MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT...

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT BIL 4/2013

Tarikh : 31 Oktober 2013 (Khamis) Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, Ibu Pejabat, Jabatan Laut Wilayah Sarawak

Kehadiran : 1. Tn. Hj. Baharin bin Dato Abdul Hamid Timbalan Ketua Pengarah Laut (Pengerusi) 2. En. Hazman bin Hussein Pengarah Bahagian Kawalan Industri 3. Tn. Hj. Ahmad Khairuddin bin Ismail Pengarah Laut Wilayah Tengah 4. Tn. Hj. Abdul Aziz bin Muhamud Pengarah Laut Wilayah Utara 5. En. Abdul Nasar bin Abdul Hadi Pengarah ILPPPL 6. En. Mathias Charles Wakil Pengarah Laut Wilayah Sarawak 7. En. Mohamad Khairul Rizal bin Muni Wakil Pengarah Laut Wilayah Persekutuan Labuan 8. En. Mohd Zaky Fadli bin Hasshim Wakil Pengarah Laut Wilayah Selatan 9. Pn. Hajah Hasimah binti Mustafa Wakil Pengarah Laut Wilayah Timur 10. Tn. Hj. Khairudin bin Abbas Ketua Penolong Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan 11. Kapt. Sukhbir Singh a/l Gopal Singh Wakil Pengarah Bahagian HEPP 12. En. Hairizam Albukhari Wakil Pengarah Bahagian Keselamatan Pelayaran 13. En. Ahmad Kamil bin Hassan Rabein Ketua Penolong Pengarah UTMKE

m/s 1

14. En. Valerian Shem Donggot Pegawai Teknologi Maklumat 15. En. Azizul Halimi bin Husain Pegawai Teknologi Maklumat Urusetia 16. Pn. Farah Needra binti Hashibullah Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 17. Cik Noor Azri binti Abdul Latip PSH Turut Hadir: 1. En. Norjipin bin Saidi Ketua Penolong Pengarah ILPPPL 2. En. Nor Yazid Khairi bin Mohamad Noor Wakil Unit Perancangan Dasar & Pembangunan 3. Cik Riziana binti Ibrahim Pegawai Teknologi Maklumat ILPPPL 4. Pn. Derwina Anak Asen Pegawai Teknologi Maklumat JLW Sarawak 5. En. Zaidi bin Mohd Safiee Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JLW Sarawak 6. Tn. Syed Abdul Rahman bin Syed Mohamed Penolong Pegawai Tadbir JLW Tengah

Tidak Hadir Dengan Maaf : 1. En. Roslee bin Mat Yusof Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan 2. Tn. Hj. Rossid bin Musa Pengarah Bahagian Keselamatan Pelayaran 3. Kapt. Nazri bin Abu Hassan Pengarah Bahagian HEPP 4. Kapt. Jailani bin Jalal Pengarah Laut Wilayah Selatan 5. Tn. Hj. Wan Endok bin Wan Salleh Pengarah Laut Wilayah Timur 6. En. Rosnan bin Fathlal Pengarah Laut Wilayah Sabah 7. Tn. Hj. Zahidin bin Dor Pengarah Laut Wilayah Sarawak 8. En. Benjamin Bernard Bijion Pengarah Laut Wilayah Persekutuan Labuan 9. Tn. Hj. Mohd Hafiz bin Abdul Majid KPP Unit Perancangan Dasar & Pembangunan 10. Pn. Rosni binti Julis Ketua Penolong Pengarah Unit Kewangan 11. En. Zainal Fitri bin Zainal Penolong Pegawai Teknologi Maklumat IPL 12. Pn. Jennifer I.Mojiol Penolong Pegawai Teknologi Maklumat, JLW Sabah

m/s 2

AGENDA KETERANGAN TINDAKAN

1.0

PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 Tuan Pengerusi mengucapkan salam serta mengalu-alukan kehadiran ahli

mesyuarat untuk bersidang pada mesyuarat JPICT kali yang keempat bagi tahun 2013.

1.2 Tuan Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada Jabatan Laut Wilayah Sarawak kerana sudi menganjurkan mesyuarat JPICT Bil 4/2013 di Ibu Pejabat, Jabatan Laut Wilayah Sarawak.

1.3 Tuan Pengerusi memaklumkan, ILPPPL akan bertindak sebagai Pusat Data

bagi JLM dan bertanggungjawab kepada maklumat statistik yang akan di bekalkan kepada UTMKE untuk tujuan dimuat naik ke laman web JLM.

1.4 Tuan Pengerusi juga meminta Jawatankuasa Laman Web JLM untuk

bersidang setiap bulan bagi tujuan pengemaskinian statistik di laman web JLM.

