perancangan strategik dan pengurusan kualiti dalam pendidikan: Kerangka Perancangan Strategik berkualiti

skip to main | skip to sidebar

perancangan strategik dan pengurusan kualiti dalam pendidikan

Saturday, August 9, 2008

Kerangka Perancangan Strategik berkualiti

GARIS PANDUAN UNTUK MEMBINA PERANCANGAN STRATEGIK BERKUALITI

DISEDIAKAN OLEH:MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAFJabatan Perancangan dan Pembangunan Program LatihanINSTITUT AMINUDDIN BAKI, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PROSES UTAMA 1PRA PERANCANGAN 1. Menubuh jawatankuasa pembinaan dan pelaksanaan perancangan strategik dan membuat pembahagian tugas untuk pengumpulan maklumat2. Pengumpulan maklumat tentang:a. Latar belakang organisasib. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)c. Laporan analisis prestasi program/strategi lepas

3. Mengenalpasti mandat dan arahan-arahan terkini dari stakeholder 4. Mengatur satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap konsep dan faedah pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua anggota organisasi untuk proses membina dan melaksanakan perancangan strategik atau perubahan baru. 5. Membina plan untuk membina perancangan strategik khususnya jika bengkel pembinaan perancangan diadakan di luar.

PROSES UTAMA 2MENDEFINISIKAN HALATUJU ORGANISASI

1. Menyemak Mandat (Akta, Dasar Kerajaan, Pekeliling-pekeling)2. Menyemak pernyataan Misi 3. Menyemak pernyataan Visi4. Menyemak pernyataan Piagam Pelanggan5. Menyemak pernyataan Moto/Slogan, Logo dan Warna organisasi6. Membuat penambahbaikan bagi semua perkara di atas, jika perlu.

PROSES UTAMA 3ANALISA MAKLUMAT PERSEKITARAN

1. Persekitaran Dalam Organisasi (khususnya tentang Kekuatan & kelemahan)2. Persekitaran Luar Organisasi (PEST: Khususnya tentang peluang dan Ancaman/Cabaran)

PROSES UTAMA 4PEMBINAAN STRATEGI

1. Mengenalpasti dan memilih Isu-Isu Strategik yang boleh dijadikan keutamaan (priority)2. Membina Matlamat 3. Menetapkan Objektif: Jangka Panjang dan Jangka Pendek ( untuk setiap matlamat yang telah ditetapkan) berdasarkan kepada bahagian 2 di atasdan Indikator Prestasi Utama (KPI) dan sasarannya4. Menjana dan memilih strategi bagi mempastikan tercapainya setiap objektif yang telah ditetapkan5. Membina Pelan Tindakan/Taktikal, Pelan Operasi/huraian kerja (prosedur kerja) dan Pelan Kontigensi bagi setiap strategi yang dipilih untuk dilaksanakan.

PROSES UTAMA 5PELAKSANAAN PELAN STRATEGIK

1. Membuat perancangan strategi untuk penyampaian dan pelaksanaan Pelan Strategik secara berkesan dengan memberi lebih perhatian kepada isu-isu berikut: Kepimpinan berkesan, Mengurus Perubahan secara strategik, Memupuk Budaya Kerja Berpasukan, Pembinaan Iklim Kerja yang kondusif (Quality of Work Life), motivasi staf dan Pengurusan Berasaskan Prestasi.2. Menjalan aktiviti penyeliaan, pengauditan dan penilaian keberkesanan atau impak setiap strategi atau pelan tindakan yang dilaksanakan secara berjadual dan sistematik berasaskan pendekatan Balanced Scorecard3. Mengurus sistem penyimpanan rekod kepada proses/ tindakan yang dilaksanakan dengan sistematik4. Mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan proses kerja secara berterusan.5. Membuat mesyuarat kajian semula bagi mengkaji prestasi pelaksanaan Pelan Strategik secara sistematik dan berjadual (sekurang-kurangnya sekali dalam setahun operasi) dan Kajian Semakan Semula (Pertengahan Penggal) secara menyeluruh (intensif) pada tahun ketiga prestasi pelaksanaan pelan strategik.

