PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH KERIAN LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH KERIAN

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur permohonan untuk mendapatkan lesen rumit, kos pematuhan yang tinggi dan tempoh masa kelulusan yang panjang.

• Mengurangkan karenah birokrasi• Mengurangkan masa memproses• Mengurangkan dokumentasi• Mengurangkan kos pematuhan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan• Mengurangkan kos permohonan lesen

Proses : Kelulusan Lesen Berisiko/tidak berisikoMula : Terima permohonanTamat : Keputusan permohonan diperolehi

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

FASATEMPOH

Champion: YDP KHAIRUL AMIR BIN MOHAMAD ZUBIR

MULA TAMATKetua Projek : NORAZILLA BINTI MAHAT([email protected]) 0194077170

Penubuhan Pasukan 10 Jun 10 Jun Pen. Projek : YUSOF BIN HAMZAH

Pengumpulan Data 10 Jun 26 June Jun Ahli: ABDUL HAMID BIN YAHYA

Analisa Data 26 Jun 26 Jun

Cadangan Penyelesaian 27 Jun 27 Jun Penasihat : MOHAMAD RAZIF BIN RAMLI

Pelaksanaan 28 Jun 28 Jun

Analisa Keputusan 28 Jun 28 Jun

Profil Projek

mailto:[email protected]

PROSES ‘AS IS’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a) Berisiko(b) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTUTADBIR

PEN.PEG.KESIHATANPERSEKITARAN

MESYUARAT JAWATANKUASA PELESENAN

YANG DIPERTUA

MESYUARAT PENUH

PEMBANTU AM PEJABAT

2) Terima & Semak Borang komposit &

daftarMP: 15m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred - Berisiko

6) Buat kertas kerja mesyuarat MP: 60 m

9) Sediakan surat kelulusanMP : 30 m

9) Tandatangan Surat

MP: 5M

5) Sediakan surat permohonan ulasan jabatan teknikal & kumpul maklumat

ulasanMP: 30 m

7) Bentang dalam mesyuarat lesen

MP : 120 m

MM: 480 m

LULUS20 HARI

MM : 4800 m

4) Buat perakuan & arahan untuk pohon ulasan

Jabatan Teknikal Dalaman & LuaranMP: 20 m

3) Lawat Periksa dan sedia ulasan permohonan MP: 120 m

1) Serah Borang

Komposit11) Terima

Surat kelulusan

MM: 480 M

MM: 480 m

MM: 120 m

MM : 480 m

MM :480 m

MM: 480 m

10) Hantar Surat

Makluman dalam mesyuarat penuh

8) Mesyuarat Kelulusan

LesenMP: 120M

MM: 1440 m

MM : 5 m

Value Analysis As Is Proses(Berisiko)

No. ActivitiValue Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Terima, semak borang dan daftar / 15 480 495

2 Lawat periksa dan ulasan permohonan / 120 480 600

3 Buat perakuan & arahan untuk pohon Ulasan jabatan teknikal / 20 480 500

4 sediakan surat permohonan ulasan jabatan teknikal dan kumpul maklumat ulasan / 30 4800 4830

5 Buat kertas kerja mesyuarat / 60 480 540

6 Bentang dalam mesyuarat lesen / 120 120 240

7 Mesyuarat kelulusan lesen / 120 480 600

8 Tanda tangan Kelulusan / 5 480 485

9 Hantar surat kepada pemohon / 5 1440 1445

TOTAL 495 9240 9735


PEMOHON

PEMBANTUTADBIR


PEKERJA AM PEJABAT

MESYUARAT PENUH


daftarMP: 15m

Proses Kerja Semasa As Is Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko

5) Sediakan surat KelulusanMP: 15 m

MM: 480 m

LULUS7 HARI

4) Beri kelulusan MP : 10 m


1) Serah Borang

Komposit

MM: 480 M

MM: 480 m

6) Hantar SuratMP : 2M

7) Terima Surat

Kelulusan


MM: 1440M

MM: 480 M

Value Analysis As Is Proses( Tidak Berisiko)