Makluman Makluman Makluman Jawatankuasa Laman Web JLM

2.0

PENETAPAN AGENDA MESYUARAT BIL 4/2013 Mesyuarat bersetuju dan mengesahkan cadangan agenda yang dibentangkan.

Makluman

3.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT BIL 03/2013 Mesyuarat sebulat suara bersetuju dan mengesahkan minit mesyuarat JPICT Bil 03/2013 bertarikh 03 September 2013 dengan dua (2) pindaan seperti berikut : Perkara 4.1.2 :

BIL NAMA PEJABAT HARGA PERKHIDMATAN TAHUNAN (RM)

KEPUTUSAN MESYUARAT

JPICT BIL 3/2013

STREAMYX 1 Mbps

IPVPN 512 Kbps

IPVPN 1Mbps

3. Unit VTS, Tg. Piai 7,865.00 52,438.79 70,710.82 STREAMYX (Pengujian hendaklah dilakukan terlebih dahulu untuk memastikan ketersediaan perkhidmatan)

Perkara 4.1.3 : Talian JLM 1Network sedia ada sebanyak 30Mbps hendaklah di naiktaraf bagi menampung penggunaan online bagi SDPX, BLESS dan SWSCS. Penggunaan sistem-sistem tersebut akan menyebabkan kesesakan talian pada masa akan datang.

Makluman

m/s 3


4.0

PERKARA BERBANGKIT

4.1 ePEROLEHAN ONLINE JLM

4.1.1 Perkara ini telah diambil maklum di mana pelaksanaan ePerolehan secara

online akan dilaksanakan secara meluas mulai Januari 2014 merangkumi semua peringkat PTJ.

4.1.2 Mesyuarat dimaklumkan, JLM telah menubuhkan jawatankuasa khusus untuk memantau ePerolehan online dan satu mesyuarat akan diadakan pada 4 November 2013 di JLW Wilayah Persekutuan Labuan.

4.2 BUSINESS LICENSING ELECTRONIC SUPPORT SYSTEM (BLESS)

4.2.1 Taklimat Business Licensing Electronic Support System (BLESS) telah

diadakan pada 17 Oktober 2013. Tuan Pengerusi memaklumkan JLM telah bersedia dalam pelaksanaan BLESS, yang merupakan antaramuka utama bagi semua permohonan yang melibatkan perlesenan perniagaan.

4.2.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat sebelas (11) aktiviti yang telah dikenalpasti untuk pelaksanaan BLESS yang akan bermula pada bulan Mei 2014. Mesyuarat dimaklumkan dua (2) sistem telah selesai fasa User Acceptance Test (UAT).

4.2.3 Mesyuarat mencadangkan agar sistem-sistem lain yang melibatkan lesen perniagaan dapat dilaksanakan dengan menggunakan BLESS.

4.2.4 UTMKE diminta mengumpulkan maklumat berkaitan sistem-sistem online di setiap Bahagian di JLM untuk tujuan dilaksanakan secara BLESS.

4.3 PEJABAT-PEJABAT YANG TIADA MENGGUNAKAN PERKHIDMATAN

1*NETWORK

4.3.1 UTMKE akan membincangkan tentang semakan kepada adendum yang

memerlukan persetujuan bersama antara JLM dan TM dalam Mesyuarat Performance Review yang dijangka akan diadakan pada 11 November 2013. UTMKE akan membincangkan berkaitan kajian penambahan saiz bandwidth yang perlu kepada JLM 1*Network sedia ada dalam Mesyuarat Performance Review yang dijangka akan diadakan pada 11 November 2013.

4.3.2 Mesyuarat dimaklumkan prestasi perkhidmatan talian 1*Network adalah memuaskan.

Unit Pengurusan Kewangan & Akaun Amanah Unit Pengurusan Kewangan & Akaun Amanah Makluman Makluman Semua Bahagian UTMKE UTMKE Makluman

m/s 4


4.4 PENINGKATAN RANGKAIAN LAN DI IBU PEJABAT LAUT

4.4.1 Berikut merupakan status terkini kerja-kerja peningkatan rangkaian LAN di Ibu Pejabat Laut : LEVEL NETWORK

CABLE LAY TERMINATION PEMASANGAN

SWITCH B1 B2 B3 C1 C2 C3 D1 D2 D3

UTMKE

4.5 CADANGAN SEWAAN KOMPUTER DAN PENCETAK DI IBU PEJABAT

LAUT, JABATAN LAUT WILAYAH TENGAH, JABATAN LAUT WILAYAH TIMUR DAN JABATAN LAUT WILAYAH SELATAN

4.5.1 Perolehan sewaan komputer di Ibu Pejabat Laut dilaksanakan secara e-

Bidding :

Tarikh Iklan : 01 November 2013 Tarikh Pra Kelayakan Ditutup : 07 November 2013 Tarikh Pembidaan Atas Talian : 21 November 2013 Tarikh Keputusan & Pengeluaran surat setuju Terima : 22 November 2013

4.5.2 Untuk JLW Selatan, JLW Tengah dan JLW Timur, sebutharga

dilaksanakan secara ePerolehan online.

