[Year]

user

ptb

[Pick the date]

PANITIA PENGADAAN BARANG/JASA

PT BADAK NGL

TAHUN 2016

PEDOMAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK

PENYEDIA BARANG/JASA PT BADAK NGL

1

KATA PENGANTAR

Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya PT Badak NGL, memerlukan barang dan jasa. Untuk

memenuhi kebutuhan tersebut, PT Badak NGL dalam melakukan kerjasama dengan pihak lain

didasarkan pada PPG (Policy & Procedure Guide). Untuk pelaksanaannya diperlukan Petunjuk Teknis

Pengadaan Barang dan Jasa.

PT Badak NGL selalu melakukan perbaikan Petunjuk Teknis Barang dan Jasa ini secara

berkesinambungan untuk mengikuti perkembangan lingkungan bisnis yang dinamis terutama dalam

industri minyak dan gas bumi.

Bontang, 10 Mei 2016

Panitia Pengadaan Barang/Jasa PT Badak NGL

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................................................ i

BAB I ........................................................................................................................................................ 3

1. Pendahuluan ............................................................................................................................... 3

1.1. Definisi/Daftar Istilah. ............................................................................................................. 4

1.2. Referensi. ................................................................................................................................ 7

BAB II ....................................................................................................................................................... 8

SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA ...................................................................................................... 8

2.1. Pelaksana Pengadaan ............................................................................................................. 8

2.1.1. Panitia Pengadaan ........................................................................................................... 8

2.1.2. Fungsi Pengadaan ........................................................................................................... 8

2.1.3. Pejabat Berwenang ......................................................................................................... 8

2.1.4. Fungsi Terkait .................................................................................................................. 8

2.2. Penyedia Barang/Jasa ............................................................................................................. 8

2.2.1. Batasan, Persyaratan dan Penggolongan........................................................................ 8

2.2.1.1. Batasan ........................................................................................................................ 8

2.2.1.2. Persyaratan Penyedia Barang/Jasa ............................................................................. 9

2.2.1.3. Penggolongan Penyedia Barang/Jasa ......................................................................... 9

2.2.1.4. Klasifikasi Penyedia Barang ....................................................................................... 10

2.2.1.5. Klasifikasi Penyedia Jasa............................................................................................ 10

2.2.2. Sertifikasi / Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa .......................................................... 10

2

2.3. Pemilihan Peserta Pengadaan Barang/Jasa (Bidder Selection) ............................................. 12

2.4. Metode Pengadaan Barang/Jasa di PT Badak NGL ............................................................... 14

2.5. Tahapan proses Pengadaan Barang/Jasa .............................................................................. 14

BAB III PERJANJIAN DAN PENILAIAN KINERJA ....................................................................................... 28

3.1. Umum ................................................................................................................................... 28

3.1.1. Bentuk Perjanjian .............................................................................................................. 28

3.1.2. Bahasa dan Hukum ........................................................................................................... 28

3.1.3. Isi Perjanjian ...................................................................................................................... 28

3.2. Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa ................................................................................. 28

3.2.1. Purchase Order (PO) ......................................................................................................... 28

3.2.2. Forward Purchase Agreement (FPA) ................................................................................. 29

3.2.3. Price List Agreement (PLA) ................................................................................................ 29

3.2.4. Consignment Agreement (CA) .......................................................................................... 29

3.2.5. Pelaksanaan Perjanjian/Tahapan Delivery ........................................................................ 30

3.2.6. Perubahan Purchase Order (PO) dan Supply Agreement ................................................. 30

3.2.7. Pengakhiran Purchase Order (PO) dan Supply Agreement ............................................... 31

3.3. Perjanjian Pengadaan Jasa (Kontrak) .................................................................................... 31

3.3.2. Pembuatan PO Service ...................................................................................................... 32

3.3.3. Penyelesaian Pekerjaan Pengadaan Jasa .......................................................................... 33

3.3.4. Pengakhiran PO Service .................................................................................................... 33

3.4. Pembayaran dan Denda ........................................................................................................ 34

3.4.3. Pembayaran Jasa ............................................................................................................... 34

3.4.4. Denda Keterlambatan ....................................................................................................... 35

3.5. Penilaian Kinerja ................................................................................................................... 35

BAB VI .................................................................................................................................................... 39

PENUTUP ............................................................................................................................................... 39

3

BAB I

1. Pendahuluan

Pengadaan Barang/Jasa di PT Badak NGL adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang/jasa

yang diperlukan oleh PT Badak NGL.

Guna untuk memenuhi pengadaan barang/jasa tersebut maka PT Badak dalam menentukan

metode pengadaan barang/jasa adalah Sesuai dengan batasan nilai dan jenis barang/jasanya,

pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat dilakukan dengan metode Pemilihan Langsung,

Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung, Pelelangan dan dalam keadaan tertentu dengan

Sole Source/Brand. Tata cara pengadaan dan batasan nilainya ditentukan oleh Pejabat

Berwenang dengan berkoordinasi kepada pelaksana pengadaan.

Dan untuk memperoleh penyedia barang/jasa yang baik maka diperlukan suatu usaha bersama

dalam menyamakan pola pikir dan pengertian tentang system pengadaan barang/jasa PT Badak

NGL sesuai dengan peran masing – masing.

4

1.1. Definisi/Daftar Istilah

1.1.1. Barang: adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian (benda padat, cair, gas) yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, peralatan, suku cadang, dan perangkat lunak yang spesifikasinya ditetapkan oleh originator.

1.1.2. Barang/Jasa Spesifik : adalah Barang/Jasa yang sifat kebutuhannya hanya dapat dipenuhi oleh Penyedia Barang/Jasa tertentu

1.1.3. PLA: Singkatan dari Price List Agreement yaitu perjanjian jangka panjang yang dibatasi oleh jangka waktu, harga dan delivery time yang dilakukan dengan manufacture, agen atau perwakilan manufacture. PLA ini dapat juga dilaksanakan dengan perusahaan retail (perusahaan penyedia barang yang dapat dibeli secara online) yang menyediakan fasilitas pembelian secara online.

1.1.4. CA: Singkatan dari Consignment Agreement yaitu perjanjian penyediaan barang untuk jangka waktu tertentu dengan pembayaran dilakukan setelah barang dipakai. Adapun tempat penyimpanannya, bisa di gudang PT Badak NGL atau di gudang penyedia barang.

1.1.5. FPA: Singkatan dari Forward Purchase Agreement yaitu perjanjian jangka panjang yang dibatasi harga, delivery time, total nilai dan jangka waktu. Perjanjian berakhir apabila total nilai tercapai atau jangka waktu terlampaui.

1.1.6. Daftar Peserta Pengadaan (Bidders List) : adalah Peserta Pengadaan Barang/Jasa yang lulus Sertifikasi dan akan dapat diundang untuk mengikuti proses Pengadaan Barang/Jasa setelah dilakukan verifikasi dalam hal klasifikasi, kualifikasi, sanksi, pertimbangan lain dan telah disetujui oleh Pejabat Berwenang sesuai ToA dan Hirarki Fungsi Pengadaan.

1.1.7. & PC: Certificate of work Completion & Price Calculation adalah Berita Acara yang berisi progress penyelesaian pekerjaan jasa yang dinyatakan dalam persentase dan disetujui kedua belah pihak untuk dipakai sebagai dasar penagihan (invoice).

1.1.8. CSMS : Contractor SHE-Q Management System adalah sebuah sistem kontrol terhadap aspek pengelolaan SHE-Q bagi kontraktor yang bekerja di seluruh daerah operasi perusahaan.

1.1.9. Database (Daftar Penyedia Barang/Jasa): adalah daftar yang berisi data-data perusahaan yang memenuhi syarat sebagai Penyedia Barang/Jasa dan telah lulus dalam proses sertifikasi.

1.1.10. Dokumen Pengadaan: adalah semua dokumen, surat menyurat dan lain-lain yang diperlukan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

1.1.11. FAT: Singkatan dari Factory Acceptance Test, yaitu pekerjaan pemeriksaan yang dilakukan setelah fabrikasi selesai di pabrik/shop pembuat untuk meyakinkan bahwa equipment yang dipesan/dibeli sesuai dengan kebutuhan.

1.1.12. Fungsi Pengadaan: adalah organisasi di PT Badak NGL yang ditugaskan untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yaitu Procurement Section untuk Pengadaan Barang dan Contract ection untuk Pengadaan Jasa.

1.1.13. Incoterm: Singkatan dari International Commercial Terminology yaitu ketentuan tentang tugas dan kewajiban antara penjual dan pembeli. Incoterm yang digunakan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa mengacu pada Incoterm 2010.

5

1.1.14. Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond): adalah jaminan atas pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa yang diterbitkan oleh Bank Umum, Bank Devisa atau Perusahaan Asuransi yang direkomendasi oleh PT Badak NGL dan yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan .

1.1.15. Jaminan Pemeliharaan (Maintenance Bond): adalah jaminan atas Perawatan Pengadaan Jasa yang diterbitkan oleh Bank Umum, Bank Devisa atau Perusahaan Asuransi yang direkomendasi oleh PT Badak NGL dan yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

1.1.16. Jaminan Sanggahan: adalah jaminan yang harus diserahkan berupa cash atau cheque atas nama perusahaan penyanggah sebagai jaminan atas sanggahan yang diajukan oleh peserta pengadaan yang merasa keberatan atas penunjukan pemenang.

1.1.17. Jasa Pemborongan: adalah layanan penanganan pekerjaan bangunan atau konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang/jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang/jasa.

1.1.18. Klasifikasi: adalah pengelompokan Penyedia Barang/Jasa menurut bidang usaha dan lingkup pekerjaannya berdasarkan klasifikasi yang telah ditentukan.

1.1.19. Kemitraan/Konsorsium: adalah bentuk usaha bersama antara beberapa Perusahaan/ Penyedia Barang/Jasa dalam negeri maupun luar negeri di mana masing-masing pihak mempunyai hak, kewajiban dan tanggung jawab yang jelas berdasarkan kesepakatan bersama.

1.1.20. Kontrak: adalah perikatan yang berkekuatan hukum dan mengikat antara dua pihak atau lebih, untuk melakukan atau tidak melakukan kegiatan jasa tertentu atau memberikan sesuatu.

1.1.21. Kualifikasi: adalah penilaian Penyedia Barang/Jasa menurut tingkat kemampuan finansial, personalia, peralatan dan perlengkapan pada masing-masing bidang usaha dan lingkup pekerjaannya.

1.1.22. LoI: Singkatan dari Letter of Intent yaitu Surat Perintah Mulai Kerja dari Contract Manager yang diberikan kepada Penyedia Jasa pemenang pengadaan agar segera dapat memulai melaksanakan pekerjaan, sementara menunggu dokumen PO Service asli siap untuk ditandatangani.

1.1.23. LoC: Singkatan dari Letter of Confirmation yaitu Surat Perintah melaksanakan pekerjaan dari Procurement & Contract Senior Manager yang diberikan kepada Penyedia Jasa untuk dapat memulai melaksanakan pekerjaan.

1.1.24. Negosiasi: adalah upaya dari PT Badak NGL untuk mendapatkan harga pengadaan dan atau delivery time terbaik.

1.1.25. NPWP: Singkatan dari Nomor Pokok Wajib Pajak, yaitu nomor pengenal wajib pajak baik perorangan maupun badan usaha, yang dipergunakan di dalam penyelesaian kewajiban perpajakan.

1.1.26. Originator / Pengusul: adalah organisasi di PT Badak NGL yang memiliki anggaran untuk mengusulkan Pengadaan Barang/Jasa (Purchase Request) yang memahami spesifikasi & lingkup barang/jasa yang diperlukan. Originator juga sebagai Project Coordinator dan Project Controller dengan level Manager atau lebih tinggi.

6

1.1.27. Panitia Pengadaan: adalah tim independen yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan dari Director & COO sebagai pelaksana Pengadaan Barang/Jasa.

1.1.28. Pejabat Berwenang: adalah pejabat yang bertanggung jawab dan mempunyai wewenang atas Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan pendelegasian sesuai batas nilai kewenangannya. Nilai batas kewenangan diatur dalam “Table of Authority” (ToA).

1.1.29. Pekerjaan Mendesak: adalah pekerjaan yang sifatnya mendadak (di luar rencana) karena kondisi khusus yang jika tidak segera dilaksanakan akan mengakibatkan kerugian bagi PT Badak NGL. Kondisi khusus didasarkan oleh deklarasi emergency dari President Director & CEO atau Director & COO, atau pernyataan tertulis dari Vice President (VP) untuk kebutuhan barang/jasa mendesak.

1.1.30. Pelaksana Pengadaan: adalah Fungsi Pengadaan dan Panitia Pengadaan.

1.1.31. PKP: Singkatan dari Pengusaha Kena Pajak adalah pengusaha yang memiliki nomor wajib pajak bagi badan usahanya yang dipergunakan di dalam penyelesaian kewajiban perpajakan.

1.1.32. Pengadaan Barang: adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang yang diperlukan oleh PT Badak NGL.

1.1.33. Pengadaan Jasa: adalah usaha atau kegiatan Pengadaan Jasa yang diperlukan oleh PT Badak NGL yang meliputi pengadaan jasa pemborongan, atau jasa Penyedia Tenaga Kerja.

1.1.34. Penyedia Barang/Jasa: adalah Badan Usaha atau mitra kerja yang menjadi pemasok Barang/Jasa (CV, PT, Usaha Kecil, Koperasi, Toko, Pabrikan, Agen/Distributor, Perguruan Tinggi, Lembaga Penelitian, Lembaga Negara, perorangan), dan pihak-pihak lain yang ditentukan oleh Director & COO atau President Director & CEO.

1.1.35. Project Coordinator: adalah Department atau Section atau organisasi lain di PT Badak NGL yang diberi tanggungjawab/pelimpahan wewenang melakukan pengawasan pelaksanaan suatu pekerjaan/proyek

1.1.36. Purchase Order (PO): Adalah dokumen perjanjian Pembelian Barang/Jasa antara PT Badak NGL dengan Penyedia Barang/Jasa untuk jangka waktu/nilai tertentu berdasarkan hasil proses pengadaan Barang/Jasa. PO dapat dikeluarkan berdasarkan satu atau beberapa PR.

1.1.37. SAT: Site Acceptance Test adalah pemeriksaan fisik yang dilakukan di Plant site untuk meyakinkan bahwa kondisi barang yang dikirim/diterima sesuai dengan yang disyaratkan.

1.1.38. Sertifikasi: adalah kegiatan evaluasi terhadap kemampuan, klasifikasi/bidang usaha dan sub-bidang usaha dari Perusahaan yang mendaftar sebagai calon Penyedia Barang/Jasa di PT Badak NGL.

1.1.39. SKT: Singkatan dari Surat Keterangan Terdaftar adalah sertifikat tanda lulus dalam proses sertifikasi yang diberikan kepada Calon Penyedia Barang/Jasa dari PT Badak NGL.

1.1.40. Standing Instruction: adalah perjanjian yang dibuat antara Penyedia Jasa dengan pihak bank dan diketahui oleh PT Badak NGL, yang menjamin bahwa bank akan mengambil alih kewajiban pembayaran upah pekerja Penyedia Jasa akibat kegagalan Penyedia Jasa dalam memenuhi kewajiban pengupahan terhadap tenaga kerjanya.

1.1.41. Tanda Daftar Perusahaan (TDP): adalah Surat Keterangan hasil penilaian tentang kemampuan/kualifikasi, klasifikasi/bidang usaha dan sub-bidang usaha dari perusahaan yang bersangkutan, yang dikeluarkan oleh Instansi Pemerintah.

