PENTADBIRAN AGENSI-AGENSI SUKAN KEBANGSAAN DAN ANTARABANGSA

DISEDIAKAN OLEH:NOR IZZATI BT JOHARI

SITI NORAZIRAH BT YA’ACOBAZLIYANA BT RAZAK

PERLEMBAGAAN ORGANISASI BADAN-BADAN SUKAN KEBANGSAAN

Di dalam Akta Pembangunan Sukan 1997, (Akta 576) JADUAL KEDUA (Seksyen 19), iaitu Perlembagaan Dan Kaedah-Kaedah Badan Sukan Yang Bertindak Sebagai Badan Pengelola Atau Perwakilan Bagi Sukannya Di Peringkat Kebangsaan.

Perkara-perkara yang berikut hendaklah diperuntukkan dalam perlembagaan atau kaedah-kaedah:

1. Badan sukan hendaklah mempunyai tujuan dan matlamat yang berikut: (a) untuk menggalakkan dan membangunkan sukannya;(b) untuk mengekalkan hubungan baik dan kedudukan baik dengan badan pengelola dan pengawal seliaan antarabangsa.

(c) untuk memastikan bahawa perlembagaan dan kaedah- kaedahnya dipatuhi dan diikuti oleh semua anggotanya.

(d) untuk mengawal dan menjalankan bidang kuasa ke atas semua aktiviti berhubungan dengan sukannya di Malaysia dan oleh wakil Malaysia di luar negara.

2. Aktivitinya dijalankan tanpa ada diskriminasi tentang jantina, ras, warna kulit, agama, asal usul, bahasa, kecenderungan politik atau apa-apa pandangan lain yang dipegang oleh anggotanya.

3. Prosedur pemilihan adalah terbuka dan adil. 4. Akaun teraudit sepenuhnya ,laporan segala

aktiviti, penggunaan dan perbelanjaan wang yang sebelumnya dikemukakan kepada Pesuruhjaya berserta dengan apa-apa yang dikehendaki oleh Pesuruhjaya.

PROSESE PENTADBIRAN ORGANISASI SUKAN

1. PENGENALAN seseorang pentadbir perlu menjalankan

tugas mengikut proses-proses asas.2. PERANCANGAN perancangan adalah penentuan terdahulu. Perancangan melibatkan tiga perkara; 1) Menentkan apa yang patut 2) Menentukan bagaimana ia patut

dilakukan 3) Menentukan siapa yang akan

melakukannya.

proses perencangan berkesan melibatkan lima perkara yang berterusan;

1) Menentukan objektif-objektif keseluruhan. 2) Menentukan objektif khusus. 3) Mengenalpastikan strategi atau tindakan

khusus untuk mencapai objektif. 4) Menentukan piawai prestasi khusus untuk

pencapaian objektif. 5) Menilai kemampuan.

3. PENGELOLAAN satu proses yang melibatkan dua atau lebih

manusia mengembleng tenaga dan sumber untuk mencapai tujuan yang tertentu.

- empat prinsip pengelolaan yang dinyatakan oleh Leith (1990);

1) pembahagian tugas dan delegasi tanggungjawab.

2) mengekalkan hierarki autoriti. 3) menetapkan panduan tingkah laku. 4) membuat keputusan berdasarkan keupayaan

dan bukan personaliti.

4. PENGARAHAN-mengikut Frost & Marshall (1997), pengarahan merupakan suatu proses yang menyebabkan sesuatu tindakan itu berlaku.

- Proses itu melibatkan pemberian tunjuk ajar atau bimbingan, mempengaruhi orang lain atau membuat keputusan dan memberi arahan.

5. HAL KAKITANGAN -Tugas ini biasanya meliputi pemilihan kakitangan

untuk tugas yang sesuai bagi menjayakan sesuatu aktiviti organisasi.