WILAYAH TARIKH IKLAN TARIKH TUTUP IKLAN JLW Selatan 18 Oktober 2013 25 Oktober 2013 JLW Timur 27 Oktober 2013 4 November 2013 JLW Tengah 22 Oktober 2013 28 Oktober 2013

UTMKE JLW Selatan, JLW Timur, JLW Tengah

4.6 CADANGAN CENTRALIZED SDPX

4.6.1 Bahagian HEPP dan UTMKE sedang membuat kajian lebih terperinci

berhubung centralised system di mana beberapa aspek teknikal akan dimasukkan ke dalam kertas kerja tersebut. Kertas kerja tersebut akan dihantar kepada urusetia JPICT MOT selewat-lewatnya pada 6 November 2013 untuk dibentangkan pada Mesyuarat JPICT MOT pada 18 November 2013.

Bahagian HEPP, UTMKE

m/s 5


4.7 CADANGAN PENGGUNAAN VISITOR MANAGEMENT SYSTEM

(VMS) OLEH ICORE SOLUTION SDN. BHD.

4.7.1 iCore Solution Sdn Bhd. hanya dapat membekalkan sebanyak 1 unit workstation dan 2 unit MyKad reader secara percuma kepada Ibu Pejabat untuk diletakkan di kaunter. Pemasangan sistem VMS akan dilaksanakan dalam tempoh 1 minggu selepas mendapat kelulusan dari JLM. Tempoh pemasangan sistem VMS di Ibu Pejabat Laut adalah selama 1 hari. Sesi latihan kepada pengguna (JLM) akan diadakan selama 1 hari.

4.7.2 Mesyuarat bersetuju pemasangan sistem VMS dilaksanakan. Tuan Pengerusi meminta UTMKE membuat semakan dengan pihak MOT sekiranya kelulusan MOT diperlukan bagi sistem yang diperolehi secara percuma. Pihak pembekal juga perlu dimaklumkan berkenaan kelulusan yang perlu diperolehi daripada pihak MOT sebelum ianya dapat dilaksanakan di JLM.

Makluman UTMKE

5.0

TAKLIMAT REAL TIME PERFORMANCE MONITORING (RPM) OLEH PIHAK MAMPU 5.1 Projek Real Time Performance Monitoring System (RPM) telah dilancarkan

pada 25 September 2010. Projek RPM adalah salah satu projek di bawah Inisiatif Pembaharuan Strategik (SRI) Penyampaian Perkhidmatan Awam.

5.2 Berikut adalah objektif RPM :

a. Membolehkan agensi mempunyai Key Performance Indicator (KPI) diterapkan di setiap peringkat individu dalam proses kerja mereka.

b. Mengesan peringkat yang bermasalah (kakitangan, jabatan, tahap kementerian / agensi) sepanjang proses untuk tindakan pemulihan segera.

c. Mengasingkan laporan peringkat makro dan mikro. d. Membolehkan pihak yang berkepentingan di pelbagai peringkat untuk

mengesan KPI masing-masing sehingga ke peringkat kakitangan yang menyumbang kepada KPI tersebut.

5.3 Skop Projek RPM adalah seperti maklumat di bawah :

a. Melaksana kajian penilaian bisnes bagi menentukan ketersediaan proses pelesenan, sistem terlibat (sekiranya ada) dan kesediaan infrastruktur dua puluh lima (25) Kementerian/Agensi berkaitan.

b. Membangunkan aplikasi pengukuran, penilaian dan pemantauan terhadap proses kerja di dua puluh lima (25) Kementerian/Agensi yang melibatkan pembangunan dashboard di peringkat organisasi, proses pelesenan, aktiviti serta individu yang terlibat.

c. Melaksana integrasi dengan sistem Service Intelligence (SI) dan aplikasi sedia ada di agensi yang terlibat bagi proses pelesenan terpilih.

Makluman Makluman Makluman

m/s 6


d. Melaksanakan program pengurusan perubahan dan pemindahan teknologi untuk kumpulan sasaran yang terlibat termasuk latihan kepada Pentadbir Sistem di agensi-agensi terlibat.

e. Perkhidmatan sokongan dan penyelenggaraan.

