INSPIRATOR MUDA

Jumat, 04 Mei 2012

TEKNIK PERSIDANGAN HMI

A.      Pendahuluan

Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja  sama

untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, di mana

senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan dan bawahan) disebut

organisasi. Karena itu, secara hirarkis organsasi merupakan wadah kegiatan

administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai

tujuan yang bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-

peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi

dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam

persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh

anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang

semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena

persidangan akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan

dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan

masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal

yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau

terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang

banyak.

B.       Teknik persidangan

a.    Pengertian Persidangan

Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas

masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah

kebijakan.

 

b.    Macam-Macam Sidang

Ditinjau dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan keputusan) Sidang,

Sebagai Berikut:

      Sidang Pleno

      Sidang Komisi

      Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari struktur (Jabatan) organisasi terbagi menjadi

beberapa macam antara sebagai berikut:

      Kongres / Muktamar / Munas / Mubes

      Musyawarah Daera (MUSDA)

      Konferensi

      Rapat Tahunan Anggota

      Rapat Kerja

      Rapat Presidium

c.         Syarat-Syarat / Unsur-Unsur Persidangan

         Tempat / Ruang sidang

         Waktu sidang

         Acara sidang

         Peserta sidang

         Perlengkapan sidang

         Tata tertib sidang

         Pimpinan dan sekretaris sidang

         Kesimpulan/ keputusan sidang

-            Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai,

agar sidang berjalan dengan lancer dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat

tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:

        Tempat yang representative (ruangannya luas)

        Ruangan harus bersih dan sehat

        Keamanan harus terjamin serta tersedia saran pengunjung lainnya.

-            Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi

pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang)

merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan

dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin,

sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti

lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain sebagainya.     

-            Perlengkapan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, yang harus diperhatikan adalah

beberapa perlengkapan yang sering dilakukan dalam persdiangan antara lain

sebagai berikut:

        Palu Sidang

        Kursi dan Meja Sidang

        Podium

        Pengeras Suara dan lain-lain

-            Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan

tata tertib yang mendukung terciptanyakelancaran tersebut. Dengan demikian

perlu disusun tata tertib yang menyangkut:

        Hak dan kewajiban peserta sidang

        Peraturan mengenai keputusan sidang

        Peraturan hak suara dalam persidangan

        Peraturan pemilihan pemimpin siding dan sebagainya

-            Pimpinan dan Sekretaris Sidang

Pimpinan sidang adalah salah seorang yang memimpin jalannya

persidangan, dan dipilih dari dan oleh pengurus serta anggota. Sehingga sukses

tidaknya sebuah persidangan tergantung dengan pimpinan sidang yang memimpin

persidangan. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh

pimpinan sidang, antara lain  sebagai berikut:

   Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah

   Menjelaskan masalah yang akan dibahas

   Memberikan kesempatan kepeda para peserta untuk  menyampaikan pendapat atau

gagasan serta menyalurkan aspirasinya

   Peka terhadap masalah yang  berkembang

   Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya

   Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta

mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan

Sedangkan sekretaris/notulen adalah seorang yang bertugas mencatat

semua hasil rekomendasi maupun keputusan yang dihasilkan dalam persidangan

dan segala hal yang menyangkut dalam persidangan seperti peninjauan kembali,

atau hal-hal lain yang urgen untuk dibahas dalam persidangan.    

Syarat-syarat pimpinan sidang

           Mempunyai sikap leadership

           Mempunyai pengetahuan yang cukup

           Bijaksana dan bertanggung jawab

           Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis 

Sikap Pimpinan Sidang

   Simpatik dan menarik

   Disiplin

   Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

   Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

   Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang

           Karena jabatan atau kedudukan

           Hasil rekomendasi dan keputusan pengurus harian/presidium

           Di pilih oleh peserta siding

-            Keputusan Sidang/Kesimpulan

Keputusan atau kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses

dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta

sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian

dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.  

d.             Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan

organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat.

Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan

sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi

(Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan.

Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip diatas, dalam siding dilakukan proses :

           Kualifikasi            : Saling menyatakan pendapat diantara peserta

           Interpretasi           : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan

           Motivikasi            : penggunaan alasan yang logis

           Integrasi   : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima

oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang  

e.     Move-Move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan

persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan siding, seperti:

a.         Schorsing (Penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu

b.         Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu

tertentu, untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam

persidangan. Kedua poin ini juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami

jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.

c.         Interuption (Memotong pembicaraan)    

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari

seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun.  Dalam

upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakekatnya meminta

kesempatan untuk berbicara. Ada empat istilah intrupsi yang sering berkembang

dalam setiap persidangan, yaitu:

a.         Interruption poin of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini

digunakan oleh peserta sidang manakala yang di intrupsi, baik peserta atau

pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari

masalah yang dibicarakan.

b.         Interruption poin of information (meminta atau memberikan penjelasan),

Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau

pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap

dari apa yang telah disampaikan.

c.         Interruption poin of clarification (minta diperjelas), hal ini dilakukan untuk

memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam

dalam persidangan.

d.        Interruption poin of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).

               

f.     Prosedur Dan Contoh Dalam Pengetukan Palu

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk

kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada

penggunaan / ketukannya pula mempunyai etika sendiri, apabila salah

menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-

ketegangan diantara audien yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan

palu sidang adalah sebagai berikut:

  Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

1.    Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

2.    Mengesahkan keputusan poin per-poin

3.    Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidak gaduh

4.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15

menit

5.    Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

  Menerima dan Menyerahkan Pimpinan Sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… palu sidang saya

terima, ketuk palu 1x (tok,,,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan

mengucapkan lafadz Alhamdllah………… palu sidang saya serahkan kepada

pimpinan siding/presidium sidang yang lain, ketuk palu 1x (tok,,,,).

  Mengesahkan keputusan poin per-poin

Apakah sepakat / setuju didalam forum sidang ini tidak boleh

merokok. Apabila peserta menyatakan sepakat / setuju maka ketuk palu 1x

(tok…..).

  Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor /

Schorsing saya buka selama 1x15 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu

1x (tok,,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya

tutup , ketuk palu 1x (tok,,,,).

  Dua kali (2x) atau Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :

1.    Membuka/menutup sidang atau acara sidang

2.    Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan

3.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau

2x30 menit.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

   Membuka/Menutup Sidang atau acara sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang / acara pada

hari, tanggal, dan Tema saya nyatakan resmi dibuka, ketuk palu 3x (tok, tok,

tok,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz

Alhamdllah………… sidang / acara………, resmi saya nyatakan ditutup. Ketuk

palu 3x (tok, tok, tok,,,,).

   Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau

2x30 menit.

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor /

Schorsing saya buka selama 2x15 atau 2x30 menit dari pukul…… s/d pukul…..

ketuk palu 2x (tok,tok,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah…………

Schorsing saya tutup , ketuk palu 2x (tok,tok,,,)

TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI PRAKTIS

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti

membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan

berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada

akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah

persidangan.

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna

membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang

dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan

mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan

atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang

setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan

berlangsung.

Jenis Persidangan

Sidang Pleno

o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

Permusyawaratan

o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang

berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Paripurna

o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

Permusyawaratan

o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan

yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Komisi

o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang

ditentukan oleh Sidang Pleno

o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang

Sekretaris Sidang Komisi

o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi

dalam Komisi tersebut

o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari

Komisi yang bersangkutan

Aturan Umum Sebuah Persidangan

Peserta

o Peserta Penuh

Hak peserta penuh :

  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan

usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta penuh :

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

o Peserta Peninjau

Hak Peninjau :

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan

pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan

baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

Presidium Sidang

o Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan

melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

o Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur

jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

o Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata

tertib persidangan

Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

1 kali ketukan

o Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin

(keputusan sementara).

o Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

o Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya

tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta

sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

o Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang

dianggap keliru.

2 kali ketukan

o Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang

cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying,

sembahyang,makan.

o Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

o Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan

perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan

o Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan

dibuka. ” tok…….tok…….tok

Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya

nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya”

tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan”

tok…….tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Syarat-syarat Presidium Sidang :

Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Quorum dan Pengambilan Keputusan

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-

kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga

ditentukan melalui konsensus)

Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika

tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang

hadir di persidangan

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara

seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara

ulang

Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena

adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain.

o Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk

meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan

dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah

melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan

interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada

pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.

o Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi

yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk

pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau

data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi

kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh

terhadap jalannya persidangan).

o Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka

meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar

tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan

tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.

o Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan

suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru

oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

o Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila

pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok

masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara

setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan

mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan

wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan

Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat

persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai

universal dimasyaraka