Kawalan dokumen terperingkat

2

Penyimpanan Penghantaran Membawa Keluar

Pejabat Pelepasan Pemusnahan Kehilangan Kesimpulan

Objektif Pengenalan Jenis Ancaman Definisi Dan

Pengurusan Dokumen Terperingkat

Peringkat Keselamatan

Tanda Keselamatan

SKOP CERAMAH :SKOP CERAMAH :

3

OBJEKTIF PEMBELAJARANOBJEKTIF PEMBELAJARAN

Memberi pendedahan dan kefahaman mengenai peraturan Keselamatan Dokumen yang perlu dilaksanakan oleh setiap Penjawat Awam.

Menanam sikap tanggungjawab di dalam mengendalikan Perkara Terperingkat.

Memberi kesedaran akan kesan dan risiko keselamatan akibat kecuaian.

4

Keselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan atau penglihatan tanpa kebenaran. Dalam pepasangan komputer, dokumen termasuk pita magnet dan lain-lain bentuk di mana maklumat boleh diproses disimpan dan dihantar.

5

ESPIONAJESPIONAJ SUBVERSIFSUBVERSIF

SABOTAJSABOTAJ

PELAMPAUPELAMPAU KELEMAHAN KELEMAHAN MANUSIAMANUSIA

PENGENALAN PENGENALAN ANCAMAN ANCAMAN

KESELAMATANKESELAMATAN

PENCEROBOHANPENCEROBOHANKOMPUTERKOMPUTER

_________________________________________________________________________PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN MALAYSIA

Kegiatan yg dijalankan oleh Kegiatan yg dijalankan oleh Individu atau Pertubuhan Individu atau Pertubuhan menggunakan cara yang salah di menggunakan cara yang salah di sisi undang-undang atau sisi undang-undang atau perlembagaan bermaksud untuk perlembagaan bermaksud untuk menghancur dan membinasakan menghancur dan membinasakan ketenteraman yang ada dengan ketenteraman yang ada dengan cara meracuni pemikiran rakyat cara meracuni pemikiran rakyat supaya menggulingkan kerajaan.supaya menggulingkan kerajaan.


Kegiatan untuk memperolehi Kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat secara perkara terperingkat secara tersembunyi dan salah di sisi tersembunyi dan salah di sisi undang-undang bagi tujuan undang-undang bagi tujuan yang memudaratkan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan keselamatan atau kepentingan negara meliputi politik, negara meliputi politik, ekonomi, sosial, saintifik, ekonomi, sosial, saintifik, industri, ketenteraan dan industri, ketenteraan dan perdagangan. perdagangan.


KECANGGIHAN TEKNOLOGI

KOMUNIKASI, INTERNET, RADAR, PENCEROBOHAN SISTEM KOMPUTER, NETWORK SATELLITE

WARGANEGARA TEMPATAN YANG MENJADI AGEN ATAU TALIBARUT ASING

KECANGGIHAN TEKNOLOGI

KOMUNIKASI, INTERNET, RADAR, PENCEROBOHAN SISTEM KOMPUTER, NETWORK SATELLITE

WARGANEGARA TEMPATAN YANG MENJADI AGEN ATAU TALIBARUT ASING

Kaedah Yang Digunakan Kaedah Yang Digunakan Oleh Agen Perisik Oleh Agen Perisik


Kaedah Yang Digunakan Kaedah Yang Digunakan Oleh Agen Perisik Oleh Agen Perisik

Menyamar diri sebagai Penjawat Awam untuk mendapat akses kepada Perkara Terperingkat

Menyamar diri untuk memasuki pejabat dengan cara memecah masuk, menyalin, mencuri, mengambil gambar foto perkara terperingkat

Memintas, mencuri atau menyalin dokumen terperingkat semasa dalam perjalanan pos / daripada pembawa

..samb


……Kaedah Yang Digunakan Kaedah Yang Digunakan Oleh Agen PerisikOleh Agen Perisik

Memeras, mendesak atau memujuk orang-orang dibenar ekses kepada maklumat-maklumat terperingkat

untuk mendapatkannya; Mencuri dengar percakapan telefon; Menggunakan alat-alat pendengaran

dan perakaman untuk mendapat maklumat terperingkat.