7

1.2. Referensi

1.2.1. Policy / Procedure Guide (PPG) Pengadaaan Barang/Jasa N0.1200-01-0. Rev.3, tanggal 6 Desember 2013.

1.2.2. Board of Directors Authority Table, tertanggal 15 September 2010.

1.2.3. Plant Site Authority Table, tertanggal 15 September 2010.

1.2.4. SHE-Q Manual PT Badak NGL, SOP/SHEQ-MS/12-02, tertanggal 31 Oktober 2014

1.2.5. CSMS (Contractor SHE-Q Management System) Manual PT Badak NGL, tahun 2016

8

BAB II

SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA

2.1. Pelaksana Pengadaan

Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan oleh Pelaksana Pengadaan yang dilakukan oleh

Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan yang kewenangannya diatur tersendiri.

2.1.1. Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan adalah Tim Independen yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan

dari Director & COO sebagai pelaksana Pengadaan Barang/Jasa.

2.1.2. Fungsi Pengadaan

Fungsi Pengadaan adalah Procurement Section untuk pengadaan barang dan Contract

Section untuk pengadaan jasa.

2.1.3. Pejabat Berwenang

Pejabat Berwenang adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pengadaan Barang/Jasa

sesuai dengan batas kewenangannya yang diatur di dalam ToA atau peraturan PT Badak

NGL lainnya.

2.1.4. Fungsi Terkait

Fungsi lain yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

2.1.4.1. Accounting & Operation Control (AOC) Dept.

2.1.4.1.1. Membayar invoice sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. 2.1.4.1.2. Memotong invoice pembayaran berdasarkan penalti yang dikeluarkan oleh Warehouse &

Supply Chain Section atau Project Coordinator (jika ada). 2.1.4.1.3. Mencairkan Jaminan Pelaksanaan dan atau Jaminan Sanggahan atas permintaan

Pelaksanan Pengadaan.

2.1.4.2. Legal Section

2.1.4.2.1. Menyelesaikan permasalahan hukum dengan Penyedia Barang/Jasa jika terjadi perbedaan persepsi mengenai klausul perjanjian Pengadaan Barang/Jasa.

2.1.4.2.2. Mewakili PT Badak NGL dalam perkara hukum yang menyangkut perselisihan dalam masalah Pengadaan Barang/Jasa.

2.1.4.3. Warehouse & Supply Chain Section

2.1.4.3.1. Memastikan barang yang diterima sama dengan yang tertera pada PO. 2.1.4.3.2. Mengkoordinir dan mengawasi QA/QC penerimaan barang. 2.1.4.3.3. Memproses dokumen penerimaan barang. 2.1.4.3.4. Membuat dan menyampaikan penalty denda keterlambatan penyerahan barang kepada

AOC Dept. dan Penyedia Barang.

2.2. Penyedia Barang/Jasa

2.2.1. Batasan, Persyaratan dan Penggolongan

2.2.1.1. Batasan

2.5.1.2.1. Penyedia barang/jasa adalah Badan Usaha atau mitra kerja yang menjadi pemasok barang (PT, CV, Usaha Kecil, Koperasi, Toko, Pabrikan, Agen/Distributor, Perguruan Tinggi,

9

Lembaga Penelitian, Lembaga Negara, Perorangan), BUMN, Anak Perusahaan atau anak perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi atau perusahaan terafiliasi BUMN dan pihak lain yang ditentukan oleh Director & Chief Operating Officer atau President Director & Chief Executive Officer.

2.5.1.2.2. Calon Penyedia Barang/Jasa yang akan melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa di PT Badak NGL wajib melakukan pendaftaran dengan mengikuti tahapan sertifikasi untuk mengetahui kualifikasi dan klasifikasinya, kecuali untuk penunjukan langsung kepada BUMN, atau anak perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi atau perusahaan terafiliasi BUMN dalam rangka sinergi BUMN.

2.5.1.2.3. Bagi calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus sertifikasi akan dimasukkan dalam Database Penyedia Barang/Jasa terdaftar PT Badak NGL dan diterbitkan Surat Keterangan Terdaftar (SKT).

2.2.1.2. Persyaratan Penyedia Barang/Jasa

2.2.1.2.1. Memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). 2.2.1.2.2. Memiliki Surat Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku. 2.2.1.2.3. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 2.2.1.2.4. Memiliki Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP) 2.2.1.2.5. Memiliki Sertifikat Badan Usaha (SBU) dari asosiasi usaha terkait bagi penyedia jasa,

disertai Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dari Gabungan Pengusaha Nasional Seluruh Indonesia (GAPENSI) untuk perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi dan sertifikat dari KADIN untuk perusahaan yang bergerak di luar jasa konstruksi.

2.2.1.2.6. Memiliki Surat Ijin Tempat Usaha (SITU). 2.2.1.2.7. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh/PPn) sesuai persyaratan. 2.2.1.2.8. Memiliki Akte Notaris Pendirian Perusahaan dan Akte perubahan terakhir (jika ada). 2.2.1.2.9. Memiliki surat keputusan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk akte

pendirian dan perubahan terakhir, bagi perusahaan berbadan hukum Perseroan Terbatas. 2.2.1.2.10. Memiliki laporan Neraca Keuangan Perusahaan yang telah diaudit oleh akuntan public

dengan opini kecuali Disclaimer, dua tahun terakhir, untuk yang berkualifikasi Non Kecil (NK).

2.2.1.2.11. Melampirkan surat referensi Bank Umum atau Bank Devisa (Bukan Bank Perkreditan Rakyat) dan melampirkan rekening koran/tabungan 3 (tiga) bulan terakhir dari Bank tersebut.

2.2.1.2.12. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk menandatangani kontrak Pengadaan Barang/Jasa.

2.2.1.2.13. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana yang dibuktikan dengan surat pernyataan dari Perusahaan yang bersangkutan.

2.2.1.2.14. Tidak termasuk dalam Daftar Sanksi di PT Badak NGL dan di lingkungan Industri Migas. 2.2.1.2.15. Tidak merupakan bagian langsung/unit organisasi PT Badak NGL. 2.2.1.2.16. Pimpinan/Pemilik Perusahaan bukan pekerja atau keluarga pekerja yang menjadi

tanggungan PT Badak NGL. 2.2.1.2.17. Mempunyai Surat Keagenan yang masih berlaku, yang dikeluarkan oleh Direktorat

Jenderal Perdagangan Dalam Negeri Departemen Perdagangan untuk Penyedia Barang yang merupakan Agen/distributor dari manufacturer.

2.2.1.2.18. Mempunyai surat referensi bidang keahlian/usaha dari Instansi yang berwenang jika Penyedia Barang merupakan manufacturer/pabrikan dalam negeri.

2.2.1.2.19. Bersedia mengikuti semua ketentuan CSMS (Contractor SHE-Q Management System).

2.2.1.3. Penggolongan Penyedia Barang/Jasa

2.2.1.3.1. Penyedia Barang/Jasa digolongkan atas golongan kecil (K) dan golongan non kecil (NK).

10

2.2.1.3.2. Penggolongan penyedia Barang/Jasa didasarkan pada SIUP yang dikeluarkan oleh pemerintah (Catatan: untuk penggolongan K & M di dalam SIUP dikategorikan K, dan penggolongan B dikategorikan NK).

2.2.1.3.3. Penyedia Barang/Jasa berhak mengikuti pengadaan di PT Badak NGL sesuai Tabel berikut, namun tidak berlaku untuk metode Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung.

2.2.1.3.4. 2.2.1.3.5. P

enyed

2.2.1.4. Klasifikasi Penyedia Barang

2.2.1.4.1. Klasifikasi Penyedia Barang dikelompokkan berdasarkan bidang usahanya. 2.2.1.4.2. Setiap Penyedia Barang berhak memilih maksimum 10 (sepuluh) Main Group sesuai

dengan bidang usahanya. 2.2.1.4.3. Perusahaan yang terbukti atau terindikasi berada di bawah manajemen /kepemilikan

/persaudaraan /kekeluargaan yang sama, tidak boleh memilih Main Group yang sama.

2.2.1.5. Klasifikasi Penyedia Jasa

2.2.1.5.1. Klasifikasi penyedia jasa didasarkan atas pengelompokan menurut bidang dan lingkup pekerjaan.

2.2.1.5.2. Setiap Penyedia Jasa berhak memilih maksimum 5 (lima) jenis sub-bidang dari bidang pekerjaan berikut:

a. Jasa pemborongan pekerjaan. b. Jasa Penyedia Tenaga Kerja.

2.2.1.5.3. Perusahaan yang terbukti atau terindikasi berada di bawah manajemen / kepemilikan / persaudaraan / kekeluargaan yang sama, tidak boleh memilih sub-bidang yang sama.

2.2.2. Sertifikasi / Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa

2.2.2.1. Batasan dan maksud Sertifikasi / Prakualifikasi

2.2.2.1.1. Sertifikasi/Prakualifikasi adalah kegiatan evaluasi terhadap kualifikasi dan klasifikasi Penyedia Barang/Jasa.

2.2.2.1.2. Sertifikasi/Prakualifikasi dimaksudkan untuk mengetahui kemampuan Penyedia Barang/Jasa yang akan mendaftar sebagai Penyedia Barang/Jasa PT Badak NGL.

2.2.2.1.3. Sertifikasi/Prakualifikasi dilaksanakan oleh Procurement & Contract Department.

2.2.2.2. Ketentuan Umum

2.2.2.2.1. Calon Penyedia Barang/Jasa yang akan melakukan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa di PT Badak NGL wajib melakukan pendaftaran dengan mengikuti tahapan Sertifikasi dan atau Prakualifikasi untuk mengetahui kualifikasi dan klasifikasi calon Penyedia Barang/Jasa.

2.2.2.2.2. Bagi calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus Sertifikasi/ Prakualifikasi akan dimasukkan dalam Database Penyedia Barang/Jasa terdaftar PT Badak NGL dan diterbitkan SKT.

2.2.2.2.3. Usulan Penyedia Barang/Jasa terdaftar disetujui oleh Procurement & Contract Senior Manager.

2.2.2.2.4. SKT diterbitkan oleh Procurement Section dan di-tandatangani oleh Procurement & Contract Senior Manager.

2.2.2.2.5. SKT berlaku sepanjang persyaratan dan dokumen pendukungnya masih berlaku, dan menjadi tidak berlaku bila:

Golongan Nilai Pengadaan

Kecil (K) Dapat mengikuti Pengadaaan Barang/Jasa untuk nilai

pengadaan sampai dengan Rp 2.5 miliar atau US$

250.000,00.

Non Kecil (NK) Dapat mengikuti Pengadaaan Barang/Jasa untuk nilai

pengadaan di atas Rp 2.5 miliar atau US$ 250.000,00.

11

2.2.2.2.5.1. Ada persyaratan dan dokumen pendukung yang sudah kadaluwarsa dan tidak diperbarui oleh Penyedia Barang/Jasa di TDP, SIUP.

2.2.2.2.5.2. Ada data/persyaratan yang disampaikan oleh Penyedia Barang/Jasa untuk mendapatkan SKT ternyata tidak benar, maka SKT yang bersangkutan dinyatakan tidak berlaku.

2.2.2.2.5.3. Ada permintaan pengunduran diri dari Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan. 2.2.2.2.5.4. Penyedia Barang/Jasa dinyatakan bangkrut/pailit oleh Keputusan Pengadilan. 2.2.2.2.5.5. Penyedia Barang/Jasa terkena sanksi Blacklist. 2.2.2.2.6. SKT sekurang-kurangnya memuat nama dan alamat perusahaan, nama pimpinan

perusahaan, NPWP, bidang usaha (klasifikasi) dan kualifikasinya. 2.2.2.2.7. Sertifikasi/Prakualifikasi dilakukan: 2.2.2.2.7.1. Pada saat calon Penyedia Barang/Jasa mendaftarkan diri. 2.2.2.2.7.2. Bersamaan dengan proses Pengadaan Barang/Jasa atas permintaan Pelaksana

Pengadaan.

2.2.2.3. Dokumen Pendukung Sertifikasi/Prakualifikasi

2.2.2.3.1. Asli surat permohonan menjadi Penyedia Barang/Jasa dan pasphoto warna Pimpinan Perusahaan ukuran (3x4) 2 lembar.

2.2.2.3.2. Asli surat pernyataan bermeterai, bahwa perusahaan tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut/pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan atau tidak sedang berurusan atau menjalani sanksi pidana.

2.2.2.3.3. Asli surat data Identitas Perusahaan: Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan pusat dan cabang, Telpon, nomor HP, Fax, dan e-mail.

2.2.2.3.4. Asli surat permohonan bidang dan klasifikasi pengadaan barang yang diusulkan untuk didaftar, maksimum 10 (sepuluh) Main Group untuk penyedia barang dan maksimum 5 (lima) sub bidang untuk penyedia jasa.

2.2.2.3.5. Salinan Akta Notaris: 2.2.2.3.5.1. Akta Notaris Pendirian Perusahaan dan Akte Perubahan terakhir (jika ada perubahan). 2.2.2.3.5.2. Surat Keputusan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia bagi

Perusahaan.

2.2.2.3.6. Salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 2.2.2.3.7. Salinan surat pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP). 2.2.2.3.8. Salinan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). 2.2.2.3.9. Salinan Tanda Daftar Perusahaan (TDP). 2.2.2.3.10. Salinan Surat Izin Tempat Usaha (SITU) atau DOMISILI yang masih berlaku. 2.2.2.3.11. Salinan laporan Pajak tahunan terakhir beserta bukti penyerahannya, yang terdiri dari SPT

PPh Badan, SPT PPh Pasal 21 dan SPT PPN. 2.2.2.3.12. Surat Asli Referensi Bank Umum untuk menjadi Penyedia Barang/Jasa PT Badak NGL. 2.2.2.3.13. Salinan Struktur Organisasi Perusahaan beserta nama dan jabatan. 2.2.2.3.14. Salinan Neraca Perusahaan dua tahun terakhir yang telah diaudit oleh akuntan publik

dengan opini kecuali Disclaimer. 2.2.2.3.15. Daftar pengalaman kerja selama dua tahun terakhir sebagai Penyedia Jasa. 2.2.2.3.16. Semua persyaratan dan dokumen pendukung lainnya, dibuat dalam satu paket bundel

yang tertata/tersusun rapi sesuai nomor urut persyaratan sertifikasi/prakualifikasi ini. 2.2.2.3.17. Beberapa jenis pekerjaan tertentu membutuhkan tambahan persyaratan dan dokumen

pendukung yaitu: 2.2.2.3.17.1. Mengisi daftar isian pertanyaan ISO 14001/ 9001. 2.2.2.3.17.2. Wajib mengisi daftar pertanyaan SHE-Q MS Kontraktor, Safety Aspect PT Badak NGL,

copy terlampir bagi Penyedia Barang/Jasa. 2.2.2.3.17.3. Surat penunjukan distributor/keagenan dari Departemen Perdagangan Republik

Indonesia.

12

2.2.2.4. Tata Cara Sertifikasi

2.2.2.4.1. Tahapan sertifikasi meliputi evaluasi biodata/dokumen administrasi, peninjauan lapangan (bila diperlukan), penetapan hasil dan penerbitan SKT.

2.2.2.4.2. Tata cara sertifikasi secara umum dilakukan sesuai prosedur Gambar II.1 sebagai berikut: 2.2.2.4.2.1. Procurement Section menyiapkan dokumen sertifikasi dan mempublikasikannya melalui

website PT Badak NGL yang dapat diunduh (download) oleh calon Penyedia Barang/Jasa.

2.2.2.4.2.2. Calon Penyedia Barang/Jasa mengisi formulir dan melengkapi persyaratan-persyaratan yang telah dijelaskan dalam dokumen sertifikasi dan menyerahkannya ke Procurement Section.

2.2.2.4.2.3. Procurement Section mereview, memverifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen sertifikasi. Jika sudah lengkap dan benar akan dimintakan persetujuan ke Procurement & Contract Senior Manager.