5.4 Konsep pemantauan RPM adalah berdasarkan Prestasi Organisasi, Prestasi Proses serta Prestasi Individu.

5.5 Kementerian / Agensi yang terlibat dengan Projek RPM :

a. Kementerian Kesihatan - Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan

- Bahagian Penguatkuasaan Farmasi b. Jabatan Pengangkutan Jalan c. Bahagian Analisa Cukai, Kementerian Kewangan d. Suruhanjaya Tenaga e. Jabatan Perikanan f. Jabatan Pertanian g. Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal Negara h. Construction Industry Development Board i. Lembaga Pelesenan Atom j. Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan k. Lembaga Pelabuhan Kelang l. Jabatan Ukur dan Pemetaan Malaysia m. Lembaga Kenaf Tembakau Negara n. Suruhanjaya Perkhidmatan Air Negara o. Jabatan Alam Sekitar p. Jabatan Penerbangan Awam q. Jabatan Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara r. Kementerian Pendidikan s. Jabatan Laut Malaysia t. Majlis Optik Malaysia u. Jabatan Mineral dan Geosains Malaysia v. Lembaga Juruukur Bahan Malaysia

Makluman Makluman

6.0

LAPORAN JPICT PERINGKAT KEMENTERIAN PENGANGKUTAN 6.1 SINGLE WINDOW SHIP CLEARANCE SYSTEM (SWSCS) 6.1.1 Jawatankuasa ini telah bersidang buat kali pertama pada 6 September

2013 di Ibu Pejabat Laut Malaysia bagi membincangkan Terms of Reference (TOR), halatuju projek serta spesifikasi teknikal tender SWSCS.

6.1.2 Jawatankuasa ini juga telah bersidang semula pada 26-27 September

2013 di Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang bagi membincangkan maklumbalas-maklumbalas yang diterima daripada hasil mesyuarat yang pertama dari Lembaga-Lembaga Pelabuhan dan Operator-Operator Pelabuhan untuk dimasukkan di dalam draf spesikasi teknikal tender SWSCS.

Makluman Makluman

m/s 7


6.1.3 Jawatankuasa ini juga telah bersidang buat kali ketiga pada 22 sehingga

23 Oktober 2013 yang lepas di Lembaga Pelabuhan Bintulu bagi menyemak spesifikasi teknikal tender SWSCS seperti modul-modul yang akan terlibat serta maklumat-maklumat sistem dan hardware yang digunakan di Lembaga-Lembaga Pelabuhan dan Operator-Operator Pelabuhan yang terlibat dalam pembangunan SWSCS kelak. Hasil daripada mesyuarat ini, semua Lembaga Pelabuhan dan semua Operator Pelabuhan bersetuju dengan draf spesifikasi teknikal yang telah dibincangkan.

6.1.4 Draf akhir spesifikasi teknikal tender akan sedia sepenuhnya pada pertengahan bulan November 2013 dan sedia untuk diiklankan atas arahan pihak pengurusan.

Makluman Bahagian HEPP, UTMKE

7.0

STATUS PERLAKSANAAN PROJEK ICT RMK10 7.1 SEBUTHARGA IPL 11/2012 PENYELENGGARAAN PERKAKASAN,

PERISIAN DAN SISTEM APLIKASI BAGI SISTEM DOKUMEN PELAUT (SDPX) UNTUK JABATAN LAUT MALAYSIA

7.1.1 Kontrak Penyelenggaraan telah disambung selama 6 bulan bermula dari 1

September 2013 hingga 28 Februari 2014 dengan jumlah RM230,000.00.

Bahagian HEPP, UTMKE

7.2 SECONDARY MEH DATA CENTER

7.2.1 Pemasangan server dan sistem telah selesai dilaksanakan dan

pentauliahan dijangka dilaksanakan pada 1 November 2013.

BKP

7.3 BUSINESS INTELLIGENCE/DATA WAREHOUSING ILPPPL

7.3.1 Kelulusan keseluruhan peruntukan bajet bagi tahun 2014 termasuk

Peruntukan One-Off bagi Sistem Business Intelligence akan diketahui selewat-lewatnya pada bulan Februari 2014.

ILPPPL

7.4 PEMBELIAN KOMPUTER JABATAN LAUT SARAWAK

7.4.1 Pihak JLW Sarawak telah menerima 15 unit komputer tersebut pada 13

September 2013. Kerja-kerja pengujian dan pentauliahan peralatan ICT yang dibekalkan telah disempurnakan oleh pihak syarikat.

7.4.2 Perolehan tambahan bagi 7 unit komputer dan 1 unit pencetak, masih menunggu kelulusan daripada pegawai pengawal. Proses penilaian perbandingan harga bagi peralatan ICT telah dibuat oleh Jawatankuasa Perbandingan Harga.