OLEH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAFKetua JabatanJabatan Pengurusan KualitiINSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Pernyataan-pernyataan berikut boleh membantu untuk menjadikan proses menjana strategi dan pelaksanaan strategi organisasi anda lebih mudah, berkesan, produktif dan berkualiti.

FASA SATU: Sebelum membina perancangan strategik, iaitu pra-perancangan. Adakah aktiviti-aktiviti berikut dilakukan? Catatan1.(Ya/Tidak)2. Ulasan dan tindakan

1.1 Mengadakan satu sesi taklimat kepada semua staf terhadap tujuan dan faedah pembinaan perancangan strategik bagi meningkatkan tahap kesediaan dan komitmen semua anggota organisasi untuk proses membina dan melaksanakan perancangan strategik atau perubahan baru. 1.2 Menubuh jawatankuasa kerja untuk membina perancangan strategik dan senarai tugas setiap ahli jawatankuasanya.

1.3 Mengumpul maklumat organisasi tentang:i. Latar belakang organisasi ( bagi yang pertama kali: organisasi atau ketua jabatan baru)ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek)ii. Pencapaian terbaik dalam sejarah organisasiiii. Laporan analisis prestasi program/projek (strategi) tahun sebelumiv. Laporan status prestasi semasa.v. Pencapaian terbaik setiap bidang utama organisasi lain di peringkat zon, daerah, negeri atau kebangsaan untuk penandaarasanvi. Analisis prestasi perancangan strategik lepas 1.4 Mengenalpasti mandat kerajaan yang terkini? 1.5 Menjadikan perancangan strategik sebagai tugas utama setiap staf kanan/ketua bahagian/ketua jabatan/ketua unit/ketua panatia 1.6 Memberi latihan peningkatan kefahaman dan kemahiran perancangan strategik secara khusus dan mendalam kepada semua staf 1.7 Membina jadual kerja pelaksanaan perancangan strategik (khususnya jika bengkel diadakan di luar)

FASA KEDUA: PENETAPAN HAJATUJU ORGANISASI 2.1 Menganalisa mandat dari stakeholder (kerajaan) Peraturan dan Dasar Kerajaan 2.2 Semak pernyataan misi organisasi (Pastikan ia boleh mejawab soalan berikut) a. Tujuan atau sebab organisasi ditubuhkan? (What is our basic purpose or Why do we exist?) b. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (pelanggan) (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) c. Apakah hasil akhir yang diingini? (What we produce - outcome benefits: products, services, uses) d. (CIRI TAMBAHAN: Our distinctive competence. ( How do we operate?/How we do it "differently","better", "more effectively" than others) e. ringkas, padat, mudah difahami dan diingati

f. fokus kepada apa yang diingini untuk memenuhi keperluan pelanggan

g. realistik dan boleh dicapai

h. mencerminkan ciri-ciri keunikan/nilai-nilai/prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya.

2.3 Pernyataan visi/wawasan organisasi anda perlu menekankan perkara-perkara berikut: a. hasrat yang diimpikan dalam jangkamasa 3 5 tahun kehadapan (penetapan haluan) b. boleh mencabar semua ahli organisasi untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan. c. boleh menjadi sebagai penyemarak motivasi dan komitmen semua staf untuk bekerja bersama bagi mencapai kejayaan d. menunjukkan perubahan yang realistik/boleh dicapai e. mengintegrasikan setiap bahagian/bidang/unit dalam organisasi f. merungkai paradigma baru setiap staf g. asas kepada pemangkin prestasi h. meningkat kemampuan untuk berubah i. meningkatkan daya kepimpinan j. pernyataan yang ringkas, padat, mudah difahami dan diingati k. jelas menunjukkan faktor kejayaan kritikal (key success factor areas) atau jelas. l. menunjukkan pengukuran/indikator pencapaian misi organisasi

