PENULISAN PERHUBUNGAN AWAM

DEFINISI PENULISAN PERHUBUNGAN AWAM

Newson dan Haynes (2005) mentakrifkan penulisan perhubungan awam adalah penyediaan mesej untuk semua medium dengan tujuan menyampaikan maklumat

Perbezaan setiap penulisan perhubungan awam bergantung kepada tanggungjawab yang dibawa oleh setiap pegawai itu sendiri iaitu sama ada ingin menyampaikan maklumat mengenai operasi dan polisi organisasi ataupun untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan

JENIS PENULISAN PERHUBUNGAN AWAM

Siaran Berita / Press Release Menulis laporan / kertas cadangan Buletin / Surat Berita Penulisan Berbentuk Promosi

SIARAN BERITA

Definisi Siaran Berita- Lattimore (2004): “New release are

designed to create positive perceptions of our organization or client in the minds of target publics”. Even the most experience praticioner, however, cannot foresee all the potential consequences of any message” (p. 189)

Sambungan

Seital (2004) menyatakan bahawa:“The release as the basic interpretive

mechanism to let people know what an organization is doing. There is no better, clearer, more persuasive way to announce news about an organization, its products and their applications that by issuing a new release. A news organization’s official position – for example, in a court case or in announcing a price or rate increase” (p. 401-402)

Sambungan

Itule et al. (2007), menyatakan bahawa

“News release also called handouts or press releases. To get their message across, public relations (PR) practitioners telephone or visit newspapers and broadcasts outlets to describe the news or they more commonly e-mail releases or send then via fax or e-mail” (p. 281)

Sambungan

Siaran berita mempunyai tujuan utama seperti mempengaruhi pihak media agar menulis mengenai organisasi mereka,

Setiap hari pegawai perhubungan awam akan sentiasa menghantar siaran berita kepada pihak media sama ada melalui e-mel, faks atau pos dan berharap ia dapat memberi mereka ruang publisiti dengan menulis berita mengenai organisasi mereka.

Sambungan

Pengamal perhubungan awam mempunyai tugas seperti seorang wartawan iaitu perlu bekerja untuk mendapatkan berita yang baik serta dapat memposisikannya dalam media dengan tujuan yang dapat menguntungkan organisasi.

Pemahaman daripada publik sangat penting mengenai aktiviti organisasi kerana publik memerlukan informasi kerana ia akan memberi maklumat dan kepentingan yang berbeza

Kaedah Penulisan Siaran Berita

5W dan 1H1) WHO / SIAPA2) WHAT / APA3) WHEN / BILA4) WHERE / DI MANA5) WHY / MENGAPA6) HOW / BAGAIMANA

Laporan / Kertas cadangan

Laporan / kertas cadangan ialah bentuk penulisan rasmi yang disediakan oleh khalayak tertentu terutamanya pihak yang berkepentingan kepada organisasi seperti lembaga pengarah, pemegang saham, pelabur dan pelanggan

Sambungan

Laporan mempunyai tujuan yang berbeza dengan kertas cadangan. Laporan meringkaskan maklumat tentang sesuatu tajuk.

Kertas cadangan memperincikan perancangan yang memerlukan kelulusan pihak atasan atau pihak luar

Contohnya, laporan yang dibuat akan menjelaskan tentang sesuatu keadaan atau permasalahan yang sedang dialami oleh organisasi

Sambungan

Setelah laporan ini dibentangkan kepada ahli lembaga pengarah, maka tindakan susulan pula akan diambil dengan memajukan kertas cadangan bagi mengatasi permasalahan tersebut

Format penulisan laporan dan kertas cadangan serupa. Penulisan laporan atau kertas cadangan ialah berdasarkan maklumat yang diperoleh melalui penyelidikan. Maklumat yang dipilih ialah maklumat yang berwibawa dan mempunyai autoriti (bukan ciptaan atau andaian)