Makluman JLW Sarawak

m/s 8


8.0

INFORMATION SECURITY MANAGEMENT SYSTEM (ISMS) 8.1 Semua penambahbaikan yang dicadangkan oleh pihak SIRIM telah diambil

tindakan seperti dalam jadual berikut :

Bil Cadangan Penambahbaikan

Makluman Status Tindakan

1 Proses Restorasi data Rak server tidak dikunci ketika proses restorasi dilakukan.

Dokumen seperti restore procedure telah diwujudkan tetapi tidak secara terperinci.

Selesai pada 23 Jan 2013. Rak server telah dikunci.

Selesai pada 12 April 2013. Dokumen telah diperincikan.

2 Perlu Kemaskini Senarai Aset

Kontraktor yang menguruskan rangkaian Jabatan

Kakitangan yang bertugas di Pusat Pemulihan Bencana (ILPPPL)

Selesai pada 13 Feb 2013. Senarai aset telah dikemaskini

3 Statement Of Applicability (SOA) hendaklah disemak semula. A.11.7.2 Teleworking A.12.3.2 - Key management

Tidak sepatutnya dikecualikan kerana kontraktor melakukan kerja-kerja secara remote.

Transaksi yang menggunakan https.

Selesai pada 14 Mei 2013. SOA telah dikemaskini

4 Keselamatan Penghantaran Data

Beg yang membawa data backup dalam external drive perlu tambahan ciri-ciri keselamatan.

Selepas pada 20 Mei 2013.

UTMKE telah memperolehi 3 unit beg keselamatan dan telah menggunakan beg keselamatan bermula 20 Mei 2013.

5 Capacity Planning

Kapasiti seperti UPS, air-cond, Internet dan kakitangan di UTMKE perlu diambil kira.

Selesai pada 17 Julai 2013.

UTMKE telah mewujudkan borang untuk perancangan kapasiti bagi UPS, aircond, internet dan kakitangan UTMKE

6 Clock Synchronization

( Masa Server)

Masa sistem maklumat Jabatan Laut Malaysia diselaraskan kepada time.windows.com yang terletak di luar Negara. Ia lebih sesuai dirujukkan kepada masa tempatan di Malaysia.

Selesai pada 23 September 2013.

Makluman

m/s 9


9.0

PORTAL

9.1 Tuan Pengerusi meminta agar setiap Bahagian dapat mengemaskini

Status Statistik (Transaksi Perkhidmatan Di Atas Talian, Pencapaian Piagam Pelanggan, Pelabuhan, Perkapalan, Pelaut, Pelayaran, ILPPPL) dari semasa ke semasa. Maklumat statistik dari setiap Bahagian hendaklah diserahkan kepada UTMKE selewat-lewatnya pada 10 haribulan pada setiap bulan untuk tujuan dimuat naik ke laman web JLM.

9.2 Tuan Pengerusi memaklumkan bahawa pihak MAMPU membuat

pemantauan secara mingguan terhadap statistik laman web bagi semua agensi.

9.3 Carta digital untuk batas pelabuhan di bawah kawalselia JLW Selatan dan

JLW Tengah telah dikemaskini di dalam portal Jabatan. Bagi JLW Utara dan JLW Timur, carta digital batas pelabuhan masing-masing akan dikemaskini secepat mungkin.

Semua Bahagian Makluman HEPP, BKP

10.0

PEMBENTANGAN KERTAS 10.1 SISTEM KUNCI ELEKTRONIK DI ILPPPL 10.1.1 Sistem Kunci Elektronik di ILPPPL yang dicadangkan adalah bagi

menyediakan fasiliti akses pintu ke Bilik Penginapan di Asrama ILPPPL yang lebih sistematik serta mempunyai ciri-ciri keselamatan yang tinggi.

10.1.2 ILPPPL menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta kursus

yang layak bagi sepanjang tempoh berkursus seperti berikut : a. Apartmen 3 bilik (4 orang peserta / penceramah) b. Blok Asrama (44 pintu Apartmen):

Blok A (penceramah) : 10 pintu apartmen Blok B (peserta) : 34 pintu apartmen

10.1.3 Berikut adalah isu semasa yang dihadapi di ILPPPL:

a. Sistem Kunci Manual

Pengurusan kunci yang lemah Tiada ciri-ciri keselamatan di mana kunci boleh dibuat pendua

b. Kos utiliti bil elektrik yang tinggi

Tiada medium kawalan untuk menyekat penggunaan elektrik di kalangan penginap asrama