2.2.2.4.2.4. Memasukan data Calon Penyedia Barang/Jasa kedalam Database Penyedia Barang/Jasa. 2.2.2.4.2.5. SKT diterbitkan oleh Procurement Section dan ditandatangani oleh Procurement &

Contract Senior Manager.

Calon Penyedia

Barang /Jasa

Procurement

Section

Senior Manager,

Procurement &

Contract

2.2.2.4.3. Jika terdapat perubahan data Penyedia Barang/Jasa, update tersebut dilakukan oleh Procurement Section.

2.3. Pemilihan Peserta Pengadaan Barang/Jasa (Bidder Selection)

Pemilihan peserta pengadaan adalah proses evaluasi kemampuan calon penyedia Barang/Jasa untuk suatu Pengadaan Barang/Jasa tertentu, dan dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan sesuai dengan kewenangannya.

2.3.1. Persyaratan Calon Peserta Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung dan pemilihan Langsung untuk Barang/Jasa.

2.3.1.1. Berdasarkan Database Penyedia Barang/Jasa dengan pertimbangan kualifikasi, klasifikasi, pengalaman, kinerja, dan persyaratan Administrasi lainnya, kecuali pengadaan langsung tidak mewajibkan mempunyai SKT.

Form Daftar Pengumpulan Form Registrasi

Sertifikasi

Lengkap /

Lulus ?

SKT

Tanda Tangan SKT

SKT Asli diberikan

SKT Copy Disimpan

13

2.3.1.2. Berdasarkan hasil prakualifikasi sesuai kebutuhan apabila jumlah rekanan dalam database tidak mencukupi.

2.3.2. Persyaratan Khusus Calon Peserta Pelelangan untuk Barang/Jasa

2.3.2.1. Sertifikasi badan usaha yang masih berlaku sesuai yang dipersyaratkan seperti Sertifikat Manajemen Mutu ISO dan Sertifikat Manajemen Keselamatan Kerja K3 atau OHSAS, dll.

2.3.2.2. Dukungan dari prinsipal/pabrikan untuk pelelangan barang. 2.3.2.3. Memenuhi persyaratan aspek Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT Badak NGL. 2.3.2.4. Memiliki fasilitas, peralatan khusus dan tenaga ahli spesialis yang dibutuhkan dalam

melaksanakan pekerjaan. 2.3.2.5. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan

PPh Pasal 25 dan atau Pasal 21/Pasal 23 dan atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu.

2.3.2.6. Surat keterangan fiskal. 2.3.2.7. Khusus untuk perusahaan yang melakukan kemitraan (consortium): 2.3.2.9.1. Penyedia Jasa wajib mempunyai kerjasama operasi/kemitraan yang memuat tanggung

jawab para pihak, persentase kemitraan, dan perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm).

2.3.2.9.2. Surat perjanjian kerjasama operasi ditandatangani oleh seluruh anggota kemitraan. 2.3.2.9.3. Prakualifikasi dilakukan kepada semua perusahaan yang tergabung dalam kemitraan

tersebut namun untuk sertifikasi hanya diberlakukan kepada perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm).

2.3.3. Tata Cara Pemilihan Peserta Pengadaan Barang/Jasa

2.3.3.1. Pelaksana Pengadaan melakukan seleksi dan pemeriksaan berdasarkan Database Penyedia Barang/Jasa dengan pertimbangan kualifikasi, klasifikasi, pengalaman, kinerja, dan persyaratan Administrasi lainnya.

2.3.3.2. Dalam hal tertentu yang berkaitan dengan operasi Plant atau target khusus PT Badak NGL, proses pengadaan dapat dilakukan secara parallel dengan pengurusan persyaratan Administrasi dalam hal:

2.3.3.2.1. Terdapat persyaratan administrasi yang sudah tidak berlaku lagi. 2.3.3.2.2. Terdapat calon Penyedia Barang/Jasa potensial belum terdaftar. 2.3.3.3. Dalam hal tertentu (karena keterbatasan jumlah Penyedia Barang/Jasa dalam suatu

kualifikasi/klasifikasi atau karena pekerjaan mendesak dengan pertimbangan operasi) maka:

2.3.3.3.1. Pelaksana pengadaan dapat mengikutsertakan Calon penyedia Barang/Jasa dengan kualifikasi NK untuk mengikuti pengadaan Barang/Jasa untuk kualifikasi K.

2.3.3.3.2. Pelaksana pengadaan dapat mengikutsertakan Calon penyedia Barang/Jasa dari klasifikasi berbeda, yang dianggap memiliki kemampuan/potensi untuk memenuhi persyaratan pengadaan.

2.3.3.4. Pelaksana Pengadaan menyusun Daftar Peserta Pengadaan dan meminta persetujuan Pejabat Berwenang sesuai ToA dan Hirarki Fungsi Pengadaan.

2.3.3.5. Untuk Pelelangan, Jika Pejabat Berwenang tidak menyetujui penetapan Daftar Peserta Pengadaan yang diajukan oleh Panitia Pengadaan dan jumlah peserta pengadaan kurang dari 3 (tiga), maka Panitia Pengadaan membuka kembali pendaftaran maksimal 7 (tujuh) hari kalender, dan dilakukan sertifikasi kembali. Jika setelah diperpanjang tetap tidak tercapai 3 (tiga) peserta lelang, maka pengadaan lelang dibatalkan.

14

2.4. Metode Pengadaan Barang/Jasa di PT Badak NGL

2.4.1. Penunjukkan Langsung, adalah pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan melalui 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa atau l (satu) brand/merk. Adapun persyaratannya sebagai berikut:

2.4.1.1. Pengadaan Barang melalui manufacturer/pabrikan dalam negeri yang mempunyai surat

referensi bidang keahlian/usaha dari Instansi yang berwenang.

2.4.1.2. Pengadaan Barang/Jasa melalui Pemilihan Langsung atau Pelelangan yang telah 2 (dua)

kali mengalami kegagalan.

2.4.1.3. Pengadaan barang dan jasa dengan nilai di bawah US$ 10,000 atau IDR 100,000,000

dapat dilaksanakan dengan metode penunjukkan langsung dengan pertimbangan

tertentu.

2.4.2. Pemilihan Langsung, adalah pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan dengan mengundang minimal 3 (tiga) Peserta Pengadaan Barang/Jasa.

2.4.3. Pelelangan, adalah pengadaan yang dilakukan dengan mengundang calon penyedia Barang/Jasa secara luas dan terbuka melalui papan pengumuman resmi PT Badak NGL, dan atau media cetak/electronic dengan memenuhi seluruh ketentuan berikut:

2.4.1.1. Nilai Anggaran Pengadaannya di atas US$ 5,000,000.00. 2.4.1.2. Terdapat keterkaitan antara kompleksitas, sistem dan harga Barang/Jasa yang akan

diadakan. 2.4.1.3. Barang/Jasa yang akan diadakan belum jelas sumbernya/penyedianya. 2.4.1.4. Barang/Jasa yang akan diadakan belum pernah dilakukan oleh PT Badak NGL. 2.4.1.5. Dengan pertimbangan khusus dari Pejabat Berwenang. 2.4.1.6. Pelelangan minimal diikuti oleh 3 (tiga) peserta pelelangan yang telah disetujui oleh

Pejabat Berwenang.

2.4.4. Pengadaan Langsung, adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara langsung kepada Penyedia Barang/Jasa tanpa melalui proses, aturan dan persyaratan penunjukan langsung, pemilihan langsung, atau pelelangan kepada Penyedia Barang/Jasa, dimana Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk dapat tidak memiliki SKT.

2.5. Tahapan proses Pengadaan Barang/Jasa

2.5.1. Tahapan Persiapan

2.5.1.1. Batasan dan Ruang Lingkup 2.5.1.1.1. Proses Pengadaan dimulai sejak PR yang telah disetujui Pejabat Berwenang diterima oleh

Pelaksana Pengadaan. 2.5.1.1.2. Tahapan Persiapan adalah tahapan untuk mempersiapkan dokumen pengadaan, HPS/OE

dan jadwal pengadaan.

2.5.1.2. Dokumen Pengadaan 2.5.1.2.1. Dokumen pengadaan harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua persyaratan

yang diperlukan, baik administrasi dan teknis termasuk mata uang yang dipergunakan, kriteria evaluasi yang dapat dimengerti oleh calon Penyedia Barang/Jasa yang diundang

2.5.1.2.2. Dokumen pengadaan terdiri atas contoh surat penawaran, instruksi untuk penawar, contoh kontrak, lingkup kerja, spesifikasi teknis, gambar- gambar dan keterangan lain yang diperlukan yaitu:

a. Pembayaran. b. Perubahan. c. Pembatalan. d. Penyerahan Barang. e. Penyelesaian Perselisihan.

15

2.5.1.2.3. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) atau Request for Proposal (RFP) SPPH/RFP adalah surat permintaan penawaran harga/proposal yang diminta PT Badak NGL kepada peserta pengadaan untuk menyusun dokumen penawaran.

2.5.1.2.3.1. SPPH terdiri atas: a. Deskripsi, Spesifikasi dan Jumlah Barang b. Mata uang (Currency) c. Price Validity d. Rekomendasi Delivery Point e. Tanggal dan Waktu Penutupan Penawaran f. Ketentuan Prebid Meeting g. Contoh PO h. Ketentuan Pengadaan dan tata cara penawaran. i. Dokumen penunjang lainnya seperti Lingkup Kerja, TOR, SOR, Gambar-gambar, foto,

ilustrasi, contoh barang dsb sesuai dengan kebutuhan 2.5.1.2.3.2. Request For Proposal (RFP) terdiri atas:

a. Undangan Pengadaan Jasa b. Form surat penawaran c. Instruction to Bidder yang berisi ketentuan pengadaan jasa, tata cara penawaran dan

persyaratan penawaran yang harus dipenuhi. d. Draft PO e. Dokumen penunjang lainnya seperti, lingkup kerja, spesifikasi teknis, gambar, dan

persyaratan lain yang diperlukan.

2.5.1.2.4. Mata Uang 2.5.1.2.4.1. Untuk perusahaan dalam negeri, mata uang yang dipakai adalah Rupiah, kecuali

ditentukan khusus. 2.5.1.2.4.2. Untuk Pengadaan Barang, satu PO hanya menggunakan satu mata uang, sedangkan

untuk Jasa boleh dengan dua mata uang, apabila terdapat material import dari luar negeri".

2.5.2. Tahapan Pelaksanaan Sourcing 2.5.2.1. Batasan dan Ruang Lingkup 2.5.2.1.1. Yang dimaksud dengan Tahapan Pelaksanaan Sourcing adalah tahapan dimulai sejak

penyusunan Daftar Peserta Pengadaan (Bidder List) sampai dengan ditetapkannya Pemenang dan PO diterima oleh Penyedia Barang/Jasa.

2.5.2.1.2. Tahapan pelaksanaan secara runtut terdiri atas kegiatan sebagai berikut: a. Penyusunan Daftar Peserta Pengadaan (Bidder List). b. Penyampaian dan atau Pengambilan SPPH / RFP. c. Rapat Penjelasan Pengadaan (Prebid Meeting) jika diperlukan. d. Pembuatan & Syarat Dokumen Penawaran e. Sistem Penawaran f. Penyampaian Dokumen Penawaran. g. Penutupan & Pembukaan Penawaran. h. Evaluasi & Klarifikasi Penawaran i. Negosiasi (jika diperlukan). j. Usulan Calon Pemenang Pengadaan. k. Pengumuman Calon Pemenang Pengadaan. l. Sanggahan Peserta Pengadaan. m. Penetapan Pemenang. n. Kick-Off Meeting (jika diperlukan) o. Pembuatan & Penandatanganan PO. p. Pengadaan Ulang dan Pengadaan Gagal. q. Pengulangan Pengadaan (Repeat Order).

16

2.5.2.2. Penyampaian dan atau Pengambilan SPPH/RFP. 2.5.2.2.1. Dapat dikirimkan dengan jasa pengiriman/facsimile/email. 2.5.2.2.2. Dapat disampaikan dalam bentuk hardcopy melalui tempat yang telah ditentukan oleh PT

Badak NGL. 2.5.2.2.3. Dapat diambil oleh peserta pengadaan di tempat yang telah ditentukan oleh PT Badak

NGL.

2.5.2.3. Rapat Penjelasan Pengadaan (Prebid Meeting). 2.5.2.3.1. Prebid meeting dimaksudkan untuk memberikan informasi tambahan teknis maupun

administrasi serta informasi lain sehubungan dengan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, dan dapat dilaksanakan jika dipandang perlu.

2.5.2.3.2. Ketidakhadiran Peserta Pengadaan dalam Prebid Meeting tidak menggugurkan penawaran dan keikutsertaannya dalam proses pengadaan.

2.5.2.3.3. Peserta Pengadaan yang menghadiri Prebid Meeting harus mengerti/menguasai aspek teknis dan administrasi.

2.5.2.3.4. Pelaksana Pengadaan dan Pengusul memberikan penjelasan mengenai SPPH/RFP berikut kriteria dan tata cara evaluasi kepada Peserta Pengadaan secara jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan dimengerti oleh seluruh Peserta Pengadaan untuk menghindari salah persepsi.

2.5.2.3.5. Untuk Term and Condition khusus yang disepakati pada saat Prebid Meeting maka persetujuannya oleh Procurement Manager untuk Pengadaan Barang.

2.5.2.3.6. Fungsi Pengadaan membuat Risalah Prebid Meeting yang memuat penjelasan proses, persyaratan tambahan, hal-hal khusus yang berkaitan dengan evaluasi (administrasi, teknis, komersial), pertanyaan dari Peserta Pengadaan serta klarifikasi terhadap SPPH/RFP.

2.5.2.3.7. Perwakilan pihak yang hadir menyetujui dan menandatangani Risalah Prebid Meeting dan kemudian disahkan oleh Procurement Manager untuk pengadaan barang dan Contract Manager untuk pengadaan jasa.

2.5.2.3.8. Pelaksana Pengadaan menyampaikan salinan Risalah Prebid Meeting kepada Peserta Pengadaan, termasuk kepada unsur lain yang berkaitan dengan pengadaan ini baik yang hadir atau yang tidak hadir.

2.5.2.3.9. Peserta Pengadaan atau pengusul yang tidak hadir dalam Prebid Meeting dianggap mengerti dan menyetujui hasil keputusan prebid meeting.

2.5.2.3.10. Risalah Prebid Meeting merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.

2.5.2.4. Pembuatan & Syarat Dokumen Penawaran 2.5.2.4.1. Dokumen penawaran Pengadaan Barang/Jasa tidak diwajibkan menggunakan meterai. 2.5.2.4.2. Penawaran dinyatakan sah apabila ditandatangani oleh Direktur/Pemilik perusahaan

peserta pengadaan sebagaimana tercantum dalam biodata perusahaan peserta pengadaan atau yang dikuasakan dan dibuktikan dengan surat kuasa yang bermeterai.

2.5.2.4.3. Penawaran harus menggunakan sampul penawaran polos dan tertutup yang hanya bertuliskan nomor PR/FPA/SPPH/Kontrak, tanggal penutupan dan tulisan “menawar” atau “tidak menawar”. Tidak diperbolehkan ada identitas perusahaan, jika terdapat identitas perusahaan, maka penawaran tersebut dinyatakan tidak memenuhi syarat untuk diproses lebih lanjut.

2.5.2.4.4. Jika dalam amplop penawaran tidak terdapat “menawar” atau “ tidak menawar”, maka Panitia Pengadaan akan membuka sampul tersebut untuk melihat apakah amplop tersebut berisi menawar atau tidak menawar.