Format laporan / kertas cadangan

1. Surat Laporan / kertas cadangan biasanya diiringi

oleh surat. Surat iringan mempunyai beberapa fungsi kepada kertas cadangan iaitu

Surat iringan diajukan kepada individu atau pihak yang meneliti atau mempertimbangkan laporan atau kertas cadangan itu. Surat iringan menerangkan kandungan laporan dan individu yang terlibat dalam menyediakan laporan tersebut

Sambungan

Surat iringan ini juga mengandungi maklumat penting seperti ringkasan hasil kerja, cadangan atau nama orang yang perlu dihubung bagi mendapatkan keterangan lanjut

Sambungan

2) Pengenalan Bahagian ini disusun sama seperti

kandungan buku. Ia terdiri daripada kulit luar, senarai kandungan dan gambar rajah serta ilustrasi. Ia ditulis dengan nombor roman iaitu i, ii, iii, iv dan seterusnya. Nombor roman bermula daripada muka surat kedua yang ditulis dengan nombor ii.

Sambungan

3) Sinopsis Sinopsis mempunyai peranan yang sangat penting

bagi laporan/kertas cadangan. Ia memberi gambaran awal tentang kandungan laporan. Dengan itu ia dapat menjimatkan masa pembacanya. Susunan sinopsis ialah selepas pengenalan dan sebelum badan laporan/kertas cadangan. Penulisan harus singkat dan padat untuk memudahkan pembaca memahami keseluruhan kandungan laporan berkenaan. Sinopsis biasanya terdiri daripada satu hingga dua muka surat yang menerangkan dengan jelas kandungan laporan / kertas cadangan

Sambungan

4) Badani) Pendahuluan Terdiri daripada latar belakang projek,

masalah, skop kajian, kaedah penyelidikan dan tatacara menganalisis maklumat Ia termasuklah penerangan ringkas tentang kepentingan kajian,dapatan kajian beserta cadangan. Bagi kertas cadangan, latar belakang akan menfokus kepada perkara yang membawa kepada terhasilnya kertas cadangan tersebut

Sambungan

2) Badan Bahagian badan menfokus kepada

objektif, matlamat yang harus dicapai dan aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan sekiranya kertas cadangan itu diterima. Persembahan hasil penyelidikan biasanya diikuti dengan penerangan mudah bersama visual yang relevan. Tindakan susulan, belanjawan dan nama kakitangan yang terlibat juga akan disertakan

Sambungan

iii) Rumusan Bahagian ini menekankan kertas

cadangan dan memastikan pengukuhan terhadap penyelidikan berkaitan topik yang sama pada masa akan datang. Cadangan ini haruslah dinyatakan secara jelas dan tepat bagi memberi gambaran yang menyeluruh tentang laporan atau kertas cadangan tersebut

5) Rujukan Sebarang maklumat yang pentng dan tidak

begitu diketahui oleh khalayak perlu dinyatakan sumber rujukannya secara jelas. Maklumat ini berfungsi untuk menyokong perbincangan atau hujah dalam penulisan laporan atau kertas cadangan. Menyatakan sumber rujukan akan mengukuhkan kewibawaan sesuatu maklumat. Rujukan boleh terdiri daripada individu yang mempunyai autoriti, buku, jurnal dan bahan-bahan lain yang bertulis

6) Lampiran

Lampiran terdiri daripada maklumat tambahan yang menyokong hujah atau perbincangan yang terdapat dalam laporan. Maklumat biasanya dikemukakan secara grafik dan visual seperti graf, carta, rajah, gambar dan sebagainya.