c. Kos penyelenggaraan yang tinggi

Tombol pintu kerap bermasalah Berkarat Kunci patah


m/s 10


10.1.4 Anggaran kos adalah seperti maklumat berikut :

BIL PERKARA UNIT ANGGARAN JUMLAH

KOS / UNIT ANGGARAN KOS

1 Komputer Meja (Desktop) 1 RM 2,800.00 RM 3,000.00

2 Enkoder Kad Kunci 1 RM 1,300.00 RM 1,300.00

3 Kunci Kad Elektronik (Physical Locks) 44 RM 1,900.00 RM 83,600.00

4 Handheld Communicator 1 RM 1,300.00 RM 1,300.00

5 Energy Saving Switch 44 RM 750.00 RM 33,000.00

6 Kad Kunci 180 RM 50.00 RM 9,000.00

176 Kunci Biasa

4 Kunci Utama (Master Key)

7 Perisian (Sistem Pengurusan Kad & Kunci Pintu) 1 RM 1,000.00 RM 1,000.00

JUMLAH RM 132,300.00

10.1.5 Mesyuarat bersetuju meluluskan pelaksanaan Sistem Kunci Elektronik Di ILPPPL dengan pengurangan bilangan kad kunci daripada 180 unit kepada 90 unit sahaja.

Makluman ILPPPL

10.2 SISTEM KEDATANGAN BIOMETRIK DAN CAPAIAN PINTU DI IBU

PEJABAT LAUT 10.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa kertas cadangan ini dibuat lanjutan

daripada mesyuarat MBJ Ibu Pejabat Laut Malaysia Bil 3/2013 yang telah dipengerusikan oleh Y.Bhg Dato Ketua Pengarah Laut pada 1 Oktober 2013 .

10.2.2 Kertas Cadangan ini juga bertujuan untuk menyediakan Sistem

Kedatangan Biometrik di Ibu Pejabat Laut (IPL) yang lebih sistematik, tepat, Real-Time dan mempunyai ciri-ciri data transaksi yang lebih selamat serta dapat menyediakan Sistem Capaian Pintu yang lebih efektif dan berkesan.

10.2.3 Berikut adalah permasalahan bagi Sistem Kedatangan sedia ada di IPL :

a. Data yang dimuat naik ke server tidak Real-Time b. Setiap transaksi perlu dimuat naik ke server dan sistem secara

manual c. Tiada Backup kepada setiap transaksi selepas ia dimuat naik ke

server dan sistem d. Pengimbas cap jari kerap rosak dan perlu diganti e. Alasan kedatangan staf tidak dipaparkan pada Laporan Kedatangan

Bulanan, hanya dipaparkan pada Laporan Kerja Lebih Masa staf f. Tiada alert kepada Penyelia yang masih tidak memberi Kelulusan

dan Sokongan kepada staf berkaitan


m/s 11


10.2.4 Dengan penukaran kepada Sistem Kedatangan Biometrik Dan Capaian

Pintu yang baru ianya akan dapat :

a. memudahkan pengurusan permohonan cuti, urusan kerja luar, alasan datang lewat dan balik awal oleh staff;

b. meningkatkan ciri-ciri keselamatan pada Sistem Kedatangan Biometrik IPL dan transaksi data;

c. pengurusan secara berpusat (contoh: pendaftaran cap jari dan pengurusan kedatangan staf yang dilakukan setempat)

10.2.5 Konsep asas Sistem Kedatangan Biometrik Dan Capaian Pintu yang baru :

a. Pengguna akan didaftarkan ke dalam Sistem Kedatangan (web-based) yang boleh diakses di IPL sendiri dan juga di luar IPL (internet)

b. Pengguna boleh mengemukakan alasan datang lewat, balik awal, urusan kerja luar dan juga permohonan cuti.

c. Segala permohonan Pengguna untuk Sokongan dan Kelulusan akan dapat dilihat terus oleh Penyelia masing-masing

d. Penyelia akan mendapat email/alert yang mengingatkan supaya membuat Sokongan atau Kelulusan pada Pengguna yang berkaitan

e. Pada setiap awal bulan seterusnya, pihak Pengurusan Sumber Manusia akan dapat mengeluarkan memo alasan bulanan kepada Pengguna berkaitan

10.2.6 Anggaran kos sewaan adalah seperti maklumat berikut :

BIL PERKARA UNIT

JUMLAHANGGARANKOSSEWAAN/TAHUN

1 ModulKedatanganBiometrik(Capjari)

LumpSum

RM4,000x12bulan

2 ModulDoorAccess

3DesktopFingerprintReader(UserEnrollment)

4 Enrollment&ManagementSoftware

5PerisianeKedatanganuntuk200pengguna

6Installation,Wiring,Testing&Commissioning OneOff RM800

JUMLAH RM48,800.00 10.2.7 Secara dasarnya, mesyuarat meluluskan kertas cadangan Sistem

Kedatangan Biometrik di Ibu Pejabat Laut (IPL), tetapi perbandingan harga antara belian dan sewaan hendaklah diperolehi untuk keputusan yang tepat dan ekonomik.

