Pentadbir Sistem - Pengurusan Cuti

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN

SUBMODUL PENGURUSAN CUTI

-PENTADBIR SISTEM-

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN : SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 20/10/2015

2

2.0 CARA PENGGUNAAN

Langkah-langkah untuk mendapatkan Menu Pengurusan Cuti.

1. Dari Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, klik Pengurusan Cuti (lihat Rajah 1-1).

Rajah 1-1: Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

2. Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Cuti seperti di Rajah 1-2.

Rajah 1-2: Menu Pengurusan Cuti


3

1.2 KELAYAKAN CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna menjana kelayakan cuti secara individu atau Unit/Bahagian/Jabatan serta secara Berkelompok. Membuat penyemakan & pengemaskinian kelayakan cuti Pemilik Kompetensi . Pengguna juga boleh melihat status pemprosesan berkelompok.

Pengguna:

Pentadbir Cuti

Pentadbir Cuti Agensi

Pentadbir Cuti Pusat

Langkah-langkah untuk mendapatkan Menu Kelayakan Cuti

1. Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Kelayakan Cuti (lihat Rajah 1.2-1).

Rajah 1.2-1: Menu Pengurusan Cuti

2. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok

Menjana Kelayakan Cuti

Selenggara Kelayakan Cuti

Status Pemprosesan Berkelompok

1.2.1 Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok

Fungsi ini membolehkan pengguna memproses kelayakan cuti secara berkelompok.

Langkah-langkah:


4

1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok (lihat Rajah 1.2.1-1).

Rajah 1.2.1-1: Menu Kelayakan Cuti

2. Pengguna akan melihat skrin Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok seperti di Rajah 1.2.1-2.

Rajah 1.2.1-2: Skrin Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok

3. Isikan maklumat-maklumat berikut:

Unit Organisasi: Gunakan fungsi Cari.

Tahun Kelayakan: Pilih dari senarai drop-down

Tarikh & Masa Penjanaan: Gunakan fungsi Kalendar dan pilih dari senarai drop-down

Klik Menjana

Pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah 1.2.1-3.

Rajah 1.2.1-3: Mesej Makluman


5

Klik OK.

4. Pengguna akan kembali ke Menu Utama Kelayakan Cuti yang menunjukkan operasi Menjana Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok telah selesai dilakukan (lihat Rajah 1.2.1-5).

Rajah 1.2.1-5: Menu Menjana Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok 1.2.2 Menjana Kelayakan Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna menjana rekod Kelayakan Cuti. Hasil dari janaan cuti akan menyebabkan pegawai memperolehi baki dan kelayakan cuti. Ini termasuklah cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tujuan permohonan cuti.

Pengguna:

Pentadbir cuti

Langkah-langkah untuk Menjana Kelayakan Cuti Pegawai.

1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Menjana Kelayakan Cuti (lihat Rajah 1.2.2 -1).


2. Pengguna akan melihat skrin Menjana Kelayakan Cuti seperti di Rajah 1.2.2-2.


6

Rajah 1.2.2-2: Skrin Menjana Kelayakan Cuti

3. Pilih Unit Organisasi, Status Penjanaan, Tahun Kelayakan dan Jenis Penjanaan dari senarai drop-down.

Contoh: SEKTOR APLIKASI SUMBER MANUSIA 3, Kelayakan Cuti yang belum dijana, 2005, Cuti Rehat dan Cuti Lain-lain

4. Klik Teruskan.

5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti di Rajah 1.2.2 -3.

Rajah 1.2.2-3: Skrin Senarai pemilik Kompetensi

6. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi Menjana Kelayakan Cuti

7. Klik di petak (satu atau lebih) No KP/Polis/Tentera yang dikehendaki.

Contoh: 840701105852

8. Pengguna akan melihat skrin di bawah:


7

Rajah 1.2.2-3a: Skrin pemilik Kompetensi

9. Klik Menjana.

10. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 1.2.2-4.

Rajah 1.2.2-4: Mesej Gesaan

10. Klik Yes untuk menjana rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.

11. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah 1.2.2-5.

Rajah 1.2.2-5: Mesej Makluman

12. Klik OK.

13. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Pemilik Kompetensi yang menunjukkan operasi Menjana telah selesai dilakukan (lihat Rajah 1.2.2.6).


8

Rajah 1.2.2-6: Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Setelah Operasi Menjana

14. Klik Batal untuk keluar dari skrin.

1.2.2.1 Selenggara Kelayakan Cuti Melalui Menu Menjana Kelayakan Cuti

Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Kelayakan Cuti. Selain daripada memaparkan kelayakan cuti, pegawai boleh kemaskini maklumat cuti rehat, tambah kelayakan cuti-cuti lain, kemaskini cuti-cuti lain dan juga hapus kelayakan cuti-cuti lain.

Langkah-langkah untuk mendapatkan skrin Selenggara Kelayakan Cuti bagi Kelayakan Cuti Rehat.

1. Dari skrin Selenggara Kelayakan Cuti, isikan No KP/Polis/Tentera yang dikehendaki (lihat Rajah 1.2.2.1-1).

Contoh: 840701105852

Rajah 1.2.2.1-1: Skrin Senarai Pemilik Kompetensi


9

2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan skrin Selenggara Kelayakan Cuti-cuti Lain seperti di Rajah 1.2.2.1-2.

Rajah 1.2.2.1-2: Skrin Kelayakan Cuti Rehat

3. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Kemaskini Maklumat Cuti Rehat

Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain

Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain

Hapus Kelayakan Cuti-cuti Lain

1.2.2.1.1 Kemaskini Maklumat Cuti Rehat

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini rekod yang sedia ada.

Langkah-langkah:

1. Dari skrin Kelayakan Cuti Rehat, klik Tahun yang dikehendaki (lihat Rajah 1.2.2.1.1-1).

Contoh: 2015


10

Rajah 1.2.2.1.1-1: Skrin Kelayakan Cuti Rehat

2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat seperti di Rajah 1.2.2.1.1-2.

Rajah 1.2.2.1.1-2: Skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat

3. Pilih Sebab-sebab yang dikehendaki.

Jika memilih Bersara, pengguna perlu mengisi Tarikh Bersara: Gunakan fungsi Kalendar

Jika memilih Berubah Gred, pengguna perlu mengisi Gred Baru: Pilih dari senarai drop-down

Contoh: Sebab-sebab Lain

4. Klik Teruskan.

5. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat seperti di Rajah 1.2.2.1.1-3.


11

Rajah 1.2.2.1.1-3: Skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat

6. Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:

Cuti Dibawa Dari Tahun Lepas

Kelayakan Tahun Semasa

Cuti Diambil

Gantian Cuti Rehat

Cuti Luput

Catatan

7. Klik Hantar.

8. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 1.2.2.1.1-4.

Rajah 1.2.2.1.1-4: Mesej Gesaan

9. Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.


12

10. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah 1.2.2.1.1-5.

Rajah 1.2.2.1.1-5: Mesej Makluman

11. Klik OK.

12. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti Rehat yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah 1.2.2.1.1-6.

Rajah 1.2.2.1.1-6: Skrin Kelayakan Cuti Rehat Setelah Operasi Kemaskini


1.2.2.1.2 Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain

Operasi ini membolehkan pengguna menambah rekod yang baru ke dalam senarai.

Langkah-langkah:

1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik Tambah (lihat Rajah 1.2.2.1.2-1).


13

Rajah 1.2.2.1.2-1: Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain

2. Pengguna akan melihat skrin Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain seperti di Rajah 1.2.2.1.2-2.

Rajah 1.2.2.1.2-2: Skrin Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain

3. Isikan maklumat-maklumat berikut:

Kategori: Pilih dari senarai drop-down

Jenis Cuti :Pilih dari senarai drop-down

Bil Hari Kelayakan Cuti

Cuti Diambil

Jumlah Kali Diambil

Baki: Akan diisi oleh sistem

4. Klik Simpan.


14



7. Klik Yes untuk menghantar permohonan, atau klik No untuk membatalkan operasi.



9. Klik OK.

10. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang menunjukkan operasi Tambah telah selesai dilakukan (lihat Rajah 1.2.2.1.2-6).

Rajah 1.2.2.1.2-6: Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Tambah



15

1.2.2.1.3 Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini rekod yang sedia ada.

Langkah-langkah:

1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik Jenis Cuti yang dikehendaki (lihat Rajah 1.2.2.1.3-1).

Contoh: Cuti Sakit (Kerajaan/Panel)


2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kelayakan Cuti-Cuti Lain seperti di Rajah 1.2.2.1.3-2.

Rajah 1.2.2.1.3-2: Skrin Kemaskini Kelayakan Cuti-Cuti Lain

3. Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:

Bil Hari Kelayakan Cuti


16

Cuti Diambil

Jumlah Kali Diambil

4. Klik Hantar.



6. Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.



8. Klik OK.

9. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah 1.2.2.1.3-5).


17

Rajah 1.2.2.1.3-5: Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Kemaskini


1.2.2.1.4 Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain

Operasi ini membolehkan pengguna menghapus rekod yang tidak lagi berkenaan.

Langkah-langkah:

1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik di petak bagi Jenis Cuti yang hendak dihapus (lihat Rajah 1.2.2.1.4-1).

Contoh: Cuti Separuh Gaji


18


2. Klik Hapus.



4. Klik Yes untuk menghapus rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi.



6. Klik OK.

7. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain seperti di Rajah 1.2.2.1.4-4. Rekod yang dihapus telah dikeluarkan dari senarai.


19

Rajah 1.2.2.1.4-4: Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Hapus


1.2.3 Selenggara Kelayakan Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna menambah, mengemaskini dan menghapus rekod Kelayakan Cuti.

Pengguna:

Pentadbir cuti

Langkah-langkah:

1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Selenggara Kelayakan Cuti (lihat Rajah 1.2.3-1).


2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti seperti di Rajah 1.2.3-2.


20

Rajah 1.2.3-2: Skrin Selenggara Kelayakan Cuti

3. Isikan maklumat-maklumat berikut jika diketahui.

No KP/Polis/Tentera; atau

ID Pemilik Kompetensi ; atau

Nama ; atau

Unit Organisasi ; atau

Tahun Kelayakan: Pilih dari senarai drop-down

4. Klik Teruskan.

5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti di Rajah 1.2.3-3.

Rajah 1.2.3-3: Skrin Senarai Pemilik Kompetensi

6. Klik pada Radio Button

7. Pengguna akan melihat maklumat Senarai Pemilik Kompetensi dimasukkan ke medan Selenggara Kelayakan Cuti seperti di Rajah 1.2.3-4

Rajah 1.2.3-4: Skrin Selenggara Kelayakan Cuti


21

8. Klik Teruskan.

9. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan Kelayakan Cuti-Cuti Lain seperti di Rajah 1.2.3-5.

Rajah 1.2.3-5: Skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan Kelayakan Cuti-Cuti Lain

10. Didalam Selenggara Kelayakan Cuti ,terdapat empat proses utama yang boleh dilaksanakan iaitu:

a. Proses Kemaskini Maklumat Cuti Rehat (Sila rujuk 1.2.2.1.1 Kemaskini Maklumat Cuti Rehat – muka surat 14-16)

b. Proses Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain (Sila rujuk 1.2.2.1.2 Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain – muka surat 17-19)

c. Proses Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain (Sila rujuk 1.2.2.1.3 Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain – muka surat 20-22)

d. Proses Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain (Sila rujuk 1.2.2.1.4 Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain – muka surat 23-24)


22

1.2.4 Status Pemprosesan Berkelompok

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Status Pemprosesan Berkelompok.

Pengguna:

Pentadbir Cuti Agensi

Pentadbir Cuti Pusat

Langkah-langkah:

1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Status Pemprosesan Berkelompok (lihat Rajah 1.2.4-1).


2. Pengguna akan melihat skrin Status Pemprosesan Berkelompok seperti di Rajah 1.2.4-2.

Rajah 1.2.4-2: Skrin Status Pemprosesan Berkelompok


23

3. Klik Bilangan yang dikehendaki.

Contoh: 3

4. Pengguna akan melihat skrin Paparan Terperinci seperti di Rajah 1.2.4-3.

Rajah 1.2.4 -3: Skrin Paparan Terperinci

5. Klik Keluar untuk keluar dari skrin.

1.3 DATA SEJARAH

Fungsi ini membolehkan pentadbir mengemaskini maklumat cuti pegawai bagi tahun semasa atau tahun-tahun sebelumnya.

Bagi Submodul Pengurusan Cuti, Menu Data Sejarah terbahagi kepada dua bahagian iaitu:

Maklumat Sejarah Cuti

Data Sejarah GCR Cuti

Pengguna:

Pentadbir Cuti


24

1.3.1 Data Sejarah – Maklumat Sejarah Cuti

Langkah-langkah:

1. Dari Menu Halaman Utama, klik Pentadbiran Sistem seperti rajah di bawah:

Rajah 1.3.1-1: Menu Halaman Utama

Rajah 1.3.1.2: Capaian pada Maklumat Sejarah Cuti

Langkah 1: Klik [Pentadbiran Sistem]

Langkah 2: Klik [Data Sejarah]

Langkah 3: Klik menu [Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran], klik menu [Pengurusan Cuti], klik menu [Maklumat Sejarah Cuti]


25

2. Skrin dibawah akan terpapar.

Rajah 1.3.1.3: Menu Maklumat Sejarah Cuti

3. Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah akan terpapar sekiranya Pentadbir Level 1 atau 2 semasa memberi peranan, tapisan kriteria telah dimasukkan.

Rajah 1.3.1.4: Menu Senarai Pemilik Kompetensi

Langkah 4: Klik butang [Teruskan] untuk memastikan sama ada anda mempunyai data untuk diselia ataupun tidak.


26

5. Bagi meneruskan proses seterusnya,

Rajah 1.3.1.5: Paparan Kemasukan Maklumat Pemilik Kompetensi

6. Selepas radio button diklik, otomatik data pada ruang Maklumat Sejarah Cuti

terpapar.

7. Skrin Senarai Sejarah Cuti Pemilik Kompetensi akan dipaparkan.

Rajah 1.3.1.6: Paparan Kemasukan Maklumat Pemilik Kompetensi

8. Skrin dibawah akan terpapar.

Langkah 6: Kemudian klik butang [Teruskan]. Senarai Pemilik Kompetensi yang dicari terpapar.

Langkah 7: Klik radio button disebelah No. KP untuk meneruskan proses.

Langkah 5: Masukkan No. KP baru pegawai yang hendak diselenggara maklumat sejarah/transaksi cutinya.

Langkah 8: Klik butang [Teruskan].

Langkah 9: Klik butang [Tambah].


27

Rajah 1.3.1.7: Paparan Kemasukan Transaksi Cuti

Rajah 1.3.1.8: Paparan Pemilihan Tahun Bagi Proses Pengemaskinian Maklumat

Transaksi Cuti 9. Selepas selesai pilih tahun, sila kemaskini maklumat sejarah/transaksi cuti

berdasarkan buku perkhidmatan pegawai di lampiran penyata cuti. Masukkan Jenis Cuti, Tarikh Mula & Tamat Cuti, serta Jumlah Hari Bercuti. Nota penting: Jumlah hari bercuti bagi maklumat sejarah cuti tidak dikira secara otomatik mengikut kalendar cuti kerana kalendar data sejarah cuti tidak boleh diselenggara:

a. Mengikut pegawai kerana pegawai sentiasa bertukar kementerian/jabatan. b. Manakala kedudukan kementerian/jabatan pula mengikut negeri-negeri

yang berbeza-beza.

Rajah 1.3.1.9: Paparan Pemilihan Jenis Cuti Yang Dikemaskini

Langkah 10: Pilih tahun untuk membuat pengemaskinian maklumat sejarah/transaksi cuti

Langkah 11: Kemudian klik butang [Simpan].


28

10. Seterusnya skrin akan kembali ke Senarai Maklumat Sejarah Cuti setelah proses kemaskini Maklumat Sejarah Cuti selesai dibuat.

Rajah 1.3.1.10: Paparan Maklumat Transaksi Cuti Yang Telah Dimasukkan

1.3.2 Data Sejarah – Maklumat GCR

Langkah-langkah:

1. Dari Menu Halaman Utama, klik Pentadbiran Sistem dan klik menu [Data Sejarah seperti rajah di bawah:

Rajah 1.3.2.1: Menu Halaman Utama

Langkah 13: Mesej Makluman dipaparkan. Klik butang [OK].

Langkah 12: Mesej Gesaan dipaparkan. Kemudian klik butang [Yes].


29

2. Klik menu [Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran], klik menu [Pengurusan Cuti],

klik menu [Maklumat GCR]

Rajah 1.3.2.2: Carian pada Maklumat GCR

3. Skrin Klik butang [Teruskan].

Rajah 1.3.2.3: Paparan Carian Pemilik Kompetensi

4. Skrin dibawah akan terpapar. Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah akan

terpapar sekiranya: a. Semasa Pentadbir Level 1 atau 2 memberi peranan, tapisan kriteria telah

dimasukkan.

Rajah 1.3.2.4: Paparan Senarai Carian Pemilik Kompetensi


30

5. Masukkan No. KP baru pegawai yang hendak diselenggara maklumat GCRnya.

Kemudian klik butang [Teruskan]. Senarai Pemilik Kompetensi yang dicari terpapar. Klik radio button disebelah No. KP untuk meneruskan proses.

Rajah 1.3.2.5: Paparan Proses Carian Pemilik Kompetensi

6. Selepas radio button diklik, otomatik data pada ruang Maklumat GCR terpapar.

Kemudian pilih Jenis Cuti dan klik butang [Teruskan]. Senarai Maklumat GCR akan dipaparkan. Kemudian klik butang [Tambah].

Rajah 1.3.2.6: Paparan Maklumat GCR Pemilik Kompetensi

7. Skrin Tambah Maklumat GCR akan dipaparkan.

1

2

3

1

3

2

4


31

Rajah 1.3.2.7: Paparan Halaman Untuk Tambah Maklumat GCR

8. Sila klik combo box Tahun bagi memilih tahun yang ingin dikemaskini Maklumat GCR.

Rajah 1.3.2.8: Paparan Pemilihan Tahun

9. Setelah Tahun dipilih, sila kemaskini medan-medan pada no. 2.

Rajah 1.3.2.9: Paparan Maklumat GCR Yang Dikemaskini

1

1

2


32

10. Kemudian klik butang [Simpan].

11. Mesej Gesaan dipaparkan. Kemudian klik butang [Yes].

12. Mesej Makluman dipaparkan. Klik butang [OK].

13. Jika anda ingin menambah maklumat GCR untuk tahun berikutnya, sila klik butang [Yes]. Jika anda ingin membatalkan proses seterusnya sila klik butang [NO].

14. Jika anda klik butang [NO], data bagi tahun yang dimasukkan telah selesai dikemaskini.

15. Seterusnya skrin akan kembali ke Senarai Maklumat GCR setelah proses kemaskini Maklumat GCR selesai dibuat.

3


33

Rajah 1.3.2.10: Paparan Halaman Senarai GCR yang telah ditambah

Pentadbir Sistem - Pengurusan Cuti

Documents

Transcript of Pentadbir Sistem - Pengurusan Cuti