Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen

7/23/2019 Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen

1/12

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

POKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN

TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281http://www.kmtk.matrik.edu.my

TAJUK PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

NOMBOR PROSEDUR PRO/KMTK/AM/KD- 02

TARIKH KUATKUASA 25 NOVEMBER 2012

NO. TERBITAN 01

DISEDIAKAN DISEMAK DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI WAKIL PENGURUSAN PENGURUSAN TERTINGGI

PROSEDUR AM
http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/http://www.kmtk.matrik.edu.my/


2/12

Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNomborProsedur

PRO/KMTK/AM/KD-02

No. Terbitan 01 Nombor

Pindaan00

Tarikh Kuatkuasa 25 NOVEMBER 2012

1.0 OBJEKTIF

Memastikan segala peraturan dan bidang tanggungjawab terhadap penerbitan,semakan, kuasa meluluskan, pengeluaran dan pindaan dokumen SistemPengurusan Kualiti dibuat secara sistematik.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Am, Prosedur Utama danDokumen sokongan

3.0 SINGKATAN / DEFINISI

3.13.23.33.43.53.63.73.83.9

3.103.113.123.13

3.14

3.15

3.16

3.17

3.18

PPTWPTWPKJPPPPPHEPKDKU

PTMPWPEKDokumen

Dokumen Lama

Dokumen Terkawal

Dokumen Luaran

Pindaan

Terbitan

---------

----

-

-

-

-

-

PengarahPengurusan TertinggiWakil PengurusanTimbalan Wakil PengurusanKetua JabatanPenolong Pengarah PeperiksaanPenolong Pengarah Hal Ehwal PelajarKetua DokumentasiKetua Unit

Pegawai Teknologi MaklumatPustakawanPegawai Eksekutif KananManual Kualiti, Prosedur Am dan ProsedurUtamaSalinan utama dokumen yang dibatalkan dandisimpan untuk rujukanDokumen yang dicap dengan perkataanDOKUMEN TERKAWALUndang-undang, Akta, Pekeliling, Peraturanyang diterima dari agensi atau jabatan luarSatu perubahan kecil di dalam sesuatu

bahagian dokumen yang tidak melibatkanpenerbitan semulaSatu perubahan besar pada bahagiandokumen


3/12


PRO/KMTK/AM/KD-02


Pindaan00


4.0 RUJUKAN

4.1 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4 - Sistem Pengurusan Kualiti4.2 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4.2.3 - Kawalan Dokumen

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 P5.2 WP5.3 TWP5.4 KJ5.5 KD

5.6 KU5.7 PTM5.8 PW5.9 PEK

6.0 CARTA ALIRAN

- Tiada -

7.0 PERINCIAN AKTIVITI

7.1 AM

Kawalan dokumen dilaksanakan bagi memastikan semua dokumen baruatau perubahan dalam sistem pengurusan kualiti ditentukan dengan betuldan didokumenkan. Pelaksanaan dirancang dan pindaannyadimaklumkan kepada semua pihak yang terlibat.

7.2 IDENTIFIKASI

Manual kualiti, prosedur am dan prosedur utama yang dikeluarkanmempunyai tajuk, nombor dokumen (tarikh dikeluarkan, nombor terbitanpindaan) dan disemak serta dilaksanakan oleh pihak yang diberi kuasa.

7.3 KELUARAN PERMULAAN

7.3.1 Anggota kerja dalam semua peringkat digalakkan untuk mengenalpasti keperluan dan cadangan untuk prosedur baru, arahan kerjadan sebarang dokumen tambahan.


4/12


PRO/KMTK/AM/KD-02


Pindaan00


7.3.2 Wakil Pengurusan akan mengenalpasti dan menetapkan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan, penyemakan danpengesahan dokumen seperti berikut :

Dokumen Penyediaan Penyemakan Pengesahan

Manual Kualiti KD WP PT

ProsedurUtama

KD TWP WP

Prosedur Am KD WP PT

7.3.3 Bagi terbitan pertama, keseluruhan dokumen akan disemak untuk

memenuhi keperluan dan sesuai dengan dasar, objektif sertaberupaya menjamin kualiti perkhidmatan di samping mencegahkesilapan.

7.3.4 Dokumen adalah sah untuk digunakan setelah semua pihak yangbertanggungjawab selesai menyediakan, menyemak, mengesahdan menandatangani dokumen tersebut.

