika carian permohonan Stok Bekalan Pejabat berdasarkan AND,maklumat yang dimasukkan hendaklah kedua-duanya benar. Manakala jika carianpermohonan Stok Bekalan Pejabat berdasarkan OR, salah satu daripada maklumattersebut perlulah benar.

Butang Carian – Jika butang carian ini diklik, pengguna akan dibawa ke lamanSenarai Permohonan yang telah dibuat. Ianya berdasarkan maklumat item yang telah ditandakan. Paparan seperti di bawah akan dipaparkan:

Halaman Keputusan Carian Permohonan yang telah dibuat

Paparan senarai di atas akan dipaparkan mengikut status permohonan tersebut samadaianya Belum Dilulus, Diluluskan, Ditolak atau Selesai

Butang Lihat – Pengguna boleh melihat maklumat lengkap permohonan Stok Bekalan Pejabat yang telah dibuat.





Stok Bekalan Pejabat | Laporan

Stok Bekalan Pejabat | Laporan – Kadar Pusingan Stok

adar Pusingan Stok Bekalan Pejabat adalah satu fungsi sistem yang membolehkan pengguna mengira Kadar Pusingan Stok bagi tahun semasa.

Pengguna yang mempunyai akses ke modul Stok Bekalan Pejabat ini boleh membuatPengiraan Kadar Pusingan Stok Bekalan Pejabat berdasarkan kepada tahun semasa dancontoh antaramuka Kadar Pusingan Stok Bekalan Pejabat ini ialah:

Halaman Kadar Pusingan Stok Bekalan Pejabat

Butang Cetak KEW 300-N – Pengguna boleh mencetak format Lampiran N(KEW.300-N). Cetakan ini adalah berdasarkan kepada tahun semasa bagi Stok BekalanPejabat.

5K



Halaman Cetakan Kadar Pusingan Stok Bekalan Pejabat (KEW 300-N)




Stok Bekalan Pejabat | Laporan – Lampiran S

ampiran S adalah satu fungsi sistem yang membolehkan pengguna menjanaKEW.300-S untuk digunakan sebagai senarai verifikasi stok semasa..

Pengguna yang mempunyai akses ke modul Stok Bekalan Pejabat ini boleh menjanaLampiran S berdasarkan kepada Kategori Stok yang telah didaftarkan. Contohantaramuka Lampiran S ini adalah:

Halaman Jana Lampiran S

Anda perlu memilih Bahagian yang hendak dijana berserta dengan Kategori Stok yang terdapat di dalam bahagian tersebut.

Butang Jana Lampiran S – Pengguna boleh mencetak format Lampiran S. Cetakanini adalah berdasarkan kepada kuantiti semasa bagi item stok bekalan pejabat tersebutyang terdapat pada bahagian yang telah dipilih. Paparannya adalah seperti di bawah;

Halaman Cetakan Lampiran S (KEW 300-S)


L



Contoh Cetakan Lampiran S (KEW 300-S)


Manualpengguna_SBP_newPatch

Documents

Transcript of Manualpengguna_SBP_newPatch