-Tugas pentadbir adalah meliputi; 1) menentukan bilangan staf yang diperlukan. 2) mengetahui keupayaan dan kebolehan staf. 3)memastikan cara interaksi di antara staf.- Pentadbiran kakitangan melibatkan dua aspek

utama iaitu kemanusiaan dan teknikal ( Voltmeter, Esslimger, McCue & Tillman, 1979).

6. MENYELARAS ATAU KOORDINASI -Tugas pentadbir ialah utk menyelaraskan

program atau unit pentadbiran serta memastikan operasi berjalan mengikut perancangan yang telah ditetapkan.

-menggalakkan komunikasi yang baik antara individu dalam setiap jabatan.

- Untuk memastikan koordinasi yang baik, pentadbir perli mengikut prosedur yang betul;

1) Menggalakkan komunikasi secara formal.2) Mewejudkan peraturan-peraturan yang diterima umum.3) Mengadakan siten komunikasi formal.4) Menanam matlamat dominan dalam sanubari kakitangan.5) Buat pemerhatian rapat.6) Mengumumkan garis autiriti, tanggungjaeab, tugas dan

pertalian unit.7) Aktiviti yang sama ditugaskan kepada unit pentadbiran

yang sama.8) Mempiawaikan perlakuan.9) Mengharmonikan program dan polisi.10) Arahan patut lengkap dan jelas.11) Memupuk semangat berpasukan.12) Berkomunikasi terus dengan kakitangan.13) Pentadbir mesti merupakan seorang yang sudi mendengar

pandangan kakitangan.14) Pertemuan sosial tidak formal patut digalakkan.

7. LAPORAN - Adalah kaedah yang sestematik untuk menilai

kemampuan kakitangan. - Boleh dilakukan setiap minggu atau setiap bulan

mengikut projek tertentu.8. BELANJAWAN - Belanjawan adalah aspek penting dalam

pentadbiran yang tidak boleh diabaikan. - Mengikut Frost (1977), pentadbiran kewangan

melibatkan empat langkah ; 1) mengumpul data atau maklumat. 2) menyediakan belanjawan. 3) mempersembahkan belanjawan. 4) membelanjakan peruntukan.

9. PENILAIAN ATAU KAWALAN - Dijalankan untuk mengetahui sama ada

organisasi itu berjaya atau sebaliknya. - Tugas pentadbir – menilai perancangan secara

keseluruhan utk menentukan pencapaian objektif. - menilai sejauh manakah sumber-sumber

digunakan secara maksimum

PENGENDALIAN MESYUARAT

MESYUARAT: Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan

komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.

Tujuan mesyuarat: untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat. menyelesaikan masalah berbangkit. membuat keputusan. memberikan maklumat dan mendapatkan

maklumat daripada pelbagai pihak.

Agenda Mesyuarat Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Laporan bendahari Laporan setiausaha Agenda mesyuarat Hal-hal lain Menetapkan tarikh mesyuarat yang akan datang Penangguhan mesyuarat

PERMULAAN: Agenda dan minit mesyuarat lepas diedarkan

kepada ahli yang tidak bawa. Selepas dipastikan korum mencukupi, pengerusi

mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan rasmi.

PERKARA BERBANGKIT:Mesyuarat meneliti perkara-perkara yg

tercetak dalam minit mesyuarat satu persatu.

Ahli boleh membangkitkan soalan dan dijawab setiausaha/orang berkenaan.

Hanya dibenarkan meminta maklumat.Seterusnya, barulah presiden beralih

kepada perkara lain yang disusun untuk dibincangkan.

PENGESAHAN: Bagi setiap pembetulan, presiden mesti

menurunkan tangdatangan ringkasnya. Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya

sokongan minit itu disahkan sebagai betul. Setelah disahkan, presiden menandatangani minit

mesyuarat dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

MENAMATKAN MESYUARAT: Masa yang sesuai mesyuarat ditutup terpulang

kepada presiden.

Sebelum menutup mesyuarat, presiden

mengucapkan terima kasih kepada ahli.

Apabila segala telah selesai, presiden menjemput

seorang pencadang dan penyokong untuk mesyuarat

ditamatkan.