Makluman Makluman Makluman BKHP, UTMKE

m/s 12


10.3 SEAFARER KIOSK - KONSEP SISTEM DOKUMENTASI PELAUT PADA

KIOSK KOMPUTER 10.3.1 Kertas cadangan ini adalah untuk memperkenalkan perisian aplikasi

konsep layan diri yang bertujuan untuk urusan pendaftaran pelaut, pembaharuan serta permohonan perakuan di komputer kiosk.

10.3.2 Sistem Aplikasi Seafarer Kiosk dibangunkan dengan carta aliran yang

mudah difahami, proses yang pantas dan mempunyai papan antaramuka yang menarik dan mesra pengguna.

10.3.3 Faedah dan manfaat kiosk adalah seperti di bawah :

a. Memudahkan pengguna atau pelaut berdaftar untuk membuat urusan pendaftaran, pembaharuan dan permohonan tanpa perlu membazir masa yang panjang di kaunter hadapan.

b. Meningkatkan penggunaan kiosk yang disediakan oleh Jabatan

Laut Malaysia tanpa perlu menambah kakitangan di kaunter hadapan.

c. Mengurangkan kesesakan orang ramai yang berurusan di kaunter

hadapan.

10.3.4 Berikut adalah cadangan dan harga pembangunan Sistem Aplikasi

Seafarer Kiosk :

BIL PENJELASAN KUANTITI

HARGASEUNIT(RM)

JUMLAH(RM)

1PembangunanSistemUtamaAplikasiSeafarer KioskuntukMenyokongKeperluanJLM Sekaligus 12,500.00 12,500.00

2PembangunandanIntegrasiModulUntuk SistemAplikasiSeafarerKiosk.ModulTermasuk: 4Modul

6,600.00

26,400.00

a. PendaftaranPelaut b. Permohonan&PembaharuanCOC c. Permohonan&PembaharuanWKR d.Permohonan&PembaharuanCOR.

3LesenTahunanSebagaiBantuanSokonganKepadaSistemAplikasiSeafarerKiosk

3unitkiosk

1,500.00

4,500.00

untukKomputerKioskdiPejabatLautPelabuhanKlang.

4Pemasangan,Pengujian,IntegrasidanPentauliahanSistemAplikasiSeafarerKiosk

3unitkiosk 500.00

1,500.00

diKomputerKioskYangTerdapatDiPejabatLautPelabuhanKlang.

JUMLAH44,900.00

Makluman Makluman Makluman Makluman

m/s 13


10.3.5 Maklumat di bawah adalah cadangan dan harga pembangunan Sistem

Aplikasi Seafarer Kiosk untuk semua Pejabat Laut:

BIL PENJELASAN KUANTITI

HARGASEUNIT(RM)

JUMLAH(RM)

1LesenTahunanSebagaiBantuanSokonganKepadaSistemAplikasiSeafarerKioskUntukKomputerKioskdiPejabat 56

1,500.00

84,000.00

LautCawanganLain. (Anggaran:28PejabatLautx2Kiosk)

2Perkhidmatan:Kosmobilisasi,pemasangan,pengujiansistemdanpentauliahan 28

2,000.00

56,000.00

sistemSeafarerKioskKePejabatLautCawanganLainSeluruhMalaysia.

3PerkhidmatanlatihanasaspenggunaansistemaplikasiSeafarerKiosk. Sekaligus

15,000.00

Termasuknotakepadamaksimum30orangsahaja.

JUMLAH155,000.00

10.3.6 Mesyuarat memutuskan agar pihak HEPP dapat menyediakan sebutharga

baru di mana elemen lesen tahunan hendaklah dikeluarkan.

10.3.7 Pihak HEPP diminta agar dapat membentangkan semula kertas cadangan ini pada Mesyuarat JPICT Jabatan yang akan datang.

Makluman Bahagian HEPP, UTMKE Bahagian HEPP, UTMKE

11.0

HAL-HAL LAIN 11.1 ISO DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

11.1.1 Penilaian dan percubaan ke atas sistem NIIX (ISO Document

Management System) telah diadakan pada 13 September 2013. Secara keseluruhannya sistem tersebut adalah sesuai dan wajar dilaksanakan di JLM sejajar dengan keadaan semasa yang mana semua dokumentasi dan rekod digalakkan dalam bentuk soft copy atau sistem berkomputer.

