1

Laporan Sesi Dialog Town Hall Meeting (Sesi 1) Tarikh : 8 September 2014 Tempat : Dewan Sultan Ismail, UTM Johor Bahru Masa : 10:15 – 13:00 Kumpulan sasaran: Staf akademik, Persatuan Kakitangan Akademik (PKA) UTM, alumni UTM dan wakil industri. Fasilitator: Tan Sri Prof. Dr. Zulkefli A. Hassan Prof. Emeritus Dato’ Ir. Dr. Zainai Mohamed

Prof. Dr. Awaluddin Shaharoun

Prof. Dr. Mohamad Hassan Osman

PM Dr. Mohd Arifin Abu Hassan

Gambaran awal sebelum sesi dialog:

Peserta dijemput untuk meneliti setiap Key Focus Areas melalui pameran poster yang telah diadakan

pada masa dan di tempat yang sama.

Bil Perkara Butiran Peserta

Makluman/Tindakan Task Force

(i) Perjumpaan telah dimaklumkan mengenai latar belakang penubuhan 7 Task Force dan inisiatif untuk 7 Key Focus Areas seperti yang dipaparkan di ruang pameran. Perjumpaan diadakan untuk tujuan perkara ini dimaklumkan kepada semua pihak-pihak berkepentingan dengan UTM.

Ketua Fasilitator

Soalan/Pandangan/Komen dari peserta

1. Bagaimana UTM dapat melaksanakan (operationalise) semua inisiatif berkenaan.

Apakah kaedah untuk membudayakan inisiatif yang dirangka di semua peringkat staf secara inklusif.

Prof. Rosdan. FAB

2. Dewan berminat menjadi partner kepada UTM sebagai road builder – berkongsi kepakaran dan pengalaman.

Mencadangkan supaya UTM dapat berkerjasama dalam pelbagai bidang yang berpotensi, contoh program R&D dengan staf , program pembangunan

Puan Noraini, Dewan Perniagaan & Perindustrian Wilayah Pembangunan Iskandar

2

entrepreneur bagi mahasiswa, mentor development project, dsb.

3. Mencadangkan supaya diwujudkan kaedah membudayakan pemberian endowmen dalam kalangan mahasiswa untuk tujuan kelestarian kewangan universiti (financial sustainability).

Boleh diadakan secara berkala dan berterusan agar pelajar boleh membuat sumbangan selepas mereka bekerja.

Dr. Nazri, FKE

4. Memberi pandangan supaya universiti mengkaji mengenai strategi, sasaran yang lebih spesifik dan clear cut dan seterusnya membuat keputusan yang tegas (bold decision) mengenai apa yang dirancang.

Mencadangkan agar niche area UTM dikenalpasti.

Mencadangkan agar budaya inclusiveness dihayati oleh warga UTM.

Persoalan utama: bagaimana inisiatif dapat diimplimentasikan oleh warga UTM.

Prof. Dr. Jasmy Yunus, Dekan FBME

5. Mencadangkan supaya dieratkan hubungan dengan alumni UTM untuk seterusnya menyumbang kepada pembangunan UTM.

Mencadangkan pangkalan data alumni yang lebih lengkap untuk tujuan-tujuan kerjasama.

Mencadangkan supaya kerjasama dengan industri diperatkan lagi melalui alumni UTM yang bekerja dalam pelbagai sektor.

Mencadangkan UTM melibatkan diri dalam pertubuhan di peringkat global contoh Global Invention Union, ASTAC (Asia Pacific Telecommunication), dll.

Prof. Madya Dr. Sevia Mahdaliza

6. Mencadangkan agar budaya kerja perlu dilihat semula, meliputi infrastruktur, pendidikan dan governance.

Membangkitkan isu mengenai kemudahan infrastuktur dari segi fizikal dan ICT yang tidak sempurna.

Dr. Nasir FKM

3

7. Mencadangkan supaya diadakan Analisis Jurang (Gap Analysis).

Mencadangkan membuat penanda aras (benchmarking) dengan universiti lain seperti UM.