Suatu perbuatan atau omitan, bertujuan Suatu perbuatan atau omitan, bertujuan untuk mendatangkan kerosakan fizikal untuk mendatangkan kerosakan fizikal untuk kepentingan sesebuah kuasa untuk kepentingan sesebuah kuasa asing atau mencapai suatu matlamat asing atau mencapai suatu matlamat politik yang subversif. politik yang subversif.

Sabotaj boleh dilakukan pada masa Sabotaj boleh dilakukan pada masa aman atau perang.aman atau perang.


Keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik hati saudara-mara, sahabat handai,dan

rakan taulan mengenai suatu perkara terperingkat.

Kecuaian tidak mematuhi arahan-arahan keselamatan.


Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon, atau di tempat awam mengenai perkara

terperingkat

Kecuaian kerana berlebih-lebihan ketagih minuman keras atau dadah


• Membiarkan diri menjadi sasaran pemerasan kerana :

a) berhutang

b) melakukan persetubuhan haram/

luar tabie

c) rasuah

d) kelakuan dan latar belakang yang

tidak sempurna


Kelemahan ManusiaKelemahan Manusia

19

* Menentukan tiada seseorang pun yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai ekses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi;* mencegah dan menghalang sesiapa yang mempunyai ekses

daripada mengkomprominya; dan* membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan.

20

BUKU ARAHAN KESELAMATAN

PERKARA RASMI :PERKARA RASMI :

Bahan Rasmi

Maklumat Rasmi

Dokumen Rasmi

Dokumen Terperingkat

Perkara Rasmi

21

AKTA RAHSIA RASMI 1972JADUAL

1. Suratan, rekod keputusan dan pertimbangan Jemaah Menteri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatankuasa-jawatankuasa Jemaah Menteri.

2. Suratan, rekod keputusan dan

pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri termasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbangan jawatankuasa-jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri.

3. Suratan berkenaan dengan keselamatan negara, pertahanan dan Perhubungan antarabangsa.

Rahsia Rasmi

22

Luar JadualLuar Jadual

Apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia Besar’ ‘Rahsia’ ‘Sulit’ atau ‘Terhad’ mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar / Ketua Menteri sesuatu negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.

Rahsia Rasmi

23

Definisi : DOKUMENDefinisi : DOKUMEN RASMIRASMI

Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan perkara-perkara rasmi termasuklah:

• yang bertulis, taip, trengkas atau bercetak dan draf dan buangan dari perkara itu;

• fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman

• pelan, pelan lakar, lukisan, gambar rajah, peta dan aneka jenis carta; dan

• huruf atur acuan, stensil dan lain-lain untuk membuat dokumen.

(Arahan Keselamatan)

24

Definisi : DOKUMENDefinisi : DOKUMEN TERPERINGKATTERPERINGKAT

Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’ ‘Sulit’ atau ‘Terhad’.

25

Kategori Dokumen :Kategori Dokumen :Terbuka

tidak dikelaskan

Sensitif rekod pesakit Borang permohonan Maklumat Pembayar

Cukai

Bernilai nilai muka nilai wang nilai legal : passport,

kad pengenalan, dll

Rahsia Rasmi Perkara dlm jadual Perkara luar jadual

yg dikelaskan:

Rahsia Besar, Rahsia,

Sulit, Terhad

26

Pengurusan Dokumen Pengurusan Dokumen TerperingkatTerperingkat

27

- iaitu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan, menghantar dan melupus

dokumen-dokumen terperingkat supaya ia diuruskan secara

berasingan daripada dokumen tidak terperingkat.