2.5.2.4.5. Untuk sistem penawaran 2 (dua) sampul, sampul I hanya bertuliskan “Penawaran Administrasi dan Teknis” dan sampul II bertuliskan “Penawaran Harga”. Sampul I dan Sampul II tersebut dimasukkan ke dalam Sampul Penutup. Jika pada sampul I dan atau sampul II tidak ada tulisan “Penawaran Administrasi dan Teknis” atau “Penawaran Harga”, maka penawaran tersebut dinyatakan tidak memenuhi syarat untuk diproses

17

lebih lanjut. Peserta pengadaan tersebut dinyatakan tidak menawar, dan dokumen dikembalikan.

2.5.2.4.6. Untuk penawaran yang disampaikan melalui Pos/Jasa Pengiriman, maka Sampul Penawaran atau Sampul Penutup dimasukkan ke dalam Sampul Pengiriman yang hanya bertuliskan Alamat Pengirim dan Penerima. Tidak diperbolehkan ada tulisan nomor PR/ FPA/ SPPH/ Kontrak. Alamat Penerima adalah:

Pelaksana Pengadaan

d/a Bidding Center Procurement & Contract Depatment

PT Badak NGL

Bontang - 75324, Kalimantan Timur

2.5.2.4.7. Sesampainya di alamat penerima yang telah ditentukan (Pelaksana Pengadaan d/a Contract Section), Sampul Pengiriman dibuka dan Sampul Penawaran atau Sampul Penutup diberi catatan tanggal penerimaan, yang diketahui oleh jasa pengiriman barang. Kemudian Sampul Penawaran atau Sampul Penutup dimasukkan ke dalam Kotak Penawaran.

2.5.2.4.8. Satu sampul penawaran hanya berisi satu Nomor PR/FPA/SPPH/Kontrak dari satu peserta pengadaan, jika tidak maka seluruh penawaran yang ada dalam sampul tersebut dinyatakan tidak memenuhi syarat untuk dapat diproses lebih lanjut, dan peserta pengadaan dinyatakan tidak menawar.

2.5.2.4.9. Penawaran yang dilakukan melalui aplikasi elektronik mengikuti peraturan/manual dari aplikasi tersebut.

2.5.2.5. Sistem Penawaran

2.5.2.5.1. Sistem Penawaran Satu Sampul 2.5.2.5.1.1. Sistem ini dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan spesifikasi teknis barang/jasa

yang sudah jelas dan diperkirakan sebagian besar peserta pengadaan yang diundang untuk memasukkan penawaran akan mampu mengadakan Barang/Jasa tersebut.

2.5.2.5.1.2. Seluruh dokumen penawaran yang mencakup semua persyaratan sebagaimana diminta dalam SPPH/RFP dimasukkan ke dalam satu sampul penawaran.

2.5.2.5.2. Sistem Penawaran Dua Sampul 2.5.2.5.2.1. Sistem ini dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang memerlukan evaluasi teknis yang

lebih mendalam, dikarenakan kompleksitas dari spesifikasi Barang/Jasa yang diadakan. 2.5.2.5.2.2. Sistem Dua Sampul digunakan untuk memisahkan dokumen penawaran administrasi &

teknis dari dokumen penawaran harga. 2.5.2.5.2.3. Cara penyampaian dokumen penawaran dengan Sistem Dua Sampul adalah sebagai

berikut: a. Sampul I (Pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis yang

disyaratkan. b. Sampul II (Kedua) hanya berisi Data Penawaran Harga.

2.5.2.5.3. Sistem Penawaran Dua Tahap 2.5.2.5.3.1. Sistem ini dilakukan dalam Pengadaan Barang/Jasa yang spesifikasi teknisnya belum

standard sehingga sangat mungkin terjadi perbedaan interpretasi aspek teknis yang menyebabkan terjadinya deviasi penawaran harga yang besar dari peserta pengadaan.

2.5.2.5.3.2. Sistem ini juga dilakukan dengan maksud untuk memformulasikan serta membuat standar spesifikasi teknis berdasarkan penawaran administrasi dan teknis yang telah masuk.

18

2.5.2.5.3.3. Penyampaian dokumen penawaran dengan sistem ini dilakukan dalam dua tahap, sebagai berikut :

a. Tahap Pertama, peserta pengadaan hanya menyampaikan penawaran administrasi dan teknis

b. Tahap Kedua, peserta pengadaan yang lulus evaluasi administrasi dan teknis, diundang untuk menyampaikan penawaran harga

2.5.2.6. Penyampaian Dokumen Penawaran

2.5.2.6.1. Dokumen penawaran dapat disampaikan dengan cara di bawah ini: a. Secara langsung ke PT Badak NGL Bontang b. Melalui facsimile c. Melalui e-mail d. Melalui pos/kurir e. Melalui sistem aplikasi elektronik.

2.5.2.6.2. Untuk pengadaan barang; 2.5.2.6.2.1. Pengiriman melalui facsimile atau email dari penawaran yang discan, dapat dilakukan

mendahului penawaran asli, dengan ketentuan, dokumen penawaran hardcopy dan asli harus sudah diterima sebelum penetapan pemenang. Hal ini tidak berlaku untuk peserta pengadaan dari Luar Negeri.

2.5.2.6.2.2. Penawaran dengan facsimile dan email tersebut harus sudah diterima Pelaksana Pengadaan paling lambat 2 (dua) jam sebelum waktu penutupan pengadaan yang telah ditentukan.

2.5.2.6.2.3. Kerahasiaan isi penawaran, yang dikirim melalui facsimile/email bukan tanggung jawab PT Badak NGL.

2.5.2.6.2.4. Pelaksana Pengadaan tidak bertanggung jawab atas tidak diterimanya dokumen tersebut. 2.5.2.6.2.5. Untuk pengadaan dengan aplikasi elektronik maka dokumen penawaran hardcopy tidak

perlu dikirim kecuali dipersyaratkan

2.5.2.6.3. Untuk Pengadaan Jasa, pengiriman dokumen penawaran ditentukan pada saat penyusunan SPPH/RFP.

2.5.2.6.4. Dokumen penawaran tidak boleh dikirimkan kepada atau melalui pekerja PT Badak NGL.

2.5.2.6.5. Dokumen penawaran yang diterima setelah waktu penutupan penawaran, tidak diproses dan diinformasikan kepada peserta pengadaan.

2.5.2.6.6. Untuk penyedia barang Dalam Negeri pemenang pengadaan diwajibkan mengirimkan penawaran asli sebelum PO diterbitkan.

2.5.2.6.7. Untuk penyedia barang Luar Negeri tidak diwajibkan mengirimkan penawaran asli.

2.5.2.7. Penutupan Penawaran & Pembukaan Dokumen Penawaran 2.5.2.7.1. Penutupan penawaran adalah batas waktu akhir yang telah ditentukan kepada Peserta

Pengadaan untuk menyampaikan penawarannya. 2.5.2.7.2. Pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan pada hari yangsama setelah penutupan

penawaran. 2.5.2.7.3. Panitia Pengadaan melakukan pembukaan dokumen penawaran untuk: 2.5.2.7.3.1. Pemilihan Langsung minimal ada 2 (dua) Peserta Pengadaan yang menawar, jika yang

menawar kurang dari 2 (dua) maka pembukaan dokumen ditunda sampai dengan maksimal 7 (tujuh) hari kalender (atau ditentukan lain oleh Panitia Pengadaan), setelah penundaan tersebut, maka dilakukan pembukaan meskipun hanya 1 (satu) yang menawar, sedangkan jika tidak ada yang menawar, maka proses pengadaan dinyatakan gagal.

2.5.2.7.3.2. Pelelangan minimal ada 3 (tiga) Peserta Pengadaan yang menawar, jika yang menawar kurang dari 3 (tiga) maka pembukaan dokumen ditunda sampai dengan maksimal 7

19

(tujuh) hari kalender, setelah ditunda sampai dengan maksimal 7 (tujuh) hari kalender, maka dilakukan pembukaan meskipun hanya 1 (satu) yang menawar, sedangkan jika tidak ada yang menawar, maka proses pengadaan dinyatakan gagal.

2.5.2.7.3.3. Jika terdapat dokumen penawaran yang tidak menyebutkan “menawar” atau “tidak menawar” maka, dokumen tersebut tetap dibuka untuk mengetahui status penawaran.

2.5.2.7.4. Pembukaan dokumen penawaran yang dilakukan dengan Pemilihan Langsung dan Pelelangan dapat dihadiri oleh Direktur/Pemilik perusahaan Peserta Pengadaan yang menawar, atau yang diberi kuasa untuk menghadiri pembukaan penawaran yang dibuktikan dengan surat kuasa asli yang dilengkapi dengan stempel Perusahaan. Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan meskipun tidak ada wakil peserta pengadaan yang hadir. Ketidakhadiran Peserta Pengadaan dalam pembukaan penawaran tidak menggugurkan penawaran dan keikutsertaannya dalam proses pengadaan.

2.5.2.7.5. Pelaksana Pengadaan membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran yang ditanda tangani oleh Pelaksana Pengadaan dan Peserta Pengadaan yang hadir.

2.5.2.7.6. Pelaksana Pengadaan tidak memberikan salinan Berita Acara Pembukaan Penawaran kepada Peserta Pengadaan karena bersifat rahasia.

2.5.2.7.7. Ketentuan 2.5.2.7.4., 2.5.2.7.5. dan 2.5.2.7.6 tidak berlaku untuk pengadaan barang yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan atau melalui aplikasi elektronik.

2.5.2.7.8. Pada saat dan setelah pembukaan penawaran, Pelaksana Pengadaan tidak dapat menerima dokumen penawaran yang terlambat dari Peserta Pengadaan atau tidak dapat menerima perubahan baik melalui penjelasan secara lisan maupun tertulis atas dokumen penawaran yang telah disampaikan.

2.5.2.7.9. Pelaksana Pengadaan tidak memberikan informasi apapun kepada Peserta Pengadaan yang tidak menghadiri Pembukaan Penawaran, atau pihak lain di luar pelaksana pengadaan.

2.5.2.7.10. Peserta Pengadaan yang tidak hadir dianggap menyetujui keputusan yang diambil pada saat Pembukaan Penawaran dan Evaluasi Administrasi, dan tidak dapat menyanggah, menggugat dan memprotes hasil Pembukaan

2.5.2.8. Evaluasi Penawaran

2.5.2.8.1. Tujuan dan Prinsip Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk menilai apakah penawaran peserta pengadaan sesuai dengan yang disyaratkan dalam SPPH/RFP dan Risalah Prebid Meeting.

2.5.2.8.2. Metode Evaluasi Metode evaluasi yang digunakan dalam evaluasi adalah dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan dan kriteria yang telah ditetapkan dalam SPPH/RFP dan Risalah Prebid Meeting dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan evaluasi komersial dengan sistem gugur.

2.5.2.8.3. Evaluasi Administrasi 2.5.2.8.3.1. Evaluasi administrasi dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan terhadap dokumen penawaran

yang masuk untuk memastikan kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi. 2.5.2.8.3.2. Untuk pengadaan barang, penawaran (kecuali Penyedia Barang Luar Negeri atau

Penyedia Barang Keagenan) dinyatakan gugur jika: 2.5.2.8.3.2.1. Masa berlaku penawaran/price validity tidak disebutkan atau kurang dari yang

dipersyaratkan pada SPPH. 2.5.2.8.3.2.2. Tempat penyerahan (Delivery Point) barang tidak disebutkan. 2.5.2.8.3.2.3. Mata Uang tidak disebutkan atau berbeda dengan yang diminta dalam SPPH. 2.5.2.8.3.2.4. Penawaran tidak ditandatangani oleh Direktur/Pemilik Perusahaan atau yang diberi

kuasa untuk itu. Syarat ini tidak berlaku untuk penawaran melalui aplikasi elektronik.

20

2.5.2.8.3.3. Untuk pengadaan jasa, persyaratan Mandatory yang harus dipenuhi oleh peserta pengadaan adalah seluruh hal di bawah ini:

2.5.2.8.3.3.1. Surat Penawaran sesuai format PT Badak NGL yang telah disediakan. 2.5.2.8.3.3.2. Masa Berlaku penawaran. 2.5.2.8.3.3.3. Laporan Neraca Keuangan 2(dua) tahun terakhir yang telah diaudit oleh akuntan

publik dengan opini kecuali Disclaimer. Khusus untuk nilai pengadaan ≥ Rp 10 miliar atau US$ 1,000,000.00 harus dengan opini minimum wajar.

2.5.2.8.3.3.4. Rekening koran 3 (tiga) bulan terakhir untuk pengadaan jasa Non Kecil. 2.5.2.8.3.4. Untuk pengadaan jasa, penawaran harus dicantumkan dalam angka dan huruf. Untuk

pengadaan barang, penawaran boleh dicantumkan dalam angka saja, namun tidak boleh dalam huruf saja.

2.5.2.8.3.5. Dalam hal harga penawaran dicantumkan dengan huruf dan angka dan terjadi perbedaan antara penulisan harga dalam huruf dan dalam angka, maka penawaran yang diakui adalah harga dalam tulisan huruf.

2.5.2.8.3.6. Dalam hal nilai penawaran dalam angka atau huruf tidak bermakna, maka penawaran dinyatakan gugur.

2.5.2.8.3.7. Jika penawaran tidak lulus evaluasi administrasi, maka tidak dilakukan evaluasi berikutnya.

2.5.2.8.3.8. Untuk pengadaan dengan metode 2 (dua) sampul, jika penawaran tidak lulus evaluasi administrasi, maka sampul II dikembalikan ke peserta pengadaan, sedangkan sampul I tidak dikembalikan.

2.5.2.8.3.9. Untuk pengadaan dengan metode 2 (dua) tahap, jika penawaran tidak lulus evaluasi administrasi, peserta pengadaan diberikan pemberitahuan dan tidak diundang untuk menawarkan harga.

2.5.2.8.4. Evaluasi Teknis 2.5.2.8.4.1. Evaluasi teknis dilaksanakan oleh Pelaksana Pengadaan dengan bantuan pengusul atau

pihak terkait jika diperlukan dengan cara membandingkan penawaran teknis yang diajukan oleh peserta pengadaan dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam SPPH/RFP termasuk perubahannya dan atau Risalah Prebid Meeting .

2.5.2.8.4.2. Jika diperlukan, pelaksana pengadaan dan Originator dapat melakukan klarifikasi dan verifikasi terhadap aspek teknis penawaran tetapi tidak mengubah substansi penawaran awal.

2.5.2.8.4.3. Untuk pengadaan jasa melalui pemilihan langsung dan pelelangan, batas minimal nilai kelulusan aspek teknis adalah 75, berdasarkan Kriteria, Parameter, Bobot penilaian yang dinyatakan dalam dokumen RFP atau dijelaskan dalam Prebid Meeting.

2.5.2.8.4.4. Untuk pengadaan barang kriteria kelulusan aspek teknis adalah sesuai atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang terdapat dalam SPPH atau Risalah Prebid Meeting, hal ini berlaku juga untuk penawaran Alternatif.

2.5.2.8.4.5. Jika penawaran tidak lulus evaluasi teknis maka tidak perlu dilakukan evaluasi berikutnya. 2.5.2.8.4.6. Untuk pengadaan dengan metode 2 (dua) sampul, jika penawaran tidak lulus evaluasi

teknis, maka sampul II dikembalikan ke peserta pengadaan. 2.5.2.8.4.7. Untuk pengadaan dengan metode dua tahap, jika penawaran tidak lulus evaluasi teknis,

peserta pengadaan diberikan pemberitahuan dan tidak diundang untuk menawarkan harga.

2.5.2.8.5. Evaluasi Komersial Evaluasi komersial dilaksanakan oleh Pelaksana Pengadaan dengan cara mengkaji kewajaran penawaran harga yang diajukan oleh peserta pengadaan terhadap HPS yang ditetapkan oleh pelaksana pengadaan.