Prof. Madya Dr. Yahya bin Md. Sam, UTMQRiM

8. Mencadangkan supaya diadakan kerjasama strategik dengan institusi terkemuka di luar negara sebagai strategi utama.

Prof. Rosdan

9. Mencadangkan supaya UTM mencari cara untuk menangani masalah “keterangkuman” (inclusiveness) staf dalam merangka pelan strategik serta melaksanakan inisiatif yang dirangka.

Mencadangkan agar DNA UTM dikaji semula: Apakah sebenarnya nilai murni yang terangkum dalam visi dan misi UTM?

Mencadangkankan agar nilai murni dilihat dari sudut berikut:

Konsep asas: Nurturing holistic academia in SnT and engineering for the universal prosperity and well being.

The true north: hukum Allah adalah dasar rahmatan al amin (ikhlas, ihsan, rahmah) untuk kesejahteraan dan kemakmuran sejagat.

Visi dan misi UTM: universal well-being - rahmatan al amin. Digabungjalin dalam program character building.

Konsep “holistic academia”menggantikan “new academia”.

Prof. Dr. Zainuddin Manan, Dekan FKK

10. Mencadangkan supaya dikaji cara untuk membuat keputusan yang inclusive dan berkesan. Dengan itu, mesyuarat-mesyuarat dapat dikurangkan dan jika adapun mesyuarat dapat dilaksanakan dengan berkesan.

Mencadangkan supaya sasaran yang lebih

Prof. Dr.Nordin Yusof, FKM

4

realistik diambil kira dengan jumlah bajet yang terhad.

11. Mencadangkan dan telah memberi taklimat supaya misi dan visi UTM dipinda. Nurturing holistic academia in SnT and engineering for the universal prosperity and well being.

Prof. Dr. Zainuddin Manan

12. Mencadangkan supaya UTM menggandakan usaha untuk mengkomersikan hasil-hasil penyelidikan serta berkerjasama dengan pihak Industri.

Mohd. Aiman, JCorp

(ii) Overview Tan Sri Dr. Zulkifli Hasan, Fasilitator

Bahawa:

kualiti dan prestasi tinggi perlu diberi perhatian oleh pihak UTM.

kepimpinan UTM sangat perlu memain peranan besar untuk membudayakan kecemerlangan.

tujuan perjumpaan ini adalah untuk mendapatkan maklum balas dan seterusnya membuat penjajaran kepada pelan strategik UTM. Dokumen perancangan strategik yang disediakan adalah perlu ditambah baik dari semasa ke semasa (living document) berdasarkan scenario semasa.

pelaksanaan pelan strategik sangat penting untuk diberi perhatian oleh semua pihak dan UTM perlu mempunyai pelaksanaan tindakan yang berkesan. Contoh motto dari syarikat korporat yang ringkas tetapi sangat berkesan dan bermakna seterusnya mudah dilaksanakan.

(ii) Bahawa:

strategic map tidak akan berubah tetapi yang berubah adalah strategi pelaksanaan.

perlu ada perjumpaan yang menyeluruh.

telah ada perbincangan mengenai struktur Research Alliances dan penjajaran antara

Prof. Dr. Awaluddin Shahroun, Fasilitator

5

pengajaran dan penyelidikan.

jika ada perkara-perkara penting yang terlepas pandang perkara berkenaan perlu dimaklumkan.

13. Memberi contoh berkaitan dengan inisiatif Universiti dalam menggabungkan fakulti/bahagian.

Prof. Dr. Jasmy Yunus, Dekan FBME

(iii) Kerjasama UTM dengan Dewan Perniagaan Wilayah Pembangunan Iskandar telah dijalinkan. Bagaimanapun, perlu diperkukuhkan untuk kepentingan bersama dalam konsep keterangkuman (inclusiveness).

Prof. Dr. Hassan Osman, Fasilitator

Memberi pandangan mengenai konsep graduate employability dan entrepreneuriability.

Menekankan bahawa pihaknya sangat terbuka untuk bekerjasama dengan UTM.

Puan Noraini, Dewan Perniagaan Wilayah Pembangunan Iskandar

14. Memberi pandangan bahawa graduan yang dihasilkan UTM akan terkebelakang dari segi pemikiran, dedikasi dan tanggungjawab serta komunikasi. Perlu ada usaha untuk memperbaiki keadaan itu. Bahawa syarikatnya telah melatih begitu ramai graduan UTM melalui latihan industri.