Tarikh mesyuarat yang akan datang ditetapkan

terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan.

AGENSI-AGENSI SUKAN DI MALAYSIA

MAJLIS OLIMPIK MALAYSIA (MOM) Ditubuhkan pada tahun 1953.Tanggungjawab MOM: Menghantar atlit ke luar negara. Menentukan kriteria-kriteria kelayakan bagi

sukan individu dan sukan berpasukan untuk menyertai pertandingan antarabangsa.

Objektif MOM: Menggalakkan dan memajukan sukan amatur

di Malaysia. Mengelola Sukan Olimpik, Sukan Daerah atau

Sukan antara Daerah di samping menaja pasukan-pasukan yang mewakili Malaysia untuk mengambil bahagian dalam sukan.

Struktur Pentadbiran MOM:1) Presiden – seorang2) Timbalan Presiden – seorng3) Naib Presiden – 4 orang4) Setiausaha Kehormat – seorang 5) Penolong Setiausaha Kehormat – seorang 6) Bendahari – seorang 7) Penolong Bendahari Kehormat – seorang

Tugas Pegawai Bertugas:1) Presiden bertanggungjawab menghadiri semua mesyuarat

MOM termasuk Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan mengawal disiplin, mengesah pengundian, minit mesyuarat dan menandatangani.

2) Timbalan dan Naib Presiden ambil alih tugas Presiden semasa ketiadaannya.3) Setiausaha Kehormat pengurusan perniagaan MOM ikut undang-

undang dan mengemukakan arahan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa. membuat surat-menyurat dan kertas kerja.

4) Penolong Setiusaha Kehormat membantu menjalankan tugas Setiausaha

Kehormat.5) Bendahari kehormat pengurusan kewangan dan kemasukan akaun

dan pembetulannya. menyediakan Penyata Terima Bayaran dan Kunci

Kira-kira untuk diauditkan pd setiap akhir tahun.6) Penolong BendahariKehormat menjalankan tugas sperti di atas dan ambil alih

tugas Bendahari Kehormat jika beliau tidak hadir.

KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN (KBS)

Wujud pada tahun 1964 sebagai Kementerian Kebudayaan, Belia dan Sukan (KKBS).

Peranan KBS: Menguruskan kegiatan sukan berprestij tinggi

dengan sukan rekreasi.

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN

SUKAN

1) Cawan

gan Penggalakan

2) Cawan

gan Perkhidmatan

3) Cawan

gan Penyelidikan

4) Pusat Sukan

Bidang tugas:1) Cawangan Penggalakan mengadakan program latihan kepimpinan

penggerak sukan, rekreasi dan kecergasan. memperkenalkan konsep idea ‘Malaysia Cergas’

sebagai amalan hidup yang aktif dan sihat. mengorientasikan nilai dan sikap kesukanan bagi

membantu menyelesaikan masalah sosial. 2) Cawangan Perkhidmatan merancang pembangunan kemudahan dan

membekal peralatan sukan untuk penyertaan yang lebih luas.

mewujudkan perhubungan berkesan dengan pertubuhan sukan, rekreasi dan kecergasan di dalam dan di luar negara.

3) Cawangan Penyelidikan menguruskan latihan dan kerjaya pegawai atau

kakitangan. membuat kajian dan dokumentasi dalam aspek

kemajuan sukan, rekreasi dan kecergasan.4) Pusat Sukan menyediakan khidmat kepakaran dalam

pembelajaran dan latihan sukan, rekreasi dan kecergasan.

menggalakkan penyertaan ramai daripada berbilang kaum melalui penyediaan kemudahan sukan, rekreasi dan kecergasan.

MAJLIS SUKAN NEGARA MALAYSIA (MSN) Ditubuhkan pada 27 Februari 1972 di bawah

Akta Majlis Sukan Negara Malaysia 1971.Tugas MSN: Memberi nasihat kepada menteri tentang

perkara-perkara berhubung dengan sukan. Menyelaras kegiatan sukan yang diselaraskan

oleh pihak kerajaan dan bukan kerajaan. Membuat syor kepada kerajaan mengenai

cara dan dasar untuk memajukan sukan dan melaksanakannya jika diluluskan.

Menggalakkan penyertaan dalam sukan di dalam dan luar negara.

Carta Organisasi MSN

PENGERUSI

KETUA PENGARAH

PENTADBIRAN DAN

KEWANGAN

PERSEDIAAN ANTARABANGSA

(LATIHAN)

PEMBANGUNAN

INSTITUT SUKAN

NEGARA

UNIT PERSEDIAAN

ATLIT KOMANWEL

(UPAK)

MAJLIS SUKAN SEKOLAH MALAYSIA (MSSM) Ditubuhkan pada bulan Februari 1958 . Diberi nama Majlis Sukan Sekolah-sekolah

Perseketuan Malaya. Tahun 1968 telah diambil alih oleh Kementerian

Pelajaran dan bertukar kepada MSSM.

Tujuan MSSM: Menggalakkan, memajukan, memelihara dan

mengatur aktiviti sukan dalam semua Majlis Sukan Sekolah-sekolah Negeri di Malaysia.

Mengelola dan menjalankan semua aktiviti permainan dan sukan Majlis Sukan Sekolah-sekolah antara negeri dan diperingkat antarabangsa.

Mengelola dan menjalankan kursus-kursus bagi jurulatih sekolah dan latihan pusat bagi para atlit sekolah di peringkat kebangsaan.

Menyelaraskan segala peraturan dan undang-undang pertandingan permainan dan sukan di peringkat sekolah, negeri dan kebangsaan.

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN BELANJAWAN

Melibatkan 3 langkah :

1. Pelan strategik belanjawan : pihak pengurusan atas menentukan tujuan dan objektif organisasi dan memperuntukkan wang yang dirancang.

2. Tanggungjawab belanjawan :mengesahkan peruntukan digunakan dengan sah dan cekap.

3. Rancangan teknikal dan mekanikal: mengadakan sistem perakaunan dan keselamatan, struktur kewangan dan proses belanjawan.

PERAKAUNAN

Terbahagi kepada 2 :

1. Perakaunan statik : meliputi rekod angka kedatangan kakitangan, inventori alat dan barang-barang.

2. Perakaunan kewangan : melibatkan rekod penggunaan peruntukan dalam organisasi.

• Objektif:-• Memberi maklumat bagi membuat keputusan berkenaan pengurusan sumber yang terhad.

• Mengarah dan mengawal secara berkesan sumber kemanusiaan dan barangan.

• Mengurus dan melapor tentang penjagaan sumber.

PERAKAUNAN KOS Dikenali sebagai ‘keberkesanan kos’/ ‘analisa

keuntungan kos’. Tujuan :

menilai keuntungan perkhidmatan yang diterima dalam unit yang boleh ukur.

Menolong pentadbir organisasi menumpu perhatian ke atas penggunaan peruntukkan dengan cara yang paling cekap.

Dilakukan dengan membandingkan kos-kos program

BELANJAWAN Ialah pelan kewangan yang digunakan sebagai

alat kawalan untuk operasi. Ia menganggarkan kos masa depan dan merupakan pelan sistematik untuk penggunaan sumber manusia, bahan mentah ataupun sumber lain. (Kohler, 1961 ; Steddry, 1960).

Ia dibentuk untuk memberi maklumat kepada pembuat keputusan dan menunjukkan keputusan-keputusan yang telah dibuat (Freeman, Shoulder & Lynn, 1988).

PROSES BELANJAWAN meliputi perancangan untuk memenuhi keperluan

programpendidikan jasmani dan sukan, mengemaskinikan rekod dan mengawal sistem kira-kira

Mengikut Frost(1977): Mengumpul data ataupun maklumat Menyediakan belanjawan Mempersembahkan belanjawan Membelanjakan peruntukan

KELEBIHAN MENYEDIAKAN BELANJAWAN

Merupakan cara objektif untuk menganalisis program pendidikan jasmani dan sukan.