2.5.2.9. Negosiasi Pengadaan Barang. Negosiasi dilakukan dengan 4 (empat) macam cara yaitu:

21

2.5.2.9.1. Reverse Auction: Adalah proses pengadaan barang yang sudah ditetapkan di SPPH akan dilakukan negosiasi dengan cara Reverse Auction, menggunakan aplikasi Electronic Auction, atau dengan cara manual.

2.5.2.9.2. Negosiasi Bertahap: Adalah negosiasi satu persatu secara bertahap kepada setiap penawar yang lulus evaluasi administrasi dan teknis dengan target negosiasi yang telah ditentukan.

2.5.2.9.2.1. Target negosiasi adalah telah ditentukan, tetap dan berlaku untuk semua penawar. 2.5.2.9.2.2. Negosiasi Bertahap dilakukan dengan cara sebagai berikut: 2.5.2.9.2.2.1. Negosiasi dimulai dari penawar terendah pertama saat pembukaan penawaran,

negosiasi dinyatakan berhasil jika Penyedia Barang/Jasa setuju pada target negosiasi, dan dinyatakan sebagai pemenang pengadaan. Jika tidak berhasil, maka dilanjutkan kepada penawar terendah kedua dan ketiga.

2.5.2.9.2.2.2. Setelah dilakukan negosiasi kepada penawar terendah kedua dan ketiga, maka tidak dapat kembali melakukan negosiasi kepada penawar terendah pertama dan kedua.

2.5.2.9.2.2.3. Jika sampai negosiasi terakhir tidak ada penawar yang setuju pada target negosiasi, maka negosiasi dinyatakan gagal.

2.5.2.9.2.2.4. Dalam hal tidak terjadi kesepakatan dalam negosiasi, maka pengadaan bisa dilanjutkan sesuai penawaran terbaik dan wajar.

2.5.2.9.3. Negosiasi Serentak: adalah negosiasi kepada beberapa peserta pengadaan yang lulus evaluasi administrasi dan teknis yang dilakukan secara serentak. Negosiasi Serentak dilakukan dengan cara sebagai berikut:

2.5.2.9.3.1. Untuk pengadaan yang dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan, jawaban negosiasi diserahkan bersamaan di depan Panitia Pengadaan dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan.

2.5.2.9.3.2. Untuk pengadaan yang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan, jawaban negosiasi diserahkan bersamaan di depan fungsi pengadaan, atau melalui email/fax dengan batas waktu respon yang ditentukan.

2.5.2.9.3.3. Dalam undangan negosiasi diberitahukan juga bahwa negosiasi dilaksanakan serentak dengan peserta lainnya yang akan dinegosiasi. Target negosiasi sesuai nilai HPS/Anggaran untuk penawaran yang masih diatas HPS/Anggaran atau negosiasi dibebaskan untuk mendapatkan harga terendah bagi penawaran yang sudah di bawah HPS/Anggaran.

2.5.2.9.3.4. Peserta negosiasi yang tidak memberikan jawaban negosiasi tersebut dinyatakan tidak dapat menurunkan harga penawaran.

2.5.2.9.3.5. Jawaban negosiasi dibuat secara tertulis dan dapat dikirim melalui fax atau email paling lambat sebelum waktu penyerahan jawaban yang telah ditetapkan, jawaban negosiasi tersebut tidak dijamin kerahasiaannya.

2.5.2.9.3.6. Pada akhir proses negosiasi, hasil negosiasi (termasuk negosiasi yang dikirim melalui fax atau email) diinformasikan terbuka kepada peserta negosiasi yang hadir, dan dibuatkan berita acara hasil negosiasi yang ditandatangani peserta yang hadir dan Pelaksana Pengadaan.

2.5.2.9.3.7. Pemenang adalah peserta negosiasi dengan penawaran negosiasi terendah. 2.5.2.9.3.8. Jika hasil negosiasi didapatkan nilai yang sama, maka pemenang negosiasi ditentukan

berdasarkan urutan: a. Perusahaan dalam negeri. b. Peserta penawaran terendah saat pembukaan penawaran. c. Peserta dengan Delivery Time tercepat.

d. Kinerja yang terbaik.

2.5.2.9.3.9. Jika hasil negosiasi masih di atas HPS, maka dapat dilakukan permintaan keter-sediaan anggaran kepada Originator, atau diputuskan pengadaan gagal, tergantung dari pertimbangan Pelaksana Pengadaan.

22

2.5.2.9.4. Negosiasi Tunggal: adalah negosiasi yang dilaksanakan kepada satu peserta pengadaan yang penawarannya paling rendah namun masih diatas HPS/Anggaran, atau pengadaan dengan metode Penunjukkan Langsung.

2.5.2.9.5. Apabila dari hasil negosiasi, semua penawaran masih tetap di atas HPS maka dapat dilakukan peninjauan ulang terhadap HPS.

2.5.2.9.5.1. Apabila dalam peninjauan ulang HPS tidak ada sesuatu yang menguatkan penyesuaian HPS maka proses negosiasi dinyatakan gagal.

2.5.2.9.5.2. Apabila dalam peninjauan ulang HPS ternyata HPS masih tetap lebih rendah dari penawaran, maka proses negosiasi dinyatakan gagal.

2.5.2.9.5.3. Apabila dalam peninjauan ulang HPS ternyata HPS berada lebih tinggi dari penawaran, maka penawar terendah diusulkan sebagai calon pemenang

2.5.2.10. Negosiasi Pengadaan Jasa Penyesuaian Harga dilakukan untuk kontrak Harga Satuan dengan tujuan menyeimbangkan harga satuan pekerjaan secara proporsional, sehingga terjadi distribusi harga satuan yang merata untuk mencegah adanya harga yang timpang (terlalu tinggi atau terlalu rendah).

2.5.2.11. Pengumuman Pemenang Pengadaan 2.5.2.11.1. Pengumuman Pemenang Pengadaan hanya dilakukan untuk pengadaan yang

dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan. 2.5.2.11.2. Pengumuman Pemenang Pengadaan diberitahukan/ dikirimkan kepada para peserta

pengadaan yang menawar (kalah) dan tidak kepada Pemenang Pengadaan. 2.5.2.11.3. Pengumuman tersebut sekaligus pemberitahuan masa sanggah dengan batas waktu 4

(empat) hari kerja terhitung mulai tanggal pengumuman, dan dalam pengumuman tersebut ditetapkan batas tanggal dan waktunya.

2.5.2.12. Sanggahan 2.5.2.12.1. Jaminan Sanggahan

2.5.1.14.1.1. Penyanggah adalah peserta pengadaan yang menawar dan hanya untuk Pengadaan barang di atas Rp 600.000.000,00 atau US$ 60,000.00 atau Pengadaan jasa di atas Rp 1.000.000.000,00 atau US$ 100,000.00.

2.5.1.14.1.2. Jaminan Sanggahan berupa cash atau cheque milik dan atas nama perusahaan penyanggah dengan nilai 3% dari total nilai penawaran saat pembukaan (tidak termasuk PPN).

2.5.1.14.1.3. Jaminan Sanggahan berupa cheque diterbitkan dan berasal dari Bank Umum. 2.5.1.14.1.4. Jaminan Sanggahan berupa cash harus dimasukan ke dalam rekening PT Badak NGL

paling lambat bersamaan dengan tanggal surat sanggahan. 2.5.1.14.1.5. Mata uang dalam Jaminan Sanggahan harus sama dengan mata uang yang

dipergunakan dalam penawaran. 2.5.1.14.1.6. Jaminan Sanggahan menjadi milik PT Badak NGL jika sanggahan tidak terbukti. 2.5.1.14.1.7. Jaminan Sanggahan dikembalikan jika sanggahan terbukti benar. 2.5.2.12.2. Sanggahan hanya dapat diajukan oleh peserta pengadaan yang menawar untuk

pengadaan yang dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan. 2.5.2.12.3. Kepada peserta yang kalah dan berkeberatan atas penunjukan pemenang pengadaan,

diberi kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara tertulis kepada Panitia Pengadaan dengan disertai :

a. Bukti-bukti pendukung yang lengkap dan valid. b. Jaminan Sanggahan sebesar 3% (tidak termasuk PPN) dari nilai total Penawaran pada saat

pembukaan penawaran. 2.5.2.12.4. Sanggahan hanya dapat diterima bila ada dugaan/indikasi:

a. Penyalahgunaan wewenang oleh Panitia Pengadaan atau Pejabat Berwenang.

23

b. Praktek atau unsur Korupsi, Kolusi atau Nepotisme (KKN) di antara peserta pengadaan dengan anggota Panitia Pengadaan atau Pejabat Berwenang.

c. Penyimpangan terhadap ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan

d. Rekayasa tertentu sehingga menghalangi terjadinya persaingan yang sehat. 2.5.2.12.5. Masa sanggah adalah 4 (empat) hari kerja terhitung mulai tanggal pengumuman

keputusan pemenang pengadaan. Jika dalam masa sanggah ada sanggahan tertulis diterima dari peserta pengadaan maka Panitia Pengadaan berkewajiban untuk menanggapi sanggahan tersebut.

2.5.2.12.6. Panitia Pengadaan mengirimkan jawaban sanggahan tertulis selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah sanggahan tersebut diterima.

2.5.2.12.7. Jika penyanggah tidak dapat menerima jawaban dari Panitia Pengadaan, maka yang bersangkutan dapat mengajukan sanggahan banding kepada Pejabat Berwenang, selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sejak tanggal jawaban dari Panitia Pengadaan.

2.5.2.12.8. Pejabat Berwenang mengirimkan jawaban sanggahan banding selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah sanggahan banding tersebut diterima. Proses pengadaan dapat dilanjutkan tanpa menunggu jawaban atas sanggahan banding.

2.5.2.12.9. Panitia Pengadaan melanjutkan proses pengadaan setelah sanggahan dinyatakan tidak benar dan penyanggah tersebut akan dikenai poin pinalti sesuai dengan ketentuan PT Badak NGL.

2.5.2.12.10. Pencairan Jaminan Sanggahan dilakukan jika penyanggah menerima keputusan Panitia Pengadaan atau Pejabat Berwenang atau Keputusan Hukum Tetap yang menyatakan bahwa sanggahan tidak benar atau Penyanggah tidak menanggapi jawaban dari Panitia Pengadaan dalam waktu 4 (empat) hari kerja sejak dikeluarkannya jawaban dari Panitia Pengadaan.

2.5.2.12.11. Pengembalian Jaminan Sanggahan dilakukan jika : a. Panitia Pengadaan menyatakan bahwa sanggahan dinyatakan benar dan penyanggah

menyetujui atau b. Pejabat Berwenang menyatakan bahwa sanggahan banding dinyatakan benar.

2.5.2.12.12. Pejabat Berwenang akan menganulir keputusan penunjukan pemenang apabila sanggahan dinyatakan benar.

2.5.2.12.13. Panitia Pengadaan akan melakukan proses re-evaluasi bilamana sanggahan dinyatakan benar.

2.5.2.12.14. Dalam menangani dan memeriksa sanggahan, Panitia Pengadaan dapat melibatkan pihak lain baik yang terkait maupun yang tidak terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa yang bersangkutan

2.5.2.13. Penetapan Pemenang 2.5.2.13.1. Berdasarkan rekomendasi penetapan calon pemenang yang telah disetujui oleh Pejabat

Berwenang, jika tidak ada masa sanggah maka Pelaksana Pengadaan mengeluarkan penetapan pemenang. Jika ada masa sanggah, penetapan pemenang dilakukan apabila tidak ada sanggahan atau setelah sanggahan yang ada dinyatakan tidak benar.

2.5.2.13.2. Jika pemenang yang telah ditetapkan mengundurkan diri sebelum PO ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi kembali tanpa harus melakukan pengadaan ulang. Peserta Pengadaan yang mengundurkan diri tersebut dikenai sanksi sesuai peraturan PT Badak NGL.

2.5.2.13.3. Jika pemenang yang telah ditetapkan mengundurkan diri / tidak sanggup mensuplly sesuai dengan PO, setelah PO ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka Pelaksana Pengadaan bisa melakukan evaluasi kembali tanpa harus melakukan pengadaan ulang. Peserta Pengadaan yang mengundurkan diri tersebut dikenai sanksi sesuai peraturan PT Badak NGL.

2.5.2.14. Rapat Pelaksanaan Pekerjaan (Kick-Off Meeting)

24

2.5.2.14.1. Pada prinsipnya diadakan untuk mempertegas syarat-syarat/scope pada SPPH/RFP, Risalah Prebid Meeting, Penawaran Pemenang, Hasil Negosiasi & Klarifikasi, dan kesepakatan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang akan dituangkan pada dokumen PO.

2.5.2.14.2. Kick-off Meeting untuk Pengadaan Barang dilaksanakan jika diperlukan. 2.5.2.14.3. Risalah Kick-off Meeting ditandatangani oleh PT Badak NGL dan Pemenang Pengadaan

dan risalah rapat ini merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan. 2.5.2.14.4. Kick Off Meeting harus dilaksanakan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender setelah

dikeluarkannya penetapan pemenang atau jika ada persetujuan kedua belah pihak untuk menunda Kick Off Meeting.

2.5.2.15. Pembuatan PO 2.5.2.15.1. Pelaksana Pengadaan mencetak PO selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak

berakhirnya masa sanggah atau ditetapkan pemenang oleh Pejabat Berwenang untuk pengadaan yang tidak memerlukan masa sanggah, atau sejak dilakukan Kick Off Meeting.

2.5.2.15.2. Penandatanganan PO harus dibatalkan, bila pemenang dalam status skorsing, dan proses selanjutnya dikembalikan ke Pelaksana Pengadaan.

2.5.2.16. Jenis PO

2.5.2.16.1. Harga Satuan (Unit Price) 2.5.2.16.1.1. Pengadaan Barang 2.5.2.16.1.1.1. Perjanjian Pengadaan Unit Price adalah perjanjian atas penyelesaian seluruh

pengadaan barang dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan unsur pengadaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang kuantitasnya masih bersifat perkiraan sementara.

2.5.2.16.1.1.2. Jenis perjanjian ini dipakai jika lingkup pekerjaan dan spesifikasinya jelas tetapi kuantitasnya tidak dapat ditentukan sebelumnya.

2.5.2.16.1.1.3. Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas kuantitas barang yang telah diterima oleh PT Badak NGL. Harga yang mengikat adalah ‘Harga Satuan’ dari masing-masing barang yang telah disepakati bersama.

2.5.2.16.1.1.4. Untuk FPA Perjanjian berakhir apabila salah satu dari kedua hal berikut telah terjadi; waktu akhir Perjanjian telah tercapai; atau nilai kumulatif seluruh tagihan yang telah dan akan ditagih atas barang yang diterima oleh PT Badak NGL telah mencapai total nilai Perjanjian.

2.5.2.16.1.1.5. Pengadaan barang menggunakan Unit Price dilakukan berdasarkan harga satuan yang pasti untuk mengadakan seluruh barang dalam batas waktu tertentu.

2.5.2.16.1.1.6. Pembayaran berdasarkan Unit Price dilakukan berdasarkan barang yang telah diterima, sedangkan untuk pengadaan barang yang memerlukan instalasi, maka setelah semua barang diterima dapat dilakukan pembayaran sesuai ketentuan yang tertuang dalam PO.

2.5.2.16.1.2. Pengadaan Jasa

2.5.2.16.1.2.1. Kontrak Unit Price adalah kontrak pengadaan jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang kuantitas pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara.

2.5.2.16.1.2.2. Jenis kontrak ini dipakai jika lingkup pekerjaan dan spesifikasinya jelas tetapi kuantitas pekerjaan tidak dapat ditentukan sebelumnya.

2.5.2.16.1.2.3. Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas kuantitas dan kualitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Jasa. Harga yang mengikat adalah ‘Harga Satuan’ dari masing-masing jenis pekerjaan yang telah disepakati bersama.