En. Zainuddin Amin, Alumni UTM, Class of 77

15. Mencadangkan supaya diberi perhatian mengenai e-lppt yang hanya memberi fokus utama kepada penyelidikan dan penerbitan tetapi tidak memberi pertimbangan yang wajar kepada perkara lain seperti sosial dan industri.

Dr. Mohsin, FKM

(iv) Memaklumkan bahawa sudah ada kerjasama dengan pihak industri serta program USR dan pihak UCTC adalah jabatan yang bertanggungjawab mengenai perkara itu.

Bahawa cabaran menyediakan infrastruktur yang menyeluruh adalah sangat besar kepada pihak UTM.

Prof. Dr. Azlan bin Ab. Rahman, Wakil Task Force

(v) Memberi contoh bahawa pengalamannya berurusan dengan UM bahawa penyelidik mereka sangat focus kepada penyelidikan.

Mencadangkan supaya bakat-bakat UTM yang berpotensi menjadi global player ditonjolkan.

Prof. Dr. Zulkifli Yusop, Wakil Task Force

6

(vi) Bersetuju bahawa perlu ada inisiatif untuk membudayakan endowmen.

Bersetuju supaya bold decision perlu dibuat bagaimanapun setelah kajian mendalam dilaksanakan.

Memaklumkan bahawa gap analysis telah dibuat melalui pendekatan SWOT sepertimana yang dipamerkan.

Bahawa perjumpaan ini adalah untuk tujuan inclusiveness.

Bahawa mesyuarat perlu diadakan untuk tujuan inclusiveness.

Bahawa hubungan erat dengan industry dan strategic map hanya boleh dilaksanakan dengan berkesan melalui inclusiveness.

Ketua Fasilitator

*Sesi dialog tamat pada jam 13:00

7

Laporan Sesi Dialog Town Hall Meeting (Sesi 2) Tarikh : 9 September 2014 Tempat : Dewan Sultan Ismail, UTM Johor Bahru Masa : 14:30 - 16:45

Kumpulan sasaran: Staf pengurusan, professional dan pelaksana (PPP), Persatuan staf (bukan akademik) Majlis PErwakilan Mahasiswa, PGSS. Fasilitator: Tan Sri Dr. Zulkefli A. Hassam

Dato Dr. Ir. Zainai Mohamad

Prof. Dr. Awaluddin Shaharoun

Prof. Dr. Mohamad Hassan Osman

PM Dr. Mohd Arifin Abu Hassan

Bil Perkara Butiran Peserta

Makluman/Tindakan

(i) Perjumpaan telah dimaklumkan mengenai latar belakang penubuhan 7 Task Force dan inisiatif untuk 7 Key Focus Areas seperti yang dipaparkan di ruang pameran.

Perjumpaan diadakan untuk tujuan perkara ini dimaklumkan kepada semua pihak-pihak berkepentingan dengan UTM.

Ketua Fasilitator

Soalan/Pandangan/Komen dari peserta

1. Mencadangkan supaya dikaji kaedah untuk merapatkan lagi hubungan kerja antara staf akademik dan staf PPP. Supaya kedua kumpulan staf dapat saling lebih melengkapi antara keduanya.

Cara untuk unlocking the assests; utk melakukan perubahan adakah sesuai dengan change management principles yang ada – cth. pertukaran staf/skop kerja staf – perlu diambil kira dengan lebih berkesan.

Adakah dalam perancangan untuk berkongsi antara dua pihak yang berlainan latar belakang.

Haji Zulkarnain Mohd. Shah, PHB

2. Apakah strategi UTM berkaitan dengan ratio staf akademik dan PPP iaitu 1: 1.

Roslan Ghani, HEMA

8

3. Memberi pandangan dan pertanyaan mengenai perubahan sasaran peratusan staf yang mempunyai Ph.D. menjelang 2020.

Sasaran universiti pada 2020: staf akademik PhD adalah 90% tetapi sebelum ini targetnya ialah 100% (Akademia Baru, 2012) – waran DS: 2016 – tidak ada petambahan untuk tahun ini; sebelum ini 2100 orang.

Bertanya mengenai sasaran sumber kewangan UTM iaitu 70 peratus kerajaan dan berbanding 30 peratus sumber dalaman UTM.

Pn. Hanifah Ahmad, Pejabat Pendaftar

Ketua Fasilitor memaklumkan bahawa sasaran dipinda berdasarkan keadaan semasa dan sama ada realistik. Staf perlu ada multi skill dan multi tool untuk membolehkan sasaran universiti dapat dicapai dan dibantu dengan kemudahan IT yang lebih sofistikated. UTM juga bercadang untuk mengambil staf pakar dari industri tanpa Ph.D. Tan Sri Zulkefli Hasan, memaklumkan bahawa apa yang dirancang ooeh UTM adalah merujuk kepada dokumen PSPTN. Memaklumkan bahawa KPT juga memperuntukkan 50 biasiswa kepada pegawai untuk melanjutkan pengajian di peringkat pasca siswazah. Memaklumkan kepentingan penyampaian perkhidmatan kepada hala tuju UTM

4. Mencadangkan supaya perlu ada perancangan untuk staf PPP diberi peluang yang lebih besar untuk melanjutkan pengajiandi peringkat sarjana dan Ph.D .

Perlu ada usaha untuk mengatasi

Pn. Norizan Salleh, HEK

9

generation gap.

5. Peranan kumpulan PPP gred 41 kebawah kepada hala tuju UTM seperti yang dirangka perlu diterangkan dengan jelas. Jika tidak kumpulan ini tidak mengetahui tentang hala tuju universiti.

Peranan diadakan program latihan untuk multi skill dan multi tool yang dicadangkan.

Untuk mengekalkan staf yang berbakat, perlu focus kepada kedua-dia kumpulan staf akedemik dan bukan akademik.

En. Abdul Razib Shahuddin, UTMQRiM

6. Memberi pertanyaan tentang bagaimana UTM mengambil peluang untuk memperkenalkan Iskandar Malaysia kepada pelajar, contoh, peluang pekerjaan di Iskandar Malaysia yang banyak.

-

En. Nasimin, Timbalan Bendahari

Ketua fasilitator Perlu lihat dari perspektif kedudukan UTM di Iskandar Malaysia. ASEAN community (2015)(600 juta penduduk ) – peluang lebih terbuka untuk ekonomi, labour force, dsb. Oleh itu sejauhmanakah staf dan pelajar UTM perlu didedahkan dengan informasi tentang peluang yang menanti.

7. Menawarkan peluang kerjasama antara UTM dan pihaknya.

Puan Noraini, Dewan Perniagaan Wilayah Pembangunan Iskandar

Ketua fasiliator memaklumkan bahawa UTM juga perlu memainkan peranan di peringkat Asia Tenggara dalam sektor pengajian tinggi.

8. UTM perlu mempunyai infrastruktur keselamatan yang lebih sofistikated dan dengan ini membantu mengurangkan staf keselamatan seterusnya peruntukan mengurus Universiti.

Mencadangkan supaya diadakan pusat

En. Halim Adam, Pengarah Keselamatan

10

latihan untuk staf keselamatan.

9. Membangkitkan mengenai kebajikan pelajar. Contoh Arked Kolej 9 dan 10 yang masih tidak beroperasi.

Membangkitkan mengenai sistem pengangkutan UTM yang tidak efisien.

Cycling track perlu disediakan untuk pelajar bagi mengurangkan penggunakan motor atau kereta dalam kalangan pelajar.

Wakil MPM

10. Membangkitkan mengenai dasar pertukaran staf selepas 5 tahun bertugas.

Mencadangkan latihan industri di peringkat antarabangsa kepada pelajar.

En. Faizal Jalal,HEK

11. Membangkitkan mengenai tahap kesediaan CICT berkaitan dengan inisiatif yang dirangka.

Wakil CICT Prof. Awaluddin Shahroun. Memaklumkan bahawa ICT merupakan key enabler untuk membolehkan segala inisiatif yang dirancang dapat dilaksanakan.

12. Membangkitkan bahawa UTM masih lagi dalam proses menjadi Learning Organization dan masih belum dibudayakan sepenuhnya.

Setiap PTJ perlu ada think thnk untuk sama-sama membantu membuat perancangan.

Prof. Dr. Samad Ismail, Pengarah Kanan UTMQRiM

*Sesi dialog tamat pada jam 16:45