- diselia oleh seorang penjawat awam yang berjawatan tetap

(Pendaftar Rahsia)

SISTEM PENDAFTARAN RAHSIA / SULIT

28

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABTUGAS DAN TANGGUNGJAWABPENDAFTAR RAHSIAPENDAFTAR RAHSIA

- menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada SULIT

- menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai

- menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima

bersambung...

29

- menyelenggara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail secara berkala

- bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan

……TUGAS DAN TANGGUNGJAWABTUGAS DAN TANGGUNGJAWABPENDAFTAR RAHSIAPENDAFTAR RAHSIA

KAKITANGAN PEJABAT KAKITANGAN PEJABAT PENDAFTARAN RAHSIAPENDAFTARAN RAHSIA

Perlantikan hendaklah dari kalangan penjawat awam Tetap.

Jawatan : Pendaftar Rahsia, Pembantu Tadbir, Pencari Fail(PAR), Jurutaip.

Semua kakitangan Pejabat Pendaftaran Rahsia (PPR) mesti lulus Tapisan Keselamatan.

Spesifikasi – re-enforce concrete setebal 23 cm bagi dinding, lantai & bumbung

33

Rahsia Besar

Rahsia

Sulit

Terhad

PERINGKAT PERINGKAT KESELAMATANKESELAMATAN

34

RAHSIA BESARRAHSIA BESAR

Dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.

PKKSL

35

CONTOH RAHSIA BESARCONTOH RAHSIA BESAR

a) Kertas Jemaah Menteri mengenai dasar utama dengan perkara Politik dan Ekonomi.

b) Perancangan Gerakan dan Penempatan barisan tentera jika berlaku peperangan.

c) Surat-menyurat dengan negara asing berhubung Perdagangan dan Pertahanan yang penting.

PKKSL

36

RAHSIARAHSIA

Dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.

37

CONTOH RAHSIACONTOH RAHSIA

a) Arahan penting untuk perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing.

b) Maklumat penting pemasangan angkatan tentera.

c) Surat antara jabatan mengenai perkara dasar yang penting.

38

Dokumen, maklumat dan bahan rasmi, jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing.

SULITSULIT

39

CONTOH SULITCONTOH SULIT a) Laporan perisikan biasa.

b) Dokumen dan panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis.

c) Maklumat mengenai Perdagangan yang jika terdedah akan memalukan dan mendatangkan kesusahan kepada pentadbiran dan kerajaan.

d) Maklumat yang mungkin membolehkan faedah pendapatan kewangan daripadanya jika didedahkan.

40

TERHADTERHAD

Dokumen, maklumat dan Dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan yang diperingkatkan Rahsia Rahsia Besar, Rahsia Besar, Rahsia atauatau Sulit Sulit tetapi berkehendakan juga tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap diberi satu tahap perlindungan keselamatan.perlindungan keselamatan.

41

CONTOH TERHADCONTOH TERHAD a) Buku-buku jabatan bagi maksud arahan.

b) Perintah-perintah dan arahan-arahan jabatan.

c) Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang- barang dan alat kelengkapan biasa untuk tentera atau polis.

Seksyen 2B – Perlantikan pegawai untuk mengelaskan suratan rasmi, dsb.Seseorang Menteri, Menteri

Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri boleh melantik mana-mana

pegawai awam melalui suatu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘ Rahsia Besar ’, ‘ Rahsia ’, ‘Sulit’ atau

bahan sebagai ‘ Rahsia Besar ’, ‘Rahsia’, ‘ Sulit ’ atau ‘ Terhad ’, mengikut mana yang berkenaan.

Peruntukan Akta Rahsia RasmiPeruntukan Akta Rahsia Rasmi

PKK L1

PERDANA MENTERIMALAYSIA

AKTA RAHSIA RASMI 1972

PERLANTIKAN DI BAWAH SEKSYEN 2B

Pada menjalankan kuasa-kuasa yang diberi oleh Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88), saya Abdullah bin Hj Ahmad Badawi, Perdana Menteri Malaysia dengan ini melantik

Encik Mahmood bin AdamKetua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

Jabatan Perdana Menteri

seorang pegawai awam untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai “Rahsia Besar”, “Rahsia”, “Sulit” atau “Terhad”.