7.4 KAWALAN PROSEDUR

Dokumen-dokumen adalah terkawal dan tertakluk kepada peraturan

berikut :

7.4.1 Diberi nombor kawalan bagi setiap pemegang dokumen.

7.4.2 Dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL pada mukahadapan dokumen asal.

7.5 PINDAAN

7.5.1 Pindaan prosedur dibuat dengan menggunakan BorangPermohonan Pinda Dokumen.

7.5.2 Setiap pindaan prosedur akan dicatat di ruang nombor pindaan disetiap muka surat yang dipinda.

7.5.3 KD akan merekod/mengemaskini butir-butir pindaan di dalamBorang Rekod Pindaan dan Senarai Utama Dokumen.

7.5.4 Bagi prosedur yang pindaannya melebihi 50% helaian, terbitanbaru akan dikeluarkan. Tarikh kuatkuasa akan berubah dalamsemua mukasurat.


5/12


PRO/KMTK/AM/KD-02


Pindaan00


7.5.5 Bagi prosedur yang pindaannya kurang daripada 50% helaian,nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa akan berubah padamukasurat berkenaan sahaja. Helaian yang terlibat sahaja akanditukar dan diberi kepada pemegang salinan.

7.5.6 Pengedaran dokumen yang telah dipinda dibuat denganmenggunakan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen.

7.6 DOKUMEN LAMA

7.6.1 KD akan memastikan dokumen lama (salinan) yang dipegang

oleh penama seperti di dalam Senarai Edaran Dokumendipulangkan semula dan dimusnahkan menggunakan mesinpencarik kertas/bakar/jual/tanam.

7.7 DOKUMEN LUARAN

7.7.1 Dokumen luaran ialah dokumen/bahan dari luar yang dijadikanrujukan semasa melaksanakan kerja.

7.7.2 Dokumen luaran dikawal dengan caraP/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK menyediakan senarai bagi

semua dokumen tersebut.

7.7.3 P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK perlu mengemaskini senaraidan setiap dokumen luaran mengikut isu/tarikh keluaran terkini.

8.0 REKOD KUALITI

Bil Tajuk Lokasi Tanggung jawabTempoh

Simpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Senarai Utama Dokumen

Borang Permohonan

Pinda Dokumen

Borang Rekod Pindaan

Senarai Edaran Dokumen

Akuan Penerimaan

Pindaan Dokumen

Senarai Dokumen Luaran

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

KD

KD

KD

KD

KD

P/WP/TWP/KJ/PP/KU/

PEK/KD

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun


6/12

Tajuk Prosedur KAWALAN DOKUMENNombor

ProsedurPRO/KMTK/AM/KD-02

No. Terbitan 01 NomborPindaan

00


9.0 LAMPIRAN

Lampiran Butiran Kod

1 Senarai Utama Dokumen AM/KD-02/LAM-01

2 Borang Permohonan Pinda Dokumen AM/KD-01/LAM-023 Senarai Edaran Dokumen AM/KD-01/LAM-034 Senarai Dokumen Luaran AM/KD-01/LAM-045 Borang Rekod Pindaan AM/KD-01/LAM-056 Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen AM/KD-01/LAM-06


7/12

SENARAI UTAMA DOKUMEN

Disediakan oleh : ___________________________________( Ketua Dokumentasi )

Tarikh : ___________________________________

Bil Tajuk ProsedurNomborProsedur

Terbitan PindaanCatatan

No. Tarikh No. Tarikh

AM/KD-02/LAM-01

KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAHKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAPOKOK TAI, 06720 PENDANGKEDAH DARUL AMAN



8/12

BORANG PERMOHONAN PINDA DOKUMEN

Nama Pemohon :

Jabatan/Unit : Tarikh :

Tajuk Prosedur :

No. Prosedur :

Pindaan :

Pemohon Diluluskan oleh:

....................................................Tandatangan

.................................................Tandatangan P/KJ/PP/KU/PEK

Tarikh : Tarikh :

Tarikh Kuatkuasa:



AM/KD-02/LAM-02


9/12

SENARAI EDARAN DOKUMEN

Bil Nama PenerimaTerima Kembali

No.Salinan

T/tangan Tarikh T/tangan Tarikh

1

2

3

4

5

6

7

8

22

23

24

25

26

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yangsedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh : _______________________________ Tarikh : _________( Ketua Dokumentasi )



AM/KD-02/LAM-03


10/12

SENARAI DOKUMEN LUARAN

Bil. Tajuk Keluaran Tarikh Lokasi



AM/KD-02/LAM-04


11/12

BORANG REKOD PINDAAN

TajukProsedur

No.Prosedur

BilNo.

PindaanMukasurat

Sebab PindaanTarikh

PindaanTarikh

Kuatkuasa



AM/KD-02/LAM-05


12/12

AKUAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN

Dengan ini diakui bahawa Pindaan Dokumen seperti di bawah telah diterima.

Bil Tajuk Prosedur No. Prosedur Mukasurat

Bil Nama Penerima No. SalinanTerima

T/tangan Tarikh

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yangsedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh : _________________________ Tarikh : _______________( Ketua Dokumentasi )



AM/KD-02/LAM-06

Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen

Documents

Transcript of Prosedur Am 2 : Kawalan Dokumen