PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR Tarikh: …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121030151814UPM.PU.PS.P013...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013

Halaman: 1/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH

Tarikh: 14/08/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan cara menangani pelajar yang bermasalah bagi pelajar program pengajian prasiswazah.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi langkah mengenal pasti pelajar yang bermasalah, tindakan pembetulan dan pemantauan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008

PU/PS/GP003 Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik

- Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik 2003)

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan

Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar

KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah


AL




Halaman: 2/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

Masalah Akademik

: Gagal dalam peperiksaan, kehadiran dalam aktiviti pengajaran kurang daripada 80%, kesilapan mendaftar kursus, tidak menghadiri ujian/peperiksaan, tidak membuat/menghantar tugasan, PNGK kurang daripada 2.50, ujian kurang daripada 50%, tidak menjalankan latihan industri, tidak melengkapkan projek ilmiah tahun akhir, gagal pakej/posting/peperiksaan profesional.

Masalah Bukan Akademik

: Masalah kesihatan, kewangan, peribadi, dan sebagainya.

PA : Penasihat Akademik pelajar.

PB : Pelajar bermasalah (mendapat <40%, dalam penilaian kursus)

Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan

PK : Penyelaras Kursus PKU : Pusat Kesihatan Universiti Program Pengajian Prasiswazah

: Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian

PT AKD : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT(P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat

Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang

menguruskan hal Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengendalian Pelajar Bermasalah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.


AL




Halaman: 3/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

6.0 CARTA ALIR

Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan Akademik

Tindakan PTJ berkenaan

Mula

Kenalpasti PB Bukan AkademikKenalpasti PB Akademik

Edar senarai PB kepada PA berkenaan

Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah

Jalankan tindakan pembetulan.

Jalankan pemantauan dan tindakan susulan

Tentukan tindakan pembetulan berkesan

Berkesan?

Tamat

Ya

Tidak

7.1

7.2

7.3 7.10

7.11

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.12


AL




Halaman: 4/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Tentukan kategori pelajar PB Akademik dan Bukan Akademik 7.2.1 Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan Akademik.

7.2.2 Jika PB Akademik, ikut langkah 7.3 7.2.3 Jika PB Bukan Akademik, ikut langkah 7.10

PK/Pensyarah/PA

7.3 Kenalpasti PB Akademik 7.3.1. Kenalpasti PB Akademik melalui :

7.3.1.1. Markah ujian <40%/ <50% (tertakluk kepada markah

lulus kursus dalam program)

7.3.1.2. Kehadiran kuliah <80% dibuat pada akhir minggu keduabelas (12)

7.3.1.3. PNGK <2.50

7.3.1.4. Lain-lain masalah akademik.

PK/Pensyarah

PK/Pensyarah

PA

PK/Pensyarah/

PA

7.4 Edar senarai PB kepada PA berkenaan 7.4.1. Edarkan senarai PB kepada PA yang berkenaan dan sesalinan

kepada TDA. (sekiranya masalah berkenaan dikenalpasti oleh PK/Pensyarah)

7.4.2. Bentangkan senarai PB dalam Mesyuarat Fakulti untuk

makluman dan tindakan.

PK/Pensyarah

TDA


AL




Halaman: 5/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.5 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah

7.5.1. Bincang dengan pelajar untuk mengenalpasti punca masalah

yang dihadapi dan beri khidmat nasihat yang bersesuaian. Catitkan ringkasan pebincangan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (Rujuk : Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) atau secara online dalam SMP Modul Sistem Penasihatan Akademik.

7.5.2. Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan diberi peringatan

pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (Rujuk : Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)). Ikut langkah 7.12

7.5.3. Jika kehadiran kuliah pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar kesan ketidakhadiran ke kuliah iaitu pelajar adalah dilarang menduduki peperiksaan akhir dan akan diberikan markah sifar. (Rujuk : Bahagian C – Sistem Akademik dan Kuliah (Bab III – Kehadiran ke Kuliah ) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik 2003)). Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:

7.5.3.1. Buat semakan statistik kehadiran pelajar (Rujuk

Laporan Kehadiran Pelajar – Modul Pensyarah dalam Sistem SMP) selewat-lewatnya pada akhir minggu keduabelas.

7.5.3.2. Jika didapati kehadiran pelajar <80%, maklumkan

kepada pelajar mengenai peratusan kekurangan kehadiran melalui email/ telefon/ surat atau memo pada akhir minggu keduabelas.