2.4 Adakah dijelaskan nilai dan prinsip yang dipegang oleh ahli organisasi dan kepentingannya dalam mencapai misi dan visi 2.5 Adakah pernyataan piagam pelanggan dibina berasaskan keperluan/kehendak pelanggan (murid, guru, ibu bapa, PPD/JPN/KPM & komuniti) 2.6 Adakah slogan, moto, rekabentuk logo & warna korperat di hubungkaitkan dengan Misi dan Visi

FASA KETIGA : PENGUMPULAN MAKLUMAT DAN ANALISIS STRATEGIK ORGANISASI ( STRATEGIC ANALYSIS ) 3.1. Penilaian persekitaran organisasi (pengumpulan dan penganalisaan maklumat organisasi) meliputi perkara-perkara berikut: a. kelebihan/keupayaan/kekuatan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi b. kekurangan/ketidakupayaan/kelemahan semua aspek dalaman organisasi untuk mencapai misi dan visi c. peluang/kelebihan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi d. ancaman/halangan dari persekitaran luar yang meliputi PEST untuk mencapai misi dan visi e. perubahan dan arah aliran (trends) pada tempoh 3-10 tahun kehadapan f. keperluan pihak berkepentingan (stakeholders) g. keputusan prestasi strategi-strategi yang lepas bersama penandaarasan (Benchmarking) bagi setiap strategi berkenaan

FASA KEEMPAT: PEMILIHAN KEUTAMAAN STRATEGIK (STRATEGIC CHOICE)

4.1 Menjana isu-isu strategik berdasarkan kesimpulan analisis KLAP (SWOT), halatuju dan mandat. 4.2 memilih isu yang strategik mengikut prioriti (tidak lebih dari 5 isu pada satu bidang: contoh Kurikulum,HEM, Kokurikulum, Pengurusan Sumber Manusia dll) 4.3 menyatakan matlamat strategik berasaskan isu-isu strategik yang telah dipilih 4.4 mengenalpasti faktor kejayaan kritikal (CSFs) 4.5 menentukan indikator prestasi utama (key performance indicators) berasaskan CSFs dan membina sasaran jangka panjang kepada setiap matlamat. 4.6 bina objektif jangka panjang dan pendek berasaskan aktiviti 4.5 di atas. 4.6.1 pastikan objektif konsisten dengan pernyataan visi dan misi 4.6.2 pernyataan objektif dibina berasaskan kriteria SMART (specific, measurable, attainable, reliable and timing in nature) 4.7 setiap strategi (pendekatan atau kaedah utama untuk mencapai objektif) menyokong dengan sekurang-kurangnya satu objektif atau matlamat 4.8 mengunakan maklumat dari analisis persekitaran untuk menjana dan memilih strategi 4.9 perkara-perkara yang diberi pertimbangan semasa memilih strategi:a. tahap kesukaran proses kerjab. kompetensi staf yang bertanggungjawabc. sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibatd. kemudahan infrastruktur dan peralatane. andaian keupayaan mengatasi halanganf. andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visig. akur/kepatuhan dengan mandat/arahanh. rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepasi. kesesuaian dengan persekitaran terkini 4.10 mengutamakan mereka yang terlibat dengan proses berkenaan dalam menjana dan memilih strategi 4.11 mengunakan instrumen kualiti atau statistikal dalam menjana dan memilih strategi 4.12 membuka peluang penglibatan seluas-luasnya kepada semua staf dalam menjana dan memilih strategi 4.13 memupuk rasa kesepunyaan (sense of ownership) dan komitmen semua staf kepada strategi terpilih 4.14 membentang draf pertama pelan strategik untuk disemak oleh semua staf 4.15 mengunakan penandaarasan (benchmarking) untuk mendapat idea/maklumat untuk menjana strategi baru . 4.16 mewujudkan suasana kerja organisasi yang menggalakkan staf berfikir secara kreatif 4.17 Memstikan bahawa setiap strategi disokong dengan sekurang-kurangnya satu pelan tindakan/taktikal 4.18 Pelan taktikal/tindakan mempunyai maklumat-maklumat berikut:a. tindakanb. tanggungjawabc. tempoh masa pelaksanaand. indikator prestasie. sumber: kos, peralatan, manusia dllf. hasil yang diinginkan (output)g. pelan kontingensi (jika perlu)h. (tambahan: menghubungkan pelan tindakan dengan pelan belanjawan) 4.19. pelan operasi (operational) dibina bagi menjelaskan dengan lengkap tugas/ prosedur kerja yang akan dilakukan bagi setiap pelan tindakan pada bahagian 12 di atas. 4.20 rajah carta aliran kerja, carta gantt digunakan dalam pembinaan pelan operasi. 4.21 pelan kontingensi bagi menyokong strategi atau pelan tindakan atau pelan operasi yang kritikal.

FASA KELIMA: PELAKSANAAN STRATEGIK (STRATEGIC IMPLEMENTATION)

5.1 menumpu perhatian terhadap isu-isu implementasi yang utama supaya implementasi lebih berkesan:a. kepimpinanb. komunikasi berkesanc. pengurusan perubahan secara strategikd. pembinaan pasukan (teambuilding) 5.2 Tindakan pengawalan dan penyeliaan meliputi:a. kawalan proses (input-proses-output): Ukur prestasi bersasaskan KPI yang telah ditetapkan. Pendekatan Balanced Scorecard boleh digunakan.b. melakukan audit kualiti dalamanc. mesyuarat khas kajian semula pengurusan sekurang-kurungnya sekali setahund. mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan secara sistematike. menyelenggara rekod-rekod hasil proses dengan baik dan teratur bagi tujuan kawalan proses, bukti kecekapan dan keberkesanan proses

5.3 Pusingan semula proses perancangan strategikSecara realistic, tidak semua perancangan berjalan seperti yang diinginkan. Beberapa tindakan tidak tercapai sasaran. Setengah strategi tidak berkesan. Ada objektif terlepas sasaran. Oleh itu apakah tindakan pembetulan yang boleh diambil. Prosedur bagi membuat tindakan pembetulan perancangan strtaegi seperti berikut:Pertama: Anda boleh tukar jadual pelan operasi. Kedua: Anda boleh tukar taltik yang dijalankan untuk laksana strategi. Ketiga: Anda boleh tukar strategi. Keempat: sebagai tindakan terakhir, anda boleh menyemak kembali objektif anda, adakah KPI dan sasarannya boleh dicapai dan realistic pada tempoh masa yang ditetapkan serta cabaran dari persekitaran . Cuba lihat hasil selepas itu5.4

Posted by

m bus starman

at7:17 PM

No comments:

Post a Comment

Newer Post

Older Post

Home

Subscribe to:Post Comments (Atom)

Blog Archive

2008

(8)

August

(8)Tajuk:Pengurusan Perubahan: Satu Usaha Untuk Meni...Sample Format for writing the strategic plan (Publ...Pengenalan kepada MS ISO 9001:2000Analisis Nilai Perkhidmatan Organisasi dalam menca...Frequently Asked Questions about Developing the Mi...Amalan Balanced Scorecard di sekolahKerangka Perancangan Strategik berkualitinota Model Pengurusan Strategik untuk sekolah (awa...

About Me

m bus starman

Mengenai Pengarang

Muhammad Bustaman bin Hj. Abdul Manaf,

Adalah Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki (IAB). Beliau telah mula berkhidmat di IAB pada tahun 1995. Kepakaran beliau yang lain adalah juga meliputi bidang Pengurusan Prestasi (KPI) berasaskan Balanced Scorecard, Developing Personal Balanced Scorecard, Benchmarking,Audit Kualiti MS ISO 9000, Pemikiran Strategik, Pengurusan Perubahan Strategik, Kemahiran Kepimpinan, dan Pengurusan Kualiti: TQM dan MS ISO 9000:2000, selain sebagai juruaudit MS ISO 9000:2000 bertauliah

A. Pengalaman: 1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan

B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:

1. Latihan Luar Negara: i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998) iii. Strategic planning in education: University of York, England (2000- 2004) (PhD) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): U of Adelaide, Australia (2005)

View my complete profile