(ABDULLAH BIN HJ AHMAD BADAWI)PERDANA MENTERI MALAYSIA

Bertarikh: 21 Februari 2005PM (R) 10308/3 CONTOH

CONTOH

Pelantikan Pegawai Awam untuk mengelaskan Rahsia Rasmi

Peringkat PersekutuanKementerian - KSU Kementerian, TKSU

- SUB

Jabatan/Badan Berkanun - Ketua JabatanPersekutuan Timbalan Ketua Jabatan

Ketua Bahagian Tingkatan G & ke atas

Peringkat Negeri

Negeri - SUK Negeri, TSUK Negeri- KPSU Negeri Tingkatan G &

ke atasJabatan & Badan Berkanun - Ketua Jabatan, Timbalan KJPeringkat Daerah - Pegawai Daerah/Ketua Jabatan

3 JENIS BUKU DAFTAR :3 JENIS BUKU DAFTAR :

AM 492AM 492 AAM 492 B

Daftar Am 492

• khas untuk merekod suratan/dokumen rahsia rasmi berhubung di bawah jadual;• mengandungi 10 ruang;• ruang pertama hingga enam dipenuhi bagi

suratan yang dikeluarkan;• ruang tujuh hingga sepuluh hanya dipenuhi

apabila suratan berkenaan dikelaskan semula;• ruangan sembilan perlu ditandatangani oleh

penama mengikut kuasa di bawah seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi 1972 apabila

dokumen berkenaan dikelaskan semula.

Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Bawah Jadual Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Bawah Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972Akta Rahsia Rasmi 1972

Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492)Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492)

CATATANTANDA

TANGANTARIKH

DIKELASKAN SEMULA

OLEHPENGELASAN

DIKELUARKAN OLEH

KEMENTERIAN / JABATAN

PERKARARUJUKAN

SURATTARIKH SURAT

Bil

Daftar Am 492A

• Khas untuk merekod suratan/dokumen rahsia rasmi di luar jadual danberhubungan dengannya yang dikelaskan

sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad;• Mengandungi lapan (8) ruang untuk dipenuhi bagi setiap dokumen rahsia rasmi

yang dikeluarkan;• ruangan tandatangan - oleh mereka yang ada kuasa / pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972

CATATANTANDA

TANGANDIKELASKAN

OLEHPENGELASANPERKARA

RUJUKAN SURAT

TARIKH SURAT

Bil

Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972Akta Rahsia Rasmi 1972

Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492A)Dan Berhubungan Dengannya. (Am 492A)

Daftar Am 492B

• Merekod suratan / dokumen rahsia rasmi di luar jadual untuk Pengelasan Semula;

• Mengandungi lapan (9) ruang untuk dipenuhi bagi setiap dokumen

rahsia rasmi yang dikeluarkan;

• Rekod Asal - dapatkan dari Daftar Am 492 A

• Tandatangan oleh pegawai yang ada kuasa di bawah Seksyen 2C, Akta Rahsia Rasmi 1972

TARIKH DIKELASKAN

SEMULACATATAN

TANDA TANGAN

DIKELASKAN SEMULA OLEH

PENGELASANPERKARARUJUKAN

SURATTARIKH SURAT

Bil

Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Daftar Suratan Rahsia Rasmi Di Luar Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972Akta Rahsia Rasmi 1972

Dan Berhubungan Dengannya Yang Dikelaskan Semula. Dan Berhubungan Dengannya Yang Dikelaskan Semula. (Am 492B)(Am 492B)

52

PERATURAN MEMPERINGKATKAN PERATURAN MEMPERINGKATKAN DOKUMENDOKUMEN

a)peringkat dokumen bergantung kepada kandungan dan tidak kepada peringkat fail. Dokumen di atas perkara yang sama tidak semestinya diberi peringkat yang sama dengan peringkat dokumen yang terdahulu;

* bersambung...

53

b)peringkat bagi dokumen tidak bergantung kepada perkara utama sesuatu dokumen yang tidak terperingkat mungkin mengandungi maklumat yang perlu diperingkatkan;

c)maklumat terkumpul yang diperolehi daripada beberapa dokumen memerlukan peringkat yang lebih tinggi daripada peringkat sesuatu dokumen;* bersambung...

PERATURAN PERATURAN MEMPERINGKATKAN DOKUMENMEMPERINGKATKAN DOKUMEN

54

d)peringkat dokumen yang mempunyai lampiran mestilah diperingkatkan dengan peringkat lampiran yang tertinggi;

e)pemula dokumen hendaklah menentukan kesan sekiranya dokumen dikompromi, sebelum memberi sesuatu peringkat kepada sesuatu dokumen;*bersambung...


55

f) penggunaan peringkat keselamatan yang betul amat penting agar semua peraturan-peraturan dalam penyelenggaraan dan penggunaannya tidak membebankan setiap orang yang terlibat;*bersambung...


56

g)peringkat bagi sesuatu fail tidak boleh rendah daripada peringkat dokumen yang tertinggi sekali yang terkandung dalam sesuatu fail. Peringkat fail perlu lebih tinggi daripada peringkat dokumen jika maklumat di dalamnya memerlukan peringkat yang lebih tinggi.


57

TANDA KESELAMATANTANDA KESELAMATAN

1.1. Dokumen Kekal TerjilidDokumen Kekal Terjilid

- ditanda dengan huruf cerai/dicap huruf- ditanda dengan huruf cerai/dicap huruf besar (7mm) disebelah luar kulit hadapan besar (7mm) disebelah luar kulit hadapan

& belakang, dimuka tajuk, di mukasurat& belakang, dimuka tajuk, di mukasurat pertama & penghabisan. Tanda di penjurupertama & penghabisan. Tanda di penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiapkiri atas & penjuru kanan bawah setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/bercap.mukasurat yang bertulis, bercetak/bercap.

58


2. Dokumen Tidak Kekal Terjilid2. Dokumen Tidak Kekal Terjilid

- dicap, ditaip atau ditulis huruf besar di - dicap, ditaip atau ditulis huruf besar di penjuru kiri atas & penjuru kanan bawahpenjuru kiri atas & penjuru kanan bawah

setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/setiap mukasurat yang bertulis, bercetak/ bercap.bercap.

59

SULIT

SULIT

KPKK (SULIT) 700/10 Klt.1 (20)

17 Feb 1999Ketua Setiausaha NegaraJabatan Perdana Menteri Jalan Dato’ OnnKuala Lumpur.

Y.Bhg TanSri,

Status Keselamatan Perlindungan Jabatan-Jabatan Kerajaan Seluruh Negara

Dengan segala hormatnya dibawa ke pengetahuan Y.Bhg Tan Sri bahawa status keselamatan perlindunganseluruh negara di akhir-akhir ini adalah didapati kurang memuaskan. Untuk makluman Y, Bhg. Tan Sri jua terdapat pelanggaran keselamatan sepertimana berlakunya kes pecah masuk dan pencerobohan serta kebocoran rahsia seperti di laporkan dalam media masa tempatan.

2. Pejabat ini telah menjalankan siasatan dan naziran keselamatan dan mendapati bahawa Ketua Jabatan dan Penjawat awam terlibat telah tidak mematuhi peraturan -peraturan yang di tetapkan dalam Arahan Keselamatan Kerajaan.

3. Pejabat ini akan terus membuat pemantauan dsebelum tindakan mengikut peruntukan Akta Rahsia Rasmi atau tatatertibdiambil seterus nya.

Sekian dimaklumkan, terima Kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah

(Wan Mohd. Safian Hj. Wan Hasan)Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

CONTOH

60

3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto &3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto & Gambar FotoGambar Foto

- perlu ditanda pada setiapnya agar dapat dilihat- perlu ditanda pada setiapnya agar dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya.Ditanda pada salinan yang dibuat daripadanya.Ditanda

juga pada sebelah belakang gambar foto.juga pada sebelah belakang gambar foto.


61

Nombor Rujukan & MukasuratNombor Rujukan & Mukasurat

- - setiap dokumen hendaklah diberi satu nombor setiap dokumen hendaklah diberi satu nombor rujukan oleh pemulanya.rujukan oleh pemulanya. - - nombor mukasurat hendaklah diberi padanombor mukasurat hendaklah diberi pada setiap mukasurat dan dicatatkan pada bahagiansetiap mukasurat dan dicatatkan pada bahagian tengah sebelah atas setiap muka dan nombortengah sebelah atas setiap muka dan nombor mukasurat berikutnya dicatat di penjuru kananmukasurat berikutnya dicatat di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap mukasurat.sebelah bawah tiap-tiap mukasurat.

62

Warna Kulit FailWarna Kulit Fail

63

Warna Kulit Fail

65

Warna Kulit FailWarna Kulit Fail

Seksyen 2CSeksyen 2CPengelasan semula rahsia rasmi oleh Menteriatau pegawai awam.

Seseorang Menteri atau pegawai awam yang dipertanggungkan dengan apa-apa tanggungjawab terhadap mana-mana Kementerian, jabatan atau mana-mana perkhidmatan awam atau Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau ketua pegawai yang menjaga hal-ehwal pentadbiran sesuatu Negeri boleh, pada bila-bila masa, mengelaskan semula apa-apa suratan yang di nyatakan dalam Jadual atau apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagaimana yang telah dikelaskan dan selepas pengelasan semula itu, suratan, maklumat atau bahan tersebut hendaklah terhenti menjadi rahsia rasmi.

a.pengelasan semula tertakluk kepada kuasa mengikut seksyen 2C

b.pengelasan semula hanya terhadkepada suratan Jabatan/Agensisendiri;

C. pengelasan semula diasas kepada kandungan suratan/dokumen rahsia rasmi sama ada suratan rahsia rasmidalam Jadual atau suratan rahsia rasmi di luar Jadual yang dikelaskan;

d. pengelasan semula dokumen rahsia rasmi

tersebut diasas kepada kandungan yang mana tidak lagi membawa apa-apa implikasi termasuk:(i) kerosakan yang amat besar kepada

negara; atau(ii) membahayakan keselamatan

negara; atau(iii) keadaan serba-salah kepada

kerajaan

e. setelah pengelasan semula dibuat, penerima hendaklah dimaklumkan

f. rekod dalam daftar Am 492/492B

PROSEDUR PENGELASAN SEMULA

Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual atau apa-apa suratan yang telah dikelaskan akan

terhenti menjadi rahsia rasmi selepas pengelasan semula di buat.

Pengelasan Semula dibuat mengikut peruntukan seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi 1972.

PIHAK BERKUASA MENGELASKAN SEMULA

Pengelasan Semula oleh seorang Menteri/ MB/KM.

Pengelasan Semula oleh Pegawai Awam Yang dipertanggungjawabkan terhadap mana-mana Kementerian, Jabatan atau Perkhidmatan

Awam atau Ketua Pegawai yang menjaga hal ehwal pentadbiran sesuatu negeri.

Ketua Jabatan di peringkat Daerah mahupun cawangan boleh mengelaskan semula apa-apa suratan rahsia rasmi jika memegang

pangkat yang sama dengan pegawai yang membuat pengelasan asal.

Pengelasan SemulaPengelasan Semula

• Kuasa untuk pengelasan semula hanya Kuasa untuk pengelasan semula hanya terhad kepada surat yang terhad kepada surat yang

dikeluarkan dikeluarkan oleholeh Bahagian;Bahagian;• Pengelasan semula hendaklah Pengelasan semula hendaklah diasaskan diasaskan kepada kandungan suratan kepada kandungan suratan yang tidak yang tidak lagi lagi membawa apa-apa membawa apa-apa implikasi implikasi terhadapterhadapkeselamatan dan keselamatan dan terhenti terhenti menjadi Rahsia Rasmi;menjadi Rahsia Rasmi;• Setelah dikelaskan semula, maklumi Setelah dikelaskan semula, maklumi pihak pihak yang mana suratan dialamatkan;yang mana suratan dialamatkan;• Kemaskini daftar Am 492; atauKemaskini daftar Am 492; atau• Penuhi Buku dartar Am 492B.Penuhi Buku dartar Am 492B.

72

PENYIMPANAN SELAMATPENYIMPANAN SELAMAT

berkait dengan keselamatan fizikal

kawalan ekses keselamatan bangunan peti-peti keselamatan dan kunci keselamatan bilik perlindungan daripada

diperhatikan dan curi dengar

73

PERATURAN PENYIMPANANPERATURAN PENYIMPANAN

1. RAHSIA BESAR & RAHSIA - di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira. Untuk simpanan sementara boleh di dalam kabinet keluli berpalang & berkunci.

2. SULIT & TERHAD - disimpan di dalam kabinet/almari keluli berkunci.

CONTOH BEKAS CONTOH BEKAS PENYIMPANANPENYIMPANAN

INIKAH CONTOH INIKAH CONTOH PENYIMPANAN DOKUMEN PENYIMPANAN DOKUMEN

TERPERINGKAT YANG BAIK?TERPERINGKAT YANG BAIK?

INIKAH CONTOH BEKAS INIKAH CONTOH BEKAS PENYIMPANAN DOKUMEN PENYIMPANAN DOKUMEN

TERPERINGKAT YANG BAIK?TERPERINGKAT YANG BAIK?

83

Penghantaran Dokumen Terperingkat

Sistem Peti atau Beg Berkunci

Sistem Satu Lapis Sampul Surat

Sistem Dua Lapis Sampul Surat Para 61- 64 A.K

November 4, 2009 84

Prosedur PenghantaranProsedur Penghantaran

• Penghantaran dalam sesebuah pejabat;

• Penghantaran ke lain jabatan dalam bangunan atau kawasan atau bandar yang sama;

• Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia;

• Penghantaran kepada penerima di luar Malaysia.

Para 65 (a),(b), ( c),(d) A.K

85

PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKATPENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT

•guna borang akuan

terima • satu sampul surat

• ditanda dengan

nombor rujukan,nama dan

alamat penerima

Menggunakan Peti/beg berkunci

Satu lapis sampul surat

SULITSULIT

SULITSULIT

86

SISTEM DUA LAPIS SAMPUL SURATSISTEM DUA LAPIS SAMPUL SURAT

SAMPUL LUAR

SULIT Y.B. SETIAUSAHA KERAJAAN

PEJABAT SUK SELANGOR TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS,

40000 SHAH ALAM SELANGOR

URUSAN SERI PADUKA BAGINDA

PENGHANTARAN MELALUI POSPENGHANTARAN MELALUI POS

SAMPUL DALAM

PKK SL(R) 512/6 KLT 2(17) URUSAN SERI PADUKA BAGINDASULIT

Y.B. SETIAUSAHA KERAJAAN PEJABAT SUK SELANGOR

TINGKAT 19 BANGUNAN SSAAS, 40000 SHAH ALAM

SELANGOR

RAHSIA

RAHSIA

URUSAN SERI PADUKBAGINDA

PKK SL 512/I2 (99)

Bahagian belakang

87

Tidak dibenarkan sekali-kali, kecuali untuk urusan rasmi kerajaan pada waktu pejabat.

Dokumen Rahsia Besar / Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah, melainkan atas sebab-sebab yg terkecuali- dgn mendapat kebenaran bertulis KSU Kementerian atau SUK

Mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan terlebih dahulu.