No. ActivitiValue Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil


1 Terima Dan Serah Borang Permohonan Lengkap / 15 480 495

2 lawat periksa & sedia ulasan permohonan / 120 480 6003 Beri kelulusan / 10 480 4904 sediakan surat kelulusan / 15 480 4955 Hantar surat 2 1440 1442

TOTAL 162 3360 3522


PEMOHON

PEMBANTUTADBIR



YANG DIPERTUA

MESYUARAT PENUH

PEMBANTU AM PEJABAT


daftarMP: 15m

Cadangan Penambahbaikan Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

6) Buat kertas kerja mesyuarat MP: 60 m

9) Sediakan surat kelulusanMP : 30 m

9) Tandatangan Surat

MP: 5M

SURAT PENOLAKAN

5) Sediakan surat permohonan ulasan jabatan teknikal & kumpul maklumat

ulasanMP: 30 m

7) Bentang dalam mesyuarat lesen

MP : 120 m

MM: 480 m

LULUS20 HARI

MM : 4800 m

4) Buat perakuan & arahan untuk pohon ulasan

Jabatan Teknikal Dalaman & LuaranMP: 20 m


1) Serah Borang

Komposit11) Terima

Surat kelulusan

MM: 480 M

MM: 480 m

MM: 120 m

MM : 480 m

MM :480 m

MM: 480 m

10) Hantar Surat



LesenMP: 120M

TOLAK LULUS

MESYUARAT DIADAKAN PADA

HARI JUMAAT SETIAP MINGGU

MAKLUMAN KEPADA

PEMOHON MELALUI TELEFON

SURAT KELULUSAN DITUKAR

MENGGUNAKAN FORMAT STARDARD

MM: 1440 m

MM : 5 m


PEMOHON

PEMBANTUTADBIR


PEKERJA AM PEJABAT

MESYUARAT PENUH


daftarMP: 15m

Cadangan Penambaahbaikan Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko

5) Sediakan surat KelulusanMP: 15 m

MM: 480 m

LULUS7 HARI



1) Serah Borang

Komposit

MM: 480 M

MM: 480 m

6) Hantar SuratMP : 2M

7) Terima Surat

Kelulusan


MM: 1440 M

Cetak bil lesen dan surat kelulusan serta

merta

Tiada lawatan tapak, pemohon perlu

sertakan gambar promis yang

dipohon

MM: 480 M

PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko


PEMOHON

PEMBANTUTADBIR



YANG DIPERTUA


daftarMP: 15m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Tred Perniagaan - Berisiko

8) surat kelulusan (format)

MP : 10 m

9) Makluman kepada pemohon

melaui telefonMP: 5M

SURAT PENOLAKAN

4) Surat jemputan mesyuarat (FAKS) JABATAN TEKNIKAL

MP: 20 m

6) Bentang permohonan dalam mesyuarat lesen

MP : 60 m

MM: 480 m

LULUS7 HARI


10) Terima Keputusan

MM: 480 m

MM: 10 m

MM :480 m

MM: 10m


LesenMP: 60 M

TOLAK

LULUS

5) Sediakan kertas kerjaMP : 15 m

1) Serah Borang

Komposit

MM : 1920 m

MM :60 m

Value Analysis To Be Proses (Bersiko)