11.1.2 Sistem tersebut bukan sahaja untuk pengurusan ISO 9001 tetapi juga

terpakai untuk ISO-IEC 27001 (Information Security Management Sytem). Penggunaan sistem tersebut akan memudahkan dan mempertingkatkan kecekapan pengurusan Sistem Pengurusan Kualiti JLM dan juga Sekuriti ICT JLM.

11.1.3 Jenis Modul :

a. Document Management System (DMS) Modul untuk borang-borang ISO

b. Quality Improvement System (QIS) Modul untuk Auditor c. e-Form Modul untuk Pengurusan Borang


m/s 14


11.1.4 Kos bagi perolehan perisian tersebut adalah seperti berikut:

RM 90,000.00 (untuk 20 user licence) 3 modul RM 30,000.00 (untuk 20 user licence) 1 modul RM 450,000.00 (unlimited user licence) 3 modul RM 150,000.00 (unlimited user licence) 1 modul

11.1.5 Tuan Pengerusi memaklumkan sekiranya Jabatan memerlukan modul-modul tersebut, pihak yang berkaitan hendaklah membuat kertas kerja untuk kelulusan pelaksanaan pada Mesyuarat JPICT Jabatan yang akan datang.

Makluman Urusetia ISO JLM, UTMKE

11.2 PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL DI JLM

11.2.1 Pada dasarnya Pihak Pengurusan Jabatan tidak membenarkan capaian ke

media sosial di pejabat kecuali di ILPPPL pada waktu-waktu tertentu. Pihak UTMKE akan meneliti kesesuaian dari segi penggunaan bandwidth pada waktu rehat dan selepas waktu pejabat sekiranya capaian ke media sosial dibenarkan pada waktu tersebut. Kajian berkenaan waktu capaian ke media sosial di pejabat akan di bincangkan semasa mesyuarat bersama TM.

UTMKE

11.3 KAUNTER SDPX

11.3.1 Kaunter SDPX yang terlibat adalah bagi urusan cetakan kad pelaut.

Mesyuarat dimaklumkan hanya satu (1) kaunter sahaja diperuntukkan bagi urusan cetakan kad pelaut di JLW Selatan. Bilangan pelanggan pula adalah terlalu ramai pada satu-satu masa. Mesyuarat dimaklumkan juga purata permohonan kad pelaut adalah sebanyak dua puluh enam (26) permohonan sehari.

11.3.2 Cadangan penyelesaian dibentangkan dalam Kertas Pembentangan Agenda 10.3 (Seafarer Kiosk Konsep Sistem Dokumentasi Pelaut Pada Kiosk komputer).

Makluman Makluman

11.4 PENGGUNAAN EMEL ZIMBRA

11.4.1 Tindakan sewajarnya telah diambil dan konfigurasi emel jabatan pada

Smart Phone telah dimaklumkan melalui emel bertarikh 25 Oktober 2013.

11.4.2 Pihak UTMKE akan mengenalpasti penyelesaian yang sesuai bagi masalah capaian emel jabatan pada Smart Phone.

Makluman UTMKE

m/s 15


11.5 FILE SERVER JLM

11.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Document Management System (DMS)

sedang dibangunkan oleh pihak MAMPU dan berada pada fasa terakhir pembangunan sistem. Berdasarkan maklumat daripada pihak MAMPU, Sistem DMS dijangka akan mula digunakan pada tahun 2014. Sistem DMS boleh digunakan oleh semua agensi kerajaan.

11.5.2 Pihak UTMKE menunjukkan cara mudah untuk implementasi konsep file sharing di mana ianya menggunakan konsep file sharing biasa. Konsep ini memudahkan perkongsian dokumen elektronik antara staf dalam unit serta tidak memerlukan external storage device.

Makluman Makluman

11.6 KAJIAN KEPERLUAN KOMPUTER DAN PENCETAK DI JLWP LABUAN 11.6.1 Wakil daripada JLWP Labuan memaklumkan bahawa kajian keperluan

komputer dan pencetak sedang dibuat. Wakil daripada JLWP Labuan memaklumkan bahawa pembentangan kertas bagi tujuan keperluan komputer dan pencetak ini akan dibentangkan pada Mesyuarat JPICT Jabatan yang akan datang.

JLWP Labuan

PENUTUP Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.15 petang. Tuan Pengerusi seterusnya mengucapkan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir.

PERUTUSAN PENGERUSIPENETAPAN AGENDA MESYUARAT BIL 4/2013PERKARA BERBANGKIT

LAPORAN JPICT PERINGKAT KEMENTERIAN PENGANGKUTANSTATUS PERLAKSANAAN PROJEK ICT RMK10INFORMATION SECURITY MANAGEMENT SYSTEM (ISMS)PORTALPEMBENTANGAN KERTASPENUTUP

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT...

Documents

Transcript of MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT...