PERHUBUNGAN MEDIA

SYED AGIL ALSAGOFF

Matlamat / Falsafah

• Mendorong berlakunya liputan berita sama ada media cetak atau elektronik

• Membekalkan berita dan maklumat yang diharapkan oleh media

• Menjalinkan hubungan berterusan dengan media

Elemen Perhubungan Media

• Kenyataan Akhbar

• Sidang Akhbar (Press Conference)

• Majlis bersama Media (option)

• Lawatan / Kunjungan Media (option)

Panduan Hubungan Media

• Jujur dan adil• Cepat, lengkap dan berkesan• Perkhidmatan terbaik• Tidak mengemis untuk dapat liputan• Tidak meminta media sembunyikan berita• Tidak membanjiri media dengan terlampau

banyak maklumat• Menyimpan direktori media terkini

Penyediaan Berita untuk Perhubungan Media

• Hantar satu kenyataan akhbar sahaja

• Menghantar kenyataan akhbar pada waktunya

• Membuat panggilan media susulan

• Memahami audiens

Panduan Pengurusan Sidang Akhbar

• Memilih dan membuat undangna kepada wartawan

• Menghubungi media melalui telefon sehari sebelum majlis

• Membuat catatan kehadiran untuk tujuan dokumentasi dan rujukan masa lain

• Memastikan tetamu undangan tidak menganggu/menonjolkan diri, jauh dari matlamat majlis

• Merancang sidang media secara terperinci agar ketertiban majlis dipelihara

• Memastikan kecukupan maklumat (Press Kit) dan cenderahati (option) kepada wartawan

• Mengadakan sidang akhbar pada masa yang bersesuaian untuk membolehkan berita dicetak

• Memastikan kemudahan peralatan dalam sidang akhbar berfungsi

• Memaklumkan lebih awal sidang akhbar kepada wartawan

Apa yang perlu ada dalam Press Kit?

• Kenyataan Akhbar

• Teks Ucapan CEO / Pengarah berkaitan dengan majlis

• Teks ucapan tetamu merasmikan majlis

• Maklumat berkaitan dengan program

• Maklumat-maklumat tambahan daripada organisasi / penganjur (Bahan sokongan)

PENULISAN PR

• Menyampaikan maklumat terkini, lengkap kepada audiens

• Memastikan berita difahami dan diyakini• Melaporkan aktiviti-aktiviti organisasi yang

disebar kepada umum• Menimbulkan identiti korporat berterusan• Menjadikan penulisan rujukan yang berkesan• Memaklumkan berita-berita terkini, selari dengan

matlamat dan polisi organisasi

JENIS-JENIS PENERBITAN PR

Penerbitan Media ElektronikPenerbitan Video KorporatPenerbitan Video Promosi

Iklan TV/Radio/InternetPenerbitan Web

Penerbitan Media CetakLaporan Tahunan

Brosur Korporat/PromosiMakalah (Newsletter)

Surat Siaran (Press Release/Press Statement)Penerbitan Harian

Surat Siaran DalamanUcapan

Memo/PengumumanPameran

STRATEGI PERANCANGAN PENERBITAN PR

•Penganalisaan audien•Pemilihan media penerbitan berkesan•Jangka masa / tempoh Penerbitan•Kos Penerbitan•Maklum Balas dan Impak Penerbitan kepada Publik atau Audien

Strategi Pengurusan Penulisan PR

• Proses perancangan– Pernyataan isu– Analisa tajuk– Analisa audiens sasaran– Penentuan objektif penulisan– Penentuan saluran penulisan

• Proses penulisan– Struktur mesej– Penentuan pendekatan gaya– Pengurusan unsur teks dan visual

• Penggabungan elemen perubahan kognitif & tingkahlaku audiens– Penyebaran maklumat– Proses mentafsir dan analisis maklumat

PRESS RELEASE (KENYATAAN MEDIA)

What is a press release?A press release is pseudo-news story, written in third person, that seeks to demonstrate to an editor or reporter the newsworthiness of a particular person, event, service or product.How is a press release used? Press releases are often sent alone, by e-mail, fax or snail mail. They can also be part of a full press kit, or may be accompanied by a pitch letter.

Why Press Releases?

Press releases are used mainly for

1.Announcement launch of New Event ( like inaugurations, parties, prize events)

2. Business News and Corporate events (announcement of new product, new company members, latest technologies)

3. Social and Government News (from social and public organisations)

Important Points to Remember•Write the news for journalists and media NOT as articles, stories or stories. Such posts will be rejected by most media. •Keep it short (no more than one page of max 350 words) with 2 paragraphs atmost in the body of release. •Dont use hype or promotional language. •DO NOT WRITE PRESS RELEASE IN UPPER CASE (title especially) •Do not use hype, exclamation mark (!) or short forms in your release. •Ask yourself - "Is the news worthy? Does it attract people to read your news?".

Parts of Press Release

Title or Headline - The main title of the news. Excellent headlines easily attract attention of media persons. Start like<company> unveils New Business Solution...<company> introduces new product....<company> boosts<company> announces

Date & Place - contains the release date and originating city of the press release. Example Miami,FL - 22 Aug 2006

Introduction - Highlight the the importance of the news in this paragraph. Usually contains three or four lines.

Body - further explanation, statistics, background, or other details relevant to the news. Give also some quotes from spokespersons.

Boilerplate - generally a short "about" section, providing independent background on the issuing company, organization, or individual.

Contact Information - name, phone number, email address, mailing address, or other contact information for the PR or other media relations contact person. Do not write email here. Ending: ### indicates the end of press release, basically which refers to XXX meaning 30 used to denote end in telegraphic codes used in early years.

Kenyataan Akhbar yang diterima Media

• Berita yang membuat minat umum

• Mudah dibaca dan digunakan

• Dahulukan fakta penting

• Memberitahu perkara yang benar

• Memberi perkhidmatan

• Tidak mengeluarkan terlalu banyak kenyataan akhbar

Kenyataan Akhbar yang tidak diterima Media

• Tidak cukup maklumat

• Tidak ada tandatangan sumber yang sah

• Tidak sesuai dengan ruangan akhbar

• Maklumat meragukan

• Tarikh acara telah berlalu