pengurusan dokumen terperingkat

8/1/2019 pengurusan dokumen terperingkat

1/17

1

Pada awal ceramah En Zul, beliau menerangkan pendahuluan tentang pengurusan dokumen

terperingkat. Isi-isi penting adalah seperti di bawah :-

PENDAHULUAN

Dalam perkhidmatan awam, terdapat pelbagai jenis ataupun pengklasifikasian

dokumen kerajaan. Antaranya ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi

dan persendirian. Dokumen rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat

berkenaan dengan perkara rasmi. Contoh dokumen rasmi ialah perkara bertulis, bertaip,

fotograf, fotosalinan, pelan cetak, jalur rakaman, pelan, pelan lakar, lukisan, huruf cetak atur,

huruf cetak miring, dan juga acuan. Dokumen rasmi terbahagi kepada dua jenis iaitu:

a) Dokumen TerperingkatDokumen Terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat

rasmi yang mesti doberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang

bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan.

b) Dokumen Tidak BerperingkatDokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan

sesuatu peringkat keselamatan diketahui sebagai dokumen tidak berperingkat.

Meskipun demikian sebagai harta kerajaan dokumen-dokumen kategori ini perlu

diberikan perlindungan keselamatan secukupnya.

Dokumen terperingkat pula dibahagikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit dan Terhad. Keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat

Keselamatan iaitu suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi

kerajaan. Pendefinisian keempat - empat peringkat keselamatan tersebut dapat dilihat

dengan jelas seperti berikut:

a) Rahsia BesarDokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.


2/17

2

Contoh:

i. Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utamaKerajaan berkaitan perkara-perkara politik dan ekonomi;

ii. Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan danpenamatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku perang;

iii. Surat-menyurat dengan Kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan danpertahanan yang amat penting;

iv. Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysiadan kaedah-kaedahnya.

b) RahsiaDokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa

kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar

kepada kepentingan dan martabat sesebuah kuasa asing.

Contoh:

i. Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuatperundingan dalan negara asing;

ii. Maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera;iii. Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan

kegiatan-kegiatannya;

iv. Surat-menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

c) SulitDokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa

kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan

kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan

atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau

akan menguntungkan sebuah kuasa asing.

Contoh:

i. Laporan-laporan perisikan biasa;ii. Dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera

atau polis;


3/17


4/17

4

orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara. Aset yang paling

berharga kepada kerajaan adalah maklumat yang dilindungi.

Dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan Akta Rahsia

Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah :

a) Perlantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan dokumen/surat rasmiJabatan;

b) Kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen/suratan rahsia rasmi Jabatan supayaianya terhenti menjadi rahsia rasmi.

PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Semua jabatan yang mengurus dokumen-dokumen terperingkat hendaklah

mewujudkan satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-

dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen-dokumen tidak

terperingkat. Sistem itu hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan

Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberi

kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia. Dalam

pejabat-pejabat kecil mungkin tidak boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan

tetapi prinsip bahawa dokumen-dokumen terperingkat diterima, diproses, disimpan dan

dihantar berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat hendaklah diikuti dan

hanya boleh diuruskan oleh penjawat-penjawat awam yang dibenarkan sahaja. Di dalam

keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia, satu atau lebih

Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan di Jabatan-jabatan. Rujukan kepada Pegawai

Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat di dalam perkara ini.

Tugas dan tanggungjawab seseorang Pendaftar Rahsia hendaklah termasuk:

a) menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulitmengandungisemua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia;

b) menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta mengedarkannyakepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan jabatan. Sampul-


5/17

5

sampul surat yang bertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada

pegawai yang dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya

boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu

jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya

atau Ketua Jabatannya;

c) menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supayaakuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima;

d) menye1enggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semuapergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah

mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail

berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam

simpanan penerima;

e) bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai kese1amatanPendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat.

Di dalam ceramah En Zul, beliau boleh juga memasukkan maklumat tambahan seperti Peringkat

Keselamatan dan Tanda Keselamatan. Isi-isi penting adalah seperti di bawah :-

PERINGKAT KESELAMATAN

Perkara terperingkat hendaklah diperingkatkan dengan salah satu daripada peringkat

keselamatan yang berikut:

Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad.