25

2.5.2.16.1.2.4. Nilai kontrak harga satuan ini dinyatakan dengan nilai tertentu yang tidak boleh dilampaui (Not-To-Exceed/NTE) dan masih bersifat harga perkiraan sampai kontrak berakhir.

2.5.2.16.1.2.5. Dalam jenis ini, kontrak berakhir apabila salah satu dari kedua hal berikut telah terjadi; waktu akhir perjanjian telah tercapai; atau nilai kumulatif seluruh tagihan yang telah dan akan ditagih atas pekerjaan yang diselesaikan oleh Penyedia Jasa telah mencapai total nilai PO.

2.5.2.16.1.3. Lump Sum 2.5.2.16.1.3.1. Pengadaan Barang

a. PO Lump Sum adalah pengadaan barang dengan batas waktu tertentu dan jumlah harga yang pasti dan tetap.

b. Semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses pengadaannya sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Barang.

c. Jenis PO ini lebih tepat digunakan untuk pengadaan yang untuk masing-masing unsur/jenisnya sudah dapat diketahui dengan pasti volume dan spesifikasi teknisnya. Harga yang mengikat dalam jenis Lump Sum ini adalah total nilai PO.

2.5.2.16.1.3.2. Pengadaan Jasa a. PO Lump Sum adalah kontrak pengadaan jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan

tertentu dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti dan tetap. b. Semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan tersebut,

sepanjang sesuai gambar dan spesifikasi sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Jasa. c. Jenis kontrak ini lebih tepat digunakan untuk jenis pekerjaan borongan yang

perhitungan volume dan harga untuk masing-masing unsur/jenis pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar rencana dan spesifikasi teknisnya. Harga yang mengikat dalam jenis Lump Sum ini adalah total nilai PO.

d. Bila diperlukan data volume dan harga (Bill of Quantities/BoQ) dapat dilampirkan dalam dokumen penawaran, tetapi tidak mengikat dalam kontrak dan tidak dapat dijadikan dasar perhitungan untuk melakukan pembayaran.

2.5.2.16.2. Gabungan 2.5.2.16.2.1. Adalah kombinasi dari jenis PO LumpSum, harga satuan, dan at cost. Pengadaan

Barang/Jasa yang terdiri dari beberapa bagian. Satu bagian menggunakan sistem Lump Sum dan bagian lainnya menggunakan sistem Harga Satuan dan at cost.

2.5.2.16.2.2. Nilai PO Gabungan ini dinyatakan dengan nilai tertentu yang tidak boleh dilampaui (Not-To-Exceed/NTE)

2.5.2.16.2.3. PO Jenis Gabungan ini dilakukan jika ada beberapa unsur barang/pekerjaan yang mensyaratkan lebih dari 1 (satu) jenis PO.

2.5.2.17. Jaminan Pelaksanaan 2.5.2.17.1. Penyedia Barang / Jasa diwajibkan memberikan Jaminan Pelaksanaan asli dengan nilai

5% dari total nilai PO yang bernilai diatas Rp.600.000.000,00 (tidak termasuk PPN) atau diatas US$ 60,000.00 (tidak termasuk PPN) untuk pengadaan barang dan diatas Rp 1.000.000.000,00 (tidak termasuk PPN) atau diatas US$ 100,000.00 (tidak termasuk PPN) untuk pengadaan Jasa.

2.5.2.17.2. Jaminan pelaksanaan tidak diwajibkan untuk perwakilan resmi manufacture, perusahaan asing, Perguruan Tinggi dan Lembaga/Instansi Pemerintah.

2.5.2.17.3. Mata uang dalam Jaminan Pelaksanaan harus sama dengan mata uang yang dipergunakan dalam PO.

2.5.2.17.4. Jaminan Pelaksanaan diterbitkan oleh Bank Umum atau Bank Devisa atau Perusahaan Asuransi yang direkomendasi oleh PT Badak NGL dan yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

26

2.5.2.17.5. Penjamin harus mencantumkan persyaratan unconditional bond (dapat dicairkan tanpa menunggu penyelesaian antara pihak penjamin dengan pihak prinsipal/ Penyedia Barang) dengan mengesampingkan pasal 1831dan pasal 1832 KUH Perdata.

2.5.2.17.6. Untuk pengadaan barang, Jaminan Pelaksanaan berlaku minimal sejak tanggal PO ASLI diserahkan kepada Pemenang Pengadaan sampai dengan tanggal Promise Delivery ditambah 2 (dua) bulan kalender atau ditambah selama masa garansi yang dijamin oleh Pemenang Pengadaan dan bukan garansi standar manufaktur.

2.5.2.17.7. Untuk pengadaan jasa, Jaminan Pelaksanaan berlaku sejak tanggal mulainya Kontrak sampai dengan tanggal berakhirnya kontrak ditambah 2 (dua) bulan kalender.

2.5.2.17.8. Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menyerahkan barang/menyelesaikan pekerjaan sesuai PO maka penyedia Barang/Jasa wajib menyerahkan perpanjangan jaminan pelaksanaan. Perpanjangan masa berlaku jaminan pelaksanaan adalah sebesar perkiraan jumlah hari keterlambatan tersebut.

2.5.2.17.9. Jaminan Pelaksanaan dikembalikan kepada Penyedia Barang/Jasa setelah kewajiban penyedia barang diselesaikan dan disetujui oleh Warehouse & Supply Chain Manager dan kewajiban penyedia jasa disetujui oleh Project Coordinator

2.5.2.17.10. Penyedia Barang/Jasa yang tercantum dalam Jaminan Pelaksanaan harus sama dengan nama Penyedia Barang/Jasa dalam PO.

2.5.2.17.11. Dalam Jaminan Pelaksanaan nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.

2.5.2.18. Jaminan Perawatan / Pemeliharaan 2.5.2.18.1. Penyedia Barang / Jasa tertentu yang disyaratkan diwajibkan memberikan Jaminan

Perawatan / Pemeliharaan asli dengan nilai 5% dari total nilai PO, bila nilai PO diatas Rp 1.000.000.000,00 (tidak termasuk PPN) atau diatas US$ 100,000.00 (tidak termasuk PPN ) untuk pengadaan Jasa sedangkan untuk pengadaan barang bila nilai PO diatas Rp 600.000.000,00 atau diatas US$ 60,000.00, setelah pekerjaan dinyatakan selesai dan diterima PT Badak NGL.

2.5.2.18.2. Mata uang dalam Jaminan Perawatan / Pemeliharaan harus sama dengan mata uang yang dipergunakan dalam PO.

2.5.2.18.3. Jaminan Perawatan / Pemeliharaan diterbitkan oleh Bank Umum atau Bank Devisa atau Perusahaan Asuransi yang direkomendasi oleh PT Badak NGL dan yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.

2.5.2.18.4. Penjamin harus mencantumkan persyaratan unconditional bond (dapat dicairkan tanpa menunggu penyelesaian antara pihak penjamin dengan pihak prinsipal/ Penyedia Jasa) dengan mengesampingkan pasal1831 dan pasal 1832 KUH Perdata.

2.5.2.18.5. Untuk pengadaan barang / jasa, Jaminan Perawatan / Pemeliharaan berlaku sejak tanggal selesai dan diterimanya pekerjaan lapangan sampai dengan tanggal berakhirnya masa pemeliharaan jika disyaratkan.

2.5.2.18.6. Jaminan Perawatan / Pemeliharaan dikembalikan kepada Penyedia Jasa setelah kewajiban penyedia jasa dinyatakan selesai dan disetujui oleh Project Coordinator

2.5.2.18.7. Penyedia Barang / Jasa yang tercantum dalam Jaminan Perawatan / Pemeliharaan harus sama dengan nama Penyedia Barang / Jasa dalam PO.

2.5.2.18.8. Dalam Jaminan Perawatan / Pemeliharaan nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.

2.5.2.19. Keadaan Kahar 2.5.2.19.1. Adalah suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak sehingga pekerjaan/jasa

yang telah ditentukan dalam kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi. 2.5.2.19.2. Keadaan kahar/force majeure dinyatakan resmi oleh Pemerintah atau keadaan yang

ditetapkan oleh President Director & CEO atau Director & COO. 2.5.2.19.3. Yang digolongkan keadaan kahar adalah:

a. Peperangan.

27

b. Kerusuhan. c. Revolusi. d. Bencana alam: banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, wabah

penyakit dan angin topan. e. Pemogokan. f. Kebakaran.

2.5.2.19.4. Keadaan kahar ini tidak termasuk hal-hal merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para pihak.

2.5.2.19.5. Pihak yang menanggung kerugian akibat terjadinya keadaan kahar disesuaikan dengan kesepakatan para pihak.

2.5.2.19.6. Hal-hal yang diambil untuk mengatasi terjadinya keadaan kahar, disesuaikan dengan kesepakatan para pihak.

28

BAB III PERJANJIAN DAN PENILAIAN KINERJA

Perjanjian adalah ikatan kerja dalam penyediaan barang/jasa antara PT Badak NGL dengan Penyedia

Barang/Jasa, yang bersifat mengikat sesuai dengan peraturan PT Badak NGL dan tidak bertentangan

dengan hukum yang berlaku di Indonesia.

3.1. Umum 3.1.1. Bentuk Perjanjian 3.1.1.1. Purchase Order (PO) dan Supply Agreement merupakan perjanjian antara PT Badak NGL

dengan Penyedia Barang. 3.1.1.2. Kontrak merupakan perjanjian antara PT Badak NGL dengan Penyedia Jasa. 3.1.2. Bahasa dan Hukum 3.1.2.1. Perjanjian yang dibuat dengan Penyedia Barang/Jasa menggunakan Bahasa Indonesia,

kecuali jika disepakati oleh kedua belah pihak, dapat menggunakan Bahasa Asing atau 2 (dua) Bahasa, namun Hukum yang digunakan adalah Hukum Negara Republik Indonesia.

3.1.2.2. Jika terdapat perbedaan penafsiran mengenai hal-hal yang diatur dalam 2 (dua) bahasa tersebut, maka yang digunakan adalah yang tertulis dalam Bahasa Indonesia dan Hukum yang digunakan adalah Hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.

3.1.3. Isi Perjanjian 3.1.3.1. Isi perjanjian mencakup hal-hal berikut: 3.1.3.2. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan spesifikasi dan uraian yang jelas mengenai

syarat, jenis dan jumlahnya. 3.1.3.3. Nilai Pengadaan yang jelas dan mempunyai acuan yang pasti (referensi yang jelas). 3.1.3.4. Syarat dan waktu pembayaran (term of payment), jenis mata uang, Nama Bank dan

Rekening Penyedia Barang/Jasa yang digunakan. 3.1.3.5. Jadwal pelaksanaan, tempat pelaksanaan/penyerahan, dan syarat penyerahan. 3.1.3.6. Jaminan Pelaksanaan. 3.1.3.7. Ketentuan mengenai sanksi bagi Penyedia Barang/Jasa jika tidak memenuhi

kewajibannya. 3.1.3.8. Ketentuan Penyelesaian Perselisihan. 3.1.3.9. Status Badan Hukum Penyedia Jasa. 3.1.3.10. Hak dan kewajiban para pihak. 3.1.3.11. Ketentuan mengenai keadaan kahar (force majeure). 3.1.3.12. Ketentuan perubahan perjanjian (termasuk lingkup kerja, jadwal, harga, dll) dan

pengakhiran perjanjian. 3.1.3.13. Untuk kondisi tertentu, PT Badak NGL dapat mengikuti Term and Condition yang

ditawarkan oleh Penyedia Barang/Jasa dengan persetujuan panitia pengadaan barang dan jasa.

3.1.3.14. Standing Instruction dimasukkan sebagai persyaratan kontrak sesuai kebutuhan.

3.2. Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa Bentuk perjanjian antara PT Badak NGL dengan penyedia barang/ jasa terdiri dari:

a. Purchase Order (PO). b. Forward Purchase Agreement (FPA). c. Price List Agreement (PLA). d. Consigment Agreement (CA).

3.2.1. Purchase Order (PO) Prosedur pembuatan PO pengadaan barang adalah sebagai berikut:

29

3.2.1.1. Material engineer atas permintaan Procurement Section melakukan pemutakhiran spesifikasi material, sesuai kebutuhan.

3.2.1.2. Procurement Section menerbitkan PO berdasarkan PR dan meminta persetujuan dari Pejabat Berwenang sesuai TOA.

3.2.1.3. Pejabat Berwenang dan Penyedia Barang yang memenangkan pengadaan menandatangani PO Asli diatas meterai Rp 6.000,00 (Untuk Penyedia Barang dalam negeri), sedangkan untuk Penyedia Barang Luar negeri PO ditandatangani Pejabat Berwenang tidak diperlukan meterai.

3.2.1.4. PO Asli diserahkan 1 (satu) kepada Penyedia Barang dan 1 (satu) disimpan oleh PT Badak NGL.

3.2.1.5. Untuk pengadaan barang dengan nilai di atas Rp 600.000.000,00 atau US$ 60,000.00, PO asli diserahkan kepada Penyedia Barang setelah Jaminan Pelaksanaan asli diterima.

3.2.2. Forward Purchase Agreement (FPA) FPA adalah bentuk perjanjian pengadaan barang dengan harga satuan yang pasti, dalam batas waktu dan nilai tertentu tetapi memiliki minimum order tertentu, dengan ketentuan sebagai berikut:

3.2.2.1. Perjanjian FPA ditandatangani oleh Pejabat Berwenang sesuai ToA. 3.2.2.2. Jangka waktu FPA minimal 6 bulan, dan FPA berakhir jika batas waktu dan atau jumlah

harganya (Not To Exceed/NTE) telah tercapai. 3.2.2.3. Pelaksanaan pengiriman barang yang pengadaannya menggunakan bentuk FPA dilakukan

dengan cara menerbitkan Purchase Order / Release Order dan ditanda tangani oleh Procurement Manager.

3.2.2.4. Ketentuan pengiriman dan penerimaan barang mengikuti ketentuan Purchase Order (PO).

3.2.3. Price List Agreement (PLA) PLA adalah bentuk Perjanjian Harga untuk pengadaan barang/jasa dan penyedia barang/ jasa tertentu. Dalam sistem ini yang diikat adalah harga satuan yang disepakati dalam jangka waktu tertentu, tanpa ada kewajiban membeli dalam jumlah tertentu. Prosedur pembuatan PLA diatur sebagai berikut:

3.2.3.1. Harga yang berlaku dalam PLA adalah harga yang dikeluarkan oleh Agen/ Manufacturer/Fabrikator/Distributor/Stockist.

3.2.3.2. Contract Section memproses perjanjian PLA, untuk ditandatangani oleh Penyedia Barang/jasa dan Procurement & Contract Senior Manager.

3.2.3.3. Pelaksanaan pengiriman barang yang pengadaannya menggunakan bentuk PLA dilakukan dengan cara menerbitkan Purchase Order/ Release Order dan ditanda tangani oleh Procurement Manager.

3.2.3.4. Ketentuan pengiriman dan penerimaan barang mengikuti ketentuan Purchase Order (PO). 3.2.3.5. Jaminan Pelaksanaan tidak diwajibkan untuk pengadaan dengan metode PLA.

3.2.4. Consignment Agreement (CA) Consignment Agreement (CA) adalah model perjanjian pengadaan barang dengan harga

satuan dan jangka waktu tertentu dimana Penyedia Barang bertanggung jawab untuk

menyediakan persediaan dalam jumlah yang cukup serta menyimpannya di gudang di

dalam atau area sekitar PT Badak NGL yang disepakati, untuk memenuhi kebutuhan

sewaktu-waktu berdasarkan syarat-syarat yang disetujui bersama. Prosedur pembuatan

CA diatur sebagai berikut:

3.2.4.1. Harga yang berlaku dalam CA adalah harga yang dikeluarkan oleh Agen/ Manufacturer/Fabrikator/Distributor/Stockist.

