i

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM

INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL (SIAMIN)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

2016

ii

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI

AUDIT MUTU INTERNAL (SIAMIN)

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si.

Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I

Rofina Dienasari, S.H.I.

Nursalim, M.Pd.I

Risqi Dias Kurniawan, S.Kom

Editor

Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, 628250

Fax. 0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT yang telah

melimpahkan berbagai macam nikmat dan karunianya kepada kita

semua sehingga Modul Aplikasi Sistem Audit Mutu Internal

(SIAMIN) IAIN Purwokerto dapat tersusun dengan baik dan

sempurna. Shalawat dan salam semoga tercurahkan kepada Nabi

Muhammad SAW yang telah mengantarkan kepada kita dari era

kegelapan menuju era yang terang benderang.

IAIN Purwokerto sebagai institusi Perguruan Tinggi yang

memiliki tugas memajukan bangsa melalui pendidikan, dituntut

untuk terus bergerak dinamis dalam usaha meningkatkan mutu

pendidikannya. Profesionalitas SDM menjadi suatu tuntutan yang

wajib dikembangkan setiap saat guna tercapai visi IAIN yang

unggul, Islami dan berkeadaban. Sehubungan dengan perihal

tersebut, IAIN Purwokerto harus senantiasa mengembangkan

sistem audit mutu internal yang salah satunya dilaksanakan dengan

pola Audit berbasis akreditasi program studi. Mempertimbangkan

ketidaksiapan program studi dalam mempersiapkan akreditasi,

membuat IAIN Purwokerto perlu menyusun Sistem Audit Mutu

Internal (Siamin).

Untuk mempermudah pengoperasian Aplikasi Siamin ini,

dibuatlah modul petunjuk teknis penggunaan aplikasi Siamin

tersebut. Kepada beberapa pihak terkait khususnya yang turut

membantu penyusunan modul ini kami haturkan terima kasih yang

sebesar-besarnya. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi

seluruh civitas akademika IAIN Purwokerto.

Purwokerto, Juni 2016

Rektor IAIN Purwokerto

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

iv

SK REKTOR

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL .................................................................... i

TIM PENYUSUN ...................................................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................. iii

SK REKTOR ............................................................................ iv

DAFTAR ISI .............................................................................. v

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SIAMIN (SISTEM

INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL) ................................... 1

1

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SIAMIN

(SISTEM INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL)

SIAMIN (Sistem Informasi Audit Mutu Internal) merupakan

terobosan baru dari LPM IAIN Purwokerto dalam memudahkan

proses Audit Mutu Internal yang berbasis pada standar BAN-PT.

Sistem berbasis web ini sangat membantu auditor dalam melalukan

audit karena auditee tidak perlu mencari dokumen untuk diperiksa

oleh auditor. Dokumen diupload oleh auditee dalam bentuk softfile

(pdf/word) dan sudah tertata rapi sesuai standar penilaian. Sistem

ini juga memudahkan auditee dalam menyimpan dokumen secara

digital sehingga meminimalisir hilangnya dokumen.

Untuk dapat menggunakan SIAMIN (Sistem Informasi Audit

Mutu Internal) dapat diakses di halaman

http://siamin.iainpurwokerto.ac.id.

Gb. SIAMIN (Sistem Informasi Audit Mutu Internal)

Terdapat 3 level pengguna diantaranya:

1. Administrator

Administrator atau biasa disebut admin merupakan level

tertinggi di sistem ini. Admin dapat menambah, merubah, dan

menghapus data.

2

a. Data User

1) Tambah Data User

Untuk menambahkan data user, klik menu Users

kemudian klik Tambah Data

Isi username, nama user, email, fakultas, jurusan,

prodi, level dan status pada textbox yang tersedia

kemudian klik tombol simpan. Untuk password default pada

saat pertama kali membuat account adalah sama dengan

nama username.

2) Edit/Hapus Data User

Untuk mengedit atau menghapus data silahkan klik

tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan

3

b. Data Perguruan Tinggi

1) Data Universitas

Untuk mengubah data universitas silahkan klik tombol

edit kemudian isi Nama Universitas, Alamat Universitas,

Kota, Website Universitas, dan pilih Logo Universitas lalu

klik simpan.

2) Data Fakultas

Untuk menambah data fakultas klik tombol Tambah

Data kemudian isi nama fakultas > klik simpan. Untuk

mengedit/menghapus data fakultas klik tombol Edit/Hapus

kemudian klik simpan.

4

3) Data Jurusan

Untuk menambah data jurusan klik tombol Tambah

Data kemudian isi nama jurusan dan pilih nama fakultas >

klik simpan. Untuk mengedit/menghapus data jurusan klik

tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.

4) Data Prodi

Untuk menambah data prodi klik tombol Tambah

Data kemudian isi nama prodi, dan pilih nama jurusan serta

nama fakultas > klik simpan. Untuk mengedit/menghapus

data prodi klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.

5

c. Master Instrumen

Berisi tentang instrumen standar penilaian yang

digunakan saat Audit Mutu Internal (AMI)

1) Data Standar

Untuk menambahkan data standar klik tombol Tambah

Data kemudian isi Nama Standar dan Deskripsi lalu klik

tombol simpan. Untuk mengedit/menghapus data standar

klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.

6

2) Data Kode

Untuk menambahkan data kode klik tombol Tambah

Data kemudian isi Nama Kode dan pilih nama standar lalu

klik tombol simpan. Untuk mengedit/menghapus data kode

klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.

7

3) Data Subkode

Untuk menambahkan data subkode klik tombol

Tambah Data kemudian isi nama subkode, deskripsi, bobot

penilaian dan pilih nama standar serta kode lalu klik tombol

simpan. Bobot penilaian merupakan nilai yang nantinya

akan dikalikan dengan nilai yang auditor berikan. Untuk

mengedit/menghapus data subkode klik tombol Edit/Hapus

kemudian klik simpan.