7.5.3.3. Maklumkan kepada pelajar untuk menyemak peratus

kehadiran dalam portal pelajar pada awal minggu keduabelas.

7.5.3.4. Maklumkan kepada pelajar untuk

mengemukakan rayuan kepada Dekan Fakulti

PK/Pensyarah/PA

PK/Pensyarah/ PA

PK/Pensyarah

PK/Pensyarah

PK/ Pensyarah

PT AKD

PK/ Pensyarah


AL




Halaman: 6/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

sekiranya mempunyai alasan yang munasabah selewat-lewatnya pada minggu ketiga belas.

7.5.3.5. Maklumkan kepada pelajar dan Bahagian Akademik

keputusan rayuan menduduki peperiksaan akhir.

7.5.3.6. Paparkan senarai nama pelajar yang terhalang daripada mengambil peperiksaan akhir sebelum peperiksaan berlangsung selewat-lewatnya pada minggu keempat belas (14) sebelum minggu ulang kaji bermula.

Dekan

PT AKD

7.6 Jalankan tindakan pembetulan.

7.6.1. Buat tindakan pembetulan seperti;

7.6.1.1. Pelajar berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran

tambahan, pelajar berjumpa kaunselor, atau lain-lain yang difikirkan sesuai

7.6.2. Catitkan tindakan yang perlu diambil dalam Borang

Pengendalian Pelajar Masalah.

PK/Pensyarah/PA

PK/Pensyarah/PA

7.7 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan 7.7.1. Jalankan pemantauan dan tindakan susulan berdasarkan

perkara berikut :

7.7.1.1. Laporan bertulis daripada pihak dirujuk.

7.7.1.2. Perbincangan semula dengan pelajar.

7.7.2. Catitkan hasil pemantauan dan tindakan susulan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)) dan serahkan borang berkenaan kepada TDA.

PK/Pensyarah/PA

PK/Pensyarah/PA


AL




Halaman: 7/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.8 Tentukan tindakan pembetulan berkesan

Tentukan keberkesanan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian/ semester berikutnya mengikut masalah yang dihadapi oleh pelajar.

PK/Pensyarah/PA

7.9 Berkesan? 7.9.1. Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ikut langkah 7.5

7.9.2. Jika tindakan pembetulan berkesan ikut langkah 7.12.

PK/Pensyarah/PA

7.10 Kenalpasti PB Bukan Akademik 7.10.1. Kenalpasti PB bukan akademik berdasarkan masalah pelajar.

(Rujuk : Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003))

7.10.2. Buat perjumpaan dan adakan perbincangan dengan pelajar.

Maklumkan hasil perbincangan kepada Ketua PTJ/ TDA/ Ketua Jabatan/ Penyelaras Kursus/ Pensyarah yang berkenaan. (Rujuk : Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP))

PK/Pensyarah/PA

PA

7.11 Tindakan PTJ berkenaan 7.11.1. Minta pelajar rujuk kepada PTJ berpandukan kepada masalah

seperti berikut:

7.11.1.1. Masalah peribadi rujuk ke Seksyen Kaunseling Bahagian Hal Ehwal Pelajar

7.11.1.2. Masalah kesihatan rujuk ke Pusat Kesihatan Universiti.

7.11.1.3. Masalah kewangan rujuk ke Seksyen Kebajikan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar

7.11.1.4. Masalah lain rujuk kepada Ketua PTJ. 7.11.2. Rekodkan perbincangan dengan pelajar. (Rujuk : Borang

Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP))

KJ

KJ

7.12 Tamat


AL




Halaman: 8/8

No. Semakan: 05

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/(Kod PTJ)/600-7/1/1 Pengendalian Pelajar Bermasalah

Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP)

Laporan Prestasi Pelajar

Laporan-laporan berkaitan

Surat-surat berkaitan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan

Rekod PTJ

Sehingga pelajar

bergraduat atau tamat pengajian

KPPP

Rincih

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 22/2011 Mesyuarat Pengurusan

Akademik 5/2011 TNC (A&A) WP 08/08/2011








Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012

PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR Tarikh: …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121030151814UPM.PU.PS.P013...

Documents

Transcript of PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR Tarikh: …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20121030151814UPM.PU.PS.P013...