3.2.4.2. Contract Section memproses perjanjian CA, untuk ditandatangani oleh Penyedia Barang dan Procurement & Contract Senior Manager.

3.2.4.3. Persyaratan pembayaran dan penerimaan barang ditentukan di dalam perjanjian CA.

30

3.2.4.4. Jaminan Pelaksanaan tidak diwajibkan untuk pengadaan dengan metode CA.

3.2.5. Pelaksanaan Perjanjian/Tahapan Delivery

3.2.5.1. Delivery 3.2.5.1.1. Penyedia Barang menyerahkan barang kepada PT Badak NGL berdasarkan Delivery Point

dan INCOTERM yang tertera di dalam PO. 3.2.5.1.2. Untuk Delivery Point dengan INCOTERM DDP Bontang, berlaku aturan sebagai berikut: 3.2.5.1.2.1. Penyedia Barang diharapkan menginformasikan jadwal kedatangan barang kepada

Warehouse Receiving minimal 3 (tiga) hari kerja sebelumnya. 3.2.5.1.2.2. Penyedia Barang mengajukan permohonan ijin masuk kepada bagian Security sesuai

peraturan yang berlaku. 3.2.5.1.2.3. Penyedia Barang menyerahkan barang di Warehouse Receiving area atau area lain yang

ditentukan oleh Warehouse Receiving. 3.2.5.1.2.4. Yang dimaksud dengan DDP Bontang adalah penyedia barang mengantar barang hingga

lokasi penerimaan, dan pembongkaran barang dilakukan oleh PT Badak NGL. 3.2.5.1.3. Warehouse Receiving memeriksa kesesuaian barang yang dikirim dengan PO dan

dokumen-dokumen pengadaan barang yang disebutkan dalam PO. Jika diperlukan, Warehouse Receiving dapat meminta bantuan pihak lain (Laboratory, Material Engineer, Inspection, Pengusul atau Institusi lain).

3.2.5.1.4. Dokumen yang harus disertakan dalam penyerahan barang adalah: a. Copy PO b. Delivery Order (DO) 1 Asli & 2 Copy. c. Sertifikat, Garansi barang, MSDS dan dokumen lain (jika disyaratkan dalam PO) d. Copy Laporan Training, Witness, FAT & SAT yang disetujui oleh PT Badak NGL (jika

disyaratkan dalam PO) 3.2.5.1.5. Jika barang tersebut tidak sesuai dengan PO dan dokumen-dokumen pengadaan barang

lainnya yang disebutkan di dalam PO, barang harus ditolak oleh Warehouse Receving dan tidak melanjutkan proses penerimaan dan menerbitkan dokumen pengembalian barang.

3.2.5.1.6. Barang yang ditolak harus diambil kembali oleh Penyedia barang. 3.2.5.1.7. Jika barang tersebut telah sesuai dengan PO dan dan dokumen-dokumen pengadaan

barang lainnya yang disebutkan di dalam PO, Warehouse Receiving akan menandatangani DO dan melanjutkan proses penerimaan barang selanjutnya. Copy DO diberikan kepada Penyedia Barang, sedangkan DO asli dikirim oleh Warehouse Receiving ke AOC.

3.2.5.1.8. Dalam hal penyerahan barang dilakukan di Luar Bontang (Domestik), maka penerimaan barang menjadi tanggungjawab Warehouse Receiving, sedangkan transportasi barang sampai di tempat yang ditentukan menjadi tanggungjawab Procurement Section.

3.2.5.1.9. Dalam hal penyerahan barang dilakukan di Luar Negeri dapat diserahkan kepada Packer/freight forwarder yang ditunjuk untuk mewakili PT Badak NGL.

3.2.6. Perubahan Purchase Order (PO) dan Supply Agreement

3.2.6.1. Perubahan PO dapat dilakukan, kecuali untuk hal-hal berikut ini: 3.2.6.1.1. Perubahan yang menyebabkan kenaikan harga satuan PO (sebelum PPN). 3.2.6.1.2. Perubahan terhadap deskripsi, jenis dan bentuk material, kecuali perubahan tersebut

karena obsolete, discontinuity product, atau kesalahan redaksional dalam pembuatan PO. 3.2.6.1.3. Perubahan terhadap Mata Uang di dalam PO. 3.2.6.1.4. Perubahan/pengalihan nama penyedia barang/jasa kepada nama penyedia barang/jasa

lain. 3.2.6.2. Perubahan PO dikarenakan perubahan Delivery Point diatur sebagai berikut: 3.2.6.2.1. Jika Delivery Point yang baru lebih jauh dari Delivery Point yang lama, maka nilai PO harus

dikurangi dengan biaya transportasi dan biaya lainnya antara kedua Delivery Point tersebut, berdasarkan perhitungan PT Badak NGL.

31

3.2.6.2.2. Jika Delivery Point yang baru lebih dekat dari Delivery Point yang lama, maka nilai PO tidak boleh berubah (Sebelum PPN)

3.2.6.2.3. Perubahan Delivery Point disetujui oleh Procurement & Contract Senior Manager, atas usulan Procurement Manager.

3.2.6.2.4. Setiap perubahan PO diterbitkan PO revisi yang ditandatangani oleh Pejabat Berwenang sesuai Otorisasi berdasarkan nilai PO revisi (Sebelum PPN).

3.2.6.3. Untuk Perubahan PLA & CA, baik penambahan jumlah item maupun perubahan harga satuan, maka penandatanganan PLA & CA revisi dilakukan oleh Procurement & Contract Senior Manager.

3.2.7. Pengakhiran Purchase Order (PO) dan Supply Agreement

3.2.7.1. PO dan Supply Agreement dapat dinyatakan berakhir apabila: 3.2.7.1.1. Penyedia Barang telah menyerahkan barang dan kelengkapannya sesuai PO. Selanjutnya

AOC Dept. mengembalikan jaminan pelaksanaan (jika ada) kepada Penyedia Barang. 3.2.7.1.2. Terjadi hal-hal di luar kekuasaan kedua belah pihak untuk melaksanakan kewajiban yang

ditentukan dalam PO, yang disebabkan oleh keadaan kahar/force majeure yang dinyatakan resmi oleh Pemerintah atau ditetapkan oleh Presiden Direktur & CEO atau Director & COO.

3.2.7.1.3. Penyedia Barang menyatakan ketidaksanggupan menyerahkan barang sesuai PO atau PT Badak NGL membatalkan PO secara sepihak setelah Penyedia Barang terlambat menyerahkan barang selama lebih dari 25 hari dari Promised Delivery, dan telah diberikan 2 (dua) kali surat peringatan.

3.2.7.1.4. PT Badak NGL atau Penyedia Barang tidak meneruskan Supply Agreement, dengan memberitahukan kepada salah satu pihak minimal 1 (satu) bulan sebelumnya (sesuai kesepakatan dalam agreement).

3.2.7.1.5. Salah satu pihak terbukti melakukan perbuatan melawan hukum, kolusi, kecurangan atau tindak pidana selama pelaksanaan PO atau Supply Agreement.

3.2.7.1.6. Pengakhiran Supply Agreement dilakukan salah satu pihak sesuai dengan kesepakatan bersama.

3.2.7.1.7. Jika pengakhiran PO dilakukan sepihak oleh PT Badak NGL, maka PT Badak NGL wajib mengganti kerugian Penyedia Barang melalui negosiasi dan kesepakatan bersama.

3.3. Perjanjian Pengadaan Jasa (Kontrak)

3.3.1. Struktur Kontrak

3.3.1.1. Pembukaan, adalah bagian dari dokumen perjanjian yang meliputi: a. Nomor kontrak. b. Judul Kontrak. c. Pernyataan tanggal mulai dan berakhirnya kontrak. d. Para pihak dalam kontrak terdiri dari dua pihak yaitu:

i. Pihak Pertama adalah pihak PT Badak NGL. ii. Pihak Kedua adalah pihak Penyedia Jasa yang telah ditunjuk untuk melaksanakan

pekerjaan. iii. Pihak Ketiga adalah pihak di luar PT Badak NGL dan Penyedia Jasa. iv. Terminologi “Pihak Pertama”, “Pihak Kedua”, dan “Pihak Ketiga” tersebut dapat

berubah sesuai kesepakatan kedua pihak. e. Para pihak dalam kontrak menjelaskan:

32

i. Identitas dari para pihak yang menandatangani kontrak meliputi nama, jabatan dan alamat serta kedudukan para pihak dalam kontrak tersebut, apakah sebagai pihak pertama atau pihak kedua. Penjelasan mengenai identitas para pihak harus jelas dan terinci.

ii. Para pihak tersebut bertindak untuk dan atas nama siapa dan dasar ia bertindak. iii. Apabila pihak kedua dalam kontrak merupakan suatu konsorsium, kerja sama, joint

venture dan bentuk kerja sama lainnya maka harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan mewakili kerja sama tersebut.

3.3.1.2. Isi kontrak sekurang-kurangnya memuat: 3.3.1.2.1. Pernyataan kesepakatan dari Para Pihak untuk membuat kontrak. 3.3.1.2.2. Pernyataan kesepakatan dari Para Pihak mengenai nilai kontrak. 3.3.1.2.3. Pernyataan bahwa seluruh ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai arti dan makna

yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak. 3.3.1.2.4. Pernyataan lampiran dokumen apa saja yang dianggap sebagai bagian yang tidak

terpisahkan dari kontrak. 3.3.1.2.5. Pernyataan apabila terjadi pertentangan pada dokumen satu dengan dokumen lain dalam

kontrak maka yang dipakai adalah dokumen berdasarkan urutan yang telah disebutkan dalam kontrak.

3.3.1.2.6. Pernyataan kesepakatan dari para pihak untuk melaksanakan kewajiban sesuai dengan ketentuan dalam kontrak.

3.3.1.3. Penutup 3.3.1.3.1. Penutup adalah bagian kontrak yang ditandatangani oleh para pihak. 3.3.1.3.2. Pernyataan kesepakatan dari para pihak untuk melaksanakan kontrak /perjanjian

menurut ketentuan dan peraturan yang berlaku di PT Badak NGL atau di Indonesia. 3.3.1.4. Lampiran

Lampiran kontrak adalah dokumen-dokumen pendukung dari kontrak yang menjadi satu kesatuan dengan PO Service.

3.3.2. Pembuatan PO Service

3.3.2.1. Penyedia Jasa diminta melengkapi persyaratan-persyaratan antara lain sebagai berikut: 3.3.2.1.1. Jaminan Pelaksanaan (jika dipersyaratkan) 3.3.2.1.2. Polis Asuransi (CAR, TPL) – jika dipersyaratkan 3.3.2.1.3. Pimpinan/Direktur Utama Penyedia Jasa atau pejabat yang tercantum dalam akta

pendirian perusahaan Penyedia Jasa atau SK Pengangkatan dari Dirut untuk BUMN menandatangani PO Service setelah melengkapi persyaratan tersebut di atas.

3.3.2.1.4. Penandatangan PO Service oleh Penyedia Jasa dilakukan di hadapan wakil dari PT Badak yang ditunjuk (jika diperlukan).

3.3.2.1.5. Kontrak didistribusikan sebagai berikut: a. 1 (satu) set PO Service asli yang ditandatangani PT Badak NGL di atas meterai, diserahkan

kepada Penyedia Jasa. b. 1 (satu) set PO Service asli yang ditanda tangani Penyedia Jasa di atas meterai, Jaminan

Pelaksanaan dan Polis Asuransi

3.3.2.2. Letter of Intent (LoI) & Letter of Confirmation (LoC) 3.3.2.2.1. Untuk pelaksanaan pekerjaan yang mendesak, PT Badak NGL akan mengeluarkan Letter

of Intent (LoI) dari Contract Manager yang diberikan kepada Penyedia Jasa pengadaan agar segera dapat memulai melaksanakan pekerjaan, sementara menunggu dokumen PO Service asli siap untuk ditandatangani.

33

3.3.2.2.2. Untuk pelaksanaan pekerjaan yang, PT Badak NGL dapat mengeluarkan Letter of Confirmation (LoC) dari Procurement & Contract Senior Manager yang diberikan kepada Penyedia Jasa agar segera dapat memulai melaksanakan pekerjaan.

3.3.2.2.3. LoI memuat nama dan alamat perusahaan, nama pimpinan perusahaan, nomor PO Service dan judul pekerjaan yang akan dilaksanakan, besarnya nilai PO Service, tanggal dimulainya pelaksanaan dan berakhirnya masa PO Service. LoI harus disepakati kedua belah Pihak.

3.3.2.2.4. LoC memuat nama dan alamat perusahaan, nama pimpinan perusahaan, dan judul pekerjaan yang akan dilaksanakan, tanggal dimulainya pelaksanaan pekerjaan dan bila diperlukan dimuat juga berakhirnya masa pekerjaan. LoC harus disepakati kedua belah Pihak.

3.3.2.3. Perubahan PO Service Dalam hal diperlukan perubahan terhadap PO Service maka harus terlebih dahulu

mendapat persetujuan Izin Prinsip Perubahan/Variation Order (VO) dari Pejabat yang

Berwenang. Pelaksanaan perubahan kontrak hanya boleh dilaksanakan apabila

perubahan tersebut telah disepakati kedua belah pihak dalam bentuk amandemen.

Amandemen PO Service adalah perubahan atas jasa yang sedang dikerjakan, baik berupa

perubahan ruang lingkup pekerjaan, perpanjangan waktu maupun perubahan nilai

kontrak yang telah disepakati bersama oleh kedua belah pihak.

3.3.3. Penyelesaian Pekerjaan Pengadaan Jasa 3.3.3.1. Penyedia Jasa mengajukan permintaan secara tertulis kepada Project Coordinator untuk

memeriksa pekerjaan yang telah diselesaikan sebagian atau keseluruhan sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak.

3.3.3.2. Project Coordinator bersama pihak terkait lainnya melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan yang dilaporkan, jika tidak sesuai dengan kontrak, maka Penyedia Jasa diwajibkan untuk memperbaiki dan atau mengganti pekerjaan/pengadaan yang tidak sesuai dalam waktu yang telah ditentukan.

3.3.3.3. Jika pekerjaan telah sesuai dengan kontrak, Project Coordinator menerbitkan Certificate Of Completion (CoC) yang ditandatangani oleh Senior Manager dari Project Coordinator dan Penyedia Jasa atau Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani oleh Project Coordinator dan Penyedia Jasa.

3.3.3.4. Masa Pemeliharaan (jika ada) berlaku sejak CoC dibuat, tergantung kondisi yang disepakati, dan berlaku sesuai yang tertera dalam kontrak. Penyedia Jasa bertanggungjawab untuk memperbaiki kerusakan yang timbul selama masa pemeliharaan berlangsung.

3.3.3.5. Setelah masa kontrak dan masa pemeliharaan (jika ada) berakhir, maka AOC Dept. mengembalikan jaminan pelaksanaan kepada Penyedia Jasa.

3.3.4. Pengakhiran PO Service Pengakhiran PO Service dapat dilakukan apabila:

3.3.4.1. Penyedia Jasa telah menyelesaikan tugas dan tanggung-jawabnya sesuai PO Service. 3.3.4.2. Terjadi hal-hal di luar kekuasaan kedua belah pihak untuk melaksanakan kewajiban yang

ditentukan dalam kontrak, yang disebabkan oleh keadaan kahar/force majeure yang dinyatakan resmi oleh Pemerintah atau ditetapkan oleh President Director & CEO atau Director & COO.

3.3.4.3. Para pihak cidera janji dan atau tidak memenuhi kewajiban dan tanggungjawabnya sebagaimana diatur dalam dokumen kontrak.

3.3.4.4. Salah satu pihak terbukti melakukan perbuatan melawan hukum, kolusi, kecurangan atau tindak pidana selama pelaksanaan PO Service.