Peraturan bagi keselamatan maklumat yang dilindungi oleh peringkat keselamatan

adalah ditetapkan mengikut tafsiran supaya semua perkara terperingkat diberi perlindungan

keselamatan yang sepatutnya. Peraturan - peraturan bagi memperingkatkan dokumen dengan

peringkat keselamatan yang betul adalah seperti berikut:

a) peringkat bagi sesuatu dokumen adalah semata-mata bergantung kepadakandungannya sahaja dan tidak bergantung kepada peringkat fail berkenaan atau

kepada peringkat dokumen yang dirujuk. Dokumen-dokumen di atas perkara yang


6/17

6

sama tidak semestinya diberi peringkat yang sama dengan peringkat dokumen yang

terdahulu daripadanya;

b) peringkatbagi sesuatu dokumen tidak semestinya bergantung kepada perkara utamaatau perkara-perkara yang berkaitan. Sesuatu dokumen yang tidak terperingkat yang

mungkin mengandungi beberapa maklumat terperingkat mungkin perlu

diperingkatkan;

c) ada kalanya maklumat-maklumat yang terkumpul yang diperolehi daripada beberapadokumen memerlukan peringkat yang lebih tinggi daripada peringkat sesuatu

dokumen;

d) peringkat bagi sesuatu dokumen yang mempunyai lampiran atau kembaran mestilahdiperingkatkan dengan peringkat lampiran atau kembaran yang tertinggi sekali;

misalnya dokumen yang mengandungi lampiran terperingkat Rahsia Besar mestilah

diperingkatkan Rahsia Besar tetapi dokumen terperingkat Rahsia Besar mungkin

mengandungi lampiran yang terperingkat Terhadataupun tidak terperingkat langsung;

e) sebelum memberi salah satu peringkat keselamatan yang tinggi kepada sesuatudokumen, pemulanya hendaklah menentukan jika dokumen tersebut dikompromi

ianya boleh menyebabkan kerosakan seperti yang dibayangkan dalam tafsiran

peringkat-peringkat keselamatan, dan sarna ada langkah-langkah keselamatan yang

diambil mengikut peringkat keselamatan yang tinggi seperti yang diberi benar-benar

perlu. Misalnya, adakah dengan terdedahnya dokumen tersebut benar-benar

membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada

kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah

kuasa asing, sebagaimana yang ditafsirkanRahsia;

f) bahaya yang timbul dengan penggunaan peringkat keselamatan yang terlalu rendahadalah nyata tetapi juga tidak kurang bahayanya dengan penggunaan peringkat

keselamatan yang terlalu tinggi yang tidak seimbang dengan peringkat keselamatan

yang betul. Penggunaan peringkat keselamatan yang tinggi yang tidak mustahak akan

membebankan setiap orang yang menyelenggarakan dokumen tersebut dengan

langkah-langkah yang sebenarnya tidak perlu. Amalan ini akan mengakibatkan

peraturan-peraturan bagi menyelenggarakan perkara terperingkat tidak dihiraukan dan

dengan sendirinya melemahkan keseluruhan sistem kawalan keselamatan

perlindungan;


7/17

7

g) oleh kerana penggunaan Persendirian mungkin mengakibatkan gangguan perjalananprosidur biasa pejabat maka ianya hendaklah digunakan jika betul-betul mustahak di

atas sebab-sebab keselamatan;

h) peringkat bagi sesuatu fail tidak boleh rendah daripada peringkat dokumen tertinggisekali yang terkandung dalam sesuatu fail. Peringkat fail mungkin perlu lebih tinggi

daripada peringkat dokumen jika maklumat yang terkumpul di dalamnya memerlukan

peringkat yang lebih tinggi.

Pemula bagi sesuatu perkara terperingkat adalah bertanggungjawab mengulangkaji

peringkat perkara itu dengan tujuan mengubah peringkatnya jika perlu dan juga

memaklumkan kepada mereka yang berkenaan apabila peringkat itu diubah. Perkara

terperingkat yang dimaksudkan akan menjadi kurang penting keselamatannya pada sesuatu

tarikh yang ditetapkan hendaklah dituliskan demikian oleh pemulanya dengan menyatakan

tarikh dan peringkat yang baharu atau bahawa perkara itu akan menjadi tiada terperingkat.

Perkara terperingkat hanya boleh diturunkan peringkatnya dengan persetujuan pemulanya

TANDA KESELAMATAN

Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang kekal

dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar tidak kurang daripada 7 mm di

sebelah luar kulit hadapan dan belakang, di muka tajuk, di muka surat pertama dan

penghabisan. Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda dengan huruf cerai atau dicap

dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap

muka yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau bercap.

Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang tidak

kekal atau tidak teguh terjilid dengan dicap, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru

kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat yang mengandungi

perkara bertulis, bercetak atau bercap.

Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada lukisan terperingkat, tekapan

terperingkat, negatif foto terperingkat dan gambar foto terperingkat supaya peringkatnya


8/17

8

dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Sebagai tambahan peringkat keselamatan

hendaklah ditanda di sebelah belakang gambar-gambar foto terperingkat.

Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit

hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar kulit hadapan

dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhadsahaja boleh

dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan.

Kulit-kulit fail terperingkat adalah diberi warnna tertentu; kulit fail Rahsia Besar

berwarna kuning dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan danbelakang, kulit

failRahsia berwarna merah jambu dengan berpalang merah di sebelahluar kulit hadapan dan

belakang, kulit fail Sulitberwarna hijau dan kulit fail Terhad berwarna putih.

Rajah 1 : Kulit fail-fail Dokumen Terperingkat

Dokumen terperingkat yang dikeluarkan sebagai panduan tetap mestilah bertulis

dengan salah satu peringatan mengikut peringkatnya di kulit luar dan muka tajuk seperti

berikut:

a) Rahsia Besar"Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan MalaysiaINegeri dan dimaksudkan bagi

makluman sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandungannya

dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung

dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak kepada akhbar

atau sesiapa yang tidak dibenarkan~.


9/17

9

b) Rahsia atau Sulit"Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan Malaysia Negeri dan dimaksudkan bagi

makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa

menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen

ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa

yang tidak dibenarkan~.

c) Terhad"Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara

Langsung atau tidak kepada akhbar atau sesiap ayang tidak dibenarkan~.

Selain daripada peringatan-peringatan dalam perenggan di atas, dokumen tersebut

hendaklah juga mengandungi kenyataan tambahan yang berikut:

"Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang

menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera

untuk dihantar kepada Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan berserta dengan

keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijiumpai.

Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah suatu

kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972".

Tiap-tiap dokumen terperingkat hendaklah diberi satu nombor rujukan oleh

pemulanya. Nombor muka sural hendaklah juga diberi kepada tiap-tiap muka Dokumen

terperingkat yang mengandungi lebih daripada satu muka. Nombor itu hendaklah dicatatkan

di bahagian tengah sebelah atas tiap-tiap muka dan nombor muka surat berikutnya dicatatkan

di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka.

Semua dokumen terperingkat hendaklah menunjukkan pembahagian dan bilangan

salinan yang dihantar kepada tiap-tiap penerima atau salinan kepada lain-lain fail.

Salinan-salinan tambahan dokumen terperingkat Rahsia Besar atau Rahsia hanya

boleh dibuat dengan kebenaran pemulanya sahaja. Satu senarai pembahagian yang baharu


10/17

10

hendak1ah dihantar kepada pemula. Di dalam keadaan tertentu, sekiranya peraturan ini tidak

dapat diperolehi alas sebab-sebab kesuntukan masa sedangkan

dokumen itu memerlukan tindakan segera maka pemula dokumen berkenaan hendaklah

diberitahu dengan segera jumlah salinan tambahan dan pembahagian yang telah dibuat.

Dokumen-dokumen diakaunkan hendaklah diberi nombor siri mengikut bilangan

salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kebenaran pemula. Pemula adalah dikehendaki

menyelenggarakan senarai pembahagian dokumen tersebut dan membuat semakan sekurang-

kurangnya setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam

simpanan pemegang-pemegang. Apabila pemegangnya bertukar atau meninggalkan

perkhidmatan, beliau hendaklah menyerahkan dokumen tersebut kepada penggantinya. Resit

akuan terima hendaklah dikeluarkan dan penyerahan ini dicatatkan ke dalam sijil penyerahan

dan pengambilan tugas. Dokumen-dokumen diakaunkan hendaklah ditanda dengan huruf

besar Dokumen Diakaunkan pada tiap-tiap muka dan jika kekal terjilid ditanda hanya pada

sebelahluar kulit, muka pertama dan akhir sahaja.

Selain itu, beliau boleh juga memasukkan maklumat lain seperti Keselamatan Dokumen, Tujuan

Keselamatan Dokumen, Pihak-Pihak Yang Inginkan Dokumen Kerajaandan Ancaman

Kepada Negara. Penegasan dalam penyampaian ceramah adalah perlu. Dengan ani hadirin dapat

menyedari kepentingan bagi Pengurusan Dokumen Terperingkat ini. Isi-isi penting adalah seperti di

bawah :-

KESELAMATAN DOKUMEN

Keselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen

rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran. Dalam pepasangan komputer,

dokumen termasuk pita magnet dan lain-lain bentuk di mana maklumat boleh diproses,

disimpan dan dihantar.


11/17

11

TUJUAN KESELAMATAN DOKUMEN

1) Menentukan orang yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai ekseskepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi kerajaan;

2) mencegah dan menghalang orang yang mempunyai ekses daripadamengkomprominya;

3) membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan.

PIHAK-PIHAK YANG INGINKAN DOKUMEN KERAJAAN

1) Pengintip2) Pembangkang3) Kakitangan yang tidak beramanah4) Orang awam yang mempunyai kepentingan

ANCAMAN KEPADA NEGARA

a) Kegiatan parti-parti komunis dalam negeri; danb) Negara-negara blok komunis duniac) Kegiatan-kegiatan pelampau:

i. Subversifii. Espionaj

iii. Sabotajiv. Kelemahan manusia

i. Subversif

Kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan-pertubuhan atau orang perseorangandi

dalam atau di luar negara yang tidak sampai kepada perbuatan peperangan yang

bermaksud menghancur dan membinasakan ketenteraman yang ada dengan cara-cara

yang salah di sisi undang-undang atau yang bertentangan dengan perlembagaan.


12/17

12

ii. Espionaj

Kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah

di sisi undang-undangbagi tujuan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan

Malaysia.

iii. Sabotaj

Satu perbuatan atau omitan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal untuk

kepentingan sesebuah kuasa asingatau sesuatu tujuan politik yang subversif. Boleh

dilakukan pada masa aman atau perang.

iv. Kelemahan manusia

1.1.Keinginan menunjuk-nunjuk mengenai pengetahuan sesuatu perkaraterperingkat.

1.2.Kecuaian mematuhi arahan-arahan keselamatan.1.3.Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau tempat-tempat awam mengenai

perkara terperingkat.

1.4.Kecuaian kerana berlebih-lebihan ketagih minuman keras atau dadah.

Di dalam ceramah Encik Zul, nasihat En Zul dalam aspek-aspek yang telah dinyatakan

adalah seperti berikut : -

PENYIMPANAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Kaedah menyimpan dokumen terperingkat ialah :

a) Semua dokumen di bawah kategori rahsia besar hendaklah disimpan dalam peti besiyang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Walau bagaimanapun jika

dokumen tersebut sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di dalam

kabinet fail yang dikunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan


13/17

13

Kabinet besi yang berkenaan perlu mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua

pegawai yang berasingan. ;

b) Bagi dokumen rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan dokumen rahsia besar;c) Jika bangunan tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen hendaklah

dikembalikan ke bilik kebal/peti besi.

Rajah 2 : Peti besi dengan kunci tatakira, bilik kebal dan kabinet fail berpalang besi

d) Bagi dokumen Sulit dan Terhad pula hendaklah disimpan di dalam Kabinet Besi atauAlmari Besi Berkunci;

e) Penyimpanan sementara boleh dibuat dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yangdibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan

Rajah 3 : Almari Besi Berkunci dan kabinet besi

f) Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu yang singkattanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup

dan juga dikunci. Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama

(melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet/almari besi

yang dikunci.


14/17

14

g) Semua kunci bagi almari besi/kabinet/bilik tempat penyimpanan dokumenterperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah/Timbalan Pengarah dan/atau

Pegawai-Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh

Pengarah/Timbalan Pengarah. Bagi pegawai-pegawai kanan yang mempunyai

Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh mengarahkan Pembantu-pembantu

Khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan;

h) Pengarah/Timbalan Pengarah adalah dikehendaki mempastikan pegawai-pegawaiyang akan bertukar/bersara hendaklah menyerahkan dokumen dan kunci tersebut

kepada pegawai lain yang mengambilalih tugas sebelum tarikh pertukaran/bersara;

i) Pengarah/Timbalan Pengarah hendaklah menyerahkan rekod dokumen-dokumentersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk

didaftarkan.

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT SELAIN DARIPADA DOKUMEN

TERPERINGKAT

Perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam peti-peti keselamatan yang sewajar dengan

peringkatnya seperti berikut:

a) dokumen terperingkatRahsia Besarhendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau petibesi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Dokumen-dokumen yang di

dalam tindakan penjawat-penjawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu

dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi

berkunci tetapi jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan

keselamatan yang rapi, dokumen-dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk

disimpan dalam bilik kebal atau peti besi;

b) dokumen terperingkatRahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkatRahsia Besar atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan

palang besi berkunci;

c) dokumen-dokumen terperingkat Sulitdan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinetkeluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang

berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.


15/17

15

Perkara terperingkat yang lain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan

terperingkat yang belum dibinasakan hendaklah disimpan mengikut peraturan di atas kecuali

jika keadaannya tidak membenarkan, hendaklah disimpan mengikut peraturan yang

dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan dengan persetujuan Pegawai Keselamatan

Kerajaan.