MEMBAWA DOKUMEN MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR TERPERINGKAT KELUAR

PEJABATPEJABAT

88

PELEPASAN PERKARA PELEPASAN PERKARA TERPERINGKATTERPERINGKAT

PELEPASAN PERKARA PELEPASAN PERKARA TERPERINGKATTERPERINGKAT

* ke negara lain tidak boleh sama sekali tanpa kebenaran Kerajaan

* kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan - secara lisan - - prinsip lihat dan kembalikan

89

Kaedah-kaedahnya:-

@ perkara terperingkat yang minimum sahaja dilepaskan

@ penerima boleh dipercayai dan diberi kesedaran serta kepentingan menjaga maklumat terperingkat

@ penerima mempunyai persediaan yang cukup untuk menyimpan dengan selamat

90

* siaran akhbar - tidak sekali-kali boleh disampaikan kepada akhbar

- penjawat awam tidak dibenarkan menyampaikan maklumat terperingkat tanpa kebenaran Ketua Jabatan

91

PEMUSNAHAN PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKATDOKUMEN TERPERINGKAT

tidak boleh dimusnahkan melainkantidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan Kerajaan atau arahanmengikut arahan Kerajaan atau arahan khaskhas

rujukan kepada Ketua Pegawairujukan kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan & Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan & Ketua Pengarah

Arkib NegaraArkib Negara

cara : dikoyak kecil-kecil / mesin perincih cara : dikoyak kecil-kecil / mesin perincih atau dibakaratau dibakar

92

APABILA DOKUMEN TERPERINGKAT APABILA DOKUMEN TERPERINGKAT RAHSIA BESAR DIMUSNAHKANRAHSIA BESAR DIMUSNAHKAN

Satu Sijil Pemusnahan hendaklah dihantar kepada kuasa Pemula dokumen tersebut.

Sekiranya kuasa pemula tiada wujud lagi, rujukan hendaklah dibuat kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen tersebut dimusnahkan

93

Cara-Cara Pemusnahan :

Dikoyak kecil-kecil atau dirincih dengan menggunakan mesin perincih.

Dibakar mengikut peraturan2 yg

selamat

Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk lain-lain cara pemusnahan

94

Cara-Cara Pemusnahan :

95

Cara-Cara Pemusnahan Yang Kurang Baik:

96

KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT

• cari dengan segera• lapor pada PKJ atau Ketua Jabatan• siasat dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK dalam masa 24 jam

97

KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT

• pemula dokumen hendaklah diberi maklum• Ketua Jabatan mempertimbangkan - tindakan tatatertib perlu

diambil atau tidak • Jika berlaku kes jenayah - laporkan kepada balai polis yang terdekat

98

Tanggungjawab Mengulangkaji

• Pemula bertanggungjawab mengulangkaji

• Bertujuan untuk mengubah peringkatnya, jika perlu• Memaklumkan kepada yg

berkenaan

99

Keratan Akhbar

100

Keratan Akhbar

101

Keratan Akhbar

102

Keratan Akhbar

103

Keratan Akhbar

104

Keratan Akhbar

105

Keratan Akhbar

106

Keratan Akhbar

107

Keselamatan Dokumen hanya akan tercapai melalui kawalan dokumen yang baik iaitu melalui sistem pengurusandokumen yang teratur.

Keselamatan Dokumen hanya akan tercapai melalui kawalan dokumen yang baik iaitu melalui sistem pengurusandokumen yang teratur.

108

KESELAMATAN KESELAMATAN PERLINDUNGANPERLINDUNGAN

TANGGUNGJAWABTANGGUNGJAWAB BERSAMABERSAMA

BERKHIDMAT UNTUK NEGARAPKKSL

109

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Jabatan Perdana Menteri www.cgso.gov.my

Kawalan dokumen terperingkat

Documents

Transcript of Kawalan dokumen terperingkat