Diguna untuk mempersembahkan keperluan kewangan dan untuk meminta sokongan dari pihak atasan.

Pentadbir dapat menghapuskan aktiviti yang tidak boleh dibiayai lagi dan mengembang pelan jangka panjang

Membenarkan pengukuran dan pengesahan kemajuan program dan membuat analisa.

Membenarkan pemindahan sumber-sumber mengikut keutamaan

PRINSIP BELANJAWAN Bersikap konservatif kerana menggunakan

wang orang ramai. Berdasarkan perbelanjaan dan pendapatan

dari belanjawan sekurang-kurang tiga tahun yang lepas.

Tumpukan perhatian kepada faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perbelanjaan dan pendapatan.

Rancangan seharusnya mengambil kira 10% peristiwa yang berlaku di luar jangkaan.

Melibatkan semua individu secara langsung dalam proses perancangan.

Dipersetujui pihak atasan.Mengumumkan belanjawan kepada pihak pengguna yang terlibat

JENIS BELANJAWAN

1. BELANJAWAN

LIPUTAN MASA

2. BELANJAWAN SEMASA

(OPERASIONAL)

3. BELANJAWA

N HARTA4.

PENDAPATAN (REVENUE)

5. BELANJAWAN ITEM-BARIS

6. BELANJAWAN PRESTASI DAN

PROGRAM

BELANJAWAN BARIS

Menyenaraikan barang-barang untuk dibeli, perkhidmatan dan gaji yang perlu dibayar.

Kelemahan:

Menerima keputusan lepas tanpa memeriksa dengan teliti dan menggunakan kriteria politik untuk mendapat sokongan kewangan bagi program baru.

Tidak menjalankan analisa kos-faedah.

RINGKASAN BELANJAWAN ITEM-BARIS

No. akaun

Tajuk akaun 1992Sebenar

1993Sebenar

1994Unjuran

13-100 Jabatan Pendidikan Jasmani

01 Gaji 145 000 148 000 155 000

02 Telefon 700 750 800

03 Pos 1000 1100 1200

04 Percetakan 900 1000 1100

05 Alat tulis 800 850 900

06 Pengangkutan 5800 6000 6200

07 Tuntutan elaun (makan/harian/penginapan)

2000 2200 2400

08 Latihan kemajuan staf 2000 23 000 26 000

BELANJAWAN PROGRAM/PRESTASI Sistem yang baru dan lebih diperlukan untuk

organisasi yang besar. Dua contoh ialah:

Sistem PPBES(Planning, Programming, Budgeting and Evaluation System)

Sistem BZB(Zero-base)

SISTEM PPBES

Sistem ini tiga proses iaitu proses perancangan, memprogram dan membuat belanjawan.

Boleh dirancang lebih dari satu tahun dan belanjawan boleh dibanding dengan yang lama untuk menentukan cara yang paling cekap menggunakan peruntukan.

5 LANGKAH SISTEM PPBES:

1. Membentuk pelan jangka panjang. Menentukan objektif dan kriteria pengukuran.

Untuk menjelaskan kepada pihak atasan dan mengingatkan diri sendiri tentang apa yang perlu dicapai.Menggaris kaedah pengukuran tahap perkhidmatan dan kaedah untuk penentuan penyelesaian program.Mengenal pasti program-program yang sama atau yang mempunyai objektif yang berkaitan.

2. Menentukan program spesifik. Menentukan bentuk program dan mempertimbangkan alternatif.

Program yang ditentu mesti berdasarkan kos dan keberkesanannya.Objektif program adalah untuk merancang satu strategi yang boleh bergerak baik di samping membuat pilihan alternatif.

3. Anggaran belanjawan untuk program dan peruntukan sumber.

Masa, tempoh dan kos merupakan perkara yang ditimbulkan.Sumber yang diperlukan dan punca sumber dipersoalkan.Program jenis ini selalu mengambil masa lebih dari setahun dan belanjawan yang dirancang adalah dianggarkan selama 3 hingga 5 tahun.