34

3.3.4.5. Pengakhiran PO Service yang disebabkan oleh kelalaian Penyedia Jasa, maka dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalam dokumen PO Service.Apabila pekerjaan atas PO Service tersebut harus tetap berlangsung (tidak dapat diputus), maka PO service yang baru dapat dilakukan dengan metode penunjukan langsung kepada Perusahaan sejenis yang mempunyai record performance yang baik dengan catatan term and condition di PO Service yang baru sama dengan PO Service yang sebelumnya (isinya hanya melanjutkan pekerjaan).

3.3.4.6. Jika pengakhiran PO Service dilakukan sepihak oleh PT Badak NGL, maka PT Badak NGL wajib mengganti kerugian Penyedia Jasa melalui negosiasi dan kesepakatan bersama. Pengakhiran PO Service ini tidak memerlukan amandemen, kecuali pengakhiran karena kesepakatan bersama.

3.4. Pembayaran dan Denda

3.4.1. Umum 3.4.1.1. Pembayaran untuk pengadaan barang/jasa dilakukan atas dasar bukti penerimaan

barang/Jasa. 3.4.1.2. Pembayaran akan dilakukan oleh PT Badak NGL melalui Bank pembayaran dalam waktu

paling lama 30 hari kalender setelah dokumen tagihan (invoice) dinyatakan lengkap oleh AOC Dept.

3.4.1.3. Pembayaran dilakukan dalam mata uang yang tercantum dalam PO/PO Service. 3.4.1.4. Syarat dan Kondisi Pembayaran harus disesuaikan dengan yang tercantum di dalam

PO/PO Service.

3.4.2. Pembayaran Barang Pembayaran untuk pengadaan barang dilakukan atas dasar bukti penerimaan barang.

3.4.2.1. Bukti Penerimaan Barang (Tally dan DO) untuk barang dengan penerimaan dalam negeri. 3.4.2.2. Delivery Order (DO)/Material Receiving Report (MRR) yang disahkan oleh Freight

Forwarder yang ditunjuk PT Badak NGL untuk penerimaan barang di luar negeri. 3.4.2.3. Dokumen yang dibutuhkan untuk pembayaran kepada Penyedia Barang Dalam Negeri

adalah: 3.4.2.3.1. Invoice Asli 3.4.2.3.2. PO asli 3.4.2.3.3. Copy DO yang telah dicap dan ditandatangani oleh Warehouse Receiving atau Freight

Forwarder. 3.4.2.3.4. Faktur Pajak untuk penerimaan barang dalam negeri. 3.4.2.3.5. Dokumen-dokumen penunjang lainnya sesuai disyaratkan dalam PO 3.4.2.3.6. Dokumen yang dibutuhkan untuk pembayaran kepada Penyedia Barang Luar Negeri

adalah: 3.4.2.3.7. Copy atau Asli Invoice yang telah dicap “OK TO PAY” oleh Supervisor, Freight & Formality. 3.4.2.3.8. Copy PO 3.4.2.3.9. Copy DO yang telah dicap oleh Freight Forwarder.

3.4.3. Pembayaran Jasa Pembayaran untuk pengadaan jasa dilakukan atas dasar bukti penyelesaian sebagian atau seluruh pekerjaan.

3.4.3.1. Pembayaran untuk pengadaan jasa dilakukan atas dasar Certificate of Completion and Price Calculation (CoC & PC) atau BAST.

3.4.3.2. Dokumen yang dibutuhkan untuk pembayaran kepada Penyedia Jasa Dalam Negeri adalah:

3.4.3.2.1. Invoice Asli 3.4.3.2.2. CoC dan lampirannya atau BAST 3.4.3.2.3. Bukti pembayaran BPJS.

35

3.4.3.2.4. Faktur Pajak. 3.4.3.2.5. Dokumen-dokumen penunjang lainnya apabila disyaratkan dalam Kontrak.

3.4.4. Denda Keterlambatan

3.4.4.1. Denda Keterlambatan Penyelesaian PO: 3.4.4.1.1. Untuk pengadaan barang, dikenakan denda sebesar 0,2 % dari harga barang/item untuk

setiap hari kalender keterlambatan dengan jumlah denda maksimum 5% dari harga barang/item (tanpa PPN) yang terlambat. Atau besar denda sesuai kesepakatan yang disetujui Pejabat Berwenang (sesuai TOA).

3.4.4.1.2. Untuk nilai PO di atas Rp. 600.000.000,00 atau US$ 60,000.00, denda minimum yang akan dikenakan untuk setiap keterlambatan oleh Penyedia Barang adalah Rp 500.000,00 atau US$ 50.00 dari setiap PO.

3.4.4.1.3. Untuk nilai PO sampai dengan Rp. 600.000.000,00 atau US$ 60,000.00, jika nilai denda kurang dari Rp.100.000,00 atau US$ 10,00, maka denda ditiadakan dan kepada Penyedia barang hanya dikenakan pinalti poin sesuai tabel kelalaian.

3.4.4.2. Denda Keterlambatan Penyelesaian PO Service: Untuk pengadaan jasa, dikenakan denda sebesar 0,1% dari total nilai PO Service (tidak termasuk PPN) untuk setiap hari kalender keterlambatan dengan jumlah denda maksimum 5% dari total nilai kontrak (tidak termasuk PPN).

3.4.4.3. Selain dikenakan denda akibat keterlambatan penyerahan barang/Jasa, kepada Penyedia Barang akan dikenakan sanksi sesuai tabel kelalaian dan surat peringatan (SP).

3.4.4.4. Untuk PO yang mewajibkan Jaminan Pelaksanaan, Penyedia Barang/Jasa yang tidak dapat menyelesaikan PO sampai dengan 2 bulan kalender sejak Promised Delivery / Batas Akhir Penyelesaian Kontrak, maka harus memperpanjang Jaminan Pelaksanaan.

3.4.4.5. Jika sampai dengan batas waktu yang diberikan pada surat peringatan kedua, Penyedia Barang/Jasa tidak juga menyelesaikan PO atau tidak memperpanjang Jaminan Pelaksanaan, maka Jaminan Pelaksanaan dicairkan dan PO dapat dibatalkan secara sepihak oleh PT Badak NGL.

3.4.4.6. Untuk PO yang tidak mewajibkan Jaminan Pelaksanaan, jika PO dibatalkan atas kehendak atau ketidak sanggupan Penyedia Barang, maka penyedia barang dikenakan pinalti poin sesuai tabel kelalaian.

3.5. Penilaian Kinerja

3.5.1. Pinalti atas Kelalaian Penyedia Barang/Jasa Penyedia Barang/Jasa dinilai kinerjanya mulai dari Pengambilan Undangan Penawaran

(untuk jasa) atau Respon Penawaran (untuk barang) sampai dengan penyerahan barang/jasa.

3.5.2. Setiap kelalaian Penyedia Barang/Jasa akan diberikan pinalti poin sesuai dengan Tabel berikut:

No. Uraian Kelalaian Poin Penanggung jawab

1 Tidak mengambil undangan penawaran

yang telah diinformasikan

10 Contract

2 Tidak menawar terhadap permintaan

PT Badak NGL

0 Procurement &

Contract

3 Tidak menjawab terhadap permintaan

PT Badak NGL

5 Procurement &

Contract

36

No. Uraian Kelalaian Poin Penanggung jawab

4 Membatalkan atau mengubah

penawaran sebelum penetapan

pemenang atau sebelum PO/PO Service

dikeluarkan

20 Procurement &

Contract

5 Tidak bersedia

menerima/menandatangani PO/PO

Service yang sudah dikeluarkan

30 Procurement

75 Contract

6 Pembatalan PO (seluruh item) atau

Pembatalan PO Service

40 Procurement &

Contract

7 Membatalkan PO (sebagian item/qty) Proportion

al by value

(max 40)

Procurement

8 Membatalkan PO/PO Service yang

berpengaruh kepada KPI, mengganggu

proses produksi dan plant reliability.

100 Procurement &

Contract

9 Terlambat menyerahkan barang

dengan alasan apapun (seluruh item)

20 Warehouse &

Procurement

10 Terlambat menyerahkan barang

dengan alasan apapun (sebagian item)

Proportion

al by value

(max 20)

Warehouse &

Procurement

11 Terlambat menyerahkan barang yang

berpengaruh kepada KPI, mengganggu

proses produksi dan plant reliability

75 Warehouse &

Procurement

12 Menyerahkan barang yang tidak sesuai

(OUS&D) dan tidak menyelesaikannya

dalam waktu 1 (satu) bulan

30 Warehouse &

Procurement

13 Menyerahkan barang yang tidak sesuai

dengan maksud untuk memanipulasi

100 Warehouse &

Procurement

14 Tidak menjalankan kewajiban masa

garansi/warranty

75 Warehouse,

Procurement &

Contract

15 Memiliki dokumen rahasia pengadaan

PT Badak NGL secara tidak sah.

100 Procurement,

Contract

16 Memalsukan atau menyerahkan

dokumen yang diduga atau

diyakinipalsu secara sengaja untuk

proses pengadaan di PT Badak NGL.

BL Procurement,

Contract

17 Mengajukan sanggahan yang terbukti

tidak berdasar atau tidak benar.

10 Procurement,

Contract

18 Mempengaruhi pekerja PT Badak NGL

untuk melanggar peraturan yang

BL Semua Department

37

No. Uraian Kelalaian Poin Penanggung jawab

berlaku.

19 Jaminan yang tidak bisa dicairkan. BL AOC, Procurement &

Contract.

20 Hasil Kinerja Penyedia Jasa dengan

Total Nilai Hasil Evaluasi Akhir 0 - 49,55

(Kategori Kurang)

45 Contract

21 Hasil Kinerja Penyedia Jasa dengan

Total Nilai Hasil Evaluasi Akhir 49,56 -

60,55 (Kategori Cukup)

20 Contract

22 Tidak membuat laporan bulanan CSMS 5 Contract

3.5.3. Masa Berlaku Pinalti Poin

3.5.3.1. Masa berlaku pinalti poin diatur sebagai berikut:

Nilai Kelalaian Masa Berlaku

<25 3 (Tiga) bulan

>25 6 (Enam) bulan

3.5.3.2. Pengumuman pinalti poin Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan setiap 1 (satu) bulan sekali. 3.5.3.3. Penyedia Barang/Jasa diberikan kesempatan untuk memverifikasi pinalti poin yang

dikenakan. 3.5.3.4. Procurement/Contract Section dapat menganulir pinalti poin yang terbukti tidak benar. 3.5.3.5. Penyedia Barang/Jasa yang masuk dalam kategori Black List tidak akan pernah

diikutsertakan dalam pengadaan barang/jasa di PT Badak NGL untuk selamanya.

3.5.4. Sanksi 3.5.4.1. Penyedia Barang/Jasa akan diberikan sanksi jika total pinalti poin kelalaiannya telah

mencapai angka sebagaimana ditentukan pada Tabel V.2. berikut:

Tabel V.2. Sanksi Kelalaian

Total Nilai

Kelalaian

Sanksi

40-70 Tidak diundang selama 6 (enam) bulan

71-99 Tidak diundang selama 1 (satu)

tahun

100 ke atas Tidak diundang selama 2 (dua)

tahun

3.5.4.2. Penyedia Barang/Jasa yang jumlah nilai kelalaiannya telah mencapai angka 40-70 diskors

selama 6 (enam) bulan melalui Surat Skorsing yang dilampiri dengan daftar kelalaian yang telah dilakukan.

3.5.4.3. Penyedia Barang/Jasa yang jumlah nilai kelalaiannya telah mencapai angka 71-99 diskors selama 1 (satu) tahun melalui Surat Skorsing yang dilampiri dengan daftar kelalaian yang telah dilakukan.

3.5.4.4. Penyedia Barang/Jasa yang jumlah nilai kelalaiannya telah mencapai 100 ke atas diskors selama 2 (dua) tahun melalui Surat Skorsing yang dilampiri dengan daftar kelalaian yang telah dilakukan.

38

3.5.4.5. Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan verifikasi terhadap sanksi yang diberikan dengan melampirkan data/bukti yang relevan.

3.5.4.6. Berdasarkan bukti yang diterima dan setelah dilakukan evaluasi maka disampaikan koreksi pinalti poin atau penjelasan kepada penyedia barang/ jasa.

3.5.4.7. Pemberitahuan koreksi atau penjelasan kepada Penyedia Barang/Jasa dilakukan oleh Supervisor Procurement Support dengan persetujuan Procurement Manager dan salinan dikirimkan ke Contract Manager.

3.5.4.8. Penyedia jasa yang menerima surat peringatan (SP1) dari Contract Section, maka sejak menerima SP, Perusahaan Penyedia jasa tidak bisa diundang sampai Periode kontraknya berakhir atau 6 bulan diambil yang terlama.

3.5.4.9. Penyedia jasa yang menerima surat peringatan (SP2) dari Contract Section, maka sejak menerima SP, Perusahaan Penyedia jasa tidak bisa diundang sampai Periode kontraknya berakhir ditambah 12 bulan kalender.

3.5.4.10. Apabila Penyedia jasa menerima surat peringatan (SP1/SP2) dari Contract Section dan juga menerima skorsing atas Hasil Evaluasi Akhir, maka skorsing yang diberlakukan adalah akumulasi skorsing SP1/SP2 dan skorsing atas hasil evaluasi akhir.

3.5.4.11. Rekanan yang terkena skorsing di Pengadaan Barang juga berlaku di Pengadaan Jasa, begitu juga sebaliknya.

3.5.4.12. Skorsing tidak diberlakukan untuk PO Release kepada penyedia Barang / Jasa yang telah terikat perjanjian (PLA,CA,FPA).

3.5.4.13. Sanksi dapat diberlakukan untuk personel perusahaan yang bermasalah.

3.5.5. Penghargaan

PT Badak NGL dapat memberikan penghargaan kepada Penyedia Barang/Jasa dalam bentuk Pemberian Poin minus dengan ketentuan:

3.5.5.1. Poin -10, (minus sepuluh) jika Penyedia Barang/Jasa dapat mempercepat delivery/penyelesaian pekerjaan sesuai tanggal permintaan PT Badak NGL.

3.5.5.2. Poin -20, (minus dua puluh) jika Penyedia Barang/Jasa dapat mempercepat delivery/penyelesaian pekerjaan sesuai tanggal permintaan PT Badak NGL untuk barang-barang KPI, Keperluan Shutdown dan yang berpengaruh pada reliabilitas kilang.

3.5.5.3. Poin -5 (minus lima), jika Penyedia Barang/Jasa sanggup memenuhi Pre Delivery/LoC sesuai Permintaan PT Badak NGL.

3.5.5.4. Untuk mendapatkan Poin minus tersebut, Penyedia Barang/Jasa mengirimkan surat permohonan mendapatkan penghargaan dengan menyertakan bukti tertulis permintaan PT Badak NGL dan copy DO yang telah dicap dan tertera tanggal penerimaannya oleh Warehouse Receiving atau Freight Forwarder.

3.5.5.5. Dalam hal khusus, Procurement Manager & Contract Manager dapat memberikan poin minus kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah memberikan kontribusi khusus yang bermanfaat bagi PT Badak NGL, dengan nilai tertinggi -25 (minus dua puluh lima).

3.5.5.6. Pemberian Penghargaan berkaitan dengan aspek SHE-Q yang ditentukan tersendiri.

39

BAB IV

PENUTUP

4.1. Dengan berlakunya Juknis pengadaan Barang /Jasa PT Badak NGL yang baru maka semua

ketentuan yang pernah ada di juknis pengadaan Barang/Jasa PT Badak NGL yang lama

dan sudah diterbitkan oleh PT Badak NGL, dinyatakan tidak berlaku.

4.2. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam juknis pengadaan barang/jasa PT

Badak NGL ini, akan diatur kemudian, berupa sisipan dan/atau penambahan lampiran.