No. Value Analysis Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

VA BVA NVA minit minit minit1 Terima, semak borang dan

daftar / 15 480 495

2 Lawat periksa & ulasan jabatan teknikal / 120 480 600

3 Surat jemputan mesyuarat (fax) Jabatan Teknikal) / 20 480 500

4 Sediakan kertas kerja / 15 1920 1935

5 Bentang laporan dalam mesyuarat lesen / 60 60 120

6 Mesyuarat kelulusan lesen / 60 10 707 Tandatangan surat kelulusan / 10 10 20

8 Makluman kepada pemohon melalui telefon / 5 5

TOTAL 300 3440 3740


PEMOHON

PEMBANTUTADBIR



daftarMP: 5m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko

4) Input data dalam sistem & cetak bil, surat kelulusan tanda

tangan berkomputerMP: 10 m

MM: 2 m

LULUS25 MINIT


1) Serah Borang

Komposit

5) Terima bil lesen & Surat

Kelulusan

MM: 3 m

Value Analysis As Is Proses(Tidak Berisiko)

No. ActivitiValue

Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil


1 Terima Dan Semak, daftar Borang Permohonan Lengkap / 5 2 7

2 Beri kelulusan / 5 3 83 Input data & cetak bil lesen / 10 10

TOTAL 20 5 25

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan Kerjaa) Berisikob) Tidak Berisiko

a) 5.27%b) 4.6 %

a) 8.02%b) 80%

2.Masa keseluruhan prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko

a) 20 harib) 7 hari

a) 7 harib) 25 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN TRED PERNIAGAAN/PAPAN IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian (MDK) 1987

-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut (MDK) 1982

-UUK Pengawasan dan Pengawalan Tempat-tempat makan (MDK) 1984

-Undang-Undang Kecil Pengendali Makanan (MDK) 1982

-Undang-Undang Kecil Pasar-Pasar (MDK) 1984. -Undang-Undang Iklan (MDK) 1987

sama

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 30 harib) Tidak Berisiko – 7 hari

a) 7 harib) 25 minit

1) Tambahan kekerapan mesyuarat kelulusan daripada 2 minggu sekali ke seminggu sekali.

2) surat kelulusan menggunakan format sama dan tandatangan adalah cetakan berkomputer.

3) Makluman kelulusan melaluitelefon.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan



3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – RM5.00b) Proses - RM 20.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – percumab) Proses - RM 25.00c) Kelulusan –

Mengikut Aktiviti Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman web

2) UUK baru dalam proses pewartaan.

4. Nama Borang• Komposit• Contoh

Borang komposit lesen Borang Komposit

Lesen

5. Tempoh sahlaku 1, 2, 3 tahun1, 3, 5 tahun

6. Pembaharuan 1, 2, 3 tahun 1, 3, 5 tahun

7. Agensi yang dirujuk

a) Jab. Bangunan, MDKb) Jab. Perancangan,MDKc) Jab. Penilaian, MDKd) Jab. Bomba (jika berkaitan)e) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)f) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)g) PDRM (jika berkaitan)h) Jab. Veterinar (jika berkaitan)i) JKR (jika berkaitan)

SamaKlasifikasi semula

senarai aktiviti berisiko dan tidak berisiko




8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Gambar pemohon 2 kepingb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan perjanjian sewaan

a) Gambar pemohon 2 keping

b) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan perjanjian

sewaan f) Gambar premis yang

dipohon

- Gambar premis yang dipohon diperlukan kerana untuk memansuhkan proses kerja “lawat periksa”

9. Kaedah Permohonan

Manual OnlineSistem e - PBT /

BLESS


ISU DAN CABARAN (TRED PERNIAGAAN DAN IKLAN)

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN1. Overproducing Tiada Tiada

2. Waiting Masa menunggu mesyuarat yang lama iaitu sebulan 2 kali

Adakan mesyuarat 4 kali sebulan iaitu setiap minggu pada hari Jumaat

3. Transport Surat dihantar secara pos Pemberitahuan melalui telepon

4. Over-processing Surat ditaip oleh PT diakhir mesyuarat J.Kuasa Lesen

Menyediakan format kelulusan secara seragam

5. Inventory Tiada Tiada

6. Motion Tiada Tiada

7. Defects Tiada Tiada

8. Others (Nyatakan) Tiada Tiada

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH KERIAN LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Documents

Transcript of PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH KERIAN LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN