PK-KKTM-10 Pengurusan Latihan Staf

PK-KKTM/10 PENGURUSAN LATIHAN

STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

1.0 TUJUAN

Menerangkan proses pengurusan latihan staf bagi memastikan setiap staf diberi

latihan/kursus bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam

menjalankan tugas masing-masing.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi tujuan mengenalpasti kompetensi, penganjuran latihan

dan pemilihan staf untuk mengikuti latihan serta penilaian terhadap keberkesanan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti 4.2.4 Kawalan Rekod

3.2 Manual Kualiti 6.2.1 Am Sumber Manusia

3.4 Manual Kualiti 6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

3.5 Peraturan-peraturan perkhidmatan yang berkaitan

4.0 SINGKATAN

4.1 PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Pengkeranian dan Operasi)

4.2 TP (HEA) - Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Akademik)

4.3 TP (KPHP) - Timbalan Pengarah (Khidmat Pengurusan & Hal

Ehwal Pelajar)

4.4

4.5

KP

KJ

-

-

Ketua Program

Ketua Jabatan

4.6

4.7

4.8

BPP

JLS

PDP

-

-

-

Buku Pendua Perkhidmatan

Jawatankuasa Latihan Staf

Pengajaran dan Pembelajaran

5.0 DEFINISI

5.1 KP/KJ - Ketua Program/Ketua Jabatan merupakan individu yang

dilantik sebagai ketua yang bertanggungjawab untuk

mengurus sesuatu program/jabatan.


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


MULA

Kenalpasti keperluan kursus / latihan

6.1 CARTA ALIRAN PROSES

A. Latihan Anjuran Dalaman

JLS Sediakan kertas kerja

Hantar kertas kerja untuk penilaian PP

Serah kertas kerja kepada PT

Sediakan keperluan latihan

Latihan berjalan mengikut ketetapan

Edar borang penilaian kursus olehpeserta

Kumpul borang penilaian kursus untukpenilaian oleh JLS

JLS buat penilaian kursus

Rekod maklumat kursus dalam BPPpeserta

KP/KJ buat penilaian keberkesanandan dibentangkan dalam mesyuarat

PDP/ Pentadbiran


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


MULA

Terima iklan kursus / latihan

B. Latihan Anjuran Luaran

Failkan

Semak keperluan latihan

Mendapatkan nama peserta kursus

Menghantar senarai nama calon

Edar surat tawaran kursus

Peserta hadir kursus

Rekod maklumat peserta dalam BPP


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.0 PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Pengarah / TP (HEA) / TP

(KPHP)

TP (HEA) / TP (KPHP) /

KP / KJ

TP (HEA) / TP (KPHP) / JLS

Pengarah


Perancangan Latihan

1. Mengenalpasti keperluan latihan untuk staf apabila terdapat

:-

a) Perlantikan staf baru.

b) Keperluan organisasi atau perubahan teknologi.

c) Cadangan latihan dalam Laporan Penilaian Prestasi

Tahunan staf.

d) Permohonan staf untuk latihan.

Pengurusan Latihan

A. Anjuran Dalaman

1. Mengarahkan JLS membuat kertas kerja dan menyemak

baki peruntukan kewangan.

2. Menyediakan kertas kerja untuk semakan TP (HEA)/ TP

(KPHP)

3. Menghantar kertas kerja untuk kelulusan Pengarah. 4. Menilai keperluan latihan yang dicadangkan berdasarkan

kewangan yang sedia ada.

5. Memaklumkan status kertas kerja.

6. Jika gagal pemohon akan batalkan latihan tersebut.


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0




Peserta

PT (P/O)


PT (P/O)

7. Jika lulus, serahkan satu salinan kertas kerja tersebut

kepada PT(P/O) untuk tujuan rekod.

8. Menyediakan keperluan latihan seperti penyediaan

makanan, tentatif latihan, alat tulis, sijil, lantikan dan

jawapan dari perunding dan sebagainya.

9. Peserta mengikuti latihan seperti yang telah ditetapkan dan

kehadiran diambil.

10. Mengedarkan Borang Penilaian Latihan dan Borang

Keberkesanan Latihan kepada peserta diakhir sesi latihan.

11. Kembalikan Borang Penilaian Latihan kepada TP (HEA) / TP

(KPHP) / JLS manakala Borang Penilaian Keberkesanan

diserahkan kepada KJ /KP masing-masing untuk dinilai.

12. Merekodkan maklumat latihan yang telah diikuti oleh peserta

(surat arahan/sijil latihan) dalam BPP.

13. Buat penilaian keberkesanan latihan berdasarkan :

a) Borang Penilaian Latihan yang telah diisi oleh peserta

untuk dilaporkan dalam Mesyuarat Pengajaran dan

Pembelajaran. (jika perlu)

b) Borang penilaian keberkesanan latihan oleh KJ / KP.

14. Failkan rekod-rekod latihan.


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



Pengarah / TP (HEA) / TP

(KPHP)

PT (P/O)

Peserta

PT (P/O)

B. Anjuran Luaran

1. Menerima tawaran latihan dari pengendali latihan luar.

2. Menyemak dan meneliti latihan yang ditawarkan untuk

menentukan keperluan latihan berdasarkan kompetensi

yang tetapkan.

3. Kenalpasti calon-calon peserta latihan.

4. Menghantar senarai nama yang telah dikenalpasti kepada

pengendali latihan luar.

5. Edarkan surat tawaran dan dokumen berkaitan latihan

kepada peserta.

6. Maklumkan persetujuan awal penerimaan tawaran kepada

pengendali latihan luar. Jika borang latihan perlu diisi,

peserta perlu mengisi dan menghantar terus kepada Institusi

pengendali latihan luar.

7. Merekodkan maklumat latihan yang telah diikuti oleh

peserta (surat arahan/sijil latihan) dalam BPP.


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.0 REKOD KUALITI

TANDA PENGENALAN

TANGGUNGJAWAB PENYIMPANAN TEMPOH

PENYIMPANAN PERLINDUNGAN PELUPUSAN

Borang Tugas Rasmi

Borang Penilaian Kursus

Penilaian Keberkesanan Latihan Terhadap Staf

Buku Pendua Perkhidmatan

PT (P/O)

Jawatankuasa Latihan

KJ / KP

PT (P/O)

Bilik PT(P/O)

Bilik Dokumen

Bilik KJ / KP

Bilik PT (P/O)

1 Tahun

1 Tahun

1 Tahun

Sepanjang perkhidmatan

Kabinet

Kabinet

Kabinet

Kabinet

Jadual Pelupusan

Rekod Urusan

Am Arkib Negara

Malaysia 2012


STAF

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


9.0 REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

No BPD Tarikh Butir-butir Pindaan Catatan

PK-KKTM-10 Pengurusan Latihan Staf

Documents

Transcript of PK-KKTM-10 Pengurusan Latihan Staf