Buletin / Surat Berita

Treadwell & Treadwell (2000) penerbitan buletin atau surat berita mempunyai fungsi tertentu

Antara fungsinya adalah:1) Berfungsi sebagai media publisiti/promosi2) Membolehkan setiap ahli organisasi

berkomunikasi dan berkongsi maklumat dan pengalaman

3) Menyalurkan maklumat mengenai dasar dan peraturan organisasi

Sambungan

5) Menyampaikan maklumat kepada sasaran yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan

6) Sebagai alat atau mekanisme komunikasi dalaman

7) Memberi maklumat terkini mengenai organisasi

8) Menyalurkan maklumat mengenai ahli organisasi yang diberi penghargaan oleh organisasi

Sambungan

9) Memperlihatkan reputasi pengurusan organisasi

10) Dianggap sebagai pengganti peranan memo, surat pekeliling dan papan buletin atau kenyataan

Teknik Penulisan Surat Berita

Fokus kepada maklumat terkini dan ia membekalkan pembaca dengan maklumat terperinci

Aplikasi pendekatan yang unik Pengedaran Perlu berdasarkan pengetahuan dan

juga kemahiran yang tinggi Penerbitan surat berita perlu

berdasarkan frekuensi yang konsisten

Sambungan

Memastikan surat berita mempunyai nombor siri

Format- Saiz kertas berukuran 8.5 x 11 inci

(saiz A4), 11 x 7 inci (2 x A4) Perkara yang perlu diberi perhatian

semasa memilih topik untuk surat berita

Penerbitan berdasarkan objektif penerbitan surat berita

Sambungan

Penulisan kapi surat berita Aspek perundangan

Kaedah Perancangan Asas Reka Bentuk Penerbitan

Mengenal pasti kepentingan surat berita kepada khalayak (internal dan external)

Mengenal pasti tema surat berita untuk setahun penerbitan

Penerbitan surat berita perlu bersesuaian dengan semua objektif organisasi

Mengenal pasti isi kandungan utama Mendaftar dan mendapatkan permit

nombor dari KDN

Sambungan

Menentukan format- Maklumat- Pembujukan – imej, emosi Pemilihan topografi- Rupa taip = huruf, angka, tanda

baca dan simbol lain- Font = Arial, Times News Roman dan

lain-lain lagi- Ukuran taip saiz fon = 8 – 72 poin

Sambungan

Menentukan muka surat Headlines / tajuk utama Mengatur bahan / material 1) Kontras = penegasan dalam proses

visualisasi - sumber makna - reka bentuk = polariti saiz, bentuk, ton,

tekstur dan arah 2)keseimbangan = penyusunan elemen yang

disusun sama pada dalam halaman. Kedudukan atas dan bawah, kiri dan kanan dsb.

Sambungan

1) Keseimbangan formal- Keberatan optikal yang sama. Reka bentuk

ini memberi gambaran atau imej yang lebih konservatif

- Unsur-unsur yang kelihatan sepadan antara satu bahagian dengan bahagian yang lain

2) Keseimbangan tidak formal- Peletakan unsur-unsur yang berbeza

ukuran, bentuk, warna dan kegelapan pada jarak yang tidak sama daripada pusat optikal

Sambungan

3) Perkadaran – hubungan satu unsur dengan unsur lain atau dengan reka bentuk itu secara keseluruhannya pada kadar yang menggambarkan saiz dan kekuatan

4) Ritma – menerusi perulangan yang kemas bagi sesuatu unsur sama ada garisan, reka bentuk, ton atau tekstur

5) Keharmonian – ton, bentuk, saiz dan tekstur

Sambungan

6) Pergerakan- Apabila kita membaca atau melihat

sesuatu halaman, mata kita akan bergerak dari satu tempat ke satu tempat dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Sesuatu reka bentuk baik mesti mampu mengawal pergerakan mata supaya bergerak dari satu arah yang penting untuk menyampaikan maksudnya.

Sambungan

7) Kesatuan Unsur kesatuan mestilah ada

kerana ia berhubung antara satu sama lain dan berhubungan dengan keseluruhan reka bentuk supaya mewujudkan kesan kepautan. Tanpa kesatuan dan kepautan, buletin tidak akan dapat memancarkan gambaran menyeluruh mesej.