8

4) Data Deskripsi Dokumen

Untuk menambahkan data deskripsi dokumen klik

tombol Tambah Data kemudian isi deskripsi dokumen dan

pilih data standar, kode serta. Untuk mengedit/menghapus

data deskripsi klik tombol Edit/Hapus kemudian klik simpan.

9

2. Operator Prodi

Operator prodi bertugas untuk mengisi data prodi mulai

dari identitas prodi, data dosen, serta upload dokumen yang

diperlukan pada saat Audit Mutu Internal (AMI).

a. Profile User

Berisi tentang data diri operator prodi mulai dari nama,

username, email, level, dan coverage.

b. Ganti Password

Menu ini berfungsi untuk merubah password. Untuk

merubah password, isi password lama dan password baru

kemudian klik simpan.

10

c. Identitas Prodi

Menu ini terdiri dari nama program studi, jurusan,

fakultas, universitas, no. SK pendirian prodi, no. SK izin

operasional, dan nilai akreditasi terakhir.

Untuk merubah data, klik edit data kemudian isi data

mulai dari no. SK pendirian prodi, no. SK izin operasional, dan

nilai akreditasi terakhir. Kita juga bisa mengupload SK tersebut

beserta sertifikat akreditasi dengan klik tombol choose file

disebelah kanan kolom kemudian klik simpan.

11

d. Data Dosen

Menu ini berisi tentang data dosen prodi mulai dari

nama, NIDN, KTP, Ijazah, dan SK CPNS, SK TP, sampai SK

kepangkatan terakhir.

Untuk menambah data klik tombol Tambah Data

kemudian isi kolom yang tersedia. Untuk menambahkan

dokumen pendukung seperti foto diri, scan SK, scan KTP,

Scan Ijazah klik tombol choose file di masing-masing kolom

kemudian klik tombol simpan. Untuk mengedit atau

menghapus data klik tombol Edit/Hapus kemudian setelah

selesai mengedit klik tombol simpan.

12

e. Instrumen

Berisi instrumen penilaian yang berbasis standar BAN-

PT. Terdapat 7 standar yang nantinya akan dinilai oleh

auditor. Untuk berpindah dari standar satu ke standar lainnya

silahkan klik tombol standar 1-7 seperti gambar dibawah ini.

1) Upload Dokumen

Untuk mengupload dokumen klik tombol upload

disetiap instrumen (gambar panah keatas berwarna biru)

kemudian klik choose file dibagian atas tabel, kemudian

pilih dokumen yang akan diupload lalu klik upload.

13

2) Hapus Dokumen

Untuk menghapus dokumen klik tombol silang

berwarna merah disetiap instrumen kemudian klik ok.

14

3) Melihat Dokumen

Untuk melihat dokumen klik gambar jempol berwarna

ungu disetiap instrumen.

4) Cetak

Berfungsi untuk mencetak dokumen mulai dari

identitas prodi, data dosen, hingga instrumen penilaian

beserta nilai dari auditor.

15

f. Rekap Nilai

Berisi tentang rekap nilai yang diberikan auditor mulai

dari standar 1 sampai standar 7. Untuk mencetak nilai

silahkan klik tombol Cetak seperti pada gambar.

16

g. Simulasi

Menu ini merupakan simulasi penilaian yang dapat

dilakukan oleh prodi. Prodi dapat memberikan nilai per standar

untuk memberi gambaran nilai yang nantinya didapatkan

sebelum auditor menilai. Simulasi ini tidak berpengaruh pada

penilaian yang dilakukan oleh auditor.

3. Auditor

Auditor bertugas untuk mengaudit auditee/prodi. Terdapat

menu Profile User, Ganti Password, Identitas Prodi, Dosen,

Instrumen, dan Rekap Nilai.

a. Profile User

Berisi tentang data diri auditor mulai dari nama, username,

email, level, dan coverage.

17

b. Ganti Password

Menu ini berfungsi untuk merubah password. Untuk

merubah password, isi password lama dan password baru

kemudian klik simpan.

c. Identitas Prodi

Auditor dapat melihat informasi prodi mulai dari nama

program studi, jurusan, fakultas, universitas, no. SK pendirian

prodi, no. SK izin operasional, dan nilai akreditasi terakhir.

18

d. Data Dosen

Auditor dapat melihat informasi mengenai data dosen

prodi yang terdiri dari Nama, NIDN, KTP, Ijazah, dan SK

CPNS, SK TP, sampai SK kepangkatan terakhir.

e. Instrumen

Berisi instrumen penilaian yang berbasis standar BAN-

PT. Terdapat 7 standar yang akan dinilai. Untuk melihat

dokumen klik gambar jempol pada kolom dokumen disetiap

standar. Auditor tidak dapat mengubah/menghapus dokumen

dan hanya mempunyai kewenangan untuk melihat dokumen.

Untuk memberikan penilaian klik pada kolom nilai. Auditor

19

dapat memberikan nilai mulai dari 0-4 tergantung dari

penilaian dan kelengkapan dokumen. Pada saat penilaain,

sistem menghitung nilai sementara yang diperoleh prodi yang

dapat dilihat disebelah kiri bawah. Untuk berpindah dari

standar satu ke standar lainnya silahkan klik tombol standar 1-

7 seperti gambar dibawah ini.

f. Rekap nilai

Berisi tentang rekap nilai yang sudah dilakukan mulai

dari standar 1 sampai standar 7. Untuk mencetak nilai

silahkan klik tombol Cetak seperti pada gambar.

20