4.Pelaksanaan program.Pemberatan peruntukan diberi mengikut kepentingan perkara yang terlibat.Prioriti pelaksanaan program ialah mencapai objektif organisasi.tindakan susulan diambil untuk mengatasi masalah yang timbul atau memberhentikan program tersebut jika terpaksa.

5. Penilaian pencapaian. Mengkaji keberkesanan organisasi menggunakan sumber yang disediakan untuk memenuhi pelan ataupun objektif yang ditetapkan

SISTEM PPBES

Kelebihan: Menggabungkan perancangan dan anggaran

belanjawan. Proses perancangan adalah berterusan Maklumat berkenaan jumlah kos sistem adalah

berorientasikan output atau program. Analisa kos-faedah secara formal dijalankan. Memberi penekanan terhadap menganalisa program

alternatif dan kaedah alternatif bagi pencapaian objektif organisasi.

Ia tidak menggunakan kriteria politik untuk mendapat peruntukan belanjawan.

Kelemahan: Sukar dalam keadaan tertentu untuk mengasingkan

matlamat eksplisit yang boleh diukur dan kemudian menilai alternatif yang mungkin untuk matlamat tersebut

Ahli politik tidak memisahkan program dengan matlamat

Masalah bayaran kemudahan untuk penggunaan dalaman sukar ditetapkan.

Fungsi lama yang telah lama wujud di dalam jabatan sukar untuk diubah.

BELANJAWAN ‘ZERO-BASE’ (BZB)

Belanjawan ini diasaskan pada tahun 1969 dan dicetak pada tahun 1973.

BZB ialah program jangka panjang. Ia memerlukan kakitangan yang bersedia untuk

menukar tabiat dan pemikiran Merupakan satu pendekatan revolusi untuk

menentukan prioriti program dan untuk mengurang ketidakcekapan.

BZB mula tanpa sebarang peruntukan. Ia memenuhi permintaan anggaran belanjawan, mengenal pasti dan menilai semua aktiviti dan menempatkannya mengikut kepentingan.

KELEBIHAN BZB Memaksa penentuan objektif, matlamat dan

prioriti program. Tidak membenarkan ketidakberkesanan

dikekalkan. Perkara yang tidak menghasilkan keputusan yang

diingini akan dibatalkan dan perkara baru dipilih untuk menggantikannya.

Proses in berulang.

KELEMAHAN BZB

Pembentukan anggaran belanjawan ini memakan masa yang lebih panjang terutamanya dalam organisasi besar.

PROSES PEMBENTUKAN BZB

1. Mengenal pasti unit pembuat keputusan.

• Unit pembuat keputusan merupakan kumpulan dalam organisasi yang mempunyai autoroti dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal sumber kewangan.Contoh: ketua unit dan penyelaras.

2. Menyediakan permintaan anggaran belanjawan unit.

Ia meliputi kos setiap peserta, bilangan peserta,kutipan masuk, keputusan pertandingan dan lain-lain.

Penjelasan yang lebih perinci diberi mengikut format tertentu:

Apakah yang diperlu Mengapa item berkenaan dicadangkan Objektif yang boleh dipenuhi Cadangan kos dan kebaikan permintaan itu Alternatif lain jika permintaan tidak dipersetujui

3. Menilai dan menyusun semua alternatif dalam pakej membuat keputusan.Pentadbir menyenaraikan

permintaan mengikut kategori dan seterusnya menyenaraikan butiran-butiran di dalam setiap kategori itu.

4. Menyediakan anggaran belanjawan tahunan. Selepas anggaran disusun mengikut kepentingan,

langkah seterusnya ialah untuk menyediakan satu anggaran belanjawan tahunan yang terperinci.

Sumber rujukan: Wee Eng Hoe, Organisasi dan Pentadbiran Sukan

dan Pendidikan Jasmani, Siri Pengajaran Sukan, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. 1994

http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN_MESYUARAT.pdf