Sambungan

Menentukan jumlah kolum Penggunaan ilustrasi – gambar foto,

lukisan, graf, carta dan peta Penggunaan ruang putih Menentukan panjang perenggan Penggunaan bullet bagi penulisan

yang panjang Penggunaan informasi yang

seimbang 5 W 1H

Sambungan

Memaksimumkan minat pembaca Pembacaan pruf sekurang-kurangnya

oleh dua orang editor Menyediakan mock up sebelum

dicetak dan diterbitkan

Pengurusan Penerbitan In-house

Menyediakan belanjawan dan kos pencetakan Memastikan bahan untuk penerbitan surat

berita memenuhi kriteria yang telah ditetapkan

Mengurus bahan daripada penulis, ilustrasi, gambar

Mengurus penerbitan surat berita dengan syarikat pencetak

Menentukan jumlah edaran Mengedarkan kepada kakitangan dan pihak

luar

Periklanan Berbentuk Promosi

1) Periklanan Perhubungan Awam Iklan-iklan yang ditaja oleh organisasi

untuk memastikan usaha-usaha kepentingan awamnya diketahui oleh khalayak sasaran

Khalayak periklanan ini terdiri daripada masyarakat umum dan kumpulan khusus seperti pemimpin dan ahli kesatuan sekerja, kerajaan atau agensi kerajaan yang khusus seperti sukarelawan, pengedar dan pembekal dan sebagainya

Sambungan

Antara matlamat periklanan ini adalah untuk menyampaikan maklumat secara terus dan tepat kepada khalayak sasarannya.

Matlamat lain : meningkatkan keterlibatan organisasi sebagai lebih bertanggungjawab sosial dan mementingkan kepentingan awam

Mengiklankan program tajaan: pesanan periklanan seperti ucapan terima kasih kepada pelanggan yang setia, pengumuman, sumbang bakti organisasi kepada orang ramai dan sebagainya

Sambungan

2) Periklanan Korporat Periklanan institusi Matlamat umum: meningkatkan

keterlibatan organisasi dan mengharumkan namanya.

Empat matlamat lain1) Meningkatkan kesedaran mengenai

organisasi dalam kalangan khalayak sasaran dan orang ramai

2) Mempengaruhi pendapat awam mengenai isu-isu tertentu

Sambungan

3) Membina tanggapan yang baik dalam kalangan masyarakat kewangan mengenai organisasi

4) Memberangsangkan ahli yang sedia ada dan menarik ahli yang baharu yang berwibawa.

Tujuan lain periklanan ini adalah untuk melaporkan rekod pencapaian organisasi, perkembangan positifnya, kedudukan organisasi dalam kalangan pesaing dan sebagainya

Sambungan

3) Periklanan Identiti Korporat Negara dan organisasi lazimnya dikenali

melalui bendera, logo atau simbol yang menjadi lambang pengenalannya.

Logo atau lambang memainkan peranan penting dalam memudahkan pengenalan sesuatu negara dan organisasi

Ia menjadi hak cipta pihak yang menciptanya dan pihak lain yang cuba menggunakannya boleh didakwa

Sambungan

Organisasi mengubah logo untuk membina imej baharu yang lebih moden dan dinamis

Usaha ini memerlukan belanja yang besar Misalnya, Telekom Malaysia Berhad

menukar logo baharu kepada TM Telekom Malaysia Berhad bagi mencerminkan imej baharu yang dibinanya

Dutchbaby kepada Dutchlady menukar nama dan mencari logo baharu

Ubat gigi Darkie kepada Darlie

Sambungan

Fungsi1) Memaklumkan perubahan nama

atau rupa2) Pemindahan milik3) Pertukaran personaliti korporat4) Pengukuhan identiti korporat

organisasi

Periklanan Pengambilan Pekerja

Iklan yang khusus untuk mendapatkan ahli atau pekerja baharu

Akhbar harian seperti bahagian perjawatan sumber manusia organisasi