Pejabat yang mengandungi perkara terperingkat jika ditinggalkan untuk jangka waktu

yang singkat tanpa ditunggu hendaklah dikunci dan tingkap-tingkap ditutup untuk

menghindarkan orang-orang yang tidak dibenarkan daripada dapat memperhati dan

memperolehi perkara-perkara terperingkat. Jika pejabat ditinggalkan untuk jangka waktu

yang panjang tanpa ditunggu misalnya seperti waktu makan, perkara terperingkat hendaklah

dikunci di dalam peti-peti keselamatan sewajar dengan peringkatnya.

MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR PEJABAT

Dokumen terperingkat tidak sekali-kali boleh dibawa keluar dari pejabat melainkan jika

dikehendaki untuk rujukan rasmi di lain-lain tempat. Dokumen-dokumen terperingkat

Rahsia Besar atau Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah oleh pegawai-

pegawaiyang memerlukannya melainkan jika atas sebab-sebab yang terkecuali untuk berbuat

demikian sama ada sekali sekala atau sebagai amalan biasa, hendaklah mendapat kebenaran

bertulis Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri yang berkenaan.

Kebenaran bertulis Ketua Jabatan hendaklah didapati terlebih dahulu untuk membawa balik

dokumen-dokumen terperingkat Sulit atau Terhad ke rumah. Dokumen terperingkat tidak

boleh dibawa keluar dari pejabat melainkan jika dikehendaki untuk rujukan rasmi di lain

tempat.

Di akhir ceramah, En Zul merumuskan apa yang telah disampaikan dan menekankan

kesan akibat tidak mematuhi prosedur dengan betul. Isi-isi penting adalah seperti di

bawah :-


16/17

16

PENUTUP

Kesimpulannya, seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi peraturan-

peraturan mahupun prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam pengurusan dokumen

terperingkat.

Dalam hal ini, penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti

Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4; Pengurusan Fail-fail di Pejabat),

Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekodKerajaan Bil.

1 tahun 1997). Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amatlah penting dalam

memastikan keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan khususnya

dokumen rasmi terperingkat daripada sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan

subversif , espionaj,sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia lainnya. Sekiranya peraturan-

peraturan ini tidak dipatuhi oleh seorang penjawat awam terutamanya dalam prosedur

penyimpanan dokumen terperingkat sulit dan terhad, maka, tidak mustahil keselamatan

negara akan tergugat malah boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas

kesalahannya menjadi pengkhianat negara.Justeru itu, adalah mustahak bagi seorang

penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan

ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan kerajaan demi mengekalkan keamanan dan

kedaulatan negara daripada dipermain-mainkan mahupun diperlekehkan oleh musuh negara.

Segala dokumen rasmi kerajaan yang dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik

mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara

dan kerajaan yang memerintah.


17/17

17

RUJUKAN

Abdul Aziz Hussin. (1997). Undang -undang BerkaitanRahsia Rasmi. Kuala Lumpur:

DewanBahasa dan Pustaka.

Kementerian Belia dan Sukan. (2009). Prosedur Kualiti. Diperoleh pada Oktober 10, 2010

daripadahttp://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdf

Kerajaan Malaysia. (1981. Surat Pekeliling Am Sulit Bilangan 3.

Lembaga Penyelidikan Undang-Undang (Penyusun).(2010). Akta Rahsia Rasmi

1972( Akta88). Petaling Jaya: International Law Book Services.

http://web.utm.my/registrar/images/NotaPTK2010/notaptk08_01_dokumen.pdf

http://bimbingandankaunseling.blogspot.com/2007/11/fail-dan-rekod.html

http://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamata

n.pdf
http://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdfhttp://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdfhttp://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdfhttp://web.utm.my/registrar/images/NotaPTK2010/notaptk08_01_dokumen.pdfhttp://web.utm.my/registrar/images/NotaPTK2010/notaptk08_01_dokumen.pdfhttp://bimbingandankaunseling.blogspot.com/2007/11/fail-dan-rekod.htmlhttp://bimbingandankaunseling.blogspot.com/2007/11/fail-dan-rekod.htmlhttp://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamatan.pdfhttp://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamatan.pdfhttp://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamatan.pdfhttp://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamatan.pdfhttp://pendaftar.uitm.edu.my/latihan/images/stories/Nota_Induksi/Kump1/arahan_keselamatan.pdfhttp://bimbingandankaunseling.blogspot.com/2007/11/fail-dan-rekod.htmlhttp://web.utm.my/registrar/images/NotaPTK2010/notaptk08_01_dokumen.pdfhttp://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdf

pengurusan dokumen terperingkat

Documents

Transcript of pengurusan dokumen terperingkat